METADATEN
Claudia Frank, 31. Januar 2016
VERZEICHNISSE
SharePoint's verkanntes Potenzial
Metadaten versus Verzeichnisse
AGENDA
Metadaten versus Verzeichnisse
VERZEICHNISSE IM WINDOWS EXPLORER
ARBEITEN MIT
VERZEICHNISSEN
Mit Einzug von Microsoft Windows in Unternehmen und Privathaushalte war das Arbeiten mit Verzeichnissen der de facto Standard beim Umgang mit der Dateiablage – es gab keine Alternative.
Metadaten versus Verzeichnisse
Filterungsmöglichkeiten
Metadaten
Verzeichnisstruktur
Metadaten versus Verzeichnisse
Metadaten versus Verzeichnisse
Dateiablage-Probleme
1
23
4EinarbeitungMitarbeiterKomplexe Verzeichnisstrukturen erschweren Einarbeitung. Zudem hat jeder seine eigene Vorstellung, was den richtigen Ablageort betrifft (»mental map«)
Doppelablagen und unerwünschte VersionenvielfaltZuordnungsproblem: Deshalb Dokumente häufig in mehreren Verzeichnissen. Oft verschiedene Versionen des Dokumentes an unterschiedlichen Orten. No single source of truth
Umstrukturierung aufwändigUmsortieren von Dokumenten in Verzeichnissen mühsam. Es bleibt aus Zeitgründen oft bei der ursprünglichen Einsortierung
EingeschränkteSortiermöglichkeitenund MetadatenNur 1 Filterungskriterium auswählbar. Begrenzte Anzahl an frei editierbaren Attributen (Metadaten) zur Auswahl
Metadaten versus Verzeichnisse
Metadaten versus Verzeichnisse
EIN TYPISCHES FALLBEISPIEL IN SHAREPOINT
Gängige Praxis:User bauen Verzeichnis-strukturen wie gewohnt aus der Windows Explorer Welt auf
Metadaten versus Verzeichnisse
Wiederholung der Nachteile von
Verzeichnissen analog Windows
Explorer• Doppelablagen
• Unerwünschte Versionen• Umstrukturierungen
aufwändig• Schwierigere Einarbeitung
von Mitarbeitern
NachteileDOKUMENTEN HANDLING
URL-Längen-Beschränkung
Die URL-Länge beiSharePoint ist auf 256
ZEICHEN begrenzt. TiefeVerzeichnisse lassen sich nur
begrenzt abbilden, ohnedass Links brechen
KostenWird SharePoint bei der
Dateiablage analog Windows Explorer genutzt, mutiert
SharePoint zu einer teueren Dateiablage
Sortieren, Filtern, Gruppieren
nicht möglichMit Verzeichnissen lassen
sich Sortier-, Filter- und Gruppiermöglichkeiten nicht
sinnvoll nutzen
Metadaten versus Verzeichnisse
Brotkrümelpfadnur eingeschränkt
nutzbarEs werden nur max. 2 Verzeichnisebenen im
Brotkrümelpfad(»breadcrumb«) abgebildet.
NachteileUSER EXPERIENCE
TieferliegendeVerzeichnisse
scheinbar unsichtbarDie Verzeichnisse werden erstbeim jeweiligen Durchklicken
sichtbarMangelnde
PerformanceDas Dokumentenhandling
mit Verzeichnissen stellt User auf eine Geduldsprobe
Keine AnsichtenBei Verzeichnissen lassen
sich SharePoint-Ansichten nicht sinnvoll nutzen
Metadaten versus Verzeichnisse
KEINE REGEL OHNE AUSNAHME:WANN VERZEICHNISSE IN SHAREPOINT SINNVOLL SEIN KÖNNEN
5000 Elemente Begrenzung in BibliothekMit Verzeichnissen können größere Bibliotheken gesplittet werden, um die Performanz von SharePoint sicherzustellen
Kleine Teams mit wenig DokumentenOptional, da hier das Verbesserungspotenzial nicht so groß ist
Berechtigungen auf VerzeichnisebeneAus administrativen Gründen selten empfehlenswert, aber grundsätzlich machbar
Metadaten versus Verzeichnisse
FLACHE STRUKTUREN IN SHAREPOINT:
UNGEWOHNT UND FURCHTEINFLÖßEND
Dokumentenbibliothek in
SharePoint ohne Anpassung:
Endlos lange
Dokumentenauflistung
Metadaten versus Verzeichnisse
MIT FILTER FILTERN
FILTER - Auch Mehrfachfilter in
unterschiedlichen Spalten möglich
Metadaten versus Verzeichnisse
GRUPPIEREN WIE IN EXCEL
Gruppieren
Metadaten versus Verzeichnisse
FÜR DEN RASCHEN ÜBERBLICK:
ANSICHTEN IN SHAREPOINT
Ansicht "VERKÄUFER"
Ansichten ermöglichen es, Elemente in einer Liste oder
Bibliothek in einer vorab definierten Form anzuzeigen
Metadaten versus Verzeichnisse
WAS SIND METADATEN?
EIN BEISPIEL AUS DEM REICH DER GEWÜRZE
Name
Chili
Familie
Capsicum
HerkunftSüd-
Amerika
Verwendung
Gewürz
Metadaten versus Verzeichnisse
WAS SIND METADATEN?
EIN BEISPIEL AUS EINER SHAREPOINT-BIBLIOTHEK
Metadaten
Verkäufer
Metadaten
Geändert
Metadaten
DokTyp
Metadaten
Name
Metadaten versus Verzeichnisse
Metadaten versus Verzeichnisse
EINGABE VON METADATEN IN FORMULAR
Eingeben von Metadaten
Metadaten versus Verzeichnisse
QUICKEDIT
RASCHES EDITIEREN VON METADATEN
Quickedit
Rasche Änderung von Metadaten, da
Tabellenform
Metadaten versus Verzeichnisse
Dokumenten-Management• Sortiern, Gruppieren,
Filtern
• Ansichten
• Versionierungen
• Check in / Check out
• …
DER LOHN FÜR ALL DIE MÜHE
MAGIE MIT METADATEN
Suche• Verbesserte
Relevanz von Suchergebnissen
• Metadaten-Navigation und Filterung bei zentral verwalteten Metadaten
WorkflowsTriggern von Workflows über Metadaten
Informations-verwaltungsrichtlinienAusführung von Informationsverwaltungs-richtlinien mittels Metadaten
Metadaten versus Verzeichnisse
VERNÜNFTIGE RAHMENBEDINGUNGEN SETZEN
Mitarbeiter• Praktischen Nutzen
sichtbar machen
• Etablierung von Change Agents
• Training abhängig von Rolle
Governance• Prozesse, Rollen und
Organisation regeln
• PeerGroups bilden
Vorzeige Seite• Demo Intranet-Seite
mit praktischen Beispielen
• Wettbewerbe mit Preisen
Mehr Infos zu SharePoint-Governance unter:
www.frank-projekte.de/files/SharepointGovernance.pdf
Metadaten versus Verzeichnisse
Metadaten versus Verzeichnisse
FAZIT
!
Metadaten versus Verzeichnisse
PROJEKT-
MANAGEMENT
USER EXPERIENCE
(UX)TRAINING UND
GOVERNANCE
Übernahme von Steuerungs,-
Koordinations- und
Controlling-Aufgaben im
SharePoint-Intranet-Umfeld
Planung und Durchführung
von Aufgaben rund um die
User Experience mit
praktikablen, kostengünstigen
Mitteln.
Planung, Konzeption und
Durchführung von
komplementären
Trainingsmaßnahmen.
www.frank-projekte.de
XING/ClaudiaFrank
Google+/Frank
Slideshare/ClaudiaFrank
Youtube/ClaudiaFrank
WEITERE FRAGEN? Nehmen Sie einfach Kontakt auf …