1 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
2 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
ECPRD ICT working group meeting
Document and Knowledge ManagementChambre des Députés du Grand-Duché de
Luxembourg
ECPRD ICT working group meeting
Document and Knowledge ManagementChambre des Députés du Grand-Duché de
Luxembourg
Nicosia – Cyprus,
Wednesday 5 – Friday 7 November 2003
3 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
La gestion des connaissancesLa gestion des connaissances
Historique
4 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
La gestion des connaissancesLa gestion des connaissances
Historique : 3 Programmes
1992-1995 : Programme 1 :Programme 1 :
Document management (repositories pour archivage et
recherche d’information) Back Office.
1996-1999 : Programme 2 :Programme 2 :
Document Management et Workflow Extension et individualisation
1999-2004 : Programme 3 :Programme 3 :
Document and Knowledge Management
5 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
1. Workflow documentaire1. Workflow documentaire
Production documentaireFonds des archives de la Chambre
Thesaurus
Fonds bibliothèque
Gestion du rôleDossiers parlementaires
Députés
Questions – Réponses
6 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
1. Dossiers parlementaires1. Dossiers parlementaires
7 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
2. Extensions2. Extensions
Gestion des impressionsCommunication avec les imprimeries
Consultation avec le Service Central de législation
DiffusionCourriers via service de l’Expédition
Gestion des réunions de travailAgenda des Commissions
Convocations et procès-verbaux
Agenda des Séances publiques
8 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
2. Fonds documentaires délocalisés2. Fonds documentaires délocalisés
Groupes politiquesFonds documentaire propre
Fonds administratif
DéputésFonds documentaire
personnel
9 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
2. DocCenter2. DocCenter
10 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
2. Le site web2. Le site web
Accès public
Rôle
Archives
Agenda des commissions
Agenda des séances publiques
Agenda des délégations
11 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3.Schéma3.Schéma
Mémoire Organisationnelle
(MO)
Groupware- Coord/gestion des flux (GR)
Tâches individuelles (TI)
Accès, Sécurité, Gestion (globales)“Portail”
12 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. La gestion du courrier entrant et sortant3. La gestion du courrier entrant et sortant
Approche « workflow »
Processus : Gestion du courrier
Activités
Rôles
Participants Avantages
Disponibilité
Contrôle
Liste des tâches
Notion de délégation, « out of office »
Archivage
13 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
14 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
15 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
16 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
17 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. Groupware : nouvelle génération3. Groupware : nouvelle génération
18 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. Travail individuel3. Travail individuel
Gestion de l’e-mail, des agendas, des contacts, …
intégrée dans le portail :
serveur central
web access
séparation entre groupes politiques (« organisational units »)
gestion des « public folders »
19 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. La mémoire Organisationnelle3. La mémoire Organisationnelle
Combinaison et optimisation de : Bibliothèque
Centre Documentaire
Revue de Presse
Lexiques matières (Thesaurus, Plan de classement)
Lexiques personnes (Pages jaunes)
Diffusion sélective de l’information (DSI)
Accès simplifié et unifié à l’ensemble de ces services (Portail commun)
Possibilité de recherche d’information transversale (RetrievalWare)
Retour d’écoute des utilisateurs
20 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. Portail 3. Portail
Le portail =
Un point d’accès unique aux informationsaux informations
Un point d’accès unique aux applicationsaux applications
Un point d’accès unique aux servicesaux services
21 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. Portail3. Portail
Le portail offre un accès sécurisé
En interne : réseau du Greffe, réseaux des groupes politiques, et en externe : pour le député à son poste de travail
Single sign-on
LDAP
22 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
3. Portail 3. Portail
Le portail =
Une page personnalisée
personnalisable par l’utilisateur :– contenu– forme
personnalisée par le profil de l’utilisateur :– différents types d’utilisateurs : députés, personnel des
groupes politiques, personnel du Greffe, personnel du Knowledge Center, …
– un profil est constitué à partir des choix faits par l’utilisateur selon ses centres d’intérêt, de la DB KM et des autres DB
23 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
La gestion des connaissancesLa gestion des connaissances
Le futur
24 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Le Futur du portail KMLe Futur du portail KM
1. Etendre Le travail collaboratif Le travail individuel La Mémoire organisationnelle La personnalisation de l’information
2. Construire La recherche globale Le retour d’écoute
25 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Etendre : Le travail collaboratifEtendre : Le travail collaboratif
Intégration des outils de gestion, internes et externes (suite)
Intégration du workflow administratif : gestion du Courrier entrant & sortant
Accès par la liste des tâches Intégration d’un outil de travail collaboratif : notion
d’équipe, versioning, check-in/check-out, … Dépôt de projets, propositions de loi, questions,
demandes d’interpellation, … Extension aux participants externes du processus
parlementaire (Conseil d’Etat, Gouvernement, Chambre professionnelles, …)
26 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Etendre : Le travail individuelEtendre : Le travail individuel
Accès aux outils bureautiques (traitement de texte, feuille de calcul, présentation, …)
Accès à « Mes documents » sur serveur central Consultation de dictionnaires, encyclopédies, … Consultation du correcteur orthographique de la
langue luxembourgeoise Accès aux outils de traduction, de résumés
automatiques
27 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Etendre : La Mémoire OrganisationnelleEtendre : La Mémoire Organisationnelle
La veille législative La veille thématique Les dossiers thématiques : récolte d’informations,
édition du dossier, envoi et publication Les fonds documentaires des groupes politiques L’annuaire des experts internes
28 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Etendre : La personnalisationEtendre : La personnalisation
Le profil de l’utilisateurpar sa fonction, par son appartenance aux commissions parlementaires …par ses centres d’intérêt
Le Knowledge Manager et le Knowledge Center gestion des profils, filtrage de l’information, préparation de dossiers, …
La veille personnelle La revue de presse personnalisée Les ouvrages recommandés de la Bibliothèque Le calendrier personnalisé …
29 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Construire : La recherche globaleConstruire : La recherche globale
La recherche conceptuelle, multilingue La navigation basée sur la catégorisation dynamique Interface de recherche globale à toutes les banques
de données de la Mémoire Organisationnelle Le panier électronique
30 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003
Construire : Les services et le retour d’écouteConstruire : Les services et le retour d’écoute
Demande et suivi : Demander des ressources, réserver une salle, du
matériel Demander des congés, justifier des absences, … Signaler des problèmes Demander de l’assistance à la recherche
documentaire Demander la création d’un dossier thématique Formuler des remarques, suggestions, …