S Finanzgruppe
Deutscher Sparkassen- und Giroverband © DSGV
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Knowledge Management für die Dachorgansiation der
SFinanzgruppe
Peter Zündorf
AIIM eBusiness-Konferenz Essen, 5. September 2000
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Agenda
• Der DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband
• Groupware, Bürokommunikation, Dokumenten-Management und elektronische Archivierung als Grundlagen für Knowledge Management
• Elektronische Publikation zur Verteilung des Wissens
• Ausblick
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Der
DSGV
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DSGV Deutscher Sparkassen- und Giroverband Aufgaben
• Spitzenverband der SFinanzgruppe
• Vertritt die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder (regionale Sparkassen- und Giroverbände, Landesbanken / Girozentralen sowie weitere Verbundpartner) bei Behörden und in der Öffentlichkeit
• Festlegung der strategischen Ausrichtung der SFinanz- gruppe
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Die SFinanzgruppe
• 387.000 Mitarbeiter
• Ca. 580 Sparkassen mit rund 19.300 Geschäftsstellen
• 12 Landesbanken, 13 Landesbausparkassen, DGZDekaBank, 37 Öffentliche Versicherungen
• 13 regionale Sparkassen- und Giroverbände
• 8 Verbandsrechenzentren, SInformatikzentrum (SIZ)
• Unternehmensgruppe Deutscher Sparkassenverlag
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Der Aufbau des DSGV
• Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband unterhält drei Standorte: den Hauptsitz in Berlin sowie Bonn und Brüssel
• Präsident und Geschäftsführung mit zugeordneten Stabsbereichen
• 4 Dezernate und 18 Fachabteilungen
• 139 Referenten, 41 Sachbearbeiter, 110 Sekretärinnen und Mitarbeiter sowie eine wechselnde Zahl von Aushilfen und projektbezogenen externen Mitarbeitern
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Thesen zur Verbandsarbeit
• “Informationen sind das Hauptgut eines Verbandes”
• “Effiziente Nutzung und Verteilung von Informationen sind Hauptzwecke eines Verbandes”
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Thesen zur Informationsnutzung im Verband
• “Informationen stehen zunehmend digital zur Verfügung und/oder müssen digital zur Verfügung gestellt werden”
• “Informationen müssen unabhängig vom Erzeuger bedarfsgerecht zur Verfügung stehen”
• “Informationen müssen unabhängig von einem Standort bearbeitet werden können”
• “Medienbrüche zwischen Papier- und digitaler Information müssen überwunden werden”
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Groupware, Bürokommunikation, Dokumenten-Management und
elektronische Archivierung
als Grundlagen für Knowledge Management
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Hauptziele des EBK - Projektes
• Umstellung der Arbeit des DSGV auf zeitgemäße Methoden und Medien
• Unterstützung der MitarbeiterInnen des DSGV bei der effizienteren Erfüllung ihrer Aufgaben
• Bereitstellung von Wissen, unabhängig von den erzeugenden Personen und Organisationsstrukturen
• Angebot von Informationsplattformen auch für Mitglieder
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Kommunikationsmodell DSGV EBK-Lösung
DSGV-Intern Bonn Brüssel
Verbände Institute
Landes- banken
VRZ
SFinanzgruppe
Politik
Extern
Andere
Medien
Berlin
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Strategische Überlegungen (1)
• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung
– Technisch-organisatorische Gesamtlösung
– Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
– Einheitliche Nutzung der verschiedenen Bürokommunikationsmodule
– Einfache Pflege und Reorganisation von Rechten, Ablagen und Archiven
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Strategische Überlegungen (2)
• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten
• Von Standort unabhängiger Zugriff auf alle Daten und Dokumente
• Kosteneinsparung durch elektronische Ablage und Archivierung
• Umsetzung der Kommunikations-, Datensicherheits- und Dokumenten-Management-Strategien des S IZ
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Grundlegende Anforderungen
• Ergonomische, schnelle und sichere Nutzung
• Einheitliche Oberfläche für die allgemeinen Bürokommunikations-Funktionen
• Nutzung von Standardanwendungen und –diensten
• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien
• Modular erweiterbar
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Trägerplattform
• Windows NT 4 (Microsoft)
• Domino 5 (Lotus)
• Ablage-/ Archivsystem
- IZ-konformes Archivsystem (CE)
– Indexdatenbank Oracle 8 (Oracle)
– Client- und Anwendungskomponente DocAkte (BOO)
• Publikationslösung hyper.ink (Coextant/PCS)
• Standardanwendungen wie Office 2000 (Microsoft)
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Basislösung (1)
• Einheitlicher Postkorb für den Anwender (Papierpost, E-Mail, Fax)
• Kalendertool
• Routing
• Adress- / Ressource Directory (LDAP)
• Internetrecherche
• DMS- / Archivsystem mit grafischer Ablagestruktur
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Basislösung (2)
• Indizierung unter Verwendung der einheitlichen Nomenklatur der SFinanzgruppe
• Elektronische Formularverwaltung
• Scannen
• Output- und Distributionsmanagement
• Publikation (z.B. Rundschreiben)
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Basislösung
Client
Anwendungs- Ebene
Ablage- Ebene
* als Beispiel
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-Dienst
Grundmodule
Post- korb
Kalender
Adressen
Routing
Publikationen z. B. Rund- schreiben
Office
Index-DB
Standard-Masken
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Spezialmodule (geplant bzw. in Realisierung)
• Vortrags- und Foliendatenbank
• Sitzungsdienst (Gremien- und Vorstandvorlagen)
• Raumverwaltung
• Statistik
• Seminarverwaltung
• Sparkassenhistorisches Archiv
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Ansatz für organisatorische Umsetzung
• Mitarbeiterbeteiligung bei fachlicher Konzeption und Einführung
• Prozessoptimierung durch stufenweise, „weiche” Einführung moderner Technologie
• Akzeptanz durch kontinuierliche Verbesserung
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Ansatz für Produktauswahl (1)
• Migrationssicherheit
• Hohe Verfügbarkeit
• Wirtschaftlich einsetzbar
• Optimales Einfügen in die BK-IT-Strategie der SFinanzgruppe
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Ansatz für Produktauswahl (2)
• Die Software muss sich an die Anforderungen des DSGV anpassen (lassen) und nicht umgekehrt
• Basisfunktionalität muss zu einem hohen Grad bereits abgedeckt werden
• Spezialmodule auf Basis des „Standardproduktes” sind möglich
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Elektronische Publikation
zur Verteilung des Wissens
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Rundschreiben (1)
• Kontrollierte Informationsdistribution als Basis für Knowledge-Management
• Einbeziehung interner + externer Mitarbeiter in den Wissensaufbauprozess
• Nutzung als „Push”-Lösung mit Distribution über Notes
• Nutzung als „Pull”-Lösung Über Internet- und Notes-Recherchezugriff
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Rundschreiben (2)
• Lösung der Attachment-Problematik
– Intern nur Verweise
– Extern physikalische Kopien
• Automatische Generierung mit unterschiedlichen Renditions
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Welche Informationen werden publiziert ?
80% bis 90% der Informationen liegen im Unternehmen in Form von Dokumenten sowieso schon vor
oder
• werden auch für andere Zwecke benötigt und müssen daher auch anderen Anforderungen genügen (z.B. gute Druckversion)
• z.B.: Organisationshandbuch, Arbeitsanweisungen,Rund-schreiben, Produkthandbücher, Preislisten, Projekt-handbücher, Formulare, Normen, Angebote ...
Dokumente werden nicht speziell für den
Intranet-Auftritt erstellt
Ad-Hoc Informationen
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Eine einfache Aufgabe ...
Papier
Extranet
Intranet
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... wird auf Unternehmensebene sehr schnell ... sehr komplex.
Papier
Internet
Intranet
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Der Mensch und seine Arbeitsprozesse stehen im Mittelpunkt
• Erstellung/Editieren
• Speicherung und Suche
• Change Management
• Revision - Freigabe
• Audits
• Versionierung
• Archivierung
• Druckversion
• Online-Lesen
– über Browser mit
– Browser-gerechter Darstellung
• Zugriff
– Volltextsuche
– Feldsuche (QBE)
– Menüs/Sichten/Indices
– Lesezeichen, Favoriten
– Subscriptions
– Hyperlinks
• Aktuelle Informationen
• Drucken/Druckvorschau
• Virtuelle Dokumente
Autoren Konsumenten
?
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Das Content-Scaling-Problem
Anzahl der Autoren, Anzahl Dokumente Dokumentations-Umfang, Anzahl der Konsumenten
Koste
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Aufb
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Vert
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Conte
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“
Investition in Infrastruktur
Break even
Knowledge Automation: Einmalige Infrastrukturkosten
Knowledge Automation :
Einmalige Kosten d. Prozessautomation
Ohne CMS: Normaler Fall
Ohne CMS: Bester Fall
Einsparungen
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Indizien für Content-Scaling-Probleme
• Redundante Pflege der Daten an mehreren Stellen
• Manuelle Erstellung von Hypertext
• Manuelle Erstellung und Pflege von Hyperlinks
• Manueller Dokumentenimport
• Pflege der Inhalte in HTML
• Cut-and-paste
• Verteilung der Inhalte in Papierform
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Content skalierbar machen
• Existieren Content-Scaling-Probleme, handelt es sich in jedem Fall um eine schlechte Lösung.
• Die Skalierbarkeit der Infrastruktur reicht allein nicht aus
• Sowohl die Infrastruktur als auch der Prozess müssen skalierbar sein
• Steigendes Informationsvolumen darf keine steigenden Kosten verursachen
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Dokument Prozess Kette abbilden
Erstellen
Erstellen
Verwalten
Verteilen
Nutzen
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Autoren-u.Verteilerformate trennen
• Editieren im Verteilerformat führt zu
– Ineffizienz bei Autoren
– Mangelnde Zukunftssicherheit durch unzureichende Austauschformate
– Einschränkungen beim Ausdruck
– Herstellerabhängigkeit
• Verteilen im Erstellerformat führt zu
– Langwierigen Up- und Downloads
– Kompatibilitätsproblemen
– Mangelnde Recherchierbarkeit
– Ineffizienz auf Konsumentenseite
Eine Online Nutzung sollte auf Hypertext basieren !
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Optimieren der Autorenprozesse
• Einsatz von Autorenwerkzeugen
– Gliederung, Index, ...
• Einsatz von intelligenten Vorlagen („DocWorks”)
– „Felder”
– „Querverweise ”
– Content von Desing trennen
– User von Technik und Features abschirmen
• DMS mit Dokumenttypen
• Autoren von Verteilprozess ausschließen
– Publikationstemplates
Gute Prozesse erfordern minimales Training !
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Bibliotheken Druck
Dokument-Kontrolle
D o k u m e n t -M a n a g e m e n t
Autoren
CD ROM
Learning Space
Help Web Sites
Konsumenten
Gesamtüberblick
EBK-Groupware-Lösung
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Dokumente aus DocAkte werden automatisch publiziert
EBK - Lösung
Archiv
Rundschreiben-Datenbank
Rundschreiben per Email
Notes Browser
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Optimierung der Konsumentenprozesse
• Einsatz von Web-Browsern
• Intuitive Navigation und Suche in Informationsbeständen
– Views
– Volltextsuche, Feldsuche
– Links, Subscriptions, Favorrites
– Fuzzy Search basierend auf semantischen Bäumen (USU AG)
• Inhalte müssen für jedes Medium eigens strukturiert werden
• Optimierung der Konsumentenprozesse ist kritisch
– Größte Anwendergruppe
– Größter Einfluss auf Produktivität bei falscher Implementierung
– Maximaler Gewinn bei richtiger Implementierung
– Strikte Trennung erleichtert Implementation spezifischer Suchoptionen bezüglich relevanter Daten
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Produktion von Nutzung trennen
• Organisatorische Flexibilität bei sich ändernden Prozessen
– Erstellung
– Verteilung
– Nutzung
• Technische Flexibilität bei sich änderndem IT Umfeld
– Funktionen
– Tools
– XML
• Inhaltliche Flexibilität
– Darstellung und Views
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Produktion von Nutzung trennen
• Organisatorische Flexibilität bei sich ändernden Prozessen
– Erstellung
– Verteilung
– Nutzung
• Technische Flexibilität bei sich änderndem IT Umfeld
– Funktionen
– Tools
– XML
• Inhaltliche Flexibilität
– Darstellung und Views
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Content von Design trennen
Ausschließlich Einsatz von Technologien, welche die klare Trennung von Content und Design ermöglichen
• Informationen von Anwendungscode trennen
– Dokumentdaten
– Applikationsparameter
– kein HTML für Daten !
• Vorlagen für Bearbeitung von Vorlagen für Druck trennen
• Verschiedene Darstellungen für denselben Content sind möglich
• Erweiterungen hinsichtlich geänderter Konsumenten-Anforderungen können problemlos und schnell implementiert werden
Die Quelle sollte neutral in Bezug auf ihre Herstellung und Verteilung bleiben.
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Single Source Maintenance
Strategien für Single-Source Maintenance und Multi-Format-
Verteilung einrichten!
• EINE Quelle in einem Format, welches den Autorenprozess optimiert
• Editiert wird ausschließlich in dieser Quelle
• Automatische / maschinelle Transformation in Verteilformate:
– Papier
– CD ROM
– Web
– On-line
– Helpsysteme
– Learning Space
– SGML, XML, etc.
– Virtuelle Dokumente
• Durch diese Technik werden alle “Output-/Verteilformate” automatisch und optimal erstellt
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Anwender von Technik abschirmen
Anwender von der Technologie “abschirmen”
• Anwender sollten mit ihren gewohnten “Tools” arbeiten können
• Lösungen sollten einfach und intuitiv anzuwenden sein (Templates)
• IT sollte nicht fortwährend mit der Einrichtung neuer Techniken/Tools beschäftigt sein
• IT sollte Infrastruktur und Methoden bereitstellen, um “Verteilautomatismen” für das Gesamtunternehmen verfügbar zu machen - anstatt selber in Verteilprozesse involviert zu sein
• Trainingsaufwand sollte minimal sein (Content-Scaling)
• Direkte Interaktion mit der Technologie ist Hinweis auf Content-Scaling-Problem
Autoren „sehen” lediglich das Textsystem ...
Konsumenten „nutzen” nur den Browser ...
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Ausblick (1)
• Das Zusammenwirken von Groupware, DMS, Archiv und Informationsdistribution bildet das Rückgrat des Knowledge-Managements beim DSGV
• Die Lösung ist mit ca. 350 Anwendern seit Mai 2000 an drei Standorten produktiv im Einsatz
• Steigende Zahlen von gescannten, in der Ablage und dem Archiv eingebrachten Dokumenten sowie publizierten Rundschreiben zeigen die Akzeptanz
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Ausblick (2)
• Die Einführung erforderte erhebliche Umstellungen der Arbeitsweisen sowie Schulungen und Coaching
• Der Einsatz unabhängiger Berater bei Konzeption, Produktauswahl und Einführung waren Voraussetzung für die Schaffung der effizienten Lösung
• Das System wird kontinuierlich mit Spezialanwendungen ausgebaut