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Postgrado en Gerencia de ProyectosSesiSesin 7n 7
PlanificaciPlanificacin y Control deln y Control delTIEMPOTIEMPO
Prof: Dulce M. Contreras H. [email protected] 0424-9242567
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Contenido
Unidad 2: Herramientas y Tcnicas para Planificacin de Proyectos (continuacin)
Tcnicas de Aceleracin de ProyectosCrashing (comprimir actividades)Fast Tracking (actividades en paralelo)
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Planificacin Integral del Proyecto / Aceleracin
Lograr consistencia entre lo que se va a ejecutar y coherencia e integracin con: Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos humanos Adquisicin de bienes Riesgos
Lo que requiere, adecuar el plan base creado bajo condiciones normales
Palacios, Luis (2007)
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Consideraciones Importantes para Aplicar Aceleracin de Proyectos No cuestionar Plan Original
Asumir como adecuados la disponibilidad y competencias de los recursos asignados
Dirigir esfuerzos hacia ruta crtica (incide en duracin del proyecto)
Evaluar cuidadosamente: Contratar nuevos recursos Reducir el alcance Solicitar Horas Extras de los recursos disponibles.
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PMI, PMBOK, 2004
Aplicacin de Adelantos y Retrasos / Aceleracin
Un adelanto permite la aceleracin de la actividad sucesora. Esto puede lograrse mediante una relacin final a inicio con un perodo de adelanto X.
Un retraso causa una demora en la actividad sucesora. Se puede utilizar un retraso X en una relacin final a inicio, lo que significa que la actividad sucesora no puede comenzar hasta X tiempo despus de finalizada la predecesora.
PintarBase
1 3d
RealizarDiseo
2 10d
Enviar invitaciones3 5d
1FC+3d 2FC-5d
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Aceleracin del proyecto: Tcnicas
Crashing: Comprimiendo el proyecto Fast-Tracking: Haciendo actividades en paralelo
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Compresin o Crashing: comprimiendo el proyecto Aumentar la Productividad Laboral
Aportar Recursos Adicionales
Redistribuir los Recursos Actuales
Se focaliza en actividades de la Ruta Crtica
Fcil de usar
Suele impactar los costos del proyecto
No siempre incrementar los recursos reduce el tiempo de la actividad
Considerar curvas de aprendizaje e impacto en el flujo de caja del proyecto
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Va Rpida o Fast-tracking: actividades en paralelo Eliminar restricciones en la lgica secuencial de las
actividades Incrementa el riesgo Dificulta la coordinacin No siempre se logra reducir la duracin global del
proyecto Adecuado para proyectos de baja incertidumbre,
repetitivos o con equipos muy experimentados Impacta el plan de financiamiento del proyecto. Puede
inducir a reduccin de costos
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Fast-tracking usando solapamiento Solapamiento o lag: permite que una actividad sucesora comience
antes de que la predecesora termine.
Implicaciones: incorporacin de ms recursos a las actividades o aplicacin de tcnicas que aumenten la productividad con los mismos recursos. Aumento de los riesgos del proyecto
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Oportunidades Beneficios del proyecto se obtienen por anticipado Descuentos otorgados por el contratante por la pronta
terminacin del proyecto Liberacin ms temprana de recursos que pueden
asignarse a otros proyectos Ahorros en posibles penalidades por retrasos en el
proyecto Ahorros en pago de intereses de financiamiento del
proyecto
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Proceso para reducir los tiempos globales con el menor impacto en la inversin y costos: Identificar actividades de la ruta crtica que se pueden
acelerar con el menor costo Implementar aceleracin y re-calcular la red Detectar nuevas oportunidades de compresin Repetir el procedimiento mientras el ahorro justifique la
inversin
Consideraciones: Nivel o ndice de Criticidad de actividades (>50%) Holgura Global: holg_act/DurProy (>1) Mtodo, PERT/CPM y Anlisis Monte Carlo Anlisis de Carga de Trabajo y Grado de
EspecializacinPalacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Lmite de crecimiento: las tareas presentan curvas de aprendizaje y lmites de crecimiento
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Estimados con excesiva contingencia: uso de Mrgenes de Seguridad vs. Sentido de Urgencia requerido en el proyecto.
Sndrome del Estudiante: arrancar la ejecucin lo ms tarde posible.
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Sacar el brillo: menos del 1% de las actividades reportan su culminacin antes de la fecha planificada: Pulir el trabajo hasta consumir su contingencia.
Baja prioridad, disminuye velocidad y presta atencin a otras actividades
Esperar para entregar en la fecha por no reconocer deficiencias en el estimado o por no estar preparados para arrancar la actividad siguiente.
Retrasar el trabajo de personas contratadas por tiempo para obtener mayor beneficios econmicos, mantener ocupadas a las personas, entre otras.
Palacios, Luis (2007)
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Aceleracin del proyecto
Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Convergencia de actividades: Cuellos de botella donde convergen varias actividades y el proyecto no puede continuar hasta que termine la ms larga, desaprovechando posibles variaciones positivas.
Multitarea o multitasking: personas realizando varias tareas en forma simultnea, perdiendo con ello eficiencia por no poder atenderlas todas de la mejor manera.
Palacios, Luis (2007)
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Resumen aceleracin de proyectos
Reducir el tiempo de ejecucin del proyecto Crashing/Comprimir actividades, reducir el tiempo de las
actividades asignando recursos Crash soft: con horas extras (x poco tiempo) Crash hard: con nuevos recursos (integracin y curva
de aprendizaje) Fast tracking /Solapamiento, paralelizando actividades
Dificulta el control y seguimiento Aumenta los riesgos Proyectos de baja incertidumbre y alta especializacin.
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Resumen aceleracin de proyectos
Costo crash.=(costo de la act reducida costo normal) / (dur normal dur crash)
Reducir en actividades crticas. Puede cambiar la ruta crtica. Reducir donde el costo del crash. es menor.
Identificar oportunidades de reutilizacin. Hacerlo bien desde el principio Eliminar actividades que no agreguen valor Evitar cambios en los requerimientos y llevar a cabo un
control integrado de cambios Aumentan la complejidad, los costos y los requerimientos
de gestin, control y seguimiento
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Resumen aceleracin de proyectos
Mientras mas corto el proyecto ms rpido se obtienen los productos y los beneficios
Incorporar anlisis estadstico de procesos Llevar estadsticas de datos Incorporar tcnicas de manejo probabilstico de proyectos
(PERT, Monte Carlo, Simulaciones,.)
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Consideraciones relevantes sobre los RRHH
Tienen una capacidad y disponibilidad limitada De acuerdo a su capacitacin, experticia y herramientas
disponibles tienen un nivel de desempeo determinado Usualmente requieren nuevas capacitaciones y existen
curvas de aprendizaje que impactan el tiempo y el proceso Los recursos pueden estar compartidos con otros
proyectos y con labores del da a da Tienen un plan de vacaciones y de desarrollo que implican
tiempo.
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Uso Efectivo de Recursos
Nivelacin o Balanceo de Recursos Tcnica utilizada para minimizar las fluctuaciones en el
uso de los recursos Intenta aprovechar los recursos de un modo tan
uniforme como sea posible sin extender la duracin del proyecto
Planeacin con Recursos Restringidos Los diagramas de red muestran las restricciones
tcnicas en las secuencias de actividades Cuando se disponen de recursos restringidos tambin
debe reflejar estas restricciones.
Gido, Jack. Administracin exitosa de Proyectos
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Nivelacin de Recursos
Conveniencia de Fechas:
Nivelar el proyecto para que los hitos ocurran en los momentos deseados
Incorporar ms o menos recursos y reprogramar fechas
Calendarios laborales
Compromisos con los stakeholders
Mantener la calidad esperada
Financiamiento y flujo de caja
Palacios, Luis (2007)
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Nivelacin de Recursos
Disponibilidad de Recursos:
Prioridades
Calendarios
Condiciones ambientales prevalecientes
Cargas de Trabajo:
Sobrecarga de HH
Re-programacin de actividades
Incorporacin de nuevos recursos
Balancear los picos de trabajo
Palacios, Luis (2007)
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Nivelacin de Recursos
Tcnicas:
Nivelacin de recursos sin restricciones
Con recursos limitados
Palacios, Luis (2007)
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Uso planeado de recursos
I
F
Pintar Hab P18d
2 pintores
Pintar Hab P24d
1 pintor
Pintar Hab P36d
1 pintor
Pintar Escaleras4d
1 pintor
Pintar Bao2d
1 pintor
1642
46
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 124 4 4 4 3 3 2 2 2 2 1 1 32
DasPintores
Das dePintores
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Uso planeado de recursos
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Nivelacin de Recursos164246
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 123 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 1 32
DasPintores
Das dePintores
164246
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 123 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 1 32
DasPintores
Das dePintores
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Nivelacin de Recursos
1. Se mantiene el requerimiento de 32 das de pintores
2. Se redujo el nmero de pintores de 4 a 3
3. Se mantiene un ritmo ms uniforme de trabajo
4. Para un proyecto grande la nivelacin de recursos puede ser muy complicada y requiere el apoyo de paquetes de software.
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Programacin con Recursos Restringidos
Se busca desarrollar el programa ms corto cuando la cantidad de recursos disponibles es fija
Los recursos son limitados y los lmites no se pueden exceder
Los recursos se asignan en base a las holguras dando prioridad a las actividades con menor holgura
Puede extender el tiempo de terminacin del proyecto.
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Programacin con recursos restringidosSupongamos que solo se dispone de 2 pintores
00286
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 124 4 4 4 3 3 2 2 2 2 1 1
DasPintores
Holguras
002
0-2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 142 2 2 2 2 2 2 2 4 4 3 3 1 1
DasPintores
1ra. Asignacin de recursos
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Programacin con recursos restringidos
00-4
-4-2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 162 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
DasPintores
1. Se redujo el nmero de pintores a los 2 disponibles2. Se mantiene el requerimiento de 32 das de pintores3. Se extiende el cronograma del proyecto en 4 das4. Para acelerar el programa y cumplir con los 12 das, se requieren
pintores extras, trabajar horas extras, reducir el alcance o aumentar la productividad
5. Los programas computarizados apoyan esta funcin en proyectos grandes
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Lecciones Aprendidas Sesiones 6 y 7
PLANIFICACINDEL TIEMPO
Definicin
Fases
Propsitos
Planes
Lgicas
Dependencias
Nivelacin
RRHH
Aceleracin
Herramientas GrficasGantt
Redes
Curvas SProgramacin
Software
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Fin sesiFin sesin 7n 7
PrPrxima Sesixima Sesin:n:Cont. Herramientas de PlanificaciCont. Herramientas de Planificacin del n del
TiempoTiempo