Vezetési módszerek az NYME-SEK Forrásközpont vezetőinek gyakorlatában Készítette: Briga Péter
Jun 25, 2015
Vezetési módszerek az NYME-SEK Forrásközpont
vezetőinek gyakorlatában
Készítette: Briga Péter
• A vezető (leader) teljesíti a kitűzött célt a megadott időn belül és megszervezi a célhoz vezető lépéseket a rendelkezésre álló erőforrások (technikai, anyagi, humán) hatékony felhasználásával és írányításával
• A vezetéshez szükséges vezetői képesség, kompetencia, hatalom, hatáskör és tekintély
• A vezetés eszközei a motiválás, delegálás és a kommunikáció
• A vezetői hatalom típusai a jutalmazó, kényszerítő, legitim, referens és szakértői (ezek a típusok mind megtalálhatóak a jó vezetőben)
A vezetők
A vezetők
• Kooperáció: „Önzetlen, automatikus segítőkészség”
• Az elkötelezettség képesség arra, hogy– törődjünk a szervezet minőségi működésével– higgyünk a munkánk értékességében– törődjünk a felhasználókkal– értékeljük munkatársaink erőfeszítéseit
• Az igazgatónő és a csoportvezetők minden esetben támogatják a munkájukkal és elkötelezettségükkel a szervezetet céljainak elérésében
Egymással, illetve a dolgozókkal megfelelően és hatékonyan kooperálnak, támogatják-e csapatmunkájukkal, illetve elkötelezettségükkel a szervezet céljainak elérését?
• Miért fontos?– Ahhoz, hogy valakiből hatékony vezető lehessen, a
beosztottjainak el kell fogadják mint vezetőt.• Tisztelet• Bizalom• Tisztelet x Bizalom = Befolyás (tekintély)
– Feltétlenül szükséges a kooperáció kibontakozásához
• A vezetők hatékonyan segítik a dolgozók munkáját, és természetesen el tudnák látni feladatukat, ha szükséges lenne.
A csoportvezetők el tudnák látni az általuk irányított összes dolgozó munkáját?
A vezetők
A vezetők példát mutatnak munkájukkal, övezi-e őket tisztelet és bizalom? Ha szükséges, segítik-e
a dolgozók munkáját?
• Az igazgatónő munkája példaértékű, segítségére lehet számítani
• A csoportvezetők dimenziójában „a bizalom és a segítségnyújtás légköre a jellemző”
A vezetők
Specifikusan delegálják az elsődleges és másodlagos feladatokat? A dolgozók tisztában vannak a könyvtár
céljaival, és azt reálisnak tartják?
• Miért fontos a specifikum? – A hatékonyság érdekében– Nem specifikált feladat eltérő cél elérését eredményezi, ami a
hatékonysági dimenzió mellett demotivációt is okozhat
• Ha a dolgozók irreális célokért küzdenek, demotiválttá válnak, csökken a munkamoráljuk („úgy sem sikerül, ezért nem is próbálkozom”)
• A könyvtár vezetői érthetően és specifikusan delegálják a feladatokat a személyzet felé
A vezetők
Nyitott a vezető a dolgozói javaslatokra, s támogatja azokat?
• Az igazgatónő a javaslatokat kifejezetten elvárja, és amit jónak és kivitelezhetőnek tart, feltétel nélkül támogatja.
• A csoportvezető az egyéni elképzeléseket, javaslatokat egyeztetés után továbbítja az igazgató felé
A vezetők
• Miért fontos a szervezet életében?– Közvetlen hatással van a hatékony működésre– Hogy mennyire sikeres szervezet, nagymértékben attól
függ, milyen személyzet áll működésében rendelkezésre (képességek, gyakorlottság, megbízhatóság).
– Jól és naprakészen tréningelt emberek esetében rövid idő alatt is jó eredményeket lehet elérni, míg „gyenge” munkatársak esetén szoros és gyakori ellenőrzés szükséges annak érdekében, hogy betartsák az elvárásokat, s segítség a szervezet fejlődését
– Ha a vezető nem veszi figyelembe a munkaerő-kiválasztás és a tréning fontosságát, nem tudja szervezetét hatékonyan működtetni
Tréning
Tréning
A vezetők figyelemmel kísérik a dolgozók tréningszükségletét?
• Miért is van rá szükség?– Ha egy dolgozó úgy érzi, többre képes, de ehhez nincs meg a
megfelelő tréningeltségi szintje, demotiválttá válhat.
– A nem megfelelően, illetve nem naprakészen tréningelt dolgozók nem tudnak megfelelni a napról-napra újuló elvárásoknak, ami veszélyezteti a szervezetet céljai elérésében
• Mind a forrásközpont igazgatónője, mind a csoportvezetők figyelemmel kísérik a tréningszükségletet, s tesznek intézkedéseket azok kielégítésére
Tréning
• A Forrásközpont személyzetének mint közalkalmazottaknak 7 évenként kötelező, 120 órás továbbképzésen kell részt venniük
• Ezen továbbképzési tervüket kiegészítve előfordulnak eseti, helyi továbbképzések is a szervezeten belül, illetve külső tanfolyamok igénybe vételével is
Van-e a dolgozóknak előírt, illetve előütemezett tréningterve, tervbe vannak-e véve kötelező jellegű vagy eseti szakmai továbbképzések, illetve szervezeten belüli
(„házi”) képzések?
Tréning
• Mind a Forrásközpont igazgatónője, mind a csoportvezetők elegendő és megfelelő információt közvetítenek a beosztottak felé, s mindezt időben
Amennyiben van, erről a dolgozók megfelelő mennyiségű információt kapnak, és mindezt időben? Ha nem, foglalkoznak-e a vezetők
személyesen a beosztottak személyes továbbképzésével az adott munkaterületen?
Tréning
• Az akcióterv a célból és a célhoz vezető lépésekből épül fel
• Az elérendő célnak egyéninek, mérhetőnek, specifikusnak és reálisnak kell lennie.– Egyéni: A vállalt cél teljesítéséért egyedül az akciótervet készítő
személy felelős– Mérhető: Segít a teljesítmény lemérésében („valamit változtatok
A-ról B-re”)– Specifikus: Konkrét cél, amit el kell érni– Reális: Megvalósítható cél; a feladat nagysága és a rá szánt idő
arányban van
Kér-e a vezető akciótervet a dolgozóktól munkájuk hatékonyabbá tétele érdekében, illetve a vezetők
készítenek akciótervet?
Tréning
• Az igazgatónő a beosztottak önképzési igényeit figyelembe véve készít akciótervet, illetve munkatervet
• A csoportvezetők előkészítik az akciótervet az egyénekkel történő egyeztetés után, illetve munkatervet kérnek a beosztottjaiktól
Kér-e a vezető akciótervet a dolgozóktól munkájuk hatékonyabbá tétele érdekében, illetve
a vezetők készítenek akciótervet? (2)
Tréning
• A működés az a folyamat, amit nap, mint nap meghatároznak a szervezet munkafolyamatai.
• A vezető a működés irányítása során – maximalizálja a személyzet hatékonyságát– helyesen reagál a forgalom ingadozásaira– specifikus feladatkiadásokat alkalmaz– leellenőriz minden másnak delegált munkát– észreveszi a hátráltató tényezőket, dolgozik
kiküszöbölésükön– betartja és betartatja a biztonsági előírásokat
Működés
Alacsonyabb forgalmú periódusok esetén a vezető ügyel arra, hogy másodlagos feladatokat delegáljon a dolgozóknak, a
hatékonyság maximalizálására?
• Melyek a delegálás lépései?– A feladat meghatározása– A célszemély kiválasztása– A feladat kiadása– A feladat lekövetése
• Az igazgatónő, kihasználva minden munkaórát, a csoportvezetőkön keresztül delegálja a másodlagos feladatokat, hogy a dolgozó hasznosan töltse el „szabadidejét”
• A csoportvezetők osztják ki személyre szabottan a másodlagos feladatokat, így minden kolléga rendelkezik a „háttérben” végezhető feladatukat
Működés
A vezetők képesek kezelni a műszakonként előforduló „bottleneck” helyzeteket?
• Mit jelent a „bottleneck”?– Olyan váratlan esemény, probléma, amely
átmeneti lassulást vagy fennakadást okoz a kiszolgálás idejében és minőségében.
• A probléma megoldására kétféle mód van:– Azonnali (rögtönzött megoldás)– Hosszútávú (a rögtönzött megoldáson kívül a
probléma kiküszöbölése a továbbiakra nézve: „többet ne forduljon elő”)
• Többféle probléma egyszerre való megjelenése – Prioritás: fontossági sorrend felállítása a
problémák megoldására
Működés
A vezetők képesek kezelni a műszakonként előforduló „bottleneck” helyzeteket? (2)
• Bottleneck jellegű probléma nagyon ritkán fordul elő a könyvtárban, de ha mégis adódik, gyorsan megoldásra kerül.
• A bottleneck helyzet megoldása elsősorban a csoportvezető feladata, többnyire a probléma már az adott „műszak” szintjén megoldásra kerül, de szükség esetén az igazgató is tudja kezelni
Működés
A vezető észreveszi a rövid- és hosszútávú hátráltató tényezőket, és dolgozik kiküszöbölésükön?
• 1. Igen, minden esetben észreveszi, és dolgozik is a kiküszöbölésen, illetve szívesen fogadja az észrevételeket, problémamegoldó javaslatokat is.
• 2. „Próbálkozik, de nem mindig sikerrel”
Működés
A vezetők inspirálják arra a dolgozókat, hogy a TQM szempontjait figyelembe véve végezzék munkájukat?
• Mi a TQM (Total Quality Management)?– „A TQM egy olyan menedzsment filozófia és ennek szervezeti
megvalósítási gyakorlata, amelynek célja a rendszer anyagi, technikai és emberi erőforrásait hasznosítani a rendszer céljainak leghatékonyabb úton való elérése érdekében. A TQM egy adott szervezet olyan irányítási koncepciója, melynek központjában a minőség áll…” (Skaliczki-Zalainé, 2001)
– Minőség-profit spirál: a minőségi szolgáltatás nagyobb látogatottságot, ezáltal magasabb profitot eredményez, melyet még minőségibb szolgáltatásokra lehet fordítani, és így tovább.
• A dolgozók tisztában vannak a TQM jelentőségével, és a könyvtár vezetői inspirálják is őket a TQM szempontjainak alkalmazására, lehetőségeinek kiaknázására.
Működés
Tisztában vannak a dolgozók azzal, hogy a könyvtárnak – azt leszámítva, hogy non-profit szervezet – a lehetőségek szerinti
profitorientáltságra is szüksége van a működés fenntartásának érdekében?
• Az igazgatónő – státuszából fakadóan – maximálisan felhívja ezen szempontra a dolgozók figyelmét, így ők tisztában is vannak ennek jelentőségével.
• Ám nonprofit szervezetként nehéz ennek eleget tenni.
Működés
A vezetők betartják és betartják a biztonsági előírásokat a dolgozók és az állomány biztonsága érdekében?
• Természetesen betartják, azt is beleszámítva, hogy munkabiztonsági és tűzvédelmi audit ritkán fordul elő
Működés
Vannak-e vezetői előírások a felhasználókkal való kommunikációra, illetve „bánásmódra”?
• Mik lehetnek fontos szempontok ezen a téren?– „Nem értünk vannak, hanem mi vagyunk ő értük”– „Nem a munkánk zavarói, hanem a munkánk céljai”– „Nem pusztán száraz statisztikai adatok”– „Azok az emberek akik igényeket támasztanak velünk szemben és
nekünk az a feladatunk , hogy ezeket kielégítsük”
• „Igen: udvariasság, figyelem, segíteni akarás”
• „Nincsenek előírások, de minden kolléga tisztában van a helyes kommunikációval, illetve bánásmóddal”
A személyzet és a felhasználók kapcsolata
Leköveti a vezető az információnyújtás és a tájékoztatás menetét?
• Mi a lekövetés?– Tulajdonképpeni ellenőrzés (check), mely segítségével meggyőzhetjük az
embereket, hogy elkötelezettek legyenek, elmondhatjuk nekik, hogy mit csinálnak helyesen, illetve min és hogyan kellene változtatniuk.
– Olyan vezetési tényező, mely feltétlen szükséges alapja a motivációnak, a munka hatékonyságának és a célok elérésének.
– A visszacsatolás egyik fajtája
• A lekövetés során – Megtaláljuk a fejlődésre szoruló területeket– Felismerjük a fejlődés módszereit– Támogatjuk és motiváljuk a dolgozókat
• A Forrásközpontban megvalósul a lekövetés, mind az igazgatónő (közvetve és közvetlenül), mind a csoportvezetők (közvetlenül) részéről.
A személyzet és a felhasználók kapcsolata
Alkalmazza a vezető az alapvető emberi kapcsolatok eszközeit (alapvető etikett: udvariasság; tisztelet; figyelem; szemkontaktus; „úgy bánj másokkal, ahogy elvárod, hogy veled is bánjanak”; stb.), tanúsít-e
empátiát?
• Miért fontos?– Ahogy a vezető bánik a beosztottal, úgy bánik majd a beosztott a
felhasználóval– Motiváltság/demotiváltság munkamorál– Csapatszellem– Tisztelet és bizalom
• Az igazgatónő „maximálisan” alkalmazza, és ezt várja el a csoportvezetőktől is.
• Ennek eredményeképp a csoportvezetők is ügyelnek rá, s jó hangulatot teremtenek vele a „műszakban”.
Személyzeti politika és a Public Relations
A vezető igyekszik elkerülni a fluktuációt, tesz érte, hogy alacsonyabb legyen a turnover?
• Mi a turnover, avagy fluktuáció?– A dolgozói kilépési százalék– Legfontosabb kiváltója a
demotiváltság, mely fakadhat• Anyagi,(bérezési, jutalmazási) okokból• Az elismerés hiányából• Dehumánus bánásmódból• Alultréningeltségből• Negatív légkörből• Rossz munkakörülményekből, stb
• „Nem jellemző a fluktuáció, így ezt megakadályozni sem szükséges”
Személyzeti politika és a Public Relations
Tart a könyvtár igazgatója Rap Sessiont?
• Mi a Rap Session?– Olyan meeting, melyre a vezető vagy maga
választja ki a résztvevő dolgozókat, vagy „aki szeretne, jöjjön el” elven toboroz. A meetingen a dolgozók felvethetik a szervezetet, illetve személyüket érintő problémákat, illetve javaslatokat tehetnek a hatékonyabb működés és jobb légkör érdekében.
– A „nyitott-ajtó politika” egyik formája
• Az utóbbi mondatot tükrözve: „Kampányszerűen nem, de az ajtaja mindig nyitva áll”
• „Minden munkaértekezleten lehetőség van akár panaszokat, akár a javaslatokat elmondani. De bármikor lehetőség van erre az értekezleten kívül is”
Személyzeti politika és a Public Relations
Működik-e a könyvtárban anyagi motivációs rendszer (pl. Cafeteria vagy egyéb juttatások), illetve rendez a könyvtár
vezetősége csapatépítő programokat a személyzet számára?
• Miután a könyvtár gazdálkodás szempontjából nem önálló, az anyagi pluszjuttatásokra nem nyílik lehetőség
• Saját, egyéni finanszírozású csapatépítő programok vannak (pl. évenkénti legalább egyszeri kirándulás).
Személyzeti politika és a Public Relations
Próbálnak-e a vezetők pozitív légkört teremteni, és ezzel a munkamorált növelni?
• A pozitív légkör fontos szerepet játszik abban, hogy a személyzetben kialakuljon az önmotiválás és az egészséges („baráti”) versengés
• „Igen, az adott lehetőségekhez mérten”
Személyzeti politika és a Public Relations
Összességében nézve motiváltnak érzik magukat a dolgozók a mindennapi és a másodlagos feladatok
ellátására?
• „Igen, mind a mindennapi, mind a másodlagos feladatok ellátására”
• „A könyvtári vonatkozásokat tekintve igen, a szélesebb intézményi vonatkozásokban nem mindig!”
Személyzeti politika és a Public Relations
• Mit jelent a kommunikáció a vezetés dimenzióját tekintve?– Az alapvető emberi kapcsolatok képességére épül– Gondolatok, érzések, benyomások cseréje két vagy több ember közt– A vezetés és a szervezeti működés alappillére
• A kommunikációs modell
Kommunikáció
• A kommunikáció funkciói:– A jó hangulat kulcsa– Magas teljesítményt eredményez– Ha mindenki elmondhatja ötleteit, jobb
érzéssel (motiváltabban) fognak a közös cél érdekében dolgozni
– Ha a kommunikáció nyitott és érthető, a hibák már a kialakulás pillanatában kijavíthatok, az emberek ösztönzést éreznek arra, hogy a lehető legjobb teljesítményt nyújtsák.
– Az egész csapat hatékonyságát növeli– Ha mindenki szabadon kicserélheti az
ötleteit, gondolatait egy adott területen, akkor a képességek és a tudás koordinálásával eredményesebb munka érhető el.
– Az empátia kialakulásának generátora– Motivátor
Személyzeti politika és a Public Relations
Motiválja/demotiválja-e a vezető a dolgozókat folyamatos visszajelzésekkel (ellenőrzés-visszacsatolás) a munkájukat illetően? Ha
igen, a feedback általában pozitív, korrektív vagy negatív?
• Mi a feedback?– A lekövetés során megvalósuló
kommunikáció, az utasítások kiadása, vagy visszajelzés adása. A feedback rövid, lényegretörő, konkrét példákat tartalmaz (specifikus), konstruktív és nyílt.
• A visszajelzés három fajtája– Pozitív feedback– Korrektív feedback– Negatív feedback
Kommunikáció
Motiválja/demotiválja-e a vezető a dolgozókat folyamatos visszajelzésekkel (ellenőrzés-visszacsatolás) a munkájukat illetően? Ha
igen, a feedback általában pozitív, korrektív vagy negatív? (2)
• Az igazgatónő dimenzióját tekintve a visszajelzések általában adott feladatokhoz kötődnek, legritkább esetben negatívak
• A csoportvezetők dimenzióját tekintve a visszajelzések napi rendszerességgel működnek, és a legritkább esetben negatívak.
Kommunikáció
A vezetők elősegítik vagy gátolják a hatékony intézményi kommunikációt? Használják-e az információk gyors és pontos
továbbítására az intranet adta lehetőségeket?
• „Segítik a hatékony kommunikációt, könyvtári vezetői információs rendszer (blog) működik”.
• A csoportvezetők továbbítják a kapott információkat, használják a VIR-t.
Kommunikáció
Megfelelően működik a felfelé irányuló kommunikáció: ha a dolgozónak munkáját érintően kérdése, problémája vagy javaslata van,
bizalommal fordulhat-e a vezetőhöz annak megoldására?
• A vezető kommunikációjának legfontosabb eleme a hallgatás. A hallgatás során képesek vagyunk odafigyelni arra a fontos információra, amit a küldő közöl számunkra. Egy olyan folyamat amely kommunikálja a fizikai, érzelmi és szellemi inputokat, amikor a jelentés megértését keressük.
• A hallgatás jelenthet– Érdeklődést és bekapcsolódást– Elővigyázatosságot– Olyan nonverbális magatartást, amelyet különböző jelekkel (pl.
bólintás, mosoly, egymásranézés) lehet kifejezni– Kérdéseket és állításokat, amelyek a másik embert még több
információ közlésére serkentik.
Kommunikáció
Megfelelően működik a felfelé irányuló kommunikáció: ha a dolgozónak munkáját érintően kérdése, problémája vagy javaslata van,
bizalommal fordulhat-e a vezetőhöz annak megoldására? (2)
• Az aktív hallgatás négy eleme:– Nyitott végű kérdés (nem eldöntendő kérdés)– Reflekció (a hallottak szó szerinti visszaismétlése)– Parafrázis (a hallottak visszaismétlése a saját szavainkkal,
többnyire rövidítés)– Csend (belső késztetés a válaszadásra)
• A személyzet bizalommal fordulhat a vezetők felé problémájával, kérdésével, javaslatával, a vezetők képesek kezelni ezeket a helyzetek akkor, és azt követőekben is.
Kommunikáció
Tartanak-e a vezetők évenként legalább egyszer személyzeti értekezleteket, tájékoztatásokat, konzultációkat, amin az összes
alkalmazottnak kötelező a részvétel?
• Az igazgató havonta több alkalommal tart értekezletet, ahol a dolgozók tájékoztatást kapnak a működésről, munkájukat értékelik, lehetőségük nyílik a problémák felvetésére és közös megoldására.
• A csoportvezetők évente többször tartanak beosztottaiknak meetingeket, csoportgyűléseket, a konkrét feladatok megvitatására.
Kommunikáció
Köszönöm a figyelmet!