Solution ECM IBM
Challenges liés à la gestion des informations non-structurées
Papier
Documents bureautiques
• Beaucoup de gestion
• Inefficace
• Respect des obligations
• Règles de gestion
• Attachements
• Accès & diffusion• Capacités de
gestion
Coûts humains de la gestion du papier
Coûts de stockage
Qualité de service _ Satisfaction client
Productivité _ Temps de traitement
Accès aux documents _ Sécurité _ Traçabilité
Obligations légales
Développement durable
“The strongest driver for scanning and capture is improved searchability and knowledge sharing across the business, followed by productivity improvements, reduced office costs and better customer service.” — Harvey Spencer Associates 2011
IBM Enterprise Content Management
Dématérialisation & capture
•Dématérialisation – LAD / RAD -> ERP
•Collecte automatique de documents électroniques
Répondre à des problématiques métiers & fonctionnelles
Analyse de contenu
•Moteur de recherche global
•Content analytics
•Investigation
Workflows
•Gestion des dossiers et affaires complexes
•Collaboratif et règles métiers intégrés
•BPM orienté contenus
•Analytique - BAM
Cycle de vie de l’information
•Gestion des archives
•Records management
•eDiscovery
•Gouvernance
Gestion de contenu
•Gestion des fichiers bureautiques
•Contenus sociaux & collaboration
•Portails de contenu
Socle commun : CM – BPM
Composition Offre ECMObjectif : relier les acteurs, les processus et les documents pour surmonter les défis, atteindre les objectifs et optimiser les résultats
Acteurs Processus
Documents
Professionnels de la santé
Gestion de dossiers
Gestion de contenu
Capture, collecte de documents
Analyse des contenus
Gestion de la conformité
En fournissant une gestion intelligente et paramétrable de gestion des dossiers pour de meilleures décisions
En gérant l’ensemble des documents, formats de documents partagés dans un contexte métier, collaboratif, … en mode web mobile.
En capturant, indexant, classifiant automatiquement les flux émanant de diverses sources
En permettant de mieux tirer parti des diverses informations gérées via des outils de recherche d’analyse
En implémentant / automatisant les politiques de conservation des informations.
Evolution des modes de capture
Large variété de sources de capture Classification avec analyse de texte Capture mobile en croissance
Numérisation centralisée Classification manuelle avec
séparateurs Reconnaissance Optique de
caractères simple
Repositories: IBM and others
Web, mobile, desktop tools, dashboards and solution applications
Databases, app servers and directories Storage: digital and physical
WidgetsPortletFormsWebparts
Mobile services
ViewersREST services
Office integration
Content & documentsCatalog/metadata services
Folders
VersioningProcess servicesClassification
Search Content federation & integrationStorage/HSM
RetentionAuditing
LifecycleRenditions
System monitoring
Security
On-premise, appliance, cloud
GED AnalyseCollaboration Archivage Workflow
Référentiel partagé
• Gestion de tout type de contenu (numérisé, email, pdf, doc,…zip)• Plans de classement, Dossiers• Indexation (attributs, plein texte)• Cycle de vie, versions• Gestion d’évènements, actions• Annotations, Visionneuse• Sécurité• Tags, commentaire, likes
• Archivage technique et probatoire• Tracabilité, Gels, rétentions• Gestion des rétentions, compression, déduplication• ILM (Bulk move) • Performances et volumétries
• Gestion de processus• Workflows• Corbeilles de traitement• Routage conditionnel• Tableaux de bords
Comments
Référentiel partagé
• Client Desktop, Web/Mobile Content Navigator, Web Service, Multi-fonction (MFP), …
Interface utilisateur facile d’utilisation
Capture & envoi de documents …Code Barres, saisie additionelle, …Client Mobile
Interface Utilisateurs : IBM Content Navigator
• Expérience utilisateur• Facile d’utilisation• Facile pour la création de nouvelles
applications
• APIs Java, .Net Web Services et CMIS• Standards
• Dojo visual components• Oasis CMIS API• HTML5
• Extensible : plugins (O365, GMAIL,…)
• Accès Navigation, recherches, recherches par facettes, FilmStrip view, Rating, Commentaires, annotations, Corbeilles, Etapes workflow,…
ECM APIs
Des interfaces simples, adaptées, personnalisables
IBM Content Navigator – Expérience utilisateur• Content Collaboration
• Création, drag and drop, check in/out• Dossiers• Recherches propriétés et plein texte• Classification et taxonomy• Visualisation et annotations• Sécurité• Cycle de vie des Documents• Workflows• Publications• File Sync and Share• File Tracking• Intégration Office• Offline• Accès Web et mobile• …
• Contenu Social• Votes• Download• Tags• Commentaires
Viewers• Viewer Multi-document
• Navigation et édition directement dans le viewer
• Modification des propriétés• Document suivant
• 2 Viewers• Viewer Java
• Streaming TIFF et PDF • +300 formats• Annotations• imagettes• Redaction (option)
• Viewer HTML• annotations compatibles• Dédié aux appareils mobiles
BPM en Option Workflow configurable Workflow modifiable Gestion de corbeilles Lancements manuels ou automatisés Historiques Pilotage
Espaces d’équipes (vue partielle du référentiel)
Teamspace
My Documents replacement
Standard operating procedures
Quarterly and annual business
reviews
Events and conferences
Contracts/ vendor management
…
Fonctions Sociales
• Tags
• Commentaires
• Download
• Gestion de favoris
• Vote
Synchronisation and Partage
Workstation Mobile
Synchronisation dans les deux sens (ICN en 1er)
Gestion de conflits
Intégration Office – Ex : WORD Barre de fonctions ECM
Accès et navigation dans
le référentiel
Ajout ou recherche de
document
Intégration Office – Ex : Outlook
Déplacer le mail dans la GED
Import Automatique des
métadonnées
Mail importé et information Gérée
par IBM ECM
SharePoint Portal Integration Web parts URLs
– Recherche, navigation, – Custom web parts
MS SharePoint plug-in (de ICN vers MS SharePoint)
Integration au Portail MS SHP
IBM Content Collector for Mails/Files/SharePoint
• Capture de mails et fichiers ...• Archivage automatique ou manuel• Dé-duplication, indexation• Classification • Objectifs
– Optimisation du stockage– Besoins légaux – Gestion de Processus
Lotus Notes MS Outlook
Messagerie
ICC
IBM ECM
Leader de solution Ecm et CloudSolution de confiance et pérenne
Gestion de contenu efficace, sécuriséCollaboration et gestion de contenu à partir de n’importe où
Plateforme extensibleBasée sur les standards du marché
Facilité & rapidité d’utilisation en cloud, hybride, …
Delivered on
IBM Navigator en mode cloud
Merci