Webcast: Vorlagenmanagement - Best Practices 2015

Burghausen | München | Hannover | Hamburg | Wien COC AG. Kompetenz in IT.

Webcast

Vorlagen-Management - Best practises

Webcast - 21.1.2015

DOCUNIZE™ - 2

Stefan SchmidtSW-Entwickler & ConsultantDOCUNIZE™

+49 8677 9747 [email protected]

Hans ZieglgänsbergerProduct ManagerDOCUNIZE™

+49 8677 9747 [email protected]

Ihre Moderatoren

DOCUNIZE™ - 3

Webcast - Interaktiv

DOCUNIZE™ - 4

Webcast - Inhalt

Typische Ausgangssituationen

Best practices

Beispiel-Projekte

Demo

Ihre Fragen

DOCUNIZE™ - 5

Typische Ausgangssituationen

Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros

Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung für User

Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen)

Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen

Uneindeutige Zuständigkeiten

Fraglicher Nutzungsgrad beim Anwender ->Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen

Verdeckte Zeitaufwände & Kosten

DOCUNIZE™ - 6

Best practice 1

Eindeutige Präsentation für Endanwender!

Vorlagen-Bereitstellung zentral an einem Ort

Zugriff mobil (Web, Synchronisation, Smartphones, …)

Zugriff andere OS (Android, iOS, …)

DOCUNIZE™ - 7

Best practice 2

Dem Anwender Zeit sparen!

Automatisches Vorbefüllen (Name, Kontaktdaten, Standort-Informationen)

Favoriten- und Suchfunktionen

UI in Landessprache

Usability, Usability, Usability

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Best practice 3

Dem Administrator Zeit sparen!

Schnelle (Massen-)änderungen

Variablen, aber keine Programmierung

Übersicht, Filter- und Suchfunktionen

Automatisches Verteilen

Auswertungen

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Best practice 4

Weg von der Individual-Programmierung!

Keine VBA Codes in Vorlagen

Änderungen oft zu langsam

Usability ??

Aufwände für Pflege und Änderungen (u.a. Releasewechsel) hoch-> Aufwände / Kosten für Entwicklungen analysieren

DOCUNIZE™ - 10

Best practice 5

Vorlagen-Prozess definieren!

Beantragung - Erstellung & Änderung - Freigabe

Verantwortung für CI, QM, Rechtssicherheit, Technik, Support

Besonderheit globales Unternehmen

-> Herausforderung bereichsübergreifende Aufgabe

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Best practice 6

Kosten analysieren - senken - kommunizieren!

Kosten-Analyse durchführen

Achtung auf versteckte Kosten und Potentiale

ROI Berechnung als Vergleich (Individuallösung vs. Standard-SW)

Mehrwert + Einsparung darstellen

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Best practice – Projekt-Beispiel 1

Versorger / Stadtwerke

100 User

1 Sprache, 1 Standort

150 Vorlagen

Vereinfachte, VBA-freie Vorlagen

Ressourcen-Einsparung

Vereinfachung für Anwender

Schnellere Änderungen

„Vorlagen-Änderungen vereinfacht“

DOCUNIZE™ - 14

Best practice – Projekt-Beispiel 2

Wirtschaftsprüfer / Rechtsanwälte, Österreich

500 User

7 Sprachen, 9 Niederlassungen

500 Vorlagen

VBA-freie Vorlagen

Kosteneinsparungen

Compliance optimiert

Offline Verfügbarkeit

„VBA-frei - Kosten gesenkt“

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Best practice – Projekt-Beispiel 3

Chemie-Konzern, Deutschland

12.500 User

16 Sprachen, 100+ Unternehmen/Niederlassungen

5000 Vorlagen

Effizientere Administration

Vorlagen-Reduktion um 70%

Globaler Einsatz

Integrationen

„Vorlagen-Anzahl um 70% reduziert“

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Live Demo

Best practice konkret - am Beispiel DOCUNIZE™

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Vorlagen – das unterschätzte Thema?

DOCUNIZE™ - 18

Zeit für Ihre Fragen …

Fragen

DOCUNIZE™ - 19

Webinar

Vielen Dank

für Ihre Teilnahme.

Wir bitten Sie im Anschluss unseren kurzen Fragebogen zum Webinar auszufüllen.