Complexe ProjectenStudiedag 24 september
“Naar een kwaliteitsvolle en snelle aanpak
van projectgedreven processen”
PROGRAMMA• Aanvang: 9u.30
• 9u.40 – 10u.20: team complexe projecten: uitleg over aanpak complexe projecten en leerpunten van de lopende projecten
• 10u.20 – 10u.50: Iris Lauwaert (projectregisseur): leerervaringen CP Leefbaarheid Klein-Rusland
• 10u.50 – 11u.10: pauze
• 11u.10 – 11u.40: Dirk Cleiren (POM Antwerpen): leerervaringen CP ‘Naar een leefbare woonkern, project vrachtverkeer’ Rumst
• 11u.40 – 12u.10: Wouter Van Dooren (Universiteit Antwerpen): de relatie tussen complexe projecten en beleidsvoering
• 12u.10 – 13u.10: broodjeslunch
• 13u.10 – 14u.40: vijf workshops
Workshop 1 (o.l.v. DenS communicatie): de organisatie van participatie in complexe projecten
Workshop 2 (o.l.v. Intelligent Design Collective): de rol van ontwerpend onderzoek in complexe projecten
Workshop 3 (o.l.v. ProFlow): integratie van sectorale instrumenten in voorkeurs- en projectbesluit
Workshop 4 (o.l.v. Createlli en Kenter): relatie met de politieke overheid
Workshop 5 (o.l.v. team complexe projecten): reflectie over de toekomst van complexe projecten
• 14u.40 – 15u.00: pauze
• 15u.00 – 16u.30: tweede keuze uit de vijf workshops hierboven
Er is geen plenaire afsluiting voorzien. De verslagen van de workshops worden, net als de presentaties, op de website complexe projecten gepubliceerd.
Decreet: Toepassingsgebied (25 april 2014)
Complexe projecten: - Groot maatschappelijk en ruimtelijk-strategisch belang- Geïntegreerd vergunningen- en ruimtelijk planproces
Zowel publieke als private projecten
Criteria in decreet: meervoudige probleemstelling, diverse belangen,impact op en meerwaarde t.a.v. woon- of milieukwaliteit, economie,mobiliteit, complexe omgeving, grote investeringen en beheer, …
Drie “uniek” bevoegde overheden: Vlaamse Regering, Provincieraad of Gemeenteraad
Concentratie bevoegdheden per bestuursniveau
Startbeslissing = “Startschot” door overheid : procedure van decreet CP
Procesaanpak complexe projecten
Kwaliteit én snelheid
Principes nieuwe procesaanpak:- Participatie- Open communicatie en transparantie- Maatwerk bij concrete procesinvulling - Geïntegreerde en oplossingsgerichte samenwerking- Gelijktijdige en geïntegreerde aanpak
onderzoeken en inspraak- Procesregie door actoren gedragen
Proces uitgetekend in “Routeplanner”:- Methodiek i.f.v. kwaliteitsvolle procesaanpak- Evolutief op basis van concrete ervaringen (leerproces)- Ter beschikking op website www.complexeprojecten.be
Kiezen voor een breed actorenoverleg
Om de goesting en inventiviteit van deze actoren ten volle te benutten bij beleidsvorming moeten overheden hen vertrouwen.
Rol van het team complexe projecten
• Informatiedeling via website complexe projecten
• Kennis van regelgeving van de nieuwe aanpak
• Verkennend gesprek met geïnteresseerden
• Actieve procesbegeleiding in het licht van de routeplanner
• Deelname aan de projecten en organisatie van netwerkmomenten voor een actieve uitwisseling van leerervaringen
Proces complex project
Verkenningsfase
onderzoeksfase
Geïntegreerde weloverwogen afweging alternatieven op strategisch niveau
- Milieukundig onderzoek- Financieel-economisch- Ontwerpend onderzoek- En andere
➢ VOORKEURSBESLUITVaststelling van op strategisch niveau gekozen alternatief
Beroepsmogelijkheid: Raad van State
Rechtsgevolgen: bv. bouwverbod
uitwerkingsfase
Verder concretiseren tot realiseerbaar projectFocus verschuift van strategisch niveau naar projectniveau
➢ PROJECTBESLUITVaststelling van op uitvoeringsniveau gekozen alternatief
- Vergunningen- Machtigingen - Bestemmingswijziging- Beheer en monitoring- Actieprogramma
Rechtsgevolgen
Beroepsmogelijkheid: Raad van State
uitvoeringsfase
• Projectuitvoering en monitoring en evaluatie voorspelde effecten
Timing
Klein Rusland
Stationsomg.
Kessel ECA
Haven
Zeebrugge Op de Berg Rumst
Stationsomg.
Geel Kluisbos
Knl. Bossuit-
Kortrijk Kustvisie
Noord-Zuid
Limburg
Stappen CP
Startbeslissing 26/02/2016 3/05/2016 15/07/2016 15/07/2016 14/10/2016 27/10/2016 12/12/2016 1/06/2017 8/09/2017 22/12/2017 16/03/2018Publieke raadpleging
AON
08/02/2017 -
11/03/17
01/06/2018 -
30/06/2018
9/12/2016 -
18/01/2017
05/10/2016 -
5/11/2016
25/05/2018 -
23/06/2018
20/12/2016 -
20/01/2017
26/02/2018 -
9/04/2018
Richtlijnen team MER,... 7/06/2017 17/03/2017 11/05/2017 2/05/2017 13/07/2018Synthesenota geïnt.
onderzoek 26/10/2017 17/01/2018 17/11/2017 26/02/2018Voorontwerp
voorkeursbesluit
bekendmaken 29/06/2018 2/03/2018
Adviesperiode
12/07/2018 -
15/09/2018
05/03/2018 -
17/04/2018Ontwerp
voorkeursbesluit
Openbaar onderzoekDef. vaststelling
voorkeursbesluit
Raadpleging PON
Richtlijnen team MER,...Synthesenota geïnt.
onderzoekVoorontwerp
projectbesluit
Adviesperiode
Ontwerp projectbesluit
Openbaar onderzoekDef. vaststelling
projectbesluit
Totale looptijd d.d.
Versnelling investeringsprojecten
De winst van een procedure complexe projecten zit niet noodzakelijk in de snelheid van de besluitvorming (“aanvaardbare termijn”) maar wel in de kwaliteit van het proces en de robuustheid van de besluitvorming.
Projecten met startbeslissing
Vlaamse regering
• Leefbaarheid van de woonwijk Klein-Rusland te Zelzate
• Nautische toegang Achterhaven Zeebrugge
• Extra containercapaciteit haven Antwerpen
• Nationaal Park Hoge Kempen – Industrieterrein Op de Berg
• Opwaardering / aanpassing kanaal Bossuit – Kortrijk
• Noord-Zuid Limburg
• Kustvisie
Projecten met startbeslissing
Gemeenteraad
• Herinrichting stationsomgeving Kessel (Nijlen)
• Ontsluiting bedrijventerreinen Rumst
• Herinrichting stationsomgeving Geel
• Kluisbos te Kluisbergen
Projecten die actief de verkenningsfase doorlopen
• K-R8: Integrale mobiliteitsaanpak regio Kortrijk
• Donderslag (Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek): integraal landschapsontwikkelingsproject met delfstoffenwinning
Vragen op inschrijvingsformulier
• Geen weet van een volledig vergelijkbare buitenlandse aanpak
• Vergelijking met integratiespoor RUP
• Nog geen externe evaluatiestudies
• Nog geen jurisprudentie
Leerervaringen
“Informeel proces over de doelstelling van de startbeslissing”
Toegepast in:• K-R8: rondvraag bij een 35-tal actoren • NZL: feedbackmoment over verwoording projectdoelstelling
Tips:• Doelstelling is projectgebonden, maar moet toelaten dat alternatieven
in beeld kunnen komen.• Verfijning doelstelling is mogelijk, maar opletten om alles aan alles te
koppelen• Voorzie ifv draagvlak voldoende tijd en dialoog om scope van het
project af te bakenen.
Leerervaringen
“Werken met multidisciplinaire projectteams”
Samenwerking is de kracht van elk complex project en creëert vertrouwen
Kennis én vaardigheden samenbrengen: communicatie-specialist, ingenieur, procesbegeleider, jurist, bemiddelaar, lokale besturen,…
Tip: Maak goede afspraken inzake capaciteit. Een geïntegreerd proces vraagt een serieuze tijdsinspanning (heel veel afstemming nodig).
Leerervaringen
“Goed nadenken over het trekkerschap”
de keuze geeft het project een gezicht:
• CP NZ Limburg en CP Klein-Rusland: gouverneur
• K-R8: burgemeesters Kortrijk en Kuurne
• CP ECA: leidend ambtenaar
• CP Nautische Toegang haven Zeebrugge: ambtenaar
Leerervaringen
“Keuze voor een geïntegreerd onderzoek”
Praktijk
• Breed beschreven via de alternatievenonderzoeksnota
• Alle alternatieven gelijkwaardig onderzoeken
Uitkomst
• Synthesenota als gebundelde conclusies van alle onderzoeksrapporten
• Specifieke brochure voor dialoog met de burger
Leerervaringen“Participatie in alle vormen en maten”
Toegepast in:
• CP ECA:
• actorenoverleg met honderden aangeschrevenen; op regelmatige basis
• Infomarkten, dialoogmarkten, feedbackmoment,…
• K-R8: online enquête
Praktijk
• Uitdaging is om niet te
sturend over te komen
Leerervaringen“Ruimte voor tegenspraak/discussie”
Toegepast in:
• CP ECA:
• vrije tribune georganiseerd in actorenoverleg
• op vraag van de actoren peer review van het onderzoek georganiseerd
• CP NSZ:
• overleg met nieuw actiecomité Zeebrugge Onder Druk
! Opletten dat het maatschappelijk debat niet door 1 partij wordt gedomineerd
Leerervaringen“Ruimte in je proces voorzien voor lokale actoren”
Toegepast in:• CP Klein-Rusland:
• bewonersgroep onder leiding van de gouverneur• CP NZL:
• installatie van een lokaal stakeholdersoverleg• CP Stationsomgeving Geel:
• individuele gesprekken met grondeigenaars, gebruikers,...
Praktijk• Belang stakeholdersanalyse (= bij start bekijken wie al dan niet te
betrekken)• Vroege communicatie creëert ook snel onzekerheid (zeker als er
onteigeningen nodig zijn)
Leerervaringen
“Interviews met lokale betrokkenen om hun belangen goed te kunnen definiëren”
Toegepast in:
• CP Op De Berg:
• bedrijfsleiders
• CP Kluisbos:
• grondeigenaars
Leerervaringen
“Transparantie / Openheid”
Toegepast in:
• CP ECA ea:
– alle documenten op projectwebsite
• Ontwerp geïntegreerd onderzoek publiek maken
– ! Statuut goed duiden
Leerervaringen
“Opmaak van een overwegingsdocument”
Wat?
• Voor elke individuele reactie een individueel antwoord
• Op een heldere en overzichtelijke manier motiveren hoe men met de formele inspraak en adviezen is omgegaan
! CP KBK, CP ECA:
• actief terugkoppelen op de projectwebsite over de ontvangen feedback op informele infomomenten
Leerervaringen
“Out-of-the-box denken”
Toegepast in:
• CP KBK:
• Ringtracé als derde alternatief
• CP NSZ:
• Verbindingsdokalternatief
• CP ECA:
• Alternatief negen
Leerervaringen
“Dialoog is belangrijker dan consensus”
Toegepast in:
• CP Klein-Rusland: specifieke workshops rond infrastructuur met brede deelname (om een onzekerheid goed in beeld te brengen)
• CP ECA: organiseren van workshops over
mobiliteit, sediment… om de
onzekerheid goed in beeld te krijgen
Leerervaringen
“Rol van ontwerpend onderzoek om alternatieven vorm te geven”
Toegepast in:
• CP Klein-Rusland
• CP Stationsomgeving Geel
• CP Stationsomgeving Nijlen
Leerervaringen
“Flexibiliteit”
Hoe omgaan met voortschrijdend inzicht in de onderzoeken? Hoe de flexibiliteit in het onderzoeksproces levendig houden?! Continu vragen over de juridische status van stappen en documenten
Toegepast in:• Alle complexe projecten:
• alternatieven in AON / na inspraak verankeren, o.m. via richtlijnen MER
• CP ECA: • Tussennota
Leerervaringen
“Besluitvormers inzicht geven in publieke opinie en draagvlak”
Toegepast in:
• CP NSZ:
• enquête bij de bewoners
• kabinetsvertegenwoordigers uitgenodigd voor de stuurgroep
• CP Klein-Rusland:
• bespreking in de stuurgroep en met bewonersgroep
• verslag aan kabinetten bezorgd
Leerervaringen“Het voorkeursalternatief verder detailleren” Het voorkeursbesluit en voorbereidend proces ook al op de
uitvoering richten
Toegepast in:• CP NSZ:
• impact op woningen die moeten verworven worden (algemeen infomoment; individuele gesprekken, ook met bedrijven)
• CP Klein-Rusland: • omgaan met inwoners die moeten verhuizen
Belang van correcte communicatie!• er blijft een deel onzekerheid Niet wachten tot definitief
voorkeursbesluit om te communiceren met individuele betrokkenen.
Leerervaringen
“Proactief organiseren van een risicosessie met het projectteam”
Nog relatief onbekend in Vlaanderen. En tijdsintensief.
Toegepast in:
• CP NSZ:
• tijd nemen (3 sessies van 2,5 uur) om van bovenaf naar je proces te kijken en samen te zoeken naar verbeteracties voor de gedetecteerde risico's
• CP ECA:
• frequente actualisatie van de risico’s en beheersmaatregelen
Leerervaringen
“Interactie met de politieke besluitvorming”
Vroeg betrekken
Creëert afhankelijkheden (! transparantie)
Belang van afspraken inzake communicatie
CP Klein-Rusland: babbelen met oppositie
Leerervaringen
“Strategisch niveau van het geïntegreerd onderzoek”
Belang van gelijkwaardigheid van alle redelijke alternatieven
Moeilijk om strategisch niveau te bewaren en niet af te dalen naar detailonderzoek
Relatie tussen een actieve informele participatie en de formele advisering
Hoe omgaan met trechtering van alternatieven tijdens het geïntegreerd onderzoek?
Conclusies
Complexiteit beheersbaar maken vergt (1):
• Tijd nemen
• Maatwerk
• Procesbegeleiding met focus op dialoog met voor- en tegenstanders, gezamenlijk debat om ieders agenda op tafel te krijgen, een gezonde discussie om belangen correct te krijgen en cocreatie
• Volgehouden inspanning
• Opbouwen van vertrouwen
• Elkaars belang willen begrijpen: inlevingsvermogen in anderen
ConclusiesComplexiteit beheersbaar maken vergt (2):
• Transparantie om een gelijk kennisniveau te creëren
• Geduldige beleidsmakers (die aandachtig opvolgen, maar niet voor hun beurt spreken)
• Onafhankelijk onderzoek
• Omgaan met onzekerheden
• Creatief ontwerpen
• Multidisciplinaire teams om thema's vanuit meerdere perspectieven te bekijken
• Een geïntegreerde procedure (onderzoeken; openbaar onderzoek; besluiten; één proces;…) om het geïntegreerd denken te bevorderen
• Geld