Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej SAP Best Practices
Jan 04, 2016
Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej
SAP Best Practices
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 2
Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu
Cel Scenariusz zamknięcia okresu pomaga przygotować i przeprowadzić działania wymagane
do zamknięcia dnia, miesiąca oraz zamknięcia rocznego. W tym celu udostępniono szereg standardowych raportów, które można wykorzystać do
bezpośredniego generowania zestawień i analiz zaksięgowanych stanów kont.
Korzyści Możliwe jest wykonanie następujących działań:
– tworzenie Bilansu i Rachunku Zysków i Strat
– dokumentowanie danych księgowania.
Kluczowe kroki procesu zamknięcie dnia, zamknięcie miesiąca zamknięcie roczne.
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 3
Wymagane aplikacje SAP oraz role
Wymagane aplikacje SAP EHP5 for SAP ERP 6.0
Role Kierownik działu księgowości KG Kierownik działu księgowości KG (Polska) Rozrachunki z odbiorcami Rozrachunki z dostawcami Administrator (specjalista)
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 4
Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie dnia na potrzeby rachunkowości finansowej Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Podwójnie nadane numery faktur Wyświetlanie zbiorczego dziennika dokumentów.
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 5
Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie miesiąca na potrzeby rachunkowości finansowej (I) Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Podwójnie nadane numery faktur Otwarcie i zamknięcie okresów sprawozdawczych Wprowadzanie księgowań okresowych Księgowanie zapisów okresowych Uruchamianie pakietu wsadowego Automatyczne rozliczenie konta rozliczenia zakupu (Przyjęcia Materiału/Przyjęcia Faktury) Analiza kont rozliczenia konta rozliczenia zakupu (PM/PF) Automatyczne lub ręczne rozliczenie kont KG Księgowanie zapisów korygujących
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 6
Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie miesiąca na potrzeby rachunkowości finansowej (II) Przeszacowanie waluty obcej Księgowanie zobowiązań podatkowych Rejestr VAT Informacja podsumowująca Porównanie dokumentów/obrotów na koncie Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów Sprawozdanie finansowe
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 7
Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie roczne na potrzeby rachunkowości finansowej Tworzenie kalendarza zakładowego na nowy rok Przeniesienie sald kont odbiorców/dostawców Przeniesienie sald kont KG Przegrupowanie należności/zobowiązań Potwierdzenie salda należności Potwierdzenie salda zobowiązań Ostateczne zamknięcie i zatwierdzenie sprawozdawczości finansowej Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów.
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 8
Diagram przebiegu procesuProces 1: Zamknięcie dnia
Kie
row
nik
dzi
ału
ks
ięg
ow
oś
ci
KG
Zd
arze
ni
e
Decyzja dotyczą
ca procesu
Aktualizacja kursów walut
Aktualizacja Evaluation Raportowanie
Wyświetlanie zbiorczego dziennika
dokumentów
Podwójnie nadane numery
faktur
Luki w przydziale
numeru dokumentu
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 9
Diagram przebiegu procesuProces 2: Zamknięcie miesiąca (I)
Kie
row
nik
dzi
ału
ks
ięg
ow
oś
ci
KG
/ K
iero
wn
ik d
zia
łu
ks
ięg
ow
oś
ci
KG
(P
ols
ka
) /
Ad
min
istr
ato
r (s
pe
cja
lis
ta)
Zd
arz
en
ie
Decyzja dotycząca procesu
Aktualizacja kursów walut
Aktualizacja Evaluation Księgowanie
Decyzja dotycząc
a procesu
Decyzja dotycząca procesu
Otwarcie i zamknięcie
okresów spra-wozdawczych
Zamykanie poprzedniego okresu spra-
wozdawczego
Porównanie dokumentów/obrotów na
koncie
Luki w przydziale
numeru dokumentu
Podwójnie nadane numery faktur
Księgowanie zapisów
korygujących
Przeszaco-wanie waluty obcej
Księgowanie zobowiązań
podatkowych
Rejestr VAT
Księgowanie zapisów
okresowych
Wprowadzanie księgowań
okresowych
Uruchamianie pakietu
wsadowego5
4
6
3
2
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 10
Diagram przebiegu procesuProces 2: Zamknięcie miesiąca (II)
Kie
row
nik
dzi
ału
ks
ięg
ow
oś
ci
KG
/
Kie
row
nik
dzi
ału
ks
ięg
ow
oś
ci
KG
(P
ols
ka
)
Ro
zrac
hu
nki
z
do
staw
cam
iZ
dar
zen
ie
Rozliczenie Raportowanie
Analiza konta
rozliczenia PM/PF
Automatyczne rozliczenie konta
Informacja podsumowująca
Automatyczne rozliczenie konta rozliczenia zakupu
(Przyjęcia Materiału/Przyjęcia
Faktury)
Wyświetlanie dziennika
dokumentów
Sprawozdanie finansowe
5
6
2
3
4
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 11
Diagram przebiegu procesuProces 3: Zamknięcie roczne
Kie
row
nik
dzi
ału
ks
ięg
ow
oś
ci
KG
Ro
zrac
hu
nki
z
do
staw
cam
i
Zd
arze
ni
eR
ozr
ach
un
ki z
od
bio
rca
mi
Decyzja dotycząca procesu
Przegrupowanie należności/ zobowiązań
Aktualizacja
KG = Księga Główna
Przeniesienie sald KG
Przeniesienie sald kont rozrachunków z
odbiorcami/ rozrachunków z dostawcami
Tworzenie kalendarza
zakładowego na nowy rok
Wyświetlanie dziennika
dokumentów
Ostateczne zamknięcie i
zatwierdzenie sprawozdawcz
ości finansowej
Potwierdzenie salda
zobowiązań
Potwierdzenie salda
należności
Raportowanie
Zamykanie poprzedniego
okresu sprawozdawczego
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 12
Legenda
Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania
Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu
Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie
Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz
Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu
Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy
Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu
Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu
Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu
Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie
Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu.
Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego
Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu
Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie
Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu.
Ext
erna
l to
SA
P
Business Activity / Event
Unit Process
Process Reference
Sub-Process
Reference
Process Decision
Połączenie z diagramem
Wydruk/ Dokument
Dane rzeczywiste dotyczące finansów
Planowanie budżetu
Proces wykonywany ręcznie
Obecna wersja/Dane
Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu:
Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania
Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu.
Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli.
Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie.
Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu.Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu.
Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu
Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza
Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie
Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu
Odpowiada etapowi zadania w dokumencie
Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza.
Odpowiada etapowi zadania w dokumencie
Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów
Odpowiada etapowi zadania w dokumencie
Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo.
Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu
<F
unkc
ja>
Ze
wn
ętrz
ne
dla
sys
tem
u
SA
P
Kontakt/ Zdarzenie biznesowe
Proces jednostkowy
Referencja procesu
Referencja procesu podrzędnego
Decyzja dotycząca procesu
© 2011 SAP AG. All rights reserved. 13
No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice.
Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors.
Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation.
IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation.
Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries.
Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation.
UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group.
Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered trademarks of Citrix Systems, Inc.
HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology.
Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc.
JavaScript is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc., used under license for technology invented and implemented by Netscape.
SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries.
© 2011 SAP AG. All rights reserved
Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company.
Sybase and Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company.
All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary.
The information in this document is proprietary to SAP. No part of this document may be reproduced, copied, or transmitted in any form or for any purpose without the express prior written permission of SAP AG.
This document is a preliminary version and not subject to your license agreement or any other agreement with SAP. This document contains only intended strategies, developments, and functionalities of the SAP® product and is not intended to be binding upon SAP to any particular course of business, product strategy, and/or development. Please note that this document is subject to change and may be changed by SAP at any time without notice.
SAP assumes no responsibility for errors or omissions in this document. SAP does not warrant the accuracy or completeness of the information, text, graphics, links, or other items contained within this material. This document is provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement.
SAP shall have no liability for damages of any kind including without limitation direct, special, indirect, or consequential damages that may result from the use of these materials. This limitation shall not apply in cases of intent or gross negligence.
The statutory liability for personal injury and defective products is not affected. SAP has no control over the information that you may access through the use of hot links contained in these materials and does not endorse your use of third-party Web pages nor provide any warranty whatsoever relating to third-party Web pages.