Valgkomitearbeid kurs 11.-12.11

Norske Landbrukstenester

Kurs i valgkomité-arbeid

Av Ingvild Våg

www.styrekonsult.no

E-post: [email protected]

Tlf. 97 69 67 17

Valgkomitéen – organisasjonens

viktigste komité

Plassering i organsisasjonen

revisor valgkomité styret

Medlem-

mene

Års-

møtet

Innstiller styremedlemmer til valg

Revisors beretning Styrets årsberetning

Valgkomitémedlem

ønskede egenskaper?

Arbeidsmetoden

1. Konstituering og bli kjent med rammene

2. Planlegging av arbeidet over året

3. Informasjonsinnhenting med verktøy for vurdering og analyse

4. Søke etter den beste kandidaten – innsalg og intervju

5. Utvelgelse, innstilling og presentasjon

6. Årsmøtet

7. Takling av utfordringer underveis

Oppstart

• Konstituering – når?

• Den enkeltes nettverk, kompetanse, erfaring

• Velge leder – hvis ikke valgt på årsmøtet

• Velge sekretær

• Gjennomgå instruks for valgkomiteen

• Få felles forståelse for oppgaven og mandatet

Rammer for arbeidet

• Samvirkeloven

• Vedtektene – finnes

begrensninger?

• Beslutninger gjort i

generalforsamlingen

• Instruks for valgkomitéen

• Instruks for styret

• Instruks for daglig leder

Plan for arbeidet

• Årsplan for arbeidet i komitéen

• Møteplan – Møte med styret

– Møte med daglig leder

– Møte i komitéen

– Stille på medlemsmøter

– Møte med revisor

• Kommunikasjonsplan– Når, hvor til hvem

Møte med styret - formål

• 2-3 ganger pr. år

• Lære om styremedlemmene – fokus områder

• Lære om arbeidsformen

• Lære om saker som er utfordrende

• Hvilken kompetanse som trenges

• Fremtidens utfordringer som fremtidens styre skal håndtere

• Gjennomgang av styreprotokollene

Gruppearbeid

• Hvem er på valg?

• Hvilke begrensninger finnes til nye

kandidater (ref. vedtektene)

• Arbeidsplan for året fastsettes

Informasjonsinnhenting

• Kartlegge det totale behovet for

kompetanse i styret

• Kartlegge det enkelte styremedlems

kompetanse

• Kartlegge motivasjon, fremtidstanker

og utviklingssyn hos den enkelte

• Hvem er på valg?

• Stiller de som er på valg sin plass til

disposisjon?

Innspill fra strategiplanen

• Hvilke mål har virksomhetens satt

seg for de nærmeste årene?

• Hvilke strategier skal medføre

måloppnåelsen?

• Hvilke utfordringer/hindringer/risikoer

vil måtte håndteres?

• Vil dette kreve ny kompetanse?

Verktøy

• Kartleggings-/informasjonsinnhentingsskjema

• Samme skjema for all informasjonsinnhenting fra:– Styremedlemmer

– Daglig leder

– Revisor

– Strategiplaner

– Politiske føringer

– Annet

Kompetanse

• Myk kompetanse: språk, kulturforståelse, HMS og internasjonal erfaring

• Faglig kompetanse: strategi, økonomi, finans, analyse, logistikk, produksjon ,IKT

• Kommunikasjon/nettverk: Mediekunnskap, politikernettverk, næringsnettverk, journalistnettverk og gode kommunikasjon- og skriveegenskaper

• Markedskompetanse: Markedsføring, kundekontakter, produkt- bransjeinnsikt

Matrise for kompetansekartlegging

Gruppearbeid 2

• Valgkomiteen skal oppdatere

kompetansekartleggingsskjema og

intervjue styremedlemmer

Analyse av kartleggingen

• Hva mangler/for lite av

• Hva har vi overvekt av

• Hva forsvinner med de som er på

valg og eventuelt går ut

• Konklusjon på hva som trenges

Kompetansegapet må fylles

• Opplæring/kompetanse-

heving blant dagens

styremedlemmer

• Finne kandidater som

dekker behovet

• Leie inn en konsulent hvis

kompetansebehovet er

kortsiktig og forbigående

Kandidatsøk

• Vi vet nå følgende:

– Hvem som er på valg

– Hvem som eventuelt tar gjenvalg

– Om vedtektene stiller spesielle krav til

kandidater – geografi, eierstørrelse,

etc.

– Hvilken kompetanse vi skal lete etter

Hvor bør vi lete?

• Blant medlemmene • Tidligere styremedlemmer?

• I andre organisasjoner

– Søsterorganisasjoner

– Frivillige organisasjoner

– Aksjeselskap

– Politiske verv

• Blant engasjerte personer i media

Innsalg av vervet

• Argumentasjonsliste:

– Mulighet til å påvirke

– Gir større nettverk

– Være med på utvikling

– Ny kompetanse, erfaring

– Et trinn på karrierestigen

Informasjon til kandidaten

• Kort om virksomheten:

– Muligheter og utfordringer

– Økonomisk situasjon

• Om styrearbeidet:

– Arbeidsmengde, oppgaver, tilleggsoppgaver

– hyppighet i styremøter

– Kompetanse som finnes i styret

Vær positiv!

Ikke skrem bort noen !

Still de samme spørsmålene og behandle alle likt

Intervjue kandidatene

• Bruk intervjuskjema – likt for alle kandidater

• Skap en god atmosfære

• Få kandidaten til å føle seg beæret og spesiell

• Forklar hvorfor dere har plukket ut vedkommende

• Åpne spørsmål – ikke ja/nei

• La kandidaten få tenke gjennom spørsmåla

Ønsket informasjon fra intervjuet

• Erfaring – både styrearbeid og ansatt

• Gjennomføringsevne

• Fleksibilitet i forhold til møter, samlinger, oppdrag

• Habilitet

• Referanser – godkjent av kandidaten

Tilpasset rollen kandidaten er tiltenkt.

Gruppearbeid 3

• Intervju av kandidater

• Utfylling av intervjuskjema

Slutt for i dag

• Sees i morgen kl. 0900

Velge den rette

• Lage en oversikt i matriseform med kandidatene og deres kompetanse

• Sett sammen ulike alternativer og tenk også langsiktig

• Kan manglende kompetanse skaffes av et styremedlem?

• Test av innstillingen i god tid, kan synliggjøre at nye kandidater må søkes

• Uenighet i komitéen kan oppstå – bruk tid –flere alternative sammensetninger

Når innstillingen er klar

• Endringer blant dagens styremedlemmer i

forhold til tidligere innhentet info?

– Trekker seg/vil bli med videre?

• Sjekk at kandidaten fortsatt vil stille

• Informer om innstillingen og gangen videre

• Informer også de som ikke når opp og ta

godt vare på de til en senere anledning

Presentasjon av kandidater

• Lag kort presentasjon av kandidatene –også eksisterende styremedlemmer for å vise sammensetningen

– Kompetanse/erfaring/nettverk/etc.

• Bruk kompetansekartleggingsskjema til å finne argument

• Forbered kandidaten på egenpresentasjon på årsmøtet

Til årsmøtet

• Innstillingen oversendes årsmøtet etter

reglene i vedtektene

• Normalt sammen med årsmøtepapirene

noen uker før årsmøtet

• Sørg for å invitere kandidatene

På årsmøtet

• Hele valgkomitéen bør møte – forberedt

• Ivareta kandidatene – spesielt hvis de ikke blir valgt

• Valgkomitéens leder presenterer:

– Arbeidsform i komitéen, antall møter

– Tilgang til kandidater og engasjement blant medlemmer

– Andre forhold som er viktig for instillingen

• Innstillingen legges fram – kandidatene reiser seg og får anledning til å presentere seg raskt selv

Valg

• Årsmøtets ordfører styrer valget

• Det kan her komme benkeforslag

• Ta godt vare på de som ikke blir valgt

Jobben er gjort!

Utfordringer

• Kandidater som ønsker gjenvalg i strid med

valgkomitéens kartlagte behov

– Ønsker egentlig å fortsette, men tror de ikke blir

valgt

– Ønsker å fortsette, men styret trenger annen

kompetanse/egnethet

– Ønsker å fortsette, men styret trenger fornyelse

Bruk tid til å få forståelse og ikke bitterhet

Benkeforslag – ta lærdom

• Hva skjedde og hvorfor?

• Burde valgkomitéen ha forutsett det?

• Er valgkomitéen i utakt?

– Går for fort fram – eller for seint?

– Vil ha endringer/ikke endringer som årsmøtet ikke er enig i?

– Uro i medlemsmassen, ulike leirer med ulikt syn?

• Fokus på profesjon – ikke person