STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
Jurusan Psikologi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya
2018
Standard Operating Procedure
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Jurusan Psikologi
Universitas Brawijaya
Malang
2018
Hal. i
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F11/13/HK.01.02.a/04
16 Agustus 2018
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
Revisi 3
Halaman 1 dari 6
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Proses
Penanggung Jawab
Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan Ika Herani, S.Psi.,
M.Si.
Sekretaris
Jurusan
2. Pemeriksaan Ika Herani, S.Psi.,
M.Si.
Sekretaris
Jurusan
3. Persetujuan Cleoputri Al Yusainy,
S.Psi., M.Psi., Ph.D.
Ketua
Jurusan
4. Penetapan Cleoputri Al Yusainy,
S.Psi., M.Psi., Ph.D.
Ketua
Jurusan
5. Pengendalian Dr. Ika Widyarini,
MLHR.
Ketua Unit
Jaminan
Mutu
Hal. ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ---------------------------------------------------------------------------------------- i
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii
A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ----------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur -------------------------------------------------------------------------------------------- 1
F. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
G. Referensi ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
H. Lampiran ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
Hal. 1
A. Tujuan
Menyusun dan mengendalikan semua dokumen (termasuk rekaman) yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak
mudah untuk mengakses dokumen yang diperlukan.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi
dalam lingkup pengendalian dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI) yang meliputi aktivitas penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian,
penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan pemusnahan.
C. Standar Mutu yang Terkait
1. Manual Mutu FISIP
2. Manual Mutu Jurusan Psikologi
D. Istilah dan Definisi
1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah satuan kerja fungsional yang dibentuk dan diberi
tugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di Jurusan
Psikologi.
2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi.
3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang
digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu
akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari a) Visi, Misi, dan
Tujuan, b) Rencana Strategis (Renstra), c) Program Kerja (Proker), d) Manual Mutu,
e) SOP, f) Formulir.
4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem
penjaminan mutu akademik baik yang dapat berupa Formulir dan Berita Acara.
E. Urutan Prosedur
1. Sekretaris Jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan
pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau
analisis yang dilakukan oleh pengelola.
2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam
proses penyusunan usulan dokumen mutu, UJM dapat bekerja sama dengan
Hal. 2
pihak-pihak yang terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3
bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta formulir yang diperlukan.
3. Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada pengelola melalui
Sekretaris Jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal selama 1
bulan. Sekretaris jurusan, sebagai management representative memberikan
masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu. Dokumen mutu harus
memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya.
4. Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua Jurusan untuk
mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang telah disetujui, harus
ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait lainnya. Proses penandatanganan
dokumen mutu maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft.
5. Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM
6. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti
dengan penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah
ditandatangani diberi cap “ASLI” dan disimpan sebagai dokumen internal UJM.
Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada Sekretaris Jurusan dan
diberi cap “COPY”. Jika diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk
dibagikan kepada stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis
yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap “COPY”. Proses pendistribusian
maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI disahkan.
7. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk
softcopy dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas
untuk dosen dan tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui email kepada
pengguna.
8. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu
sebelumnya, maka akan berdampak pada tidak berlakunya dokumen lama.
Dokumen lama harus diberi tanda “KADALUWARSA” dan dapat disimpan sampai
masa retensi (minimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan.
9. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu
diserahkan kepada sekretaris UJM.
10. Setiap kurun waktu 1 tahun sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang
disusun dan dikendalikan.
Hal. 3
F. Bagan Alir
G. Referensi
----
H. Lampiran
1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu
2. Template Manual Mutu
3. Template SOP
4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu
Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua UJM Sekretaris UJM Unit Terkait Kelengkapan Waktu Output
1 Mulai
2Sekretaris jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu
kepada UJM. Usulan pembuatan dokumen mutu dapat
didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau analisis
yang dilakukan oleh pengelola
Umpan balik
temuan audit atau
analisis pengelola
3 hari Usul pembuatan
dokumen mutu
3
UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk
dokumen mutu. Dalam proses penyusunan usulan dokumen
mutu, UJM dapat bekerja sama dengan pihak-pihak yang
terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3
bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta
formulir yang diperlukan.
Usul dokumen
mutu
3 bulan untuk
Manual Mutu, 1
bulan untuk SOP
Draft usulan
dokumen mutu
4Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada
pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian
melakukan proses kajian maksimal selama 1 bulan. Sekretaris
jurusan, sebagai management representative memberikan
masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu.
Draft usulan
dokumen mutu
1 bulan Draft usulan
dokumen mutu
5
Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua
Jurusan untuk mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang
telah disetujui, harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang
terkait lainnya. Proses penandatanganan dokumen mutu
maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft
Draft usulan
dokumen mutu
1 minggu Draft dokumen
mutu (Draft SOP
atau Draft MM)
6
Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM
Draft dokumen
mutu (Draft SOP
atau Draft MM)
yang telah
ditandatangani
1 hari Draft dokumen
mutu (Draft SOP
atau Draft MM)
yang telah
ditandatangani
7
Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM
untuk ditindaklanjuti dengan penggandaan dan distribusi
dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani
diberi cap “ASLI” dan disimpan sebagai dokumen internal
UJM.
Draft dokumen
mutu (Draft SOP
atau Draft MM)
yang telah
ditandatangani
maksimal 1 bulan Dokumen mutu
(SOP atau MM) ASLI
8Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada
sekretaris jurusan dan diberi cap “COPY”. Jika diperlukan
dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada
stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis
yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap “COPY”. Proses
pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu
ASLI disahkan.
Draft dokumen
mutu (Draft SOP
atau Draft MM)
yang telah
ditandatangani
3 hari Dokumen mutu
(SOP atau MM)
COPY
9
Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah
disahkan dalam bentuk softcopy dan dipublikasikan melalui
web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas untuk dosen dan
tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui email
kepada pengguna
Dokumen mutu
telah disahkan
bentuk soft copy
1 minggu Unggahan dokumen
mutu di website
dan email kepada
tenaga
kependidikan
10 Selesai
No KegiatanMutu Baku
KeteranganPelaksana
Hal. 4
FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU
Tanggal:
Dokumen Mutu yang
diusulkan:
Alasan pengusulan:
Gambaran Umum
Spesifikasi SOP:
Malang, ……………………, 20...
(Pengelola)
Hal. 5
FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI
Periode …………. s/d ………………….
Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi
Malang, ……………………………
Mengetahui,
Ketua UJM
(………………………………….)
Penanggung Jawab Rekaman
(……………………………………..)
Hal. 6
FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA
Periode …………. s/d ………………….
Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi
Malang, ……………………………
Mengetahui,
Ketua UJM
(………………………………….)
Penanggung Jawab Rekaman
(……………………………………..)
Hal. 7
UNIT JAMINAN MUTU | 2018