Valmistautuminen potilastiedon arkiston käyttöönottoon
Liittymisen edellyttämät toimenpiteet
KanTa-yhteistyöseminaari 25.4.2013
Sisältö
• Käyttöönottojen organisointi
-
• Liittymisen edellyttämät tehtävät liittyjiltä
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Käyttöönottojen organisointi
• Vastuu liittymisestä valtakunnallisiin terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluihin on liittyjällä eli terveydenhuollon toimintayksiköllä = paikallinen/ toimintayksikön käyttöönottoprojekti
• Sairaanhoitopiiri koordinoi alueellaan julkisen terveydenhuollon toimintayksiköiden käyttöönottoa
• Oper koordinoi, ohjaa ja tukee käyttöönottoja valtakunnallisesti
– Alueelliset erikoissuunnittelijat aluehankkeiden tukena
• Varjo-työryhmä = Valtakunnallinen työryhmä, seuraa ja ohjaa käyttöönottoja mm. aikataulut
• Lisäksi erva-alueilla aluehankepäälliköiden omaehtoinen yhteistyö Operin tukemana
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Käyttöönottojen organisoinnin tasot
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Vastuut eri toimintatasoilla
projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Kansallinen taso/ OPER Kansallinen taso/
KELA
Alueellinen taso Paikallinen taso
Kansallisen kokonaisuuden
koordinointi ja
aikatauluttaminen
KanTa-palveluihin
liittymisen
hakemusprosessi
Alueellisten
käyttöottosuunnitelmien
laatiminen
Käyttöönottojen suunnittelu
ja valmistelu
Alueellisten hankkeiden
tukeminen ja seuranta
Käyttöönottokokeen
ohjeistaminen
Tarvittaessa hankintojen
koordinointi
Resursointi ja budjetointi
Koulutusmateriaalin ja
arkiston käyttöön liittyvien
toiminnallisten ohjeiden
tuottaminen
Tekninen tuki
liittymiselle
Alueellinen tiedotus ja
koulutus
Käyttöönoton edellyttämien
tehtävien organisointi
Kansallinen
viestintäsuunnitelma ja
tiedotusmateriaalin
tuottaminen
Kansalaisviestinnän
suunnittelu ja toteutus
Paikallisten projektien
koordinointi käyttöönottojen
tukeminen, seuranta ja
raportointi
KanTa-palveluihin
liittymisen hallinnolliset
toimenpiteet (hakemus)
Konkreettisten ”työohjeiden”
tuottaminen alue- ja
paikallisprojektien tueksi
Potilastietojärjestelmien
yhteistestaus
KanTa-palveluihin
liittyminen (jos tehdään
alueellisesti)
Potilastietojärjestelmän
päivittäminen
Kansallisten toimijoiden
toimenpiteiden
yhteensovittaminen
Tekninen liittyminen (jos ei
tehdä alueellisesti)
Tiedottaminen ja koulutus
paikallisesti
25.4.2013
Vastuut valmisteluvaiheessa ja käytön aikana
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Käyttöönoton edellyttämät tehtävät
Käyttöönoton edellyttämät tehtävät (liittyjät)
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Käyttöönottoprojektin hallinnointi
• Hallinnolliset päätökset: asettamispäätös ym.
• Ohjaus- ja projektiryhmät
• Projektisuunnitelman laatiminen
• Rahoitus ja resursointi
• Projektin talousseuranta
• Projektihenkilöstön rekrytointi
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Auditointi
• Terveydenhuollon toimintayksikön auditointivaatimuksien läpikäynti
• Iso osa työstä tehty liityttäessä eReseptin käyttäjäksi
• Varmistettava, että kriteerit täyttyvät myös muutoin kuin reseptin osalta esim.
– Potilasasiakirjojen käsittely (sis. Sanelujen ja opiskelijoiden merkintöjen hyväksyminen)
– Käyttövaltuudet
– Lokiseuranta
• Nykytilan ja tarvittavien/ tehtyjen toimenpiteiden kuvaaminen
• Tarvittava materiaali päivitetään käyttöönoton käsikirjaan, kun stm vahvistaa vaatimukset
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Teknisen ympäristön toteutus
• Liittymispiste KanTa-palveluihin ja tietoliikenneyhteydet
– Voi olla sama kuin eReseptissä
– Varmistettava kapasiteetin riittävyys
• Potilastietojärjestelmän päivittäminen
– Auditoidun version hankinta ja asennuksista sopiminen
– Yhteistyö potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa
– Tarvittavat palvelin- ja tietokantaratkaisut (hankinnat)
– Tiedot tarvittavista hankinnoista potilastietojärjestelmän toimittajalta
• Erillisjärjestelmät – organisaation päätettävä, halutaanko arkistointi toteuttaa ptj:n kautta vai suoraan erillisjärjestelmästä
• Kortinlukijat?
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Varmenteiden hankinta ja jakelu
• Henkilövarmenteiden hankinta ja jakelu
– Potilastiedon arkiston käyttäjämäärä suurempi kuin reseptillä
– Henkilövarmenteen tarvitsee jokainen, joka käyttää potilastiedon arkistoa
– Kortitus kannattaa aloittaa heti, jos kaikilla ei vielä varmennetta ole
• Palvelin- ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet
– Uutena järjestelmäallekirjoitusvarmenne
– Allekirjoittaa arkistoon lähetettävät asiakirjat
• Varmenteisiin liittyvät ohjeet VRK:n fineid-sivuilla
– Linkit ohjeisiin käyttöönoton käsikirjassa
• Tulossa: yhteinen sote-kortti
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Rekisteritiedot koodistopalveluun
• SOTE-organisaatiorekisteri päivitettävä
• Uutena rekisterinpitäjärekisteri:
– ”yksilöidään ja kuvataan terveydenhuollon potilasasiakirjojen rekisterinpitäjät ja arkistonmuodostajat ja yhdistetään ne niihin terveydenhuollon organisaatioihin, joissa asiakirjoja ja asiakirjojen merkintöjä tuotetaan. Kukin rekisterinpitäjä tai arkistonmuodostaja yhdistetään myös siihen sairaanhoitopiirin, jonka alueella se toimii ja muodostaa aluerekisterin.”
• Ohjeet käyttöönoton käsikirjaan
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Toimintamallien jatkotyöstäminen ja jalkautus
• Valtakunnalliset potilastiedon arkiston käyttöön liittyvät toimintamallit kuvataan Operin toimesta
– Kts. Iltapäivän esitys
• Toimintayksiköissä käytävä toimintamallit läpi ja sovittava, miten toimintamallit otetaan käyttöön omassa organisaatiossa
– Varmistettava potilasasiakirjojen käsittelyprosessit
• Sanelujen kirjoittaminen ja hyväksyminen huomioiden aikarajat
• Opiskelijoiden tekemien merkintöjen hyväksyminen
– Selvitettävä kirjaamiskäytäntöjen nykytila ja tarvittavat toimenpiteet
• Paikallisten näkymien mäppäys kansallisiin
– Työnjako ja vastuut informointien, suostumusten ja kieltojen kirjaamisessa
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Henkilöstön koulutus
• Koulutuksen suunnittelu, tarvekartoitus ja resursointi
– Eri kohderyhmät: ammattilaiset, pääkäyttäjät, kouluttajat, atk-tukihenkilöt
• Koulutuksen eri osa-alueet: tietoturva ja tietosuoja, potilasasiakirjojen käsittelyn yleiset periaatteet, rakenteinen kirjaaminen, toimintamallit, järjestelmäkoulutus
– Toimintamallikoulutuksen tueksi verkkokoulu ja alueellinen toimintamallikoulutus
– Myös tietoturvasta ja –suojasta oma verkkokouluosio
– Rakenteisen kirjaamisen koulutusvastuu toimintayksiköillä
– Järjestelmäkoulutuksen suunnittelu potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa
• Potilastiedon arkiston käyttö koskee koko henkilökuntaa => koulutettavia paljon => koulutuksen aikatauluttaminen
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Arkistonhallinta
• Organisaation arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen
– Valtakunnallinen tehtäväluokitus terveydenhuoltoon
– Yhtenevät säilytysajat
– Huomioitava myös ne asiakirjat, joita ei arkistoida valtakunnalliseen arkistoon (potilashallinnon asiakirjat esim. laskutus)
• Arkistonhoitajien tehtävien hoitamista varten tulossa Kelan toteuttama Arkistonhoitajan käyttöliittymä
– Ko. käyttöliittymän kautta hoidetaan kaikki arkistonhoitajan tehtävät
• Hävityslistojen tarkastelu
• Kuvailutietojen muuttaminen tarvittaessa
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Viestintä
• Viestinnällä keskeinen rooli käyttöönoton onnistumisessa
• Kansallinen viestintäsuunnitelma sekä THL:n ja Kelan viestinnän tuki alueelliseen ja paikalliseen viestintään
– Tiedotusmateriaalit
– Kela: kansalaisviestinnän vastuu
• Suunniteltava viestintä käyttöönoton eri vaiheissa
– Sidosryhmien tunnistaminen
– Viestinnän kanavat alueellisesti ja paikallisesti
– Esim. alueelliset kick-off –tilaisuudet, muut esittelytilaisuudet
– Tiedottaminen valmistelujen etenemisestä
– Tiedottaminen käyttöönotosta
– Kansalaisviestinnästä helpotusta myös henkilökohtaisten informointien toteutukseen
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Liittymissopimukset ja käyttöönottokoe
• Kelan ohjeistama liittymisprosessi
– Kts. Antti Lehtisen materiaali 12.2.2013
• http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/68
– Liittymishakemus
– Käyttöönottokoe ja sen organisointi
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER
Mistä tehtävistä valmistelut kannattaa aloittaa?
• Henkilövarmenteiden hankinta
• Rakenteinen kirjaaminen –nykytilan selvittäminen, koulutustarpeiden kartoitus ja koulutuksen järjestäminen
• Potilasasiakirjojen käsittelyyn liittyvät toimintamallit – nykytilan kartoittaminen, ohjeistuksien päivittäminen ja jalkauttaminen
• Koulutussuunnittelun aloittaminen – toimintamalli- ja järjestelmäkoulutuksien suunnittelun käynnistäminen
• Teknisen ympäristön muutostarpeiden selvittäminen - Yhteistyö potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa
– Erillisjärjestelmien arkistoinnista päättäminen
• Viestinnän suunnittelu ja viestiminen projektien käynnistymisestä
25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER