Gestão de Documentos: Classificação, Ordenação e

Protocolo

Jovem Candango2º Encontro

Instrutor: Jader WindsonAbril 2015

Reflexão

O idiota e a moeda

O idiota e a moeda

Conta-se que numa cidade dointerior um grupo de pessoasse divertia com o idiota daaldeia. Um pobre coitado, depouca inteligência, vivia depequenos biscates e esmolas.Diariamente eles chamavam oidiota ao bar onde se reuniame ofereciam a ele a escolhaentre duas moedas: umagrande de 400 RÉIS e outramenor de 2.000 RÉIS. Elesempre escolhia a maior emenos valiosa, o que eramotivo de risos para todos.

Certo dia, um dos membrosdo grupo chamou-o e lheperguntou se ainda não haviapercebido que a moeda maiorvalia menos.– Eu sei, respondeu o tolo.“Ela vale cinco vezes menos,mas no dia que eu escolher aoutra, a brincadeira acaba enão vou mais ganhar minhamoeda”.

Autor desconhecido

O idiota e a moeda

Perguntas:

1. Por que o rapaz se fazia de idiota?

2. Quem eram os verdadeiros idiotas?

3. Que aprendizado se tira desse texto?

O idiota e a moeda

Reflexão:

A percepção de que podemos estar bem,mesmo quando os outros não têm uma boaopinião a nosso respeito.

Preocupe-se mais com sua CONSCIÊNCIA doque com sua REPUTAÇÃO. Porque suaconsciência é o que você é, e sua reputação éo que os outros pensam de você. E o que osoutros pensam… é problema deles!

Gestão de Documentos

Desde o momento em que a arquivologiatornou-se ciência, a partir da segundametade do século XIX, pouco tenhaacrescentado tanto quanto concepção teóricae as aplicabilidades práticas da gestão dedocumentos estabelecidos após a SegundaGuerra Mundial.

Gestão de Documentos

• Para Lawrence Burnet, a gestão dedocumentos é uma operação arquivística "oprocesso de reduzir seletivamente aproporções manipuláveis a massa dedocumentos, que é característica dacivilização moderna, de forma a conservarpermanentemente os que têm um valorcultural futuro sem menosprezar aintegridade substantiva da massadocumental para efeitos de pesquisa".

Gestão de Documentos

A Gestão Documental é uma solução dearquivo, organização e consulta dedocumentos em formato eletrônico, ou físico,onde se encontra informação de naturezadocumental cambiada entre os utilizadoresda aplicação. Esta solução permite acolaboração numa organização através dapartilha de documentos, beneficia e facilitaos processos de transação de uma empresa.

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. (Arquivos Públicos e Privados)

Capítulo II Art. 7º - Arquivos Públicos

“Os arquivos públicos são osconjuntos de documentosproduzidos e recebidos, noexercício de suas atividades,por órgãos públicos de âmbitofederal, estadual, do DistritoFederal e municipal emdecorrência de suas funçõesadministrativas, legislativas ejudiciárias.”

Capítulo III Art. 11 – Arquivos Privados

“Consideram-se arquivosprivados os conjuntos dedocumentos produzidos ourecebidos por pessoasfísicas ou jurídicas, emdecorrência de suasatividades.”

Gestão de Documentos

• A gestão de documentos faz parte de todainstituição, seja na organização de seusdocumentos em arquivo de papel ou emforma eletrônica. Ela pode ser aplicada emdiferentes áreas, vejamos algumas:

Áreas de Atuação – Gestão de Documentos

• Administrativa e Financeira (documentos financeiros);• Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não

conformidade);• Produção (desenhos técnicos, normas e procedimentos operacionais

e controle de produção);• Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de

encargos);• Serviços a Cliente (informações, apoio técnico e documentos de

Cliente);• Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de

produtos);• Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e

desenvolvimento);• Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e

regulamento).

Vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização

Reduzem a quantidade de documentos empapel, aumentam a produtividade devido auma uniformização dos processos e facilitama implementação de normas de qualidade.

Vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização

• Redução de documentos impressos, de tempo na procura,no reencaminhamento de documentos e redução do espaçode arquivo;

• Descentralização e liberação do espaço físico, isto é, osdocumentos e processos estão sempre disponíveis,independente do local onde o utilizador aceda aplicação;

• Com o auxilio de um browser (navegador de internet) apesquisa da informação dos documentos é facilitada e ágil;

• Formação de um backup (cópia de segurança) que permite arecuperação da informação em caso de incêndio ouinundação do seu arquivo físico;

• Há mecanismos de controle de acessos e segurançaprotegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

Teoria das Idades

Há uma necessidade de que os documentosdesempenhem suas funções de formaindispensável nos arquivos e que dispostos deforma a atender e servir o usuário com precisãoe rapidez no ato da consulta. A metodologia aser adotada deverá atender as necessidades dainstituição, como cada estágio da evoluçãoporque passam os arquivos.

Teoria das Idades

Arquivo de 1ª idade ou Corrente

Documentos deconsulta frequente,produzidos ourecebidos, conservadospróximos e de fácilacesso;

Arquivo de 2ª idade ou Intermediário

Documentos nãoconsultados comfrequência, mas podem serutilizados, não precisam serconservados próximos etem característica depermanência transitória;

Teoria das Idades

Arquivo de 3ª idade ou Permanente

Documentos que perderam o total valor denatureza administrativa e que conservam emrazão de seu valor histórico (probatório ouinformativo) os meios de conhecer o passadoe sua evolução. Estes são os arquivospropriamente ditos.

Documentos de arquivo: classificação, ordenação e protocolos

Documentos de arquivo: classificação, ordenação e protocolos

Tanto a classificação quanto a ordenaçãoestão a serviço da organização dosdocumentos. Do ponto de vista arquivístico,convém que ambas estejam articuladas, paraque a organização possa resultar eficiente.

Documentos de arquivo: Classificação

Classificação é o agrupamento de elementos deacordo com as suas diferenças e semelhanças,determinando um local de referência própria a cadagrupo de elementos.

A classificação de documentos de arquivo refere-se àcriação de um sistema representativo dofuncionamento e o desenvolvimento de determinadainstituição, segundo o qual os documentos por elaproduzidos ou recebidos são agrupados conformeseus elementos semelhantes ou diferentes, dispostosem determinada ordem de classes e subdivisões.

Documentos de arquivo: Classificação

• Em suma, é dar visibilidade às funções e àsatividades do organismo produtor doarquivo, deixando claras as ligações entre osdocumentos. A classificação é lógica onde, apartir de uma análise, são criadas categorias,classes genéricas, que dizem respeito àsfunções/atividades detectadas.

Documentos de arquivo: Classificação

Exemplo 1:

• Classe: 1 Administrativo Financeiro

• Subclasses: 1.1 Controle orçamentário geral; 1.2Receita; 1.3 Despesa; 1.4 Movimentaçãobancária.

Exemplo 2:

• Classe: 2. Departamento Financeiro

• Subclasses: 2.1 Contabilidade; 2.2 Tesouraria.

Documentos de arquivo: Classificação

Abaixo apresentamos alguns objetivos que são alcançados com autilização da classificação dos documentos de arquivo:

• Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível;• Recuperar a informação de forma ágil e segura;• Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias, por meio do

aumento da confiança no arquivo e seus instrumentos;• Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de

identificação e triagem dos documentos para preservação ou eliminação;• Redução de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos

humanos e de informática, por meio da racionalização dosprocedimentos, atividades e serviços de arquivo;

• Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantesinstrumentos de prova das ações governamentais e de proteção dedireitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o plano declassificação reflete as funções e atividades desempenhadas pelainstituição.

Documentos de arquivo: Ordenação

A ordenação é a disposição dos documentosdentro das Pastas e destas dentro doArquivo. A escolha da forma de ordenaçãodepende muito da natureza dos documentos.

Apresentamos abaixo os métodos básicos:

Documentos de arquivo: Ordenação• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou

pastas de acordo com a sequência das letras doalfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico edicionário quando se trata de assuntos.

• Ordenação Cronológica: disposição dos documentosou pastas de acordo com a sucessão temporal.

• Ordenação Geográfica: disposição de acordo com asunidades territoriais (países, estados, municípios,distritos, bairros e outras).

• Ordenação Temática: disposição de acordo com temasou assuntos.

• Ordenação Numérica: disposição de acordo com asequência numérica atribuída aos documentos.Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

Documentos de arquivo: Ordenação

É importante no Arquivo que os documentosde uma mesma função sejam guardadosjuntos, para que se perceba como começou aação e como terminou, formando assim osdossiês de fácil compreensão para quempesquisa.

Documentos de arquivo: Protocolos

• O procedimento de protocolo também é essencialpara a organização do arquivo de documentos. Estãocontidas nestes serviços, todas as atividades derecebimento de documentos, registro, controle detramitação e expedição de correspondências, pois oandamento desses documentos dentro da empresa écontrolado e, só após cumprirem suas finalidades, éque são arquivados. Muitos deles até podemaguardar decisões e prazos já nos arquivos. Edependendo das normas da empresa e da naturezados documentos arquivados, eles podem seremprestados ou consultados no próprio local doarquivo.

Documentos de arquivo: Protocolos

Documentos de arquivo: classificação, ordenação e protocolos

Atividade

Julgue os itens em certo ou errado

1) (Cespe/UNB – TRT/TO 2005) Atualmente,com a evolução arquivística, o ciclo vital dosdocumentos passa por 4 fases: arquivossetoriais, correntes, inativos e permanentes.

2) (Cespe/UNB - MMA/2003) Os arquivos sãoconstituídos apenas por documentos emsuporte de papel.

Atividade

3) (Cespe/UNB – PRG 2005) Uma das finalidadesdos arquivos é servir de base para oconhecimento da história. A função básica dosarquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápidoe preciso às informações deixadas sob suaresponsabilidade de guarda.

4) (Cespe/UNB – STM 2004) Os arquivos podemser formados a partir de documentos que sejamacumulados por pessoas físicas e jurídicas,públicas ou privadas.

Atividade

5) (Cespe/UNB – TDJF 1997) Em arquivo os documentosde relativa importância e que após sua tramitaçãodevem ainda ser mantidos, em lugar apropriado, porum período mais longo, em função de razões legais ouadministrativas, são chamados de:

a) permanentes;

b) públicos;

c) correntes;

d) privados;

e) intermediários.

Atividade

6) (Cespe/UNB – PRG 2005) Todos osdocumentos de terceira idade possuem valorhistórico.

7) (Cespe/UNB – TRT 6a Região 2002) Serãopreservados, em caráter permanente, todosos documentos que provam como ainstituição foi organizada.

Atividade

8) (PRG 2005) É de competência do setor deprotocolo o empréstimo de documentos.

9) (ESAF – Aneel 2004) Assinale a opção que nãoimplica em restrição de acesso.

a) documento secretob) documento ostensivoc) documento confidenciald) documento reservadoe) documento sigiloso

Atividade

10) (SESPA 2004) O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a procedência ou o local.

11) (STM 2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método de arquivamento único.

Atividade

12) (ANP 2005) Indique a opção em que onome está registrado incorretamente paraarquivamento.

a) Santa Cruz, Sérgio (Ministro).

b) Etchevarren Diaz, Esteban de.

c) Andrade Júnior, Ricardo da Silva.

d) Santo, Leontina de Monte.