ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI · Kont Uczelni dotyczące wyłącznie wyodrębnionych kont dla prowadzenia rozliczeń projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej

Załącznik do Zarządzenia Nr 90/08/09 z dnia 30.07.09 r.

POLITECHNIKA ŚLĄSKA

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI

dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych


Strona 2

SPIS TREŚCI

WSTĘP ………………………………………………………………………………………......... 3

I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych …………………………………......... 4

I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów

sprawozdawczych ……………………………………………………………………

5

I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych ………. …………………....................... 5

I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych ……………...………………………… 6

I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych ……………. 8

II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych …………………………………………......... 9

II.1. Zakładowy plan kont ……………………………………………………………....... 9

II.2. Wykaz ksiąg rachunkowych ………………………………………………………… 29

III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów …………………………………………………. 30

III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej………………………………… 30

III.1.1. Zasady ewidencji kosztów pośrednich …………………………………… 33

III.1.2. Zasady ewidencji kosztów zaliczanych do środków trwałych,

wartości niematerialnych i prawnych w tym cross-financingu i innych

kosztów zaliczanych do cross-financingu ………………………………...

35

III.1.3. Zasady ewidencji kosztów amortyzacji …………………………………... 37

III.2. Zasady ewidencji przychodów ……………………………………………………… 37

IV. System kontroli i ochrony danych ………………………………………………………… 38

IV.1. System kontroli ……………………………………………………………………… 38

IV.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych ………………………......................... 38

IV.3. Okres przechowywania dokumentów ………………………………......................... 39

IV.4. Udostępnianie danych i dokumentów ………………………………………………. 39


Strona 3

WSTĘP

W związku z realizacją projektów z udziałem środków zagranicznych, tj. Programów

Operacyjnych Funduszy Strukturalnych, Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych

środków pochodzenia zagranicznego wprowadza się zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29

września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. nr 76 z 2002 r., poz. 694, z późn. zm.)

dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

Projekty realizowane są w oparciu o następujące podstawowe akty prawne i dokumenty:

− Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. nr 76 z 2002 r.,

poz. 694, z późn. zm.),

− Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 z 2005 r., poz.

2104, z późn. zm.),

− Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164, poz.

1365, z późn. zm.),

− Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych

zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. nr 246 z 2006 r., poz.1796),

− Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. nr 223

z 2007 r., poz. 1655, z późn. zm.),

− Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013, Wytyczne w zakresie

kwalifikowania wydatków w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych

Funduszy Strukturalnych wprowadzonych na podstawie Ustawy z dnia 6 grudnia

2008 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. nr 227, poz. 1658),

− Zarządzenia Rektora Politechniki Śląskiej dotyczące zasad rozliczania projektów

realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych.

Projekty są finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach

Programów Ramowych, Programów Operacyjnych lub innych środków pochodzenia

zagranicznego oraz środków budżetu państwa.

Za realizację danego projektu w Politechnice Śląskiej odpowiada Rektor lub kierownik

projektu, na podstawie udzielonego przez Rektora pełnomocnictwa.

Przedstawiona polityka (zasady) rachunkowości obowiązuje w okresie realizacji projektów,

zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie, kontraktów

i ewentualnych aneksów. Zmiany do niniejszego dokumentu wprowadzane będą w trybie

Zarządzeń zmieniających.

I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych


Strona 4

Księgi rachunkowe dla projektu prowadzone są w walucie polskiej, w złotych i groszach

oraz z zachowaniem zasady podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające

dokonanie operacji gospodarczej, do których zalicza się:

− dowody obce w postaci Faktury VAT, Rachunku lub Noty księgowej,

− dowody własne w postaci Noty księgowej, Faktury wewnętrznej,

− rachunki kosztów podróży (delegacje),

− wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu,

− polecenia księgowania (PK),

− dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego,

− listy płac pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i na podstawie umów cywilno-

prawnych

Dowody księgowe podlegają:

1) skompletowaniu według następujących grup:

− obrót gotówkowy – według poszczególnych kas,

− obrót bezgotówkowy – według poszczególnych dowodów obcych i własnych oraz

wyciągi bankowe z dołączonymi do nich rachunkami kosztów podróży,

− polecenia księgowania (PK),

− dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego,

− listy wypłat pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,

− listy wypłat honorariów pracowników zatrudnionych na podstawie umów

cywilno-prawnych.

2) oznaczeniu (ponumerowaniu) symbolami cyfrowymi ustalonymi wewnętrznie dla

każdej z wymienionych grup oraz kolejnymi numerami porządkowymi, rzymskimi

symbolami miesięcy i numerami pozycji księgowych. Ze względu na dużą ilość

dokumentów księgowych przetwarzanych w danym miesiącu i w związku z tym

uproszczeniem procedur nadaje się jeden numer księgowy w cyklu miesięcznym

wszystkim dokumentom źródłowym w ramach projektów finansowanych z funduszy

strukturalnych,

3) zadekretowaniu, tj. oznaczeniu symbolami kont syntetycznych i analitycznych, na

których mają zostać zaksięgowane. Ze względu na uproszczenie procedur przy

dekrecie nie umieszcza się podpisu osoby odpowiedzialnej rzeczowo za naniesienie

dekretu – odpowiedzialność ta wynika z karty stanowiska pracy danej osoby. Dekretu


Strona 5

nie zawierają również dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW), listy wypłat

i dokumenty źródłowe (umowy, rachunki), w oparciu o które te listy powstają.

Przyjęty System Finansowo - Księgowy (FK) tworzy zbiory źródłowe, które są

uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie gospodarki materiałowej „Gomat”,

płacowym „Płace”, honorariów „Honoraria”. Zbiory te, którym nadaje się co miesiąc

odpowiedni numer ewidencji księgowej zawierają informację o zaksięgowaniu na

odpowiednich kontach list wypłat i dokumentów RW,

4) umieszczeniu w segregatorach i przechowywaniu zgodnie z wymogami przepisów

dotyczących funduszy strukturalnych.

Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych

korekt błędnych księgowań za pomocą dokumentu źródłowego lub PK w następujący

sposób:

− zapisami dodatnimi (tzw. storno czarne) korygującymi błędne księgowania po

odwrotnych stronach kont,

− zapisami ujemnymi (tzw. storno czerwone) korygującymi błędne księgowania po

tych samych stronach kont, z równoczesnym wprowadzeniem prawidłowych

dodatnich zapisów na właściwych kontach i po właściwych stronach.

Koszty uznaje się za kwalifikowane lub niekwalifikowane w projekcie w oparciu

o zawartą umowę o realizację projektu i szczegółowy budżet projektu.

I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów

sprawozdawczych

Rokiem obrotowym dla projektu jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe zamyka

się na dzień kończący rok obrotowy, tj. 31 grudnia każdego roku, który jest dniem

bilansowym.

Przyjmuje się, że dane finansowe z realizacji projektu niezbędne do sporządzenia

sprawozdań finansowych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz

w terminach określonych przez odrębne przepisy i wewnętrzne potrzeby Uczelni.

I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w siedzibie Administracji Centralnej –

Kwesturze, w Gliwicach, przy ul. Konarskiego 18.

I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych


Strona 6

Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w oparciu o:

1. System Finansowo – Księgowy (FK) autorstwa mgr Ewy Matuszczak, który jest

systemem autonomicznym, mogącym współpracować z innymi systemami

zawierającymi informacje księgowe. Przewiduje on rejestrację danych

źródłowych, przetwarzanie ich w cyklu miesięcznym, emisję tabulogramów

użytkowych oraz archiwizację zbiorów systemu. Rejestracja danych źródłowych

prowadzona jest na stanowiskach komputerowych pracujących w sieci i polega na

księgowaniu operacji gospodarczych na kontach. System FK tworzy zbiory

źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie płacowym

„PŁACE”, gospodarki materiałowej „GOMAT”, honorariów „HONORARIA”

i Kasie Zapomogowo-Pożyczkowej „PKZP”.

2. System Gospodarki Materiałowej „GOMAT” autorstwa Jadwigi Bartosz, przy

zastosowaniu którego prowadzona jest ilościowo – wartościowa ewidencja analityczna

materiałów i wydawnictw według miejsc składowania oraz osób materialnie

odpowiedzialnych, przy zastosowaniu ich wewnętrznego indeksu opracowanego na

podstawie SWW. Rejestracja transakcji dokonywana jest na podstawie źródłowych

dowodów obrotu magazynowego i w jej wyniku możliwy jest:

1) miesięczne zestawienie dokumentów obrotu materiałowego TB-25,

2) wydruk ilościowo-wartościowy na koniec miesiąca oraz na dzień wskazany

przez użytkownika TB-26,

3) wydruk obrotów etapami (celem sprawdzenia) oraz na koniec miesiąca TB-24,

w wersji:

− pełnej, obrazującej bilans otwarcia, przychody, rozchody i stany wszystkich

materiałów i wydawnictw,

− skróconej, obrazującej w/w dane w odniesieniu do tych materiałów

i wydawnictw, na których występowały obroty w miesiącu

sprawozdawczym.

System GOMAT jest sprzężony z systemem FK i tworzy dowody księgowe

„Polecenie księgowania” (PK), obejmujące rozdzielnik materiałów według miejsc

powstawania kosztów TB-28, rozdzielnik zużycia materiałów według zleceń TB-

30, rozdzielnik dla niskocennych składników TB-31, wykaz materiałów

zalegających (dla wszystkich magazynów) TB-03 oraz wydruk skutków przeceny

(dotyczy Działu Wydawnictw Naukowych) TB-39. System ponadto umożliwia

wydruk stanów na żądany dzień i księgowe rozliczenie inwentaryzacji na


Strona 7

„Zestawieniach zbiorczych spisów z natury”, z równoczesną wyceną arkuszy

spisowych oraz zawiera program obejmujący księgowe rozliczenie inwentaryzacji

materiałów. Uzgadnianie stanów materiałów z osobami odpowiedzialnymi

przeprowadza się na koniec każdego półrocza i na dzień inwentaryzacji.

Nie obejmuje się obrotem magazynowym i ewidencją materiałów:

− nabytych w małych ilościach oraz przekazanych do bezpośredniego zużycia

w projektach,

− w odniesieniu, do których stosowane jest limitowanie zużycia,

− o niskiej wartości i kwalifikujących się wyłącznie do służbowego

wykorzystania (np. druków, katalogów, drobnych wydawnictw o charakterze

instruktażowym).

3. System Ewidencji Środków Trwałych „TRWAŁE”, który obejmuje:

1) ilościowo-wartościową ewidencję analityczną środków trwałych oraz ich umorzeń

według grup rodzajowych GUS i jednostek organizacyjnych,

2) naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych od następnego miesiąca od

daty przyjęcia na stan do czasu zrównania umorzeń z wartością początkową,

3) ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie ich

amortyzacji i umorzeń, z zachowaniem powyższych parametrów.

System pozwala na sporządzanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych

według poszczególnych grup klasyfikacji rodzajowej oraz rodzajów ich przychodu i

rozchodu. Nie jest on powiązany z systemem FK, w związku z czym obrót

rzeczowymi składnikami majątku trwałego księgowany jest na podstawie dowodów

źródłowych odrębnie wartościowo w systemie FK i odrębnie ilościowo i wartościowo

w systemie TRWAŁE. Miesięczne naliczenie umorzeń i amortyzacji oraz jej

rozdzielnik wynika z tabulogramu PSTB-3, a wynikające z niego dane wprowadzane

są do systemu FK na podstawie tabulogramu PSTB-06.

Miesięczne przychody i rozchody środków trwałych oraz wartości

niematerialnych i prawnych według grup rodzajowych, numerów inwentarzowych

oraz jednostek organizacyjnych prezentuje tabulogram PSTB-04. Jednostki

prowadzą ewidencję w książkach inwentarzowych w formie elektronicznej lub

papierowej.

Nie obejmuje się ewidencją rzeczowych składników majątku, lecz odpisuje

bezpośrednio w koszty równowartość:


Strona 8

− szklanych urządzeń laboratoryjnych oraz szkła laboratoryjnego, które ulegają

szybkiemu zużyciu lub uszkodzeniu w warunkach intensywnego

wykorzystania w realizacji projektu,

− przedmiotów, drobnych narzędzi i materiałów, w odniesieniu do których nie

jest ekonomiczne i merytorycznie zasadne objęcie ich ewidencją środków

trwałych,

− mebli wbudowanych we wnęki, zlewozmywaków, baterii, lamp

oświetleniowych itp. umocowanych na stałe w ścianach i sufitach.

Ze względu na bardzo rozbudowaną strukturę wewnętrzną Politechniki Śląskiej

i uproszczenie procedur ewidencja środków trwałych jest wyodrębniona dla

jednostki, w której realizowany jest projekt (według MPK1

Wartość ewidencyjna stanu księgozbiorów prowadzona jest w systemie FK

według poszczególnych bibliotek, natomiast ich ewidencja ilościowo-wartościowa

w księgach inwentarzowych księgozbioru – w bibliotekach.

), a nie dla projektu.

4) System PNIET, który obejmuje:

− ilościowo-wartościową ewidencję analityczną składników niskocennych

według jednostek organizacyjnych (MPK).

I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych

Wycenę aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych przeprowadza się:

1) na dzień bilansowy według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank

Polski dla danej waluty obowiązującego na ten dzień,

2) w ciągu roku obrotowego:

a) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest

w walucie PLN, operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty

należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku,

z którego usług korzysta Uczelnia,

b) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest

w walucie obcej (np. Euro) operacje gospodarcze polegające na:

− wypłacie zaliczki na wyjazd udokumentowanej zleceniem płatniczym,

− zapłacie zobowiązania kontrahentowi zagranicznemu za zakup towaru lub

usługi na podstawie faktury,

1 według miejsca powstania kosztów


Strona 9

− dokonaniu przedpłaty na wyjazd zagraniczny udokumentowanej zleceniem

dewizowym,

− wpływie środków od kontrahenta zagranicznego,

przelicza się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia

przeprowadzenia operacji gospodarczej, chyba że w zgłoszeniu celnym lub

innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs,

− refundacji wydatków w walucie PLN lub obcej (np. Euro) według kursu

kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Uczelnia.

II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

II.1. Zakładowy plan kont

Uczelnia posiada Zakładowy Plan Kont podlegający aktualizacji, który zawiera

wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia

kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. W dalszej

części niniejszego opracowania przedstawiono wybrane elementy Zakładowego Planu

Kont Uczelni dotyczące wyłącznie wyodrębnionych kont dla prowadzenia rozliczeń

projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej (Fundusze

Strukturalne, Programy Ramowe) i innych środków pochodzenia zagranicznego. Dla

projektów wyodrębniono konta syntetyczne, natomiast ewidencja analityczna

prowadzona jest w oparciu o numer wewnętrzny (sygnaturę) projektu nadany w

Politechnice Śląskiej, na który składa się:

− oznaczenie projektu (UE2, PMW3, FSB4, FSD5, FSP6, FSINW7

− kolejny numer wewnętrzny projektu,

),

− numer jednostki realizującej projekt (MPK),

− oznaczenie roku, w którym rozpoczęto realizację projektu.

Ze względu na uproszczenie procedur w Zakładowym Planie Kont nie wyodrębniono

dla projektów kont w zespole 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe” w części

dotyczącej sporządzania odrębnego raportu kasowego, kont w zespole 2

2 projekt ze środków Unii Europejskiej i innych 3 Projekt międzynarodowy współfinansowany ze środków budżetu państwa 4 Projekt z funduszy strukturalnych badawczy 5 Projekt z funduszy strukturalnych dydaktyczny 6 Projekt z funduszy strukturalnych pozostały (nie zaliczony do badawczych i dydaktycznych) 7 Projekt z funduszy strukturalnych inwestycyjny


Strona 10

„Rozrachunki i Roszczenia” oraz kont w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich

rozliczenie”.

Wyodrębnione konta księgowe syntetyczne i analityczne przedstawiają się jak niżej:

4. konta bilansowe:

Symbol kont syntetycznych

Symbol kont analitycznych Nazwy kont

Zespół 0 – Aktywa trwałe 082 Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków

Funduszy Strukturalnych (FSINW) 9xx8000xxx9 Środki trwałe w budowie xxx10x11xx12xxx13 Zakupy środków trwałych

Zespół 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe

134 Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych

xxxxxxxxx

Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego

145 Rachunki bankowe innych zagranicznych środków pieniężnych w walucie krajowej

xxxxxxxxx Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego

Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie

507 Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską (Tempus, CD, Sokrates, Leonardo da Vinci i inne)

xxx14x15x16xx17xx18 Ewidencja analityczna 509 Koszty działalności badawczej finansowanej przez

Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)

xxx x x xx xx Ewidencja analityczna – jak przy koncie 507 511 Koszty projektów międzynarodowych

współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE

8 Kolejny numer realizowanej inwestycji 9 Określenie źródła finansowania: 701-wydatki niekwalifikowane, 702-dotacja budżetu państwa, 704-środki własne jednostki, 705-środki z Rezerwy Rektora, 707-środki z funduszy strukturalnych 10 Symbol jednostki realizującej inwestycję 11 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja inwestycji 12 Numer kolejny projektu według indeksu 13 Po stronie Wn konta ewidencja według źródeł finansowania-patrz przypis nr 9; Po stronie Ma konta według grup majątku rzeczowego: 017-budynki_grupa 1, 037-maszyny i urządzenia techniczne_grupa 3-6, 087-wyposażenie, aparatura, sprzęt laboratoryjny_grupa 8, 097-wartości niematerialne i prawne_grupa 0 14 Symbol jednostki realizującej projekt 15 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 16 Numer Programu Ramowego UE- koszty bezpośrednio finansowane przez UE, w przypadku cyfry 2- koszty bezpośrednie - wkład własny finansowany ze środków własnych jednostki, w przypadku innych środków cyfra 0 17 Numer projektu 18 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1


Strona 11

lub innych (PMW) – wkład krajowy

xxx x 0xx xx Koszty kwalifikowane projektu raportowane do KE- miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507

xxx x 1xx xx Koszty kwalifikowane projektu nie raportowane do KE- miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507

512 Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)

xxx19x200xx21 xx22 Koszty kwalifikowane projektu-finansowane z funduszy strukturalnych i budżetu państwa

xxx x 1xx xx Koszty niekwalifikowane projektu- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej

xxx x 2xx xx Koszty kwalifikowane projektu- wkład własny jednostki realizującej projekt- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej

516 Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)

xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie 512 517 Koszty projektów pozostałych współfinansowanych

ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP) xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie 512

521 Koszty wydziałowe jednostek działalności podstawowej

xxx x x xx xx Koszty koordynatora płatne z narzutów projektów UE –ewidencja analityczna jak przy koncie 507

Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

707 Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507)

xxx x x xx xx23 Ewidencja analityczna 709 Przychody działalności badawczej finansowanej przez

Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509)

xxx x x xx 10 Ewidencja analityczna miejsc 4-10 jak przy koncie 707

717 Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507)

xxx x x xx xx24 Ewidencja analityczna

19 Symbol jednostki realizującej projekt 20 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 21 Kolejny numer wewnętrzny projektu 22 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1 23 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca 11-12 oznaczają symbole przychodów: 10 lub 40 w zależności od typu projektu, docelowo na miejscu 11-12 przyjmuje się oznaczenie o symbolu 40 24 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10 lub 40 w zależności od typu projektu, docelowo na miejscu 11-12 przyjmuje się oznaczenie o symbolu 40 - koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych


Strona 12

719 Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509)

xxx x x xx xx25 Ewidencja analityczna 731 Koszt własny projektów międzynarodowych

współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy-(dla konta 511)

xxx x xxx xx26 Ewidencja analityczna 732 Przychody projektów międzynarodowych

współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy-(dla konta 511)

xxx x xxx 50 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 511 733 Koszt własny projektów badawczych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512)

xxx x xxx xx27 Ewidencja analityczna 734 Przychody projektów badawczych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512)

xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 733 738 Koszt własny dotyczący projektów badawczych (FSB)

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek-(dla konta 512)

xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512)

xxx x 2xx xx28 wkład własny finansowany ze środków własnych - koszty kwalifikowane projektu

780 Koszt własny dotyczący projektów dydaktycznych (FSD) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych– koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek-(dla konta 516)

xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy

25 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 717, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 26 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 511, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 50-koszty bezpośrednie, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 27 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 512, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 28 Symbolika miejsc 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512, miejsca 11-12 przyjmują się oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych


Strona 13

koncie 516)

xxx x 2xx xx29 wkład własny finansowany ze środków własnych-(koszty kwalifikowane projektu)

781 Koszt własny dotyczący projektów pozostałych (FSP) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek-(dla konta 517)

xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowanie ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 517)

xxx x 2xx xx30 wkład własny finansowany ze środków własnych- (koszty kwalifikowane projektu)

782 Koszt własny projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516)

xxx x xxx xx31 Ewidencja analityczna 783 Przychody projektów dydaktycznych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516)

xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 782 786 Koszt własny projektów pozostałych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517)

xxx x xxx xx32 Ewidencja analityczna 787 Przychody projektów pozostałych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517)

xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 786 Zespół 8 – Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik

finansowy 847 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące

projektów finansowanych przez Unię Europejską 000 x xxx xx33 Ewidencja analityczna

848 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące Funduszy Strukturalnych

xxx x xxx xx34 Ewidencja analityczna 29 Patrz: przypis 28 30 Patrz: przypis 28 31 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 516, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 32 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 517, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 33 Symbolika miejsc 7-10 jak przy koncie 707, 709, 732, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty działalności badawczej (z konta 509), 40-rozliczenie środków na projekty pozostałej działalności podstawowej (z konta 507), 50-rozliczenie środków na projekty PMW (z konta 511) 34 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 734, 786, 787, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty dydaktyczne (FSD), 21-rozliczenie środków na projekty badawcze (FSB), 30-rozliczenie środków na projekty pozostałe (FSP), 40-rozliczenie środków na projekty inwestycyjne (FSINW)


Strona 14

5. konta pozabilansowe:

Symbol kont syntetycznych

Symbol kont analitycznych Nazwy kont

199 Rachunki bankowe w walutach zagranicznych 200 000 000 Ewidencja analityczna

891 Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych

700 x35xxx36 Składniki majątku rzeczowego 00 700 x xxx 01 Składniki majątku rzeczowego zaliczane do cross-

financingu -miejsca 7-10 jak wyżej 800 x xxx 01 Inne wydatki zaliczane do cross-financingu – miejsca

7-10 jak wyżej 899 Konto przeciwstawne do kont pozabilansowych

199 200 000 Konto przeciwstawne do konta 199 891 700 000 Konto przeciwstawne do konta 891 891 700 100 Konto przeciwstawne do konta 891-przyjęcie na stan

ewidencyjny Uczelni37 891 800 000 Konto przeciwstawne do konta 891- inne wydatki

zaliczane do cross-financingu

W przypadku projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna

Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko, ze względu na różnorodność zadań realizowanych

w ramach tych projektów, w celu prawidłowego ujęcia tych zadań w ewidencji księgowej

dany projekt księguje się w dwóch zespołach. Część projektu dotycząca zadań związanych z

obsługą i zarządzaniem projektem ewidencjonowana jest w zespole 4 „Koszty według

rodzajów i ich rozliczenie”, zespole 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”,

zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem” oraz zespole 8 „Kapitały,

Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy”. Część projektu dotycząca zadań związanych z

zakupem sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego zaliczanych do środków trwałych, których

wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach ustawy

z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. nr 54 z 2000

r., poz. 654 z późn. zm. - art.16d, ust.1) oraz budową, rozbudową lub modernizacją budynków

i laboratoriów ewidencjonowana jest w zespole 0 „Aktywa trwałe”.

35 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 36 Kolejny numer wewnętrzny projektu 37 Księgowanie po stronie Wn po wystawieniu protokołu przyjęcia


Strona 15

Konto 082 – Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy

Strukturalnych (FSINW)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty nowych inwestycji budowlanych i modernizacji

istniejących budynków oraz zakupu środków trwałych i koszty ulepszenia istniejących

środków trwałych. Konto 082 może wykazywać wyłącznie saldo Winien, które oznacza

koszty inwestycji rozpoczętych.

Środki trwałe w budowie rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni po zakończeniu inwestycji,

na podstawie druku OT. Te środki trwałe nie są amortyzowane, lecz umarzane.

Zakupione składniki majątku trwałego rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni na podstawie

druku OT. Są one amortyzowane zgodnie z obowiązującymi przepisami począwszy od

miesiąca następnego, po miesiącu przyjęcia ich do używania. Kwalifikowanie kosztów

projektów do wydatków inwestycyjnych odbywa się na podstawie podpisanych umów

o realizację projektów i ich szczegółowe budżety.

Typowe zapisy na stronie Wn konta 082

Lp. Treść operacji Konto przeciwstawne

1. Koszty robót budowlanych, zakupów środków trwałych związanych z realizacją projektu 201, 203

Typowe zapisy na stronie Ma konta 082


1. Wartość uzyskanych z inwestycji i przyjętych do użytkowania:

− środków trwałych − wartości niematerialnych i prawnych

011 020

Konto 134 - Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów

Funduszy Strukturalnych

Na koncie tym ewidencjonuje się środki otrzymane od Instytucji Zarządzających,

Wdrażających, Pośredniczących lub Koordynatorów projektów współfinansowanych

z funduszy strukturalnych w ramach programu operacyjnego oraz wszystkie operacje

związane z realizacją projektów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego

realizowanego projektu.



1. Wpływ środków na realizację projektu 848


Strona 16

2. Wpływ środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni, refundacja wydatków niekwalifikowanych

149

3. Naliczone przez bank odsetki (z reguły dodatnie odsetki nie stanowią przychodu projektu, niemniej jednak mogą stanowić podstawę do obniżenia w ich wysokości przekazywanych transz środków)

848



1. Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) 848

2. Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków Zespół 4, 234

3. Zapłata zobowiązań:

− krajowych − zagranicznych

201 203

4. Zapłata wynagrodzeń dla osób realizujących zadania w projekcie 249

5. Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni, zwrot środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni

149

6. Opłata za usługi bankowe, odsetki od zadłużenia 462, 751

Konto 145 - Rachunki bankowe innych zagranicznych środków pieniężnych w walucie

krajowej

Na koncie tym ewidencjonuje się w walucie krajowej równowartość walut obcych

otrzymanych ze źródeł zagranicznych na realizację projektów. Ewidencja w otrzymanej

walucie obcej prowadzona jest na koncie pozabilansowym 199. Dodatnie różnice kursowe

ewidencjonuje się jako przychody finansowe, ujemne różnice kursowe ewidencjonuje się jako

koszty finansowe.



1. Wpływ środków na realizację projektu, naliczone przez bank odsetki 847 2. Zwrot niewykorzystanych przez pracowników dewiz 234 3. Dodatnie różnice kursowe 750



1. Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) 847

2. Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków, podjęcie dewiz na zapłatę zobowiązań 234

3. Zapłata zobowiązań:

− krajowych − zagranicznych

201 203


Strona 17

4. Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni 149 5. Opłata za usługi bankowe 462 6. Ujemne różnice kursowe 751

Konto 507 - Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię

Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów realizowanych w ramach programów

Tempus, Centrów Doskonałości, Sokrates, Leonardo da Vinci i inne, które dla celów

sprawozdawczych ujmuje się w działalności dydaktycznej. Na wykonywanie tych projektów

zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu.

Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna

sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.



1. Przeniesienie kosztów prostych z zespołu 4 490 2. Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521



1. Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym 717

Konto 509 - Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w

ramach Programów Ramowych (UE)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych, realizowanych w ramach

Programów Ramowych UE i innych. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy

lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana

jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol

jednostki kalkulacyjnej kosztów.





Strona 18




Konto 511 - Koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych

środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) –

wkład krajowy

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych,

które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności badawczej. Na realizację tych

projektów środki pochodzą z Ministerstwa właściwego do spraw nauki, czyli budżetu

państwa. Wysokość przyznanych środków stanowi wkład budżetu państwa do danego

projektu przyznanego ze środków Unii Europejskiej, w zależności od typu działań. Środki te

podlegają rozliczeniu zgodnie z wytycznymi określonymi przez Ministerstwo

a koszty projektów są wykazywane w sprawozdaniach i raportach do Komisji Europejskiej.

Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna

sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.







Konto 512 - Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy

Strukturalnych (FSB)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych współfinansowanych ze

środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub

Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego

rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty

kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych

danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane

są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet


Strona 19

projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów

Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.






1. Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym 733

2. Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym 738

Konto 516 - Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków

Funduszy Strukturalnych (FSD)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze

środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub

Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego

rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty

kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych

danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane

są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet

projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów










Strona 20

Konto 517 - Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy

Strukturalnych (FSP)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów, których nie można zaliczyć do projektów

dydaktycznych i badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych

przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio

jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez

nie wniosków o dofinansowanie. Dla celów sprawozdawczych koszty te ujmuje się

w działalności dydaktycznej. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz

niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki

organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy

o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu

w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów









Konto 707 - Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez

Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 847 przychodów tej działalności

w wysokości poniesionych kosztów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego




1. Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 847


Strona 21



1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860

Konto 709 - Przychody działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską

w ramach Programów Ramowych (UE)










Konto 717 - Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez

Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich projektów wraz

z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występuje) oraz rozliczony narzut

kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje) z konta 507. Ewidencję

szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.



1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych 507

2. Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551 Typowe zapisy na stronie Ma konta 717


1. Przeniesienie kosztów w zamknięciu rocznym 490


Strona 22

Konto 719 - Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską

w ramach Programów Ramowych (UE)








2. Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551 Typowe zapisy na stronie Ma konta 719



Konto 731 - Koszt własny projektów międzynarodowych współfinansowanych

z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub

innych (PMW) – wkład krajowy








2. Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551





Strona 23

Konto 732 - Przychody projektów międzynarodowych współfinansowanych z

zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub

innych (PMW) – wkład krajowy






1. Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 847 Typowe zapisy na stronie Ma konta 732



Konto 733 - Koszt własny projektów badawczych współfinansowanych ze środków

Funduszy Strukturalnych (FSB)

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich kwalifikowanych

projektu wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występuje) oraz

rozliczony narzut kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje). Ewidencję




1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych kwalifikowanych 512





Konto 734 - Przychody projektów badawczych współfinansowanych ze środków

Funduszy Strukturalnych (FSB)

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 848 przychodów z realizacji

projektów do wysokości poniesionych kosztów kwalifikowanych. Ewidencję szczegółową

prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.


Strona 24







Konto 738 - Koszt własny dotyczący projektów badawczych (FSB) współfinansowanych

ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny

finansowane ze środków własnych jednostek

Na koncie tym ewidencjonuje się koszt własny projektu przeniesiony z konta 512,

a który dotyczy kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego sfinansowanych ze środków

własnych danej jednostki organizacyjnej. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego




1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich niekwalifikowanych i wkładu własnego 512

Konto 780 - Koszt własny projektów dydaktycznych (FSD) współfinansowanych ze

środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny










Strona 25

Konto 781 - Koszt własny dotyczący projektów pozostałych (FSP) współfinansowanych

ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny









Konto 782 - Koszt własny projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków













Konto 783 - Przychody projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków






Strona 26



1. Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 848 Typowe zapisy na stronie Ma konta 783



Konto 786 - Koszt własny projektów pozostałych współfinansowanych ze środków

Funduszy Strukturalnych (FSP)











1. Przeniesienie kosztów w zamknięciu rocznym 490 Konto 787 - Przychody projektów pozostałych współfinansowanych ze środków

Funduszy Strukturalnych (FSP)








Strona 27




Konto 847 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące projektów

finansowanych i współfinansowanych przez Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się wpływy środków na realizację zadań w projektach ze źródeł

zagranicznych, przeliczone według przyjętych metod wyceny z walut obcych,

w podziale na rodzaje projektów. Niewykorzystane środki w danym roku bilansowym

stanowią przychód następnego roku. Konto 847 może wykazywać wyłącznie saldo Ma.

Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.



1. Przeniesienie wykorzystanych środków na przychody 707, 709, 732 2. Przekazanie środków partnerom realizującym projekt 145 3. Przeniesienie różnic pomiędzy kosztami a wpływami 761 4. Ujemne różnice kursowe, aktualizacja konta na dzień bilansowy 751, 145



1. Otrzymane środki na realizację projektów, naliczone odsetki 145 2. Zwrot niewykorzystanych środków 145 3. Dodatnie różnice kursowe, aktualizacja konta na dzień bilansowy 750, 145

Konto 848 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące Funduszy

Strukturalnych

Na koncie tym ewidencjonuje się wpływy środków na realizację zadań w projektach

współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych w podziale na rodzaje projektów.

Środki te mogą być przekazywane przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające, Pośredniczące

lub Koordynatorów (Liderów) i dotyczą wyłącznie wydatków kwalifikowanych.

Niewykorzystane środki w danym roku bilansowym stanowią przychód następnego roku lub

podlegają zwrotowi do odpowiedniej Instytucji zgodnie z odrębnymi przepisami jako tzw.

środki niewygasajace. Konto 848 może wykazywać wyłącznie saldo Ma. Ewidencję



Strona 28



1. Przeniesienie wykorzystanych środków na przychody 734, 783, 787 2. Przekazanie środków partnerom realizującym projekt 134



1. Otrzymane środki na realizację projektów, naliczone odsetki 134 2. Zwrot niewykorzystanych środków lub środków niewygasających 134

Konto 199 – Rachunki bankowe w walutach zagranicznych

Jest to konto pozabilansowe i ewidencjonuje się na nim przychody, rozchody i stany

poszczególnych walut obcych na rachunkach bankowych w jakich są prowadzone. Zapisów

na tym koncie dokonuje się w oparciu o dowody źródłowe i wyciągi bankowe sporządzone

w walutach obcych, a następnie wtórnie na koncie 145 w walucie polskiej, w kwotach

wycenionych według przyjętych zasad.

Konto 891 – Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych

Jest to konto pozabilansowe, na którym ewidencjonuje się między innymi składniki

majątkowe, a także inne wydatki, w tym cross-financing zakupione ze środków Unii

Europejskiej i innych środków zagranicznych, a służące i niezbędne do wykonania

określonych zadań w projektach. Ich równowartość obciąża w całości koszty poszczególnych

projektów. Składniki majątkowe po zakończeniu projektu są przyjmowane na stan

ewidencyjny Uczelni jako środki trwałe lub niskocenny majątek rzeczowy i obejmuje się

ewidencją analityczną w systemie „TRWAŁE”. Inne wydatki zaliczane do cross-financingu

ewidencjonuje się na tym koncie w celach sprawozdawczych i kontrolnych. Ewidencję


Konto 899 – Konto przeciwstawne do kont pozabilansowych

Konto to stosuje się z uwagi na to, że system ewidencji księgowej FK przewiduje dwustronny

zapis zarówno na kontach bilansowych jak i pozabilansowych. Jego saldo powinno być równe

różnicy sald Wn i Ma kont pozabilansowych po stronie przeciwnej.


Strona 29

II.2. Wykaz ksiąg rachunkowych

Zaksięgowane w danym dniu dowody tworzą wydruk Dziennik Obrotów, który ze

względu na swoją objętość jest drukowany raz na miesiąc, a przetwarzanie dokumentów

w cyklu miesięcznym pozwala na uzyskanie kompletu następujących wydruków:

− bilans otwarcia TB-01,

− dokumenty miesiąca obliczeniowego TB-02,

− obroty i salda kont syntetycznych TB-100,

− obroty miesięczne oraz salda kont analitycznych TB-03,

− obroty, stany i salda według zadanej ilości cyfr symbolu konta analitycznego TB-04

(tabulogramy TB: 101, 115, 115a, 116, 117, 118, 130) obrazujące koszty według

rodzajów i jednostek ewidencyjnych na poszczególnych kontach układu

kalkulacyjnego oraz dochody według rodzajów i jednostek organizacyjnych (MPK),

− kontrahentów rozliczonych i nierozliczonych na koniec miesiąca TB-20.

Ze względu na wyodrębnienie w Zakładowym Planie Kont konta syntetycznego dla

prowadzenia rozliczeń danego projektu, a następnie wyodrębnieniu analitycznym

(zastosowanie odpowiedniego kodu księgowego) w ramach danego konta,

kompleksowa analiza ekonomiczna dla projektu odbywa się za pomocą tabulogramów

(wydruków) TB-03 oraz TB-04. Taką analizę można przeprowadzić w dowolnym

momencie wprowadzania danych i dla dowolnego zakresu konta. Dodatkowym

ułatwieniem jest możliwość wyświetlenia każdego tabulogramu na ekranie monitora. Ze

względu na ilość dokumentów jakie przetwarza się w danym miesiącu w Politechnice

Śląskiej i w związku z uproszczeniem procedur nie ma możliwości uzyskania

zestawienia obrotów i sald wyłącznie dla projektu.

Archiwizacja zbiorów przeprowadzana jest na dzień B.O., na dzień zamknięcia

poprzedniego miesiąca oraz zbiorów bieżących za dany dzień.

Eksploatowany system FK posiada opcję równoległego wprowadzania danych

dotyczących miesiąca bieżącego i miesiąca następnego, co pozwala na skrócenie czasu

przetwarzania dowodów księgowych za określony miesiąc sprawozdawczy oraz

umożliwia zachowanie terminowości ewidencji.


Strona 30

III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów

III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej

Koszty poniesione w trakcie realizacji projektu ewidencjonuje się:

1) koszty działalności operacyjnej:

a) w układzie rodzajowym - „zespół 4”, ze szczegółowością jak niżej:

401 000 000 000 Amortyzacja zaliczona do kosztów uzyskania przychodów 401 001 000 000 Amortyzacja zaliczona do kosztów uzyskania przychodów od urz. socj. 401 100 000 000 403 100 000 000 ---------------------

Amortyzacja nie zaliczona do kosztów uzyskania Amortyzacja nie zaliczona do kosztów uzyskania programy unijne ----------------------------------------------------------------------------------

402 000 000 000 Jednorazowe odpisy dot. środków trwałych ewiden. na koncie 071 402 001 000 000 ---------------------

Jednorazowe odpisy dot. księgozbiorów --------------------------------------------------------------------------------------

411 001 000 000 Zakup zbiorów bibliot. nie objętych ewid. wart. i czasopism 411 003 000 000 Zużycie paliwa i opału 411 005 000 000 ---------------------

Zużycie pozostałych materiałów --------------------------------------------------------------------------------------

416 001 000 000 Aparatura specjalna krajowa 416 002 000 000 ---------------------

Aparatura specjalna zagraniczna --------------------------------------------------------------------------------------

419 001 000 000 Energia elektryczna 419 002 000 000 Gaz 419 003 000 000 Woda zimna 419 004 000 000 Centralne ogrzewanie 419 005 000 000 ---------------------

Woda ciepła --------------------------------------------------------------------------------------

421 000 000 000 421 001 000 000 ---------------------

Usługi badawcze Usługi wewnętrzne --------------------------------------------------------------------------------------

426 001 000 000 --------------------

Usługi transportowe --------------------------------------------------------------------------------------

427 001 000 000 Remonty budynków i budowli nie związanych z gosp.mieszk. 427 002 000 000 Remonty budynków mieszkalnych 427 003 000 000 Remonty maszyn i urządzeń ewidenc. na 011300-011600 427 004 000 000 Remonty środków transportu - 011700 427 005 000 000 --------------------

Remonty pozostałych środków trwałych – 011800 --------------------------------------------------------------------------------------

429 001 000 000 Inne niż remonty i naprawy usługi zw. z użytk. urządzeń i sprzętu 429 002 000 000 Opłaty pocztowe 429 003 000 000 Opłaty telekomunikacyjne 429 004 000 000 Koszty wynajmu pomieszczeń i sprzętu 429 005 000 000 429 006 000 000 --------------------

Pozostałe usługi i opłaty Programy komputerowe --------------------------------------------------------------------------------------

431 001 000 000 Wynagrodzenia osobowe + dodatkowe wynagrodzenie roczne 431 002 000 000 Wynagrodzenia bezosobowe 431 003 000 000 --------------------

Honoraria --------------------------------------------------------------------------------------


Strona 31

445 001 000 000 Składki emerytalne ,rentowe, wypadkowe 445 004 000 000 Fundusz pracy 445 005 000 000 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 445 006 000 000 Świadczenia rzeczowe związane z BHP 445 007 000 000 Ekwiwalenty wypłacane za w/w świadczenia 445 008 000 000 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników. 461 001 000 000 Podatki i opłaty lokalne 461 002 000 000 Opłata za korzystanie ze środowiska (ciepł) 461 004 000 000 Pozostałe opłaty 461 021 000 000 Podatek VAT od materiałów 461 024 000 000 Podatek VAT od energii obcej 461 040 000 000 Podatek VAT od usług obcych 461 043 000 000 Podatek VAT od opłat konferencyjnych krajowych 461 045 000 000 Podatek VAT od usług remontowo-budowlanych 461 046 000 000 Podatek VAT od projektów unijnych 461 049 000 000 Podatek VAT od delegacji zagranicznych 461 050 000 000 Podatek VAT od delegacji krajowych 461 051 000 000 461 052 000 000

Podatek VAT od opłat konferencyjnych zagranicznych Podatek VAT – świadczenia dla zaproszonych gości

461 056 000 000 461 057 000 000 461 058 000 000 ---------------------

Podatek VAT od świadczeń na rzecz pracowników Podatek VAT Podatek VAT --------------------------------------------------------------------------------------

462 000 000 000 ---------------------

Opłaty bankowe --------------------------------------------------------------------------------------

463 001 000 000 Krajowe podróże służbowe 463 002 000 000 Zagraniczne podróże służbowe 463 003 000 000 Ryczałty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych -------------------- 468 100 000 000 --------------------

-------------------------------------------------------------------------------------- Koszty reprezentacji --------------------------------------------------------------------------------------

469 001 000 000 Opłaty patentowe 469 002 000 000 Opłaty konferencyjne organizowane wewn. Uczelni (249) 469 003 000 000 Opłaty konferencyjne krajowe 469 003 100 000 Opłaty konferencyjne zagraniczne 469 004 000 000 Świadczenia dla pracowników delegowanych na długi pobyt za granicą 469 005 000 000 Świadczenia dla studentów - wycieczki programowe 469 005 100 000 Nagrody Rektora za dobre wyniki w nauce 469 005 110 000 Nagrody Rektora za osiągnięcia sportowe 469 006 000 000 Świadczenia dla zaproszonych osób zagranicznych 469 007 000 000 Świadczenia dla doktorantów i stażystów zagranicznych 469 007 100 000 Stypendia dla uczestników studiów doktoranckich 469 008 000 000 Stypendia naukowe dla pracowników 469 009 000 000 Odprawy pośmiertne 469 010 000 000 469 010 100 000

Pozostałe koszty i opłaty Pozostałe świadczenia dla doktorantów

469 011 000 000 Zasiłki na zagospodarowanie 469 012 000 000 Koszty krajowych praktyk studenckich 469 013 000 000 Koszty zagranicznych praktyk studenckich 469 015 000 000 Koszty praktyk studenckich w ramach IAESTE


Strona 32

469 016 000 000 469 017 000 000 469 018 000 000 4xx 1xx xxx 000 4xx xxx 5xx 000 4xx xxx 6xx 000

Koszty nie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów podatkowych Zwrot kosztów podróży ( krajowe) osobom nie będącym pracownikami Pol. Śl., studentom, uczestnikom studiów doktoranckich Zwrot kosztów podróży ( zagraniczne) osobom nie będącym pracownikami Pol. Śl., studentom, uczestnikom studiów doktoranckich Koszty nie zaliczane do kosztów uzyskania przychodów Zakup z importu zwolniony od cła Zakup z importu niezwolniony od cła, stawka 0

b) w układzie kalkulacyjnym – „zespół 5”, według jednostek kalkulacyjnych

i ze szczegółowością rodzajową ustaloną dla ewidencji kosztów w tym

zespole. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest dla każdej jednostki

organizacyjnej Uczelni realizującej projekt, tj. Instytutu, Katedry,

Wydziału, Jednostki Pozawydziałowej, Międzywydziałowej lub

Ogólnouczelnianej według nadanego symbolu organizacyjnego i numeru

(MPK).

Symbole organizacyjne jednostek reguluje corocznie z początkiem nowego roku

akademickiego Pismo Okólne nr 1 Rektora Politechniki Śląskiej, natomiast

numery (MPK) reguluje Pismo wg rozdzielnika Kwestora Politechniki Śląskiej.

Wykaz układu kalkulacyjnego kosztów

Strona Wn

10 - Nagrody z Z.F.N 11 - Wynagrodzenia osobowe 13 - Honoraria 16 - Wynagrodzenia bezosobowe 19 - Składki na ubezpieczenia społeczne i na fundusz pracy 20 - Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 21 - Zużycie materiałów 22 - Jednorazowe odpisy amortyzacyjne niskocennego majątku trwałego 23 - Energia cieplna, (własna) 24 - Energia obca 25 - Amortyzacja rzeczowych składników majątku trwałego 28 - Koszty eksploatacji użyczanych pomieszczeń 30 - Aparatura specjalna krajowa (w tym cross-financing) 31 - Aparatura specjalna zagraniczna (w tym cross-financing) 40 - Usługi pozostałe 41 - Usługi własnej działalności operacyjnej 42 - Konferencje organizowane przez Jednostki Pol. Śl. 43 - Opłaty konferencyjne krajowe 44 - Usługi Zakładu Graficznego 45 - Remonty budynków i budowli 46 - Podatek VAT od projektów unijnych


Strona 33

47 - Usługi bankowe 48 - Usługi badawcze (kooperacja) 49 - Zagraniczne podróże służbowe 50 - Krajowe podróże służbowe 51 - Opłaty konferencyjne zagraniczne 52 - Świadczenia dla zaproszonych gości zagranicznych 53 - Stypendia dla stażystów odbywających staż asystencki 54 - Usługi Centrum Komputerowego 55 - Dopłaty do stołówek i zakwaterowań w Domu Asystenta 56 - Świadczenia dla pracowników 57 - Zwrot kosztów podróży (krajowe) osobom nie będącym pracownikami Pol. Śl. studentom, uczestnikom studiów doktoranckich 58 - Zwrot kosztów podróży (zagraniczne) osobom nie będącym pracownikami Pol.

Śl. studentom, uczestnikom studiów doktoranckich 60 - Narzut kosztów wydziałowych 80 - Zlecenia wewnętrzne (NB) 81 - Zlecenia wewnętrzne ( NB) remonty 65 - Narzut kosztów wydziałowych (dla koordynatora UE)

Strona Ma 00 - Przeniesienie technicznego kosztu działalności operacyjnej 70 - Przeniesienie narzutu kosztów ogólnouczelnianych 90 - Przeniesienie technicznego kosztu sprzedaży zewnętrznej usług 391 - Przeniesienie technicznego kosztu sprzedaży wewnętrznej (249, 810) 95 - Przeniesienie technicznego kosztu obrotów wewnętrznych na konto 791 96 - Przeniesienie technicznego kosztu obrotów wewnętrznych (narzut ogólnouczelniany Zakład Graficzny) 97 - Przeniesienie technicznego kosztu obrotów wewnętrznych ( narzut ogólnouczelniany Centrum Komputerowe)

2) koszty operacji finansowych ewidencjonuje się na koncie 751, a pozostałe

koszty operacyjne na koncie 761.

III.1.1. Zasady ewidencji kosztów pośrednich

Na koszty pośrednie składają się koszty wydziałowe jednostek organizacyjnych i

koszty ogólnouczelniane (zarządu). Są to koszty, których nie można bezpośrednio

przypisać do poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu. Zalicza

się do nich:

1) koszty zarządu, obsługi księgowej i personelu obsługowego (osób, które

zajmują się bieżącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego),

2) koszty materiałów (biurowe, artykuły piśmiennicze, środki do utrzymania

czystości, drobny sprzęt),


Strona 34

3) koszty utrzymania pomieszczeń, w tym: energia elektryczna, cieplna, gazowa,

woda, opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków, itp. i amortyzacja środków

trwałych używanych w ramach ogólnej działalności Uczelni,

4) koszty usług (pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe,

kurierskie, kserograficzne, ubezpieczeń majątkowych, naprawy i konserwacje

sprzętu, wynajem pomieszczeń).

W przypadku projektów realizowanych w ramach Programów Operacyjnych

Funduszy Strukturalnych, w sytuacji gdy założenia programu przewidują

występowanie kosztów pośrednich, Politechnika Śląska rozlicza koszty pośrednie

stosując jeden z dostępnych sposobów - ryczałt, na podstawie opracowanej

metodologii i procentowego limitu wskazanego w umowie o dofinansowanie

projektu. W celu zaksięgowania kosztów pośrednich w księgach projektu

Uczelnia dokonuje naliczenia ich po zakończeniu pełnego miesiąca

kalendarzowego według ustalonego limitu procentowego od poniesionych

w danym miesiącu memoriałowo kosztów bezpośrednich z wyłączeniem cross-

financingu.

Księgowaniu podlegają koszty pośrednie w podziale na koszty pośrednie

wydziałowe, koszty pośrednie wydziałowe dla koordynatora i koszty pośrednie

ogólnouczelniane, w proporcji ustalonej indywidualnie dla danego projektu.

Natomiast w celu refundacji kosztów pośrednich z rachunku projektu Uczelnia

dokonuje naliczenia ich od poniesionych w danym miesiącu kasowo kosztów

bezpośrednich wykazanych we wnioskach o płatność, po zakończeniu pełnego

miesiąca kalendarzowego. Zaksięgowane i zrefundowane wysokości kosztów

pośrednich podlegają weryfikacji w odniesieniu do zatwierdzonych we

wnioskach o płatność kosztów bezpośrednich projektu. Jeżeli z zatwierdzenia

wniosku o płatność przez odpowiednią instytucję będzie wynikało, że wartość

kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone jest niższa niż faktyczna kwota

przeksięgowana przez Uczelnię, będzie dokonany odpowiedni zwrot środków na

rachunek projektu.

W przypadku projektów realizowanych w ramach Programów Ramowych Unii

Europejskiej lub innych, w sytuacji gdy założenia programu przewidują

występowanie kosztów pośrednich, Politechnika Śląska rozlicza koszty pośrednie

stosując ryczałt, w wysokości określonej przez wytyczne, w zależności od typu

projektu. Księgowaniu podlegają koszty pośrednie w podziale na koszty


Strona 35

pośrednie wydziałowe, koszty pośrednie wydziałowe dla koordynatora i koszty

pośrednie ogólnouczelniane, w proporcji ustalonej indywidualnie dla danego

projektu. W zakresie rozliczania tych kosztów stosuje się zapisy Zarządzenia nr

39/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 2 lutego 2009 roku w sprawie trybu

składania wniosków, występowania o pełnomocnictwa oraz określenia rodzajów

kosztów i sposobu ich rozliczania w projektach finansowanych ze środków

europejskich i międzynarodowych (Programy Ramowe, Fundusz Badawczy

Węgla i Stali i in.), § 3, ust. 2 i 3 oraz § 4. Naliczone i zaksięgowane koszty

pośrednie podlegają refundacji z wyodrębnionego konta bankowego danego

projektu.

III.1.2 Zasady ewidencji kosztów zaliczanych do środków trwałych, wartości

niematerialnych i prawnych w tym cross-financing i innych kosztów

zaliczanych do cross-financingu

W przypadku projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej

i innych przyjmuje się następujące zasady ewidencji zgodny normalną praktyką

Uczelni i z przepisami krajowymi:

1) koszty związane z zakupem urządzeń, wyposażenia, itp. zaliczanych do

środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza wartości

określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

(art.16d, ust.1) zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu

oddania ich do używania (tzw. jednorazowa amortyzacja) i ewidencjonowane

są na koncie 011. Taki sposób ewidencji przyjmuje się we wszystkich

projektach realizowanych z udziałem środków zagranicznych,

2) koszty związane z zakupem programów komputerowych, których wartość

początkowa nie przekracza wartości określonej w przepisach ustawy o podatku

dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1) zalicza się do kosztów

uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania i ewidencjonuje

się jako koszty usług obcych. Taki sposób ewidencji przyjmuje się we

wszystkich projektach realizowanych z udziałem środków zagranicznych,

3) koszty nabycia sprzętu, oprogramowań, licencji, itp. zaliczane do środków

trwałych, wartości niematerialnych i prawnych (w tym cross-financing),

których wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach

ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d,ust.1), a są


Strona 36

niezbędne i wykorzystywane bezpośrednio do wykonania określonych zadań

w projektach zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w całości,

w miesiącu oddania ich do używania. Koszty te ujmuje się w księgach jako

aparatura specjalna zgodnie z zapisami wynikającymi z ustawy z dnia

8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. nr 238, poz.

2390 z późn. zm.). Te składniki majątkowe podlegają przez cały okres

realizacji projektów ewidencji na koncie pozabilansowym 891, a po

zakończeniu projektu są przyjmowane na stan ewidencyjny majątku

rzeczowego Uczelni na podstawie protokołu przyjęcia. Taki sposób ewidencji

środków trwałych przyjmuje się w projektach realizowanych w ramach

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Norweskiego Mechanizmu

Finansowego oraz 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej.

W projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna

Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko koszty te ewidencjonowane są

w zespole 0 „Aktywa trwałe”, na koncie 082. Te środki trwałe przyjmowane są

na stan majątku rzeczowego Uczelni na podstawie druku OT i podlegają

amortyzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi zasadami.

4) koszty zaliczane do cross-financingu na dostosowywanie budynków,

pomieszczeń i miejsc pracy podlegają ewidencji zgodnie z układem

rodzajowym i kalkulacyjnym kosztów w zależności od zakresu robót.

Cross-financing dotyczy wyłącznie takich kategorii wydatków, których

poniesienie wynika z potrzeby realizacji projektu i stanowi logiczne uzupełnienie

działań w ramach danego Programu Operacyjnego. Są to wydatki związane

z zakresem merytorycznym projektu. Cross-financing jest powiązany wprost

z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu. Uczelnia ponosi

wydatki w ramach cross-financingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego

wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. W ramach cross-financingu

obowiązuje wartość wydatków a nie limit procentowy.

Wszystkie koszty zaliczane do cross-financingu ewidencjonuje się na koncie

pozabilansowym 891.


Strona 37

III.1.3. Zasady ewidencji kosztów amortyzacji

Koszt amortyzacji urządzeń zakupionych z własnych środków jednostki

organizacyjnej (fundusz inwestycyjny jednostki), a wykorzystywanych do

realizacji zadań może być zaliczany do kosztów kwalifikowanych projektu

w przypadku gdy dotyczy okresu współfinansowania danego projektu.

W przypadku zakupu aparatury w projektach realizowanych w ramach

Programów Ramowych Unii Europejskiej lub innych, jeżeli sprzęt jest

wykorzystany tylko w pewnej części, wówczas dany projekt obciąża się

dopuszczalnym kosztem amortyzacji tego sprzętu. W Politechnice Śląskiej

stosuje się metodę liniową amortyzacji, a stawki (okresy) amortyzacji stosuje się

zgodnie z Załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o zmianie

ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zmianie niektórych

innych ustaw (Dz. U. nr 104 z 2000 r., poz. 104 z późn. zm.). W przypadkach

określonych przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

(art. 16, ust. 2, pkt. 3) możliwe jest zastosowanie przyśpieszonej amortyzacji przy

pomocy współczynników. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość

początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu

przyjęcia do używania jest wyższa niż określona w przepisach ustawy o podatku

dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1). W przypadku gdy wartość

początkowa jest równa lub niższa niż określona w przepisach o podatku

dochodowym od osób prawnych możliwe jest dokonywanie odpisów

amortyzacyjnych zgodnie z powołanymi wyżej przepisami, albo jednorazowo

w miesiącu oddania do używania środka trwałego lub wartości niematerialnej

i prawnej.

III.2. Zasady ewidencji przychodów

Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie zadań w projektach realizowanych

z udziałem środków zagranicznych ewidencjonuje się na koncie „Rozliczenia

międzyokresowe przychodów” w miesiącu ich otrzymania i równolegle do

ponoszonych kosztów przenoszone są w okresach miesięcznych na przychody

projektów na odpowiednie konta, w zależności od rodzaju projektu. Na koncie

„Rozliczenia międzyokresowe przychodów” ewidencjonuje się również odsetki

od środków zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych

projektów, które z reguły nie stanowią przychodu projektu, niemniej jednak mogą


Strona 38

stanowić podstawę do obniżenia w ich wysokości przekazywanych transz

środków.

Przychody z operacji finansowych ewidencjonuje się na koncie 750, a pozostałe

przychody operacyjne na koncie 760.

IV. System kontroli i ochrony danych

IV.1. System kontroli

System kontroli w Uczelni, w odniesieniu do projektów realizowanych

z udziałem środków zagranicznych reguluje Zarządzenie nr 25/08/09 Rektora

Politechniki Śląskiej z dnia 23 grudnia 2008 roku w sprawie ustalenia zasad

kontroli finansowej w Politechnice Śląskiej.

Ponadto w celach usprawnienia kontroli wdrożono w Politechnice Śląskiej

komputerowe systemy, do których zalicza się:

1) Centralna Informacja Finansowa Wydziałów (CIFW),

2) aplikacja obsługi zaopatrzenia i zamówień publicznych (ZAM),

3) komputerowy system rejestracji umów (ZUS),

4) system znakowania i automatycznej identyfikacji składników majątkowych

(eti-INVENT).

Opis tych systemów znajduje się na stronie internetowej Politechniki Śląskiej.

IV.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

Ze względu na bezpieczeństwo danych, dostęp do systemów jest ograniczony.

Posiadają go tylko upoważnione w jednostkach i komórkach organizacyjnych

osoby. Zarejestrowani pracownicy są jedynymi uprawnionymi użytkownikami

tych systemów w danej jednostce i zobligowani są do zachowania zasady

poufności informacji. Dostęp do systemów wymaga podania własnego loginu

i hasła. Dokumenty księgowe i księgi rachunkowe związane z realizacją

projektów przechowywane są w Dziale Finansowo – Księgowym Funduszy UE

Kwestury, w Gliwicach przy ul. Konarskiego 18, natomiast oryginały umów na

realizację projektów przechowywane są w Biurze Obsługi Projektów

Strukturalnych oraz w Biurze Obsługi Programów Europejskich, w Gliwicach,

przy ul. Akademickiej 2A. Pomieszczenia, w których przechowuje się

dokumenty zamykane są na klucz.


Strona 39

IV.3. Okres przechowywania dokumentów

Dokumenty związane z realizacją projektów przechowywane są zgodnie

z Zarządzeniem nr 7/05/06 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 22 grudnia 2005

roku w sprawie wprowadzenia w Politechnice Śląskiej Instrukcji Kancelaryjnej,

Rzeczowego Wykazu Akt oraz Instrukcji w Sprawie Organizacji i Zakresu

Działania Archiwum Politechniki Śląskiej. Dokumenty przechowuje się

w terminach określonych w/w Zarządzeniem oraz według wytycznych

określonych przepisami szczegółowymi dotyczącymi Funduszy Strukturalnych,

Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych.

IV.4. Udostępnianie danych i dokumentów

Dowody księgowe, księgi rachunkowe oraz inne dokumenty związane z realizacją

projektów udostępniane są do wglądu osobom upoważnionym, zarówno na

potrzeby wewnętrzne Uczelni jak i potrzeby związane z przeprowadzeniem

audytu. Kserokopie dowodów księgowych i innych dokumentów niezbędnych

w procesie realizowania i rozliczania projektów udostępniane są po podpisaniu

„za zgodność z oryginałem” przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwa.

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI · Kont Uczelni dotyczące wyłącznie wyodrębnionych kont dla prowadzenia rozliczeń projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej

Documents