SK. DIREKSI NO. HK.56/5/13/PI.II-12
Tanggal 19 November 2012
KETENTUAN POKOK DAN TATA CARA
PENGADAAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN
PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
(Summary)
Jakarta, 2016
Peraturan Pemerintah:
• PERMEN BUMN 2008
• PERMEN BUMN 2012
Best Practice dan
Benchmark tentang
Modern Procurement
Prinsip prinsip, Etika dan Tatacara
Pengadaan
PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA
DI PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
Peraturan Yang Dirujuk
Pokok-Pokok di Dalam Pedoman PBJ 2012
• Terdapat Batas Nilai di Tiap Metode Pengadaan
• Metoda Pembelian Langsung
• Penunjukan Langsung Terhadap Brand / Merk
• Kontrak Jangka Panjang untuk Pekerjaan Rutin (Contoh :
Cleaning Service, Pengamanan, Permakanan, dll)
• Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa
• Penggabungan Pekerjaan Sejenis
• Pendaftaran pada Pelelangan
• E-Auction
• Pemasukan Dokumen Harga Kedua
Tahapan Generik
Proses Pengadaan Barang/Jasa
PERSIAPAN
PENGADAAN
PROSES
PENGADAAN
PELAKSANAAN /
PEMBANGUNAN
PEMELIHARAAN SERAH TERIMA
PEKERJAAN/
BARANG
User Penyelenggara
Pengadaan
User + Suplier
User + Supplier+ Keuangan User +
Supplier
Posisi Proses Pengadaan
Metode Pengadaan Barang/Jasa
PENUNJUKAN LANGSUNG
PELELANGAN/SELEKSI UMUM
PENGADAAN LANGSUNG PEMBELIAN LANGSUNG
PEMILIHAN / SELEKSI LANGSUNG
3
5
1 2
4
7
> 10 Miliar
Pengumuman Pelelangan di Website dan/atau
Papan Pengumuman
1 atau 2 yang Daftar
GAGAL
PEMILIHAN LANGSUNG
Min. 3 Peserta
Pemasukan Dok. Harga Kedua Akibat dari
Penawaran > HPS/OE
Perubahan HPS Dapat Dilakukan Apabila
Penawaran Harga Kedua yang telah Dinegosiasi
Tetap > HPS/OE
Tidak Ada Penawaran yg Masuk -> Pemilihan
Langsung dengan Mengundang Peserta Baru
Evaluasi Pendaftaran
Harga diatas OE » Pemasukan dok harga ke 2 »
tetap diatas OE » negosiasi berjenjang » tetap
diatas OE » gagal » review OE
1. Pelelangan/Seleksi Umum
500 juta – 10 miliar
> 10 Miliar
Justifikasi dari Pejabat Berwenang atau
Direktur Terkait
Sebagai Akibat dari Pelaksanaan
Pelelangan/Seleksi Umum Gagal Dimana
Jumlah Peserta yang mendaftar hanya 1
(satu) atau 2 (dua) peserta
Yang diundang min. 2
Wajib negosiasi
Harga diatas OE » Pemasukan dok harga ke 2
» tetap diatas OE » negosiasi berjenjang »
tetap diatas OE » gagal » review OE
2. Pemilihan Langsung/ Seleksi Langsung
METODE PROSES PENGADAAN BARANG/JASA (1)
• Anak Perusahaan
• BUMN / AP BUMN / Perusahaan
terafiliasi BUMN
• EO dalam kondisi mendesak
• Repeat Order Perubahan Spesifikasi
Maksimal 20% dari Spesifikasi
Terdahulu
• Volume Barang/Jasa tidak dibatasi
Merk yang Telah Ditetapkan
Sebagai Akibat dari Pelaksanaan Pemilihan
Langsung/Seleksi Langsung Gagal , yang
Menghasilkan hanya 1 (satu) Penyedia
Barang/Jasa
METODE PROSES PENGADAAN BARANG/JASA (2)
8
3. Penunjukan langsung
Nilai pekerjaan sampai dengan 500
juta
Untuk pengadaan langsung barang
dan jasa lainnya Perikatan berupa
Surat Pesanan
Untuk pengadaan langsung jasa
konstruksi Perikatan berupa Surat
Perintah Kerja
Tahapan :
1. Undangan
2. Pemasukkan Dok. Harga
3. Evaluasi Dok. Harga
4. Undangan Nego
5. Nego
6. SP/SPK
4a. Pengadaan Langsung Barang,
Jasa Lainnya dan Jasa Konstruksi
9
Tahapan :
1. Undangan
2. Penjelasan Teknis
3. Pemasukan dok. Teknis dan
harga
4. Evaluasi dok. Teknis dan harga
5. Undangan Negosiasi
6. Negosiasi
7. Perjanjian/SPK
Nilai pekerjaan sampai dengan 500
juta
Perikatan berupa Perjanjian/Surat
Perintah Kerja
METODE PROSES PENGADAAN BARANG/JASA (3)
Pembayaran dilakukan secara
tunai/transfer
Nilai pekerjaan sampai dengan 500
juta
Untuk barang yang diperdagangkan
secara swalayan yang telah
diberikan label harga
Bukti pembayaran berupa invoice
elektronik atau struk elektronik
4b. Pengadaan Langsung Jasa Konsultasi 5. Pembelian Langsung
10
1. Penyedia Barang/Jasa lainnya dan
pemborongan
a. Orang Perseorangan atau Grade 1 dapat
melaksanakan pekerjaan sampai 100 jut
b. Golongan kecil :
1) Grade 2 dapat melaksanakan
pekerjaan maks. 500 juta
2) Grade 3 dapat melaksanakan
pekerjaan maks 1 miliar
3) Grade 4 dapat melaksanakan
pekerjaan maks 2.5 miliar
c. Golongan Non Kecil :
1) Grade 5 dapat melaksanakan
pekerjaan maks. 10 miliar
2) Grade 6 dapat melaksanakan
pekerjaan maks 50 miliar
3) Grade 7 dapat melaksanakan
pekerjaan sampai nilai tak terbatas
2. Penyedia Jasa Konsultan Konstruksi/Non
Konstruksi
a. Orang perseorangan dapat Orang
Perseorangan atau Grade 1 dapat
melaksanakan pekerjaan sampai 250
juta
b. Golongan kecil :
1) Grade 2 dapat melaksanakan
pekerjaan maks. 500 juta
2) Grade 3 dapat melaksanakan
pekerjaan maks 750 juta
c. Golongan Non Kecil :
1) Grade 4 dapat melaksanakan
pekerjaan sampai nilai tak terbatas
Kualifikasi Supplier Pemborongan Kualifikasi Supplier Konsultan/ Non
Konstruksi
Ketentuan Lainnya (1)
11
JAMINAN PEMELIHARAAN
JAMINAN PELAKSANAAN
JAMINAN PENAWARAN
JAMINAN PEMBAYARAN
JAMINAN UANG MUKA
JAMINAN SANGGAHAN
• Jaminan Penawaran
Utk Pek > 500 juta ; 3-5% HPS
• Jaminan Pelaksanaan
Utk Pek > 500 juta ;
3% * Nilai Kontrak (Lembaga
Pendidikan/Yayasan)
5% * Nilai Kontrak (Lainnya)
Jika Penawaran 80% HPS, Maka
Besarannya 3% atau 5% dari HPS.
• Jaminan Pemeliharaan
5% Retensi dari Nilai Kontrak
• Jaminan Pembayaran
Utk Pek. yang Penguasaan Fisiknya tidak di
Pihak IPC; Sebesar Angsuran Pembayaran
• Jaminan Uang Muka
Besaran Sesuai Uang Muka
• Jaminan Sanggahan
Sebesar Jaminan Penawaran (hanya untuk
Pelelangan dan Seleksi Umum
Jenis Jaminan Ketentuan Jaminan
Ketentuan Lainnya (2)
12
1. Satu Sampul
2. Dua Sampul
3. Dua Tahap
1. Penyampaian secara manual
2. Penyampaian secara elektronik
Sistem Evaluasi pengadaan barang/jasa
1. Sistem Evaluasi Scoring
a. Sistem Evaluasi Kualitas
b. Sistem Evaluasi Kualitas dan
Harga
c. Sistem Evaluasi Harga Terendah
2. Sistem Evaluasi Non-Scoring (Sistem
Gugur)
Ketentuan Lainnya (3) Sistem Penyampaian Dokumen
Penawaran Sistem Evaluasi Dokumen Penawaran
13
Negosiasi untuk pelelangan hanya dilakukan apabila setelah
pemasukan dokumen harga kedua semua penawaran harga tidak ada
yang berada dibawah atau sama dengan HPS/OE
Negosiasi untuk pemilihan langsung, seleksi langsung, penunjukkan
langsung dan pengadaan langsung wajib dilakukan
Pelelangan TIDAK ADA negosiasi
Negosiasi
Ketentuan Lainnya (4)
14
• Sanggahan hanya untuk metoda
Pelelangan/Seleksi Umum
• Jaminan Sanggah
• Pengajuan Sanggahan selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari
Jawaban selambat-lambatnya 14 hari
Kriteria Black List
1. Pemalsuan dokumen = 5 tahun
2. Pengunduran diri setelah ditunjuk
sebagai pemenang = 2 tahun
3. Sanggahan tidak benar = 2 tahun
4. Tidak membayar denda karna
terlambat = 2 tahun
5. Tidak menyerahkan sebagian/
seluruhnya barang/jasa = 5 tahun
6. Kontrak dibatalkan sepihak = 2
tahun
Ketentuan Sanggahan Blacklist
Ketentuan Lainnya (5)
15
1. Penetapan Pemenang
a. Cabang pelabuhan utama sampai
dengan 25 miliar
b. Cabang pelabuhan kelas I/Unit
kerja/satuan kerja sampai dengan
nilai 20 miliar
c. Untuk cabang pelabuhan lainnya
sampai dengan 15 miliar
2. Penandatangan Kontrak
a. Kantor pusat :
1) Nilai > 500 miliar dilakukan oleh
Direktur Utama
2) Nilai diantara 500 juta sampai
dgn 500 miliar dilakukan oleh
direktur terkait
3) Surat Pesanan sampai dengan
500 juta dilakukan oleh kepala
biro pengadaan
b. Cabang pelabuhan dilakukan oleh
General Manager
c. Unit kerja dilakukan oleh Kepala Unit
Kerja
d. Satuan kerja dilakukan oleh kepala
satuan kerja
Kewenangan Penetapan Pemenang Kewenangan Penandatanganan Kontrak
Ketentuan Lainnya (6)
Ketentuan Lainnya (7)
Mengantur Tentang :
1. Standarisasi Perjanjian/Kontrak
2. Isi Dokumen Perjanjian/Kontrak
3. Perubahan Kontrak
4. Ketentuan Lain dalam
Perjanjian/Kontrak
5. Jenis Perjanjian/Kontrak
Surat Perjanjian/Kontrak
Apabila terjadi perbedaan antara Perjanjian
dengan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat
(RKS) Administrasi dan Rencana Kerja dan
Syarat-Syarat (RKS) Teknis serta Risalah
Aanwijzing maka yang menjadi acuan
adalah:
1. Risalah Aanwijzing
2. Rencana Kerja dan Syarat-Syarat
(RKS) Administrasi dan Teknis
3. Surat Keputusan Direksi ini
Hirarki Dokumen Pengadaan
Flowchart Proses Pengadaan Barang/Jasa
PELELANGAN/ SELEKSI UMUM
PEMILIHAN/SELEKSI LANGSUNG
PENUNJUKAN LANGSUNG
PENGADAAN LANGSUNG
PEMBELIAN LANGSUNG
End (Thank You)