Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane ...Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarz ądzać sobą w czasie 16 Kiedy popełniamy błąd, proaktywność chroni nas przed

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani zaich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Redaktor prowadzący: Magdalena Dragon-PhilipczykProjekt okładki: Jan Paluch

Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock.

Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: [email protected] WWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://onepress.pl/user/opinie/efsyspMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

ISBN: 978-83-283-2604-0

Copyright © Helion 2016

Printed in Poland.

• Kup książkę• Poleć książkę • Oceń książkę

• Księgarnia internetowa• Lubię to! » Nasza społeczność

http://onepress.pl/rt/efsysp

http://onepress.pl/rf/efsysp

http://onepress.pl/ro/efsysp

http://onepress.pl

http://ebookpoint.pl/r/JH8P6

5

Spis treści

Wstęp. Efektywny System Pracy (ESP) ......................................9

Rozdział 1. Proaktywność, czyli najpierw zadbajo odpowiednie fundamenty ..................................................15Proaktywność jako fundament ESP .................................................15Proaktywność, czyli uważaj na swoje myśli, bo stają się...

Twoim losem ..................................................................................16Proaktywność jako przejmowanie odpowiedzialności ...................18Proaktywność jako profilaktyka ......................................................18Proaktywność jako myślenie o konsekwencjach aktualnych

działań w przyszłości .....................................................................19Proaktywność i reaktywność według metaprogramów ..................19Proaktywność jako zarządzanie ryzykiem .......................................20„Homeostaza” ryzyka .......................................................................21Prawa Murphy’ego a zarządzanie ryzykiem ....................................22Proaktywność według Coveya — siedem nawyków

skutecznego działania .....................................................................22Jak rozwijać proaktywność? .............................................................26Podsumowanie ..................................................................................30

Rozdział 2. Refleksja i samoświadomość— poznaj samego siebie ..........................................................37Analiza transakcyjna a zarządzanie czasem .....................................40Poziomy nierozpoznań wg Schiffa i Mellora ...................................46Style pracy według Julie Hay — poganiacze i motywatory ............49Podejście do czasu według MBTI — racjonalizm

vs percepcjonizm ............................................................................55Kiedy praca przejmuje nad nami kontrolę... ....................................61Podsumowanie ..................................................................................67

Poleć książkęKup książkę



Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarządzać sobą w czasie

6

Rozdział 3. Organizuj Efektywny System Pracy .....................73Zarządzanie informacją w ESP .........................................................74Z jakich narzędzi zbudowany jest ESP? ..........................................76ESP w praktyce ..................................................................................775S według kaizen ...............................................................................77Najpierw posprzątaj i zidentyfikuj wszystkie ważne sprawy

do załatwienia .................................................................................79Usuń z pola widzenia sprawy, które Cię rozpraszają .....................81Zasada Pareto a ESP — sztuka rezygnacji i wyboru .......................81Standaryzacja pracy ...........................................................................82Jak zbudować system przypomnień? ...............................................84Nagradzanie siebie ............................................................................86Podsumowanie ..................................................................................86

Rozdział 4. Terminy i planowanie — zakotwiczenieprzeszłości i przyszłości w teraźniejszości ...........................91Badania Philipa Zimbardo i Johna Boyda nad czasem ....................92Określanie misji życiowej .................................................................99Określanie wizji przyszłości ...........................................................100Praca z celami ..................................................................................102Cele niezgodne ze SMART ............................................................105W drodze do celu — planowanie ...................................................107Paradoksy w zarządzaniu czasem i planowaniu ............................112Podsumowanie ................................................................................115

Rozdział 5. Integracja ESP za pomocą narzędzi IT ...............121Zarządzanie informacjami na urządzeniach elektronicznych .......122Smartfon ..........................................................................................129Kalendarz online .............................................................................131Zarządzanie pocztą elektroniczną ..................................................134Zasady korespondencji mailowej z klientami i nie tylko ..............139Wykorzystanie przeglądarki internetowej .....................................143Zarządzanie listami zadań online ...................................................144Wspólna praca w chmurze nad dokumentami ...............................144Telekonferencje ...............................................................................146Bezpieczeństwo danych ..................................................................147Podsumowanie ................................................................................149




Spis treści

7

Rozdział 6. Mindfulness — bądź obecny tu i teraz ...............153Rola uwagi w naszym życiu ............................................................154Mit podzielności uwagi ...................................................................155Potęga teraźniejszości .....................................................................156Zamartwianie się obciąża naszą uwagę ...........................................157Otwarte sprawy obciążają naszą uwagę .........................................157Efekt flow w pracy ..........................................................................158Uważność na innych ludzi ..............................................................159Sztuka koncentracji w pracy ...........................................................160Bądź uważny na swoją uwagę .........................................................161Długość pracy a jej efektywność ....................................................162Sposoby na lepszą koncentrację uwagi w pracy ............................162Wyostrzenie uwagi a efektywność .................................................163Jak to robią sportowcy? ..................................................................164Umysł wolny i umysł szybki ..........................................................164Uważność w podejmowaniu decyzji ..............................................165Odpoczynek dla uwagi — wyciszanie umysłu ..............................166Podsumowanie ................................................................................167

Rozdział 7. Elastyczność — bądź gotowy na zmiany ............171Zmiana, zmiana, zmiana i jeszcze raz zmiana ................................171Podsumowanie ................................................................................183

Rozdział 8. Trenuj swoje nawyki .............................................187Kształtowanie nawyków przydatnych w budowaniu swojego ESP .. 187Wyrabianie nawyków w praktyce ...................................................192Podstawowe prawa liczbowe a nawyki ..........................................195Proces kształtowania się nawyków ................................................196Jak rodzą się konsekwencja i samokontrola? ................................199Podsumowanie ................................................................................211

Rozdział 9. Otwartość i kreatywność ......................................215Otwartość jako umiejętność korzystania ze wsparcia w rozwoju ....216Edukacja przez internet ..................................................................219Tradycyjne formy rozwoju .............................................................221





8

Metody pobudzania kreatywności — wychodzeniepoza schemat ................................................................................223

Podsumowanie ................................................................................232

Rozdział 10. Optymalizacja procesów pracy ..........................235Kaizen — technika małych kroków w optymalizacji ....................235Sztuka prostoty ...............................................................................238Na co tracimy czas? ........................................................................239Optymalizacja procesu podejmowania decyzji o działaniu ..........240Strategie wspierające podejmowanie decyzji .................................243Optymalizacja procesu pracy .........................................................247Optymalizacja procesu pracy z dokumentami ..............................254Optymalizacja procesu uczenia się ................................................255Podsumowanie ................................................................................258

Rozdział 11. Listy i checklistyjako podstawowe narzędzie ESP .........................................261Listy zadań .......................................................................................261Checklisty ........................................................................................267Podsumowanie ................................................................................270

Rozdział 12. Stres pod kontrolą ESP— jak nad nim zapanować? .................................................273Jak działa stres? ...............................................................................275Zasady radzenia sobie z krótkotrwałym stresem tu i teraz ..........277Diagram świadomości — emocje, myśli, zachowania.

Struktura doświadczenia ..............................................................277Wpływanie na emocje .....................................................................279Zapanuj nad oddechem ...................................................................283Wpływanie na procesy myślowe .....................................................284Wpływanie na zachowania ..............................................................288Zasady radzenia sobie z długofalowym stresem ............................290Sztuka rozmowy i budowania relacji ..............................................292Zasady odżywiania się — jesteśmy tym, co jemy ..........................295Aktywność fizyczna ........................................................................299Sztuka budowania relacji z samym sobą ........................................301Podsumowanie ................................................................................306




15

Rozdział 1.

Proaktywność, czyli najpierwzadbaj o odpowiednie

fundamenty

(PRO TIME TOOLS)(Proactive)

Uważaj na swoje myśli, bo stają się słowami...Uważaj na swoje słowa, bo stają się czynami...Uważaj na swoje czyny, bo stają się nawykami...Uważaj na swoje nawyki, bo stają się charakterem...Uważaj na swój charakter, bo staje się Twoim losem...

Proaktywność jako fundament ESP

Aby zbudować swój Efektywny System Pracy (ESP), najle-piej zacząć od fundamentu, jakim jest proaktywność. W stra-tegii PRO TIME TOOLS nie ma ważniejszego od niejobszaru. Proaktywność to więcej niż tylko idea — to filozofiadziałania, która przyczynia się do zwiększania naszego osobi-stego wpływu na rzeczywistość — zwiększa poczucie bezpie-czeństwa, ogranicza negatywne skutki losowych wydarzeń.





16

Kiedy popełniamy błąd, proaktywność chroni nas przed jegokonsekwencjami, dzięki przygotowanym wcześniej możliwo-ściom i planom awaryjnym.

Postawa proaktywna łączy się z tworzeniem i projektowaniemswojego życia na bazie sprzyjających mu nawyków. Poczuciebezpieczeństwa (także materialnego), zdrowa dieta, systema-tyczny wysiłek fizyczny, odpowiednia ilość snu, poukładanerelacje z ludźmi i budowanie związków opartych na miłości —to obszary, o które warto zadbać, ponieważ mają fundamen-talne znaczenie dla naszego życia. Pomagają w utrzymaniuzdrowia i ogólnej jakości naszego życia. Te obszary będą oma-wiane na kartach tej książki w każdym niemalże rozdziale.

Proaktywność, czyli uważaj na swoje myśli,bo stają się... Twoim losemPowyższe słowa, będące parafrazą słów Gandhiego, stanowiąistotę tego, jak kształtujemy nasz subiektywny obraz świata.Każdy z nas tworzy indywidualną mapę rzeczywistości, którąprzykłada do realności, jednak jest ona ulotna, zmiennaw czasie i jakże odmienna od map innych ludzi. Odmiennośćmapy ujawnia się najbardziej wtedy, kiedy porównujemyswoją perspektywę z punktami widzenia ludzi z odmien-nych kultur.

Nasza rzeczywistość kreowana jest przez myśli. To one decy-dują o tym, jak wchodzimy w relację ze światem, ale przedewszystkim z samym sobą. Nasz sposób myślenia przejawiasię w tym, co mówimy do innych, na czym się koncentru-jemy — na pozytywach czy negatywach, na obecności czyna brakach, na podobieństwach czy na różnicach.




Proaktywność, czyli najpierw zadbaj o odpowiednie fundamenty

17

Niezależnie od tego, w jakim kierunku płyną nasze myśli,warto zdać sobie sprawę, że rzutują one na nasze słowa, a onez kolei nie tylko pokazują nasz sposób postrzegania, aleprzede wszystkim wpływają na to, co robimy i czego nierobimy. Arabskie przysłowie „Uważaj, aby twój język nieobciął ci głowy” doskonale obrazuje moc naszych myśli i ichzwiązek z rzeczywistością. Proaktywność w myśleniu polegarównież na tym, aby zdawać sobie sprawę z kierunku, w któ-rym płyną nasze myśli, rozpoznawać związek pomiędzy my-ślami a słowami, a także rozumieć, jak to się przekłada nadziałania i ich rezultaty.

Myśli kształtują nasze postrzeganie świata i decydują o tym,jak go opisujemy słowami, dlatego warto zwracać uwagę nasłowa, których używamy na co dzień — ile w nich jest „niemogę”, „nie wolno”, „nie wypada”, „nie można”, „trzeba”,„muszę”, „należy”, „źle”, „brak”, a ile „mogę”, „chcę”,„warto”, „sprawdzę”, „przemyślę”, „zrobię” itd.

To, w jaki sposób myślimy i mówimy, przekłada się na wybórnaszych działań, z których część staje się nawykami. Nawykisame w sobie nie są złe, a nawet są bardziej powszechne, niżnam się wydaje. Kształtują nasz charakter i tworzą to, kimjesteśmy. Są wszechobecne w naszym życiu. Wpływają nanasze myśli, działania, umiejętności, wybory. Nawyk możebyć Twoim największym przyjacielem lub największym wro-giem. Poświęcę mu w tej książce osobny rozdział (rozdział 4.).

W końcu nasz indywidualny świat, kształtowany przez myśli,słowa, nawyki i charakter, staje się naszym losem. Proak-tywność to świadome wpływanie na poszczególne elementykształtujące nasz obraz świata. To świadome wpływanie naswoje życie i kształtowanie go według własnej woli, a nie





18

złudzeń czy oczekiwań innych osób. Proaktywność to prze-siadanie się z miejsca pasażera na miejsce świadomego kie-rowcy, który planuje podróż i ma wpływ na jej przebieg.

Proaktywnośćjako przejmowanie odpowiedzialnościWielu z nas nie dostrzega związku pomiędzy tym, co się namprzydarza, a swoją postawą. Powiedzenia „Zbierasz, co posie-jesz” lub „Siejesz wiatr, zbierasz burzę” metaforycznie ujmujązwiązek pomiędzy działaniami a ich konsekwencjami. Kiedyprzydarza się nam coś niesprzyjającego, mamy naturalną ten-dencję do szukania winy poza sobą. Stawiamy się wtedy w roliofiary, często poszukujemy winy w innych ludziach.

Chcąc być proaktywnym, warto zastanowić się, jaki mieliśmywpływ na zaistniałą sytuację i czy sami się do niej w jakiś spo-sób nie przyczyniliśmy. Przede wszystkim jednak należy wy-ciągnąć z niej wnioski, zastanawiając się, jak możemy uniknąćpodobnych zdarzeń w przyszłości. Przejmowanie odpowie-dzialności jest dla każdego z nas niewygodne, ponieważwymaga przyznania się do błędu przed sobą, a przede wszyst-kim przed innymi. Opanowanie sztuki przyznawania się dopopełnionych błędów pomaga jednak w rozwijaniu proaktyw-nych postaw.

Proaktywność jako profilaktykaProfilaktyka jest jednym z podstawowych działań, dzięki któ-rym rozwijamy swoją proaktywność. Zgodnie z powiedze-niem „Lepiej zapobiegać, niż leczyć”, nie warto czekać, aż





19

sprawy wymkną się spod kontroli. Profilaktyka w każdej dzie-dzinie przynosi bardzo dobre rezultaty. Większości proble-mów w życiu osobistym i zawodowym można by uniknąć,gdybyśmy wcześniej wykonali działanie, czasem nawetbanalne, takie jak zanotowanie informacji, badanie medyczne,przegląd techniczny, archiwizacja danych czy potwierdzającytelefon w jakiejś sprawie.

Proaktywność jako myślenieo konsekwencjach aktualnych działańw przyszłościProaktywność jest nie tylko wychodzeniem do przodu, aletakże działaniem tu i teraz powiązanym z myśleniem o kon-sekwencjach w przyszłości. To uwzględnianie możliwychpozytywnych i negatywnych scenariuszy, lecz bez popada-nia w skrajności, czyli nadmierny optymizm czy czarnowidz-two. Postawę proaktywną dobrze oddają niektóre przysłowiai powiedzenia, takie jak: „W młodości myśl o starości”, „Jaksobie pościelesz, tak się wyśpisz”, „Pomyśl dwa razy, zanimcoś wypowiesz”, „Nie zbudujesz zamku na piasku”, „Drze-wo jest tak silne jak jego korzenie”.

Proaktywność i reaktywnośćwedług metaprogramówW metaprogramach według NLP proaktywność jest przeci-wieństwem reaktywności. W tym ujęciu ludzie o wysokiej pro-aktywności charakteryzują się większą koncentracją na dzia-łaniu i mniejszą tendencją do analizowania i przemyśliwania





20

spraw. Chętnie podejmują inicjatywę i koncentrują się na kwe-stiach wymagających działania. Proaktywność oznacza w tymkontekście przeciwieństwo postawy reaktywnej, charaktery-zującej osoby, które opierają swoje decyzje na wcześniejszejanalizie wielu perspektyw i dokonują wyboru dopiero ponamyśle. Każdy styl myślenia może być przydatny w różnychsytuacjach. Proaktywność potrzebna jest w zawodach, w któ-rych liczy się działanie, natomiast styl oparty na reaktyw-ności ma zalety w sytuacjach wymagających analizy i ważeniadecyzji. Narzędziem do badania 13 z metaprogramów jestMindsonar1. Na jego podstawie można wyciągnąć wnioskiodnośnie konsekwencji naszego myślenia w interesującymnas kontekście oraz w powiązaniu z naszymi osobistymiwartościami.

Proaktywność jako zarządzanie ryzykiemZarządzanie ryzykiem to obszar mający na celu proak-tywne przeciwdziałanie sytuacjom, które mogą mieć nega-tywny wpływ na przebieg i realizację działań. W tym zakre-sie istotne są:

Odpowiednie zarządzanie ryzykiem poprzez jegowcześniejsze wykrywanie, czyli refleksyjne przyglądaniesię już na etapie planowania temu, co może pójść nie tak.

Zasada MINI-MAX, czyli minimalizacja czynnikówzagrażających, a maksymalizacja pozytywnych.

1 Więcej informacji na mindsonar.pl.





21

Skoordynowanie działań ze współpracownikamiw taki sposób, aby nie zakłócać przebiegu pracy,np. nie wykonywać dwa razy tej samej czynności,pracować na podstawie tych samych standardów.

Identyfikacja ryzyka pomaga skoncentrować się na tym, comoże pójść nie tak i jakie zagrożenia czekają na nas w trak-cie realizacji zadań i projektów.

„Homeostaza” ryzykaJeden z największych autorytetów w dziedzinie zarządzaniaryzykiem, Gerald Wilde2, postawił tezę, że w niektórychsytuacjach zmiany, które mają zwiększać bezpieczeństwosystemu lub organizacji, faktycznie się do tego nie przyczy-niają. Dlaczego? Ponieważ ludzie mają wyjątkową skłonnośćdo kompensowania obniżonego ryzyka w jednym obszarzezwiększaniem go w innych. Kiedy mamy bezpieczniejszysamochód, podejmujemy większe ryzyko na drodze. Zjawiskoto działa także w drugą stronę: wprowadzanie nowej umiejęt-ności powoduje większą koncentrację na zadaniu. Przykła-dowo, przy zmianie ruchu lewostronnego na prawostronnyw Szwecji spodziewano się wzrostu liczby wypadków, a tym-czasem nastąpił jej spadek. Z kolei na przykład kierowcymijający na drodze rowerzystę w kasku zachowują mniejszyodstęp niż w przypadku rowerzysty bez takiej ochrony itp.

Zjawisko homeostazy ryzyka nie oznacza,że nie należy brać go pod uwagę, ale zdawać sobie sprawę

z psychologicznych aspektów jego niwelowania!

2 http://riskhomeostasis.org/.





22

Prawa Murphy’ego a zarządzanie ryzykiemPrawa Murphy’ego to zbiór popularnych powiedzeń, spro-wadzających się do założenia, że rzeczy pójdą tak źle, jak totylko możliwe. Nazwa pochodzi od nazwiska amerykań-skiego inżyniera lotnictwa Edwarda Murphy’ego. Podczasprac doświadczalnych z zakresu symulacji wypadków lotni-czych w Holloman Air Force Base w Kalifornii zapropo-nował on remedium na niedokładności aparatury wyko-rzystywanej podczas badań. Za wprowadzenie ulepszeń byłodpowiedzialny asystent Murphy’ego, który jednak źle zain-stalował przewody, zamieniając kierunek, w jakim zostaływłączone do obwodu. To właśnie wtedy sfrustrowany Mur-phy powiedział o nim: „Jeśli ten facet ma jakąkolwiek moż-liwość popełnienia błędu, popełni go”. Dało to początek całejserii sprawdzających się w życiu powiedzonek o złośliwościświata. Można zwiększać swoje pole wpływu, lecz należywcześniej przemyśleć wszystkie możliwości i dobrze się przy-gotować, dbając o szczegóły. Podobno Murphy był jednakoptymistą...

Proaktywność według Coveya— siedem nawyków skutecznego działania

Książka Siedem nawyków skutecznego działania S. Coveya jestfundamentem literatury związanej z rozwojem osobistymi efektywnością osobistą. Koniecznie ją przeczytaj, jeśli jesz-cze do niej nie dotarłeś. Przedstawiam tu krótki zarys jej głów-nych założeń, aby mogła Cię zainspirować tak jak mnie.

Siedem nawyków prowadzi do wzrostu własnej efektywnościna wielu płaszczyznach życia. Nawyki te przenoszą nas od





23

Ogólne Prawa Murphy’ego

Jeżeli coś może się nie udać — nie uda się na pewno.

Nigdy nie kłóć się z głupcem — ludzie mogą nie dostrzec różnicy.

Jeżeli myślisz, że idzie dobrze — na pewno nie wiesz wszystkiego.

Trudne problemy zostawione same sobie staną się jeszcze trudniejsze.

Jeżeli udoskonalasz coś dostatecznie długo — na pewno to zepsujesz.

Druga kolejka jest zawsze szybsza.

Wszystko, co dobre, jest nielegalne, niemoralne albo powoduje tycie.

Niemożliwe jest zbudowanie niezawodnego urządzenia — głupcysą zbyt pomysłowi.

Światełko w tunelu to reflektory nadjeżdżającego pociągu.

To, czego szukasz, znajdziesz w ostatnim spośród możliwych miejsc.

Wniosek to punkt, w którym nie masz już siły dalej myśleć.

Komputer służy do tego, aby ułatwić ci pracę, której bez niegow ogóle byś nie miał.

zależności (od innych), przez niezależność (dbanie o siebie)do współzależności (dbanie o innych) i łączenie sił w celupomnażania naszej indywidualnej efektywności. Pierwsze trzynawyki są podstawą dla prywatnego zwycięstwa, dzięki któ-remu rozwijamy strukturę swojego charakteru. Następne trzypozwolą nam osiągać publiczne zwycięstwa w sytuacjach,w których współdziałamy z ludźmi. Ostatni nawyk wpływana wzrost efektywności w każdym aspekcie naszego życia.





24

Paradygmaty i zasady jako fundament działania

Paradygmat stanowi fundament tego, jak postrzegamy i rozu-miemy świat, w jakim kierunku zmierzamy i co uznajemy zaważne. Jest to mentalna mapa, za pomocą której interpretu-jemy wydarzenia życiowe. Paradygmaty są dla nas kluczemdo rozwoju, a zasady — jak np. uczciwość, prawość czyszczerość — to wytyczne, którymi kierujemy się na co dzień.Naszym celem jest rozwinięcie paradygmatów, które będąopierać się na właściwych zasadach. Można powiedzieć, żeparadygmaty i zasady są to po prostu wartości, które są dla nasważne w życiu.

Skuteczność osobista

Nawyk pierwszy — bądź proaktywny. Możemy wybrać własnąodpowiedź na każde zdarzenie bądź informację, którą otrzy-mujemy. Mamy zdolność wpływania na podejmowane przeznas działania. Bycie proaktywnym oznacza zatem świadomewybieranie właściwej reakcji na to, co nas spotyka, a przedewszystkim unikanie bezczynnego oczekiwania i podejmo-wanie wcześniejszej inicjatywy, kiedy tylko jest to możliwe.Innymi słowy: ludzie dzielą się na biorących udział w akcji,przyglądających się i pytających, co się stało. Bądź tym, którydziała.

Nawyk drugi — zaczynaj z wizją końca. Zaczynanie z wizjąkońca oznacza, że wiemy, dokąd zmierzamy. Jeśli znamy celswojej drogi, to prędzej czy później dotrzemy tam, gdziezaplanowaliśmy. W przeciwnym razie będziemy tylko bez-wolnie dryfowali. Wrócę do tego tematu w rozdziale 4.





25

Nawyk trzeci — rób najpierw to, co najważniejsze. Sercemefektywnego zarządzania sobą w czasie jest spędzanie mak-symalnej ilości czasu na wykonywaniu bez pośpiechu ważnychzadań, co zwiększa naszą efektywność.

Publiczne zwycięstwo

Publiczne zwycięstwo dotyczy następnych trzech nawyków.Efektywna współzależność może być rozwijana na bazieprawdziwej niezależności. Prywatne zwycięstwo poprzedzajednak zwycięstwo publiczne. Nie da się zbudować warto-ściowych relacji z innymi ludźmi, jeśli nie osiągnęło się suk-cesu w życiu osobistym. Współzależność jest wyborem, któ-rego mogą dokonać tylko ludzie niezależni.

Nawyk czwarty — myśl w kategoriach wygrana-wygrana. Naj-bardziej efektywną drogą do współpracy z innymi ludźmi jestmyślenie w kategoriach wygrana-wygrana. Zmierzajmy dotego, aby w każdej sytuacji — nawet konfliktowej — związa-nej z innymi ludźmi odnajdywać wspólny mianownik i poro-zumienie satysfakcjonujące dla każdej ze stron. Wymaga tood nas spojrzenia na rzeczywistość z innej perspektywy niżnasza osobista.

Nawyk piąty — najpierw staraj się zrozumieć, potem być zrozu-mianym. Większość z nas przejawia naturalną tendencję dopośpiechu i dawania rad innym. Warto nauczyć się powstrzy-mywać od pouczania innych przed rozeznaniem się w sytuacjilub próbą zrozumienia motywów ich działania. Powinniśmystarać się zrozumieć drugą osobę, a dopiero potem być zro-zumianym i przejść do wyjaśniania swojej perspektywy. Dla-tego tak ważne jest rozwijanie w sobie umiejętności słuchania





26

bez dokonywania oceny i bez tworzenia na temat innych osóbzałożeń, które zazwyczaj nie są obiektywne, lecz stanowiątylko niepewną interpretację.

Nawyk szósty — synergia. Synergia oznacza, że całość dajewięcej niż suma poszczególnych działań. Innymi słowy:1 + 1 = 11. Każda z części daje siłę kreującą nowe i nieocze-kiwane zdolności (które ciężko było dostrzec wcześniej).Synergia to kreatywna siła o niezrównanej mocy, która jesttworzona dzięki zasadom twórczej kooperacji.

Nawyk siódmy — ostrzenie piły. Ostatni nawyk to poświę-canie czasu na ostrzenie piły. Jest to czas na regenerację siłi przygotowania do dalszej drogi. Ostrzyć piłę należy w czte-rech obszarach: fizycznym, społecznym, mentalnym orazduchowym. Jeśli nie naostrzysz piły, będziesz jak drwal, któryciężko pracuje, bo nie ma czasu na naostrzenie tępej piły...

Jak rozwijać proaktywność?

Rozwijanie proaktywności to przede wszystkim poszerzaniemożliwych perspektyw, które pomagają nam w oderwaniu sięod rutyny, bezradności, lęku, zniechęcenia i prowadzą nas dobardziej konstruktywnych działań. Najpierw musimy zdaćsobie sprawę z faktu, że zaczynamy postępować reaktywnie.Kiedy uświadomimy sobie, że nasze działania są ograniczonew wyniku przyjęcia niekorzystnej perspektywy, z pomocąmoże przyjść bardziej racjonalne i chłodne myślenie, wyry-wające nas z kręgu negatywnych myśli.





27

Poszerzanie pola wpływu

Pole wpływu to obszar, na który mamy realny wpływ w danejsytuacji. Zazwyczaj jest ono większe, niż nam się wydaje, jed-nakże z powodu nadmiernej pewności siebie, rutyny, obawczy stresu zawężamy zakres możliwych działań i nasze poczu-cie wpływu na sytuację spada. Pole wpływu możemy powięk-szać na wiele sposobów, przede wszystkim poprzez zmianęperspektywy. Tej zmiany możemy dokonać samodzielnie,wpływając na swój sposób myślenia, albo przy pomocy coachalub mentora. Więcej informacji na temat metod poszerzaniawpływu znajduje się w rozdziale 9., poświęconym otwartościi kreatywności (obszar Openminded).

Patrzenie na sprawy z innej perspektywy

Perspektywa wyzwania. Nawet najtrudniejszą sytuację wartopotraktować jako wyzwanie i pomyśleć, czego możemy siędzięki niej nauczyć. Przy takim przeformułowaniu sytuacjinasz umysł otrzymuje dawkę energii potrzebną do ruszeniaz miejsca.

Perspektywa czasu. Inną strategią jest zmiana perspektywyczasu, która pozwala zdystansować się do sytuacji. Możnasobie na przykład powiedzieć, że w dłuższej perspektywiedocenimy to doświadczenie lub że w przyszłości będziemymocniejsi i bardziej pewni siebie.

Perspektywa innej osoby. Możemy też spojrzeć na sytuacjęz punktu widzenia innej osoby, zastanawiając się, jak ktośinny (np. nasz mentor, ekspert czy autorytet) zachowałby sięw danych okolicznościach i co zrobiłby na naszym miejscu.





28

Taki sposób myślenia uwalnia nas od rutyny i schematówmyślowych.

Perspektywa całości systemu. Kolejną strategią jest przyjęcieperspektywy większej całości, czyli zastanowienie się, jakdecyzja, którą podejmujemy, będzie oddziaływać na przy-szłość w danym obszarze lub innych, pokrewnych. Pozwalato dostrzec związki swoich działań i decyzji w większej cało-ści, co wspiera naszą proaktywność i myślenie długofalowe.

Przykłady pytań pobudzających proaktywność:

Co jeszcze mogę zrobić w tej sytuacji?

O czym jeszcze nie pomyślałem? Czego jeszczenie uwzględniłem?

Jakich informacji jeszcze potrzebuję?

Czego się nauczyłem w tej sytuacji? Co mogę w przyszłościzmienić?

Pytania te pozwalają zachować dostęp do zasobów wiedzyi doświadczenia oraz kontrolę nad teraźniejszością i przy-szłością. Pozwalają uczyć się na swoich błędach, ale przedewszystkim zwiększyć obszary naszej proaktywności.

Perspektywa wartości. W sytuacjach szczególnie dla nas waż-nych, np. dylematów lub momentów podejmowania wyjąt-kowych decyzji, warto odwołać się do istotnych dla siebiewartości. Są one probierzem tego, co naprawdę ważne,i pozwalają zwiększyć pewność podejmowanych działańi decyzji. Odkrycie niezgodności planowanego działania lubbraku działania z rzeczywistością może skłonić nas do podję-cia właściwych kroków.





29

Planowanie scenariuszowe

Jedną z metod pobudzających proaktywność jest opracowy-wanie alternatywnych scenariuszy działań. Metoda ta jestzaczerpnięta z planowania strategicznego. Planując działaniaw jakimś obszarze, możemy wcześniej pomyśleć, co zrobimy,jeśli zmienią się okoliczności zewnętrzne lub wewnętrzne.To swego rodzaju eksperymenty, które możemy stosowaćw różnych ważnych dla nas sytuacjach. W sferze zawodowejmogę na przykład pomyśleć, co bym zrobił, jeśli z dnia nadzień straciłbym pracę, i co mogę zrobić już teraz, aby zabez-pieczyć się przed taką ewentualnością. Idąc jeszcze dalej, mogęodpowiedzieć sobie na pytanie, co bym zrobił, jeśli wykony-wany dziś przeze mnie zawód nagle straciłby rację bytu albobranża zaczęłaby się borykać z wielkimi trudnościami. Cobym zrobił, jeśli z dnia na dzień straciłbym możliwość wyko-nywania pracy?

Zarysowane tutaj sytuacje są wyjątkowo nieprzyjemne, kiedysię nam przytrafią, jednak warto się czasem zatrzymać i zasta-nowić, co zrobimy, jeśli nastąpi wydarzenie X. Pozwala topobudzić swoją wyobraźnię nie tylko w kierunkach pozy-tywnych, ale i negatywnych. Oto kilka pytań, które wartosobie postawić, a w ślad za nimi podjąć działania pozwalająceprzynajmniej w części zaplanować ruchy wyprzedzające moż-liwe trudności.

Co zrobię, jeśli stracę płynność finansową poprzezniezaplanowany wydatek?

Co zrobię, jeżeli z jakichś powodów nie będę mógłwykonywać swojego zawodu?

Co zrobię, jeśli mój wspólnik nagle stwierdzi, że nie chcejuż być w spółce?





30

Co zrobię, gdy odejdzie najlepszy pracownik z zespołu?

Co zrobię, jeśli stracę dane na swoim komputerze?

Co zrobię, gdy mój telefon ulegnie zniszczeniulub zagubieniu?

Poszukiwanie odpowiedzi na te i inne niewygodne pytania nienależy do najprzyjemniejszych, jednak pomaga przeciwdziałaćskutkom potencjalnych negatywnych zdarzeń w przyszłości.Możemy się do nich częściowo przygotować, chociażby wy-kupując ubezpieczenie, robiąc kopię danych, przygotowującalternatywny plan awaryjny, poszukując wiedzy i możliwościpotencjalnych rozwiązań.

Podsumowanie

Proaktywność daje możliwość kontrolowanego przyjrzeniasię trudnym sytuacjom w przyszłości, które mogą wcale sięnie wydarzyć. Zapobiegawcze myślenie pozwala nam jednakuniknąć potencjalnych zagrożeń, których wagi staramy się naco dzień nie dostrzegać, co jest spowodowane naturalnymbagatelizowaniem, lenistwem, a czasem po prostu strachem.Większość z nas wierzy, że mamy większy niż w rzeczywi-stości wpływ na świat i że złe rzeczy nas ominą. Bez tegooptymizmu nasze życie byłoby nie do zniesienia, czasemjednak warto być o krok przed tym, co może nas spotkać.Dobrze jest zatrzymać się, rozważyć zagrożenia i przeciw-działać ich możliwym skutkom.

Zapraszam Cię do przejrzenia i wykonania ćwiczeń, którepozwolą Ci odkryć nowe możliwości i pobudzą do większejproaktywności. Wracaj do nich, kiedy uznasz, że utknąłeśw miejscu i potrzebujesz inspiracji do działania.





31

ĆWICZENIE 1. MATRYCA RSWE

Matryca RSWE pochodzi z książki Strategia błękitnego oceanuautorstwa W. Chan Kima i Renée Mauborgne. Polega na prze-analizowaniu jednego z interesujących nas obszarów podkątem działań, które warto rozwinąć, stworzyć, wzmocnići eliminować.

Rozwiń — co z tego, co już robisz dobrze, wymaga większejaktywności i działania?

Stwórz — czego nie robisz, a co mogłoby Ci pomóc w osią-gnięciu lepszych rezultatów?

Wzmocnij — co z tego, co już robisz, nie jest jeszcze zado-walające i wymaga Twojej pracy i uwagi?

Eliminuj — co z tego, co robisz, nie jest efektywne i wymagaograniczenia do zera?

Rozwiń Wzmocnij

Stwórz Eliminuj





32

ĆWICZENIE 2. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

Prześledź projekt, obszar i działanie według poniższych kro-ków i pytań:

1. Identyfikacja

Co może pójść nie tak?

Jakie są słabe punkty?

Jakie zagrożenia mogą się pojawić w trakcie?

2. Ocena

Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka?

Co jest największym zagrożeniem?

3. Plan

Sporządź prostą tabelę działań:

Co? Kto? Kiedy?

4. Działaj konsekwentnie





33

ĆWICZENIE 3. ZADAWANIE SOBIE PYTAŃI POSZUKIWANIE ODPOWIEDZI

Nasze słowa i język, którym się posługujemy, pokazują naszenastawienie do siebie i innych. Wskazują też na nasze ograni-czające przekonania na temat samych siebie i świata, z którychnie zawsze i nie do końca zdajemy sobie sprawę. Zwracanieuwagi na swoje słowa jest ważnym krokiem w stronę proak-tywności. Kiedy wypowiadamy sformułowanie „Muszę zro-bić x”, warto zadać sobie pytania sprawdzające i pogłę-biające, np.:

Czy na pewno muszę?

Kiedy mogę to zrobić z większą przyjemnością?

Czy to jest odpowiednia chwila na robienie „x”?

Co się stanie, jeśli nie zrobię „x” teraz?

Poprzez zadawanie sobie pytań można dojść do źródełswoich pozytywnych i negatywnych motywacji. Można do-strzec nowe możliwości, które wcześniej były przed namiukryte, i wybrać inny, bardziej satysfakcjonujący sposóbdziałania w danej chwili, ale też mający pozytywny wpływna przyszłość.





34

ĆWICZENIE 4. AUTOCOACHINGPOBUDZAJĄCY PROAKTYWNOŚĆ

To sekwencja pytań, które możemy zadać sobie w kontekścieproblemu czy wyzwania, przed którym stoimy.

1. Przed jakim wyzwaniem lub problemem stoisz?

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

2. Jakie jest idealne rozwiązanie w tej sytuacji?______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

3. Jakie problemy mogą się pojawić na drodze do sukcesu?______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

4. Jakie działania pomogą zniwelować potencjalnetrudności?______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

5. Zaplanuj konkretnie zadanie: co i na kiedy?______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________





35

ĆWICZENIE 5. TRZY POZYCJE PERCEPCJI

To ćwiczenie, rozpowszechnione przez programowanie neu-rolingwistyczne, pozwala przyjrzeć się różnym sytuacjom z conajmniej trzech perspektyw. Aby zwiększyć dystans, spójrz nadaną sytuację, próbując przyjąć odmienne punkty widzenia:

Pierwsza pozycja percepcji — czyli jak sprawa wyglądaz Twojej perspektywy:_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

Druga pozycja percepcji — czyli jak sytuacja wygląda z per-spektywy obserwatora:_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

Trzecia pozycja percepcji — czyli jak sytuacja wygląda z per-spektywy całości systemu:_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

Wróć do pierwszej pozycji percepcji i teraz spójrz na problemz nowej, poszerzonej perspektywy.





36




http://program-partnerski.helion.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane ...Efektywny System Pracy, czyli jak skutecznie zarz ądzać sobą w czasie 16 Kiedy popełniamy błąd, proaktywność chroni nas przed

Documents