MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini, peranan Sistem Informasi (SI) tidak dapat dipungkiri lagi telah menjadi salah satu elemen penting dalam mendukung proses bisnis di perusahaan. Setiap perusahaan dituntut untuk selalu memperhatikan teknologi yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan agar dapat terus mengikuti perubahan dari perkembangan teknologi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat menjalankan proses bisnis dengan lebih cepat dan dapat mengolah data dengan lebih akurat. Perusahaan yang dapat menerapkan teknologi informasi dengan efektif dan efisien menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang lainnya. Dorongan inilah yang akhirnya melahirkan sebuah sistem informasi, yaitu sebuah sistem yang khusus dirancang untuk mendapatkan, mengelola, dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya. Namun seiring dengan meningkatnya kompleksitas proses dan fungsi operasional dalam perusahaan, muncullah kebutuhan lain yaitu kebutuhan atas sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang dapat memberikan informasi-informasi secara real time 1
27
Embed
· Web viewMengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini, peranan Sistem Informasi (SI) tidak dapat dipungkiri lagi
telah menjadi salah satu elemen penting dalam mendukung proses bisnis di
perusahaan. Setiap perusahaan dituntut untuk selalu memperhatikan teknologi
yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan agar dapat terus mengikuti
perubahan dari perkembangan teknologi.
Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat
menjalankan proses bisnis dengan lebih cepat dan dapat mengolah data dengan
lebih akurat. Perusahaan yang dapat menerapkan teknologi informasi dengan
efektif dan efisien menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang
lainnya.
Dorongan inilah yang akhirnya melahirkan sebuah sistem informasi, yaitu
sebuah sistem yang khusus dirancang untuk mendapatkan, mengelola, dan
menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya. Namun seiring
dengan meningkatnya kompleksitas proses dan fungsi operasional dalam
perusahaan, muncullah kebutuhan lain yaitu kebutuhan atas sebuah sistem
informasi yang terintegrasi yang dapat memberikan informasi-informasi secara
real time kepada para penggunanya. Kebutuhan tersebut terjawab dengan
hadirnya ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu sebuah sistem yang
dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam sebuah
organisasi demi mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi.
Banyak perusahaan di Indonesia yang telah mengimplementasikan sistem
ERP sebagai sistem utama dalam perusahaan untuk mendukung proses bisnis dan
pengintegrasian informasi, salah satunya adalah PT Indofood.
1
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
1.2 Tujuan
Tujuan penulisan paper ini adalah untuk mengetahui dan menggambarkan
penggunaan ERP sebagai penunjang kegiatan bisnis pada PT. Indofood di
Indonesia.
1.3 Manfaat
Manfaat dari penulisan ini adalah agar penulis mengerti bagaimana
kegiatan ERP pada PT Indofood.
2
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Sistem informasi menurut O’Brien (2005) merupakan kombinasi teratur
dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data
yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Orang menggunakan sistem informasi untuk berkomunikasi satu sama
lain menggunakan berbagai perangkat keras (hardware), piranti lunak (software)
untuk perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), jaringan
komunikasi (network), dan sumber daya data yang disimpan.
Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang
menggunakan berbagai teknologi informasi. Menurut O’Brien (2005) tiga peran
utama dari sistem informasi bisnis antara lain mendukung proses dan operasi
bisnis, mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis, serta mendukung
berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
2.2 Sistem informasi
Menurut O’Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur
dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data
yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih
jelas ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
3
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
Tujuan SIM, yaitu:
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui
bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat
membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam
semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan).
Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis
yaitu :
a. Mendukung proses bisnis dan operasional.
b. Mendukung pengambilan keputusan.
c. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
4
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
Mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah
bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini.
Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau
mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi
perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola
usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para
pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi
masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses
bertahap atau beberapa siklus yaitu investigasi, analisis, pembentukan design,
implementasi sistem informasi, dan menjaga keberlanjutan sistem informasi
seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini (O’Brien, 2005).
Gambar 3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
2.3 Enterprise Resources Planning (ERP)
Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif, untuk
menunjang kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat.
Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak
tepat akan menambah beban perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT
sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis
yang berjalan. Salah satu implementasi IT yang banyak digunakan dan terbukti
dapat meningkatkan efektivitas perusahaan adalah ERP. Berikut ini akan dibahas
5
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
pengertian ERP, keuntungan dan kerugian ERP, serta implementasi ERP di
perusahaan di Indonesia.
2.4 Pengertian ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) atau dalam bahasa Indonesia sering
disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah struktur sistem
informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam
perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang
dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang
ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara
terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak
bersentuhan secara langsung dengan konsumen.
Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang
menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi
perusahaan dan lain sebagainya. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas
penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan
sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang
berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat.
ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul
financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini
berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan
ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung
dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima
pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan
pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang
pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan
untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource
perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem
melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi
dalam perusahaan.
6
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena
kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap
paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik.
Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan
teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas
perusahaan tersebut. Selain itu, kesiapan karyawan akan perubahan sistem
merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan. Rancangan ERP yang
sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan baik. Yang harus
diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam sistemnya.
Karena proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP dalam satu
perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan yang lain,
atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas.
Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik,
setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dipersiapkan
dengan baik. Dengan demikian penerapan tata kelola perusahaan yang baik dapat
diimplementasikan pada industri sehingga dapat meningkatkan daya saing di
pasar. Berikut akan dibahas beberapa komponen yang mempengaruhi
implementasi ERP.
a. Pihak Manajemen dan karyawan
Dukungan dari pihak manajemen merupakan faktor utama kesuksesan
implementasi IT dalam perusahaan. Para eksekutif perusahaan harus memiliki
pengertian bahwa IT adalah membutuhkan strategi pengembangan yang dinamis
dan berkesinambungan, IT harus berjalan seiring dengan proses bisnis
perusahaan, selain itu pihak eksekutif harus membawa CIO ke jalan yang sama
dengan jalannya perusahaan. Selain itu, karyawan juga memegang peranan yang
penting dalam keberhasilan implementasi ERP. Sebaiknya, sebelum implementasi
dijalankan, karyawan dipersiapkan untuk perubahan ‘besar’ yang akan terjadi, bila
perlu karyawan diikut sertakan dalam tahap analisis proses bisnis, sehingga
terbangun rasa memiliki yang kuat terhadap sistem baru. Dengan demikian, ketika
implementasi benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan
7
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
untuk belajar dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik
dengan perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan
antipasti terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam
dengan kemudahan yang ditawarkan ERP.
b. Bisnis proses
Untuk membangun sistem ERP, bisnis proses harus disusun dengan jelas
dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar, sistem apapun yang diterapkan tidak
akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan. Dalam membangun sistem ERP,
sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas, sehingga implementasi ERP
tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.
c. Vendor
Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan
diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware,
vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang
menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan
memastikan sistem yang baru ini berjalan sesuai dengan permintaan perusahaan
dan sesuai dengan proses bisnisnya. Vendor yang baik memiliki respon yang
cepat terhadap masalah yang dihadapi perusahaan maupun error yang terjadi pada
sistem. Sebelum menentukan vendor mana yang akan digunakan, sebaiknya
perusahaan benar-benar menyelidiki latar belakang dan profil dari vendor
tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena kerja sama ini biasanya dilakukan dalam
jangka panjang, dan jika perusahaan salah memilih vendor, akan merugikan bagi
perusahaan itu sendiri.
Kemampuan sistem ERP untuk menangani seluruh aktivitas dalam
organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi.
Mengambil alih tugas rutin dari personel mulai tingkat operator hingga manajer
fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia
perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan
berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan
8
MBIPB/R48/M. Audi Ghaffari
biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring
yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.
Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun
merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi.
Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem
informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi
suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan,
produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.
ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP
mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan
transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi.
Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database
tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di
dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan
lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, Sistem ERP dapat mendorong ke arah
kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang
terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat
saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.