SISTEMI DI GESTIONE DELL’IGIENE E SICUREZZA NEGLI AMBIENTI DI LAVORO
Prof. Claudio Pantanali, PhD - [email protected]
ELEMENTI DI BASE DI
ORGANIZZAZIONE
AZIENDALE
2 . Elementi base di Organizzazione
?
ORGANIZZAZIONE
? GO
3 . Elementi base di Organizzazione Indice
La premessa storica e le principali teorie
Scuola classica
Scuola Sociale
Scuola Sistemica
I Modelli organizzativi
Struttura funzionale
Struttura divisionale
Struttura a progetto
Struttura a matrice
Approccio per processi
Aziende multinazionali : headquarters e affiliate
Progettazione Organizzativa e strumenti
La mappa dei processi
Il flusso di Processo
La matrice di interfunzionalità
4 . Elementi base di Organizzazione
La rivoluzione industriale:
dal lavoro artigianale alla produzione in fabbrica
separazione tra proprietari dei mezzi di produzione e lavoratori salariati
la tecnologia come strumento di aumento di produttività
…attenzione crescente verso la nuova organizzazione: la fabbrica
Nascita di teorie e scuole di filosofia ed economia :
Adam Smith (1723-1790)
K. Marx, Il Capitale
La premessa storica
5 . Elementi base di Organizzazione
La premessa storica
L’era industriale, la nascita del problema organizzativo ……
….. e le risposte individuate
Scuola Classica: l’ organizzazione scientifica del lavoro
Scuola sociale: l’ individuo al centro del modello
Scuola Sistemica : organizzazione come sistema aperto in grado di rispondere alle sollecitazioni esterne
6 . Elementi base di Organizzazione
Scuola “Classica”:
U.S.A :Frederick Taylor, 1856-1915)
L’uomo e l’ organizzazione come una macchina
ottimizzazione dei movimenti dell’ uomo
La tecnologia supporta i processi industriali: analisi scientifica del processo di lavoro, scomposizione e miglioramento singole fasi tempi e metodi
Parcelizzazione del processo produttivo spinta specializzazione catena di montaggio
Chiara individuazione della autorità e dei punti di controllo Burocrazia (Weber e lo studio delle forze armate e strutture
pubbliche esempio di efficienza)
Motivazione delle persone = denaro correlazine diretta tra produttività e retribuzione lavoro a cottimo
Non considerate implicazioni umane o sociali
7 . Elementi base di Organizzazione
Mayo /Maslow …(anni 1930/50..)
L’uomo : soggetto attivo che interagisce con l’ organizzazione
Le persone come valore dell’ azienda integrazione di obiettivi personali e obiettivi dell’impresa
La motivazione non è solo economica importanza delle relazioni e dei rapporti interni non formalizzati da regole
Il clima interno (fisico e relazionale) ed il senso di appartenenza influenzano la produttività
Nasce la gestione per obiettivi, la valutazione delle prestazioni ed il collegamento prestazione/sistema premiante , la formazione manageriale
Scuola “Sociale”:
8 . Elementi base di Organizzazione
Sistema : insieme di elementi interagenti tra di loro e organizzati per uno scopo, collocato in un ambiente esterno che ne condiziona sopravvivenza e sviluppo e con il quale realizza scambi di informazioni e risorse
L’ azienda è un sistema aperto : è al centro di sollecitazioni esterne a cui deve rispondere in modo adeguato
Macro-ambiente : contesto socio politico sistema economico finanziario legislazione/cultira/tecnologia
Ambiente business di riferimento : clienti fornitori competitors
mercato
Strategia
Struttura
Tecnologia
Sistemi Individui gestione
Azienda
Prodotti Servizi Informazioni
Risorse Informazioni …..
Scuola “Sistemica” (‘50 /’60)
9 . Elementi base di Organizzazione
Organizzazione
Coordinamento delle attività svolte da più persone, finalizzato al raggiungimento di uno specifico obiettivo
è un Tool
Divisione del lavoro Coordinamento
Materia che studia i possibili modelli da applicare per la miglior suddivisione del lavoro in base agli obiettivi che si intende raggiungere
Unità aziendale che si occupa della definizione dei modelli via via più idonei a facilitare il raggiungimento degli obiettivi prefissati
Organizzazione = sinonimo di Azienda
Modelli Organizzativi
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. Elementi base di Organizzazione
Qualche definizione…
Progettazione Organizzativa: processo di configurazione delle strutture e delle relazioni tra di esse, dei processi, sistema premiante, formazione delle persone finalizzato a creare una organizzazione in grado di implementare la strategia business raggiungendone gli obiettivi
La struttura organizzativa definisce il modo in cui il lavoro viene diviso e coordinato
Unità Organizzative : composizione formale di attività e individui di cui è fatta l’ azienda . Sono riconoscibile e definibili in base allo scopo e obiettivi che si prefiggono ( es R&D, Vendite, etcc..) a loro volta sono divisivili in sotto unità più piccole specializzate per sotto attività ( es R&D\ laboratori)
Processo : sequenza di attività che partendo da input ben identificati producono precisi output , riconoscibili e aventi valore per qualcuno ( cliente del processo)
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. Elementi base di Organizzazione
Organigramma : è lo strumento che da la rappresentazione grafica del modello organizzativo che l’ azienda ha scelto per strutturare le proprie attività
Direzione
Generale
Prodeuzione R&D
Logistica
Amministrazione
&
Controllo
HR
Marketing
Commerciale
Vendite
Acquisti
………
Qualche definizione…
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. Elementi base di Organizzazione
Modelli organizzativi
Funzionale
Divisionale
Per progetto
A matrice
.. e l’ orientamento all’organizzazione per processi
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.
D.G.
Commerciale Produzione Personale Amministrativo
Vendite
Marketing …..
Programmazione
Manutenzione …..
Formazione
Gestione del p
Raggruppamento attività per contenuto omogeneo forte verticalizzazione Integrazione interfunzionale in capo al responsabile di funzione Enfasi su specializzazione
Adatta se: ambiente stabile ciclo di vita prodotti lungo bassa innovazione
+ - •Economie di scala (efficienza) •Forte specializzazione •Controllo centralizzato
•Lenta reattività al cambiamento •Visibilità obiettivi parziale (verticale) •Difficile coordinamento interfunzionale •Controllo centralizzato (rigidità)
Elementi base di Organizzazione Struttura funzionale (ORIENTAMENTO EFFICIENZA)
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. Elementi base di Organizzazione Struttura divisionale (ORIENTAMENTO EFFICACIA)
Ripartizione responsabilità per tipo prodotto /mercato /tecnologia/geografia Azienda divisa in parti autonome Definizione di alcune funzioni trasversali comuni o di controllo della direzione
generale
Adatta se: ambiente instabile ciclo di vita prodotti breve alta eterogeneità + •Velocità risposta al cambiamento • Decentralizzazione responsabilità • Genera alto coordinamento tra
funzioni della divisione
• Duplicazione-funzioni •Non facilita specializzazione •Difficile interazione e standardizzazione cross linee prodotto
D.G.
AFC Acquisti
HR
Divisione A Divisione B
Vendite Marketing Logistica Vendite Marketing Logistica
Legale
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. Elementi base di Organizzazione Struttura per progetti (si sovrapone alle precedenti)
Attivata ‘ a tempo’ per produrre obiettivi specifici e rilevanti entro un certo tempo Attiva le risorse dalle strutture stabili dell’ organizzazione in base alle competenze
necessarie al raggiungimento del’ obiettivo nomina responabile (Project Manager)
Adatta per gestire situazioni complesse in termini di strategicità e di interdisciplinarietà a carattere temporaneo
+ - •Velocità risposta al cambiamento • Favorisce formazione manageriale (PM) • Favorisce coordinamento tra funzioni
o divisioni
• Duplicazione temporanea di Leaders • Reinserimento risorse a fine progetto • Richiede attenzione sistema premiante
D.G.
Commerciale Produzione Personale Acquisti
Vendite
Marketing
…..
Programmazione
Manutenzione
…..
Formazione
Gestione del p
Team di
Progetto Buyer
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. Struttura a matrice Elementi base di Organizzazione
Modello reticolare basato su più assi di responsabilità: strutture verticali specializzate per materia ( es A&C, Produzione…) estrutture orizzontali per prodotto o mercato
Ogni responsabile riporta a diretore orizzontale e verticale
Adatta se: ambiente instabile eterogeneità interna ma alta interdipendenza necessità di conciliare reattività e alta specializzazione
+ - •Velocità risposta al cambiamento • Favorisce sviluppo competenze • Condivisione delle risorse specialistiche • Cordinamento
• Complessità (doppia autorità) •Time consuming (necessità coordinamento) •Richiede diffusa comprensione e condivisione modello
D.G.
AFC Produzione R&D
Prodotto A
Prodotto B R&D
Prod B
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. Elementi base di Organizzazione
Processo
Sequenza di attività volte al perseguimento di un preciso obiettivo atteso come prodotto del processo
Respnsabile : process owner
Stabile e ripetitivo nel tempo / destinato e ripresentarsi
Carattere ordinario (non come importanza o difficoltà)
Ricorre a persone e competenze stabilmente disponibili
leader
a finire
economiche)
Progetto
Sequenza di attività volte al perseguimento di obiettivo attualmente non ancora presente (aspetto di novità)
Responsabile : project manager o
A tempo determinato / destinato
Carattere non ordinario (sforzo extra di risorse umane ed
Team costituito ad hoc e che vive fintanto che gli obiettivi vengano raggiunti: può ricorrere a persone e competenze usualmente non disponibili
Differenza tra processo e progetto
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.
Prodotti
Funzioni I processi che attraversano l’organizzazione sono il veicolo di realizzazione degli obiettivi aziendali, su di essi si attivano e concretizzano le dimensioni aziendali.
Interdipendenza reciproca
Geografia
I nuovi trend organizzativi sul mercato vedono l’ enfasi sui processi aziendali: - riconoscimento della dimensione processo come dimensione organizzativa a pari dignità
delle dimensioni funzione , geografia .etc
Orientamento ai processi Elementi base di Organizzazione
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.
Gli elementi da definire in una organizzazione orientata ai processi
La individuazione e definizione dei processi : •obiettivo del processo ( lo scopo per cui esiste / la sua propria missione) •confini del processo ( dove inizia e dove termina) •gli input ( informazioni / attività che attivano il processo) •gli output (prodotti o servizi rilasciati dal processo)
I clienti del processo (chi riceve un bene o un servizio dal processo stesso) •clienti esterni all’azienda (cliente di mercato) •clienti interni all’azienda ( funzioni aziendali / altri processi interni, etc)
L’ assegnazione della responsabilità di governo / coordinamento del processo : il ruolo del Process Owner normalmente identificato entro:
•la funzione che possiede l’output ( e dunque lo scopo ) per cui il processo esiste / che gestisce il cliente esterno •la funzione prevalentemente coinvolta nelle attività implicate nel processo
la misura dell’efficacia/ efficienza del processo: gli indicatori che costituiscono la bussola per orientare / correggere l’andamento del processo. Rappresentanto il principale strumetno in mano al PO per il governo del processo
Orientamento ai processi Elementi base di Organizzazione
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.
La sfida delle organizzazioni per processi
Grandissima capacità di integrazione interfunzionale : riconoscimento dell’ autorità del PO da parte degli attori coinvolti sul processo, indipendentemente dalla funzione di provenienza
Forte orientamento al lavoro per obiettivi
Doppia matrice di responsabilità : •le funzioni responsabili del mantenimento dell’ eccellenza di competenza in proprio ambito e governo gerarchico delle risorse •il PO responsabile del conseguimento del risultato del processo presieduto •Il PO è un ruolo a servizio del raggiungimento degli obiettivi di processo ( governo o facilitatore a seconda di quanto è forte il modello organizzativo implementato)
Diffusa cultura del servizio : •capacità di riconoscimento delle reciproche relazioni interne cliente /fornitore
Orientamento ai processi Elementi base di Organizzazione
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.
Il tema dell’ equilibrio tra centro e periferia nelle multinazionali è volto a garantire da un lato il governo complessivo dell’azienda in tutte le sue dimensioni e ad assicurare dall’altro la vicinanza al mercato / cliente per coglierne concretamente necessità e aspettative da trasformare in opportunità di prodotto/servizio.
Headquarters / Affiliate: un punto nodale per le aziende internazionali
Multinazionali Elementi base di Organizzazione
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.
Tipiche responsabilità del centro (Unico punto di visione complessiva)
•Definire la strategia globale dell’azienda •Fornire le linee guida che supportino l’implementazione coerente della strategia traducendola in aree prioritarie di azione e di investimento
• Definire e assegnare i target da raggiungere •Individuare i meccanismi di integrazione e di allineamento per assicurare la diffusione necessaria entro l’intera organizzazione
•Presidiare il controllo dell’andamento dell’azienda definendo eventuali fattori correttivi e di reindirizzamento
Multinazionali Elementi base di Organizzazione
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. Multinazionali Elementi base di Organizzazione
Tipiche responsabilità delle strutture locali (Punto di visione del mercato)
•Garantire alla azienda la visione delle specificità di territorio evidenziando i fattori di opportunità dal Mkt
(antenna aziendale sul territorio)
•Assicurare implementazione delle strategie a livello locale traducendole coerentemente in iniziative ed azioni sul territorio
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.
Il bilanciamento tra ruoli globali e ruoli locali
Le responsabilità del presidio centrale:
•governo della coerenza complessiva delle strategie implementate ( scenari positioning sviluppi strategici e def priorità) e delle conseguenze come impatto sia sul Mkt (es. rispetto dell’ immagine di riferimento, ...) che sull’interno (es identificaz fabbisogni competenze / comportamenti da diffondere aziendalmente)
(accordi globali, etc)
• visione del proprio mercato in senso globale
e dei propri punti di eccellenza (internal best cases)
Le responsabilità del presidio territoriale:
•Identificazione della struttura del mkt e dei customer needs nella concretezza delle realtà territoriali (cultura, valori, gusti, etc..) (focus sul presido cliente)
•Valorizzazione e sviluppo delle peculiarità di valore nel mkt presidiato
•Declinazione delle strategie globali in opportunità implementabili nelle realtà locali
Dfinizione approccio strategico ed emissione linee guida
Identificazione opportunità di efficientamento nell’utilizzo di processi a dimensione internazionale
Governo eventi di portata aziendale
• razionalizzazione degli investimenti / creazione di valore per tutti Valorizzazione dell’ imprenditorialità presente nelle realtà locali
Visibilità ai trend e alle occasioni di valore presenti nel proprio mkt
Implementazione strategie sul proprio mercato
Gestione eventi di territorio e istanziamento locale eventi di gruppo
(international customers/ int competitors) Sharing esperienze / conduzione congiunta
iniziative comuni
Multinazionali Elementi base di Organizzazione
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.
Collaborazione Headquarters / Affiliate
Vision Action
Lo scambio continuo di visione e implementazione da un lato e di dimensione globale / geografica dall’altra consente la messa a fattor comune del meglio che le due posizioni possono offrire :
Global
Local
Visione sintetica a garanzia di coerenza compelssiva da un lato Contatto con le istanze ed urgenze del mercato / cliente nella sua declinazione concreta dall’altro.
Messa a fattor comune di esperienze generate ovunque visibilità di occasioni emergenti / peculiarità a valore aggiunto
Multinazionali Elementi base di Organizzazione
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.
Livelli di profondità
Macro Organizzazione : definizione del modello complessivo che l’ azienda decide di adottare : discende dalla strategia business definita
Micro organizzazione : definizione di dettaglio sotto unità organizzative, e delle posizioni da coprire
Definizione dei processi di lavoro e definizione delle procedure interne
Individuazione e definizione dei ruoli : • missione dei ruoli ( ragion d’essere , perchè esistono) •Responsabilità : cosa ci si attendein termini di attività e risultati • Collocazione organizzativa e interrelazioni •Competenze attese Know how e comportamentii • Indicatori di misurazione della prestazione (KPI)
Continuous improvement : ricerca di aree di miglioramento: •sovrapposizioni /duplicazioni • aree di scopertura • inefficienze ridondanze, riallineamento al cambio di strategia...
Progettazione organizzativa Elementi base di Organizzazione
Analisi dei processi – Esempio di MAPPA DEI PROCESSI
GESTIONE OPERATIVA
SERVIZI
AL MERCATO
INNOVAZIONE
GESTIONE DELL’
ORDINE
SVILUPPO
PRODOTTI SVILUPPO
SERVIZI
ACQUISTI
PRODUZIONE
MANAGEMENT
PIANIFICAZIONE
CONTROLLO
FORMAZIONE
RISORSE
VENDITE DISTRIBUZIONE
ASSISTENZA TECNICA
POST VENDITA
PREVISIONE VENDITE
Progettazione organizzativa
Progettazione organizzativa MAPPA DEI PROCESSI : ESEMPIO
Processo
Input
Output
Process Owner
Dipendenza
gerarchica
del PO
KPI
Cliente
esterno
Cliente
interno
Funzioni
coinvolte
Progettazione
nuove linee
prodotti
Road Map ciclo di
vita prodotti
Specifica di
Marketing
Nuovi prodotti
sviluppati e
industrializzati
Resp Sviluppo
Direttore R&D
N° nuovi sviluppi
Mercato
Marketing
Prodotto
R&D
Marketing
Prodotto
Qualità
Industriale
(Stabilimenti)
Approvvigionam
ento MP
fabbisogno parco
fornitori
fabbisogno materie
prime
Albo Fornitori
Vendor rating
Contratti
Ordini
Responsabile
Acquisti Materie
prime
Direttore
Acquisti
costo materie
prime
tempi di
consegna
n° stock out
R&D
Industriale
Materiali
Acquisti
Qualità
Industriale
H&S&E
Produzione
Programma di
produzione mensile
/ settimanale
versamento a
magazzino del
prodotto
Resp Produzione
Direttori
Industriale
Volumi
Waste
Produttività
Costi industriali
Mercato
endite, Logisti
Logistica
Industriale
Qualità
H&S&E
Vendite
ordine del cliente o
venditore
consegna del prodotto
fatturazione
Resp mercati
Direttore
vendite
N° Back order
dealer,
concessionar
io tuner
Vendite
Logistica
Mercati
A&C
Distribuzione
Prodotto versato a
magazzino
prodotto al cliente
Distribuzione
Direttore
Logistica
Delivery on time,
non conformities
Costi logistici:
logistiche locali,
trasporti
internazionali
Mercato
Vendite
Vendite
Pianificazione e
controllo
dati di input del PdG
Piano a medio lungo
Piano di Gestione
Reporting
Responsabile di
Amministrazione e
Controllo
Amministratore
delegato
KPI industriali,
commerciali,
economici,
finanziari
Azionisti
DG e Top
Mngm
Tutte le
funzioni
Mission Cliente interno/esterno
Strumenti (Procedure / Tools)
Criticità/specificità Metrics/indicatori di performance
Processo xxxxxxx
Chi attende l’ output del processo
Può essere : Interno/esterno
Persona / unità organizzativa / altro processo
Descrizione dell’ 0biettivo del processo,
il suo scopo , perchè esiste
Documenti / Norme /Procedure
Sistemi informativi / Tool etc..
Fornitori interni/esterni
Aree di miglioramento
Vincoli del processo
Punti di attenzione da considerare
Indicatori che misurano la qualità del processo in termini di efficienza /Efficaca
Chi partecipa al processo fornendo elementi in input . Può essere : Interno/esterno
Ruolo o unità organizzativa / altro processo
Scheda identificativa (Carta identità)
Mappatura dei processi: strumenti a supporto
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. Elementi base di Organizzazione
Richiesta valutazione prodotto
Qualità AT esterna A. T (sede) Rete di
Vendita Cliente
Fax piano
visite
settimanale
Inserimento visita
nell’itinerario dell’ AT
esterna
Richiesta via mail
valutazione dei prodotti
forniti al cliente
Visita al cliente e
valutazione problema
segnalato
Compilazione report
esito visita
Contestazione qualità
fornitura ricevuta Segnalazione situazione a qualità
Accordo su approccio da seguire (controllo a campione o globale,
etc)
Gestione reso da
vendita
(+ nota accredito)
Processo std
Gestione
Reclami
Contestazione fornitura
non pertinente
Gestione esito
valutazione verso il
cliente
Approvazione
contestazione
?
NO
SI
Opzione 2
Flusso di processo
Mappatura dei processi: strumenti a supporto
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. Elementi base di Organizzazione
Matrice di interfunzionalità : descrive le attività di un processo, gli attori Coinvolti ed il rispettivo livello dicoinvolgimento / responsabilità
Matrice RACI : R = Responsible dell’ execution, A = Accountable (owner) C = Consulted I = Informed
Mappatura dei processi: strumenti a supporto
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.
Utilizzo dei doppi riporti (gerarchico – funzionale) : consente il governo delle famiglie professionali ed il presidio delle competenze.
Indirizzamento di priorità e comportamenti attraverso la assegnazione di obiettivi (Management by obijectives)
Meccanismi organizzativi di coordinamento in organizzazioni complesse: riunioni periodiche regolari a frequenze stabilite ( board of directors, comitati / management meeting etc...) per condivisione sia delle decisioni strategiche sia per individuazione di soluzioni a fronte di criticità nei processi operativi.
Gli strumenti organizzativi per il governo dell’ organizzazione
Progettazione organizzativa Elementi base di Organizzazione
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. Progettazione organizzativa Elementi base di Organizzazione
HRO Acquisti
Prodotto Operati ons
Relazioni Gerarchiche e Funzionali per il coordinamento delle famiglie professionali La definizione degli obiettivi come leva di integrazione
Struttura locale Struttura Centrale
Paese DG XX
HRO Acquisti
Prodotto Operati ons
Riporti gerarchici
Riporti funzionali
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.
• L’organizzazione è un mezzo per facilitare il raggiungimento degli obiettivi
• Nella dinamicità dl contesto deve essere in grado di
adattarsi e modificarsi per meglio rispondere alle esigenze e priorità emergenti
• In questo senso non esiste l’ organizzazione perfetta
ma il modello che via via sembra più idoneo al raggiungimento delle proprie finalità
In conclusione Elementi base di Organizzazione