Organisasi Modern Pada
Era Digital
Sistem Informasi
Pertemuan II
Latar Belakang Masalah Munculnya Sistem Informasi Publik
• Perkembangan teknologi informasi • Perkembangan sistem informasi manajemen • Meningkatnya penggunaan teknologi informasi,
khususnya internet • Para manajer sekarang ini dituntut kemampuan
mereka untuk dapat memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi tersebut
Manajemen Administrasi
• Definisi ilmu administrasi perkantoran
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
Menurut Quible (2001), 4 tahapan dalam teori manajemen, yaitu :
• Manajemen ilmiah (awal tahun 1900-an)
• Manajemen administratif (awal tahun 1930-an)
• Manajemen hubugan manusia (tahun 1940-1950)
• Manajemen modern (sekarang ini)
MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN
• Menurut Odgers (2005), manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.
Tanggung Jawab Manager Administrasi
• Perencanaan• Pengorganisasian• Pengalokasian staf• Pengarahan• Pengawasan• Tantangan• Kualifikasi
Kiat Menjadi Pegawai Administrasi
1. Menjadi orang yang efisien
2. Mengetahui penggunaan software
3. Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memroses komunikasi tertulis
4. Memahami konsep dari prosedur equipment oriented
5. Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi
6. Menggunakana otomatisasi kantor
7. Menggunakan sumber data yang kredibel
8. Memahami filing dan records control
9. Memahami jasa lanyanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor
10. Mengetahui pentingnya job campaign
11. Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan
ORGANISASI PERKANTORAN
• Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu merancang dan memodifikasi struktur organisasi administrasi perkantoran.
• Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di kantor administrasi modern
Penerbit Erlangga
PRINSIP ORGANISASI
6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi
• Spesialisasi pekerjaan• Departementalisasi• Rantai komando• Rentang pengawasan• Sentralisasi dan Desentralisasi• Formalisasi
Penerbit Erlangga
STRUKTUR ORGANISASI
• Struktur Garis
Penerbit Erlangga
Direktur
Sekretaris Bendahara Manajer Operasi
Supervisor Supervisor
• Struktur Garis dan Staf
Penerbit Erlangga
Direktur Utama
Asisten Direktur Utama
DirekturKeuangan
DirekturProduksi
Direktur Pemasaran
DirekturSDM
Supervisor Supervisor
• Struktur Fungsional
Penerbit Erlangga
Rektor
Pembantu Rektor IIBidang Administrasi
Dekan
Pembantu Dekan IIPembantu Dekan I Pembantu Dekan III
Pembantu Rektor IBidang Akademik
Pembantu Rektor IIIBidang Kemahasiswaan
• Struktur Produk
Penerbit Erlangga
Direktur Utama Astra Company
Direktur ToyotaAstra Motor
Direktur DaihatsuAstra Motor
Direktur HondaAstra Motor
ManajerKeuangan
ManajerProduksi
ManajerPemasaran
ManajerPersonalia
• Struktur Komite
Penerbit Erlangga
Presiden
Menteri Negara
Dep
Menteri Negara
Non Dep
PejabatSetingkat
Menteri
Komite :KPU, KPPU
• Struktur Matriks
Penerbit Erlangga
ManajerProyek A
ManajerProyek B
DirekturProduksi
DirekturKeuangan
DirekturPemasaran
MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN
• Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004)
Penerbit Erlangga
Tiga Hal Penting dalam Merancang Sebuah Pekerjaan
• Analisis alur kerja (work flow analysis)
• Strategi bisnis yang diambil
• Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut
Analisis Pekerjaan
• Menganalisis pekerjan merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut
Penerbit Erlangga
Mendeskripsikan Pekerjaan
Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis disebut dengan deskripsi pekerjaan.
Penerbit Erlangga
Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan
• Deskripsi pekerjaan secara khusus
• Deskripsi pekerjaan secara umum
Empat Elemen Penting Deskripsi Pekerjaan
• Identifikasi informasi
• Ringkasan pekerjaan
• Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan
• Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum
Penerbit Erlangga
2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN
Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu:
1. Sebagai pusat informasi
2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan
3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lain, dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran
Penerbit Erlangga
Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris
• Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab
• Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
• Berdasarkan spesialisasi
Lima Bagian Tugas Sekretaris
• Tugas perkantoran
• Tugas resepsionis
• Tugas keuangan
• Tugas sosial
• Tugas insidentil
Penerbit Erlangga
Tiga Tahapan yang Dilalui Sekretaris1. Dependance
pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan yang tinggi pada atasan dan rekan kerja.
2. Independenceseiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi.
3. Interdependencesudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang konstruktif.
Penerbit Erlangga
Perbedaan Sistem Informasi Antara Organisasi Publik dan Organisasi Bisnis
• Berikut adalah perbedaan organisasi publik dan organisasi privat secara umum
Organisasi Publik
• Pengertian
Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.
Lingkungan Organisasi • Lingkungan dalam organisasi publik :
- Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas.
- Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya.
- Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi
Organisasi Privat • Pengertian
Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang „terpisah‟ dari masyarakat secara umum.Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.
Lingkungan Organisasi • Lingkungan dalam organisasi privat:
- Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas – batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.
- Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.
Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi bisnis ditinjau dari pendekatan sistem infornasi terletak pada tujuan dan
departemen/fungsi-fungsinya
a. Organisasi Bisnis
1. Tujuan yang dilayani adalah pelanggan
2. Memiliki fungsi / departemen Bisnis
Seperti : Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll
b. Organisasi Publik
1. Tujuan yang dilayani adalah citizen
2. Memiliki fungsi / departemen Publik
Seperti :
o Bagian Kependudukan (SIMDUK),
o Bagian Keuangan Negara (SIAPUDA),
o Bagian Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik
Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum
No Organisasi Publik
Organisasi Privat / Bisnis
1 Tujuan Non Laba laba
2 Produk Yang dihasilkan Publics goods Privat goods
3 Cara pengambilan keputusan demokratis Strategis bisnis
4 Ukuran kinerja Social welfare Efisiensi
5 Misi organisasi “melakukan kebaikan”
“untung rugi”
Kerangka Sistem Informasi Pada Organisasi Publik
36
• Informasi sangat esensial dlm kehidupan modern : perorangan ,organisasi , lembaga, masyarakat , negara .
• Sebagai alat untk mengerjakan dan meningkatkan pengelolaan agar lebih cepat, efisien , lebih produktif dan dpt dipercaya.
• Ketersediaan informasi dlm dunia modern merubah cara berpikir dan kinerja hidup.
• Informasi dipandang sbg energi dan alat memberdayakan manusia modern.
MANFAAT INFORMASI DLM
DUNIA MODERN
p. hp
37
38
TEKNOLOGI ADMINISTRASI &TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi Administrasi adalah bagian dari ilmu administrasi yg melakukan studi serta mengembangkan berbagai teknik pengerjaan berikut desain-desain ,mesin dan pesawat-pesawatnya yg harus dipakai dalam rangka administrasi.
Perkembangan administrasi yang pesat sekarang ini berkat penggunaan komputer dan sarana komunikasi ( TI )
ERA FOKUS KERANGKA KERJA
TARGET KEGUNAAN
Komputerisasi Pemrosesan data Monopoli Organisasi Efisiensi
Teknologi informasi
Pengguna langsung
Perdagangan bebas
Individu Efektif
Sistem Informasi Sistem strategi Perdagangan bebas
Proses bisnis Keunggulan bersaing
Globalisasi ekonomi
Transformasi Bisnis
Globalisasi Sistem Dinamik Adaptasi
Indrajit. E (1999 )
Terima Kasih
Sampai Jumpa Minggu Depan
Seribu langkah besarDimulai dengan satu langkah kecil