Vertragsmanagement-Software otris contract · PDF filemanagement im Einkauf erfolgreich zu zentralisieren. ... Möglich wird dies durch frei definierbare Versende- ... DIESEL TECHNIC

Volle Kontrolleüber Ihre Verträge.

Durch die operative Führungder Vertragsprozesse.

Vertragsmanagementotris contract

Volle Kontrolleüber Ihre Verträge.

Durch die operative Führungder Vertragsprozesse.

software vereinfacht Verantwortung.

otris contract

Vertragsmanagement

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Wie verwalten Sie Ihre geschäftskritischen Verträge?

Verträge sind die Grundlage jeder geschäftlichen Beziehung.

Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial, in diesem

Bereich durch moderne Software-Lösungen Abläufe nachhaltig

zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und Kosten zu sparen.

Nicht nur Juristen, Controller oder Einkäufer schätzen

die Zuverlässigkeit und Flexibilität von otris contract.

Unternehmen des Mittelstandes und große Konzerne

sind von der Leistungsfähigkeit des Systems überzeugt.

Egal, in welcher Branche Sie otris contract einsetzen

möchten, unsere Software-Lösung unterstützt Sie bei

der effizienten Verwaltung Ihrer Verträge.

„Aus IT-Perspektive ist otris contract optimal für den

Einsatz bei HeidelbergCement: Es lässt sich leicht

warten, einfach erweitern und man muss nicht ständig

externe Consultants beauftragen, da man kleine Ände-

rungen selber durchführen kann.”

Christian Günther, Business Analyst,

HeidelbergCement AG

„otris contract hat Fujitsu sehr geholfen, das Vertrags-

management im Einkauf erfolgreich zu zentralisieren.”

Karsten Buntrock, General Manager Global Sourcing

bei Fujitsu

otris contract

Vertragsmanagement

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Sicheres und effizientes Vertragsmanagement für alle Branchen

Mit otris contract haben Sie selbst komplexe Genehmigungs-

workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff.

Egal ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kauf-,

Kooperationsverträge oder Service-Level-Agreement handelt.

Sie suchen ein hochmodernes System, mit dem

Sie Ihre Verträge sicher und übersichtlich

organisieren können?

Mit otris contract bieten wir Ihnen ein webbasiertes

System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung

von Verträgen. Sämtliche Dokumente, Informa-

tionen sowie weitere Anlagen sind – in digitalen

Vertragsakten organisiert – schnell auffindbar. Der

Informationsstand ist für alle Beteiligten stets aktuell

und einheitlich. Detaillierte Schreib– und Leserechte

gewährleisten den sicheren Umgang mit vertraulichen

Vertragsdokumenten.

Sie erwarten von einer Software-Lösung eine

deutliche Steigerung der Effizienz?

otris contract ist extrem effizient, da es Ihre abteilungs-

übergreifende Teamarbeit optimiert: Durch die digitale

Versendung von Dokumenten und Wiedervorlagen

sowie das Delegieren von Aufgaben werden organisa-

torische Hürden überwunden. Das spart Zeit und somit

auch Kosten.

Sie wollen Risiken minimieren und eine optimale

Fristenkontrolle?

otris contract stellt Ihnen wichtige Termine sowie

einen globalen Fristenkalender zur Verfügung. Fristen,

Kündigungs- oder Verlängerungsoptionen werden

automatisch überwacht. Sie erhalten frühzeitig alle

nötigen Informationen und Warnungen und sind vor

unnötigen Risiken geschützt.

otris contract

Vertragsmanagement

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Sie suchen ein System mit hoher Wirtschaftlichkeit?

otris contract bietet Ihnen Zeitersparnis durch die

zentrale Abbildung der Verträge, Transparenz durch

den sofortigen Zugriff auf alle Vertragsinformationen

und die Sicherheit, dass alle Termine und Fristen einge-

halten werden. Dies sind nur einige Punkte, die einen

schnellen Return on Invest gewährleisten.

Sie benötigen eine leistungsfähige

Standardanwendung?

In der Basisversion bildet otris contract alle Vorgänge

für ein modernes Vertragsmanagement ab. Diese

Lösung ist optimal für Unternehmen, die mit digitalem

Vertragsmanagement beginnen wollen.

„Anpassungen mussten nicht vorgenommen werden,

da das angebotene Vertragsmanagementsystem alle

Anforderungen der Nutzer erfüllt hat.“

Helmut Kolz, Leiter Einkauf, Stiftung caesar,

assoziiert mit der Max-Planck-Gesellschaft

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Vertragsmanagement

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„Die otris-Lösung konnte schnell erfolgreich eingeführt werden

und fand direkt Akzeptanz. Wir schätzen sehr die Erweiterbarkeit

der Lösung und den schnellen und zuvorkommenden Service.“

Meike-Uta Hansen, General Manager Procurement, Einkaufsleitung, TNT Express GmbH

Sie wollen Ihre Basisversion zukünftig durch

Module erweitern?

otris contract ist optional erweiterbar. Wenn Sie wollen,

dann wächst das System mit. Bis hin zu einer Anwen-

dung, mit der auch große Konzerne ihr Vertragsma-

nagement weltweit koordinieren.

Sie erwarten Flexibilität bei möglichen

Erweiterungen?

Die Grundidee von otris contract lässt sich auf weitere

Geschäftsvorgänge erweitern und bietet viele Möglich-

keiten, Dokumente oder Abläufe zu erstellen, zu bear-

beiten oder zielgerichtet durchs Unternehmen zu leiten.

Möglich wird dies durch frei definierbare Versende-

szenarien oder grafisch modellierbare Workflows.

Jederzeit können Sie das System für Themen wie zum

Beispiel Asset-Management (Verwaltung ihrer Vermö-

gensgegenstände), Marken- und Patentverwaltung,

Rechnungs- oder Auftragsbearbeitung, Posteingang

oder Kundenmanagement (CRM) erweitern.

otris contract

Vertragsmanagement

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Arbeitsplatz mit Vertragsdokument

in der digitalen Vertragsmappe

„otris contract ist ein modernes und durchdachtes

System. Die berechtigten Mitarbeiter haben alle

relevanten Daten auf einen Blick verfügbar. Die

Flexibilität ist beeindruckend, besonders bei der

Erstellung von individuellen Formularen ist dies von

großem Vorteil.“

Jan Merzweiler, IT-Leiter Zentralinstitut für Seelische

Gesundheit, Mannheim

Sie haben spezielle Anforderungen und wünschen

sich einen Maßanzug durch individuelle

Programmierung?

Die otris software AG ist seit 1998 spezialisiert auf die

Entwicklung von Webanwendungen für das Geschäfts-

prozess-Management. Durch unsere außergewöhnliche

Kompetenz im Bereich der Anwendungsentwicklung

können wir Ihre Wünsche mit den modernsten Methoden

realisieren. Wir schaffen Lösungen, die auch morgen

noch State of the Art sind.

Sie wünschen sich ein System, das Sie selbst

gestalten und anpassen können?

Das Besondere an otris contract ist das extrem flexible

Architekturkonzept. So können Sie beispielsweise im

Handumdrehen weitere Vertragstypen hinzufügen oder

neue Vertragsstrukturen durch weitere Felder/Meta-

daten definieren. Mit dem Design-Assistenten gestalten

Sie Ihre Bedienoberfläche bequem per Knopfdruck

übers Web.

Sie erwarten eine übersichtliche und gut zu

bedienende Programmoberfläche?

Moderne Software-Anwendungen müssen einfach und

nutzerfreundlich konzipiert werden, um erfolgreich

zu sein. Schließlich sollen Sie als Anwender intuitiv

und ohne große Eingewöhnungszeit mit dem System

arbeiten können. Auf der Arbeitsoberfläche von otris

contract ist alles am rechten Platz, das System ist leicht

zu erlernen.

Sie erwarten eine reibungslose und zukunftssichere

Integration in Ihre IT-Landschaft?

Dank Web-Technologie ist eine Installation des Systems

auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer nicht

erforderlich. otris contract ist plattformunabhängig

und wird mit der zentralen Datenbank ohne Komplikati-

onen in Ihr IT-Umfeld integriert.

otris contract

Vertragsmanagement

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„Wir haben mit otris contract ein System gefunden, mit dem wir

die Vertragsrisiken minimieren können, da die Verträge nun

prozessgestützt optimal gestaltet, verhandelt und überwacht

werden. Somit können wir unsere Wettbewerbsfähigkeit

dauerhaft sichern.“

Thomas Grimberg, Projektleiter DAK- Gesundheit

Sie erwarten ein anpassungsfähiges Lizenzmodell?

Durch unser flexibles Lizenzmodell können Sie auch

bei einer hohen Anzahl von System-Nutzern wirtschaft-

lich agieren. Denn wir kombinieren die sogenannten

Named-User und Concurrent-User-Lizenzen.

Sie wünschen sich einen kompetenten Partner,

der auch nach der Einführung Ihres Systems an

Ihrer Seite steht?

Profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung aus

vielen hundert Projekten. Mit unseren Best Practices

stehen wir Ihnen nicht nur während der Einführung

Ihres Vertragsmanagement-Systems zur Verfügung. Wir

beraten Sie permanent und auf Wunsch sogar bis zur

kompletten Übernahme der Administration oder dem

Hosting der Lösung.

otris contract

Vertragsmanagement

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„Bei der Auswahl eines geeigneten Systems haben wir neben

den Kosten einen besonderen Fokus auf verschiedene

qualitative Kriterien gelegt. Bei otris contract haben uns

besonders die Systemarchitektur, die Funktionalitäten und

die Anwenderfreundlichkeit des Systems überzeugt.“

Dr. Erich Groher, Direktor Einkauf, Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG

„Wir können die Struktur unseres Unternehmens optimal

in otris contract abbilden.“

Rolf Konrad, Zentraleinkauf, Trilux GmbH & Co. KG

otris contract bietet Ihnen:

• schnelles Auffinden von Informa-

tionen und Dokumenten durch

komfortable Such- und Filterfunk-

tionalität

• umfangreiche DMS-Funktionen

wie Versionierung und Ein- und

Auschecken

• Überwachung von Vertragslauf-

zeiten mit Eskalationsmöglich-

keiten

• einheitliche Termin- und Fristen-

kalender für alle Verträge

• Einhaltung von Kündigungen und

Verlängerungen

• Übersicht über alle Vertrags-

kosten und/oder -einnahmen

• detaillierte Informationen zu

Vertragspartnern und Lieferanten

• Unterstützung von der Vertrags-

erstellung bis zur Unterzeichnung

• Abbildung von Unternehmens-

strukturen, Mandanten, Hierar-

chien und Kompetenzen

• sicheren Umgang mit vertrauli-

chen Vertragsdokumenten

• die komplette Administration des

Systems sowie die individuelle

Gestaltung der Programmober-

fläche bequem über den Web-

browser

• die flexible Erstellung von

Auswertungen und Reports

• innovative Anbindung an SAP

oder andere ERP-Systeme.

• spezifische Vergabe von Rechten

auf der Ebene von Verträgen,

Vertragsarten, Benutzern,

Benutzergruppen, Organisations-

einheiten

• Wiedervorlagen und E-Mail-

Erinnerungsfunktionen für

Vertragsfristen und Termine

• Verwaltung und Versionierung

aller zu den Verträgen gehörigen

Dokumente und Korrespon-

denzen

• Protokollierung der Zugriffe und

Aktivitäten

• komfortable Filter- und Suchfunk-

tionen mit Volltextsuche

• die Ausbaumöglichkeit zu einem

vollständigen Dokumenten- und

Geschäftsprozessmanagement-

System

• die sichere und reibungslose

Integration von Fremd-

systemen und Datenbanken über

standardisierte Schnittstellen

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Vertragsmanagement

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Erweitern Sie Ihren Horizont – die otris contract Module im Überblick

Erweitern Sie Ihre otris contract-Anwendung durch

leistungsfähige Module. Je nach Bedarf gestalten Sie Ihre

individuelle Vertragsmanagement-Umgebung.

Mandantenverwaltung

Das Modul Mandantenverwaltung ermöglicht es,

zusätzliche Berechtigungsstrukturen für die Ablage

und den Zugriff auf Verträge auf der Basis von

Organisations hierarchien bzw. Gesellschaftsstrukturen

abzubilden.

Controlling

Durch das Controlling-Modul können Zahlungspläne,

finanzielle Verbindlichkeiten oder Einnahmen erfasst,

grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und

in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden.

LDAP-Kopplung

Das Modul LDAP-Kopplung ermöglicht Benutzern die

Anmeldung mit - aus anderen Anwendungen - bereits

vertrauten Passwörtern. Dies erfolgt z.B. durch eine

Authentifizierung über den Microsoft® Verzeichnis-

dienst Active Directory. Eine Single Sign-on Unterstüt-

zung ist gewährleistet.

Verschlüsselung

Mittels des Verschlüsselungsmoduls werden Doku-

mente, die in otris contract eingebunden werden,

mit einem 256-bit-Schlüssel (AES-Verfahren) in einem

Verzeichnis auf dem Server abgelegt.

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Vertragsmanagement

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„Unternehmerische Risiken durch Fristenversäumnisse

können heute praktisch ausgeschlossen werden.“

Dr. Holger G. Syrbe, Projektleiter und Syndikusanwalt, DAW SE

Workflow Engine

Das Workflow-Modul besteht aus der Workflow-Engine

und einem Add-In für Microsoft® Visio®. Die Workflow-

Engine steuert die Workflow-Funktionalität in otris

contract und ermöglicht in Kombination mit dem Visio®

Add-In die grafische Definition von Geschäftspro-

zessen. Die Basisversion otris contract enthält bereits

die Möglichkeit, lineare Versendeprozesse abzubilden.

Die Workflow-Engine bietet darüber hinaus auch die

Möglichkeit der Abbildung komplexer Workflows (z.B.

Workflows mit Rückkopplungen und feldwertabhän-

gigen Entscheidungen). Für die Entwicklung in Visio®

kann auf sämtliche Benutzer- und Mappendefinitionen

sowie die gesamte Verrechtungs-Struktur zugegriffen

werden. Geschäftsprozesse werden integriert und

laufen automatisiert ab. Signaleingänge steuern das

automatisierte Versenden von E-Mails. Die Kopplung

an Fremdsysteme wird über offene Schnittstellen

gewährleistet.

SAP Connector

Der SAP Connector ermöglicht als bidirektionale

Schnittstelle die Übernahme von Geschäftspartner- und

Vertragspartnerkontakten aus SAP heraus. Er bietet

ebenfalls die Möglichkeit, Verträge als Linkverweise

nach SAP zu übertragen. Weitere Anwendungsszenarien

sind nach Absprache möglich.

REPORTING inkl. Reportdesigner

REPORTING ist eine in otris contract integrierte

Business Intelligence-Lösung. Mit REPORTING

können beliebige Daten aus otris contract oder

anderen Quellen in Form von Berichten abgerufen

werden. Zusätzlich zu den bereits in der Basisversion

enthaltenen Auswertungen können mit REPORTING

individuelle Auswertungen nach den jeweils relevanten

Kriterien durch den Kunden erstellt werden.

Die Ausgabe der Auswertungen ist im Corporate

Design des Kunden sowie individuellen gängigen

Ausgabeformaten und Diagrammtypen möglich.

REPORTING generiert auf Wunsch alle Berichte

automatisch und regelmäßig an frei definierbare

Verteilerkreise per E-Mail.

Zertifizierte Archivkomponente

Durch die Einbindung der Archivkomponente wird

otris contract um ein leistungsfähiges Langzeitarchiv

erweitert. Die Archivkomponente ist durch die KPMG

zertifiziert und ermöglicht eine revisionssichere Archi-

vierung. otris contract-Nutzer können auf diesem Weg

- in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben und

Richtlinien - von modernsten Archivierungsfunktionen

profitieren.

Die Zertifizierung der Archivkomponente (EAS /

Embedded Archive Storage) erfolgte nach IDW PS880.

Die otris-Archivkomponente erfüllt dabei die Vorgaben

des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchfüh-

rungssysteme (GoBS) , die Grundsätze zum Datenzugriff

und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie

das Bundesdatenschutzgesetz. Die KPMG-Zertifizierung

gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

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Vertragsmanagement

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Auszug aus unserer Kundenliste:

otris Software im Einsatz

Die Produktfamilie der otris bietet Lösungen, die einzeln oder auch in Kombination als Unternehmenslösung einge-

setzt werden können. Sie stehen für: hohe Datenaktualität, einen ganzheitlichen, transparenten Überblick sowie

die Einhaltung von Richtlinien und Fristen.

Richtlinienmanagementotris compliance

Beteiligungsmanagementotris corporate

Vertragsmanagementotris contract

Konzerndatenschutzotris privacy

ALTANA AG, Arkema GmbH, Asklepios Klinik Wiesbaden GmbH, Bechtle AG, BNP Paribas Factor GmbH,

comdirect bank Aktiengesellschaft, DAK-Gesundheit, DAW SE, DB Schenker AG, Deutsche Apotheker- und

Ärztebank e.G., Deutsche Bahn AG, DFL Deutsche Fußball Liga GmbH, Die Justiz des Landes Nordrhein-

Westfalen, DIESEL TECHNIC AG, Eckert & Ziegler AG, EPCOS AG, Ernst Klett AG, Falke KGaA, Fujitsu

Technology Solutions GmbH, Gameforge AG, gemeinnützige ProCurand GmbH & Co. KGaA, Genzyme

GmbH, GILDEMEISTER Beteiligungen GmbH, Hamburger Sparkasse AG, HeidelbergCement AG, HELLA

KGaA Hueck & Co., Henkel AG & Co. KGaA, Hewlett-Packard CDS GmbH, HOERBIGER Holding AG, Hubert

Burda Media Holding Kommanditgesellschaft, Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Isar

Kliniken GmbH, KAMAX Holding GmbH & Co. KG, Karstadt Sports GmbH, Klinikverbund Südwest GmbH,

Kreisverwaltung Gütersloh, KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH, Landesamt für Natur,

Umwelt und Verbraucherrechte NRW, Landeshauptstadt Düsseldorf, Landkreis Darmstadt-Dieburg, M.

DuMont Schauberg GmbH & Co. KG, Mast-Jägermeister SE, METRO AG, Mindjet GmbH, NEC Display Solutions

Europe GmbH, Nippon Express (Europe) GmbH, Oettinger Davidoff AG, OTTO (GmbH & Co. KG), Parship

GmbH, ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG, Rudolf Wöhrl AG, Sanofi-Aventis Deutschland GmbH,

Sartorius Corporate Administration GmbH, Schaltbau Holding AG, SPIEGEL-Verlag Rudolf Augstein GmbH

& Co. KG, Stadt Cottbus, Swiss Life AG Niederlassung Deutschland, ThyssenKrupp AG, TNT Nederland

B.V., TOSHIBA TEC Europe Retail Information Systems S.A., TRILUX GmbH & Co. KG, trivago GmbH, TÜV

Informationstechnologie GmbH, Universität Basel, Vitra Holding GmbH, Zoo Leipzig GmbH

Gütesiegel

Vertragsmanagement

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Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management

unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen, Führungs-

verantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt die otris Software-

Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge voll-

umfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert

werden.

Das Leistungs-Portfolio umfasst die Bereiche: otris contract für

zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches

Beteiligungs management, otris compliance für nachhaltiges Richtlinien-

management sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.

Die otris-Software-Lösungen basieren auf eigenen, praxisbewährten

Technologieplattformen, ergänzen sich systemisch und stehen für

Funktionalität in Technologie und Bedienbarkeit. Sie können einzeln als

auch in Kombination oder als Komplett-Lösung eingesetzt werden.

Die Softwarebausteine steuern und hierarchisieren die betreffenden Daten

aktiv, gewährleisten einfachste Bedienbarkeit und werden laufend opti-

miert. Führungskräfte überblicken auf diese Weise komplexe Verwaltungs-

vorgänge mit einem Klick und treffen ihre Entscheidungen aufgrund klarer

Sachlagen. Die otris software AG betreut mittelständische und international

tätige Kunden in ganz Europa. Dabei überzeugt sie mit der Fähigkeit, ihre

standardisierte Software genau auf die Kundenanforderungen anzupassen.

Kundendialog und kooperatives Projektvorgehen sichern den maximalen

fachlichen und betriebswirtschaftlichen Nutzen: Standardsoftware wird zur

Individuallösung.

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Vertragsmanagement

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Sie möchten mehr über unser

Vertragsmanagement-System otris contract erfahren?

Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen unverbind-

lichen Termin mit uns. Wir stehen Ihnen unter der

Rufnummer 0231 958069-50 zur Verfügung. Ihre

E-Mail erreicht uns unter [email protected]

Gerne können Sie uns auch besuchen. Die Büroräume

unserer Firmenzentrale befinden sich im Harenberg

City-Center direkt am Dortmunder Hauptbahnhof. Der

Standort gehört zu den modernsten Bürostandorten

der Region.

Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

Kontakt

Konzerndatenschutzotris privacy

Vertragsmanagementotris contract

Beteiligungsmanagementotris corporate

Richtlinienmanagementotris compliance

otris software AGKönigswall 21D-44137 Dortmund

Fon +49 (231) [email protected]

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