8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
1/25
PENGAWALANDEFINISI
Tindakan memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan
mengikut perancangan yang telah dibuat padaperingkat awal. Perancangan dibuat oleh tigaperingkat pengurusan, iaitu pengurusan atasanpengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.
Proses mengukur kemajuan pelaksanaan ataupencapaian sesuatu rancangan dan mengambiltindakan pembetulan jika ianya menyimpang darirancangan asal atau standard.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
2/25
KEPENTINGANMemastikan pelaksanaan mengikut perancangan .
Membantu pengurus meramal, mengesan dan
mengambil tindakan terhadap sebarang perubahandalam persekitaran.
Dapat mengesan kesilapan-kesilapan kecil dalamorganisasi.
Mengesan peluang-peluang yang berlaku dalampersekitaran.
Memastikan agar warga organisasi melakukanpekerjaan mengikut prosedur dan peraturan yangditetapkan.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
3/25
TAHAP KAWALAN KE ATAS
PROGRAMKAWALANSTRATEGIK
- dilakukan pada peringkat pengurusan tertinggidalam organisasi.
- memantau, menilai dan memastikan rancangandilaksanakan seperti dijangkakan.
KAWALAN TAKTIKAL- dilakukan oleh pengurus pertengahan yang
bertanggungjawab merangka rancangantaktikal.- dapat menyokong dan memperincikan tahapkawalan strategik.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
4/25
KAWALANOPERASI
- dilakukan pengurus lini atau penyelia.
- mengawal aktiviti harian, memantau danmengambil tindakan pembetulan.
-penting dalam menentukan pencapaianmatlamat organisasi.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
5/25
JENIS KAWALANy KAWALANDALAMAN
- merujuk kepada disiplin yang tinggi yang
dimiliki oleh pekerja bagi mengawal diri dalammelakukan pekerjaan .
- kawalan kendiri.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
6/25
y KAWALANLUARAN
- pengurus mengawal pekerjaannya.
- sekirannya berlaku penyelewengan, penyeliaakan mengenal pasti tindakan pembetulan yang
perlu diambil.- jenis kawalan ini berasakan sistem ganjaran danhukuman.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
7/25
PROSES DAN KITARAN
PENGAWALAN
Suatu langkah yang tersusun dan sistematik bagimemudahkan pencapaian matlamat organisasi.
Kitaran pengawalan:- Proses pengawalan yang berlaku sepanjang masadalam pengurusan organisasi.
- Berakhir dengan memperoleh maklum balas
sebagai panduan untuk membuat perancanganpada masa hadapan.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
8/25
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
9/25
MENETAPKAN STANDARD
y Asas untuk menilai matlamat atau objektif yangingin dicapai.
y Mesti jelas, mudah difahami, boleh diukur (kuantiti,kualiti, wang atau masa) dan dapat dicapai.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
10/25
MENGUKUR PENCAPAIANy Bertujuan untuk mengetahuai tahap pencapaian
organusasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti.
yPencapaian boleh diukur dari segi masa, bentukdan siapa sahaja boleh menggunakan pelbagai carauntuk menguji tahap pencapaian sama ada dalambentuk lisan atau bertulis.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
11/25
MEMBUAT PERBANDINGAN
ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR
DENGAN STANDARD
y Bertujuan mengukur keberkesanan proses
pengawalan yang telah dijalankan.y Pengurus melakukan analisa untuk mengenal pasti
perbezaan dan sisihan antara pencapaian sebenardengan standard seterusnya mengesan sebarang
penyelewangan.y sisihan kecil tidak perlukan pembetulan tetepi
sisihan yang besar memerlukan pembetulandengan segera.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
12/25
MENGAMBIL TINDAKAN
PEMBETULAN
y Dibuat jika ada penyelewangan yang ketaraberlaku.
yPengurus perlu mengetahui punca penyelewangansama ada daripada penyalagunaan sumber fizikaldan manusia atau kesilapan semasa menetapkanstandard.
y
Penyelewangan mesti terhampus.y Tindakan pembetulan lazimnya berlaku di
peringkat tranformasi dan output.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
13/25
KAEDAH KAWALAN1. KAWALAN AWALAN
y Dilaksanakan sebelum sebarang kerosakan atau
penyimpangan berlaku.y Lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti Yng
melibatkan penggunaan mesin atau peralatan. Di mana,
pemeriksaan, penggantian peralatan atau mesin yang
telah rosak akan dijalankan.y Secara ringkasnya kawalan awalan dilaksanakan
sebelum sesuatu aktiviti dimulakan dan kawalan awalan
lebih kepada pencegahan.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
14/25
y Sebagai contoh, sebuah mesin pencetak didapati
rosak, maka mesin tersebut perlu diganti denganmesin pencetak yang baru agar sesuatu aktiviti yangakan dijalankan berjalan dengan lancar.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
15/25
2. KAWALANSEMASA
y Dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti sedangberjalan.
y lebih tertumpu kepada tindakan pemulihan,pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan ataupenyimpangan berlaku.
y Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kawalankuantiti dan kawalan prestasi.
y Contoh kawalan semasa ialah pemeriksaan terhadapsampel untuk mengenalpasti sebarang kerosakan.S
eterusnya tindakan pembetulan yang sesuai akandiambil terhadap sampel yang rosak berdasarkan puncakerosakan yang telah dikenal pasti.
y Secara ringkasnya, kawalan semasa lebih berbentukpembetulan.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
16/25
3. KAWALANSELEPAS
y Dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktivititamat.
y Kawalan selepas bertujuan bagi organisasi mengetahuisama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati
perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya.y Kawalan selepas membolehkan tindakan pembetulan
diambil terhadap proses pengawalan pada masa akandatang.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
17/25
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
18/25
Alat kawalan ( a.k.a. alat
perancangan)yPerancangan- memastikan hala tuju
organisasi selari dgn matlamat yg ingindicapai.
yPengawalan-memastikan pelaksanaan
setiap perancangan. Tanpanya,perancangan yg dbuat tidak akanmembawah kesan terhadap organisasi.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
19/25
Jenis alat pengawalan :Analisis pulangmodal
Belanjawan
Carta Gantt
Analisis PERT/CPM
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
20/25
ANALISIS PULANG MODALMengenal pasti unit pengeluaran minimumyg perludicapai supaya operasi perniagaan tidak mengalamikerugian dan seterusnya membolehkan perniagaan
terus kekal dalam industri.Mengawal jumlah kos operasi perniagaan supaya
tidak melebihi jumlah kos belanjawan. Pengawalankos operasi lebih tertumpu pada kos berubah.
Mengawal prestasi pekerja utk memastikan segalaaktiviti yg djalankan dapat mencapai matlamat ygtelah ditetapkan terhadap sasaran keluaran.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
21/25
Menetapkan untung sasaran melalui peningkatankuantiti keluaran dan peletakan harga jualanminimum terhadap setiap unit keluaran. Pengawalanboleh dilakukan dengan memastikan perniagaanmengeluarkan keluaran mengikut kuantiti dan
menjual mengikut harga jualan yg telah ditetapkan.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
22/25
BelanjawanMemastikan setiap sumber kewangan yg diperolehdapat membiayai kos aktiviti yg dirancang. Cthpengawalan ialah memastikan hutang dikutip dlm
tempoh yg telah ditetapkan.Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan
digunakan secara berkesan bagi mengelakkanpembaziran.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
23/25
Menentukan sumber pembiayaan dan bentuk
perbelanjaan yg akan dilibatkan bagi setiapbelanjawan hasil dan belanja, belanjawan modal danbelanjawan bahan mentah supaya prestasi kewanganorganisasi secara keseluruhan dapat ditingkatkan.
Memudahkan pihak pengurusan membuatperbandingan memandangkan belanjawan disediakanberdasarkan data berangka. Sebarang perbezaan dapatdikesan dengan cepat dan tindakan pembetulan boleh
diambil dengan segera.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
24/25
CARTA GANTT
mengawal penggunaan masa dan aktivitidlmproses pengeluaran bagi memastikan sumberdigunakan dgn cekap.
Memastikan setiap aktiviti dijalankan mengikuturutan yg betul spya tidak menjejaskan perjalananaktiviti lain yg berkaitan.
Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secaraserentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan
tenaga.
8/7/2019 PENGAWALAN (PP)
25/25
ANALISIS PERT/CPMM
emastikan setiap aktiviti disiapkan pd masa ygdirancang supaya keseluruhan projek dapat disiapkandalam tempoh yg ditetapkan.
Memastikan semua aktivitipendahulu disiapkan padamasa yg telah ditetapkan supaya tidak menjejaskan
perjalanan aktiviti lain.Memastikan aktiviti genting dan kritikat disiapkan
pada masa yg ditetapkan supaya tidak menjejaskanperjalanan keseluruhan projek.
Mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlakudlm proses pengeluaran. Ini membolehkan tindakanpembetulan diambil dgn segera jika berlaku sebaranggangguan terhadap proses pengeluaran sepertikerosakan mesin atau bencana alam.