ValueFrame projektijohtaminen - Haaga-Helia

Asiantuntijaorganisaation johtaminen Projektijohtamisen opintojakso, Haaga-Helia Harri Kanerva, ValueFrame Oy

Aika on rahaa?

Jos 16 hengen asiantuntijayritys, jonka keskimääräinen veloitus on 52 eur / h jättää päivittäin laskuttamatta tehdystä työstä 15 minuuttia / henkilö, kuinka paljon yrityksen kannattavuus heikkenee vuositasolla?

Vastaus: 48 533 EUR

ASIANTUNTIJAYRITYKSEN RESURSSIT

SISÄLTÖ

2. Asiantuntijatyön organisoinnista

3. Asenteiden merkityksestä

4. Tunnusluvuista ja strategiasta

5. Raportoinnista johtamisen tukena

1. ValueFrame Oy – Rise of the Cloud

6. Kysymyksiä

VALUEFRAME OY

- RISE OF THE CLOUD

• Perustettu 2001

• CRM ja PSA pilvipalveluna

0

500 000

1 000 000

1 500 000

2 000 000

2 500 000

2006 2007 2008 2009 2010

Liikevaihto

Voitto ennen veroja

ValueFrame Oy

• 300 asiakasta, 12 000 käyttäjää

• Käyttäjiä 14 eri maassa

• 93% asiakkaista suosittelee

ValueFrame Oy

Palvelut ja asiakastoimialat

Pilvipalveluna eli SaaS-palveluna tarjottavat ValueFrame PSA, CRM ja PSA Pro –tuotteemme tehostavat toimintaa ajasta ja paikasta riippumatta mm. seuraavilla aloilla:

Arkkitehtitoimistot

Asianajotoimistot

Insinööritoimistot

IT-alan yritykset

Konsulttiorganisaatiot

Myyntiorganisaatiot

Mainos- ja viestintätoimistot

Tilitoimistot

Henkilöstövuokrausyritykset

ValueFrame Oy

Professional Services Automation

L E A D S

KONTAKTIT

ValueFrame

Verkko-levyt

Työ-asemat

Sähkö-postit

Paperi-dokumen-

tit

Tieto-järjestelm

ät

Liiketoimintaan perehtyminen

Keskeisten ongelma-kohtien tunnistaminen

Raportointitarpeiden kartoitus

Olemassaolevan tiedon tuonti

Esim. asiakkaat, projektit, laskutus

Neuvontapalve-lut puhelimitse ja sähköpostilla

Täydellinen yllä-pito ja kehitys

Konsultointi ja käytön kehittä-mispalvelut

Järjestelmän mukautus kartoi-tuksen perusteella

Parametroimalla, ei ohjelmoimalla

Koulutusmateriaalien laatiminen

Koulutukset roolin mukaan esim. johto, myynti, talous, projektipäälliköt

Kartoitus Mukautus Tiedon-siirrot

Koulutus Tuki ja ylläpito

1 vko – 3 kk

Käyttöönotto

ValueFramen asiakkaiden tunnus-luvut selvästi asian-tuntijapalvelualan yritys-ten keskimääräisiä tunnuslukuja paremmat

Vertailu perustuu tilasto-keskuksen ja Suomen Asiakastieto Oy:n julkaisemiin tilinpäätös-tietoihin vuodelta 2007

10,42

6,86

13,413,19

10,31

35,7

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Käyttökate-% Nettotulos-% Pääoman tuotto-%

Kaikki yritykset ValueFramen asiakkaat

Asiakkuus kannattaa

ASIANTUNTIJATYÖN

ORGANISOINNISTA

Järjestelmät eivät yksin riitä

25% ihmisten työajasta kuluu tiedon

hallintaan ja etsintään (Fakta 1/2011)

75 %

12,5 %

12,5 % 12,5 %

Työaika Tieto löytyy Tietoa ei löydy

Määrittele prosessit ja roolit

Selkeät raportointirakenteet ja vastuualueet

Suunnittelu- toimisto Oy

Rakenne- suunnittelu

Arkkitehti- suunnittelu

Ympäristö- suunnittelu

Liiketoiminta-alueet

Sisustus- suunnittelu

Suunnittelu

Toimitus

Suunnittelu

Toimitus

Suunnittelu yhteensä

Sisustussuun. yhteensä

Liiketoiminta- alue-ryhmät

Projekti X

Omien projektien seuranta-vastuu jalkautettu projekti-päälliköille

Toimitusjohtaja

Liiketoiminta-alueen / palvelukokonaisuuden seurantavastuu palvelujohtajilla

ASENTEIDEN MERKITYKSESTÄ

Ei tästä 15 minuutin hommasta kehtaa tunteja kirjata. Ei niillä minuuteilla ole

mitään väliä kuitenkaan...

Tulipa paljon tunteja, jätetäänpäs laskuttamatta tuo yksi puolikas...

Taas tunnit kirjaamatta kolmelta päivältä. Teinköhän tiistaina

asiakastyötä? Menköön hallintoon niin ei tarvitse riidellä asiakkaan kanssa...

Pienillä valinnoilla...

On suuri merkitys

Laskutusaste Katteen lisäys Min/Pv/Hlö

71 % 13 057 4,5

72 % 26 114 9

73 % 39 171 13,5

74 % 52 228 18

75 % 65 285 22,5

Keskituntihinta Katteen lisäys Eur/Pv/Hlö

47.63 19 600 5,25

48.63 39 200 10,50

49.63 58 800 15,75

50.63 78 400 21,00

51.63 98 000 26,25

“Logic clearly dictates that the needs of the many outweigh the needs of the few” - Mr. Spock

Jokainen voi vaikuttaa

TUNNUSLUVUISTA JA

STRATEGIASTA

Työtunnin kustannusrakenne

TAVOITE-TUNTIHINTA

Tavoitetuntihinta

Nostamme keskituntihintaa

3 EUR

Parannamme laskutusastetta

2%

84 914 EUR lisää tulosta

Pidä tavoitteet yksinkertaisina

Esimerkkejä painopistealueista

1. Myyntityön uudelleenorganisointi ja myyntikulttuurin luominen. Yrityksen myyntivastuu ja asiakasrajapinnassa työskentelyä siirretään toimitusjohtajalta muulle henkilöstölle. Muodostetaan toimiva myyntiorganisaatio.

2. Palvelujen tuotteistaminen. Kasvua tuotteistettujen palveluiden avulla. Tuotteistamisella pyritään myös nostamaan laskutusastetta, keskituntihintaa ja sitä kautta yrityksen kannattavuutta.

3. Asiakkuuksien kehittäminen kohti kannattavia ja pitkäkestoisia asiakassuhteita. Etsitään tyypilliset hinnoitteluvirheet ja tunnistetaan asiakkuuksien laatu. Aloitetaan asiakaskannattavuuden aktiivinen seuranta.

Strategioiden jalkauttaminen vaatii jatkuvaa seurantaa ja ohjausta

Seuranta ja ohjaus edellyttää selkeitä mittareita

Mittarit ovat ne yrityksen keskeiset tunnusluvut (KPI = Key Performance Indicators), jotka tukevat yrityksen strategioiden mukaista toimintaa

Huom! Väärien tai yksittäisten tunnuslukujen käyttö voi johtaa ei- toivottuihin seurauksiin. Esimerkki:

Keskeinen tehokkuuden mittari = Laskutettavuusaste

• Tuntikirjauksien paisuttelu • Suunniteltujen työmäärien käyttäminen täysimääräisesti

• Alhaisempi keskituntihinta • Heikentynyt kannattavuus

Strategia ja tunnusluvut

RAPORTIT JOHTAMISEN

TUKENA

Projektien ja palvelujen johtaminen ja jatkuva kannattavuuden seuranta muodostavat kulmakiven koko yrityksen kannattavuuden varmistamiselle

Omien projektien kannattavuuden seuranta tulee vastuutta projektipäällikkötasolle

Seurantakulttuurin myötä tapahtuu oppimista, jonka avulla projektipäälliköt:

Kykenevät paremmin arvioimaan projekteja

Kykenevät tunnistamaan mahdollisia riskitekijöitä

Ymmärtävät jatkuvan seurannan ja projektien kannattavuuden / onnistumisen välisen yhteyden

Operatiivinen projektijohto

Keskeisiä kysymyksiä:

• Kuka on asiakas? • Miten projekti jakautuu vaiheisiin? • Projektin status? • Paljonko laskutettu?

Projektin yhteenveto

• Miten projekti jakaantuu vaiheisiin / osaprojekteihin? • Ketkä ovat projektille resursoidut henkilöt ? • Mikä on resursoitu vs. toteutuma? • Miten resurssit jakaantuvat ajallisesti? • Onko projekti aikataulussa?

Projektin resurssikuvaaja

• Mikä on projektin kate nyt? Entä suunniteltu kate? • Miten projektin kustannukset jakautuvat? • Paljonko on projektin keskituntihinta?

• Entä keskituntihinta vs. tavoitetuntihinta?

Projektin kannattavuus

Resursointien ja maksuerien perusteella voidaan muodostaa erilaisia ennusteita

Yksi tärkeimmistä ennusteista on laskutusennuste

Tärkeä seurantakohde on myös kertynyt laskuttamaton laskutus, eli ns. varasto

Ennustamisessa voidaan myös hyödyntää eri tasoja:

Asiakas

Tiimi

Liiketoiminta-alue

Projekti

Ennusteet

• Mikä on toteutuma vs. tavoite? • Paljonko laskutuksemme on ensi kuussa? • Mikä on laskuttamattoman työn arvo? • Paljonko on tilauskantamme?

Laskutusennuste

• Mikä on henkilöiden kuormitus? • Kenellä ei ole töitä? • Koska voimme myydä seuraavan projektin? • Milloin henkilö vapautuu seuraavaan projektiin?

Kuormitusennuste

ValueFrameen kertynyt tieto mahdollistaa liiketoiminnan analysoinnin ja kehittämisen. Tyypillisesti analysoinnissa tarkastellaan liiketoiminnan keskeisiä mittareita kuten: Absoluuttista tai suhteellista kannattavuutta

Asiakkaiden painoarvoja asiakassalkussa

Keskituntihintaa

Jne.

Käytettävissä olevia tarkastelunäkökulmia eli dimensioita on useita, riippuen organisaation tarpeista, esim. Liiketoiminta-alue tai näiden ryhmät

Tiimi tai kustannuspaikka

Asiakas, projekti tai osaprojekti

Projektipäällikkö tai yksittäinen henkilö

Analyysit ja kehittäminen

• Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme?

• Onko panos/tuotos –suhde kunnossa? • Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta • Asiakaskohtaiset kannattavuudet • Asiakkaan painoarvot asiakassalkussa? • Laskuttamattomien töiden kertymät?

Muista huomioida: • Referenssiarvo • Kehittymisarvo • Volyymiarvo • Asiakkuuden kesto

Asiakaskannattavuus

• Mikä on laskutettavuusasteemme? • Miten työt jakaantuvat eri työtyypeille? • Mikä on asiakastyön osuus? • Paljonko asiakastyöstä on laskuttamatonta?

Laskutettavuusaste

• Miten eri palvelumme kannattavat? • Miten kannattavuus on kehittynyt? • Onko palvelut hinnoiteltu oikein? • Miten strategiset ydinpalvelut pärjäävät? • Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat • Onko meillä lisämyyntimahdollisuuksia nykyasiakkaille?

Liiketoiminta-alueen kannattavuus

www.valueframe.com Lautatarhankatu 6 00580 HELSINKI Harri Kanerva Toimitusjohtaja ValueFrame Oy 040 549 6594 [email protected]

KYSYMYKSIÄ?