e-Depot Overijssel
2 oktober 2013
Een dementerende overheid ?In sneltreinvaart ontstaat een gat in ons collectieve geheugen, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig bewaard wordt. Dat is niet alleen een probleem voor de generaties na ons, maar ook voor overheidsorganisaties die over een professionele bedrijfsvoering moeten kunnen beschikken en zich over hun daden moeten kunnen verantwoorden.
[Rijksarchiefinspectie, 2005]
3
Plannen/visie Rijksoverheid
1998-2000 Program van eisen e-Depot
2000-2005 Ontwikkeling SDB bij TNA Londen
2006 “Informatie op orde”/investeringsimpuls Rijk
2008 Strategie papier/digitaal
2010 ACDD
2011 Archiefvisie Archief 2020
2012 i-Strategie Rijk DWR Archief
2013 Tweede investeringsimpuls Rijk
4
Eisen digitale duurzaamheid• Vindbaar• Toegangkelijk over organisatiegrenzen• Open, tenzij• Metagegevens vastgelegd• Procesgebonden dossiers• Authentiek• Actieve preservering• Vernietiging na afloop bewaartermijn• Bestand tegen veranderingen• Zie verder Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid
5
Business case DWR-Archief• Vanuit departementen/overheidsorganen:• maatregelen digitale duurzaamheid sowieso noodzakelijk
• gezamenlijk goedkoper/beter dan individueel
• e-Depot is al in gebruik, hergebruik kost weinig extra
• business case verschilt per departement
• Vanuit Nationaal Archief:• versneld invulling wettelijke taken voor digitaal
• documenten vanaf het begin op orde
• bredere basis voor beheer en innovatie e-Depot
Themabijeenkomst DWR-Archief | 28 maart 20137
Stappenplan aansluiten• Intentieverklaring• Uitvoeren impactanalyse, opstellen business case• Inrichten projectorganisatie• Opstellen architectuur• Uitvoeren fit-gap analyse metadata• Keuze over te brengen content• Ontwerp technische aanpassingen DMS• Doorlopen change proces technische aanpassingen • Nationaal Archief sluit bewaarplaats aan• Inrichten preservering• Inrichten selectie, zo nodig opstellen selectielijst
Themabijeenkomst DWR-Archief | 28 maart 20138
9
DIGITALE INFRASTRUCTUUR (Conservatieve scenario, 80% staal,
10% digitaliseren in 15 jaar)
€ 0
€ 5
€ 10
€ 15
€ 20
€ 25
€ 30
€ 35
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029
Mil
joen
en
Totale kosten beheer Digitale infrastructuur Digitaliseren Collectie (digitaliseren)
Digitaliseren Collectie (opslag) Totale kosten Opslag volgens S&P Conservatief
Digitale Taken Rijksarchieven| 13-09-13