PENCAIRAN DANA TAGIHAN VENDOR
PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)
KANTOR PUSAT MEDAN
[huruf Times New Roman size 15 Bold, spasi 1]IA
TUGAS AKHIR
Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan
Pendidikan Program Diploma 3
[huruf Times New Roman size 12 Bold, spasi 1]
Oleh:
MARISSA AYU NOVISTA
NIM 1605081081
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
JURUSAN AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2019
ABSTRAK
Tujuan penulisan penelitian tugas akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur pencairan
dana tagihan vendor yang dijalankan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor
Pusat Medan. Penelitian ini juga untuk membandingkan antara teori dengan penerapan
yang ada di perusahaan. Data penelitian terdiri atas data primer berupa wawancara dan
data sekunder berupa dokumentasi perusahaan serta diolah dengan metode deskriptif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara umum prosedur pencairan dana tagihan
vendor di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan telah sesuai dengan
unsur-unsur pengeluaran kas menurut teori Mulyadi (2016).
Kata Kunci : Prosedur, Tagihan dan Pengeluaran Kas
ABSTRACT
The purpose of this research was to know the procedure for disbursing the vendor’s
billing funds at PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan Head Office. This research
was also to compare between theory with application in the company. The research data
consisted of primary data like as interview and secondary data like as company
documentation and processed with descriptive methods. The results of the research
indicated that in general the procedure for disbursing the vendor’s billing funds at PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan Head Office is in accordance with the cash
expenditure elements according to Mulyadi’s theory (2016).
Keywords : Procedure, Bills and Cash Expenditures
i
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur diucapkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat serta hidayah-Nya, sehingga laporan tugas akhir ini dapat diselesaikan
dengan baik dan tepat pada waktunya.Tujuan dari laporan tugas akhir ini adalah
untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi
Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
Laporan tugas akhir ini disusun berdasarkan hasil penelitian pada PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan, dengan judul “Prosedur Pencairan
Dana Tagihan Vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor
Pusat Medan”. Dalam proses penyusunan laporan tugas akhir ini, tidak lepas dari
bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil.
Terima kasih khususnya kepada kedua orang tua tercinta, yaitu Ayahanda Budi
Winarno Rochmat dan Ibunda Ike Sri Hastuti yang telah banyak memberikan
do’a, semangat, dan motivasi dari awal penyusunan hingga selesainya laporan
tugas akhir ini.
Terima kasih juga kepada pihak-pihak yang telah membimbing dan membantu
dalm penyelesaian laporan tugas akhir ini, yaitu :
1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Darwin S.H. Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik
Negeri Medan.
3. Sastra Karo-Karo, S.E.,Ak., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik
Negeri Medan dan juga Dosen Pembimbing Pendamping yang telah memberi
bimbingan dan arahan serta meluangkan waktunya untuk memberikan saran
atas laporan tugas akhir ini.
4. Dr. Yulifati Laoli, S.E., S.H., M.Hum., M.Si.Ak., Ph.D., Kepala Program
Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
5. Dr. Rini Indahwati, S.E., Ak., M.Si., Dosen Pembimbing Utama yang telah
banyak memberi bimbingan dan arahan serta meluangkan waktunya untuk
memberikan saran atas laporan tugas akhir ini.
ii
6. Dra. Heddy, Dipl., Tesol., M.Hum., Wali Kelas AK 6D.
7. Seluruh staf pengajar Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik
Negeri Medan.
8. Para staf dan pegawai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan.
9. Ade Rizky Wiguna, yang selalu memberikan semangat, do’a dan dukungan
dalam menyelesaikan laporan tugas akhir ini.
10. Teman-teman kelas AK 6D yang selalu memberikan semangat dalam
menyelesaikan laporan tugas akhir ini.
Disadari sepenuhnya laporan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh
karena itu masukan untuk membangun kesempurnaan laporan tugas akhir ini
sangat diharapkan dari semua pihak. Akhir kata, semoga laporan tugas akhir ini
dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.
Medan, Agustus 2019
Penulis
Marissa Ayu Novista
NIM 1605081081
iii
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK ........................................................................................................... i
ABSTRACT ........................................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ....................................................................................... . iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ viii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... x
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................. .. 1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................................... 3
1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................................... 4
1.5 Batasan Penelitian .......................................................................................... 4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ .. 5
2.1 Prosedur ....................................................................................................... ...5
2.1.1 Prosedur Pengeluaran Kas .................................................................. 6
2.2 Utang Usaha ................................................................................................. ...6
2.3 Vendor .......................................................................................................... ...7
2.4 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ............................................................. ...8
2.4.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek ................................ 8
A. Dokumen yang Digunakan ........................................................... 8
B. Catatan Akuntansi yang Digunakan .............................................. 9
C. Fungsi yang Terkait .................................................................... 10
D. Jaringan Prosedur ........................................................................ 10
iv
BAB 3 METODE PENELITIAN ..................................................................... 15
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 15
3.2 Jenis Data .................................................................................................... 16
3.3 Teknik Pengumpulan Data .......................................................................... 16
3.4 Teknik Pengolahan Data ............................................................................. 18
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................. 19
4.1 Profil PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) .................................................. 19
4.1.1 Sejarah PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) .................................... 19
4.1.2 Visi dan Misi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) .......................... 22
4.1.3 Logo PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ....................................... 22
4.1.4 Tata Nilai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ................................ 23
4.1.5 Bidang Usaha dan Kegiatan Usaha
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ................................................. 24
4.1.6 Wilayah Kerja PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................ 25
4.2 Hasil Pengumpulan dan Pengolahan Data .................................................. 26
4.2.1 Pengertian Prosedur Pembayaran Tagihan
Menurut PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ................................. 27
4.2.2 Dokumen-Dokumen Terkait Pencairan Dana Tagihan
Vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................... 27
4.2.3 Catatan Akuntansi Terkait Pencairan Dana Tagihan
Vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................... 29
4.2.4 Pihak-Pihak Terkait Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................................ 29
4.2.5 Jaringan Prosedur Terkait Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................................ 30
4.2.6 Prosedur Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................................ 31
4.3 Pembahasan ................................................................................................. 35
v
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 38
5.1 Kesimpulan ................................................................................................. 38
5.2 Saran ........................................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 39
LAMPIRAN ....................................................................................................... 40
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Uraian Halaman
Gambar 2.1 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek ........................ 12
Gambar 2.2 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek (lanjutan) ........ 13
Gambar 2.3 Flowchart Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek (lanjutan) ........ 14
Gambar 4.1 Logo PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) .................................. 22
Gambar 4.2 Logo Tata Nilai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ................. 23
vii
DAFTAR TABEL
No. Uraian Halaman
Tabel 3.1 Waktu Kegiatan Tugas Akhir ......................................................... 15
Tabel 4.1 Tata Nilai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)............................... 23
Tabel 4.3.1 Dokumen Terkait Transaksi Pencairan Dana Tagihan
Vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................ 35
Tabel 4.3.2 Catatan Akuntansi Terkait Transaksi Pencairan Dana
Tagihan Vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) .......... 36
Tabel 4.3.3 Pihak/Fungsi Terkait Transaksi Pencairan Dana Tagihan
Vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) ........................ 36
Tabel 4.3.4 Jaringan Prosedur Terkait Transaksi Pencairan Dana
Tagihan Vepada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) .................. 37
viii
DAFTAR LAMPIRAN
No. Uraian Halaman
Lampiran 1 FlowchartPencairan Dana Tagihan Vendor
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ......... 40
Lampiran 2 FlowchartPencairan Dana Tagihan Vendor
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
(Lanjutan) ................................................................................... 41
Lampiran 3 FlowchartPencairan Dana Tagihan Vendor
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
(Lanjutan) ................................................................................... 42
Lampiran 4 Surat Permohonan Pembayaran Tagihan dari Vendor
Terminal Petikemas Domestik Belawan ..................................... 43
Lampiran 5 Berita Acara Serah Terima Penyelesaian Pekerjaan dari
Vendor Terminal Petikemas Dometik Belawan ......................... 44
Lampiran 6 Lembar Share Entry Sheet (SES) ................................................ 45
Lampiran 7 Lembar Verifikasi Dokumen Tagihan Vendor
Terminal Petikemas Domestik Belawan ..................................... 46
Lampiran 8 Bukti Kas Keluar (Outgoing Payment) atas Pencairan
Dana Tagihan Terminal Petikemas Domestik Belawan ............. 47
Lampiran 9 Lembar Bukti Persetujuan Penyelesaian Posting dan
Eksekusi Pembayaran atas Pencairan Dana Tagihan
Vendor Terminal Petikemas Domestik Belawan ........................ 48
Lampiran 10 Daftar Pertanyaan Wawancara ................................................... 49
Lampiran 11 Surat Persetujuan Pengajuan Judul Tugas Akhir........................ 50
Lampiran 12 Surat Permohonan Izin Riset ...................................................... 51
Lampiran 13 Surat Persetujuan Izin Riset ....................................................... 52
Lampiran 14 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Utama .............................. 53
Lampiran 15 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Pendamping .................... 54
Lampiran 16 Surat Kesediaan Ketua Penguji Sidang Tugas Akhir ................. 55
Lampiran 17 Surat Kesediaan Anggota Penguji Sidang Tugas Akhir ............. 56
Lampiran 18 Kartu Bimbingan TA Dosen Pembimbing Utama ..................... 57
Lampiran 19 Kartu Bimbingan TA Dosen Pembimbing Pendamping ............ 59
Lampiran 20 Formulir Bebas Revisi Tim Penguji ........................................... 60
Lampiran 21 Formulir Bebas Revisi Ketua Sidang ......................................... 61
Lampiran 22 Formulir Bebas Revisi Ketua Penguji ........................................ 62
Lampiran 23 Formulir Bebas Revisi Anggota Penguji ................................... 63
Lampiran 24 Biodata Mahasiswa ..................................................................... 64
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Era globalisasi seperti sekarang ini sudah seharusnya semua instansi atau
perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. SIA dalam instansi atau
perusahaan digunakan untuk mendukung berjalannya suatu sistem,sehingga
diperlukan prosedur kerja yang struktural dan sistematis.
Sistem Informasi Akuntansi (Puspitawati dan Anggadini, 2014:57)
merupakan suatu sistem yang berfungsi mengorganisasi formulir, catatan
dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi keuangan
yang dibutuhkan bagi pembuatan keputusan manajemen dan pimpinan
perusahaan dan dapat memudahkan pengelolaan perusahaan.
Prosedur kerja pada umumnya memiliki peranan penting di setiap instansi atau
perusahaan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Prosedur kerja dalam suatu
instansi atau perusahaan dapat digunakan untuk merencanakan, menyusun,
mengelola atau mengatur, melaksanakan, dan mengawasi aktivitas dan keperluan
perusahaan tersebut. Dengan adanya standar operasional prosedur kerja di suatu
instansi atau perusahaan, maka dapat dilakukan evaluasi dan peningkatan kualitas
kerja yang lebih baik. Selain itu, komponen penting yang harus dimiliki untuk
memenuhi kinerja dan kegiatan operasional suatu instansi atau perusahaan adalah
kas. Demi kelancaran jalannya kegiatan operasional tersebut, instansi atau
perusahaan harus memiliki persediaan kas yang cukup.
Kas merupakan aset yang paling lancar dan paling aktif digunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan dan kas juga merupakan aset yang mudah
diselewengkan sehingga harus dijaga agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak
tertentu yang dapat merugikan perusahaan. Namun, sekarang ini penyelewengan
kas sering terjadi pada saat transaksi sedang dilaksanakan. Dalam hal ini hampir
semua transaksi dalam instansi atau perusahaan akhirnya akan mempengaruhi
2
saldo kas, salah satunya transaksi pengeluaran kas. Untuk menghindari terjadinya
penyelewengan kas diperlukan suatu sistem tersendiri yang dapat mempermudah
dalam pencatatan, penggolongan dan pengklasifikasian transaksi kas yang terjadi,
sehingga dapat tercipta prosedur pengeluaran kas yang baik.
Prosedur kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang
berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur
kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui tahapan demi tahapan pelaksanaan
dalam suatu pekerjaan. Pelaksanaan prosedur kerja harus dilakukan secara efisien
yang artinya mampu memberikan hasil yang maksimal, baik dalam hal kualitas
maupun kuantitasnya.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara
Indonesia yang bergerak di bidang jasa kepelabuhan Indonesia. PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) melakukan pengembangan kegiatan usaha atau pekerjaan
yang meliputi jasa angkutan, sewa dan perbaikan fasilitas , perawatan kapal dan
peralatan, alih muat kapal, properti diluar kegiatan utama kepelabuhan, kawasan
industri, fasilitas pariwisata dan perhotelan, jasa konsultan dan surveyor,
komunikasi dan informasi, konstruksi pelabuhan, ekspedisi, kesehatan,
perbekalan, shuttle bus, dan penyelaman untuk mengoptimalkan sumber daya
perusahaan.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dalam kiprahnya memiliki wilayah operasi di
4 provinsi yang meliputi Aceh, Sumatera Utara, Riau Daratan, dan Riau
Kepulauan. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) juga mengelola 16 cabang
pelabuhan, yaitu Belawan, Dumai, Belawan International Container Terminal,
Terminal Petikemas Domestik Belawan, Tanjung Pinang, Pekanbaru, Tanjung
Balai Karimun, Kuala Tanjung, Batam, Sei Pakning, Sibolga, Malahayati,
Lhokseumawe, Tanjung Balai Asahan, Tembilahan, dan Gunung Sitoli.
Ke-16 cabang pelabuhan tersebut juga sekaligus merupakan vendor dari PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) yang dapat mengirimkan tagihan atas kegiatan
3
usaha atau pekerjaan yang telah selesai dikerjakan dengan perihal permohonan
pembayaran. Selanjutnya, diproses oleh divisi SSU (Shared Service Unit) dan
diperiksa kelengkapan berkas oleh verifikator, serta dilanjutkan ke bagian
perbendaharaan untuk tahap pembayaran ke vendor tersebut. PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) menerima tagihan dari vendor-vendor tersebut mencapai Rp
200.000.000 hingga Rp 1.000.000.000 dalam satu hari. Hal tersebut merupakan
pengeluaran kas yang dibayarkan melalui transfer bank, apalagi dengan jumlah
tagihan yang tidak sedikit. Oleh karena itu, apabila tidak terdapat prosedur kerja
yang baik dalam pencairan dana tagihan vendor ini, maka besar kemungkinan
terjadinya penyelewengan kas yang dilakukan oleh pihak-pihak terkait.
Proses–proses tersebut diatas menggunakan prosedur yang berlaku berdasarkan
SKB (Surat Keputusan Bersama) agar bisa berjalan secara efesien dan efektif
sampai tahap pembayaran. Melihat pentingnya prosedur dalam suatu perusahaan,
maka penulis memilih judul “Prosedur Pencairan Dana Tagihan Vendor pada
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan diatas, maka perumusan masalah
yang akan di bahas dalam tugas akhir ini adalah :
1. Bagaimana prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan
Indonesia 1 (Persero) Kantor Pusat Medan ?
2. Apakah prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia
I (Persero) Kantor Pusat Medan telah sesuai dengan unsur-unsur pengeluaran
kas menurut teori Mulyadi ?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT
Pelabuhan Indonesia 1 (Persero) Kantor Pusat Medan.
4
2. Untuk mengetahui kesesuaian prosedur pencairan dana tagihan vendor pada
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan dengan unsur-unsur
pengeluaran kas menurut teori Mulyadi.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini antara lain sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini dapat menambah ilmu pengetahuan, wawasan, pengalaman,
pengenalan, dan pemahaman mengenai penerapan teori yang telah didapat serta
mengetahui prosedur pengeluaran kas pencairan dana tagihan vendor pada PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan.
2. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini sebagai sumbang saran dan bahan evaluasi mengenai prosedur
pengeluaran kas pencairan dana tagihan vendor yang ditetapkan, serta menjadi
wadah aspirasi bagi mahasiswa/i dalam dunia kerja.
3. Bagi Politeknik Negeri Medan
Sebagai bahan bacaan dan referensi bagi mahasiswa/i dan seluruh pihak dalam
pengembangan ilmu pendidikan.
1.5 Batasan Penelitian
Adapun batasan masalah dalam pembahasan ini adalah :
1. Transaksi pengeluaran kas atas pencairan dana tagihan vendor pada PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan.
2. Transaksi hanya untuk vendor Terminal Petikemas Domestik Belawan
(TPKDB) atas pembayaran tahap 5 pekerjaan penataan lingkungan.
3. Periode penelitian dari bulan Maret - Mei 2019.
5
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Prosedur
Prosedur sangat penting dimiliki oleh suatu instansi atau perusahaan, apalagi
instansi atau perusahaan besar yang menghasilkan barang dan jasa. Prosedur akan
menjadi pedoman bagi suatu instansi atau perusahaan tersebut untuk mendukung
kelancaran dan keefisienan dalam menjalankan semua fungsi dan pekerjaan secara
seragam. Sebagian besar kalangan menganggap prosedur merupakan aktivitas,
tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan, dan
proses yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu
tujuan yang diinginkan atau suatu produk yang mengakibatkan sebuah perubahan.
Mulyadi (2016:4) mengemukakan “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Puspitawati dan Anggadini (2014:23),“Prosedur (procedure) adalah
serangkaian langkah/kegiatan klerikal yang tersusun secara sistematis
berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk dapat
menyelesaikan suatu permasalahan. Prosedur dapat didefiniskan juga
sebagai rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-
ulang dengan cara yang sama”.
Soemohadiwidjojo (2018:90), “Standart Operating Procedure , atau
disebut juga sebagai prosedur adalah dokumen yang lebih jelas dan rinci
untuk menjabarkan metode yang digunakan dalam mengimplementasikan
dan melaksanakan kebijakan dan aktivitas organisasi seperti yang
ditetapkan dalam pedoman. Pada dasarnya, prosedur merupakan instruksi
tertulis sebagai pedoman dalam menyelesaikan sebuah tugas rutin atau
tugas yang berulang (repetitif) dengan cara yang efektif dan efisien, untuk
menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan yang dapat
mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan”.
Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli tentang pengertian prosedur, maka dapat
disimpulkan prosedur adalah langkah-langkah dalam suatu instansi atau
perusahaan yang tersusun secara sistematis untuk menyelesaikan suatu
6
permasalahan dan menjamin penanganan secara seragam transaksi dalam instansi
atau perusahaan yang terjadi berulang-ulang dengan cara yang efektif dan efisien,
untuk menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan yang dapat
mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan
2.1.1 Prosedur Pengeluaran Kas
Transaksi pengeluaran kas dalam setiap instansi atau perusahaan harus memiliki
prosedur yang dibuat sedemikian rupa serta diawasi untuk menghindari
pengeluaran-pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya sehingga membawa
kerugian bagi perusahaan. Pengawasan terhadap kas perusahaan akan lebih efektif
jika pembayaran dilakukan melalui cek atau transfer lewat rekening bank daripada
harus melibatkan uang tunai secara langsung. Beda halnya dengan pengeluaran
tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana pengeluaran ini dapat dibiayai dari
dana kecil.
Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya
kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai.
Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauh mana kebijakan pimpinan dijalankan
sampai sejauh mana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksananaan kerja
tersebut.
2.2 Utang Usaha
Semua perusahaan kecil maupun besar mempunyai utang dari perusahaan yang
dibentuknya kepada pihak lain. Utang merupakan salah satu sumber pembiayaan
eksternal atau modal yang berasal dari kreditur yang digunakan oleh perusahaan
untuk membiayai kebutuhan dananya.
Samryn (2016 : 108) ,” Kewajiban meliputi semua tagihan pihak ketiga
yang harus dilunasi oleh perusahaan. Perusahaan mencatat utang jika
berada sebagai pihak yang harus melunasi atau membayar tagihan.Utang
usaha merupakan komponen utang jangka pendek yang paling tinggi nilai
dan frekuensi transaksinya.Hal ini disebabkan timbulnya utang usaha
berkaitan langsung dengan perolehan barang dan jasa yang
7
diperjualbelikan dalam keadaan normal perusahaan atau.Atas utang ini
umumnya perusahaan tidak dibebani bunga dan harus dibayar dengan
kas.Karena itu, penurunan jumlah utang-utang seperti ini umumnya dicatat
dengan mengkreditkan akun kas”.
Munawir (2017:18) dalam jurnal (Mayasari dan Vera Handayani : 2018), hutang
adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang belum
terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana atau modal perusahaan
yang berasal dari kreditor. Hutang atau kewajiban perusahaan dapat dibedakan ke
dalam hutang lancar (hutang jangka pendek) dan hutang jangka panjang.
Perusahaan harus melaksanakan kewajiban tersebut dan jika kewajiban tersebut
tidak dilaksanakan secara tepat waktu akan memungkinkanbagi suatu perusahaan
menerima sanksi atau akibat yang diperoleh dalam bentuk pemindahan
kepemilikan aset pada suatu saat. Hutang menunjukan sumber modal yang berasal
dari kreditur.Dalam jangka waktu tertentu pihak perusahaan wajib membayar
kembali atau wajib memenuhi tagihan yang berasal dari pihak luar
tersebut.Pemenuhan kewajiban ini dapat berupa pembayaran uang, penyerahan
barang atau jasa kepada pihak yang telah memberikan pinjaman kepada
perusahaan.
2.3 Vendor
Era demokrasi seperti sekarang ini, persaingan antar vendor menjadi semakin ketat.
Vendor sebagai pihak penyedia sangat berperan penting dalam menentukan kualitas
produk dan kelancaran proses konstruksi. Maka dari itu perusahaan perlu selektif
dalam memilih vendor sebagai mitra bisnis.Dalam arti harfiahnya, vendor adalah
penjual. Namun vendor memiliki artian yang lebih spesifik yakni pihak ketiga
dalam supply chain istilah dalam industri yang menghubungkan produk dari
produsen untuk sampai ke tangan customer yang menjual barang kepada
perusahaan untuk dijual kembali atau dipergunakan oleh user dari perusahaan
tersebut. Dalam hal ini, vendor dapat pula disebut supplier dari produk atau jasa.
Dalam mencapai kesuksesan sebuah proyek/usaha perlu diketahui proses yang
terjadi di dalamnya, sehingga diperlukannya kegiatan pengadaan untuk
8
mendapatkan barang berupa material dan jasa peralatan atau jasa dari pihak luar
(Giantoro , 2015 ).
2.4 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan pengeluaran, baik dengan cek maupun dengan uang tunai
yang digunakan untuk melakukan kegiatan umum perusahaan (Mulyadi,
2016:425).
2.4.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek (Mulyadi,
2016:425).Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya
karena jumlahnya relatif kecil).
Pengeluaran kas dengan sistem cek ini mempunyai beberapa kebaikan
(Mulyadi,2016: 425-430) antara lain :
1. Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin bahwa cek yang dikeluarkan
diterima oleh pihak yang namanya tercantum dalam formulir cek.
2. Transaksi pengeluaran kas dapat direkam oleh bank sebagai pihak luar
yang kemudian pihak bank akan mengirimkan rekening koran kepada
perusahaan. Rekening Koran ini dapat digunakan perusahaan untuk
mengecek ketelitian catatan transaksi pengeluaran kas.
3. Pengeluaran kas dengan cek juga memberikan manfaat tambahan yaitu
adanya cancelled check yang merupakan tanda terima kas dari pihak yang
menerima pembayaran. Dengan menggunakan cek dalam pengeluaran
kas,check issuer secara otomatis menerima tanda terima kas dari pihak
yang menerima pembayaran.
A. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi,
2016:426) adalah sebagai berikut :
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Di samping itu, dokumen ini
berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice) dikirim kepada
kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan
berkurangnya utang.
9
2. Permintaan Cek (Check Request)
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang
timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis
permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) untuk kepentingan
pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah
kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di
dalam dokumen tersebut.
3. Cek
Cek merupakan dokumen dokumen yang digunakan untuk memerintahkan
bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi
yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek
untuk pembayaran, yaitu cek atas nama dan cek atas unjuk. Cek atas nama
dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima
pembayaran melalui cek. Sedangkan, cek atas unjuk merupakan cek yang bisa
langsung dicairkan ke bank.
B. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi,
2016:428) adalah sebagai berikut :
1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)
Jurnal pengeluaran kas dalam pencatatan utang dengan account payable
system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan
untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen
sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas
adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2. Register Cek (Check Register)
Register cek dalam pencatatan utang dengan voucher payable system,
transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal : register bukti
kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk
mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk cek-cek
perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau
pihak lain.
10
C. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi,
2016:429) adalah sebagai berikut :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas bersangkutan mengajukan
permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang).Permintaan cek ini
harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika
perusahaan menggunakan voucher payable system, bagian utang kemudian
membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek
sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran
kas.
2. Fungsi Kas
Fungsi kas dalam sistem akuntansi pengeluaran dengan cekbertanggung jawab
dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek
kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
3. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
bertanggung jawab atas ;
a. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut beban dan persediaan
b. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek
c. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi
kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai
dasar pembuatan bukti kas keluar.
4. Fungsi Pemeriksaan Intern
Fungsi pemeriksaan intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan
cek bertanggung jawab untuk membuat perhitungan kas (cash count) secara
periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut
akun kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan
membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
D. Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek
(Mulyadi,2016:430-432) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau
berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (bagian
11
utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, bagian utang membuat
bukti kas keluar.Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi
kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen
tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya
tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Prosedur Pembayaran Kas
Prosedur pembayaran kas, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas
cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada
kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
3. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Prosedur pencatatan pengeluaran kas, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran
kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek (Mulyadi, 2016:437)
dapat dijelaskan dan disajikan sebagai berikut :
Faktur dari pemasok kemudian dicatat dalam kartu utang dan disimpan bersama
dengan dokumen pendukung yang bersangkutan (surat order pembelian dan
laporan penerimaan barang) oleh bagian utang berdasarkan tanggal jatuh
temponya. Pada saat jatuh tempo, faktur dari pemasok dilampiri dengan dokumen
pendukungnya diserahkan oleh bagian utang kepada bagian kasa. Bagian kasa
membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang
berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur. Faktur dari pemasok
dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal
untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam jurnal pengeluaran kas.
12
BAGIAN JURNAL
FDP : Faktur dari pemasok
DP : Dokumen pendukung
Gambar 2.1
FlowchartSistem Pengeluaran Kas dengan Cek
Sumber : Mulyadi (2016:437)
Faktur dari
pemasok
Jurnal
Pengeluaran Kas
Faktur dari
pemasok
Jurnal
Pembelia
1
4
DP
3
Dari Bagian
Pembelian
MULAI
13
BAGIAN UTANG
Gambar 2.2
Flowchart Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek
Sumber : Mulyadi (2016:437)
Pada saat faktur
jatuh tempo
SELESAI
Kartu
Utang
N
Faktur dari
pemasok
DP
4
2
Disimpan menurut tanggal
jatuh tempo faktur bersama
dokumen pendukung
T
Faktur dari
pemasok
1
14
BAGIAN KASA
Ke kreditur
Gambar 2.3
FlowchartSistem Pengeluaran Kas dengan Cek
Sumber : Mulyadi (2016:437)
FDP
Cek
DP
Mengisi cek dan
meminta
otorisasi atas
cek
Faktur dari
pemasok
2
3
15
BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan yang beralamat di Jalan Krakatau Ujung No. 100 Tanjung Mulia,
Kecamatan Medan Deli 20241.
Kegiatan penulis menulis laporan tugas akhir ini membutuhkan waktu kurang
lebih 5 bulan, yaitu dimulai dari bulan April sampai dengan bulan Agustus 2019
melalui proses pencatatan, pelaksanaan dan penulisan laporan dengan alokasi
waktu sebagai berikut :
Tabel 3.1
Waktu Kegiatan Tugas Akhir Tahun 2019
Sumber : Buku Pedoman Tugas Akhir Jurusan Akuntansi, 2019
No Kegiatan
Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
April Mei Juni Juli Agustus
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Judul Tugas Akhir
2 Penyusunan Proposal Tugas
Akhir
3 Konsultasi dan
Pembimbingan
4 Menyusun Konsep Laporan
Tugas Akhir
5 Konsultasi pada Pembimbing
6 Sidang Tugas Akhir
7 Revisi Laporan Tugas Akhir
8 Penggandaan Laporan Tugas
Akhir
16
3.2 Jenis Data
Data dapat dibedakan menjadi 2 menurut sumber pengumpulan datanya (Grahita
Chandrarin, 2018 :123-124) yaitu sebagai berikut :
1. Data Primer
Data primer, yaitu data yang berasal langsung dari objek penelitian atau
responden, baik individu maupun kelompok. Data ini biasa dikumpulkan dengan
instrumen berupa kuisioner atau materi wawancara.
2. Data Sekunder
Data sekunder, yaitu data yang berasal dari pihak tertentu atau lembaga yang telah
menggunakan atau mempublikasikannya.
Penelitian ini menggunakan data primer berupa hasil wawancara langsung kepada
pegawai yang berkaitan terkait prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan. Selain itu, data sekunder
juga digunakan berupa sejarah perusahaan, profil perusahaan, serta dokumen-
dokumen terkait topik pembahasan dalam laporan ini.
3.3 Teknik Pengumpulan Data
Hasil akhir dalam suatu penelitian akan bergantung pada informasi yang
diperoleh, sedangkan keakuratan informasi sangat bergantung kepada data yang
dikumpulkan. Teknik pengumpulan data (Sugiyono, 2016:401) merupakan
langkah yang paling utama dalam penelitian adalah mendapatkan data. Adapun
teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang
dibutuhkan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut ;
1. Wawancara
Menurut Sugiyono (2017:137) wawancara digunakan sebagai teknik
pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila peneliti ingin
mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah
17
respondennya sedikit/kecil. Wawancara dapat dilakukan secara terstuktur maupun
tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun
dengan menggunakan telepon. Teknik wawancara terdiri dari dua, yaitu
wawancara terstruktur dan wawancara tidak terstruktur. Teknik yang digunakan
dalam penelitian ini ialah teknik wawancara tidak terstruktur. Wawancara tidak
terstruktur (Sugiyono, 2017:138) adalah wawancara yang bebas dimana peneliti
tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis
dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Adapun pertanyaan yang diajukan
sebagai berikut :
a. Bagaimana prosedur pengeluaran kas atas pencairan dana tagihan vendor pada
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ?
b. Siapa saja pihak-pihak yang terkait dan terlibat dalam transaksi pencairan
dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan ?
c. Dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas pencairan
dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan ?
d. Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas
pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Kantor Pusat Medan ?
e. Bagaimana bentuk alir dokumen (flowchart) sistem pengeluaran kas atas
pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Kantor Pusat Medan ?
2. Analisis Dokumen
Analisis dokumen lebih mengarah pada bukti konkret (Sujarweni, 2018:121).
Dengan instrumen ini, kita menganalisis isi dari dokumen-dokumen yang dapat
mendukung penelitian kita. Data yang dikumpulkan dengan metode analisis
dokumen adalah dokumen berupa struktur organisasi, bagan alir (flowchart)
pengeluaran kas pencairan dana tagihan vendor, serta dokumen yang berkaitan
18
dengan prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Kantor Pusat Medan.
3.4 Teknik Pengolahan Data
Metode yang digunakan dalam penelitian ini dengan menggunakan metode
deskriptif. Metode deskriptif (Arikunto, 2014:3) adalah penelitian yang
dimaksudkan untuk menyelidiki keadaan, kondisi atau hal-hal lain dan hanya
memotret apa yang terjadi pada objek atau wilayah yang diteliti, kemudian
memaparkan apa yang terjadi dalam bentuk laporan penelitian secara lugas, apa
adanya. Teknik ini dilakukan untuk melihat dokumen, catatan, fungsi, dan
prosedur terkait pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Kantor Pusat Medan.
19
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
PT Pelabuhan Indonesia I adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di
bidang jasa kepelabuhanan di Indonesia. Saat ini PT Pelabuhan Indonesia
mengelola 16 cabang pelabuhan di 4 provinsi.
4.1.1 Sejarah PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan lahir melalui berbagai
perubahan bentuk usaha dan status hukum pengusahaan jasa kepelabuhanan. Pada
tahun 1945-1951 perusahaan berada di dalam wewenang Departemen Van
Scheepvaart (suatu badan pemerintah Belanda) yang berfungsi untuk memberikan
layanan jasa kepelabuhanan yang dilaksanakan oleh Haven Bedrijf. Pada tahun
1952 sampai dengan tahun 1959, pengelolaan pelabuhan dilaksanakan oleh
Jawatan Pelabuhan.
Sejak tahun 1960 pengelolaan jasa pelabuhan umum di Indonesia dilakukan oleh
Badan Usaha Milik Negara di bawah pengendalian pemerintah. Bentuk Badan
Usaha Milik Negara yaitu Perusahaan Negara Pelabuhan yang diberi kewenangan
untuk mengelola pelabuhan umum sejak tahun 1960 sampai dengan tahun 1993
telah mengalami beberapa perubahan, disesuaikan dengan arah kebijaksanaan
pemerintah dalam rangka menunjang pembangunan nasional dan mengimbangi
petumbuhan permintaan layanan jasa kepelabuhanan yang dinamis.
Tahun 1960 hingga 1963, pengelolaan pelabuhan umum dilakukan oleh
Perusahaan Negara (PN) Pelabuhan I-VIII berdasarkan Undang-Undang Nomor
19 Tahun 1960. Selanjutnya, pada tahun 1964-1969 aspek komersil dari
pengelolaan pelabuhan tetap dilakukan oleh PN Pelabuhan, tetapi kegiatan
oeprasional pelabuhan dikoordinasikan oleh lembaga pemerintah yang disebut
Port Authority.
20
Tahun 1969-1983, pengelolaan sebagian besar pelabuhan umum dilakukan oleh
Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP)
Nomor 18 Tahun 1969. Perusahaan Negara (PN) Pelabuhan dibubarkan dan
lembaga pemerintah Port Authority menjadi BPP, dan pada tahun 1983-1992,
pengelolaan pelabuhan umum dibedakan antara pelabuhan umum yang
diusahakan dan pelabuhan umum yang tidak diusahakan. Pengelolaan pelabuhan
umum yang diusahakan dilakukan oleh Perusahaan Umum (Perum) Pelabuhan,
sedangkan pengelolaan pelabuhan umum yang tidak diusahakan dilakukan oleh
unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jenderal Perhubungan Laut
sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1983. Perum
Pelabuhan I merupakan salah satu dari empat Perum Pelabuhan di Indonesia yang
mengelola pelabuhan-pelabuhan diusahakan dan dibentuk berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 14 Tahun 1983.
Tahun 1992 hingga sekarang, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56
tanggal 19 Oktober 1991 tentang Pengalihan Status Perusahaan Pelabuhan
menjadi Perusahaan Perseroan (Persero), maka bentuk Perusahaan Umum
Pelabuhan diubah menjadi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, sesia akte
pendirian atau Anggaran Dasar yang dibuat Notaris Robert Purba, SH tanggal 2
Januari 1999 sebagaimana dimuat dalam Berita Negara TI tanggal 1 November
1994 Nomor 87 jo Tambahan Berita Negara RI tanggal 2 Januari 1999 Nomor 1.
Penetapanmisi perusahaan difokuskan kepada peningkatan kualitas pelayanan dan
keandalan alat produksi untuk mendukung peran pelabuhan sebagai pusat logistik
melalui aktivitas yang memberikan nilai tambah sehingga dapat mendorong
pertumbuhan ekonomi wilayah. Berdasarkan keyakinan yang dimaksud, misi PT
(Persero) Pelabuhan Indonesia I ditetapkan sebagai berikut :
1. Mendorong dan Memacu Perekonomian
2. Memupuk Laba dan Pertumbuhan Usaha
3. Peningkatan dan Pengembangan Kompetensi SDM dan Jaminan
Kesejahteraan dan Karir SDM
21
PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan telah merumuskan visi yang
merupakan gambaran organisasi yang ingin diwujudkan di masa depan yaitu:
“Menjadi Penyedia Jasa Kepelabuhanan dan Logistik Terkemuka di Indonesia”.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dari awal berdirinya hingga sekarang
mengalami perkembangan-perkembangan yang sangat signifikan, diantaranya
yaitu :
1960 Jawatan Pelabuhan berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pelabuhan
1969 PN Pelabuhan berubah menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP)
1970 Berdirinya Unit Galangan Kapal (UGK)
1983 Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) menjadi Perumpel I
1987 Dioperasikan Belawan International Container Terminal (BICT)
1991 Perumpel I berubah status menjadi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
1994 Operasi Terminal Curah Cair di Pelabuhan Belawan
2005 Berdirinya Unit Depo Peti Kemas (UDPK)
2008 Dioperasikan Terminal Curah Cair Dumai
2012 Dioperasikan Terminal Kontainer Perawang
2013 1. Kawasan Pelabuhan Batam berubah menjadi Cabang Pelabuhan Batam
2. Berdirinya PT Terminal Petikemas Indonesia (TPI) sebagai anak
perusahaan patungan PT Pelabuhan Indonesia I, II, III, dan IV (Persero)
3. Berdirinya PT Prima Terminal Petikemas Indonesia (PTP) sebagai anak
perusahaan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
4. Kawasan Pelabuhan Gunung Sitoli menjadi Cabang Pelabuhan Gunung
Sitoli
2014 Berdirinya PT Prima Indonesia Logistik dan PT Prima Multi Terminal
2015 1. Peluncuran logo baru Pelindo I pada tanggal 17 Agustus 2015
2. Berdirinya PT Prima Pengembangan Kawasan
2017 Berdirinya PT Prima Husada Cipta (PHC) Medan
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan telah merumuskan visi yang
merupakan gambaran organisasi yang ingin diwujudkan di masa depan yaitu:
“Menjadi Penyedia Jasa Kepelabuhanan dan Logistik Terkemuka di Indonesia”.
22
4.1.2 Visi dan Misi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan
1. Visi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
“ Menjadi Nomor Satu di Bisnis Kepelabuhan di Indonesia ”
2. Misi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
Menyediakan jasa kepelabuhan yang terintegrasi, berkualitas dan bernilai tambah
untuk memacu pertumbuhan ekonomi wilayah
4.1.3 Logo PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
Gambar 4.1
Logo PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Sumber: pelindo1.co.id
1. Konstruksi Master Logo terbentuk dari lingkaran dan arah panah melesat yang
menjadi satu kesatuan gerakan dinamis untuk terus menerus melakukan
perubahan dan bergerak ke depan, melesat menuju masa depan yang lebih
baik.
2. Bentuk lingkaran melambangkan arah perubahan perusahaan yaitu menuju
perusahaan global (global company), menjadi salah satu pelabuhan yang
mampu melayani pasar global dengan perfoma terbaik, menyeluruh dan
berdedikasi luhur.
23
3. Perpaduan ketiga warna corporate (merah, hijau dan biru) merepresentasikan
perusahaan yang kuat dan yang mampu berkomunikasi dengan terbuka.
4. Wordmark “PELINDO 1” yang mempunyai konstruksi kokoh mewakili
keteguhan, semangat dan kepercayaan diri untuk memberikan performa
terbaik.
5. Tagline “INDONESIA GATE WAY” menjadi penguat posisi perusahaan
sebagai pintu gerbang masuk wilayah Indonesia di perairan internasional dan
sebagai simbol pintu gerbang perubahan.
4.1.4 Tata Nilai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
Tata nilai yang berlaku diharapkan mampu menghantarkan perusahaan mencapai
visi dan misinya yang dikenal sebagai “CIPTA” (KP.30/1/2/P1-14.TU).
Gambar 4.2
Logo Tata Nilai Perusahaan
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Sumber: pelindo1.co.id
Kelima nilai CIPTA tersebut dijabarkan sebagai berikut dalam tabel 2.1:
Tabel 4.1
Tata nilai PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
NILAI BUDAYA MAKNA
CUSTOMER FOCUS
Proaktif dalam melayani dan membangun hubungan dengan
pelanggan, melalui perilaku kunci : Proaktif dan Cepat Tanggap,
Mengutamakan Pelayanan Prima dan Kepuasan Pelanggan
INTEGRITY
Mengutamakan perilaku terpuji sesuai dengan nilai, prinsip dan
etika perusahaan, melalui perilaku kunci : Jujur & Taat, serta
Berani & Bertanggungjawab
24
PROFESIONALISM
Penguasaan terhadap pekerjaan yang mencakup pengetahuan
keterampilan dan sikap, melalui perilaku kunci : Kompeten &
Disiplin, serta Gesit & Berkualitas
TEAMWORK
Keinginan yang tulus untuk bekerja sama dengan orang lain,
melalui perilaku kunci : Berkolaborasi & Bersinergi, serta Tulus
& Saling Menghargai
ADAPTIVE
Kemampuan untuk terus beradaptasi dalam menjelang
perkembangan zaman, melalui perilaku kunci : Dinamis &
Kreatif, serta Inovatif & Persisten
Sumber : pelindo1.co.id
4.1.5 Bidang Usaha dan Kegiatan Usaha PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Kantor Pusat Medan
Bidang usaha yang dijalankan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medanadalah Badan Usaha Milik Negara yang diberikan amanah oleh pemerintah
untuk mengelola kegiatan di bidang jasa kepelabuhan Indonesia.
Kegiatan usaha berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan No. KP 133 Tahun
2011 Tanggal 2 Maret tentang Pemberian Izin Usaha kepada PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) sebagai Badan Usaha Pelabuhan yan dilaksanakan dalam
menyelenggarakan pelayanan jasa kepelabuhan dan usaha lainnya menunjang
pencapaian tujuan perusahaa, meliputi :
1. Penyediaan dan/atau jasa pelayanan kolam-kolam pelabuhan dan perairan
untuk lalu lintas dan tempat-tempat berlabuhnya kapal.
2. Penyediaan dan/atau jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan
(pilotage) dan penundaan kapal.
3. Penyediaan dan/atau pelayanan dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat,
bongkar muat peti kemas, curah cair, curah kering, multipurpose, barang
termasuk hewan dan fasilitas naik turunnya penumpang dan/atau kendaraan.
4. Penyediaan jasa bongkar muat, peti kemas, curah cair, curah, dan kendaraan.
5. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah cair, curah
kering, multipurpose, penumpang, pelayaran rakyat dan RO-RO.
25
6. Penyediaan dan/atau pelayanan gudang-gudang dan lapangan penumpukan
dan tangki/tempat penimbunan barangbarang, angkutan bandar, alat bongkar
muat, serta peralatan pelabuhan.
7. Penyediaan dan/atau pelayanan tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan,
industri dan gedung/bangunan yang berhubungan dengan kepentingan
kelancaran angkutan multimoda.
8. Penyediaan dan/atau pelayanan listrik, air minum, dan instalasi limbah serta
pembuangan sampah.
9. Penyediaan dan/atau pelayanan jasa pengisian bahan bakar minyak untuk
kapal dan kendaraan di lingkungan pelabuhan.
10. Penyediaan dan/atau pelayanan kegiatan konsolidasi dan distribusi barang
termasuk hewan.
11. Penyediaan dan pengelolaan jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang
berkaitan dengan kepelabuhan.
12. Pengusahaan dan penyelenggaraan Depo Peti Kemas dan perbaikan,
kebersihan,fumigasi serta pelayanan logistik.
4.1.6 Wilayah Kerja PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan
Wilayah kerja usaha PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) meliputi Provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam (NAD), Sumatera Utara (Sumut), Riau, dan
Kepulauan Riau (Kepri). Pelabuhan yang dikelola oleh PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) adalah sebagai berikut :
1. Belawan International Container Terminal (BICT)
2. Terminal Petikemas Domestik Belawan (TPKDB)
3. Pelabuhan Belawan (BLW)
4. Pelabuhan Sibolga (SBG)
5. Pelabuhan Gunung Sitoli (GNS)
6. Pelabuhan Kuala Tanjung (KTJ)
7. Pelabuhan Tanjung Balai Asahan (TBA)
8. Pelabuhan Malahayati (MLH)
9. Pelabuhan Lhokseumawe (LSM)
26
10. Pelabuhan Dumai (DMI)
11. Pelabuhan Perawang Pekanbaru (PBR)
12. Pelabuhan Tembilahan (TBH)
13. Pelabuhan Sei Pakning (SPK)
14. Pelabuhan Tanjung Balai Karimun (TBK)
15. Pelabuhan Tanjung Pinang (TPI)
16. Pelabuhan Batam (BTM)
Selain pengelolaan cabang pelabuhan, PT Pelabuhan Indonesia I juga mengelola 2
(dua) unit usaha, yaitu Unit Galangan Kapal (UGK) dan Rumah Sakit Pelabuhan
Medan, serta 5 (lima) anak perusahaan, yaitu :
1. PT Prima Multi Terminal
2. PT Prima Terminal Petikemas
3. PT Prima Indah Logistik
4. PT Terminal Petikemas Indonesia
5. PT Prima Pengembangan Kawasan
6. PT Prima Husada Cipta (bergerak dalam usaha pelayanan kesehatan)
4.2 Hasil Pengumpulan dan Pengolahan Data
Data yang diperoleh dari penelitian ini berhubungan dengan sistem pengeluaran
kas berupa pencairan dana tagihan kepada salah satu vendor PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan, yaitu Terminal Peti Kemas Domestik
Belawan (TPKDB) atas pembayaran pekerjaan tahap 5 penataan lingkungan.
Hasil pengumpulan data melalui wawancara kepada bagian SSP 1 Keuangan dan
Perbendaharaan. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
menerima tagihan dari dua sumber utama : (1) dari vendor yang bersangkutan, dan
(2) dari pengiriman melalui pihak ekspedisi (pos).
27
4.2.1 Pengertian Prosedur Pembayaran Tagihan menurut PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
Prosedur pembayaran tagihan menurut PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor
Pusat Medan merupakan peranan yang sangat penting karena kas sangat mudah
digelapkan dan diselewengkan, sehingga perlu prosedur yang baik untuk
mengamankan kas tersebut. Prosedur pembayaran tagihan melibatkan beberapa
bagian dalam perusahaan agar transaksi tidak terpusat pada satu bagian saja.
Dengan adanya prosedur pembayaran tagihan yang baik, maka dapat dipastikan
bahwa semua pembayaran tagihan sudah dicatat, diklasifikasikan secara tepat dan
akurat dengan didukung oleh bukti-bukti pembayaran tagihan.
Pembayaran tagihan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dilakukan secara
transfer menggunakan dokumen cek. Cek yaitu dokumen yang digunakan jika
terjadi pengeluaran kas yang cukup besar, sehingga perusahaan memerintahkan
bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada vendor yang rekeningnya
tercantum pada dokumen tagihan.
Pembayaran tagihan harus dilakukan hanya dengan pihak-pihak yang berwenang
dan sesuai dengan nominal yang diterima. Bukti-bukti kas yang sudah diotorisasi
oleh bagian yang berwenang, juga harus didukung dengan adanya bukti-bukti
berupa bukti kas dan bukti bank yang berisikan besarnya kas yang dikeluarkan.
Selanjutnya, perbendaharaan akan memeriksa bukti dan mempersiapkan
pengeluaran kas dan kemudian membukukan ke dalam buku kas atau buku bank.
4.2.2 Dokumen-Dokumen Terkait Pencairan Dana Tagihan Vendor pada
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pada bagian kasa
sebesar nominal yang tercantum pada dokumen. Selain itu, dokumen ini juga
berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen
sebagai sumber bagi pencatatan berkurangnya utang. Bukti kas keluar juga
28
merupakan bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan kas atas pembayaran
tagihan vendor yang dibayarkan melalui transfer bank dan akan diarsipkan
oleh bagian perbendaharaan.
2. Lembar verifikasi
Lembar untuk pemberitahuan dan verifikasi pembayaran tagihan . Lembar ini
akan diarsipkan oleh bagian SSP 1 Keuangan.
3. Cek
Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada vendor yang bersangkutan yang namanya tercantum
pada cek. Bagian yang harus diisi pada cek, yaitu jumlah tagihan yang harus
dibayar, tanggal dan tempat penerbitan cek tersebut, serta nama dan tanda
tangan vendor yang bersangkutan.
4. Kwitansi
Dokumen yang digunakan sebagai alat bukti pembayaran sejumlah uang yang
ditandatangani oleh vendor bersangkutan dan pihak perusahaan. Kwitansi
akan digunakan sebagai bukti pendukung untuk memperkuat legalitas
transaksi pembayaran tagihan vendor yang bersangkutan.
5. Faktur tagihan
Dokumen yang dikeluarkan oleh vendor berisi tagihan yang harus dibayarkan
oleh perusahaan. Dokumen tersebut juga digunakan sebagai bukti transaksi
pembayaran tagihan yang dapat dipertanggungjawabkan oleh bagian
perbendaharaan mencakup informasi lengkap mengenai detail jumlah yang
tercantum dalam dokumen tagihan. Faktur tagihan dibuat 3 rangkap, yaitu
untuk vendor sebagai lampiran penagihan, perusahaan dan disimpan di dalam
buku faktur.
29
4.2.3 Catatan Akuntansi Terkait Pencairan Dana Vendor pada PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
1. Jurnal Pembayaran Tagihan
Jurnal pembayaran tagihan digunakan untuk mencatat segala transaksi
pembayaran tagihan vendor yang dilakukan oleh perusahaan melalui cek.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini
adalah faktur dari vendor yang telah dicap “LUNAS”. Dokumen ini diproses
melalui input data faktur tagihan dengan menggunakan aplikasi SAP, meliputi
nama vendor, nomor dan tanggal faktur, satuan mata uang (IDR), nama
jasa/transaksi, dan jumlah transaksi. Transaksi pembayaran tagihan vendor
dijurnal secara otomatis oleh sistem pengeluaran kas perusahaan atas transaksi
pembayaran tagihan vendor.
2. Register Cek
Register cek digunakan pada saat pencatatan utang untuk mencatat transaksi
pembayaran vendor dengan menggunakan bukti kas keluar dan register cek.
Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul,
sedangkan register cek digunakan untuk cek-cek perusahaan yang dikeluarkan
untuk pembayaran tagihan kepada vendor yang bersangkutan.
4.2.4 Pihak-Pihak Terkait Pencairan Dana Vendor pada PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
1. Petugas Loket SSP 1 Keuangan
Petugas Loket SSP 1 Keuangan bertugas menerima dan memeriksa
kelengkapan dokumen tagihan dari vendor. Setelah itu, petugas loket juga
memeriksa keabsahan dan masa berlaku faktur pajak yang ada pada dokumen
tagihan tersebut. Staf loket akan mengirimkan tanda terima dokumen tagihan.
Namun, apabila ada kekurangan dokumen tagihan, maka staf loket akan
mengirimkan notifikasi melalui email.
30
2. SSP 1 Keuangan
SSP 1 Keuangan terdiri dari Staf Pajak, Staf Hutang, Supervisor & AVP
Hutang dan Pajak, VP SSP1 Keuangan dan SVP SSP1. Staf pajak bertugas
mengidentifikasikan pajak yang berhubungan dengan tagihan dan melakukan
verifikasi atas identifikasi kategori pajak yang sesuai dengan jenis
transaksinya. Staf hutang bertugas memverifikasi atau matching tagihan dan
menyetujui hasil verifikasi. Sedangkan Supervisor & AVP Hutang dan Pajak,
VP SSP1 Keuangan dan SVP SSP1 berwenang menyetujui hasil verifikasi
dokumen tagihan. Setelah selesai seluruhnya sampai tahap pembayaran, SSP 1
Keuangan juga yang bertugas mengarsipkan dokumen dalam bentuk hardcopy
dan softcopy di ruangan arsip.
3. Perbendaharaan (Kantor Pusat)
Perbendaharaan bertugas untuk mengeksekusi pembayaran tagihan vendor
yang dilakukan secara berkala langsung ke rekening vendor yang
bersangkutan berdasarkan hasil verifikasi yang dilakukan oleh SSP 1
Keuangan, jurnal pelunasan hutang dan perpajakan.
4.2.5 Jaringan Prosedur Terkait Pencairan Dana Tagihan Vendor pada PT
Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
1. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Dokumen-dokumen pendukung yang diterima melalui Petugas Loket SSP 1
Keuangan akan diverifikasi oleh SSP 1 Keuangan untuk selanjutnya bagian
SSP 1 Keuangan membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi
sebagai perintah kepada Bagian Perbendaharaan untuk mengisi cek sebesar
jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tagihan dan mengirimkan cek
tersebut kepada vendor Terminal Petikemas Domestik Belawan.
31
2. Prosedur Pembayaran Tagihan Vendor
Prosedur pembayaran tagihan vendor, bagian perbendaharaan mengisi cek dan
meminta tanda tangan atas cek tersebut kepada Manajer Keuangan untuk
selanjutnya mengirimkan cek tersebut kepada vendor Terminal Petikemas
Domestik Belawan.
3. Prosedur Pencatatan Pembayaran Tagihan Vendor
Prosedur pencatatan pembayaran tagihan vendor, Bagian Perbendaharaan
mencatat pembayaran tagihan vendor Terminal Petikemas Domestik Belawan
di dalam jurnal pengeluaran kas atas pembayaran taguhan vendor atau register
cek.
4.2.6 Prosedur Pencairan Dana Tagihan Vendor pada PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
Prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Kantor Pusat Medan dapat dijelaskan sebagai berikut (flowchart terlampir pada
lampiran 1-3) :
1. Petugas Loket SSP 1 Keuangan menerima dan memeriksa kelengkapan tagihan
dan dokumen pendukungnya yang dikirimkan langsung oleh vendor atau
melalui pos, seperti:
a. Surat Permintaan Pembayaran (dari vendor yang dilengkapi dengan nomor
rekening dan alamat email sesuai kontrak)
b. Kwitansi Pembayaran/Invoice/Nota Pembayaran Bermaterai
c. Faktur Pajak (dengan periode yang masih valid)
d. Fotokopi Kontrak dan PO (manual dan dari modul MM-SAP)
Material Management System Application and Product in Data
Processing (MM-SAP) merupakan salah satu modul di SAP Enterprise
Resource Planning (ERP) yang mendukung proses manajemen material di
perusahaan mulai dari pengadaan sampai proses manajemen persediaan
32
e. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang/Tanda Terima (Goods
Receipt) manual dan dari modul-MM SAP
f. Berita Acara Serah Terima Masa Pemeliharaan Untuk tagihan 5% dari
masa pemeliharaan
g. Fotokopi Jaminan Pelaksanaan/Bank Garansi untuk termin pembayaran
melalui uang muka pekerjaan
h. Berita Acara Pelunasan untuk tagihan kerja sama
i. Persetujuan Pembayaran dari Direktur Bisnis untuk seluruh tagihan
investasi dan perawatan di atas Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah)
j. Surat Permintaan Pemrosesan Tagihan dari PJP Kantor Pusat ke Dirsum
tembusan Direktur Keuangan dan Supervisor SSP1
k. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
l. Berita Acara Pembahasan Pekerjaanuntuk tagihan pekerjaan non-fisik
m. Berita Acara Pembayaran
n. Dokumen Pendukung Lainnya (disesuaikan dengan yang dipersyaratkan
dalam kontrak seperti laporan pekerjaan dan foto dokumentasi)
2. Petugas Loket SSP 1 Keuangan juga melakukan pengecekan atas keabsahan
faktur pajak vendor yaitu masa berlakufaktur pajak beserta keabsahannya
menggunakan barcode scanner.
3. Jika dokumen tagihan dari vendor tidak lengkap atau faktur pajak tidak absah,
staf hutang SSP1 Keuangan akan mengembalikan/memberikan notifikasi
kepada vendor untuk dilengkapi. Untuk vendor yang melakukan pengiriman
dokumen menggunakan pos/kurir, maka SSP1 Keuangan akan mengirimkan
email notifikasi kepada vendor (PJP Kantor Pusat) untuk melengkapi
dokumen. Apabila dokumen tagihan lengkap dan faktur pajak absah, SSP1
Keuangan mencetak Tanda Terima Dokumen Tagihan untuk vendor.
4. Staf pajak akan memberikan identifikasi atas kategori pajak dari setiap tagihan
yang disesuaikan dengan ketentuan perpajakan yang berlaku dan jenis
transaksinya.Kemudian membuat daftar rekap atas identifikasi pajak transaksi.
5. Staf pajak melakukan verifikasi atas identifikasi kategori pajak yang sesuai
dengan jenis transaksinya.
33
6. Staf hutang melakukan proses verifikasi/matching tagihan. Setelah dokumen
lengkap, staf hutang akan melakukan verifikasi three-way-matching.
Verifikasi dilakukan dengan membandingkan:
a. PO ( Purchase Order );
b. Berita Acara Serah Terima;
c. Invoice; dan
d. Mempertimbangkan hal-hal lain, seperti progres pekerjaan, nominal
tagihan, termin pembayaran dalam kontrak dan ketentuan penagihan antara
permintaan pembelian, fotokopi kontrak dan invoice. Setelah verifikasi
dilakukan Staf Hutang akan meng-input hasil verifikasi ke dalam modul
FI-SAP (dengan status Park).
7. Staf hutang memilih akun pajak yang sesuai dengan transaksinya berdasarkan
identifikasi dari staf pajak pada saat melakukan verifikasi.
8. Apabila terdapat pertanyaan saat melakukan verifikasi, seperti klausa kontrak
yang tidak jelas pada saat melakukan verifikasi, maka SSP1 Keuangan
mengirimkan pemberitahuan terhadap pertanyaan tersebut melalui email
kepada PJP Pelindo 1 Kantor Pusat.
9. Setelah verifikasi dilakukan oleh staf hutang, secara bertahap menggunakan
media layer-approval Supervisor & AVP Hutang dan Pajak, VP SSP1
Keuangan dan SVP SSP1 akan menyetujui hasil matching. Kemudian
supervisor hutang akan mem-posting jurnal dalam sistem otomatis terbentuk
dalam modul FI-SAP.
10. Perbendaharaan melakukan persetujuan pembayaran dan eksekusi pembayaran
langsung ke rekening vendor berdasarkan hasil verifikasi yang dilakukan oleh
SSP1 Keuangan, jurnal pelunasan hutang dan perpajakan akan terbentuk
secara otomatis dalam modul FI-SAP.
11. Setelah dokumen tagihan selesai diverifikasi dan dibayarkan, Staf SSP1
Keuangan akan melakukan pengarsipan secara regular/berkala berdasarkan
34
12. tanggal tanda terima dokumen tagihan. Pengarsipan dilakukan dengan
menyimpan hardcopy dan softcopydokumen di ruang arsip.
13. Secara periodik (sebulan sekali), staf pajak akan menarik data pembayaran
dari modul FI-SAP yang berisi seluruh pembayaran berikut dengan
perhitungan pajaknya yang dilakukan pada bulan tersebut dan menyiapkan
bukti potong dengan cara meng-upload data tersebut dalam E-SPT.
14. Staf pajak mengirimkan bukti potong pajak kepada vendor setelah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Pengiriman bukti potong ke
vendor dilakukan paling lambat tanggal 5 (lima) setiap bulannya.
35
4.3 Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian dokumen-dokumen yang terkait dalam transaksi
pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor
Pusat Medan, dapat dirincikan pada tabel di bawah ini :
Tabel 4.3.1
Dokumen Terkait Transaksi Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
No. Menurut Teori No. Menurut Perusahaan
1. Bukti Kas Keluar 1. Bukti Kas Keluar
2. Permintaan Cek 2. Faktur Tagihan
3. Cek 3. Cek
4. Kwitansi
5. Lembar Verifikasi
Sumber : Data Diolah (2019)
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) tidak memerlukan permintaan cek sebagai
dokumen dalam transaksi pembayaran tagihan vendor karena bagian verifikator
telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung, seperti faktur tagihan,
kwitansi dan lembar verifikasi ke Staf Hutang SSP 1 Keuangan yang bertugas
membuat bukti kas keluar untuk keperluan pembayaran tagihan vendor yang
bersangkutan ke bagian Perbendaharaan untuk dilakukan eksekusi pembayaran.
36
Berdasarkan hasil penelitian catatan-catatan akuntansi yang terkait dalam
transaksi pembayaran tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Kantor Pusat Medan, dapat dirincikan pada tabel di bawah ini :
Tabel 4.3.2
Catatan Akuntansi Terkait Transaksi Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
No. Menurut Teori No. Menurut Perusahaan
1. Jurnal Pengeluaran Kas 1. Jurnal Pembayaran Tagihan
2. Register Cek 2. Register Cek
Sumber : Data diolah (2019)
Berdasarkan hasil penelitian fungsi/pihak yang terkait dalam transaksi
pembayaran tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor
Pusat Medan, dapat dirincikan pada tabel di bawah ini :
Tabel 4.3.3
Pihak/Fungsi Terkait Transaksi Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
No. Menurut Teori No. Menurut Perusahaan
1. Fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas
1. Petugas Loket SSP 1 Keuangan
2. Fungsi Akuntansi 2. SSP 1 Keuangan
3. Fungsi Kas 3. Perbendaharaan
4. Fungsi Pengendalian Intern
Sumber : Data diolah (2019)
Pihak-pihak terkait pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Kantor Pusat Medan telah sesuai dengan pihak terkait yang dimaksud
dalam unsur-unsur pengeluaran kas dengan cek menurut teori Mulyadi (2016).
36
Hanya saja, dalam proses pencairan tagihan ini tidak terdapat fungsi pengendalian
internsecara khusus, karena SSP 1 Keuangan dan Perbendaharaan merangkap
37
jabatan fungsi sebagai fungsi pengendalian intern juga atas dokumen tagihan dan
pembayaran tagihan terhadap vendor yang bersangkutan. Namun, meskipun ada
perbedaan nama pihak/fungsi terkait antara teori dan yang ada pada perusahaan,
petugas loket SSP1 Keuangan, SSP 1 Keuangan dan Perbendaharaan memiliki
wewenang yang sama dengan fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi
akuntansi dan fungsi kas.
Berdasarkan hasil penelitian jaringan prosedur yang terkait dalam transaksi
pembayaran tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor
Pusat Medan, dapat dirincikan pada tabel di bawah ini :
Tabel 4.3.4
Jaringan Prosedur Terkait Transaksi Pencairan Dana Tagihan Vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
No. Menurut Teori No. Menurut Perusahaan
1. Prosedur Pembuatan Bukti
Kas Keluar (BKK)
1. Prosedur Pembuatan Bukti Kas
Keluar (BKK)
2. Prosedur Pembayaran Kas 2. Prosedur Pembayaran Tagihan
Vendor
3. Prosedur Pencatatan
Pengeluaran Kas
3. Prosedur Pencatatan
Pembayaran Tagihan Vendor
Sumber : Data diolah (2019)
38
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Kantor Pusat Medan dimulai dari diterimanya dokumen tagihan oleh
Petugas Loket SSP 1 Keuangan dari vendor Terminal Petikemas Domestik
Belawan (TPKDB) dan diperiksa kelengkapan dokumen tagihan vendor
tersebut serta keabsahan dan masa berlaku faktur pajak. Setelah dokumen
yang diterima sudah lengkap, maka Petugas Loket SSP 1 Keuangan mencetak
tanda terima dokumen tagihan, baik secara manual maupun melalui email
untuk vendor tersebut. Kemudian, dokumen tersebut diserahkan ke bagian
SSP 1 Keuangan untuk dilakukan verifikasi dokumen dan mengidentifikasikan
faktur pajak yang sesuai dengan jenis transaksinya. Setelah dilakukan
verifikasi dan dokumen dinyatakan lengkap serta memenuhi kriteria untuk
dilakukan pembayaran tagihan, dokumen tersebut diserahkan ke bagian
perbendaharaan untuk dilakukan proses eksekusi sampai ke tahap pembayaran
secara berkala dan membuat bukti pembayaran. Proses dari mulai diterimanya
dokumen tagihan sampai ke tahap pembayaran diperlukan waktu 5 hari kerja.
Setelah itu, dokumen tagihan yang telah selesai diproses, diarsipkan secara
berkala dalam bentuk hardcopy dan softcopy dan disimpan di ruang arsip oleh
SSP 1 Keuangan.
2. Prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I
(Persero) Kantor Pusat Medan sudah sesuai dengan unsur-unsur pengeluaran
kas menurut teori Mulyadi (2016).
5.2 Saran
Berdasarkan data yang diperoleh, maka penulis menyarankan agar PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan tetap mempertahankan prosedur
pencairan dana tagihan vendor yang sedang berjalan.
39
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2014. Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta: Rineka Cipta.
Chandrarin, Grahita. 2018. Metode Riset Akuntansi Pendekatan Kuantitatif.
Jakarta: Salemba Empat.
Giantoro, Adi. 2015. Analisis Keputusan Vendor Dalam Proyek Konstruksi.
Yogyakarta : Jurnal Universitas Atma Jaya. Diakses pada 10 Juli 2019
pukul 17:52.
Handayani , Vera ; Mayasari. 2018. Analisis Pengaruh Hutang Terhadap Laba
Bersih. Jurnal Riset Akuntansi & Bisnis. Vol. 18 No.1. Diakses 10 Juli
2019 pukul 19:33.
Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero). https://www.pelindo1.co.id/id/Default.aspx.
Diakses 11 Juli pukul 09:33.
Puspita, Lilis ; Anggadini, Sri Dewi. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 1.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Samryn. L.M. 2016. Pengantar Akuntansi 2. Jakarta: Rajawali Pers.
Soemohadiwidjojo, Arini T. 2018. Mudah Menyusun SOP (Standart Operating
Procedure). Jakarta: Penebar Plus.
Sugiyono. 2016. Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta.
Sugiyono. 2017. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
40
Lampiran 1 Flowchart Pencairan Dana Tagihan Vendor PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
41
Lampiran 2 Flowchart Pencairan Dana Tagihan Vendor PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan (Lanjutan)
42
Lampiran 3 Flowchart Pencairan Dana Tagihan Vendor PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan (Lanjutan)
43
Lampiran 4 Surat Permohonan Pembayaran Tagihan dari Vendor
Terminal Petikemas Domestik Belawan
44
Lampiran 5 Berita Acara Serah Terima Penyelesaian Pekerjaan dari
Vendor Terminal Petikemas Domestik Belawan
45
Lampiran 6 Lembar Share Entry Sheet (SES)
46
Lampiran 7 Lembar Verifikasi Dokumen Tagihan Vendor Terminal
Petikemas Domestik Belawan
47
Lampiran 8 Bukti Kas Keluar (Outgoing Payment) atas Pencairan Dana
Tagihan Vendor Terminal Petikemas Domestik Belawan
48
Lampiran 9 Lembar Bukti Persetujuan Posting dan Eksekusi Pembayaran
atas Pencairan Dana Tagihan Vendor Terminal Petikemas
Domestik Belawan
49
Lampiran 10 Daftar Pertanyaan Wawancara
f. Apa pengertian prosedur dan manfaat adanya prosedur dalam pembayaran
tagihan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan
g. Bagaimana prosedur pencairan dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan
Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ?
h. Siapa saja pihak-pihak yang terkait dan terlibat dalam transaksi pencairan
dana tagihan vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat
Medan ?
i. Dokumen apa saja yang digunakan dalam pencairan dana tagihan vendor pada
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ?
j. Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dalam pencairan dana tagihan
vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ?
k. Prosedur apa saja yang digunakan dalam proses pencairan dana tagihan
vendor pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ?
l. Bagaimana bentuk alir dokumen (flowchart) pencairan dana tagihan vendor
pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Kantor Pusat Medan ?
50
Lampiran 11 Surat Persetujuan Pengajuan Judul Tugas Akhir
51
Lampiran 12 Surat Permohonan Izin Riset
52
Lampiran 13 Surat Persetujuan Izin Riset
53
Lampiran 14 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Utama
54
Lampiran 15 Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Pendamping
55
Lampiran 16 Surat Kesediaan Ketua Penguji Sidang Tugas Akhir
56
Lampiran 17 Surat Kesediaan Anggota Penguji Sidang Tugas Akhir
57
Lampiran 18 Kartu Bimbingan Tugas Akhir Dosen Pembimbing Utama
58
Kartu Bimbingan Tugas Akhir Dosen Pembimbing Utama (Lanjutan)
59
Lampiran 19 Kartu Bimbingan Tugas Akhir Dosen Pembimbing Pendamping
60
Lampiran 20 Formulir Bebas Revisi Tim Penguji
61
Lampiran 21 Formulir Bebas Revisi Ketua Sidang
62
Lampiran 22 Formulir Bebas Revisi Ketua Penguji
63
Lampiran 23 Formulir Bebas Revisi Anggota Penguji
64
Lampiran 24 Biodata Mahasiswa
1. Nama Lengkap/Panggilan :Marissa Ayu Novista / Icha
2. NIM/IPK :1605081081
3. Tempat/Tgl Lahir :Medan/ 21 November 1998
4. Agama : Islam
5. Asal SMA/Jurusan :SMAN 3 Medan / IPA
6. Alamat :Jalan Gurami III No. 20 Komplek
TNI AL Ikan Hiu, Titipapan
7. No. HP / Whats App : 0822-7745-7218
8. Email / Instagram : [email protected] / @marissanvst
9. Hobi : Olahraga & Memasak
10. Motto Hidup : “ Bukan kita yang hebat, tapi karena Allah
yang memudahkan segala urusan kita”
11. Nama Orang Tua
Ayah : Budi Winarno Rochmat
Ibu : Ike Sri Hastuti
12. Pekerjaan Orang Tua
Ayah : TNI - AL
Ibu : PNS TVRI Sumut
Demikianlah biodata ini saya buat dengan sebenarnya dengan penuh tanggung
jawab untuk dapat dipergunakan sesuai keperluan.
Medan, Agustus 2019
Penulis
Marissa Ayu Novista
NIM 1605081081