Upaya perbaikan sistem manajemen mutu di PT. X berdasarkan ...

24Universitas Kristen Petra

4. UPAYA PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU PT. X

4.1. Sistem Manajemen Mutu PT. X

Sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh PT. X mengadopsi dari

beberapa standar internasional, antara lain: ISO 9001: 2000, Good Manufacturing

Practice (GMP) dan Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP).

Sistem-sistem tersebut di atas merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang

disebut dengan PT. X Integrated Quality Management System. Integrated Quality

Management System yang dijalankan oleh PT. X merupakan suatu program yang

mengimplementasikan Manajemen Kualitas Terpadu (Total Quality

Management), dimana di dalamnya terdapat:

· Cara-cara peningkatan performansi secara terus menerus (continuous

performance improvement) pada setiap level operasi/proses di dalam

organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal.

· Tanggung jawab dan kesadaran kualitas pada semua level dari manajemen

yang dikendalikan oleh manajemen puncak, dan menuntut keterlibatan dari

semua anggota organisasi dalam penerapannya.

· Pengukuran dan analisa yang dilakukan untuk mendapatkan tindakan-tindakan

perbaikan yang diperlukan, sebagai upaya untuk menjamin kepuasan

pelanggan.

4.2. Sistem Manajemen Mutu PT. X Berdasarkan ISO 9001: 2000

ISO 9001: 2000 merupakan salah satu standar yang diadopsi oleh PT. X

dalam menjalankan sistem manajemen mutunya. Di dalam ISO 9001: 2000 sendiri

terdapat beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh PT. X untuk

menjamin bahwa kualitas dari sistem, proses dan produk yang dimiliki oleh

perusahaan telah sesuai dengan standar yang berlaku. Beberapa persyaratan umum

dari ISO 9001: 2000 yang harus dipenuhi oleh PT. X adalah:

http://petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help/html

Universitas Kristen Petra

25

4.2.1. Perencanaan dan Identifikasi

Dalam perencanaan dan identifikasi manajemen mutu, dituntut adanya

tanggung jawab dan komitmen dari manajemen dalam penerapan sistem

manajemen mutu yang akan diharapkan. Manajemen puncak mengambil peranan

penting dari beberapa hal, seperti: perumusan kebijakan mutu, sasaran mutu dan

lain-lain, sekaligus merevisi dan merumuskan kebijakan baru disesuaikan dengan

kondisi dan perkembangan yang ada di dalam organisasi.

Di dalam perencanaan dan identifikasi sistem manajemen mutu ini,

perusahaan harus mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan oleh sistem.

4.2.2. Penerapan

Penerapan sistem manajemen mutu harus melibatkan semua anggota dari

organisasi. Semua proses dari setiap area fungsional dalam organisasi harus dapat

dijalankan dengan benar dan harus sesuai dengan standar yang berlaku.

4.2.3. Manajemen Data dan Dokumentasi

PT. X mempunyai document control center yang bertugas untuk

mengendalikan dan memelihara semua dokumen yang terdapat dalam sistem

manajemen mutu. Dokumen ini mencakup quality manual, SOP, instruksi kerja

dan rekaman mutu (quality record), dimana quality manual (manual mutu)

menjadi kewenangan dari kantor pusat sebagai pegangan sistem manajemen mutu

untuk seluruh grup PT. X di Indonesia. Karena PT. X merupakan salah satu

cabang dari grup, maka PT. X hanya berhak untuk membuat dan menetapkan

pedoman untuk pelaksanaan sistem manajemen mutu di plant ke dalam

dokumentasi Plant Management System, yang disebut sebagai Manual Mutu

Plant. Tingkat dokumentasi yang berikutnya adalah Standard Operating

Procedure (SOP) yang berisi tentang prosedur kerja yang terdapat di masing-

masing departemen dan bagian yang terdapat dalam PT. X. Selama ini PT. X

selalu berusaha untuk meningkatkan efektifitas SOP yang dimiliki dan berusaha

untuk memperbaiki kekurangan dari SOP yang dibuat. Setelah SOP, dokumentasi

yang lainnya adalah instruksi kerja (work instruction), yang berisi tentang urut-

urutan kerja yang benar dan mendetil untuk menjadi pedoman bagi operator untuk

menjalankan tugasnya. Dalam menjalankan aktifitas sehari-hari, banyak terdapat


26

catatan-catatan dan formulir-formulir yang digunakan operator dan karyawan PT.

X untuk mempermudah dan mendokumentasikan hasil pekerjaan yang dilakukan.

Formulir-formulir dan catatan-catatan tersebut dikendalikan oleh document

control center sebagai rekaman mutu (quality record) Di dalam sistem

manajemen mutu PT. X mempunyai piramida dokumentasi sesuai dengan ISO

9001: 2000 seperti di bawah ini:

ManualMutu Plant

SOP

Instruksi Kerja

Rekaman / Catatan Mutu

Gambar 4.1. Piramida Dokumentasi PT. X

4.2.4. Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan

Pemantauan dilakukan untuk mengukur efektivitas dari semua proses yang

dibutuhkan dalam sistem manajemen mutu. Dari pemantauan yang dilakukan,

akan dianalisa lebih lanjut sebagai langkah untuk peningkatan berkelanjutan baik

secara sistem, proses maupun produk di seluruh level organisasi dan area

fungsional tertentu.

4.3. Evaluasi Awal ISO 9001: 2000

Divisi Produksi PT. X terdiri dari tiga departemen, yaitu: Departemen

Processing, Departemen PPIC dan Departemen Warehouse, dan didukung oleh

dua sub-departemen yaitu Quality Assurance dan Safety Health and Environment

(SHE). Departemen Processing dibagi lagi menjadi beberapa unit kerja yaitu:

intake, hammermill, mixer, pelletizing, packing dan dibantu dengan hand add


27

premix. Departemen PPIC dan Warehouse terdiri dari dua bagian yaitu PPIC,

yang bertugas untuk melakukan perencanaan produksi serta mengontrol inventory

yang ada serta warehouse, yang bertugas untuk menyimpan material yang

digunakan untuk proses produksi pakan ternak. Sedangkan Departemen

Maintenance dibagi menjadi lima bagian, yaitu: Predictive and Preventive

Maintenance (PPM), Repair, Utility, Civil dan Boiler. Sedangkan Quality

Assurance bertugas untuk mengontrol kualitas proses dan produk yang dihasilkan

di setiap departemen tetap sesuai dengan standar yang diinginkan. Sedangkan sub-

departemen SHE bertugas menjaga keselamatan kerja setiap karyawan dalam

menjalankan tugasnya agar dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Evaluasi awal untuk melihat kondisi sistem manajemen mutu di Divisi

Produksi PT. X dilakukan dengan cara membandingkan kondisi aktual di PT. X

dengan persyaratan ISO 9001: 2000 serta mengisi checklist seperti yang terdapat

pada tabel 4.3.

4.3.1. Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu PT. X

Terdapat lima pasal yang terdapat dalam ISO 9001: 2000 yang menjadi

standar internasional yang harus dipenuhi oleh suatu perusahaan. Lima pasal

tersebut terdiri dari persyaratan sistem manajemen mutu, tanggung jawab

manajemen, manajemen sumbar daya, realisasi produk serta pengukuran, analisa

dan perbaikan. Berikut ini adalah kondisi awal perusahaan berdasar persyaratan

dari pasal-pasal ISO 9001: 2000:

4.3.1.1.Sistem Manajemen Mutu

Terdapat dua persyaratan utama, yaitu:

1. Persyaratan umum

Pasal ini menguraikan persyaratan umum yang harus dipenuhi oleh suatu

organisasi yang hendak melaksanakan sistem manajemen mutu. Sistem

manajemen mutu ditetapkan dan dirancang, kemudian didokumentasikan dan

dilaksanakan secara menyeluruh di seluruh organisasi.

Dengan membandingkan kondisi perusahaan dengan checklist ISO 9001:

2000, dapat diketahui bahwa:


28

· Perusahaan sudah mengidentifikasi proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem

manajemen mutu, hal ini ditunjukkan dengan adanya SOP pada proses-proses

yang ada.

· Perusahaan sudah menyediakan sumber daya yang diperlukan sistem

manajemen mutu, seperti adanya penunjukan management representative,

penunjukan auditor untuk mengaudit proses yang dijalankan, sedangkan untuk

document controller pada masing-masing departemen belum ditunjuk.

Sedangkan penyediaan informasi telah dipenuhi dengan adanya checklist

harian dan laporan bulanan yang diperlukan untuk memantau pekerjaan pada

setiap departemen yang ada.

· Perusahaan sudah menetapkan metode-metode untuk menjamin proses

berjalan sesuai dengan standar. Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam suatu

proses, perusahaan menggunakan NCR untuk mendeteksi kegagalan yang

terjadi, dan kemudian menganalisa tindakan perbaikan yang perlu dilakukan.

· Perusahaan belum menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk

peningkatan berkelanjutan, yang sudah dikerjakan adalah sebatas menganalisa

dan memperbaiki suatu kegagalan yang terjadi, yang sekaligus diharapkan

mampu mencegah kegagalan serupa terjadi di kemudian hari (permanent

corrective action).

2. Persyaratan Dokumentasi

· Perusahaan telah menetapkan standar pendokumentasian di dalam lingkungan

perusahaan. Hal ini termuat dalam SOP Pengendalian Dokumen.

· Perusahaan telah mempunyai kebijakan produksi dan tujuan mutu. Hanya saja

tujuan mutu perusahaan belum tertulis dan masih mengikuti standar dari pusat

sehingga ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan

perlu direvisi.

· Manual mutu masih dalam tahap pembuatan. Perlu diberi catatan bahwa

manual mutu dibuat dan ditetapkan oleh pusat, sedangkan PT. X sebagai salah

satu cabang tidak mempunyai kewenangan untuk menerbitkan manual mutu

sendiri. Karena itu PT. X menerbitkan dokumen Plant Management System

sebagai pedoman pelaksanaan sistem manajemen mutu di dalam plant.

Dokumen Plant Management System ini dapat dilihat pada lampiran. Untuk


29

selanjutnya, Plant Management System akan disebut sebagai Manual Mutu

Plant.

· Perusahaan mempunyai beberapa SOP yang dibutuhkan sesuai dengan standar

ISO 9001: 2000, yaitu SOP Internal Audit, SOP Pengendalian Dokumen, SOP

Produk Nonkonformans dan SOP Tindakan Korektif. Sedangkan yang belum

dimiliki yaitu SOP Tindakan Preventif dan SOP Pengendalian Catatan Mutu

(Quality Record).

4.3.1.2.Tanggung Jawab Manajemen

Pasal ini berisi mengenai beberapa persyaratan, yaitu:

1. Komitmen Manajemen

Dalam pasal ini dijelaskan hal-hal yang menjadi persyaratan bagi manajemen

puncak PT. X untuk membuktikan komitmennya dalam menjalankan sistem

manajemen mutu. Dari pengamatan awal, didapatkan beberapa hal sebagai

berikut:

· Manajemen puncak PT. X telah mempunyai kesadaran akan persyaratan-

persyaratan dan peraturan-peraturan yang harus diterapkan di lingkungan

organisasi dari produk yang ditawarkan. Hal ini tercantum pada label pakan

ternak yang memuat tentang pendaftaran merk.

· Manajemen puncak telah mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi

tentang pentingnya kepuasan pelanggan dengan cara melakukan customer

care.

· Manajemen telah menetapkan kebijakan mutu, namun perlu didokumentasikan

ke dalam Manual Mutu Plant. Sedangkan tujuan mutu (sasaran mutu) telah

ditetapkan oleh kantor pusat seperti yang ada dalam KPI (Key Performance

Indicator), sehingga manajemen PT. X mempunyai kewajiban untuk merevisi

tujuan mutu agar dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Tujuan mutu

ini perlu disahkan dan didokumentasikan ke dalam Manual Mutu Plant.

· Manajemen puncak telah menerapkan kaji ulang manajemen terhadap tujuan

mutu, namun prosedur resminya belum ada.

2. Fokus pada Pelanggan


30

Manajemen puncak harus berkomitmen penuh terhadap kepuasan pelanggan.

Komitmen terhadap kepuasan pelanggan ini telah dipenuhi oleh PT. X dengan

cara memenuhi persyaratan yang diajukan oleh pelanggan serta memenuhi

persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan, namun nantinya akan

diperlukan oleh pelanggan.

Manajemen puncak PT. X bekerja sama dengan Marketing Division dan Feed

Tech Division memenuhi keinginan pelanggan dengan adanya customer care

dan menindaklanjuti setiap keluhan pelanggan yang masuk.

3. Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu yang dimiliki perusahaan telah sesuai dengan visi dan misi

yang ada. Kebijakan mutu ini terdiri dari lima subyek, yaitu:

a. keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan,

b. mutu produk,

c. biaya,

d. perawatan mesin dan

e. sumber daya.

Kebijakan mutu ini perlu didokumentasikan ke dalam Manual Mutu Plant dan

disahkan oleh manajemen puncak, dan dikendalikan oleh Quality Assurance

sebagai dokumen resmi.

Satu hal yang perlu dilakukan lagi yaitu re-sosialisasi kepada seluruh anggota

organisasi agar semuanya dapat memahami dan mengerti kebijakan mutu yang

diterapkan oleh manajemen puncak.

4. Perencanaan

Perencaan menurut pasal ini meliputi:

· Tujuan mutu

Tujuan mutu yang dimiliki PT. X didapat dari KPI yang merupakan standar

yang ditetapkan oleh manajemen pusat. Agar sesuai dengan kondisi

perusahaan dan tetap relevan dengan visi, misi dan kebijakan mutu, maka

diperlukan revisi dari manajemen.

· Perencanaan sistem manajemen mutu

Manajemen puncak telah memenuhi beberapa persyaratan yang diperlukan

dalam sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001: 2000. Beberapa hal


31

yang belum sesuai seperti pengecualian pasal-pasal yang tidak bisa diterapkan

dalam perusahaan harus dimasukkan ke dalam Manual Mutu Plant PT. X.

5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

Persyaratan mengenai pasal ini terdiri dari:

· Tanggung jawab dan wewenang

Manajemen puncak telah mengidentifikasi fungsi-fungsi masing-masing

anggota organisasi di dalam job description dan telah menyusun setiap level

organisasi ke dalam struktur organisasi PT. X, sehingga hubungan antara

anggota organisasi dapat dilihat dengan jelas.

Sedangkan untuk sosialisasinya perlu diadakan lagi, karena beberapa anggota,

khususnya dari level bawah tidak mengerti secara spesifik tanggung-jawab

dan wewenang resmi masing-masing.

· Wakil manajemen

Manajemen puncak telah menunjuk seorang Wakil Manajemen (Management

Representative), yaitu Quality Assurance Officer yang bertugas untuk

menjamin proses-proses dalam sistem manajemen mutu tetap terpelihara,

sekaligus melaporkan perkembangan sistem manajemen mutu kepada

manajemen puncak dan mengkomunikasikan pentingnya memenuhi

kebutuhan pelanggan kepada anggota organisasi yang lain.

· Komunikasi internal

Proses aliran komunikasi yang dijalankan dalam perusahaan belum optimal,

khususnya komunikasi yang mengalir dari departemen ke departemen yang

lain, sehingga perlu koordinasi yang lebih baik lagi.

6. Kaji ulang manajemen (management review)

Pasal ini terdiri dari:

· Persyaratan umum

Manajemen puncak PT. X menetapkan management review meeting setiap

tiga bulan sekali. Namun belum ada prosedur resmi yang mengatur

pelaksanaan kaji ulang manajemen ini sehingga pelaksanaanya belum optimal.

· Input kaji ulang manajemen


32

Input dari kaji ulang manajemen sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:

2000, hanya saja hasil audit internal tidak ada disebabkan pelaksanaan audit

internal PT. X belum berjalan dengan baik.

· Output kaji ulang manajemen

Output dari kaji ulang manajemen PT. X telah sesuai dengan persyaratan yang

ada, baik untuk peningkatan sistem manajemen mutu sendiri, kepuasan

pelanggan maupun penyediaan sumber daya yang diperlukan.

4.3.1.3.Manajemen Sumber Daya

Pasal ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu:

1. Penyediaan sumber daya

PT. X telah menyediakan sumber daya yang diperlukan sistem manajemen

mutu, yang bertujuan untuk kepuasan pelanggan dan peningkatan sistem

manajemen mutu.

2. Sumber daya manusia

Pasal ini terdiri dari:

· Persyaratan umum

PT. X mempunyai job specification yang memuat pendidikan yang diperlukan

untuk posisi masing-masing. Di PT. X masih banyak yang belum sesuai dasar

pendidikannya, namun hal itu tidak menjadi masalah karena bisa ditutupi

dengan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota masing-

masing.

· Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

PT. X mempunyai indikator untuk mengetahui kompetensi dari masing-

masing karyawan yang disebut KPI. Sedangkan untuk kesadaran anggota

mengenai hubungan pekerjaan mereka dengan mutu hanya bisa dilihat sebatas

level supervisor saja, sedangkan untuk level bawah masih kurang, hal itu juga

ditemukan pada kesadaran mereka mengenai kontribusi pekerjaan mereka

untuk pencapaian tujuan mutu. PT. X menyediakan training bagi karyawan

yang membutuhkan, sedangkan dari evaluasi tentang hasil dari training masih

kurang, hal ini harus diperhatikan.

3. Infrastruktur


33

PT. X menyediakan peralatan untuk proses dengan baik, baik itu perangkat

lunak maupun perangkat keras. Sudah ada sistem komputerisasi (SAP) dan

otomasi untuk lebih mengoptimalkan produksi yang dijalankan. PT. X juga

menyediakan bangunan yang layak pakai. Selain itu, untuk transportasi dan

komunikasi PT. X menyediakan fasilitas yang memadai, seperti mobil

transportasi, telepon dan internet.

4. Lingkungan kerja

Lingkungan kerja sebagai tempat untuk operasional perusahaan telah

disediakan dan dipelihara dengan baik, sehingga mendukung kesesuaian

persyaratan produk.

4.3.1.4.Realisasi Produk

Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi

dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak

menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-

persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:

1. Perencanaan realisasi produk

Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama dengan Feed Tech Division dalam

hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi

penerimaan produk.

PT. X belum memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000

yang tidak dapat dipenuhi yang dikarenakan bukan menjadi tanggung jawab

dan wewenang dari PT. X.

2. Proses yang Terkait dengan Pelanggan

· Identifikasi persyaratan yang terkait dengan produk

PT. X telah mencantumkan persyaratan-persyaratan di luar permintaan

pelanggan, seperti bahan-bahan produk, petunjuk penggunaan di label pakan.

Selain itu, PT. X juga mencantumkan persyaratan hukum di label seperti izin

usaha dan lain-lain.

· Peninjauan ulang yang terkait dengan persyaratan dari produk


34

Untuk persyaratan ini, tidak hanya melibatkan PT. X saja, namun juga

menuntut kerja sama dengan divisi lain, seperti Feed Tech dan Marketing.

3. Komunikasi dengan pelanggan

PT. X tidak secara langsung berhubungan dengan pelanggan. Baik itu dalam

penerimaan informasi maupun penerimaan pesanan. PT. X hanya

berhubungan dengan pelanggan secara langsung apabila terdapat keluhan

pelanggan yang masuk. Prosedur penanganan keluhan pelanggan ini telah

terdapat dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan.

4. Ketentuan produksi dan pelayanan

· Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan

PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat

laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan

review minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan

oleh departemen maintenance.

· Identifikasi dan kemampuan telusur

PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang

diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap

produk.

· Penjagaan/pemeliharaan produk

PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai

dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di

dalam Quality Planning (QP), dan pelaksanaannya dikerjakan oleh Quality

Assurance Officer.

4.3.1.5.Pengukuran, Analisa dan Peningkatan

1. Persyaratan umum

PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam

klausul ini. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk pengukuran dan

analisa untuk membuktikan kesesuaian.

2. Pengukuran dan pemantauan

Pasal ini terdiri atas:

· Kepuasan dan pemantauan


35

PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang

kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan

pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan

pelanggan telah ditetapkan dalam SOP Penanganan Keluhan Pelanggan.

· Audit Internal

PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal

perusahaan. Namun dalam hal pelaksanaannya belum optimal, bahkan tidak

dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal dan perencanaan yang ada.

· Pengukuran dan pemantauan proses-proses

PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang

dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan

melaksanakan QP harian yang dilakukan oleh Quality Assurance Officer.

· Pengukuran dan pemantauan produk

PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan

produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X

sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai

pedoman untuk pemrosesan dan pengeluaran produk.

3. Pengendalian produk nonkonformans

PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap

produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan

dipertanggung jawabkan oleh perusahaan.

4. Analisa data

Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur

dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem

manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk

mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses.

Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut

merupakan wewenang dari Purchasing Division.

5. Peningkatan

Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu

perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa

dilihat di bawah ini:


36

· Peningkatan terus-menerus

PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara

lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses kaji ulang manajemen karena audit

internal merupakan bagian penting sebagai input dari proses kaji ulang

manajemen tersebut. Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI masih harus

direvisi sesuai dengan kebijakan manager dan plant manager karena banyak

hal yang sudah tidak sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. Hal terakhir

yang harus dilakukan adalah menetapkan prosedur kaji ulang manajemen

(management review) agar pelaksanaannya dapat terkontrol dengan baik.

· Tindakan korektif

Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-

case dengan bantuan tool fishbone diagram, hal ini perlu di-review apakah

pembuatan fishbone diagram telah dilakukan dengan baik dan dilakukan

dengan proses brainstorming oleh anggota-anggota organisasi yang

berwenang, perlu peran supervisor dalam mengontrol pembuatan fishbone ini.

· Tindakan preventif

Dengan adanya tindakan perbaikan diatas, PT. X mengharapkan agar tindakan

perbaikan yang dilakukan juga dapat digunakan sebagai tindakan pencegahan

permanen (corrective permanent action) agar kejadian serupa tidak terulang

lagi di masa mendatang. Departemen Maintenance telah menerapkan analisa

kritis untuk mendeteksi kerusakan pada mesin-mesin produksi. Belum ada

SOP Tindakan Preventif, untuk itu diperlukan penetapan alat untuk

mendeteksi kegagalan potensial yang mungkin terjadi sekaligus cara-cara

pencegahannya.

4.3.2. Checklist Persyaratan Umum ISO 9001: 2000

Checklist Persyaratan Umum ISO 9001: 2000 berisi persyaratan-

persyaratan utama sesuai dengan standar yang diminta oleh ISO 9001: 2000, yang

berfungsi sebagai alat untuk melihat kondisi awal sistem manajemen mutu PT. X.

4.3.2.1.Cara Pemberian Nilai

Penilaian dilakukan penulis untuk menggambarkan kondisi sistem manajemen

mutu PT. X berdasarkan persyaratan-persyaratan ISO 9001: 2000. Penilaian

dilakukan sesuai kriteria dalam tabel berikut:


37

Tabel 4.1. Kriteria PenilaianNilai 4 3 2 1

Parameter

- ada inovasidan dapatditerima sesuaistandar- penerapandilaksanakansepenuhnya

- terdapat buktimemadaitentangpelaksanaan

- minor non-conformance

- penerapandilaksanakansepenuhnya

- terdapat buktimemadaitentangpelaksanaan

- major non-conformance

- sebagianyangdisyaratkantidak dijalankan- terdapat buktimemadaitentangpelaksanaan

- critical non-conformance

- persyaratantidakdilaksanakan

- tidakterdapat buktimemadaitentangpelaksanaan

Penilaian dengan kriteria seperti pada tabel di atas dilanjutkan dengan

menghitung prosentase kesesuaian keadaan aktual di lapangan dibandingkan

dengan persyaratan umum ISO 9001: 2000, sehingga akan diketahui gambaran

secara umum pelaksanaan sistem manajemen mutu PT. X. Untuk memudahkan

penggambaran keadaan di lapangan, kesesuaian disajikan dalam bentuk diagram

batang. Kriteria dari diagram batang dapat dilihat dalam tabel berikut ini:

Tabel 4.2. Kriteria Diagram Batang Kesesuaian SMM PT. XKesesuaian (%) Arti

25-40 kurang41-60 cukup61-80 baik

81-100 memuaskan

4.3.2.2.Analisa dan Penilaian Kondisi Awal Sistem Manajemen Mutu PT.X

Analisa dan pemberian nilai pada sistem manajemen mutu yang telah di-

implementasikan PT. X bisa dilihat pada tabel berikut ini:


38

Tabel 4.3. Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu


39

Tabel 4.3. Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu (sambungan)


40

Tabel 4.3. Checklist Evaluasi Awal Sistem Manajemen Mutu (sambungan)General

Requirement ISO 9001: 2000 Aktual PT. X Nilai

Pemantauandan peningkatan

berkelanjutan

Adanya tindakan-tindakandan analisa untukpeningkatan berkelanjutan

Terdapat analisa untukpeningkatan berkelanjutan,baik untuk proses, produkmaupun personel

3

Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan

umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 dijelaskan dalam tabel sebagai

berikut:

Tabel 4.4. Kesesuaian Awal Sistem Manajemen Mutu PT. XNo Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti

1. Perencanaan dan identifikasi 64.28 Baik

2. Penerapan 60.71 Cukup

3. Manajemen data dan dokumentasi 50 Cukup

4. Pemantauan dan peningkatanberkelanjutan 62.5 Baik

Rata-rata 59.37 Cukup

Kesesuaian tiap-tiap persyaratan umum di atas digambarkan dalam grafik di

bawah ini:

Grafik Kesesuaian Awal SMM PT. X

64.28 60.7150

62.5

010203040506070

1 2 3 4

Persyaratan Umum ISO 9001: 2000

Kesesuaian(%)

Gambar 4.2 Grafik Kesesuaian Kondisi Awal SMM PT. X


41

Dari tabel 4.4 di atas, didapatkan ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-

tiap persyaratan umum sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X adalah

sebagai berikut:

1. Perencanaan dan identifikasi : 35.72%

2. Penerapan : 39.29%

3. Manajemen data dan dokumentasi : 50%

4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 37.5%

Dari hasil prosentase di atas, dapat dilihat bahwa ketidaksesuaian terbesar

terletak pada kriteria manajemen data dan dokumentasi, yaitu sebesar 35.72% di

PT. X, dan secara berturut-turut disusul oleh pemantauan dan peningkatan

berkelanjutan sebesar 39.29%, penerapan sebesar 50% dan kemudian yang

terakhir adalah perencanaan dan identifikasi, dimana ketidaksesuaian yang ada di

sistem manajemen mutu PT. X sebesar 37.5%. Data ketidaksesuaian di atas

tersebut akan digunakan untuk analisa awal dan menentukan tindakan-tindakan

perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasinya. Analisa dilakukan dengan

pareto chart untuk mencari penyebab ketidaksesuaian terbesar dan ditindaklanjuti

dengan pembuatan fishbone diagram untuk menemukan akar permasalahan yang

sebenarnya terjadi. Pembuatan fishbone diagram dilakukan dengan cara

wawancara dan brainstorming dengan pihak Quality Assurance Officer dan

anggota organisasi yang bersangkutan sehingga dapat dicari akar permasalahan

seobyektif mungkin. Setelah akar permasalahan dapat dideteksi, kemudian akan

diusulkan perbaikan-perbaikan yang harus diusulkan kepada pihak manajemen

sehingga bisa dipilah-pilah upaya-upaya perbaikan yang memungkinkan

dilakukan mengingat kondisi dan situasi perusahaan. Tindakan perbaikan yang

bisa dilakukan akan diimplementasikan dan diterapkan di sistem manajemen mutu

PT. X dan diharapkan mampu membenahi kekurangan yang ada. Berikut ini

adalah analisa lebih lanjut dengan menggunakan pareto chart dan fishbone

diagram.


42

4.3.2.3.Pareto Chart

3 2 4 150.00 39.29 37.50 35.7230.8 24.2 23.1 22.030.8 54.9 78.0 100.0

0

50

100

150

0

20

40

60

80

100

DefectCount

PercentCum %

Percent

Count

Pareto Ketidaksesuaian SMM PT. X

Gambar 4.3. Pareto Chart Ketidaksesuaian Sistem Manajemen Mutu PT. X

Pareto chart 80/20 digunakan untuk mendeteksi 20% penyebab ketidaksesuaian

dan mengatasinya untuk memperbaiki 80% ketidaksesuaian yang terjadi. Analisa

pareto chart di atas diawali dengan menarik garis lurus dari parameter prosentase

pada sisi kanan diagram, dimulai dari titik 80, yang menunjukkan akumulasi

prosentase ketidaksesuaian yang terjadi dan menarik garis lurus ke kiri hingga

menyentuh titik pada garis merah . Dari titik perpotongan ini dilanjutkan dengan

menarik garis vertikal ke bawah hingga menyentuh diagram batang berwarna biru.

Dari garis vertikal ini bisa didapatkan daerah arsiran yang menandakan daerah

yang menjadi penyebab ketidaksesuaian terbesar. Diagram batang yang

bersentuhan dengan daerah arsiran inilah yang menjadi 20% penyebab

ketidaksesuaian sehingga harus diatasi untuk memperbaiki 80% ketidaksesuaian

yang terjadi pada sistem manajemen mutu PT. X, yaitu:

· persyaratan 3, yaitu manajemen data dan dokumentasi,

· persyaratan 2, yaitu penerapan,

· persyaratan 4, yaitu pemantauan dan peningkatan berkelanjutan.


43

Ketiga penyebab kecacatan terbesar di atas kemudian dianalisa dengan

fishbone untuk mencari root-case masing-masing item, sehingga dapat dicari

tindakan-tindakan perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah yang

ada.

4.3.2.4.Fishbone Diagram

Berikut ini adalah fishbone diagram yang dibuat dengan tujuan untuk

mencari dan menemukan sebab-sebab yang menjadi permasalahan sehingga

terjadi ketidaksesuaian dalam sistem. Fishbone dibuat untuk ketiga kategori

persyaratan umum, yaitu manajemen data dan dokumentasi, penerapan dan

pemantauan dan peningkatan berkelanjutan.

a. Fishbone Diagram Kriteria Manajemen Data dan Dokumentasi

Dokumentasi

Man

Tools Metode

Kurangnyaqualityawareness

Kurangnyaqualityknowledge

Kurangnyatrainingkualitas

Pemahamantentangpentingnyadokumentasi

kurangBelumadaSOP

PengendalianQualityRecord

Sosialisasi pentingnyadokumentasi kurang

Koordinasi kurang

Audit Internal belumberjalan

Kurangnyakoordinasi

Traceabilityrendah

BelumadaPICdocument controller

Di masing-masing dept.

Kurangnyaqualityawareness

BelumadaSOPPengendalianQualtyRecord

Sistemdokumentasibelumlengkap

Belumadamanual mutu

Guidelinemanual mutu

Sasaran mutubelumsesuai dengan kondisi

BelumadarevisiKPI

Training kualitaskurang

Gambar 4.4 Fishbone Diagram Kriteria Manajemen Data dan Dokumentasi


44

b. Fishbone Diagram Kriteria Penerapan

Penerapan

Metode

Audit Internalbelum berjalan

Anggapan mutu adalahtanggung jawab QC/QA

Kurangnya kesadaranmanfaat auditTools

Belum adamanual mutu

Belum adaguideline dari pusat

Man

Kurangnya kesadarankaryawan akan kualitas

Kesadaran dokumentasi rendahSosialisai dan training kualitas kurang

Evaluasi training kurang

Paradigma mengenai mutuadalah tanggung jawab dari QC/QA

Kurangnya sosialisasi

Belum mengetahuifungsi dari tujuan mutu

Kurangnya sosialisasitujuan mutu

Kurangnya informasipentingnya tujuan jutu

Gambar 4.5 Fishbone Diagram Kriteria Penerapan

c. Fishbone Diagram Kriteria Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan

Pemantauandanpeningkatanberkelanjutan

Man

Kurangnyaqualityknowledge

danquality awareness

Pemahaman manfaatdokumentasi kurang

Sosialisasi kurang

Tools

Belumada prosedurManagement Review

Perlupenyesuaiansasaranmutu

Belumada revisiKPI

Metode

Belumada tindakanpencegahanyangjelas

Analisa kurang

Audit Internal belumberjalan

Kurangnyakesadaranmanfaat audit

Kurangnyasosialisasi

Belumada SOPT. Preventif

Pemahamanpengendaliandokumenkurang

Gambar 4.6. Fishbone Diagram Kriteria Pemantauan dan Peningkatan

Berkelanjutan


45

Dengan fishbone diagram di atas, dapat dilihat permasalahan yang

menjadi penyebab ketidaksesuaian dari sistem manajemen mutu PT. X. Penyebab-

penyebab itulah yang harus diperbaiki agar efektifitas sistem manajemen mutu

dapat meningkat. Dengan analisa pareto chart dan fishbone di atas, diambil

langkah-langkah perbaikan yang memungkinkan. Perbaikan-perbaikan yang

dilakukan tersebut dijelaskan dalam sub bab berikut ini.

4.4. Upaya Perbaikan Sistem Manajemen Mutu PT. X

Upaya perbaikan dilakukan dengan pertimbangan-pertimbangan khusus

agar sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan pada saat perbaikan dilakukan.

Pertimbangan-pertimbangan khusus tersebut berasal dari masukan dan saran dari

Plant Manager PT. X dan Quality Assurance Officer yang lebih memahami

kondisi perusahaan, sehingga diharapkan nantinya perbaikan yang dilakukan

berhasil mengatasi kekurangan dan ketidaksesuaian yang ditemukan. Upaya

perbaikan ini disesuaikan dengan hasil analisa pareto dan fishbone agar tepat

dengan sasaran. Secara berturut-turut sesuai dengan persyaratan-persyaratan ISO

9001: 2000 upaya perbaikan yang dilakukan adalah sebagai berikut:

4.4.1. Sistem Manajemen Mutu

Terdiri dari 2 persyaratan utama yaitu:

4.4.1.1.Persyaratan Umum

Pada persyaratan ini perusahaan dituntut untuk mengidentifikasi proses-

proses yang dibutuhkan dan dibuat dalam bentuk dokumentasi, sehingga

perusahaan selalu berusaha untuk meminimalisir ketidaksesuaian yang terjadi.

Perbaikan yang lain yang telah dilakukan adalah pembuatan business process dan

function business process untuk menggambarkan urut-urutan dan interaksi proses

yang dijalankan di masing-masing bagian. Business process merupakan gambaran

umum mengenai urutan dan interaksi proses yang diawali dari masuknya

input/pesanan dari Marketing Division dan berakhir pada saat produk keluar dari

warehouse, beserta keterkaitan proses dengan SOP yang berlaku/mengatur proses

tersebut. Sedangkan function business process merupakan gambaran yang lebih

detil mengenai proses yang terjadi pada tiap-tiap bagian yang terdapat dalam


46

departemen yang ada di PT. X, yaitu Departemen PPIC and Warehouse,

Departemen Processing dan Departemen Maintenance. Di dalam function

business process juga tertera SOP yang mengatur masing-masing aktifitas yang

dijalankan. Business process dan function business process ini dapat dilihat pada

manual mutu plant.

4.4.1.2.Persyaratan Dokumentasi

Sesuai dengan pasal ini, perbaikan dilakukan dengan cara:

· Menetapkan kebijakan mutu, visi dan misi dan dimasukkan ke dalam manual

mutu plant.

· Membuat manual mutu plant sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2000 yang

berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu PT. X

dan juga pengecualian persyaratan-persyaratan yang tidak bisa dipenuhi.

Manual mutu plant ini dapat dilihat pada lampiran 1.

· Memperbaiki document control center di PT. X sendiri untuk memelihara

semua dokumentasi yang berlaku di lingkungan perusahaan. Pekerjaan yang

sudah dilakukan adalah sebagai berikut:

o Mengidentifikasi prosedur yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu

dengan cara membuat Index SOP, Index Instruksi Kerja (Working Instruction)

dan Index Formulir. Index-index tersebut dimasukkan ke dalam manual mutu

plant yang terdapat pada lampiran.

o Menarik dokumen usang dan memusnahkannya.

o Mengontrol pendistribusian dokumen dan mendokumentasikan dalam catatan

mutu yang sudah disahkan.

o Mengadakan re-sosialisasi SOP yang berlaku di semua departemen.

o Mengontrol penomoran formulir yang berlaku.

· PT. X telah menugaskan salah seorang supervisor dari masing-masing

departemen yang dinilai capable untuk menjadi PIC document controller.

Tugas dari document controller tersebut yaitu memelihara segala dokumentasi

dari departemen masing-masing, termasuk cacatan mutu yang dibuat, SOP dan

instruksi kerja yang dibutuhkan pada setiap operasi yang ada.


47

· Membuat sasaran mutu/tujuan mutu dengan merevisi tujuan mutu yang

terdapat pada KPI. Revisi dilakukan oleh manajer departemen masing-masing

dengan persetujuan dari plant manager sehingga tujuan mutu yang baru ini

sesuai dengan kondisi dan situasi perusahaan.

· Membuat SOP FMEA sebagai SOP Tindakan Preventif untuk mendeteksi

kegagalan dan menetapkan tindakan-tindakan pencegahan yang dapat

dilakukan agar kegagalan tidak terjadi.

· Melengkapi SOP Pengendalian Dokumen dengan prosedur pengendalian

catatan mutu/quality record agar pengendalian dan pemeliharaan catatan mutu

dapat dijalankan dengan benar.

4.4.2. Tanggung Jawab Manajemen

Terdiri dari pasal-pasal berikut ini:

4.4.2.1.Komitmen Manajemen

Untuk menjamin kesadaran mutu dari seluruh anggota organisasi,

perusahaan berusaha untuk terus melakukan sosialisasi. Sedangkan mengenai

kebijakan mutu, penetapan tujuan mutu, kali ulang manajemen dan komitmen

perusahaan terhadap kepuasan pelanggan akan dijelaskan lebih lanjut di bawah

ini:

4.4.2.2.Fokus pada Pelanggan

Manajemen puncak PT. X telah berkomitmen penuh untuk selalu fokus

pada kepuasan pelanggan. Pada pasal ini hanya dibutuhkan kegiatan maintaining

kegiatan-kegiatan pelaksanaannya saja karena sudah dilakukan dengan baik

selama ini.

4.4.2.3.Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu telah ditetapkan dan dimasukkan ke dalam manual mutu

plant sebagai syarat yang terdapat pada ISO 9001: 2000.


48

4.4.2.4.Tujuan Mutu

Tujuan mutu atau sasaran mutu merupakan target kuantitas yang spesifik

dari setiap aktifitas yang dijalankan oleh masing-masing departemen yang

terdapat di PT. X. Tujuan mutu ini didapat dengan cara merevisi KPI yang didapat

dari pusat, karena beberapa parameter yang terdapat dalam KPI tidak sesuai

dengan kondisi perusahaan. Revisi target masing-masing departemen ini

dilakukan oleh manajer masing-masing departemen terkait untuk dan disesuaikan

dengan kondisi dan pencapaian perusahaan sekarang ini. Sasaran mutu plant dapat

dilihat pada manual mutu plant.

4.4.2.5.Kaji Ulang Manajemen

Selama ini kaji ulang manajemen dilakukan setiap tiga bulan sekali dengan

prosedur yang belum jelas. Untuk itulah dibuat SOP Kaji Ulang Manajemen yang

berisi tentang aturan dan prosedur dari kaji ulang manajemen (management

review), sekaligus juga alat yang digunakan untuk review dan pelaporan setiap

pencapaian yang didapat oleh masing-masing departemen yaitu Form

Department/Section Target Progress Report.

4.4.2.6.Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

PT. X telah menetapkan dan memenuhi persyaratan ISO 9001: 2000

mengenai SOP yang harus dipunyai, yaitu:

· SOP Pengendalian Dokumen

· SOP Audit Internal (mengikuti SOP Audit Internal dari pusat)

· SOP Tindakan Pencegahan (lewat SOP FMEA)

· SOP Tindakan Perbaikan (lewat SOP NCR)

· SOP Pengendalian Catatan Mutu (dimasukkan ke dalam SOP Pengendalian

Dokumen)

· SOP Pengendalian Produk Nonkonformans

4.4.2.7.Komunikasi Internal

Manajemen menjamin komunikasi internal, baik antar departemen maupun

antar divisi dapat berjalan dengan baik. Yaitu dengan cara penetapan cacatan


49

harian dan meeting yang terjadwal, sehingga komunikasi dapat berjalan dengan

baik dan benar.

4.4.2.8.Audit Internal

Manajemen puncak menjamin bahwa audit internal adalah sesuatu yang

sangat penting dan harus segera dilakukan. Koordinasi yang baik diharapkan

mampu mengatasi masalah yang dihadapi sehingga menghambat jalannya

kegiatan audit internal ini. Apabila audit internal dapat berjalan dengan baik,

maka hasil dari audit internal tersebut dapat digunakan sebagai salah satu input

untuk kaji ulang manajemen dan juga dapat digunakan untuk mengontrol proses

berjalannya sistem manajemen mutu agar senantiasa sesuai dengan standar yang

berlaku.

4.4.2.9.Wakil Manajemen (Management Representative)

Manajemen telah menunjuk Quality Assurance Officer sebagai wakil

manajemen untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen mutu

dalam organisasi. Dalam tugasnya wakil manajemen telah bekerja dengan baik

untuk memelihara sistem manajemen mutu dan sekaligus menjadi jembatan antara

manajemen dan level di bawahnya agar pelaksanaan sistem manajemen dapat

berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar. Wakil manajemen ini bertugas

melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu dan bertanggung-jawab langsung

kepada Plant Manager.

4.4.2.10.Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab Organisasi

Manajemen puncak telah menetapkan struktur organisasi yang berlaku

sekarang ini. Selain itu telah dilakukan perubahan job description untuk

menyesuaikan dengan kondisi yang ada.

4.4.3. Manajemen Sumber Daya

ISO 9001: 2000 memberi persyaratan dalam pasal ini supaya perusahaan

menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem manajemen dan


50

memeliharanya supaya dapat digunakan dengan benar. Pasal ini terdiri dari

beberapa persyaratan, yaitu:

4.4.3.1.Penyediaan Sumber Daya

PT. X sudah menetapkan metode untuk penyediaan sumber daya yang

dibutuhkan sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk kepuasan pelanggan dan

mengalokasikan sumber daya yang tersedia tepat waktu.

4.4.3.2.Sumber Daya Manusia

Pasal ini terdiri atas beberapa persyaratan, yaitu:

1. Persyaratan umum

PT. X telah menetapkan kebutuhan kompetensi dari setiap personel yang

dibutuhkan dalam organisasi, di mana di dalamnya terdapat kebutuhan

pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman untuk masing-masing

karyawan. Ketetapan kebutuhan kompetensi tersebut sudah didokumentasikan ke

dalam job specification dan dijadikan satu ke dalam job description masing-

masing personel.

2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

PT. X memastikan untuk selalu memperhatikan kebutuhan training bagi

karyawannya. Training sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi dan

keterampilan dari masing-masing personel.

Kesadaran karyawan akan pentingnya pekerjaan mereka sehubungan dengan

efektifitas sistem manajemen mutu masih kurang. Perbaikan bisa dilakukan

dengan memberikan training kualitas untuk para karyawan, khususnya karyawan

level bawah. Training kualitas diharapkan mampu meningkatkan quality

knowledge dari karyawan, sehingga secara otomatis dapat menimbulkan quality

awareness dari mereka dan merubah paradigma kualitas yang menggangap bahwa

kualitas adalah tanggung jawab dari Quality Assurance dan Quality Control saja.

Training bisa dilakukan melalui supervisor dari masing-masing bagian, namun

belum bisa direalisasikan disebabkan karena adanya keterbatasan waktu.


51

Evaluasi training yang menjadi persyaratan dalam pasal ISO 9001: 2000 ini juga

masih kurang di beberapa departemen. Sehingga efektifitas dari training yang

telah diberikan tidak dapat diketahui dengan jelas.

Dokumentasi untuk kegiatan training hanya terbatas pada jadwal training,

undangan training dan daftar hadir. Hal ini perlu diperbaiki di masa mendatang

jika training akan dilakukan.

3. Infrastruktur

PT. X telah memenuhi persyaratan dalam pasal ini dengan baik, penyediaan

sarana pendukung pemenuhan persyaratan produk telah dilakukan dengan baik,

baik dari penyediaan dan pemeliharaan bangunan, ruang kerja, sarana

telekomunikasi dan transportasi, juga sekaligus perangkat keras dan perangkat

lunak yang digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

4. Lingkungan kerja

PT. X telah memenuhi kriteria persyaratan ini dengan cara menetapkan dan

memelihara lingkungan kerja yang baik dan memadai untuk setiap proses dalam

sistem manajemen mutu dan juga memastikan kenyamanan dan keamanan

lingkungan kerja bagi karyawan. Definisi lingkungan kerja yang sesuai untuk

proses operasional telah ditentukan dengan parameter yang jelas.

4.4.4. Realisasi Produk

Di dalam pasal ini, terdapat beberapa persyaratan yang tidak bisa dipenuhi

dalam sistem manajemen mutu PT. X dikarenakan beberapa pasal tersebut tidak

menjadi kewenangan dari PT. X. Sedangkan di bawah ini adalah persyaratan-

persyaratan yang bisa dipenuhi oleh PT. X:

4.4.4.1.Perencanaan Realisasi Produk

Dalam persyaratan ini, PT. X bekerja sama dengan Feed Tech Division

dalam hal catatan-catatan penerimaan produk, hasil sampling dan hasil validasi

penerimaan produk.


52

PT. X telah memberi pernyataan tentang pasal-pasal dalam ISO 9001: 2000

yang tidak dapat dipenuhi, dan memasukkan ke dalam manual mutu plant yang

terdapat pada lampiran.

4.4.4.2.Proses yang Terkait dengan Pelanggan

Semua proses yang terkait dengan pelanggan, seperti pencantuman

persyaratan-persyaratan, baik yang diminta oleh pelanggan maupun tidak telah

dilakukan oleh PT. X. Untuk peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang

diinginkan oleh pelanggan, PT. X bekerja sama dengan divisi lain di luar PT. X,

yaitu Feed Tech Division dan Marketing Division. Koordinasi perlu terus

ditingkatkan agar kepuasan pelanggan selalu dapat dipenuhi.

4.4.4.3.Komunikasi dengan Pelanggan

PT. X telah menetapkan prosedur komunikasi dengan pelanggan dalam

SOP Penanganan Keluhan Pelanggan dan menugaskan QA Officer sebagai

pemegang tanggung jawab dan wewenang dalam proses ini.

4.4.4.4.Ketentuan Produksi dan Pelayanan

1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan

PT. X menyediakan informasi yang terkait dengan karakteristik produk lewat

laporan harian. Instruksi-instruksi kerja telah dibuat dan terus dilakukan review

minimal satu tahun sekali. Untuk pemeliharaan alat telah dilakukan oleh

departemen maintenance.

2. Identifikasi dan kemampuan telusur

PT. X telah mendokumentasikan identifikasi unik dari setiap produk yang

diproduksi dalam kode-kode produksi dan kode-kode pakan dari setiap produk.

PT. X juga telah merencanakan untuk meningkatkan kemampuan telusur dengan

cara membuat kode pakan yang sama dengan cabang lain.

3. Penjagaan/pemeliharaan produk

PT. X telah menetapkan metode untuk pemeliharaan produk agar tetap sesuai

dengan persyaratan pelanggan selama pemrosesan internal, yaitu terdapat di

dalam Quality Planning(QP). Di dalam masa mendatang, diharapkan Quality

Planning bisa dilakukan oleh masing-masing PIC dari departemen yang


53

bersangkutan, dan hal ini menuntut kesadaran kualitas yang tinggi dari semua

anggota organisasi.

4.4.5. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan

Terdiri atas beberapa persyaratan berikut ini:

4.4.5.1.Persyaratan Umum

PT. X telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan

dalam klausul ini dengan baik. Teknik-teknik statistik telah dilakukan untuk

pengukuran dan analisa untuk membuktikan kesesuaian.

4.4.5.2.Pengukuran dan Pemantauan

Pasal ini terdiri atas:

1. Kepuasan pelanggan dan pemantauan

PT. X telah menetapkan metodologi untuk memperoleh informasi tentang

kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Baik berupa penerimaan formulir keluhan

pelanggan maupun dengan adanya customer care. Prosedur penanganan

pelanggan telah ditetapkan dalam SOP penanganan keluhan pelanggan.

2. Audit Internal

PT. X telah mempunyai prosedur resmi tentang pelaksanaan audit internal

perusahaan. Audit internal PT. X dilakukan dengan mengadopsi persyaratan-

persyaratan dari beberapa standar sistem mutu, yang telah dibahas pada awal

bab ini, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP. Penjadwalan

pelaksanaan telah ditetapkan oleh Quality Assurance Officer, hanya saja

pelaksanaan audit internal ini mengalami hambatan, sehingga belum dapat

berjalan dengan optimal.

3. Pengukuran dan pemantauan proses-proses

PT. X telah membuat metode untuk pengukuran dan pemantauan proses yang

dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan membuat dan

melaksanakan Quality Planning harian yang dilakukan oleh Quality

Assurance Officer. Untuk lebih meningkatkan pemantauan proses, PT. X telah

menetapkan beberapa prosedur baru, yaitu SOP PDCA for Department

Target. Dalam SOP ini dijelaskan prosedur untuk membuat Form PDCA yang


54

digunakan untuk mengontrol kegiatan analisa yang telah dilakukan, hasil-hasil

eksperimen dan analisa yang telah dilakukan, sekaligus perencanaan kegiatan

berikutnya yang bertujuan untuk memperbaiki target yang masih belum bisa

dicapai.

Hasil pengukuran dan pemantauan proses didokumentasikan ke dalam

formulir, namun pelaksanaannya tidak maksimal karena masih ditemukan

banyak formulir yang tidak diisi.

4. Pengukuran dan pemantauan produk

PT. X tidak terlibat secara langsung dalam proses pengukuran dan pemantauan

produk, karena hal ini dilakukan oleh Feed Tech Division, sedangkan PT. X

sendiri hanya memperoleh informasi dari Feed Tech Division sebagai

pedoman untuk proses pembuatan dan pengeluaran produk.

5. Pengendalian produk nonkonformans

PT. X telah menetapkan prosedur penanganan produk nonkonformans. Setiap

produk nonkonformans yang terjadi akibat kesalahan produksi akan

dipertanggung jawabkan oleh organisasi.

6. Analisa data

Analisa data yang tepat sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengukur

dan memantau proses, produk maupun hal-hal lain yang berhubungan sistem

manajemen mutu perusahaan. PT. X telah melakukan analisa data untuk

mengukur tingkat kepuasan pelanggan, karakteristik produk dan proses.

Sedangkan analisa untuk supplier tidak dilakukan karena hal tersebut

merupakan wewenang dari Purchasing Division.

7. Peningkatan

Pasal ini mengatur tentang usaha peningkatan terus-menerus dari suatu

perusahaan. PT. X masih kurang dalam hal peningkatan ini, hal tersebut bisa

dilihat di bawah ini:

· Peningkatan terus-menerus

PT. X mempunyai kekurangan karena belum melakukan audit internal secara

lancar, hal ini sangat mempengaruhi proses review manajemen karena audit

internal merupakan bagian penting sebagai input dari proses review.


55

Untuk itu telah mulai dilakukan audit internal untuk memantau kesesuaian

penerapan sistem manajemen mutu di setiap departemen yang ada di PT. X.

Audit internal yang dilakukan mengacu pada beberapa standar mutu yang

diadopsi oleh PT. X, yaitu ISO 9001: 2000, ISO 14000, GMP dan HACCP.

Diharapkan untuk ke depannya audit internal dapat dilakukan secara berkala

sesuai dengan perencanaan yang sudah ditetapkan, sehingga dapat menjadi

input bagi manajemen untuk memperbaiki dan memelihara sistem mutu yang

sudah diterapkan.

Tujuan mutu yang terdapat di dalam KPI sudah direvisi sesuai dengan

kebijakan manager dan Plant Manager sehingga tujuan mutu yang baru telah

sesuai dengan kondisi aktual di lapangan. SOP Management Review telah

disusun dan menunggu persetujuan dari manajemen untuk pengesahan dan

pelaksanaannya.

· Tindakan korektif

Tindakan perbaikan yang dilakukan berdasarkan NCR dan pencarian root-

case dengan bantuan tool fishbone diagram. Tindakan perbaikan yang diambil

berdasarkan analisa ini telah dapat mengatasi ketidaksesuaian yang selama ini

terjadi. Semua hasil dari tindakan perbaikan telah dicatat dalam cacatan mutu

dan telah disimpan.

· Tindakan preventif

PT. X telah menetapkan metode-metode untuk mendeteksi

ketidaksesuaian/kegagalan yang mungkin terjadi. Dengan adanya metode ini

diharapkan dapat meminimalisir ketidaksesuaian yang bisa terjadi. Metode

yang dipakai adalah analisa kritis, yang khusus dipakai untuk menganalisa

kegagalan yang mungkin terjadi pada mesin-mesin yang terdapat di feedmill.

PT. X telah menetapkan metode yang baru dalam hal ini, yaitu pemakaian

metode FMEA. Metode ini telah di muat dalam SOP Pembuatan FMEA dan

diharapkan pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik sehingga maksud dan

tujuan dari penggunaan metode ini dapat tercapai.


56

4.5. Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X

Evaluasi akhir ini dilakukan untuk mengukur peningkatan efisiensi sistem

manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Langkah-

langkah evaluasi yang dilakukan diawali dengan mapping checklist evaluasi akhir

untuk membandingkan kondisi awal sistem manajemen mutu dengan kondisi

setelah perbaikan dengan penilaian sesuai dengan kriteria penilaian yang terdapat

pada tabel 4.1.

4.5.1. Analisa dan Penilaian Kondisi Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. X

Sesuai dengan kriteria penilaian yang ada, kondisi akhir sistem manajemen

mutu PT. X berdasarkan persyaratan umum dari ISO 9001: 2000 adalah sebagai

berikut:

Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu


57

Tabel 4.5. Checklist Evaluasi Akhir Sistem Manajemen Mutu (sambungan)

GeneralRequirement Kondisi Awal Nilai Kondisi Akhir Nilai

Kebijakan mutu telahditetapkan, sudah

dimasukkan dalam manualmutu dan relevan denganvisi dan misi perusahaan,hanya saja sosialisasinya

kurang

3

Kebijakan telahdiperbaharui dan

dimasukkan ke dalammanual mutu plant.Sosialisasi belum

dilakukan

3

Sasaran mutu terdapatdalam KPI, namun belum

disesuaikan dengankondisi perusahaan

2

Target departemen telahdirevisi oleh manajer untuk

menyesuaikan dengankondisi plant. Dan

dimasukkan ke dalammanual mutu

3

Identifikasi prosedur telahdilakukan dengan cukupbaik, dan terus dilakukan

perbaikan untukmendukung peningkatan

SMM

4

Perbaikan danpemeliharaan dokumen

terus dilakukan. Terdapatbeberapa prosedur baru

yang bertujuan untukpeningkatan

4

Sudah ada penetapanmanagement

representative dan qualityassurance. Sedangkan

untuk document controllerpada masing-masingbagian belum ditunjuk

2

Sudah ada penunjukandocument controller di

masing-masingdepartemen

3

Perencanandan

identifikasi

Sudah ada strukturorganisasi dan job

description, namun jobdescription harus direvisikarena adanya beberapa

perubahan.

2Job Description sudah

direvisi dan disesuaikandengan kondisi aktual

3

Penyediaan sumber daya,baik material, tenaga kerja

dan infrastruktur sudahbaik.

3

Pemeliharaan sumberdaya, material, tenagakerja dan infrastrukturberjalan dengan baik

3

Kesadaran karyawanmasih terbatas hingga

level supervisor,sedangkan kesadaranlevel bawah masing

kurang

2Kesadaran karyawan

rendah, perlu diadakantraining kualitasPenerapan

Penunjukkan managementrepresentative telahdilakukan. Sudah

dilakukan dengan baikoleh QA Officer.

3

Pemeliharaan SMM olehmanagement

representative telahberjalan dengan baik,

namun masih adakoordinasi yang kurang

3


58



Penetapan PIC documentcontroller belum dilakukan 1

Penunjukandocument controller

sudah dilakukan,namun kinerjanya

belum bagus.

2

Pelatihan sudah dilakukansesuai dengan kebutuhan.Penjadwalan training dan

evaluasi perlu dilakukan agartepat sasaran

3

Mapping trainingneed sudah

dilakukan namunevaluasi belum

dilakukan denganbaik di beberapa

departemen

3

Metode untuk mengujiefektifitas banyak yang belum

dilakukan.2

Audit internal sudahmulai dilakukan

namun belum dapatberjalan lancar.Sudah ada SOP

Pembuatan FMEA.

2

Penerapan

Penerapan SMM sudahdilakukan cukup baik 3

Perbaikan untukSMM terusdilakukan.

3

Sudah ada pendokumentasianuntuk visi dan misi, kebijakan

mutu serta value. Namunbelum ada manual mutu,

termasuk di dalamnya tujuanmutu.

1

Manual mutu sudahdibuat, kebijakanmutu baru telah

dibuat, tujuan mututelah direvisi oleh

para manajer3

Dokumentasi

Sudah ada SOP, WI danformulir-formulir. Namun

penomoran formulir belumdilakukan untuk semua formulir

yang beredar

3

SOP dan WI telahdiperbaharui,

penomoran formulirtelah dilakukan,namun masih

terdapat kesalahan-kesalahan kecil yang

dibuat.

3

Pemantauandan

peningkatanberkelanjutan

Audit internal belum dijalankandengan baik 2

Audit internal telahdijalankan, namun

belum dapat berjalandengan baik

2


59



Penetapan PIC documentcontroller belum dilakukan

1

Penunjukan documentcontroller sudahdilakukan, namunkinerjanya belum bagus. 2

Pelatihan sudah dilakukansesuai dengan kebutuhan.Penjadwalan training danevaluasi perlu dilakukanagar tepat sasaran 3

Mapping training needsudah dilakukan namunevaluasi belumdilakukan dengan baikdi beberapa departemen 3

Metode untuk mengujiefektifitas banyak yangbelum dilakukan.

2

Audit internal sudahmulai dilakukan namunbelum dapat berjalanlancar. Sudah ada SOPPembuatan FMEA. 2

PenerapanPenerapan SMM sudahdilakukan cukup baik 3

Perbaikan untuk SMMterus dilakukan. 3

Sudah adapendokumentasian untukvisi dan misi, kebijakanmutu serta value. Namunbelum ada manual mutu,termasuk di dalamnyatujuan mutu. 1

Manual mutu sudahdibuat, kebijakan mutubaru telah dibuat, tujuanmutu telah direvisi olehpara manajer

3Sudah ada SOP, WI danformulir-formulir. Namunpenomoran formulir belumdilakukan untuk semuaformulir yang beredar

3

SOP dan WI telahdiperbaharui,penomoran formulirtelah dilakukan, namunmasih terdapatkesalahan-kesalahankecil yang dibuat. 3

Masih ditemukan SOP yangusang, adanya proseduryang belum dibuat dalamSOP. Dan masih ditemukanformulir yang belum diisi 2

SOP usang sudahditarik, masih banyakformulir yang belum diisidengan baik

2

Dokumentasi

SOP Pengendalian CatatanMutu (Quality Record) danSOP Tindakan Preventifbelum ada

2

Pengendalian catatanmutu dimasukkan kedalam SOPPengendalianDokumen, Sudah dibuatSOP FMEA untukmendeteksi kegagalandan cara-cara untukmencegah 3

Pemantauandan

peningkatanberkelanjutan

Audit internal belumdijalankan dengan baik

2

Audit internal telahdijalankan, namunbelum dapat berjalandengan baik

2


60



Ada eksternal audit darikantor pusat setiap satu

tahun sekali, namunpersyaratan yang diminta

belum detil

3

Eksternal audit darikantor pusat tetap

dijalankan dan sudahdijadwal untuk periode

2006. Persyaratan yangdiminta dari tahun ke

tahun mengalamipengetatan

4

Management reviewdilakukan setiap tiga bulansekali, namun belum adaprosedur yang rmengatur

2

SOP ManagementReview telah dibuat.Termasuk alat untukmengkaji pencapaian

target

3Pemantauan

danpeningkatanberkelanjutan

Terdapat analisa untukpeningkatan berkelanjutan,baik untuk proses, produk

maupun personel

3

Analisa yang dibuatdigunakan untukmenindaklanjuti

ketidaksesuaian dandibuat langkah-langkahperbaikan. Telah dibuat

SOP PDCA untukmembantu analisa yang

dilakukan

3

Kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X menurut tiap-tiap persyaratan

umum ISO 9001: 2000 setelah dilakukan perbaikan dijelaskan dalam tabel sebagai

berikut:

Tabel 4.6. Kesesuaian Akhir Sistem Manajemen Mutu PT. XNo Persyaratan umum Kesesuaian (%) Arti

1. Perencanaan dan identifikasi 78.57 Baik

2. Penerapan 64.28 Baik

3. Manajemen data dandokumentasi 68.75 Baik

4. Pemantauan dan peningkatanberkelanjutan 75 Baik

Rata-rata 71.65 Baik

Berikut ini adalah grafik kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X setelah

perbaikan dilakukan:


61

Grafik Kesesuaian Akhir SMM PT. X

78.5764.28 68.75 75

0

20

40

60

80

100

1 2 3 4

Persyaratan Umum ISO 9001: 2000

Kesesuaian(%)

Gambar 4.7. Grafik Kesesuaian Kondisi Akhir SMM PT. X

Jadi ketidaksesuaian yang terjadi pada tiap-tiap persyaratan umum sistem

manajemen mutu ISO 9001: 2000 PT. X setelah dilakukan perbaikan adalah

sebagai berikut:

1. Perencanaan dan identifikasi : 21.43%

2. Penerapan : 35.72%

3. Manajemen data dan dokumentasi : 31.25%

4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan : 25%

Dari hasil evaluasi akhir di atas, terlihat bahwa dengan adanya upaya-upaya

perbaikan yang dilakukan, efektifitas sistem manajemen mutu dapat ditingkatkan.

Peningkatan efektifitas tersebut terdapat di semua general requirement ISO 9001:

2000. Di bawah ini adalah histogram untuk menggambarkan peningkatan

efektifitas yang didapatkan, dimana grafik batang sebelah kiri menggambarkan

keadaan awal kesesuaian sistem manajemen mutu PT. X berdasarkan ISO 9001:

2000 dan grafik batang sebelah kanan menggambarkan keadaan kesesuaian sistem

manajemen mutu PT. X setelah upaya-upaya perbaikan dilakukan. Histogram

perbandingan kesesuaian tersebut seperti di bawah ini:


62

Perbandingan KesesuaianSistem Manajemen Mutu PT. X

50

68.7575

64.28 60.71 62.5

78.5764.28

0102030405060708090

1 2 3 4Persyaratan Umum ISO 9001: 2000

Kesesuaian(%)

Before After

Gambar 4.8. Grafik Perbandingan Kesesuaian SMM PT. X

Grafik perbandingan kesesuaian sistem manajemen mutu di PT. X di atas

menunjukkan adanya peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu pada semua

kriteria persyaratan umum ISO 9001: 2000. Peningkatan yang terjadi adalah

sebagai berikut:

1. Perencanaan dan identifikasi

Upaya perbaikan yang dilakukan selama ini mampu meningkatkan kesesuaian

sebesar 14.29%. Dimana kondisi awal mempunyai kesesuaian sebesar

64.18%, meningkat menjadi 78.57%.

2. Penerapan

Upaya perbaikan yang dilakukan untuk memperbaiki penerapan sistem

manajemen mutu PT. X meningkatkan kesesuaian sebesar 3.57%. Dimana

kondisi awal sebelum perbaikan memiliki kesesuaian sebesar 60.71% menjadi

64.28%. Peningkatan yang hanya 3.57% ini menunjukkan bahwa penerapan

sistem manajemen mutu di PT. X mengalami banyak hambatan sehingga

langkah perbaikan yang dilakukan belum menemui sasaran yang tepat. Hal ini


63

dikarenakan kurangnya kesadaran kualitas dari karyawan yang menyebabkan

pelaksanaan menjadi terhambat.

3. Manajemen data dan dokumentasi

Perbaikan document control center, prosedur dan manual mutu meningkatkan

efektifitas manajemen data dan dokumentasi PT. X sebesar 18.75%. Pada

kondisi awal sebelum perbaikan, manajemen data dan dokumentasi sistem

manajemen mutu PT. X memiliki kesesuaian sebesar 50%, yang berarti bahwa

manajemen data dan dokumentasi yang dilakukan PT. X cukup memenuhi

persyaratan namun masih terdapat banyak kekurangan. Setelah perbaikan

dilakukan, kesesuaian manajemen data dan dokumentasi PT. X meningkat

menjadi 68.75% yang berarti bahwa perbaikan yang dilakukan dapat

memperbaiki status “cukup” menjadi “baik”.

4. Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan

Upaya perbaikan dalam pemantauan sistem manajemen mutu dapat

meningkatkan kesesuaian sebesar 12.5%. Kondisi awal pemantauan dan

peningkatan berkelanjutan yang dilakukan PT. X mempunyai kesesuaian

sebesar 62.5% menjadi 75%.

Dengan demikian, rata-rata sistem manajemen mutu PT. X mengalami

peningkatan sebesar 12.28%, atau dari rata-rata kesesuaian sebelum perbaikan

yaitu sebesar 59.37% meningkat menjadi 71.65%.

Perbaikan yang telah dilakukan senantiasa harus terus dipelihara agar efektifitas

sistem manajemen mutu dapat terus meningkat.

Upaya perbaikan sistem manajemen mutu di PT. X berdasarkan ...

Documents