Planes de emergencia y contingencia
Al finalizar la capacitación…
• Importancia de los planes de emergencia y
contingencia.
• Identificar los elementos claves para
elaborar y mantener los planes de
emergencia y contingencia.
L O G Í S T I C A
“ … En la cantidad correcta, en el lugar correcto, en la condición correcta, en el tiempo correcto, para el cliente correcto, al costo correcto, y el
producto correcto”
Requisitos del SGCS BASC. V4:2012
4.1. Generalidades
4.2. Política de Control y Seguridad
4.3. Planeación
4.4 Implementación
4.5 Verificar
4.6. Mejoramiento Continuo
4.3.1. Generalidades
4.3.2. Objetivos del SGCS BASC
4.3.3. Gestión del Riesgo4.3.4. Requisitos Legales y de otra índole
4.3.5. Previsiones
4.5.1. Seguimiento y Medición
4.5.2. Auditoría
4.5.3. Control de Registros
4.6.1. Mejoramiento Continuo
4.6.2. Acción Correctiva y Preventiva
4.6.3. Compromiso de la Dirección
4.4.1. Estructura, responsabilidad y autoridad
4.4.2. Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia
4.4.3. Comunicación
4.4.4. Documentación del Sistema
4.4.5. Control de los Documentos
4.4.6. Control Operacional
4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos
4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos
La Organización debe tener procedimientos documentados para:
a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades.
b) Responder oportunamente ante situaciones críticas, para mitigar el impacto y
efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o
la imagen de la Organización mediante procedimientos de contingencia y
emergencia. .
c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las
medidas de protección, así como las medidas previstas para dar respuesta a
eventos críticos.
d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron relación, directa o
indirecta, con la falla presentada.
Nota: La respuesta a eventos críticos, debe estar sujeta a la gestión de riesgos a
través planes de emergencia y contingencia.
Test para afianzar Conceptos
1 - ¿ Qué es un evento crítico ?
c. Cuando los taxistas bloquean
la ciudad … y debo trabajar
d. Es un acontecimiento
imprevisto
a. Cuando reportan 20 no
conformidades mayores en
Auditoría BASC
b. Cuando llega la quincena y la
empresa no ha consignado
2 - ¿ Qué es amenaza ?
a. Son aquellos factores externos a la organización
que advierten proximidad o propensión a un
evento de pérdida (materialización de un riesgo)
sobre los cuales esta no tiene control.
b. Llegar tarde a la oficina y saber que tiene
dos llamados de atención por la misma razón.
c. Cuando la exnovia se presenta en mitad de
la boda.
d. Son todos los factores internos a la organización
que facilitan la materialización de un evento de pérdida
(riesgos) sobre los cuales se deberán determinar
alternativas de control.
3 - ¿ Qué es Vulnerabilidad ?
a. Enviar un WHATAPP a mitad de la noche por
error a mi JEFE, cuando el mensaje esta al novio
(a).
b. Son todos los factores internos a la organización
que facilitan la materialización de un evento de pérdida
(riesgos) sobre los cuales se deberán determinar
alternativas de control.
c. Son aquellos factores externos a la organización
que advierten proximidad o propensión a un evento de
pérdida (materialización de un riesgo) sobre los cuales
esta no tiene control.
d. Pasarse de copas en la fiesta de final de año de
la empresa.
4 - El objetivo de un plan de emergencia es…
c. Tener cupo en la tarjeta de crédito
y utilizarla cuando no tengo efectivo.
d. Recuperar el normal
funcionamiento de la organización
como a su cadena de suministro.
a. Minimizar en lo posible los dañosgenerados a la organización como asu cadena de suministro.
b. Llamar al JEFE inmediatamente
(mitad de la noche) para excusarme
por el WHATAPP.
5 - El objetivo de un plan de contingencia es…
c. Minimizar en lo posible los daños
generados a la organización como a
su cadena de suministro.
d. Divulgar el chisme a todos los
compañeros de la oficina para que no se
repita el mensaje errado en el WHATAPP
a. Aprender de memoria todos losnúmero telefónicos, en caso derobo del celular.
b. Recuperar el normal
funcionamiento de la organización
como a su cadena de suministro.
6 - ¿ En su empresa, quiénes deben conocer los
planes de contingencia y emergencia ?
a. El Gerente y los dueños de la
empresa
b. El Representante ante la
Dirección y el Jefe de Seguridad
c. Todosd. Solamente las personas que
van a recibir la auditoría BASC
7 - ¿ Qué es un simulacro para el SGCS BASC ?
a. Es una situación que genera
estrés
b. Es un requisito que se debe
cumplir … de lo contrario, no
conformidad MAYOR
c. Explicarle al jefe que el
mensaje errado en el WHATAPP
era parte de un simulacro
d. Es una situación que busca
recrear un evento crítico
8 - La planeación y ejecución de simulacros debe
ser acorde a:
a. El tiempo que tenga la
empresa para desarrollar el
simulacro
b. Los planes de contingencia y
emergencia establecidos
c. Los resultados de la gestión de
riesgos
d. Al número de años que lleve
con la Certificación BASC
9 - ¿ Cuántos simulacros se deben realizar para la
certificación o re certificación BASC ?
a. Uno cada seis meses b. Ninguno. Eso no funciona!
c. Mensualmente para que sea
una FORTALEZA
d. La frecuencia la determina la
empresa conforme a los riesgos
9 / 9 – Recibe el diploma del curso
Entre 5 y 8 puntos – Realiza una evaluación al finalizar del curso
Menor de 5 – Debe repetir el curso
Resultados
Planes de emergencia… Minimizar en lo posible los dañosgenerados a la organización como a su cadena desuministro.
Glosario de Términos - Norma BASC V4:2012
Planes de contingencia… Recuperar el normal
funcionamiento de la organización como a su cadena de
suministro.
Riesgo
Actividades para que no
suceda
Si sucede, actividades para que la
operación no se detenga
Si sucede, actividades
para minimizar impacto
Lección Aprendida
Gestión del Riesgo
CO
MU
NIC
AC
IÓN
Y C
ON
SU
LTA ESTABLECER EL CONTEXTO
TRATAR EL RIESGO
EVALUAR LOS RIESGOS
ANALIZAR LOS RIESGOS
IDENTIFICAR LOS RIESGOS
MO
NIT
OR
EO
Y R
EV
ISIÓ
N
Valoración del Riesgo
Factores
EXTERNOS
Ambiente social y
cultural
Tendencias
Relación con partes
involucradas externas,
percepciones y valores
Ambiente
Político
Ambiente financiero y
económico
Ambiente tecnológico Ambiente natural
Ambiente competitivo
Ambiente legal y
reglamentario
Responsabilidad en los
actores de la cadena de
suministros
Factores INTERNOS
Estructura de la
organización
Funciones y
responsabilidades
Planeación
estratégica
Capacidades, recursos
y conocimientos
Normas adoptadas
Relaciones
contractualesSistemas y flujo de
informaciónProceso de toma de
decisiones
Proveedores
Insumos / Materiales
Materias primas
Servicios
Agencias de Aduanas
Agencia de Carga
Operador Logístico
Manufacturero
Exportador
Patio de ContenedoresTransporte Local
Transporte Local Puerto de Salida
Autoridades
Operador Portuario
Agente Marítimo
Naviera
Buque / MotonavePuerto de Llegada
Autoridades
Agentes
Operadores
Naviera
Transporte Local Importador / Cliente
Escolta
Monitoreo
Aseguradoras
Manufacturero
Exportador
Punto de partida…. Conocer la cadena de suministros.. RESPONSABILIDAD
Enfoque por procesos
Gestión por proceso Gestión Funcional
Trabajar para el cliente Trabajar para el jefe
Integración Fragmentación
El proceso es el problema Las personas son el problema
Mejora el proceso Cambiar la persona
Trabajo en equipo Trabajo individual
Existe un responsable No hay un único responsable
Mapa de Procesos
Estratégicos / Gerenciales
Misionales / Operativos
Soporte / Apoyo
Evaluación / MejoraSE
CU
EN
CIA
e IN
TE
RA
CC
IÓN
Caracterización de Procesos
Nombre del Proceso:
Objetivo:
Responsable:
Proveedor Entrada Actividades Salidas Cliente
Documentos del proceso Recursos
Riesgos del procesoRequisitos a cumplir Seguimiento y medición
A P
HV
Suficientes (cantidad)
Comprensibles (sencillos)
Económicos (costo / beneficio)
Eficaces (objetivo)
Eficientes (recursos)
Efectivos (eficaz + eficiente)
Oportunos (actuar)
Inmerso en los procesos (hacen parte)
Característica de los Controles
Control Riesgo
Análisis de Caso
Análisis de Caso
Proveedor en Lista Clinton
Actividades PREVENIR
Actividades
CONTINUIDADEN LA
OPERACIÓN
Actividades
MINIMIZAR IMPACTO
Análisis de Caso
Asegura la estabilidad de la organización
Minimiza las potencias pérdidas económicas
Reduce riesgos potenciales
Reduce interrupciones las operaciones
Facilita la recuperación ordenada
Minimiza las primas de seguros
Protege los activos de la organización
Demuestra confiabilidad
Elementos a tener en cuenta dentro del plan
Riesgo relacionado
Base de datos de los colaboradores
Directorio telefónico externo de apoyo
Recursos financieros, técnicos y humanos (internos – externos)
Señales de alerta
Funciones y responsabilidades (internas - externas)
Gracias por su AtenciónJohn Jairo Mónoga G.