1
Manajemen Waktu
Get EXTRA 25th HOUR !
Wahyu Widayat@wahyu333
2
Demi Masa,Sesungguhnya manusia itu berada dalam kerugianKecuali orang orang yang beriman dan mengerjakan amal shal eh dan nasehatmenasehati dalam kebenaran dan kesabaran (QS Al Ashr : 1- 3)
3The bad news is time flies, the good news is you are the pilot ― Michael Altshuler
4
Facts
• Americans spend 34 hours a week watching TV• In UK, A typical working parent spends just 19 minutes a day looking after
their children• Due to jobs, kids, TV, the Internet, hobbies, and home and family responsibilities, the
average married couple spends just four minutes a day alone together
• Research conducted by the Annenberg School of Communications at UCLA and the University of Minnesota’s Training & Development Research Center show that executives on average spend 40-50% of their working hours in meetings. The studies also point out that as much as 50% of meeting time is unproductive and that up to 25% is spent discussing irrelevant issues.
• According to Dr. Donald E. Wetmore, an average worker sends and receives about 190 messages per day and gets interrupted as often as once every eight minutes. If each interruption lasts five minutes, a worker can spend more than four hours per day spending time on things he did not actually set out to accomplish.
5
Isilah quiz berikut dengan apa yang sering terjadi pada anda(misalnya ingatlah kejadian selama 1 bulan terakhir), bukan apa yang seharusnya terjadi
6
Jumlahkan
7
8
9
10
Quiz Penggunaan Waktu
!!! Actions =-Hitung penggunaan waktu danreview sendiri penggunaan waktuanda
11
12Filosofi Dasar
KarirKeluargaPribadi
13
14
15
16
17
18
19
TIME MANAGEMENT membantu kita untuk fokusmelakukan aktivitas sehari hari yang penting/prioritas
sesuai dengan tujuan kita
20
Aha ! Baru saja sayatahu apa yang inginsaya lakukan dalamhidup saya
21
TIME MANAGEMENT
TIME MANAGEMENT membantu kita untuk fokusmelakukan aktivitas sehari hari yang penting/prioritas
sesuai dengan tujuan kita
22
3 Prinsip6 Kunci Sukses
23Tiga Prinsip Manajemen Waktu
24
Focus on priority
1. Focus on priority
25
The Pareto Principle –The 80 – 20 Rule
26
2. Learn-able skill
4 Cara belajar Pengetahuan Baru =
1. Embrace the fear
2. Learn in Multiple Ways
3. Keep Learning (and Practicing) New Things, Take baby steps
4. Teach What You've Learned to Another Person
27
Managing your habit
Putt5:30 - 6:00pm
Hit balls on the range5:00 - 5:30pm
Play 9 holes4:00 - 5:00pm
Short Game3:00 - 4:00pm
Hit balls on the range1:00 - 3:00pm
Lunch12:30 - 1:00pm
Play 9 holes11:30 - 12:30pm
Putt11:00 - 11:30am
Hit balls on the range9:00 - 11:00am
Shower and breakfast7:30 - 9:00am
Workout6:00 - 7:30am
ActivityTime
A Tiger Day of Practice
3. Habits Make Easy
28
Membangun Kebiasaan
Pengulangan
Latihan
Habit/Kebiasaan+
29
306 Kunci Sukses Manajemen Waktu
Learnable skill
Habit makes easy
Simplify
Raiseyour Bar
Goalssetting
actionlist
first thingfirst
focus
Focus
on priority
31
1. Goals Setting
32
33
34
35
36
Goal Setting 2014
1. Bayangkanlah seandainya tidak ada satupun penghalang di depan anda, dan anda bisa menjadi apapun
2. tuliskan target dan tujuan kehidupan anda, jika anda menang lotery 1 milyard apa yg anda lakukan, dan
3. jika anda 6 bulan lagi hidup, waktu anda dihabiskan dimana ?
37
Focus on SMART goals
• Specific
• Measurable
• Achievable
• Relevant
• Time Bound
38
Contoh =-Tahun 2014, saya akan belajar bahasa inggrishingga saya bisa memahami film asing tanpamelihat sub tittle-Saya akan membaca buku pengembangan dirisebanyak 3 buku sebulan-Saya akan menjadi orang tua yang lebih baik bagianak saya = lebih mendengarkan, lebih banyakmeluangkan waktu-Menurunkan berat badan sebanyak 10 kg Desember 2014
39
2. Action/To do List
40
Perlu review harian/mingguan
Tujuan HidupResolusi 2014
Rencana untukMencapai Tujuan
Daily Action List
41
42
43
Membuat Action/To Do List
• Lakukan di pagi hari atau sore hari sebelumnya• Sesuaikan dengan goals anda = KRA/KPI di
pekerjaan• Break down ke perkerjaan yang lebih kecil• Tulis waktu disebelah kanan dari list• Kerjakan yang prioritas• Jadwalkan waktu utk yg tidak penting• Fleksibel untuk perubahan jadwal• Update dan review di sore hari dan setiap
minggu
44
Achievement vs Activity
45
“Work expands to fill the time available for it’s completion”atau jika diterjemahkan“Suatu pekerjaan seseorang akan berkembang untuk disesuaikan dan mengisi waktu yang tersedia”
46
47
48
3. First thing first
49
50
Priority
• Pilihlah 3-5 tugas yang paling pentingdalam to do list
• Lakukan danselesaikan
51
Jika ini adalahsatu satunya
pekerjaan yang bisa diselesaikan, apakah saya akan
merasa PUAS HARI INI ?
52
Tehnik ABCDE
Prioritas Utama, yang harusdilakukan
A
Delegasikan
D
Eliminasi
E
Prioritas kedua, yang tingkatkepentingannya rendah
B
Tidak prioritas, yang
menyenangkan untukdilakukan
C
53Eat the Ugliest Frog in The Morning
54
URGENT danPENTING
Tidak URGENT tapi PENTING
URGENT tapitidak PENTING
Tidak URGENT dan tidakPENTING
Eliminate atauTunda !
Delegasikan
Lakukan Segera !
Recanakanuntukdilakukansegera
Bencana
Medical Emergency
Project ygmendekati deadline
Last minute preparation for scheduled activities
Interupsi, telpon
Tamu/Kunjungan
Beberapa email
Beberapa meeting
Olahraga/Latihan
Perencanaan
Pencegahan
Silahturahmi
Liburan
Junk mail
TV
Internet
Escape activities = TV, Facebook
55
Walk-up interruptionsTelephone interruptions
Internet SurfingExtended breaks Poor planning
Menunda nundaArea Kerja yang Berantakan
meeting yang ???Ngobrol
Misfiled informationLast minute changes
MenungguDuplikasi pekerjaan
Email Spam
Yang Menghabiskan banyak waktu
56
Jadwal Hari ini =08.00-08.30 Planning dan Review Action List08.30–09.30 Prioritas A 109.30-10.30 Check email10.30-11.30 Prioritas A211.30-12.00 call clients, family, etc, interupsi,
kegiatan lain12.00-13.00 Lunch + Break13.00-14.00 Prioritas A314.00-14.30 kegiatan lain, interupsi, dll14.30-15.30 Prioritas B15.30- 16.30 Check, respond to email, interupsi dll16.30-17.00 Planning dan Review Action List
Jadwalkan Interupsi danGangguanBaca email hanya jikasiap untuk menjawab
57
4. Focus
58
Focus on priority
You've got to be super focused like a laser to get anything worthwhile done. When I did Avatar I was focused for 4 years.
(James Cameron film maker : Avatar, Titanic )
59
• “The successful man is the average man, focused.” (Unknown)
• “Concentrate all your thoughts upon the work at hand. The sun’s rays do not burn until brought to a focus.” (Alexander Graham Bell)
• “Being selective—doing less—is the path of the productive. Focus on the important few and ignore the rest.” (Tim Ferris - Four Hour Workweek )
60
61
FOCUS technique: Pomodoro
62
45+15 45+15 30
FOCUS technique
63
64
FOKUS = Ritual Pagi Hari
• Sholat/Meditasi• Bersyukur• Lihat dan visualisasikan goals• Jangan melihat TV/email/BB/SMS• Bertanya apa yang harus dilakukan hari ini sehingga bisa menjadi
hari yang paling baik dan mendekatkan diri ke GOALS• Streching/WorkOut
65
Multi tasking
• Fact =– Bukan multitasking
tetapi bekerjabanyak hal secaraberganti ganti
– Butuh waktu 4 kali lebih lama daripadafokus
Myth = Multitasking dapatmenyelesaikan banyakpekerjaan lebih cepat
66
Procrastination
67
Procrastination
Masa kecil
programming
Gagal/Sukses
KonflikPenilaian Orang lain
Action
Perfectionisme
Overplanningmicromanaging
Perasaan Frustasi
Tidak mampu
Bosan
StressKhawatir
gugup
Kebiasaan
Takut salah
Takut
ketiadaan
Focus Kepercayaan diriKepercayaan diri
ArahSumber daya
Keahlian
Alatsupport
overwhelm
PD rendah
Kritik thd dirisendiri
Self Talk :saya harus …
Keinginan yang tidak masuk akal
unfulfilling
karirhubungan
kehidupan
68
Bertanya, kenapa harusmengerjakan pekerjaan ini ? manfaat dan konsekuensinyajika tidak mengerjakan ?
Bagi tugas yang besarmenjadi beberapa bagian, dan kerjakan
Beri reward pada dirisendiri jika telahmenyelesaikan salah satubagian pekerjaan
69
4. Simplify
70
• Decluttred
5. Simplify
!!! Actions =-Bersihkan/Rapikan meja anda, lakukan setiap hari selama 15 menit- Siapkanlah barang barang yang diperlukan saat mengerjakansesuatu
- Menambah image - Meningkatkan fokus- Produktivitas meningkat
71
• De-cluttered• De-Perfectionism
5. Simplify
-Good or Bad ?- “Adaptive” vs “Maladaptive”-Procrastination- 20 % Perfect
72
• Decluttred• Perfectionisme• Be present
5. Simplify
73
• Decluttred• Perfectionisme• Be present• Learn to say No
5. Simplify
74
Raise your Bar
75
Celebrate what you've accomplished, but raise the bar a little higher each time you succeed. -Mia Hamm
76
RAISE Your Bar
!!! Actions =- review dan tingkatkangoals anda jika sudahtercapai- belajarskill/pengetahuan baru
77
ACTION FOR CALLS =
Kesimpulan
1. Resolusi 20142. Daily Action List3. FOCUS