Web viewDengan kata lain, proses penawaran-penawaran balik merupakan hal yang dinamis dan interaktif, ... (untuk proposal atau penawaran) dan level pragmatis (semantik

KOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI BISNIS

MAKALAH

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Negosiasi Bisnis

Pembina Dr. Zainul Arifin, MS

ANGGOTA KELOMPOK 6:

EDY CAHYONO 155030200111010

MUHAMMAD DZAKY MAKARIM 155030207111009

REGIO DANI PANGESTU 155030201111007

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

ILMU ADMINISTRASI BISNIS

Oktober 2016

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada

komunikan dengan tujuan tercapai kesepahaman bersama, sedangkan negosiasi adalah suatu

kegiatan yang terencana apa yang harus dicapai, Komunikasi merupakan salah satu faktor

penting dalam melakukan kegiatan negosiasi. Dengan komunikasi yang baik, maka kegiatan

negosiasi dapat berjalan lancar. Segala hal yang telah direncanakan saat bernegosiasi

nantinya, bila kita tidak mampu mengomunikasikannya dengan baik, maka negosiasi dapat

terhambat bahkan gagal. Peranan komunikasi dalam memenangkan peperangan terlihat

sangat penting.

Bila ingin menjadi negosiator yang handal, tentunya memerlukan pemahaman

mendalam mengenai komunikasi. Komunikasi tidak hanya “cuap-cuap” saja, tetapi juga

terdapat teknik khusus dalam menyampaikan pesan kepada pihak lain. Komunikasi tidak

terbatas pada verbal saja, namun nonverbal perlu diperhatikan, karena hal itu sangat

diperhatikan oleh pihak lain, yang dapat membaca “sisi lain” dari negosiator tersebut, yang

berdampak pada citra perusahaan yang kita wakili.

RUMUSAN MASALAH

Untuk membatasi penguraian komunikasi dalam negosiasi bisnis, maka penulis

membuat beberapa rumusan masalah berupa pertanyaan yaitu:

a. Apa yang harus dikomunikasikan dalam negosiasi?

b. Bagaimana seseorang berkomunikasi dalam negosiasi?

c. Bagaimana mengembangkan komunikasi dalam negosiasi?

d. Bagaimana pertimbangan komunikasi khusus pada penutupan negosiasi?

TUJUAN

Setelah membaca makalah ini pembaca diharapkan:

a. Memahami apa yang harus dikomunikasikan dalam negosiasi.

b. Mengetahui bagaimana seseorang berkomunikasi dalam negosiasi.

c. Memahami cara-cara yang dapat meningkatkan komunikasi dalam negosiasi.

d. Mengetahui bagaimana pertimbangan komunikasi khusus pada penutupan.

negosiasi.

BAB II

PEMBAHASAN

MODEL DASAR KOMUNIKASI

Dikurangi dari esensi sebenarnya, negosiasi adalah bentuk komunikasi interpersonal.

Proses-proses komunikasi, baik verbal dan nonverbal, merupakan hal penting untuk mencapai

tujuan negosiasi dan untuk menyelesaikan konflik. Pada topik ini, kita membahas proses di

mana negosiator mengomunikasikan kepentingan, posisi dan tujuan mereka–dan pada

gilirannya dapat membuat pihak-pihak dan negosiasi dapat dipahami secara keseluruhan.

Jelas, komunikasi hadir dalam proses negosiasi; sehingga penelitian terhadap komunikasi

terwujud dalam negosiasi, baik sebagai proses interaksi maupun sebagai konteks seluk-beluk

komunikasi yang dapat memengaruhi proses dan hasil (Chatman, Putnam, dan Sondak,

1991).

Model awal dan yang berpengaruh yang dikembangkan Shannon dan Weaver (1948)

mengonsep komunikasi sebagai kegiatan yang muncul antara dua orang: pengirim dan

penerima. Pengirim memiliki pemikiran atau maksud dalam pikirannya. Pengirim

mengodekan maksud ini ke dalam pesan yang akan ditransmisikan ke penerima. Pesan

tersebut dapat dikodekan dalam bahasa verbal, ekspresi nonverbal, atau keduanya. Setelah

dikodekan, pesan tersebut kemudian ditransmisikan melalui saluran (channel) atau medium

(misalnya, interaksi tatap muka, telepon, e-mail, pesan teks, surat) kepada penerima. Orang

yang diberi pesan tersebut menerima transmisi secara langsung, kemudian memecahkannya

dan menginterpretasikannya, memberi makna serta pemahaman kepada penerima.

Dalam pertukaran dua pihak seperti pada gambar di atas, seorang komunikan

bukanlah penerima pesan pasif; orang yang menerima pesan berperan aktif dalam beberapa

cara. Pertama, penerima menerima pesan dan kemudian mencoba memberi makna atas pesan

tersebut dengan menginterpretasikan isi informasi pesan tersebut dan motif pihak lain untuk

mentransmisikannya. Penerima kemudian menjadi pengirim, mengodekan respons verbal

dan/atau nonverbal yang mungkin mencoba untuk mengerjakan beberapa hal: menyampaikan

informasi kepada pihak lain mengenai cara bagaimana pesan asli diterima–mungkin

anggukan persetujuan, atau kesan kebingungan, atau mungkin ringisan kecemasan;

merespons dalam suatu cara terhadap isi pesan pengirim asli; menghindari respons substansif

dan mengubah pokok bahasan; atau tujuan yang memungkinkan lainnya. Dengan demikian,

dalam negosiasi umpan balik (feedback) yang diberikan penerima pesan kepada pengirimnya

dapat dalam berbagai bentuk isyarat nonverbal, emosi yang diungkapkan, pertanyaan untuk

klarifikasi, respons terhadap informasi yang disajikan, usaha untuk membangun pesan

pertama, atau bantahan terhadap argument, dan masih banyak lainnya, atau beberapa

kombinasi hal-hal tersebut.

DISTORSI DALAM KOMUNIKASI

Komunikasi “bekerja” sampai pada tahapan di mana berbagai jenis informasi dibagi

dengan lengkap dan menyeluruh, dan secara akurat diterima dan dipecahkan, mengarah ke

pemahaman bersama. Seperti yang kita ketahui, sistem komunikasi manusia jarang bekerja

optimal. Justru, elemen-elemen model yang telah dijelaskan dan hubungan antara mereka

tunduk pada faktor eksternal yang mendistorsi pesan dan maknanya yang membatasi

pemahaman dan pengertian bersama. Selanjutnya, kita membahas bagaimana distorsi muncul

dalam komunikasi dengan melihat beberapa elemen individual yang termasuk dalam proses

komunikasi yang dibahas sebelumnya.

1. Komunikator individu memiliki tujuan dan sasaran, hal-hal yang ingin mereka capai.

Semakin beragam tujuan kedua belah pihak, atau semakin antagonis hubungan

mereka, semakin besar kemungkinan munculnya distorsi dan kesalahan (de Dreu,

Nauta, dan Van de Vliert, 1995). Demikian pula, kedua komunikator berbeda dalam

karakteristik individualnya.

2. Pesan merupakan bentuk simbolis di mana informasi dikomunikasikan. Manusia

memiliki keunikan dalam kemampuan mereka menggunakan simbol-simbol untuk

mentransmisi informasi. Beberapa pesan merupakan ungkapan langsung dari makna,

sementara pesan yang lainnya merupakan representasi simbolis. Semakin rentan kita

menggunakan komunikasi simbolis, semakin besar kecenderungan bahwa simbol-

simbol yang kita pilih mungkin tidak mengomunikasikan tujuan kita yang sebenarnya

dengan akurat.

3. Pengodean adalah proses di mana pesan dimasukkan ke dalam bentuk simbolis.

Proses pengodean dipengaruhi oleh berbagai tingkatan keterampilan dalam

pengodean. Proses ini juga akan dipengaruhi oleh komunikasi sebelumnya, termasuk

apa yang ingin dikomunikasikan kedua belah pihak dan cara mereka bereaksi

terhadap komunikasi sebelumnya. Distorsi cenderung muncul saat pengirim

mengodekan pesan dengan cara yang menghalangi pemahaman atau interpretasi

akurat oleh penerima.

4. Saluran dan media adalah alat di mana informasi dikirim dan diterima melaluinya.

Terdapat beberapa pilihan bagi komunikator dalam menyampaikan pesan. Ucapan

dapat ditransmisikan melalui tatap muka, telepon, atau online. Untuk yang tertulis

bisa melalui kertas, e-mail, dan sms, dengan variasi keformalan yang luas tersedia

bagi penulis. Terdapat banyak kesempatan untuk distorsi komunikasi berdasarkan

saluran yang digunakan. Pesan yang kompleks mungkin perlu ditulis daripada

diucapkan, sehingga penerima dapat menggunakannya dengan kecepatannya sendiri

dan meninjau ulang jika diperlukan. Interaksi tatap muka dapat menjadi tidak bijak

jika dilakukan di lingkungan bising yang dapat meningkatkan distorsi. Komunikator

yang ingin menyampaikan daya tarik emosional mungkin berisiko mendistorsi pesan

bila menggunakan pesan tertulis. Selain itu, distorsi makna akan terjadi saat adanya

ketidaksesuaian antara beragam saluran yang digunakan pada saat yang bersamaan.

5. Penerimaan merupakan proses pemahaman: menerima pesan dalam bentuk verbal,

nonverbal, atau simbolis mereka dan memecahkannya ke dalam bentuk pesan yang

dimengerti oleh penerimanya. Jika kedua pihak berbicara bahasa atau menggunakan

gestur nonverbal yang sama dalam mengomunikasikan pesan, prosesnya mungkin

cukup sederhana. Namun, saat orang-orang berbicara bahasa yang berbeda,

pemecahan kode (pesan) melibatkan tingkat kesalahan yang lebih tinggi. Meskipun

penerjemah dapat membantu pemecahan pesan pihak lain, namun penerjemah tidak

mungkin menangkap secara penuh pesan pihak lain.

6. Interpretasi merupakan proses memastikan arti dan pentingnya pesan yang

dipecahkan untuk situasi yang sedang berlangsung. Misalnya, jika seseorang berkata

pada orang lainnya, “Tolong berikan pensil tersebut kepada saya,” dan orang tersebut

mengatakan, “tidak,” tidak yang dikodekan kemungkinan memacu berbagai reaksi

dalam pencarian makna sebenarnya oleh orang pertama.

Suatu cara yang penting untuk menghindari beberapa masalah dalam komunikasi

adalah dengan memberikan umpan balik kepada pihak lain. Tidak adanya umpan balik dapat

menyebabkan distorsi. Dalam negosiasi, umpan balik dapat mendistorsi komunikasi dengan

cara memengaruhi penawaran yang dibuat negosiator (misalnya, Kristensen dan Garling,

1997) atau dengan mengarahkan mereka untuk mengubah evaluasi mereka atas hasil yang

memungkinkan (Larrick dan Boles 1995; Thompson, Valley, dan Kramer, 1995). Meskipun

umpan balik sering kali benar-benar dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman,

negosiator perlu mengingat bahwa umpan balik dapat digunakan secara strategis untuk

mendorong konsesi, perubahan strategi, atau mengubah penilaian proses dan hasil.

APA SAJA YANG DIKOMUNIKASIKAN SELAMA NEGOSIASI?

1. Tawaran, Tawaran Balik, dan Motif

Menurut Tutzauer (1992, hlm. 67), “Mungkin komunikasi yang paling penting dalam

sesi tawar-menawar adalah komunikasi yang menyampaikan tawaran dan tawaran balik pihak

yang saling terlibat.” Tutzauer menyatakan bahwa penawar memiliki preferensi (pilihan)

tertentu dan menunjukkan perilaku rasional dengan bertindak sesuai dengan preferensi

mereka, dan bahwa preferensi tersebut dapat dinyatakan menurut beberapa skala numerik,

yaitu bahwa mereka memiliki derajat utilitas atau nilai yang berbeda (lihat juga Luce dan

Raifa, 1957). Preferensi negosiator tercermin dalam ukuran yang baik terhadap motivasi yang

mendasarinya, yang juga dikomunikasikan selama negosiasi, dan mereka dapat memiliki

pengaruh yang kuat terhadap tindakan pihak lain dan hasil negosiasi.

Sebuah kerangka komunikatif untuk negosiasi didasarkan pada asumsi bahwa (1)

komunikasi penawaran merupakan proses yang dinamis, (2) proses penawaran merupakan

proses yang interaktif, dan (3) berbagai faktor internal dan eksternal mengendalikan interaksi

dan “memotivasi penawar untuk mengubah tawarannya” (Tutzauer, 1992, hlm. 73). Dengan

kata lain, proses penawaran-penawaran balik merupakan hal yang dinamis dan interaktif, dan

mengikuti kendala situasi serta lingkungan. Proses ini secara terus-menerus merevisi

parameter negosiasi, dan akhirnya menyempitkan rentang tawar-menawar serta mengarahkan

diskusi menuju poin penyelesaian.

2. Informasi mengenai Alternatif

Komunikasi dalam negosiasi tidak terbatas pada pertukaran penawaran dan

penawaran balik. Aspek penting lainnya yang telah dipelajari adalah bagaimana kegiatan

berbagi informasi dengan pihak lain memengaruhi proses negosiasi. Dalam hal ini,

pemberian informasi mengenai alternatif perjanjian, dan apakah alternatif tersebut perlu

dikomunikasikan, yang diteliti oleh Pinkley dan koleganya (Pinkley, 1995; Pinkley, Neale,

dan Bennet, 1994).

Hasil dari penelitian tersebut mennyatakan bahwa negosiator dengan alternatif terbaik

terhadap perjanjian yang dinegosiasikan yang menarik harus memberi tahu pihak lain

mengenai hal tersebut jika mereka mengharapkan keuntungan penuh. Mereka juga

menekankan bahwa gaya dan nada digunakan untuk menyampaikan informasi tentang

alternatif tersebut yang menarik merupakan hal penting. Bila negosiator memperlihatkan

alternatif terbaik dengan cara pemaksaan atau merendahkan dapat ditafsirkan sebagai

tindakan agresif atau mengancam.

3. Informasi mengenai Hasil

Sebuah studi simulasi negosiasi dilakukan oleh Thompson, Valley, dan Kramer

(1995) serta Novemsky dan Schweitzer (2004). Studi tersebut menyimpulkan bahwa bila dua

orang negosiator melakukan negosiasi dengan pihak yang sama dan mereka tidak mengetahui

hasil negosiasi satu sama lain, mereka cenderung puas terhadap hasilnya sendiri. Namun, bila

mereka saling mengetahui hasilnya, mereka cenderung tidak puas.

Oleh karena itu, negosiator harus berhati-hati mengenai pembagian hasil mereka atau

bahkan reaksi positif mereka terhadap hasil dengan pihak lain, terutama jika mereka akan

bernegosiasi lagi dengan pihak tersebut di masa mendatang. Sebagai tambahan, penelitian ini

menyarankan bahwa negosiator harus mengevaluasi keberhasilan mereka sendiri sebelum

mempelajari evaluasi pihak lain terhadap hasil.

4. Akun Sosial

Tipe lain dari komunikasi yang terjadi selama negosiasi terdiri atas “akun sosial” yang

digunakan negosiator untuk menjelaskan sesuatu kepada pihak lain, terutama ketika

negosiator perlu untuk mejustifikasi berita buruk. Dalam literatur Sitkin dan Bies (1993)

disimpulkan bahwa negosiator yang menggunakan beberapa penjelasan cenderung

mendapatkan hasil yang lebih baik dan bahwa efek negatif dari hasil yang buruk dapat diatasi

dengan mengomunikasikan penjelasan bagi mereka.

5. Komunikasi mengenai Proses

Terakhir, beberapa komunikasi adalah mengenai proses negosiasi itu sendiri–seberapa

baik negosiasi tersebut berjalan atau prosedur apa saja yang mungkin diadopsi untuk

memperbaiki situasi. Beberapa komunikasi ini mengambil bentuk yang tampaknya “basa-

basi” sepele yang mencairkan suasana atau membangun hubungan antara negosiator.

Pengaruhnya tidak harus “kecil,” meskipun demikian, terdapat bukti bahwa interaksi yang

meningkatkan aktivitas berbagi kognisi dan berbagi identitas di antara negosiator sebelum

mereka membenamkan diri dalam tugas mereka mengarah pada hasil integratif yang lebih

baik.

Negosiator, seperti manusia sibuk lainnya, bisa tergoda untuk maju dengan tawaran

dan tawaran balik dalam mengejar hasil daripada berhenti dan “membuang” waktu untuk

mendiskusikan sebuah proses yang berlangsung kurang baik. Terkadang, jeda dalam

percakapan substantif dan perhatian terhadap proses justru merupakan hal yang diperlukan.

Kita menutup bagian ini dengan pembahasan tentang apa itu komunikasi dalam

negosiasi dengan tiga pertanyaan kunci.

1. Apakah negosiator bersifat konsisten atau adaptif?

Mungkin kita berpikir bahwa negosiator yang efektif mampu menyesuaikan strategi

mereka dan mengacu ke situasi penawaran tertentu. Namun, penelitian menunjukkan bahwa

ketika kita tiba pada pola komunikasi, negosiator lebih cenderung untuk konsisten terhadap

strategi mereka dibandingkan dengan memvariasikan pendekatan mereka. Taylor dan Donald

(2003) menyimpulkan bahwa “negosiator telah mengatur respons terhadap urutan perilaku

yang berbeda yang mereka terapkan secara konsisten terlepas dari konteks dan peran

negosiasi mereka” (hlm. 228). Tampaknya bahwa ketika tiba saatnya untuk membuat pilihan

mengenai komunikasi, banyak negosiator memilih untuk tetap menerapkan pilihan yang

sudah biasa dibandingkan mencoba berimprovisasi.

2. Apakah hal-hal yang disebutkan di awal negosiasi berguna?

Simulasi eksperimen negosiasi menemukan bahwa bagi beberapa negosiator (dengan

peran berstatus tinggi), waktu berbicara selama lima menit pertama memprediksikan seberapa

baik yang mereka lakukan dalam negosiasi. Lalu, nada percakapan selama lima menit

pertama merupakan hal penting. Dengan kata lain, mengontrol “lantai” di awal negosiasi

memang membantu, tetapi tidak dengan mendominasinya dengan komunikasi yang

emosional dan hiperbolis.

Mengontrol percakapan di awal dapat membantu negosiator individual bekerja lebih

baik, tetapi apakah membantu mereka dalam mencapai hasil yang integratif? Ternyata,

penelitian Curham dan Pentland menemukan bahwa komunikasi selama lima menit pertama

tidak berpengaruh terhadap kemampuan para pihak untuk mencapai keuntungan bersama.

Namun, terdapat bukti dari penelitian lain bahwa keuntungan bersama dipengaruhi oleh apa

yang terjadi sebelumnya. Penelitian Adair dan Brett (2005) menemukan keuntungan bersama

yang lebih baik ketika negosiator berubah dari sekadar bersikap menjadi bertukar informasi

mengenai masalah dan prioritas sebelum negosiasi terlalu jauh. Mereka menyimpulkan, “Apa

yang dilakukan negosiator di tengah awal pertama memiliki dampak signifikan terhadap

kemampuan mereka menghasilkan solusi integratif dan dengan pencapaian bersama yang

lebih baik” (hlm.47).

3. Apakah lebih banyak informasi selalu lebih baik?

Studi eksperimen oleh O’Connor (1997) menunjukkan bahwa memiliki informasi

lebih banyak tidak secara otomatis menghasilkan hasil yang lebih baik. Pengaruh pertukaran

informasi dalam hasil negosiasi tidak bersifat langsung seperti yang diharapkan orang-orang

– yaitu, hanya dengan bertukar informasi tidak otomatis menorah ke pengertian yang lebih

baik mengenai keinginan pihak lain atau ke arah hasil yang lebih baik. Justru, pengaruh

pertukaran informasi selama negosi tergantung pada jenis masalah yang didiskusikan dan

motivasi negosiasi untuk menggunakan informasi tersebut. Meskipun demikian, beberapa

penelitian menyatakan bahwa menerima terlalu banyak informasi selama negosiasi dapat saja

merugikan negosiator.

BAGAIMANA ORANG-ORANG BERKOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI

Bagaimana negosiator berkomunikasi sama pentingnya dengan apa yang perlu mereka

katakana. Sehingga, terdapat tiga aspek yang berhubungan dengan “bagaimana” komunikasi:

karakteristik bahasa yang digunakan oleh orang yang berkomunikasi, penggunaan

komunikasi nonverbal dalam negosiasi, dan pemilihan saluran komunikasi untuk mengirim

dan menerima pesan.

1. Karakteristik Bahasa

Dalam negosiasi, bahasa beroperasi dalam dua level: level logikal (untuk proposal

atau penawaran) dan level pragmatis (semantik, sintaksis, dan gaya). Makna yang

disampaikan oleh proposisi atau pernyataan merupakan kombinasi antara sebuah pesan

logikal yang ada di permukaan dan beberapa pesan pragmatis (misalnya, diisyaratkan atau

disimpulkan). Dengan kata lain, bukan hanya yang diucapkan dan bagaimana

mengucapkannya yang menjadi hal penting, tapi juga informasi tambahan, tersirat, atau

tersembunyi yang dimaksud, disampaikan, atau ditangkap dalam penerimaan.

Sebagai tambahan, penggunaan idiom dan perkataan sehari-hari oleh negosiator

sering kali problematik, terutama dalam negosiasi lintas budaya. Makna yang disampaikan

mungkin jelas bagi pembicara, namun membingungkan pendengar. Akhirnya, pemilihan

kata-kata yang dilakukan negosiator tidak hanya mengisyaratkan sebuah posisi, namun juga

membentuk dan memprediksikan percakapan yang dikembangkan.

2. Penggunaan Komunikasi Nonverbal

Kebanyakan apa yang dikomunikasikan orang satu sama lain ditransmisikan oleh

komunikasi nonverbal. Beberapa tindakan nonverbal, yang disebut dengan attending

behaviors, merupakan hal yang sangat penting dalam berhubungan dengan orang lain dalam

interaksi yang terkoordinasi seperti negosiasi; mereka menunjukkan pada Anda bahwa

mereka mendengarkan dan menyiapkan orang tersebut untuk menerima pesan Anda. Di

bawah ini akan dibahas tiga attending behaviors penting: kontak mata, posisi tubuh, dan

dorongan.

a. Membuat Kontak Mata

Pada umumnya, kontak mata merupakan salah satu cara untuk menunjukan bahwa

Anda memperhatikan dan mendengarkan dan bahwa Anda menganggap mereka

itu penting. Jika ada orang yang tidak melihat Anda saat Anda berbicara, Anda

mungkin bertanya-bertanya apakah mereka mendengarkan atau tidak. Tentu saja

sangat mungkin untuk mendengarkan dengan baik tanpa melihat orang yang

berbicara; kenyataannya, mungkin lebih mudah untuk melihat ke arah lain karena

Anda akan fokus pada kata-kata yang diucapkan dan tidak teralihkan oleh

informasi visual. Namun, permasalahnnya adalah dengan tidak membuat kontak

mata, Anda tidak memberikan isyarat bahwa Anda terlibat dan mendengarkan

orang lain. Meskipun demikian, kita tidak boleh mempertahankan kontak mata

secara terus-menerus pada orang lain. Sebaiknya, kita kadang-kadang tidak

melihat orang tersebut. Namun, perlu diketahui bahwa di beberapa masyarakat

Asia, misalnya, menundukan pandangan saat orang lain berbicara merupakan

tanda hormat (Ivey dan Simek-Downing, 1980).

b. Menyesuaikan Posisi Tubuh

Untuk memastikan bahwa Anda memperhatikan lawan bicara Anda, tegakkan

tubuh Anda, bersandar sedikit ke depan, dan hadapi lawan bicara Anda secara

langsung (Ivey dan Simek-Downing, 1980). Jika Anda menerima dan menyetujui

pesan lawan bicara, perlu diperhatikan untuk tidak menunjukan sikap tidak hormat

melalui sikap tubuh dengan bungkuk, berbalik, atau mengangkat kaki ke atas meja

(Stacks dan Burgoon, 1981). Sebaliknya, menyilangkan tangan, menganggukan

kepala, mengerutkan dahi, dan mengerutkan alis semuanya dapat menandakan

penolakan atau ketidaksetujuan yang sangat kuat (Nierenberg dan Calero, 1971).

c. Mendukung atau Menolak Apa yang Dibicarakan Orang Lain secara

Nonverbal

Seseorang dapat mengindikasikan perhatian dan minat terhadap apa yang

dibicarakan orang lain melalui berbagai perilaku sederhana. Anggukan kepala,

isyarat tangan yang sederhana untuk memberi tahu lawan bicara untuk

melanjutkan, bahwa Anda mendengarkan. Kontak mata singkat atau senyuman

dan anggukan kepala akan menunujukkan isyarat yang membesarkan hati. Sama

halnya, kerutan dahi, pandangan marah, gelengan kepala, atau berpura-pura sakit

akan mengisyaratkan penolakan terhadap pesan lawan bicara. Drolet dan Morris

(2000) menyatakan bahwa interaksi tatap muka menstimulasi hubungan melalui

komunikasi nonverbal, yang pada gilirannya meningkatkan koordinasi dan

mengarah ke keuntungan bersama yang lebih tinggi. Tentu saja, keuntungan-

keuntungan ini mungkin akan muncul hanya jika pihak-pihak yang terlibat mampu

menginterpretasikan komunikasi nonverbal secara akurat.

3. Pemilihan Saluran Komunikasi

Komunikasi dialami secara berbeda ketika komunikasi tersebut muncul saluran yang

berbeda. Kita mungkin berpikir bahwa negosiasi biasanya terjadi secara tatap muka. Namun,

kenyataannya adalah bahwa orang-orang bernegosiasi melalui berbagai jenis media

komunikasi: telepon, tulisan, e-mail, telekonferensi, pesan instan, dan bahkan SMS.

Penggunaan teknologi informasi jaringan dalam negosiasi kadang-kadang disebut negosiasi

virtual (atau juga “e-negotiation”). Penggunaan saluran tertentu membentuk pandangan tugas

komunikasi secara praktis dan norma berdasarkan perilaku yang sesuai.

Lalu, negosiasi melalui e-mail dan teknologi jaringan lainnya menciptakan

kesempatan sekaligus tantangan krusial yang akan dipahami dengan baik oleh negosiator

sebelum memilih media tertentu untuk peristiwa penting. Di bab sebelumnya telah dibahas

berbagai bias kognitif yang mengganggu negosiator mengambil keputusan yang rasional.

Analoginya, kita dapat memperkirakan beberapa tantangan yang ditimbulkan oleh negosiasi

virtual sebagai “bias” yang berisiko terhadap kelancaran, kesopanan, dan efektivitas

negosiasi. Thompson dan Nadler (2002) mengidentifikasikan empat bias spesifik yang dapat

menghambat keberhasilan negosiasi online:

a. Temporal synchrony bias merupakan kecenderungan negosiator untuk bertingkah

seolah-olah mereka berada dalam situasi yang sinkron padahal sebetul tidak.

Namun, selama negosiasi melalui e-mail pihak-pihak yang terlibat tidak harus

bekerja dalam kerangka waktu tertentu dan kurangnya sinkronisasi dapat

mengganggu salah satu atau kedua pihak, sehingga berpengaruh negative terhadap

hubungan negosiasi dan hasilnya.

b. Burned bridge bias adalah kecenderungan individu untuk menerapkan perilaku

yang berisiko selama negosiasi e-mail yang tidak akan mereka gunakan selama

pertemuan tatap muka. Lingkungan sosial yang diimprovisasi dari e-mail

menciptakan jarak sosial dan ilusi anonimitas yang dapat memfasilitasi perilaku

yang tidak dapat diterima dalam pertemuan tatap muka. Misalnya, negosiator

mungkin lebih berani menantang pihak lain, memberikan ultimatum, atau bereaksi

negatif terhadap penawaran saat tidak bertemu langsung.

c. Squeaky wheel bias adalah kecenderungan yang dilakukan negosiator melalui e-

mail untuk menggunakan gaya emosional negatif untuk mencapai tujuan. Jika

tidak ada atau kurang terdapat norma sosial yang mendorong kesopanan, makan

negosiator cenderung menggunakan intimidasi, perilaku kasar, dan etika yang

tidak baik untuk mencapai hasil yang diinginkan. Di sisi lain, jika negosiator yang

menggunakan e-mail merupakan bagian dari kelompok sosial yang kohesif,

normal sosial konstruktif akan terdorong, yang dapat melunakkan kecenderungan

terhadap ketidaksopanan.

d. Sinister attribution bias muncul saat seseorang keliru mengasumsikan perilaku

orang lain disebabkan cacat kepribadian saat menghadapi faktor situasional.

Thompson dan Nadler (2002) berpendapat bahwa kurangnya rasa percaya,

perbedaan antara pihak-pihak terkait, dan kurangnya hubungan yang mungkin

muncul melalui e-mail memicu individu untuk melakukan hal-hal jahat dan licik

kepada pihak lain.

Menciptakan hubungan yang positif dengan partner negosiasi, baik secara tatap muka

atau melalui telepon, dapat membantu menghilangkan bias-bias tersebut. Sayangnya,

merupakan hal yang tidak mungkin untuk memperpanjang hubungan negosiasi melampaui

interaksi online. Pada kasus-kasus tersebut, merupakan hal yang penting untuk menemukan

cara untuk menciptakan konteks akuntabilitas untuk tindakan-tindakan yang dilakukan.

BAGAIMANA CARA MENINGKATKAN KOMUNIKASI DALAM NEGOSIASI

Terdapat tiga teknik utama untuk meningkatkan komunikasi dalam negosiasi:

penggunaan pertanyaan, mendengarkan, dan pembalikkan peran.

1. Penggunaan Pertanyaan

Salah satu teknik yang paling umum untuk mengklarifikasi komunikasi dan

menghilangkan gangguan dan distorsi adalah penggunaan pertanyaan. Nierenberg (1976)

menekankan bahwa pertanyaan merupakan elemen penting dalam negoiasi untuk

memperoleh informasi; menanyakan pertanyaan yang bagus memungkinkan negosiator untuk

mendapaatkan sejumlah besar informasi mengenai posisi pihak lain, alasan-alasan yang

mendukung, dan kebutuhannya.

Nierenberg menyatakan bahwa pertanyaan dapat dibagi ke dalam dua kategori dasar:

pertanyaan yang dikelola dan pertanyaan yang tidak dikelola serta menimbulkan kesulitan.

Pertanyaan yang dikelola menyebabkan perhatian atau menyiapkan pemikiran pihak lain

untuk pertanyaan selanjutnya, mendapatkan informasi, dan menghasilkan pemikiran.

Pertanyaan yang tidak dikelola menyebabkan kesulitan memberikan informasi, dan

membawa diskusi tersebut ke dalam kesimpulan yang salah. Sebagai tambahan, Ury (1991)

menyarankan bahwa menggunakan pertanyaan “mengapa tidak” alih-alih “mengapa”

merupakan cara yang baik untuk membuka kembali negosiasi yang macet.

2. Mendengarkan

Terdapat tiga bentuk utama mendengarkan:

a. Mendengarkan pasif melibatkan menerima pesan saat tidak ada umpan balik

bagi pengirim pesan mengenai keakuratan atau kelengkapan penerimaan.

Terkadang, mendengarkan pasif hanya cukup bagi komunikan untuk mengirimkan

pesan. Beberapa orang senang berbicara dan tidak nyaman dengan keheningan

yang panjang. Seorang negosiator yang lawan bicaranya senang berbicara

mungkin menemukan bahwa strategi yang paling baik adalah dengan duduk diam

dan mendengarkan, sementara pihak lainnya mengupayakan posisinya sendiri.

b. Pengakuan merupakan bentuk kedua dari mendengarkan, sedikit lebih aktif

dibandingkan mendengarkan pasif. Saat mengakui, penerima seskali

menganggukan kepalanya, mempertahankan kontak mata, atau menyisipkan

respons, seperti “Saya mengerti,” “mm-hmm,” “menarik,” “benarkah?” “tentu,”

dan sebagainya. Respons-respons tersebut cukup untuk membuat komunikan terus

mengirimkan pesan, namun pengirim pesan mungkin salah mengartikan respons

tersebut sebagai persetujuan penerima pesan terhadap posisi mereka, bukannya

sebagai pengakuan penerima telah menerima pesan yang disampaikan.

c. Mendengarkan aktif merupakan bentuk ketiga. Ketika penerima pesan secara

aktif mendengarkan, mereka menyatakan kembali atau memparafrasakan pesan

pengirim dalam bahasa mereka sendiri. Dalam negosiasi, pada awalnya

mendengarkan aktif dirasa tidak cocok karena penerima biasanya memiliki

serangkaian posisi dan berkeyakinan kuat terhadap masalah tersebut. Dengan

merekomendasikan mendengarkan aktif, kami (Roy J. Lewicki, Bruce Barry,

David M. Saunders) tidak menyarankan bahwa penerima secara otomatis setuju

dengan posisi pihak lain dan mengabaikan posisi mereka. Justru, kami

memandang mendengarkan aktif sebagai keterampilan yang mendorong pihak lain

untuk lebih terbuka mengutarakan perasaan, prioritas, kerangka acuan, dan posisi

yang mereka ambil. Ketika pihak lain melakukannya, negosiator akan lebih

memahami posisi pihak lain; faktor-faktor dan informasi yang mendukungnya;

dan cara-cara bagaimana posisi tersebut bisa dikompromikan, diselesaikan, atau

dinegosiasikan sesuai dengan pilihan atau prioritas mereka.

3. Pembalikkan Peran

Komunikasi juga dapat ditingkatkan melalui pembalikan peran. Rapoport (1964)

mengemukakan bahwa terus-menerus berargumen pada satu posisi tertentu dalam debat

mengarah pada “kebutaan keterlibatan,” atau siklus memperkuat-diri dari argument yang

membatasi negosiator dalam menyadari kesesuaian yang mungkin terjadi antara posisi merka

dengan posisi pihak lain. Teknik pembalikan peran memungkinkan negosiator untuk

memahami lebih lengkap posisi pihak lain dengan secara aktif mempertahankan posisi

tersebut sampai pihak lain yakin bahwa ia dimengerti. Pembalikan peran dapat merupakan

alat yang efektif untuk meningkatkan komunikasi dan pemahaman yang tepat dan apresiasi

terhadap posisi pihak lain dalam negosiasi. Hal ini dapat menjadi sangat berguna selama

tahap persiapan negosiasi atau selama terjadi desakan saat proses tidak berjalan lancar.

Meskipun demikian, meningkatkan pemahaman tidak selamanya mengarah pada resolusi

konflik, terutama saat komunikasi yang tepat mengungkap ketidaksesuaian yang mendasar

dalam posisi semua pihak.

PERTIMBANGAN KOMUNIKASI KHUSUS PADA PENUTUPAN NEGOSIASI

Karena negosiasi bergerak menuju perjanjian yang hampir dicapai, negosiator harus

memenuhi dua aspek kunci komunikasi dan negosiasi secara berkesinambungan;

penghindaran kesalahan fatal dan pencapaian penutupan/kesepakatan yang memuaskan

dengan cara yang konstruktif.

A. Menghindari Kesalahan-kesalahan Fatal

Mencapai kesepakatan dalam negosiasi pada umumnya melibatkan pembuatan

keputusan untuk menerima tawaran, mengompromikan prioritas, untuk bertukar masalah

dengan pihak lain, atau untuk mengombinasikan tahapan-tahapan tersebut. Proses

pengambilan keputusan tersebut dibagi ke dalam empat elemen kunci: pembingkaian,

mengumpulkan intelegensi, membuat keputusan, dan belajar dari umpan balik (Russo dan

Schoemaker, 1989). Untuk elemen keempat, yaitu belajar (atau gagal untuk belajar) dari

umpan balik, sebagian besar merupakan masalah komunikasi. Masalah tersebut dapat berupa

jebakan keputusan yang mungkin muncul sebagai akibat dari bias perseptual dan kognitif

yang tidak terelakkan oleh negosiator. Hal ini tidak hanya muncul di tahapan awal negosiasi,

tetapi juga dapat muncul di akhir negosiasi ketika kedua pihak buru-buru mengakhiri dan

mempererat perjanjian.

B. Mencapai Penutupan

Gary Karrass (1985), menganjurkan negosiator untuk “mengetahui kapan untuk tutup

mulut,” untuk menghindari penyerahan informasi penting yang tidak perlu dilakukan, dan

agar tidak untuk mengucapkan “kata-kata konyol” yang dapat membuatnya menjauh dari

kesepakatan yang hampir dibuat. Karrass juga mengingatkan para negosiator agar perlu

memperhatikan masalah-masalah di menit terakhir, seperti nit-picking atau “tebakan kedua”

oleh pihak yang tidak berpartisipasi dalam proses tawar-menawar, tetapi memiliki hak atau

tanggung jawab untuk meninjaunya. Karrass menganjurkan negosiator untuk memperhatikan

tantangan tersebut dan siap untuk menanganinya dengan percaya diri. Terakhir, Karrass

mencatat pentingnya menurunkan perjanjian tersebut ke dalam bentuk tertulis, menyadari

bahwa pihak yang menuliskan kontrak berada dalam posisi untuk mencapai kejelasan tujuan

dan pelaksanaan perjanjian.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Demi mencapai kesuksesan pada saat negosiasi, teknik-teknik berkomunikasi dan

prioritas informasi yang diberi perlu dipahami. Karena, dalam berkomunikasi, negosiator

tidak hanya menyampaikan pesan verbal, tetapi juga nonverbal. Komunikasi nonverbal

menjadi salah satu hal yang akan diperhatikan pihak lain saat bernegosiasi, yang merupakan

salah satu kunci apakah negosiasi tersebut akan berakhir dengan sukses atau tidak. Lalu,

informasi yang kita miliki tidak selalu wajib disampaikan seutuhnya ke pihak lain.

Kemudian, lawan bicara kita saat bernegosiasi mungkin akan memiliki karakter yang

berbeda, yang menyebabkan negosiasi akan terhambat. Kemudian, media yang digunakan

saat negosiasi juga akan menjadi hambatan tersendiri, sehingga sebagai negosiator kita perlu

memahami dua hal hambatan tersebut, dan hambatan lainnya yang mungkin akan terjadi.

Sebagai negosiator, kita tidak hanya mengajak, mempromosikan, atau menginformasikan

kerja sama dengan pihak lain, tetapi juga kita mewakili “nama baik” perusahaan. Terakhir,

negosiasi bukan hanya pertukaran solusi-solusi yang diinginkan, melainkan mencakup

sejumlah topik yang luas di sebuah lingkungan di mana masing-masing pihak mencoba

memengaruhi satu sama lain.

SARAN

Disarankan kepada pembaca saat menjadi seorang negosiator, segala hal yang dibahas

dalam makalah ini perlu dipahami secara mendalam. Karena, seperti yang telah disebutkan,

komunikasi (verbal dan nonverbal) menjadi salah satu kunci keberhasilan negosiasi. Terlebih,

hambatan-hambatan yang (pasti) ada saat bernegosiasi, informasi perusahaan yang mungkin

tidak perlu disampaikan secara utuh kepada pihak lain, dan antisipasi kesalahan-kesalahan

fatal saat menutup negosiasi.

DAFTAR PUSTAKA

Lewicki, R.J., Bruce B., & David. M.S. 2012. Negosiasi. Jakarta: Salemba Humanika.

Anom, E. 2011. “Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis”.

http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/. Diakses pada tanggal

15 Oktober 2016.