Sstemas de información
Semestre 8
Fascículo No. 1
sistemas de información
Fascículo No. 1
Tabla de contenido Página
Presentación
Programa general
Sistemas de información (SI) 1
Conceptos de información 1
Características de la información 2
Valor de la información 2
Conceptos de sistema 3
Elementos de un sistema 3
Tipos de sistemas 4
Qué es un sistema de información (SI) 4
Elementos de un SI 5
Sistemas de información manuales o automatizados 5
Componentes de un SIBC 5
Sistemas de información en las empresas 7
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS,
Transaction Processing System) 8
Comercio electrónico (E-Commerce) 8
Sistema de información administrativa (MIS, Management
Information System) 8
Sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS,
Decision Support System) 8
Inteligencia artificial (I.A.) y sistemas expertos 9
¿Para qué estudiar “sistemas de información”? 11
Los sistemas de información en las áreas funcionales de las
empresas 12
Los sistemas de información en las industrias 13
Resumen 14
Bibliografía recomendada 14
Párrafo nexo 15
Fascículo No. 1
Semestre 8
Sistemas de nformación
Fascículo No. 1
Sistemas de informacion
Copyright©1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN
Facultad de Ingeniería de Sistemas.
Sistema de Educación Abierta y a Distancia.
Santa Fe de Bogotá, D.C.
Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización
por escrito del Presidente de la Fundación.
La redacción de este fascículo estuvo a cargo de
CLAUDIA CAROLINA CALDERON LOPEZ
JORGE URIEL SILVA ARIAS
Sede Santa Fe de Bogotá, D.C.
Diseño instruccional y orientación a cargo de
MARIANA BAQUERO DE PARRA
Diseño gráfico y diagramación a cargo de
SANTIAGO BECERRA SAENZ
ORLANDO DIAZ CARDENAS
Impreso en: GRAFICAS SAN MARTIN
Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
Bogotá, D.C. Maya de 2002
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sistemas de información
Fascículo No. 1
Presentación
Durante los últimos años la información ha tenido un gran impacto tanto
en las empresas como en la vida cotidiana. Dentro del manejo de una
organización, siempre se ha utilizado la información para la generación
de estrategias y la toma de decisiones, así que la información no tiene
nada de nuevo. Lo que sí es novedad es la facilidad con la cual
actualmente se puede obtener información exacta de cualquier proceso
de la organización. La información es un recurso de importancia
estratégica y que la computadora puede cultivar ese recurso.
Partiendo de este principio el curso de Sistemas de Información
presenta los sistemas de información como el principal instrumento para
los administradores en un contexto general y gerencial. En é se
suministrarán las herramientas básicas que pueda darle el uso
adecuado a la información y adicionalmente pueda mantenerse a la
vanguardia de las últimas tendencias.
Al terminar el curso, tendrá una visión más amplia y clara de la
importancia de la información como recurso en las empresas y en la
vida de cada individuo. Además, estudiaremos cómo la información
adquiere valor siempre y cuando sea bien gestionada y difundida en
forma sistemática, es decir, involucrando todos los elementos de la
empresa: técnicos, humanos y tecnológicos.
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sistemas de información
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Programación general Conceptos y características de la información
Conceptos
Elementos y tipos de sistemas
Qué es un sistema de información (S.I.)
Elementos y proyecciones.
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 1
Sistemas de Información en las organizaciones
Ventaja competitiva
Calidad total, papeles
Funciones y profesiones del Departamento de Sistemas de Información.
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 2
Conceptos de tecnología de la información
Hardware: dispositivos de entrada
Procesamiento y salida
Software: de sistemas y de aplicaciones.
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 3
Organización de datos e información
Modelado y desarrollos de bases de datos
Sistemas de Administración de Bases de Datos (DBMS).
Fascículo No. 1
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Sistemas de nformación
Fascículo No. 1
Sistemas de informacion
Autoaprendizaje 8 horas
Fascículo 4
Sistemas de información organizacionales
Sistemas de Información para ejecutivos: aplicación de enfoque de
sistemas Puntos sobresalientes de un sistema de información gerencial
Sistema de información financiero.
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 5
Sistema de información de recursos humanos Sistemas de información
contable
Sistemas De Información De Recursos De Información.
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 6
Sistema de apoyo a decisiones
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 7
Sistemas de información por Internet (E-Comerce – B2B – B2C)
Autoaprendizaje 4 horas
Fascículo 8
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Fascículo No. 1
Sistemas de información
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Fascículo No. 1
Sistemas de información (S.I.)
Para iniciar analicemos algunos conceptos claves y fundamentales para
entender con precisión el significado de S.I.
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante.
Determina la diferencia entre datos e información.
Establece qué es un sistema de información, cuáles son sus componen-
tes y características.
Identifica los tipos básicos de sistemas de información.
Determina la importancia de los sistemas de información en las empre-
sas.
Conceptos de información
Información: conjunto de datos organizados que el sistema captura,
procesa almacena y distribuye.
Dato: son los hechos y cifras en bruto, que al procesarse producen
información.
Características de la información
La información debe tener ciertas características para que contribuya
con el proceso de toma de decisiones. Esto implica que se asuman
riesgos que beneficien o, por el contrario, que compliquen la situación
de las organizaciones.
La Información debe ser:
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Exacta: cuando carece de errores.
Completa: el valor de la información es concordante con el
costo de producirla.
Flexible: cuando es útil por muchos propósitos.
Confiable: cuando es exacta y cumple con objetivos propuse-
tos.
Pertinente: cuando es realmente importante para quien hace
uso de ella.
Simple: cuando es precisa, detallada y fácil de interpretar.
Oportuna: se obtiene cuando se necesita.
Verificable: cuando se puede comprobar que es correcta.
Accesible: cuando es de fácil acceso para quienes tienen que
interactuar con ella.
Segura: debe estar protegida contra usuarios que no estén
autorizados.
Valor de la información
La información sirve para:
Tomar decisiones gerenciales
Cumplir metas en la organización
Tener una visión holística (global) de la organización
Innovar y potenciar las organizaciones.
Planear y desarrollar la tecnología informática a partir de la
estrategia corporativa.
Mejorar los procesos y procedimientos en las organizaciones
Conceptos de sistema
Sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para
conseguir o alcanzar un fin específico.
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Elementos de un sistema
Retroalimentación Ejemplo
Estudiantes Enseñanza Estudiantes instruidos
Profesores Investigación Investigaciones
Administradores Servicio
Libros
Entrada: consiste en recopilar y capturar datos. Puede ser un proce-
so manual o automatizado.
Proceso: conversión o transformación de datos en salidas útiles.
Puede realizarse en forma manual o con la asistencia de un compu-
tador.
Salida: información útil, por lo general en forma de documentos y/o
reportes. Puede ser un proceso manual o automatizado.
Retroalimentación: salida que se utiliza para realizar cambios en ac-
tividades de entrada o procesamiento. Es de gran importancia para
tomar decisiones.
Tipos de sistemas
SIMPLE
Posee pocos componentes y la interacción en-
tre ellos es sencilla y directa.
COMPLEJO
Posee muchos elementos y están fuertemen-
te relacionados e interconectados.
ABIERTO
Interactúa con el medio o entorno.
CERRADO
No interactúa con el medio o entorno.
ESTABLE
Sufre reducidos cambios a través del tiempo.
DINÁMICO
Sufre constantes y apurados cambios a tra-
vés del tiempo.
Entrada
Proceso
Salida
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ADAPTABLE
Es capaz de modificarse en respuesta a cam-
bios en el medio.
NO ADAPTABLE
Es incapaz de modificarse con respecto a
cambios en el medio.
PERMANENTE
Está diseñado para mantenerse en un período
largo de tiempo.
TEMPORAL
Está diseñado para existir por un corto perío-
do de tiempo.
1.1
Identifique y explique, con un ejemplo, cada uno de los elementos de
un S.I.
Qué es un sistema de información (SI)
Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos diri-
gidos a capturar, procesar, almacenar y distribuir información de mane-
ra que pueda ser utilizada por las personas adecuadas de una manera
eficaz y eficiente. Esto permite tener una visión holística (global) de la
organización.
Elementos de un SI
Los elementos que conforman un SI son cuatro: información, personas,
tecnología y técnicas. Veamos en cada uno de ellos.
Información: Todo aquello (letras, números, texto, imagen, voz,
etc.,) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.
Personas: son las que introducen, procesan y utilizan la información
de acuerdo con sus necesidades.
Tecnología: hardware y software empleado en las tareas del siste-
ma.
Técnicas: diferentes métodos que se utilizan para desarrollar un tra-
bajo.
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Sistemas de información manuales o automatizados
Los SI pueden ser manuales o automatizados; muchos de ellos son ma-
nejados manualmente y sobre estos también se toman decisiones. Los
SI generalmente son sistemas manuales que después se convierten en
sistemas computarizados; sin embargo, hay que tener en cuenta que la
computarización de un sistema manual de información no garantiza un
mejor desempeño. Si el SI original es defectuoso, al ser computarizado
podría incrementar los errores.
Los Sistemas de Información Basados en Computadores (SIBC) están
compuestos por hardware y software, bases de datos, telecomunicacio-
nes, personas y procedimientos, especialmente configurados para cap-
turar, manipular, almacenar y procesar datos y ser convertidos en infor-
mación.
Figura 1.1Sistema de Información
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SIBCSIBC
Personas
HardwareSoftware
TelecomunicacionesBases de Datos
Procedimientos
SIBC: sistema de infor-
mación basado en com-
putador.
Componentes de un SIBC
Hardware: es la parte física del computador (monitor, teclado,
mouse, CPU, etc.) que se utiliza para las actividades de entrada, pro-
cesamiento y salida. Entre los dispositivos de entrada se encuentran:
el teclado, dispositivos de exploración automática, equipo para lectu-
ra de caracteres de cinta magnética y muchos otros. Entre los dispo-
sitivos de procesamiento se incluyen la CPU (Unidad Central de Pro-
cesamiento) y la memoria principal. Por último, los dispositivos de
salida: las impresoras, las pantallas de los monitores, los dispositivos
de almacenamiento secundario, entre otros.
Figura 1.2 Sistema de información basado en computador.
Software: está constituido por todos los programas que dirigen las
operaciones de un computador. Hay dos tipos de software: software
del sistema (es el que controla las operaciones básicas de un com-
putador como son el arranque y la impresión), y el software de apli-
caciones (es el que ejecuta tareas determinadas, de acuerdo con re-
querimientos específicos como por ejemplo: Word, Excel, Power
Point, Lotus, Qpro, entre otros).
Bases de datos: es un conjunto organizado de datos e información.
La base de datos puede contener datos de clientes, empleados, in-
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ventarios, ventas, cartera, etc. Es un recurso muy valioso e impor-
tante en las empresas.
Telecomunicaciones: transmisión electrónica de señales de comu-
nicación que permiten a las organizaciones conectar entre sí siste-
mas de comunicación para integrar redes.
Red: interconexión entre computadoras de una ciudad, país o el
mundo entero, con el fin de establecer comunicación electrónica.
Internet: red de computación, compuesto por miles de redes inter-
conectadas, las cuales intercambian libremente información. Es la
red más grande del mundo.
Intranets: red que emplea la tecnología de Internet dentro de la or-
ganización. Por medio de estas redes los miembros de la organiza-
ción intercambian información y trabajan en proyectos comunes.
Personas: son el elemento más importante en los SIBC. Incluye a
todos los individuos que administran, operan, programan y mantie-
nen el sistema, y a los que lo utilizan para obtener resultados.
Procedimientos: son las estrategias, políticas, métodos y reglas de
uso del SIBC. Por ejemplo: en qué momento se debe ejecutar un
programa, quién puede tener acceso a la información de la base de
datos, y demás.
Sistemas de información en las empresas
Los tipos de SI de uso más común en las empresas son: sistemas de
procesamiento de transacciones, comercio electrónico, sistema de infor-
mación administrativa, sistema de apoyo para la toma de decisiones, in-
teligencia artificial y sistemas expertos. Veamos en qué consiste cada
uno.
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Transacción: actividad o
solicitud. Pedidos, com-
pras, cambios, adicio-
nes y eliminaciones son
transacciones comercia-
les típicas que se alma-
cenan en el computa-
dor.
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing System)
Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de
datos y dispositivos que permiten registrar una cantidad de transaccio-
nes que pueden procesarse en un segundo.
Comercio electrónico (E-Commerce)
Comprende todas las transacciones ejecutadas, a través de medios
electrónicos entre organizaciones (empresa - empresa), organizaciones
y consumidores (empresa - cliente) y organizaciones y sector público.
El alto crecimiento del comercio electrónico se ha acentuado por el au-
mento de acceso a Internet, la confianza de los usuarios para realizar
transacciones, el mejoramiento de los sistemas de pago, el reforzamien-
to de la seguridad, simplicidad y comodidad.
Sistema de información administrativa (MIS, Management Information System)
Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de
datos y dispositivos que integran datos de todos los departamentos a
los que sirve y provee operaciones y administración con la información
que requieren.
Aceleran el procesamiento de actividades empresariales y reducen cos-
tos administrativos. Son de gran utilidad para las personas responsa-
bles de tomar decisiones.
Sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decision Support System)
Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de
datos y dispositivos que sirven de apoyo para tomar decisiones refe-
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Fascículo No. 1
rentes a problemas específicos. Puede ser un sistema muy beneficioso
en cuanto a datos estadísticos y costos se refiere. El campo de interés
de un DSS es la eficacia de la toma de decisiones.
Inteligencia artificial (I.A.) y sistemas expertos
Campo que implica la adopción, por sistemas de computación, de las
características propias de la inteligencia humana. Incluyen la inteligen-
cia y el comportamiento humano valiéndose de: robots, reconocimiento
de voz, procesamiento de lenguaje natural o extranjero y los sistemas
expertos.
El valor de los sistemas expertos radica en el hecho de que per-
miten a las organizaciones proveerse y utilizar el saber de
expertos y especialistas
1.2
Analice y resuelva el siguiente caso de acuerdo con lo visto en el fascí-
culo.
Liz Claiborne actualiza sus sistemas de información
Liz Claiborne diseña y comercializa una variedad de prendas y acceso-
rios femeninos, organizados en versátiles colecciones que van de lo in-
formal a lo formal. También diseña y comercializa ropa y artículos mas-
culinos, y fragancias para dama y caballero. En uno de los años más
recientes, sus ventas netas ascendieron al nivel récord de 2400
millones de dólares.
A nadie que alguna vez haya intentado seguir las tendencias de la
moda le sorprenderá saber que lo que impera en la actual industria del
vestido es el cambio, que sin embargo no se limita al diseño de
prendas, pues la estructura y naturaleza de las ventas y la manufactura
también están transformándose. Las fronteras geográficas han
desaparecido. Las restricciones están en retirada. Sobre todo, hoy los
consumidores buscan versatilidad y valor, y son ellos, no las tiendas o
las fábricas, quienes de-finen esas cualidades. Por ejemplo, la actual
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Semestre 8
Sistemas de información
Fascículo No. 1
tendencia hacia el atuendo informal es un intento por simplificar un
modo de vivir crecientemente complejo. Esta modificación de priorida-
des significa que los consumidores son menos leales a marcas o tien-
das y, al mismo tiempo, más exigentes y sensibles a las limitaciones
de tiempo.
Para mantenerse a la altura de los cambios, Liz Claiborne ha sometido
a análisis la totalidad de sus procesos administrativos. Como resultado
de ello, en la actualidad concentra sus esfuerzos en la simplificación
de lo que mejor sabe hacer y en asociarse con otras empresas,
mediante convenios de licencias y subcontratación (outsourcing), para
el desempeño de las actividades en las que carece de experiencia,
desde la comercialización de relojes hasta la producción de calzado y
artículos para el hogar. Entre sus metas corporativas específicas están
la duplicación de sus ingresos a más de 4.000 millones de dólares
para el año 2000, reducir sus costos de operación en 35 millones de
dólares al año, acortar el período que transcurre entre el diseño y la
existencia de un producto, y mejorar sus comunicaciones con los
clientes.
Para alcanzar las metas, Liz Claiborne ha emprendido una amplia refor-
ma tecnológica, la cual resultará en el reemplazo de más del 80 por
ciento de sus procesos administrativos, sistemas de información
comercial, hardware, programas de software, bases de datos y
recursos para redes. Incluso su personal de SI se verá afectado por
esta readecuación, dada la necesidad de capacitarlo en el manejo de
la nueva tecnología para que identifique los nuevos papeles que
deberá asumir. Asombrosamente, uno de los principales retos de este
proceso de transformación no será instalar o mantener nueva tecnolo-
gía, sino la coordinación entre ésta y las necesidades de la empresa, y
el adiestra-miento de los empleados para enfrentar el cambio. "De lo
que muchas organizaciones no se percatan es de que si no controlan el
aspecto administrativo de un cambio tecnológico, se exponen a
fracasar aun si tienen éxito en el aspecto tecnológico", comenta Naomí
Karten, asesora de la compañía.
Liz Claiborne ha desarrollado herramientas basadas en la Web para
mejorar sus comunicaciones con proveedores y tiendas. Una aplica-
ción basada en la Web permite a las tiendas rastrear sus órdenes de
compra y verificar al instante el estado de sus transacciones, proceso
que antes se realizaba por teléfono.
Más del 60 por ciento de los pedidos de los clientes se efectúan ahora
por medios electrónicos. Asimismo, esta compañía invirtió grandes
cantidades en software para el rastreo de materiales en todo el mundo
y una mejor comunicación con prestadores de servicios, socios
manufactureros y controladores de carga.
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Fascículo No. 1
Sistemas de información
Semestre 8
Fascículo No. 1
El proceso de diseño también ha resentido los efectos del cambio tec-
nológico. Antes, Claiborne basaba sus diseños en bocetos elaborados
a mano por organizaciones externas. Hoy emplea sofisticadas herra-
mientas de software a favor del proceso de diseño. En el pasado tam-
bién debía ocuparse de que ejecutivos de tiendas visitaran sus instala-
ciones para conocer sus nuevos diseños, mientras que ahora los
remite electrónicamente a través de la Web, con lo que ahorra tiempo y
dinero. Esta tecnología de enlace en red, llamada LizCADalyst, permite
la transferencia mundial de información referente a telas y diseños.
Cuestionario
1. ¿Qué cree que signifique el comentario de Karten: "de lo que mu-
chas organizaciones no se dan cuenta es de que si no controlan el
aspecto administrativo de un cambio tecnológico, se exponen a fra-
casar aun si tienen éxito en el aspecto tecnológico"? ¿Cómo se apli-
ca este juicio al caso de Liz Claiborne?
2. Liz Claiborne ha hecho una importante inversión en actualizar sus
sistemas de información. Si usted tuviera que justificar esa inversión
frente al consejo de administración de la compañía, ¿qué diría?
¿Para qué estudiar "sistemas de información"?
El estudio de los "sistemas de información" es un campo multidisciplina-
rio en el que intervienen materias como la "Ingeniería del Software" o la
"Administración de Empresas", entre otras. No se trata, en definitiva, de
una disciplina estrictamente informática. Las materias informáticas están
implicadas en el avance de las tecnologías de la información y de la co-
municación subyacentes, mientras que los "Sistemas de Información"
se centran en la aplicación de las tecnologías disponibles en un contex-
to empresarial.
Un informático orientado a Sistemas de Información sería, además, ca-
paz de diseñar, desarrollar, adquirir y desplegar el equipamiento en tec-
nologías de la información y la comunicación de la empresa. Para ello,
se precisa la habilidad de comunicarse eficazmente con otros trabajado-
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Sistemas de información
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res individual y colectivamente, y ello implica cierta preparación en te-
mas específicamente empresariales, como la gestión general o las fun-
ciones básicas de la empresa (marketing, finanzas, producción).
En definitiva, un informático con conocimientos en Siste-
mas de Información está mejor capacitado para incorpo-
rarse a la empresa y participar de modo activo en su ges-
tión. Y esto suele afectar positivamente a la remuneración
del trabajo que realiza.
Los sistemas de información en las áreas funcionales de las empresas
En todas las áreas funcionales de la empresa se emplean SI. En finan-
zas y contabilidad, se utilizan para administrar los recursos financieros,
analizar inversiones, realizar auditorías, pronosticar ingresos y activida-
des comerciales. En ventas y mercadotecnia, se emplean para desa-
rrollar nuevos bienes y servicios (análisis de productos), determinar la
mejor ubicación de plantas de producción y distribución (análisis de lu-
gares o sitios) identificar los mejores métodos publicitarios y de ventas
(análisis de promociones) y fijar precios a los productos que permitan
obtener los ingresos totales más adecuados posibles (análisis de pre-
cios).
En manufactura, se utilizan para procesar pedidos de los clientes, ela-
borar programas de producción, controlar niveles de inventario y super-
visar la calidad de los productos. En la administración de recursos hu-
manos, se usan para seleccionar a solicitantes de empleo, aplicar prue-
bas de desempeño a los empleados y vigilar su productividad, entre
otros.
13
Sistemas de información
Fascículo No. 1
Sistemas de información
Semestre 8
Fascículo No. 1
En la parte jurídica, se utilizan para analizar lo referente a responsabili-
dades legales y garantías de productos y para elaborar importantes do-
cumentos e informes de orden jurídico.
Los sistemas de información en las industrias
En casi todas las industrias y los sectores de la economía se emplean
los SI. En el sector de las aerolíneas, por ejemplo, se utilizan para ha-
cer reservaciones y determinar las mejores tarifas e itinerarios.
En las sociedades de inversión, se emplean para analizar los merca-
dos de acciones, bonos, opciones, mercados de acciones futuros y
otros instrumentos financieros, y para ofrecer mejores servios a sus
clientes. En las instituciones bancarias y de crédito, se utilizan para
tomar acertadas decisiones de préstamos y analizar buenas inversiones.
En la industria del transporte, se emplean para programar la distribu-
ción de bienes y servicios en los diferentes transportes al menor corto.
En las compañías editoriales, se usan sistemas de información para
analizar mercados, desarrollar y publicar diarios, revistas y libros.
En instituciones de atención a la salud, se utilizan para diagnosticar
enfermedades, planear tratamientos médicos y realizar cobros a pacien-
tes. En las compañías administradoras de energía y prestadoras de
servicios públicos, se usan para vigilar y controlar la generación y uso
de la electricidad.
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Fascículo No. 1
Muchas compañías en el mundo entero disfrutan en la actuali-
dad de mejor seguridad y servicios, mayor eficiencia y eficacia,
costos más bajos y menor control y toma de decisiones, gra-
cias a los SI.
1.3
Nombre algunos de los beneficios que las organizaciones persiguen
mediante el uso de sistemas de información.
En este fascículo hemos tratado conceptos básicos de información, de
sistemas y de sistemas de información y su importancia, aplicabilidad y
desarrollo en las organizaciones.
FREEDMAN, Alan. Diccionario Enciclopédico de Computación Bilingüe.
McGraw Hill.
STAIR, Ralph M., y REYNOLDS, George W. Principios de Sistemas de
Información. Cuarta Edición.
Direcciones en internet www.monografías.com
www.elcolombiano.com/proyectos/kapuscinsky/articulo2.htm
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Fascículo No. 1
En el próximo fascículo estudiaremos los Sistemas de Información en
las organizaciones, deteniéndonos en aspectos claves de éstas como:
estructura organizacional, cultura y cambio organizacional, aprendizaje
organizacional y estrategias para reducir costos mejorando servicios.