BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu mengunakan sumber daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan. Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang profesional dapat diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras, bekerja sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi demi untuk keberhas ilan pekerjaannya”. 1
56
Embed
ikma10fkmua.files.wordpress.com · Web viewPada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat,
sehingga perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu
mengunakan sumber daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya
manusia merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni
bagaimana menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki
keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama
ini kita abaikan.
Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang profesional
dapat diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras,
bekerja sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi
demi untuk keberhas ilan pekerjaannya”.
Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah banyaknya
upaya yang dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah
tertentu pada pekerjaan”.
Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk
mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tantang apa yang
dikerjakan dan bagaimamengerjakannya.
Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah
dari seleksi penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan
pemberhentian karyawan. Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan
1
tidak bisa dipastikan, walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya.
Hal ini dikarenakan berbagai faktor yang timbul baik dalam perusahaan
(faktor intern) maupun faktor yang berasal dari luar perusahaan (faktor
ekstern). Untuk itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan
perusahaan menentukan kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas
maupun kuantitas (jumlah). Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian
penting dalam aktivitas atau kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia.
Terutama untuk pengadaan tenaga kerja, karena dengan adanya seleksi maka
akan menghasilkan karyawan-karyawan yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan baik dan segi jumlah maupun mutu, yang akan menjamin
kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat karyawan
seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan
dengan selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik.
Menurut Alex Nitisemito (1998:225) “Seleksi adalah kegiatan suatu
peusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah
yang cepat pula dari calon - calon yang dapat ditariknya. Setiap perusahaan
juga harus dapat melakukan seleksi secara efektif dan efisien, dengan
demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau
menetapkan karyawan yang paling tepat”.
Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan
dapat dilakukan pemilihan melalui tiga tahap yaitu :
1. Menentukan Analisis Jabatan dalam rangka mendapatkan
job description, yaitu menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan
pekerjaan.
2
2. Mengadakan recruitment atau penarik, yaitu proses dimana
karyawan ditarik melalui sumber- sumber karyawan.
3. Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia.
Penarikan karyawan baru didalam perusahaan menjadi tanggung
jawab pada departemen personalia, karena penarikan karyawan sangat erat
hubungannya dengan proses seleksi penerimaan karyawan. Didalam
penerimaan karyawan baru selalu memperhatikan faktor - faktor yang dirasa
memang cukup memadai dan dirasa cukup untuk memenuhi persyaratan yang
sesuai dengan persyaratan untuk melakukan perkerjaan sesuai dengan bidang
yang dibutuhkan, karenanya akan berpengaruh bagi produktivitas
perusahaaan.
Menurut Simamora (2007:234) “Proses seleksi yang baik dan benar
akan membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang
yang digelutinya merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu
merupakan sesuatu hal yang dik uasai dengan baik”
Salah satu faktor yang dibutuhkan agar calon karyawan dapat
berkerja lebih baik maka dibutuhkannya penempatan posisi berkerja yang
sesuai dengan bidangnya, maka masing- masing karyawan perusahaan
berharap dalam mencapai tujuan berkerja akan lebih mudah.
Menurut Namawi (1997:79) “Penempatan adalah penugasan seorang
pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja dilingkungan suatu perusahaan”.
Para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program
orientasi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan
bakat dan keahlian yang dimilikinya. Penempatan karyawan baru berarti
3
mengalikasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu. Setiap instansi atau
perusahaan harus dapat memilih dan menentukan karyawan yang
berkompeten untuk mengisi jabatan yang kosong agar tugas pokok pada
jabatan tersebut dapat dilaksanakan, untuk itu harus diperoleh pekerja yang
memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan menjadi tanggung
jawab dengan kata lain calon yang di tempatkan harus memiliki kompetensi
yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dalam suatu jabatan secara
efektif dan efesien.
Seleksi penerimaan karyawan dan penempatan posisi merupakan
bagian yang sangat penting dalam menciptakan kinerja karyawan. Bagi
manajemen personalia dalam menentukan akan diterimanya atau tidak
diterimanya calon karyawan tersebut merupakan salah satu kegiaatan yang
benar- benar harus dicermati, karena dalam hal ini pihak personalia
memperoleh banyak data atau masukan dari karyawan baik secara langsung
maupun tidak langsung.
1.2 Tujuan dan Manfaat
Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam
pengmupulan tugas kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya
Manusia juga agar dapat menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi,
manfaat dan metode dalam analisis jabatan, uraian jabatan dan spesifikasi
jabatan.
4
BAB 2
JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, JOB SPESIFICATION
2.1 JOB ANALYSIS
2.1.1 Pengertian Analisis Jabatan
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki
jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui
dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan
bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang
layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu
menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan,
pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan
dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis
terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job
analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan
merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari
suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan
tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu
meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan
analisis pekerjaan sebahai berikut;
5
“A Systematic may to gather and analyze information about the
content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs
are performed”.
“Analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan
dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan
dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan”.
Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs)
dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok
tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan
sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat
digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang
yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan
tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi
jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan
tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang,
kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan
spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa
yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan
terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
2.1.2 Manfaat Analisis Jabatan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis
6
jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan
untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila
manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan
karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka
akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jabatan
tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat
pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.
2. Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa
yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki
keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang
lebih besar dibanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan
dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja.
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar
kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka
menyelesaikan tugas yang diteteapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka
dan tujuan-tujuan spesifikasi lain yang telah ditentukan. Manajer cukup
membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Keselamatan dan Kesehatan
Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaa juga bermanfaat
dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan.
7
Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu
pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan
harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan
informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat
menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.
5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan
Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam hubungan
kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan
untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan
standart evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas ari apakah perusahaan
memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis
pekerjaan seringkali dapat enghasilkan keputusan-keputusan sumber daya
manusia yang objektif.
6. Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya
untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera
memberikan pelatihan tambahan.
2.1.3 Proses Analisis Jabatan
Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam
proses analisis jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif.
Lima tahapan itu nampak dalam gambar 1.1
8
PLANNING THE JOB ANALYSIS
A. Identify objective of job analysisB. Obtain top management support
PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS
A. Identify job and methdologyB. Review existing job documentationC. Communicate process to manager and employees
CONDUCTING THE JOB ANALYSIS
A. Gather job analysis dataB. Review and compile data
DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
A. Draft job descriptions and specificationB. Review draft with manager and employeesC. Identify recommendationsD. Finalize job/description and recomendations
MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
A. Update job description and specifications as organization changesB. Periodically review all jobs
Gambar 1.1
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan
↓
↓
↓
↓
9
Penjelasan :
1. Planning the Job Analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan,
adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis
jabatan. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah
menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu.
Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen
puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial
dan karyawan.
2. Preparing and Communication the Job Analysis
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan
analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi.
Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian,
untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi.
Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang
ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang
tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer
dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3. Conducting the Job Analysis
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang
diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah
surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan
mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul,
kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok
10
atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan
wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya
menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft
tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah
selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan
oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai.
5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification
Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan
ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus
dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk
menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya,
setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus
ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan
seleksi dimulai.
2.1.4 Metode Analisis Jabatan
Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan
dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan
informasi adalah wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi
metode.
11
1. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat
pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang
dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan
data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok,
dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti
pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara
kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat
memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau
tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya
menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam
rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan
mengklarifikasi hal-hal tertentu.
2. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam
mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan
pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban
yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis
pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi
memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan
dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis
mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
12
3. Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk
memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri.
Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-
tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.
Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas
sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang
relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama
untuk menguji kuisioner tersebut.
4. Metode Catatan Karyawan (Diary)
Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta
para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam
sebuah buku harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para
karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat di atasi.
5. Kombinasi Metode
Biasanya analisis tidak enggunakan satu metode analisis pekerjaan
secara eksklusif. Kombiasi dari berbagai metode seringkali lebi tepat.
Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis
mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan
observasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi,
wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data
yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi
beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau
spesifikasi pekerjaan yang akurat.
13
2.2 JOB DESCRIPTION
2.2.1 Pengertian Job Description
Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi
posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa
yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka
melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format
standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada
kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi
pekerjaan akan digunakan.
Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah
rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan
menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain
dalam perusahaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan
tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya
dengan bagian lain dalam organisasi.
2.2.2 Manfaat dan Tujuan Job Description
Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah:
a. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan
dan Apa tujuan utamanya.
b. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi: