OFICINA TÉCNICA
Código
IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.D
OCX
24/05/20131
Ref. Proyecto:
PROYECTO / DESTINO:
IAC GESTIÓN - OFICINA TECNICA
TÍTULO:
MANUAL COMPRAS/CONTRATACIÓN
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 2 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
CUADRO DE AUTORES
Nombre Función
Carlos Gómez-Argüello Jefe de proyecto.
Jorge Ruiz Consultor Logístico
CUADRO DE CONTROL
Control Nombre Función
Revisado por:
Aprobado por:
Autorizado por:
HISTORIA DEL DOCUMENTO
Versión Fecha Resumen Modificación
V0.1 17.11.2011 Creación del documento.
TABLA DE CONTENIDO
CUADRO DE AUTORES ................................................................... 2
CUADRO DE CONTROL ................................................................... 2
HISTORIA DEL DOCUMENTO ......................................................... 2
TABLA DE CONTENIDO .................................................................. 3
0. INTRODUCCIÓN. .................................................................. 6
1. PEDIDO DE COMPRAS .......................................................... 7
1.1 DISTRIBUCIÓN DE LA PANTALLA ................................................. 7 1.2 CREACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRAS .......................................... 11
1.2.1.1 CABECERA ..................................................................................... 12 1.2.1.1.1 Pestaña ENTREGA/FACTURA: ....................................................... 12 1.2.1.1.2 Pestaña CONDICIONES: .............................................................. 12 1.2.1.1.3 Pestaña TEXTOS: ....................................................................... 13 1.2.1.1.4 Pestaña DAT. ORG.: ................................................................... 13 1.2.1.1.5 Pestaña DATOS IAC. ................................................................... 14
1.2.1.2 RESUMEN POSICIONES ................................................................... 20 1.2.1.3 DETALLE DE POSICIÓN .................................................................... 23
1.2.1.3.1 Pestaña ENTREGA: ..................................................................... 23 1.2.1.3.2 Pestaña IMPUTACIÓN: ................................................................ 23 1.2.1.3.3 Pestaña SERVICIOS a pesar de que pone Servicios esta pestaña debe
entenderse como Pagos Parciales: ................................................ 25 1.2.1.3.4 Pestaña LÍMITES: ....................................................................... 27 1.2.1.3.5 Pestaña FACTURA: ..................................................................... 29 1.2.1.3.6 Pestaña CONDICIONES: .............................................................. 29 1.2.1.3.7 Pestaña TEXTOS: ....................................................................... 30 1.2.1.3.8 Pestaña DIRECCIÓN ENTREGA: .................................................... 31 1.2.1.3.9 Pestaña DATOS IAC: .................................................................. 32
1.2.2 Creación de pedidos de Central de Suministros .................... 33 1.3 MODIFICACIÓN DE PEDIDO DE COMPRAS ...................................... 36 1.4 VISUALIZACIÓN DE PEDIDO DE COMPRAS ..................................... 38 1.5 HISTORIAL DE PEDIDO ........................................................... 38 1.6 CREACIÓN DE PEDIDO REFERENCIADO A OTRO DOCUMENTO ................ 39 1.7 LIBERACIÓN O RECHAZO DE PEDIDO ........................................... 45
1.7.1.1 SAP Business Workplace .................................................................. 47 1.7.1.2 Liberación Colectiva de Pedido .......................................................... 49
1.7.1.2.1 LIBERAR ................................................................................... 50 1.7.1.2.2 DESHACER ................................................................................ 51
1.7.1.3 Liberación Individual de Pedido ......................................................... 52 1.7.1.3.1 LIBERAR ................................................................................... 53 1.7.1.3.2 RECHAZAR ................................................................................ 54
1.8 VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE PEDIDOS .................................... 55 1.9 INFORMES ....................................................................... 61
2. RECEPCIÓN DEL PEDIDO.................................................... 82
2.1 ENTRADA DE MERCANCÍA - MIGO ........................................ 82 2.1.1 Distribución de la Pantalla ................................................ 82 2.1.2 Creación de Entrada de Mercancía ..................................... 86
2.1.2.1 CABECERA ..................................................................................... 86 2.1.2.1.1 Pestaña GENERAL ...................................................................... 87
2.1.2.2 RESUMEN POSICIONES ................................................................... 88
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 4 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2.3 DETALLE POSICIONES ..................................................................... 89 2.1.2.3.1 Pestaña Material: ....................................................................... 89 2.1.2.3.2 Pestaña Ctd.: ............................................................................ 89 2.1.2.3.3 Pestaña Se: .............................................................................. 90 2.1.2.3.4 Pestaña Datos Pedido: ................................................................ 90 2.1.2.3.5 Pestaña Inter.: .......................................................................... 90 2.1.2.3.6 Pestaña Imputación:................................................................... 91 2.1.2.3.7 Pestaña IAC: ............................................................................. 91
2.1.3 Visualización de Entrada de Mercancía ................................ 93 2.1.4 Anulación de Entrada de Mercancía .................................... 94
2.2 HOJA ENTRADA DE SERVICIOS - ML81N ............................... 96 2.2.1 Creación Hoja Entrada de Servicios .................................... 96 2.2.2 Visualización Hoja Entrada de Servicios ............................ 102 2.2.3 Modificación Hoja Entrada de Servicios ............................. 104 2.2.1 Borrar Hoja de Servicios ................................................. 107
2.3 INFORMES ........................................................................ 110
3. VERIFICACIÓN DE FACTURAS LOGÍSTICAS ...................... 114
3.1 REGISTRO PRELIMINAR DE FACTURA RECIBIDA ............................. 115 3.2 VISUALIZAR FACTURA RECIBIDA .............................................. 123 3.3 ANULAR FACTURA RECIBIDA ................................................... 126 3.4 INFORMES ........................................................................ 127
4. ESQUEMAS CIRCUITOS DE COMPRAS ............................... 129
4.1.1 CIRCUITO COMPRAS LICITACIONES ................................. 129 4.1.2 CIRCUITO COMPRAS GENERALES .................................... 130 4.1.3 CIRCUITO COMPRAS CENTRAL DE SUMINISTRO ................ 131 4.1.4 CIRCUITO COMPRAS ENTRADAS ...................................... 132 4.1.5 CIRCUITO COMPRAS SALIDAS......................................... 133
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 5 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Lista de abreviaturas
IAC Instituto Astrofísico de Canarias.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 6 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
0. INTRODUCCIÓN. En este documento se recogen los documentos y transacciones correspondientes al Módulo de Compras de SAP, los circuitos de compras/contratación diseñados para el IAC.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 7 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1. PEDIDO DE COMPRAS Transacciones referentes al Pedido de Compras
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME21N Crear Pedido Compras
ME22N Modificar Pedido Compras
ME23N Visualizar Pedido Compras
Los pedidos de compras, se crearán automáticamente desde expediente, salvo los pedidos de licitaciones en el caso de que se haya seleccionado la opción por lotes. Si hubiera lotes, los pedidos se crean de forma manual y posteriormente se enganchan al expediente. En este apartado del manual, explicaremos como crear pedidos de forma manual.
1.1 Distribución de la Pantalla En los Pedidos de Compras de SAP al igual que las Solicitudes de Pedido de Compras, SAP distribuye las pantallas de datos de la siguiente manera; Cabecera, Resumen Posición y Detalle de Posición.
Al marcar cada uno de los iconos , se desplegara los campos correspondientes a esa Vista.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 8 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
CABECERA:
En la cabecera del pedido, tenemos los datos referentes al Proveedor, Datos Organización, Datos propios del IAC, Textos, etc.
RESUMEN POSICIONES:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 9 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
En el Resumen de Posiciones, será donde incluiremos líneas o posiciones del documento a crear, cada línea o posición deberá coincidir con un producto de compra.
DETALLE DE POSICIÓN:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 10 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
En el Detalle de Posición, tendremos el resto de campos a informar referente a una línea o posición del documento. Para ello, tendremos que seleccionar la línea o posición a cumplimentar, tal y como aparece en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 11 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.2 Creación de Pedidos de Compras TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME21N Crear Pedido Compras
Tal y como indicamos al comienzo del apartado de Pedidos de Compras, esta creación se realizará de forma automática desde el Modulo de Expediente. Pero explicaremos como crearlos de forma manual.
Las clases de pedido que podemos crear son:
CLASE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
ZPED Pedidos IAC
ZLIC Pedidos Licitaciones
ZIEX Pedidos Salidas
ZIMP Pedidos Entradas
ZCSM Pedidos Central de Suministros
ZPAB Pedidos Acuerdo Marco
ZCOS Pedidos Costes de Adquisición
Lo primero que tenemos que seleccionar es el Proveedor al que le realizaremos la compra y la Clase de Documento a crear, disponemos de las siguientes:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 12 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.2.1.1 CABECERA
En la cabecera del documento, al introducir el proveedor, SAP nos cumplimenta de forma automática, campos referentes al proveedor, como por ejemplo: Condiciones de Pago, Dirección del Proveedor, etc.
1.2.1.1.1 Pestaña ENTREGA/FACTURA: Condiciones de entrega que normalmente arrastra del maestro de proveedores, aquí podemos modificar entre otras cosas las condiciones de pago para este pedido específicamente o indicar los Incoterms.
1.2.1.1.2 Pestaña CONDICIONES: A diferencia de las condiciones que se visualizan en el detalle de las posiciones, las de cabecera muestran el total neto de todo el pedido o lo que es igual, la suma de todas las posiciones del pedido. Al igual que en las condiciones de posición aquí podemos agregar algunas condiciones adicionales como por ejemplo un descuento para todo el pedido y lo calculara en función del neto total, no tocara las condiciones de las posiciones.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 13 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.2.1.1.3 Pestaña TEXTOS: Igual que los de posición, textos informativos.
Introduciremos el texto de Observaciones que se imprime posteriormente en los formularios de pedido ZPED, en el ID de texto NOTA DE CABECERA.
1.2.1.1.4 Pestaña DAT. ORG.: Organización de compras y grupo de compras que está realizando el pedido y sociedad donde se realizara la factura.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 14 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
CAMPO VALORES
Org. Compras 1000
Grupo Compras
Sociedad IA01
1.2.1.1.5 Pestaña DATOS IAC. En esta pestaña, aparecen unos u otros campos específicos del IAC y tienen unas verificaciones, que van determinadas por la selección de la clase de documento. A continuación, mostramos los campos que aparecerán para cada una de las clases de pedido.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 15 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
ZPED – Pedidos IAC.
CAMPO VALORES POSIBLES
Expediente Pedido
No editable, toma valor del nº de expediente, cuando el pedido es creado desde expediente.
Proc. Adjudicación
Tipo de Contrato
Tipo de Servicio
Prorrogable
Duración Prórroga Si es prorrogable, indicamos el nº de meses.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 16 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Exp.CMAE Nº del expediente de la CMAE.
F.Confir.CMAE Fecha confirmación de la CMAE.
F.Inicio Servicio Fecha de Inicio del Servicio.
F.Fin Servicio Fecha de Fin del Servicio.
Presup. Licitación Presupuesto de Licitación.
Val. Estimado Contrato
Informamos el valor estimado del contrato. Igual o mayor que importe del Presupuesto de Licitación.
ZLIC – Licitaciones.
CAMPO VALORES POSIBLES
Expediente Pedido
No editable, toma valor del nº de expediente, cuando el pedido es creado desde expediente.
Proc. Adjudicación
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 17 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Tipo de Contrato
Tipo de Servicio
Prorrogable
Duración Prórroga Si es prorrogable, indicamos el nº de meses.
Exp.CMAE Nº del expediente de la CMAE.
F.Confir.CMAE Fecha confirmación de la CMAE.
F.Inicio Servicio Fecha de Inicio del Servicio.
F.Fin Servicio Fecha de Fin del Servicio.
Presup. Licitación Presupuesto de Licitación.
Val. Estimado Contrato
Informamos el valor estimado del contrato. Igual o mayor que importe del Presupuesto de Licitación.
Retención Garantía
Indicador, si la Licitación tiene Retención del importe a pagar en concepto de Garantía.
Porc.Retención Porcentaje de la retención.
ZIEX – Pedidos Salidas.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 18 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
CAMPO VALORES POSIBLES
Expediente Pedido
No editable, toma valor del nº de expediente, cuando el pedido es creado desde expediente.
Proc.Adjudicación Campo no Editable, toma el valor SAL.
Institución Responsable
Destinatario
Seguro
Valor Efectos Seguro
Valor de la mercancía a efectos del seguro, si está sujeta a seguro.
Tipo de Envío
Medio de Envío
Valor Estadístico Valor a efecto estadístico del
importe del pedido.
ZIMP – Pedidos Entradas.
CAMPO VALORES POSIBLES
Expediente No editable, toma valor del
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 19 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Pedido nº de expediente, cuando el pedido es creado desde expediente.
Proc.Adjudicación Campo no Editable, toma el valor ENT.
Institución Responsable
Destinatario
Seguro
Valor Efectos Seguro
Valor de la mercancía a efectos del seguro, si está sujeta a seguro.
Tipo de Envío
Medio de Envío
Valor Estadístico Valor a efecto estadístico del
importe del pedido.
ZCSM – Pedidos Central de Suministro.
Proc. Adjudicación Campo no Editable, toma el valor CCS.
Exp. CMAE Nº del expediente de la CMAE.
F.Comfir.CMAE Fecha confirmación de la CMAE.
F.Env.Cen.Sumin Fecha Envío Central de Suministro
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 20 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
F.Con.Cen.Suministro Fecha Confirmación Central Suministro
1.2.1.2 RESUMEN POSICIONES
Campos a cumplimentar:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Tipo Imputación
Aunque aparecen mas valores en el campo, para el IAC, solo son relevantes las mostradas en este manual.
Tipo Posición
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 21 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Texto Breve Descripción resumida del producto a comprar
Cantidad Cantidad de producto
Unidad Unidad de Medida de la cantidad de producto a comprar
Grupo Artículos
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 22 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Centro
Fecha Entrega
Fecha en que se debe entregar el producto de compra.
Precio Neto Unitario Importe neto de una unidad
Si el pedido que estamos creando, es una Devolución, marcaremos el flag Pos. Devol. En el Resumen.
Si dicho pedido contiene posiciones gratuitas, marcaremos el flag Gratis en el Resumen. Al indicar que la posición es gratuita, al registrar en el sistema desde las transacciones MIR7 y MIRO, la factura del proveedor, esta posición no aparece valorada.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 23 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.2.1.3 DETALLE DE POSICIÓN
1.2.1.3.1 Pestaña ENTREGA: Datos relacionados con la entrada de mercancías, aquí se puede decidir limites de tolerancia tanto por arriba o por debajo de lo acordado en principio con el proveedor, también podemos decidir a qué tipo de stock mandamos la mercancía al realizar la entrada (libre utilización, calidad, bloqueada).
1.2.1.3.2 Pestaña IMPUTACIÓN: En esta pestaña, introduciremos la partida presupuestaria a al que va imputada la compra.
Al igual que en las solicitudes de pedido, se distinguen dos imputaciones:
IMPUTACIÓN Y – IAC NO INVENTARIABLE
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 24 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Se cumplimentará el Elemento PEP, Fondo, pulsando enter en cada dato para que derive automáticamente la subvención, en caso de que hubiera más de una aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos elegir de la que se trate, el resto de los campos que conforman la partida presupuestaria se cumplimentan de forma automática.
IMPUTACIÓN Z – IAC INVENTARIABLE
Se cumplimentará el Nº de Activo Fijo que podremos elegir en una lista desplegable como la que sale en la imagen de más abajo denominada “Activos Fijos”, Elemento PEP, Fondo pulsando enter para que derive automáticamente la subvención, en el caso de que hubiera más de una saldrá una ventana en la que podremos elegir la que se trate, el resto de los campos que conforman la partida presupuestaria se cumplimentan de forma automática.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 25 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
La identificación del Nº de Activo Fijo, se realiza por la descripción de este, que coincide con la descripción del grupo de artículos de inversiones. En la siguiente imagen mostramos los grupos de artículos y los activos fijos existentes:
GRUPOS ARTÍCULOS ACTIVOS FIJOS
1.2.1.3.3 Pestaña SERVICIOS a pesar de que pone Servicios esta pestaña debe entenderse como Pagos Parciales:
Esta pestaña solo aparece cuando se selecciona el tipo de posición = F – Servicios.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 26 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Esta pestaña sólo se cumplimentará en los casos en los que sepamos que vamos a recibir el servicio o suministro de forma planificada y por tanto se harán tantos pagos sucesivos como servicios o suministros planificados hayamos previsto en la solicitud, con unas fechas de entrega previstas y concretas.
Por ejemplo si tenemos un suministro que tenga prevista una primera entrega en enero y una segunda entrega en junio y que a cada entrega vaya asociado un pago lo especificaríamos en esta pestaña poniendo una primera posición con el importe correspondiente al primer pago y una segunda posición con el importe correspondiente al segundo pago.
Cumplimentaremos los campos Txt. Breve, Cantidad, UM (Unidad de Medida) y Precio.
Si cumplimentamos los campos de esta pestaña, de forma estándar, SAP nos muestra una pantalla para rellenar la imputación, esta pantalla salta por cada servicio que registremos en esta pantalla, el formato de dicha pantalla la mostramos en la siguiente imagen:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 27 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
En esta pantalla, rellenamos el campo Elemento PEP, Fondo, pulsando enter en cada dato para que derive automáticamente la subvención, en caso de que hubiera más de una aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos elegir de la que se trate, el resto de campos de la partida presupuestaria, se cumplimentan de forma automática.
En cualquier momento podemos llegar a esta pantalla si presionamos el botón
de la pestaña SERVICIOS.
Al cumplimentar esta pestaña, automáticamente se cumplimenta la siguiente pestaña:
IMPUTACIÓN, con los datos de imputación de los servicios, si la imputación de los servicios registrados en esta pestaña van contra distintas partidas, están aparecen en la pestaña de imputación de la posición de la solicitud de pedido que estamos tratando, de la siguiente manera:
1.2.1.3.4 Pestaña LÍMITES: Esta pestaña al igual que la de SERVICIOS, solo aparece cuando se selecciona el tipo de posición = F – Servicios.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 28 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
La cumplimentaremos si los servicios, obra o suministro que deseamos comprar, no son planificados, es decir, no sabemos qué importe parcial del servicio vamos a recepcionar y/o facturar.
Si cumplimentamos los campos de esta pestaña, de forma estándar, SAP nos muestra una pantalla para rellenar la imputación, al igual que salta con la pestaña SERVICIOS. El formato de dicha pantalla la mostramos en la siguiente imagen:
En esta pantalla, rellenamos el campo Elemento PEP, Fondo pulsando enter en cada dato para que derive automáticamente la subvención, en caso de que hubiera más de una aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos elegir de la que se trate, el resto de campos de la partida presupuestaria, se cumplimentan de forma automática.
En cualquier momento podemos llegar a esta pantalla si presionamos el botón
de la pestaña LÍMITES.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 29 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Al cumplimentar esta pestaña, automáticamente se cumplimenta la siguiente pestaña:
IMPUTACIÓN, con los datos de imputación introducida en la pestaña LÍMITES de los servicios.
1.2.1.3.5 Pestaña FACTURA: Es necesario que estén activados al menos el check de Recep. Fact. y que por defecto aparecen marcados, ya que es que enlaza el pedido con la factura y además estar activado el check de VerFactEM que significa que no se podrá facturar hasta que no se haya realizado la entrada de mercancías.
Si conocemos a este nivel el impuesto que nos aplicará el proveedor, cumplimentamos el campo Ind. Impuesto:
1.2.1.3.6 Pestaña CONDICIONES: Aquí se muestra todo lo relacionado con las condiciones de precio, descuentos, bonificaciones e impuestos que estén asociados al “material – proveedor” de la posición que vemos en detalle. Entre las cosas que podemos modificar en esta pestaña esta el precio neto por unidad, además podemos agregar sub-posiciones de precio como descuentos o recargos. Además podemos visualizar como se han determinado las condiciones de precio para cada posición, para ello no tenemos más que presionar el botón de análisis y nos mostrara una pantalla donde podremos navegar y ver sobre que parámetros se basaba para determinar las condiciones de precio de esa posición.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 30 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.2.1.3.7 Pestaña TEXTOS: Incluiremos las anotaciones que deseemos en los ID de Textos que nos ofrece SAP.
Tenemos habilitado los textos, Descripción Español y Descripción Inglés, para que al realizar la compra ZPED (Pedido) para las solicitudes de pedidos ZIEX (Salidas) y ZIEMP (Entradas), indicar Detalladamente la descripción del producto, estos textos son, los que aparecerán en el formulario de Pedido y en la Declaración de contenido en caso de que se trate de un ZIEX.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 31 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Los textos Marca y Modelo, se cumplimentarán cuando realicemos pedidos con imputación Z – Activos Fijos IAC, para indicar la Marca y Modelo del producto que estamos comprando. Estos textos se muestran posteriormente en los formularios.
1.2.1.3.8 Pestaña DIRECCIÓN ENTREGA: Dirección del centro donde se realizara la entrada de mercancías.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 32 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.2.1.3.9 Pestaña DATOS IAC:
Pedidos ZIEX – Salidas y Pedidos ZIMP – Entradas.
Nº Oferta Proveedor
Nº de la oferta remitida por el proveedor.
Nº de Bultos El nº de bultos, del que se compone la posición de la solicitud de pedido.
Peso Peso de la posición.
Unidad Medida Peso
Unidad de medida de peso, de la posición
Dimensiones Dimensiones de la posición.
Unidad Medida Dimensiones
Unidad de medida de las dimensiones, de la posición.
Resto de Pedidos:
El único campo y no obligatorio es el Nº Oferta del Proveedor, en el indicaremos, el número de la oferta remitida por el proveedor, este campo lo mostramos posteriormente en el formulario de pedido.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 33 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
GRABAR DOCUMENTO
Para grabar el documento presionamos .
Y nos aparecerá en la parte inferior de la pantalla el número de documento creado.
Al grabar el pedido, se determina una estrategia de liberación en función, de la clase de pedido, grupo de compras y grupo de artículos, estas estrategias se verán con más detalle en el apartado 1.7 - Liberación y/o Rechazo de Pedido.
1.2.2 Creación de pedidos de Central de Suministros
Solicitud de pedido agrupadora ZAGR (Central de Suministros)
El procedimiento para la creación de un pedido de Central de Suministros es el
siguiente:
1. Compras recibe una o varias solicitudes de pedido de central de suministros
del tipo ZCSM.
2. Crea una nueva solicitud agrupadora ZAGR como copia de las solicitudes
anteriores. Utilizando para ello el “Resumen de documento activo” en el que
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 34 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
seleccionaremos todas las solicitudes iniciales. Tendremos que tener en
cuenta que cada posición arrastre su número de necesidad que
corresponderá a la solicitud inicial de cada peticionario. Tendremos que
tener en cuenta el importe de transporte total del pedido para repartirlo en
cada posición así como el importe de IVA que también deberemos
aumentarlo en el importe de manera proporcional. El siguiente paso es
Retener la solicitud (para que no retenga crédito), es decir no se graba.
3. Desde la transacción ZMMINF_001, se solicita informe para la solicitud en
cuestión, en este informe aparecerán detallados los datos de posición
imputación y valoración. Se envía el informe a Contabilidad para que
prepare el RC
4. Cuando Contabilidad haya preparado el RC y para no duplicar el crédito
retenido, de forma coordinada entre Compras y Contabilidad:
- Contabilidad avisa a Compras que borre las solicitudes de pedido
iniciales (las de central de suministros descritas en el punto 1 anterior).
- Compras las borra
- Contabilidad graba el RC
5. Compras escribe el número del RC en cada posición de la solicitud de
pedido Agrupadora.
Es importante tener en cuenta que no debe existir discrepancia entre la
valoración e imputación de la ZAGR con el RC. En caso de error, prevalece la
valoración e imputación del RC sobre la AZGR. El sistema no avisa en caso de
error.
6. Una vez grabada la ZAGR salta la estrategia de liberación. Libera Compras y
luego Contabilidad. Si hubiera alguna modificación, contabilidad también la
firma (tabla de firmas, status 10).
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 35 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
7. Una vez enviada la petición a Patrimonio y aprobada la compra,
modificamos la Solicitud Agrupadora restando de cada posición el importe
de IVA.
8. A continuación se crea el pedido. Para crear el pedido desde el expediente
previamente deberemos borrar las solicitudes iniciales que estaban
enganchadas al expediente para que sólo coja los datos de la solicitud de
pedido agrupadora. Al hacer el pedido a partir de la ZAGR, el pedido
también copia el RC, por lo que volvería a retener crédito. Para evitar esta
duplicidad, Seidor hará que el RC se desenganche al crear el pedido.
9. Posteriormente hacemos la MIGO (entrada de mercanía) y por último, la
MIR7 (registro preliminar de la factura en el sistema).
10. Al recibir la última factura, puede ser que:
El importe coincida con el del pedido: Se registra la MIR 7 y se tramita el
pago.
El importe de la factura es menor, por ejemplo, porque finalmente no
suministran todas las unidades. En este caso:
I. Se modifica el importe del pedido
II. Se modifica el importe de la solicitud ZAGR
III. Ambas modificaciones pasan a la firma de Contabilidad.
El importe de la factura es mayor. Aunque este es un caso improbable, lo
tenemos que tener en cuenta en el procedimiento. En este caso:
I. Hay que comunicar a Contabilidad que tiene que modificar el RC
inicial
II. Modificar la solicitud de pedido ZAGR
III. Modificar el pedido
IV. Tanto la solicitud como el pedido pasan a la firma de
Contabilidad.
V. MIGO
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 36 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
VI. MIR7
1.3 Modificación de Pedido de Compras TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME22N Modificar Pedido
Tal y como indicamos al principio de este manual, todos los pedidos de compras, se crean desde los expedientes y en estos a su vez, se le asocian solicitudes de pedido, menos los pedidos ZCOS – Costes Adquisición. Por lo que los pedidos se crean en base a las solicitudes de pedido. A continuación mostramos una tabla de relación ente estos tres objetos de SAP, solicitud de pedido de compras, expediente y pedido de compras.
SOL. PEDIDO COMPRAS EXPEDIENTE PEDIDO COMPRAS
ZDIR: IAC-C. Generales Exp. Compras Generales
ZPED - Pedidos IAC
ZLIC: IAC-Licitaciones Exp. Licitaciones ZLIC - Pedidos Licitaciones
ZCSM: IAC-Cent. Suministro Exp. Cent. Suministro
ZCSM - C.Central Suministro
ZIEX: IAC-Sol.Ped.Salida Exp. Salidas ZIEX - Pedido Salida
ZIMP: IAC-Sol.Ped.Entrada Exp. Entradas ZIMP - Pedido Entrada
Exp. Costes Adquisición
ZCOS - Costes Adquisición
Presionamos sobre , e introducimos el número de pedido que deseamos modificar.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 37 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Una vez introducida el pedido, podremos realizar la modificación.
Una vez terminado de realizar la modificación, tenemos que guardar .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 38 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.4 Visualización de Pedido de Compras TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME23N Visualización Pedido
Presionamos sobre e introducimos el número de pedido que deseamos visualizar.
1.5 Historial de Pedido Todos los tipos de pedido poseen una pestaña en el detalle de la posición llamado "Historial del pedido".
Esta pestaña aparece únicamente después de haber realizado o ejecutado funciones posteriores al pedido y basados en el (Entradas de mercancías, entregas, verificación de facturas, etc.).
En ella podremos visualizar todos los documentos que se han ido generando después del pedido. Esta vista es de gran ayuda para conocer los documentos asociados en un circuito de una compra.
Podemos ver esta pestaña tanto como si entramos a modificar el documento de compras o solo si lo queremos visualizar, por lo tanto podemos usar tanto la transacción ME22N como la ME23N.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 39 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
WE Entrada Mercancía (Documento Material)
RE-L Factura de Compras
Lerf Hoja de entrada de servicio
1.6 Creación de Pedido referenciado a otro documento La transacción ME21N que se ha estado utilizando para crear los pedidos, posee un botón llamado “Resumen Documento Activo” a través del cual podemos realizar o crear pedidos con referencia a otros documentos (solicitudes de pedido, pedidos, ofertas, etc.). Es de gran ventaja porque copia las posiciones y datos más importantes directamente al pedido disminuyendo considerablemente el trabajo del personal encargado de compras, además evita confusiones al momento de copiar o crear el pedido, además con la gran ventaja que podemos modificar lo copiado a nuestro antojo si lo consideramos necesario.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 40 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Seguidamente pulsaremos el botón que está arriba de la palabra “Jerarquía” para desplegar los tipos de documentos de los cuales nos podemos copiar los datos para crear el pedido, una vez desplegado el menú hacemos clic en alguno de los documentos (por ejemplo “Solicitud de pedido).
Una vez pulsemos este botón la pantalla del
pedido se dividirá en dos partes, tal y como aparece
en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 41 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Esto nos llevará a una pantalla donde podremos filtrar la búsqueda de solicitudes de pedidos, dependiendo por ejemplo del solicitante, del centro, material, organización de compras, etc.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 42 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Una vez decidido los parámetros de búsqueda pulsamos ejecutar y nos devolverá a la pantalla del pedido y además nos mostrara las solicitudes encontradas.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 43 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
La información que muestra cada una de estas solicitudes por ejemplo, podemos ordenarla como deseemos (que la ordene por material en vez de por numero de
la solicitud) para ello hacemos clic en el botón con forma de estructura y se desplegara la ventana que nos permitirá decidir como mostrar la información de las solicitudes de pedido.
Como podemos observar a la izquierda de la ventana se encuentran las columnas que se muestran en la pantalla del pedido en orden ascendente, a la derecha de
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 44 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
la ventana están las alternativas que poseemos para visualizar la información y que podemos a agregar al lado izquierdo.
Por último para crear el pedido lo único que debemos hacer es efectuar clic en
cualquiera de las solicitudes inmediatamente pulsar el botón y esta automáticamente se agregara al pedido.
Revisamos los datos y si esta todo correcto y no deseamos realizar ninguna modificación procedemos a grabar el pedido.
Este proceso se sigue de idéntica forma para cualquiera de los otros documentos que aparecen cuando pulsamos el botón de Resumen documento activo.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 45 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.7 Liberación o Rechazo de Pedido TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME28 Liberación de Pedido
ME29N Liberación Individual de Pedido
SBWP SAP Business Workplace
Cuando creamos un Pedido, éste tiene que pasar por un procedimiento de aprobación. Para ello, al grabar el documento, se activa una nueva Pestaña, denominada ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN.
Esta Estrategia de Liberación es el grupo de pasos de aprobación a la cual está sujeto el documento y se determina a nivel de CABECERA al un pedido.
En el IAC, disponemos de varias estrategias de liberación, las cuales, se determinan en función de la clase de Pedido, los grupos de compras y los grupos de artículos que se compran. Mostramos cada una ellas:
Pedidos ZPED - Pedidos IAC:
Pedidos ZPED - Pedidos IAC BIBLIOTECA:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 46 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Pedidos ZPED - Pedidos IAC ELECTRÓNICA:
Pedidos ZPED - Pedidos IAC MECÁNICA:
Pedidos ZCSM - Central Suministro:
Pedidos ZLIC - Licitaciones:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 47 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Pedidos ZIEX y ZIMP: Ped.Salida y Ped.Entrada que solo tienen permitidos pedir grupos de artículos de Transporte, Aduana y Seguro:
Cada uno de los pasos tendrá que ser ejecutado por los responsables autorizados.
Para ello, cuando se graba el pedido, salta un workflow que envía un mensaje a la bandeja de entrada del SAP Business Workplace.
1.7.1.1 SAP Business Workplace
Para entrar, presionar el icono , de la pantalla principal de SAP o entrando en la transacción SBWP.
Una vez dentro, presionamos ENTRADA , se despliega en la parte izquierda de la pantalla los mensajes contenidos en la bandeja de entrada, en ella podemos ver el mensaje de aviso de pedido pendiente de liberar.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 48 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Parar liberar el pedido, hacemos doble click en el mensaje AUTORIZACIÓN…. , éste se abre y en él tenemos las siguientes opciones.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 49 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.7.1.2 Liberación Colectiva de Pedido
Al entrar en la transacción ME28, tenemos que cumplimentar los siguientes campos, en función del estado que deseemos liberar.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 50 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Todos estos campos a cumplimentar, son para restringir la selección de los documentos que deseemos liberar.
Cada uno de los pasos tendrá que ser ejecutado por los responsables autorizados.
Una vez cumplimentados los campos de la pantalla de selección, ejecutamos
.
1.7.1.2.1 LIBERAR
Para liberar tenemos que presionar el icono , en el listado anterior
cambiara el anterior icono por este otro, , tal y como aparece en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 51 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.7.1.2.2 DESHACER
Si presionamos el icono , deshacemos la operación realizada, es decir, volverá al estado que acabamos de liberar, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 52 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.7.1.3 Liberación Individual de Pedido
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME29N Liberación Individual de Pedido
Al ejecutar la transacción ME29N, por defecto nos trae el último pedido tratado, este no tiene porque ser el que deseamos liberar, por lo que tenemos presionar el icono , he introducir el pedido que deseamos liberar, presionamos INTRO y se carga el pedido que deseamos.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 53 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.7.1.3.1 LIBERAR
Para liberar el pedido presionamos el icono . La liberación individual, colectiva o por la Bandeja de Entrada con el workflow, realiza la misma operación, es decir, liberar y pasar al siguiente paso, si no se liberan este no pasa al siguiente paso, por lo que sino no se libera el pedido, este no se podra recepcionar cuando el proveedor venga con la compra.
Tras liberar un paso nos aparece el siguiente mensaje.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 54 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.7.1.3.2 RECHAZAR
Si deseamos rechazar, tenemos que presionar el icono .
Cuando Rechacemos, veremos el siguiente mensaje:
GRABAR
Cuando hayamos Rechazado o Liberado, GRABAMOS , si no grabamos, la acción realizada no se guardar, por lo que el pedido seguirá pendiente de liberación en ese paso.
No olvidar, que no podremos realizar una entrada de mercancía referenciada al pedido, si dicho pedido no está liberado.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 55 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.8 Visualización e Impresión de Pedidos Para visualizar e imprimir los pedidos creados en el sistema simplemente
pulsamos sobre el botón , esta acción nos mostrara en pantalla el formulario creado para este pedido, si este tuviese dos formularios asociados (castellano/ingles), aparecerá la siguiente pantalla, preguntando por cuál de ellos desea visualizar.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 56 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Para visualizarlos, tenemos que seleccionar la clase de mensaje y presionar el
icono .
La siguiente pantalla, nos solicita, si deseamos ver por pantalla o imprimir el formulario.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 57 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 58 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 59 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
En pantalla no aparece el logo, dirección de IAC y pie, porque el papel es preimpreso.
Para imprimirlo:
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME9F Editar Mensaje
Campos a cumplimentar:
Nº Documento Nº del pedido o pedidos
Aplicación EF (Pedido de compras)
Status
Ejecutamos presionando .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 60 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
En la siguiente lista, marcamos el documento y presionamos .
La siguiente pantalla, nos solicita, si deseamos ver por pantalla o imprimir el formulario.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 61 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
1.9 INFORMES
Listado de Pedido por Proyecto.
En este listado podemos ver todos los Pedido creados para un Proyecto o varios, al igual que ver los Pedidos creadas para uno o varios Elementos PEP. Una vez que aparezca el informe, en el aparecen todos los campos de clientes que se han incluido en la cabecera y posición de pedido.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME2J Lista Pedidos para Proyecto
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 62 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 63 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Cumplimentamos los campos de la pantalla de selección, según deseemos filtrar la información. Campo relevante en la pantalla de selección, es CONDICIONES DE SELECCIÓN, ya que con este, podemos listar, por ejemplo, los pedidos que están pendiente de recepcionar o pendientes de facturar. A continuación mostramos las que nos ofrece SAP y marcamos las que nos pueden ser mas útiles:
Ejecutamos .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 64 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Desde este listado, podemos consultar el Historial de Pedido que tenga cada uno
de los pedidos listados, para ello, presionamos el icono , que aparece al lado del pedido, podemos ver los documentos de Entrada de Mercancía y Factura recibida.
Si marcamos en los Documentos, navegaremos a ellos.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 65 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 66 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Listado Estado de Pedidos de Compras por Tipo de Compra.
Se ejecuta este informe, para ver el estado en el que se encuentra un pedido de compras, es decir si está parcialmente o totalmente recepcionado o facturado.
Las acciones a realizar sobre este informe, es idéntica que al resto de informes, como crear variantes, descargar a Excel, filtrar, ordenar, etc.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME2N Lista Pedidos por Nº Documento de compras
Pantalla de selección:
Si presionamos el icono , se abre en la parte superior de la pantalla de selección una nueva sección, en la cual podemos seleccionar los campos
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 67 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
dispuestos por SAP de cabecera y posición de pedido, para poder ser utilizados en la pantalla de selección y por lo tanto restringir la búsqueda inicial.
Para utilizar los campos de figuran en las carpetas de la nueva sección, basta con abrir la carpeta deseada y hacer doble click sobre el campo que deseamos utilizar para la selección.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 68 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 69 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Cumplimentamos los campos añadidos y ejecutamos presionando el icono .
Seleccionamos la disposición denominada: /COMPRAS_01.
Para interpretar el informe, es necesario fijarse en las columnas POR ENTREGAR, POR CALCULAR e HISTORIAL PEDIDO. Las columnas Por Entregar, nos indica si el pedido esta parcial/totalmente pendiente de recepcionar. La columna Por Calcular, nos indica nos indica si el pedido esta parcial/totalmente pendiente de facturar. Y la columna Historial de Pedido, si esta informado con el icono , nos da la posibilidad de navegar a los documentos de entrada mercancía, hojas de servicios y/o facturas que tenga el pedido.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 70 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Si deseamos ver la Partida Presupuestaria de estos pedidos, se tiene que marcar
el icono . En la pantalla aparece la siguiente información:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 71 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Para ver los datos de entrega, como la fecha de entrega, tenemos que presionar
el icono . En la pantalla aparece la siguiente información:
Además de la fecha de entrega, podemos ver la solicitud de pedido y posición del que proviene el pedido.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 72 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Listado Pedidos con Gastos de Transporte/Aduana/Seguros.
El objetico de este informe es, ver el coste total originado por una compra. Incluyendo en ella los gastos por portes, aduanas y/o seguros.
Este informe solo muestra en el listado, los pedidos de compras que tengan informado el campo Nº Necesidad. Si dicho campo no está cumplimentado, el informe los ignora y no los muestra. Para que aparezca en el informe, el pedido que origino los pedidos de Costes de Adquisición, se tiene que cumplimentar el campo Nº de Necesidad de estos, con el propio nº de pedido. Es decir, si el pedido 450000001, tiene o va a tener pedidos de Costes de Adquisición, en el campo Nº Necesidad del pedido 45000001, se debe introducir su propio nº de pedido = 45000001. Con esto obligamos al sistema a que aparezca el pedido original en el informe, agrupar por él y así poder sumar los importes totales de los pedidos.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME2B Lista Pedidos por Nº Necesidad
Pantalla de selección:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 73 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Seleccionamos la disposición denominada: /COMPRAS_02.
El resultado del informe, esta agrupado por Nº Necesidad, Clase Documentos y Nº de Pedido y Totalizado por Importe de Pedido. Por lo que podemos observar el Pedido Origen (<>ZCOS) con su total sin Coste, justo de bajo sus pedidos de Costes (ZCOS) con el total de cada pedido de Coste y un Total de pedido origen y coste. Además tenemos las columnas de Cantidad por Entregar y Valor por Facturar, si en estas columnas aparece 0, quiere decir que no tiene nada pendiente de entrega o factura. En la Columna Historial
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 74 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Pedido, podemos ver los documentos de entrega, hoja servicio y factura que tengan los pedidos y navegar a ellos.
Las acciones a realizar sobre este informe, es idéntica que al resto de informes, como crear variantes, descargar a Excel, filtrar, ordenar, etc.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 75 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Listado Pedidos en la Central de Suministros.
El objetivo de este informe es, ver los pedidos de compras en la Central de Suministros.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME2N Lista Pedidos por Nº Documento de compras
Pantalla de selección:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 76 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Seleccionamos la disposición denominada: /COMPRAS_03.
La columna Fecha Envío Doc. a Central de Suministro, solo estará informado para los pedidos de compras de Central de Suministro - ZCSM, ya que solo en ellos está disponible el campo Fecha Envío a Central de Suministro.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 77 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Informe INE.
El objetivo de este informe, es mostrar todos las exportaciones/importaciones a países no España, de servicios, material informática, mantenimiento, transportes y seguros. Con este informe el IAC cumplimenta el cuestionario del Instituto Nacional de Estadística para el Índice de Comercio Exterior de Servicios.
El cuestionario es el siguiente y se cumplimenta extra SAP:
Para facilitar la labor de cumplimentación del cuestionario del INE, disponemos de dos informes, el primero que mostraremos es el listado de pedidos por nº de pedido (estándar), con una disposición específica creada para cubrir las necesidades del cuestionario y el segundo que mostramos, es el listado solicitado por el IAC.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ME2N Lista Pedidos por Nº Documento de compras
En la pantalla de selección elegimos la variante '/INE' y presionamos :
Con lo que la pantalla de selección quedara de la siguiente manera:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 78 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Los siguientes campos están informados para filtrar por ellos:
Ind. Liberación = 1 - Pedidos Liberados.
Tipo Contrato = OBR - Obra
SERV - Servicio
Medio de Envío = Vacio (por si se desea restringir la búsqueda por AVIÓN, BARCO o TERRESTRE)
País <> ES - España
Grupo Artículos = Restringir la búsqueda por los grupos de artículos de informática, mantenimiento, transporte y seguros.
Estos valores son propuestos al seleccionar la variante, pero son modificables.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 79 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Disposición del informe, tenemos que seleccionar dentro del informe, las siguientes Disposiciones, según el importe a consultar:
/COMPRAS_04 - Informe INE - Importe Pedido
/COMPRAS_05 - Informe INE - Importe Software/Manten.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 80 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
/COMPRAS_06 - Informe INE - Importe Transporte
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 81 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ZMMINF_004 Informe INE
La pantalla de selección es la siguiente, seleccionaremos por fecha pedido, nº pedido y país del proveedor:
La disposición del listado es la siguiente:
La Columna IMPORTE PEDIDO, es la suma del importe de las posiciones de pedido de Tipo Contrato SER o OBR, cuya grupo de artículos sea distinto a PROD00027, PROD00044 y PROD00001
La Columna IMPORTE TRANSPORTE, es la suma de las posiciones de pedido de los pedidos de transporte (ZCOS) asociados a los pedidos de servicios de Tipo de Contrato SER o OBR, como aquellas líneas del pedido de servicio cuyo grupo de artículo sea PROD00027: G/ TRANSPORTE.
La Columna IMPORTE TRANSPORTE, es la suma del importe de las posiciones de pedido de Tipo Contrato SER o OBR, cuyo grupo artículos sea igual PROD00044 y PROD00001.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 82 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2. RECEPCIÓN DEL PEDIDO Transacciones referentes a la recepción de un pedido.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIGO Crear, Visualizar Entrada de Mercancía
ML81N Entrada Hoja de Entrada de Servicio
La elección de una transacción u otra, de las mostradas (MIGO, ML81N), va en función del tipo de posición que tiene el pedido, el cual, hereda los tipos de posición de la solicitud de pedido en la que se basa dicho pedido. Las combinaciones posibles son las siguientes:
SOLICITUD DE PEDIDO PEDIDO RECEPCIÓN PEDIDO
Tipo Posición F (Servicio) Tipo Posición F (Servicio) ML81N
Tipo Posición ‘ ‘ (Normal) Tipo Posición ‘ ‘ (Normal) MIGO
Por lo que no podremos recepcionar un pedido por la transacción MIGO, si las posiciones del pedido son F – Servicio.
2.1 ENTRADA DE MERCANCÍA - MIGO
2.1.1 Distribución de la Pantalla
Al igual que los documentos vistos anteriormente, SAP distribuye las pantallas de datos de la siguiente manera; Cabecera, Resumen Posición y Detalle de Posición.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 83 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Al marcar cada uno de los iconos , se desplegara los campos correspondientes a esa Vista.
CABECERA:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 84 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
En la cabecera del pedido, tenemos los datos referentes al Proveedor y datos generales.
RESUMEN POSICIONES:
En el Resumen de Posiciones, vemos las líneas o posiciones del documento a recepcionar.
DETALLE DE POSICIÓN:
En el Detalle de Posición, tendremos el resto de campos referente a una línea o posición del documento. Para ello, tendremos que seleccionar la línea o posición a recepcionar, tal y como aparece en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 85 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 86 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2 Creación de Entrada de Mercancía
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIGO Entrada Mercancía
Campos a cumplimentar para recepcionar un pedido:
Actividad:
Tipo Documento: R01 – Pedido
Nº Documento: Nº de Pedido
2.1.2.1 CABECERA
En la cabecera del documento, al introducir el pedido, SAP nos cumplimenta de forma automática, campos referentes al proveedor, como por ejemplo: Código de proveedor, nombre, etc.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 87 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2.1.1 Pestaña GENERAL
Un campo muy importante para procesos de compras en SAP es el de nota de entrega, en este campo colocaremos el numero del albarán enviado por el proveedor junto con la mercancía, entre otras cosas este número es importante ya que será el mismo número que enviara el proveedor con la factura de la mercancía, por lo que podremos facturar en referencia a ese número si lo colocamos aquí a la hora de realizar la entrada.
CAMPO VALORES
Nota de entrega Nº de albarán del proveedor
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 88 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2.2 RESUMEN POSICIONES
Campos a cumplimentar o modificar:
CAMPO VALORES
Cantidad en UME
Cantidad de producto que trae el proveedor. Por defecto SAP, nos trae la cantidad del pedido o la cantidad parcial, si ya tuviéramos recepcionado el pedido parcialmente.
OK Marcamos este flag.
Para contabilizar las entradas tenemos que marcar con OK las posiciones como vemos en la siguiente imagen y dar al botón de “Contabilizar” o grabamos el documento. Estos flag lo que indican es que estamos conforme con la información de la posición y damos vía libre para contabilizarla.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 89 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2.3 DETALLE POSICIONES
Al igual que en los pedidos las entradas de mercancías poseen posiciones, y estas a su vez se pueden ver detalladamente.
El detalle de las posiciones consta de 6 pestañas con los distintos datos más relevantes para el movimiento de entrada.
2.1.2.3.1 Pestaña Material: Aparece la Texto Breve y el Grupo de Artículos de la posición a recepcionar y que introdujimos anteriormente en la creación del pedido.
2.1.2.3.2 Pestaña Ctd.: El campo más importante es el de “Ctd.en UM de entrada”, ya que aquí podemos modificar la cantidad de entrada para esta posición, si por ejemplo en esta posición ahora colocáramos 2 en vez de 5 y contabilizáramos el documento solo entrarían en almacén 2 unidades y además el pedido al que hace referencia la entrada no se cerraría ya que faltarían aun 3 unidades más por entregar.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 90 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2.3.3 Pestaña Se: Datos de almacenamiento:
2.1.2.3.4 Pestaña Datos Pedido: Numero del pedido y posición que son la referencia para realizar la entrada de esta posición.
2.1.2.3.5 Pestaña Inter.: Simplemente el número y nombre del proveedor de la mercancía que va a ser contabilizada.
Clase de movimiento que se ejecutará al
realizar la contabilización de la mercancía se puede modificar
Podemos decidir el tipo
de stock en que entrara la
mercancía al almacén
Si para esta posición ya se ha realizado alguna entrada aquí podremos ver el historial y nos indicara los documento
que han precedido al que estamos tratando
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 91 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.2.3.6 Pestaña Imputación: En esta pestaña veremos la partida a la que está imputada esta posición y que es heredada del pedido, si presionamos el botón MÁS, veremos el FOR al que está imputada la posición.
2.1.2.3.7 Pestaña IAC: En esta pestaña introducimos los Nº de Serie de los materiales inventariables, es decir los Activos Fijos. Esta pestaña solo aparece cuando la posición del pedido, tiene imputación: Z - IAC INVENTARIABLE.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 92 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Una vez revisado todos estos datos podemos o bien grabar el documento o pulsar sobre para finalizar el proceso y se genere un documento de entrada de mercancías.
Una vez realicemos cualquiera de las dos acciones veremos cómo se crea un número de documento, este documento se llama, documento de material.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 93 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.3 Visualización de Entrada de Mercancía
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIGO Entrada Mercancía
Campos a cumplimentar:
Actividad: A04 – Visualizar
Tipo Documento: R02 – Documento de Material
Nº Documento: Nº de Documento de Material
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 94 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.1.4 Anulación de Entrada de Mercancía
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIGO Entrada Mercancía
Las anulaciones son un tipo de movimiento exactamente contrario al relacionado con el documento que se desea anular (ejemplo si el documento de material original había realizado un entrada de mercancías con el movimiento 101 su anulación se hará en relación a este movimiento, para el caso la anulación es el movimiento 102).
Actividad: A03 – Anulación
Tipo Documento: R02 – Documento de Material
Nº Documento: Nº de Documento Material
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 95 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Presionamos INTRO y se cargaran las posiciones, una vez cargadas revisamos los datos y si todo está bien procedemos a poner el check de OK a la posición y contabilizamos y así hemos realizado la anulación de la entrada anterior esto genera también un documento de material, a diferencia del otro este no es de entrada sino de anulación.
A estas alturas del circuito el pedido de compras inicial continúa abierto, por lo que si deseáramos realizar una nueva entrada de mercancías en referencia al mismo pedido, podríamos llevarla a cabo sin ningún inconveniente.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 96 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.2 HOJA ENTRADA DE SERVICIOS - ML81N
2.2.1 Creación Hoja Entrada de Servicios
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ML81N Hoja Entrada Servicios
Para crear este documento, debemos indicar el Nº de pedido que vamos a
recepcionar, para ello marcamos el icono , nos aparece la siguiente pantalla, para cumplimentar el nº de pedido.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 97 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Presionamos y se cargara el nº de pedido en la pantalla, tal y como aparece en la siguiente imagen.
Presionamos , el sistema nos indica el nº de hoja de servicio que estamos
creando, con el status , ahora tenemos que cumplimentar los siguientes campos.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 98 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Cabecera
Texto Breve Descripción resumida del servicio a Recepcionar
Número Externo
Nº de albarán del proveedor
Referencia Nº Solicitud de pedido al que hace referencia.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 99 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Posición
Texto Breve Descripción resumida del servicio a Recepcionar
Cantidad Cantidad, indicaremos 1
Unidad Unidad de Medida de la cantidad de servicio a Recepcionar, UP
Precio Bruto Importe que vamos a facturar por el servicio que nos han prestado.
Precio Neto Unitario
Importe neto de una unidad
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 100 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 101 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Una vez cumplimentados los campos, Grabamos el documento presionando , nos aparecerá el siguiente mensaje, indicándonos el nº de documento creado.
y con status .
Aunque está grabado el documento, tenemos que presionar , para que quede
Aceptada, el status pasa a y volver a Grabar , con lo que el status queda finalizado como .
Si entramos en el pedido, podemos ver en el Historial del Pedido de cada una de las posiciones, las Hojas de Entrada de Servicio creadas para estas.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 102 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.2.2 Visualización Hoja Entrada de Servicios
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ML81N Hoja Entrada Servicios
La visualización de la Hoja de Entrada de Servicios, se realiza con la transacción de creación.
Para visualizar una Hoja, podemos buscarla visualmente por el árbol de la izquierda de la pantalla o presionando el icono e introduciendo el pedido del que proviene la Hoja o el Nº de Hoja de Entrada de Servicio, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 103 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Una vez introducida, la visualizamos en la parte izquierda de la pantalla.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 104 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.2.3 Modificación Hoja Entrada de Servicios
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ML81N Hoja Entrada Servicios
La Modificación, al igual que la visualización de la Hoja de Entrada de Servicios, se realiza de la transacción de creación.
Indicamos el Nº de Hoja de Entrada de Servicio a modificar, igual que en la visualización. Cuando se cargue la Hoja de Entrada en la parte izquierda de la
pantalla, presionamos el icono , tal y como aparece en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 105 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Para poder modificar la Hoja de Entrada de Servicio, solo podemos modificar si
esta, está en el status . Por lo que si esta Aceptada, tendremos que volver a este otro status. Para ello, presionamos
, tal y como aparece en la siguiente imagen.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 106 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Grabamos y volvemos a realizar la operación, para establecer el status a
.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 107 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Si presionamos ahora , vemos que podemos modificar los datos de la Hoja de Entrada de Servicio.
2.2.1 Borrar Hoja de Servicios
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ML81N Entrada Hoja de Servicios
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 108 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Para borrar una hoja de servicio, ejecutamos la transacción ML81N, seleccionamos la hoja de servicio a borrar y marcamos modificar.
Para poder borrarla, tenemos que deshacer la aceptación de dicha hoja de
servicio, para ello presionamos .
Grabamos la anulación de la aceptación.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 109 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Ahora es cuando tenemos la opción de Borrar la hoja de servicio, para ello
presionamos y Grabamos . La hoja queda de la siguiente manera:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 110 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
2.3 Informes
Documentos de Material MB51
En este listado podemos ver todos los Documentos de Material creado.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MB51 Lista Documentos de Material
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 111 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Campos a cumplimentar:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Centro Centro donde se ha recepcionado la mercancía
Proveedor Código de proveedor que suministra la mercancía
Fecha Contabilización
Fecha en la que se contabilizo la entrada de mercancía
Referencia
Valor del campo NOTA de ENTREGA que se indico en el documento de entrada de mercancía (MIGO).
Ejecutamos . Y veremos un listado con los Documentos de Material filtrados por los campos anteriormente rellenos.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 112 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Si presionamos el botón , podemos cambiar la visualización de la lista. En esta otra podemos mover las columnas.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 113 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Documentos de Material ML84
En este listado podemos ver todas las Hojas de Entrada de Servicio.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
ML84 Lista hojas entrada de servicios
Campos a cumplimentar para realizar la selección de las Hojas de Entrada de Servicio, a visualizar en el informe, entre ellos podemos encontrar, Pedido, fecha de documento, centro, grupo de compras, etc.:
Importante, marcar una de las opciones de Indicador de Aceptación.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 114 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
3. VERIFICACIÓN DE FACTURAS LOGÍSTICAS
La verificación de facturas logísticas es el paso previo que se debe realizar antes de cancelar una deuda adquirida con un proveedor. En este proceso se determina si la factura enviada por el proveedor coincide con los datos del pedido efectuado por nuestra en empresa o de forma más exacta ver si la factura coincide con la entrada de mercancías registrada para ese proveedor.
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIR7 Registro Preliminar Factura
Las facturas como hemos comentado antes se pueden verificar tanto en función del pedido como en el de la entrada de mercancías (con la condición de que la entrada ya allá sido realizada, si no la verificación no podrá ejecutarse). Esta verificación se realiza contra la entrada de mercancías por dos simples razones:
- Al verificar contra la entrada de mercancías/Hoja de entrada de Servicios estamos seguros de haber recibido el material/prestado servicio.
- Si el proveedor realiza una entrega parcial del pedido solicitado, la factura seguramente llegara por el monto de lo entregado y no por el total del pedido, por ello al verificar contra la entrada de mercancías solo facturaremos parcialmente, por lo tanto el pedido queda abierto en espera de otra entrada de mercancías y a su vez en espera de otra factura.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 115 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
3.1 Registro Preliminar de Factura Recibida TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIR7 Registro Preliminar factura recibida
CABECERA:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 116 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Campos a cumplimentar:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Actividad Tipo de documento a crear – 1 Factura
Fecha Factura Fecha de emisión de la factura del proveedor
Fecha Contabilización
Fecha en la que entrará en contabilidad la factura
Referencia Nº Factura que nos envía el proveedor
Texto Incluir el Nº de expediente de la factura, ej: RF-12-01234
DETALLE:
En el Detalle de la factura, tenemos que introducir el Albarán del proveedor que deseamos verificar y al cual estamos creando la factura.
Campos a cumplimentar:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Tipo de Documento de
referencia
Tipo de Documento de referencia – 2 Nota de entrega
Nº de Nota de entrega
Nº de Nota de entrega a facturar
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 117 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Si no sabemos el Nº de la Nota de Entrega, presionamos la ayuda de búsqueda
, aparecerá la siguiente imagen:
Campos a cumplimentar:
CAMPO DESCRIPCIÓN
Emisor de la Factura Código de proveedor
Centro Centro donde se realizo la entrada
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 118 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Nº documento Nº de pedido de compra
Ejecutamos .
En esta pantalla seleccionamos la Nota de Entrega a facturar y presionamos
.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 119 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Comprobamos que las cantidades e importes son correctos con la factura que nos ha enviado el proveedor. Si todo esta correcto, procedemos a calcular los
impuestos, para ello marcamos el flag .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 120 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Una vez que se calcule el impuesto en campo Saldo deberá aparecer la cantidad total de la factura (posiciones + impuesto) y este deberá coincidir con el total de la factura enviada por el proveedor, si esto es así el último paso de la verificación es colocar de forma manual el total de la factura en el campo
. La factura quedará de la siguiente manera:
En este punto podemos simular la factura para comprobar los asientos contables
que nos realizara. Para ello presionamos .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 121 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Para salir de la simulación, presionamos .
En este momento, podemos Grabar de forma preliminar (no entra en contabilidad).
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 122 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Grabamos de forma preliminar y se crea el documento, con el siguiente mensaje:
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 123 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
3.2 Visualizar Factura Recibida TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIR4 Visualizar factura
Introducimos el Nº de Facturar y presionamos .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 124 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
Para ver el documento contable creado al grabar la factura, presionamos
.
Seleccionamos el Documento contable y presionamos . A continuación vemos el documento.
Podemos seleccionar las líneas y presionar , para ver el detalle de la posición.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 125 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 126 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
3.3 Anular Factura Recibida TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MR8M Anular documento factura
Introducimos el Nº de factura, ejercicio de esta a anular y un Motivo Anulación, Grabamos .
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 127 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
3.4 Informes
TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN
MIR5 Listado de documentos de factura
Ejecutamos y aparece la siguiente imagen, en ella, podemos seleccionar una
línea y presionar , para ver el documento contable de esta. Si deseamos ver la factura individualmente, nos posicionamos sobre el nº de
factura, veremos que apare el siguiente icono , hacemos doble click y nos llevara a la visualización del documento.
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 128 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 129 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
4. ESQUEMAS CIRCUITOS DE COMPRAS
4.1.1 CIRCUITO COMPRAS LICITACIONES
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 130 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
4.1.2 CIRCUITO COMPRAS GENERALES
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 131 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
4.1.3 CIRCUITO COMPRAS CENTRAL DE SUMINISTRO
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 132 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
4.1.4 CIRCUITO COMPRAS ENTRADAS
MANUAL MM/RMPS PEDIDOS_EM_VF Página: 133 de 133 Fecha: 24 de mayo de 2013
Código:
Fichero IS_RE_MM_20111115_Manual_Usuario_Compras_Contratación_Pedidos_EM_VF_V01.DOCX
4.1.5 CIRCUITO COMPRAS SALIDAS