UNIVERSITAS INDONESIA RANCANGAN PAPERLESS HOSPITAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT PUSAT OTAK NASIONAL DENGAN BERBASIS WEB CLOUD PROPOSAL TESIS EKA MUSRIDHARTA NPM 1206192531 Fakultas Kesehatan Masyarakat Program Pasca Sarjana Kajian Administrasi Rumah Sakit Universitas Indonesia
43
Embed
UNIVERSITAS INDONESIA RANCANGAN PAPERLESS HOSPITAL
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
UNIVERSITAS INDONESIA
RANCANGAN PAPERLESS HOSPITAL
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT
PUSAT OTAK NASIONAL DENGAN BERBASIS WEB CLOUD
PROPOSAL TESIS
EKA MUSRIDHARTA
NPM 1206192531
Fakultas Kesehatan Masyarakat
Program Pasca Sarjana Kajian Administrasi Rumah Sakit
Universitas Indonesia
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi sekarang ini, rumah sakit dituntut untuk meningkatkan
kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial
yang diembannya, rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis
antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus
mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan
kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif,
efisien dan menguntungkan. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS)
adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur
proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan
prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis teknologi komputer merupakan
sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk
operasional rumah sakit.
Berbagai pengalaman rumah sakit dalam menggunakan sistem administrasi
konvensional menunjukan pihak manajemen kesulitan mengambil keputusan
penting berbasis bukti terkini dan bahkan seringkali kehilangan kesempatan
memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun
kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.
Pengelolaan pelayanan rumah sakit harus dilakukan dengan konsep
manajemen yang jelas. Hal ini diperlukan untuk menghadapi perkembangan rumah
sakit yang semakin kompetitif dan mengalami transformasi besar. Persaingan tidak
hanya terhadap pelayanan kesehatan berbasis rumah sakit, namun juga pelayanan
kesehatan alternatif seperti dukun dan tabib.
Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai
lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan
keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-
penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Teknologi
2
informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan
dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan
pelayanannya.
Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen
Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi
penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah
maupun swasta. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen
yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem
informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem
informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai
pengambilan keputusan.
Manajemen rumah sakit menghendaki pengelolaan rumah sakit yang efektif
dan efisien. Efektif dalam arti tingkat keberhasilan penanganan terhadap pasien
cukup tinggi dan efisien berarti optimal dalam penggunaan sumber daya rumah
sakit yang ada. Suatu upaya serius dan terencana harus ditempuh agar keinginan
tersebut dapat tercapai.
Dengan perkembangan beberapa rumah sakit di Indonesia akhir-akhir ini baik
dari segi aspek administratif atau teknologi peralatan medis, maka proses pelayanan
kesehatan di Indonesia dapat berangsur-angsur lebih baik. Untuk mengembangkan
mutu pelayanan rumah sakit dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung yang
digunakan untuk proses pengolahan data rumah sakit dengan pemanfaatan
teknologi komputer.
Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data
di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit. Informasi merupakan aktiva (aset) penting suatu rumah sakit dalam
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Era saat ini, banyak rumah sakit
tidak menyadari berapa banyak informasi telah didapat dan diproses serta
didistribusikan baik secara manual maupun secara komputerisasi.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah suatu rangkaian kegiatan
atau komponen yang berkaitan satu dengan lainnya dalam mengolah data untuk
mendapatkan informasi yang akurat, cepat, bermutu, tepat waktu dan berguna bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan.
3
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sebuah entitas yang terdiri
dari bagian-bagian yang saling berinteraksi yang dikoordinasikan untuk mencapai
satu atau lebih tujuan bersama yang meliputi pengumpulan, penyimpanan dan
pengolahan data serta penyebarluasan informasi dan pengetahuan sebagai hasil
pengolahan data tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
Dengan tujuan mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data yang berhubungan
dengan dunia kesehatan Indonesia, secara systematis, dan akurat, dan bahkan real
time, menyebarluaskan informasi dan pengetahuan sebagai hasil pengolahan data
kesehatan ke semua pihak yang membutuhkan dan berkepentingan, mendukung
proses pengambilan keputusan dan mengoptimalkan penerapan unsur unsur
managemen (Good Coorporate Governance). Dengan cara mengintegrasikan
seluruh unit operasional rumah sakit baik front office maupun back office.
Pengembangan System Informasi Manajemen di rumah sakit dengan
teknologi informasi yang terpadu seringkali tidak dianggap prioritas oleh karena
beberapa hal. Jadi bukan hanya masalah ketersediaan dana yang menjadi masalah,
namun antara lain pemahaman bahwa dukungan teknologi informasi merupakan
sesuatu yang sangat penting dari manajemen tertinggi di rumah sakit tuntutan saat
ini dalam pemenuhan kualitas layanan serta untuk pengambilan keputusan strategis
berdasarkan data yang sahih dari semua lini beserta kajiannya merupakan faktor
yang juga menonjol. Dukungan manajemen puncak yang merupakan faktor
karakter organisasi mempunyai korelasi yang kuat secara bermakna terhadap aspek
manfaat yang dirasakan oleh pengguna, demikian juga disimpulkan bahwa
kompetensi tim teknologi informasi dan kualitas dari sistem informasi mempunyai
korelasi secara bermakna dengan kemudahan penggunaan sistem informasi yang
dirasakan oleh pengguna.
Beberapa sistem yang sudah dibangun rumah sakit secara internal maupun
eksternal seringkali belum dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Di
antaranya, karena kurangnya pemahaman dan kesadaran mengenai kepentingan dan
manfaat yang didapat oleh semua pihak melalui teknologi Informasi. Misalnya, saat
ini masih terjadi otomasi pelayanan yang terputus karena dokter yang tidak
mengerti transaksi rekam medik ke sistem informasi yang disediakan. Oleh karena
itu, solusi yang dipikirkan, selain menggunakan media yang sangat mudah untuk
4
dioperasikan oleh orang yang sangat awam, seperti phablet diperlukan juga
program peningkatan pemahaman teknologi Informasi dan kesadaran akan
pentingnya teknologi Informasi bagi pencapaian tujuan bersama.
Kondisi yang diinginkan ada di rumah sakit pada dasarnya harus terkait 3
kebutuhan pokok, yaitu :
Mendukung pendidikan, pelatihan, dan penelitian.
Meningkatkan efisiensi biaya dan waktu.
Mendukung kontinuitas informasi klinis
Dibutuhkan teknologi informasi untuk mendukung rumah sakit yang
bermutu, serta meningkatkan perlindungan pasien (patient safety). Sehingga untuk
mendukung tercapainya harapan tersebut maka langkah manajemen seharusnya
diawali dengan mengupayakan pembangunan sistem Informasi terpadu yang
mendukung semua lini pelayanan di rumah sakit dan sangat diharapkan sistem
informasi berbasis teknologi informasi yang bisa segera mendukung kegiatan ini.
Mahal atau besarnya dana yang perlu disiapkan untuk membangun sistem
informasi di rumah sakit karena Sistem Informasi harus merupakan :
Sistem Informasi Rumah Sakit yang Terintegrasi dan Ubiquitous (Anytime
Anywhere).
Dari sisi internal, diharapkan semua sistem informasi dan proses bisnis utama yang
berjalan dapat terintegrasi ke semua pihak.
Sistem eksternal yang dimaksud di sini, antara lain, adalah untuk keperluan
telemedicine dan customer relationship management, sistem manajemen supplier,
sistem Kementerian Kesehatan, Askes, Jamkesmas, Jamkesda, Penjamin/asuransi
lainnya.
Selain terintegrasi, diharapkan sistem informasi juga mendukung mobilitas
personil-personil tertentu, seperti direksi dan dokter, dengan menciptakan sistem
yang ubiquitous (anytime, anywhere). Informasi-informasi tertentu dapat diakses
oleh personil- personil tertentu dari mana pun dan kapan pun diperlukan.
Sistem Informasi yang dapat mendukung proses analisis dan pengambilan
keputusan atau sebuah sistem yang dapat melakukan pengolahan data mentah
menjadi informasi yang bersifat analitis untuk pengambilan keputusan. Dengan
demikian, bagi dokter dibutuhkan data cepat dan akurat melalui sistem/teknologi
5
informasi yang serta merta (real-time) pada saat menghadapi pasien dalam
pelayanan kesehatan. Keseluruhan data yang terpapar harus memberikan informasi
klinis, data hasil pemeriksaan penunjang (dapat berupa text, gambar, grafik,
numerik), misalnya data laboratorium, data radiologis, dan sejenisnya, serta data
penggunaan obat-obatan. Data melalui sistem informasi ini ke depan harus dalam
bentuk suatu catatan elektronik (electronic medical record).
Secara umum, sistem/teknologi informasi yang diadakan harus dapat
memenuhi kebutuhan aplikasi-aplikasi di front-end (segala yang terkait atau
berhubungan dengan pasien/ front office sampai dengan billing pasien) yang
terintegrasi dengan back-end (pelaporan, keuangan/finance, dan inventory) serta
aplikasi pendukung (kepegawaian, perangkat, dan sejenisnya). Sebagaimana
kebutuhan tersebut maka sesuai roadmap pembangunan dan penataan system
teknologi Informasi di rumah sakit sangat memerlukan dukungan alokasi dana
dengan prioritas agar dapat melakukan integrasi sistem informasi dalam rangka
menjalankan proses kegiatan rumah sakit.
Rumah Sakit Pusat Otak Nasional adalah rumah sakit pemerintah tipe A yang
mengkhususkan penanganan pasien neurologi, masalah otak dan saraf.
Permasalahan kesehatan otak dan saraf dikategorikan ke dalam tiga hal, yaitu:
tingginya angka kesakitan, angka kecacatan dan angka kematian yang ditimbulkan
oleh penyakit otak dan saraf,
semakin meningkatnya usia harapan hidup manusia sehingga akan berdampak pada
proses penuaan otak dan jaringan saraf tepi,
masalah kesehatan otak lainnya seperti infeksi, trauma, tumor, kelainan bawaan,
autoimun dan lain-lain.
Stroke menjadi penyebab kematian nomor satu di Indonesia dan penyebab
kecacatan nomor satu di dunia. Prevalensi stroke di Indonesia sebesar 8,3 per 1.000
penduduk. Data Riskesdas (2007) menunjukkan penyebab kematian utama di
rumah sakit adalah stroke yakni mencapai 15,4%. Berdasarkan beberapa penelitian
didapatkan tingkat kecacatan stroke mencapai 65% (Persi, 2009). Selain Stroke
masih banyak lagi permasalahan dalam bidang neurologi, peningkatan jumlah
penderita infeksi otak dan saraf seperti HIV dengan gejala awal dan lanjut pada otak
dan saraf, infeksi bakteri, jamur, dan Virus lain. Peningkatan angka kecelakaan lalu
6
lintas yang berdampak terhadap trauma otak dan medulla spinalis maupun saraf
tepi. Masih tingginya angka kecacatan pada anak baru lahir atau gangguan pada
perkembangan fungsi otak dan saraf anak. Prevalensi kasus kejang dan epilepsi
yang tinggi, serta tumor otak dan medulla spinalis yang semakin meningkat. Semua
kondisi tersebut merupakan permasalahan yang membutuhkan perhatian dan
penanganan yang serius.
Dalam perawatan pasienpun kondisi pasien neurologis selalu berubah-ubah
secara dinamis, hal ini memerlukan pemantauan yang kontinu, dilain pihak masih
kurangnya jumlah spesialis neurologi apalagi yang khusus menangani masalah
kegawatdaruratan menyebakan dokter tidak dapat terus menerus berada di samping
pasien untuk memberikan advis medis yang tepat dan cepat terhadap kondisi pasien.
Jumlah dokter yang sangat terbatas itu juga diperparah karena selain bertugas
mengobati pasien juga banyak memiliki tugas sekunder baik di dalam maupun luar
rumah sakit.
Saat ini belum tersedianya pusat pelayanan otak dan saraf di Indonesia yang
memberikan pelayanan kesehatan otak dan saraf yang lege-artis dan komprehensif,
dengan dukungan teknologi canggih dan SDM yang berkualitas, serta sebagai pusat
pendidikan dan latihan, sekaligus sebagai pusat penelitian pelayanan kesehatan otak
dan saraf membuat RS Pusat Otak Nasional menjadi uji coba implementasi disain
sistem berbasis web dan paperles.
1.2 Perumusan Masalah
Masih terdapatnya kesenjangan antara jumlah dokter spesialis saraf dengan
pasien-pasien yang memerlukan penanganan. Mobilitas dokter yang tinggi
memerlukan dukungan suatu sistem informasi yang dapat memberikan data medis
pasien secara real time agar dapat segera di tindak lanjuti (telemedicine). Dalam
kaitan dengan visi dan misi RS Pusat Otak Nasional, perlu direncanakan suatu peta
jalan atau cetak biru Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang akan
mengikuti perkembangan RS agar manajemen dapat melaksanakan program-
program yang akan dikembangkan di RS Pusat Otak Nasional dalam bentuk suatu
Rencana Strategis.
7
1.3. Pertanyaan Penelitian
1. Bagaimana analisis situasi terkait dengan kebutuhan Sistem Informasi RS
Pusat Otak Nasional ? (tupoksi, analisis internal dan eksternal)
2. Bagaimana kesesuaian visi, misi, dan tujuan 5 tahun ke depan berdasarkan
analisis situasi saat ini ?
3. Bagaimana penetapan Key Performance Indicator Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit?
1.4 Tujuan Penelitian
1.4.1 Tujuan Umum
Tujuan penelitian adalah menghasilkan suatu dokumen Key Performance
Indicator Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit di Rumah Sakit Pusat Otak
Nasional Jakarta.
1.4.2 Tujuan khusus
1.4.2.1 Adanya gambaran analisa terkini situasi terkait dengan Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit RS Pusat Otak Nasional
1.4.2.2 Adanya penyelarasan visi, misi dan tujuan RS Pusat Otak Nasional dengan
kenyataan yang ada di lapangan.
1.4.2.3 Adanya Key Performance Indicator Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit RS Pusat Otak Nasional
1.5 Manfaat Penelitian
1.5.1 Manfaat bagi peneliti
Bagi peneliti bermanfaat sebagai proses pengayaan ilmu pengetahuan dan
kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh, dan memiliki kesempatan
yang sangat berharga untuk membantu mengembangkan rumah sakit melalui
rencana strategis yang baik.
1.5.2 Manfaat bagi rumah sakit
1. dapat mendokumentasikan secara menyeluruh proses perencanaan dan
langkah-langkah strategis dalam pelaksanaan pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit RS Pusat Otak Nasional
8
2. secara praktis dapat membantu jajaran direksi dan staf RS Pusat Otak
Nasional dalam menyusun renstra dan sebagai masukan bagi pihak RS
untuk upaya pengembangan RS
1.5.3 Manfaat bagi Kementerian Kesehatan
Sebagai masukan bagi penentu kebijakan dalam perbaikan dan
pengembangan organisasi dan tatalaksana di rumah sakit khusus
1.6 Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian mengenai perencanaan strategis ini dilakukan di RS Pusat Otak
Nasional pada Juni 2013. Perencanaan strategis yang dimaksud pada penelitian ini
meliputi proses analisa situasi, penetapan visi-misi sampai pada formulasi strategi.
Penelitian dibatasi sampai dengan tahap menentukan inisiatif strategi dan Key
Performance Indicator, namun tidak sampai pada tahap pengganggaran.
Penelitian ini merupakan penelitian operasional (operational research).
Penyusunan rencana strategis ini melibatkan seluruh staf manajemen dan staf medik
RS Pusat Otak Nasional dalam suatu Consensus Decision Making Group (CDMG),
peranan peneliti sebagai fasilitator. Data-data bersumber pada data primer dan
sekunder.
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Data
Data merupakan fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan dari keadaan
tertentu dalam kondisi belum melalui proses pengolahan dan merupakan sumber
dari informasi. Kemudian data juga merupakan hal, peristiwa, atau kenyataan lain
apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna
penyusunan keterangan pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan.
Data diklasifikasikan menurut jenisnya, sifatnya dan sumbernya. Menurut
jenisnya data terdiri dari:
1. Data hitung (enumeration/counting data)
Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu, seperti
persentase dari suatu jumlah tertentu.
2. Data ukur (measurement data)
Data ukur adalah data yang menunjukan ukuran mengenai nilai
sesuatu, seperti angka yang ditunjukan alat hasil pengukuran.
Menurut sifatnya, data terdiri dari:
1. Data kuantitatif
Data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan
penjumlahan.
2. Data kualitatif
Data mengenai penggologan dalam hubungannya dengan kualitas
atau sifat tertentu.
Kemudian klasifikasi data menurut sumber data, yaitu:
1. Data internal
Data internal adalah data asli, artinya data sebagai hasil obervasi
yang dilakukan sendiri, bukan dari hasil karya orang lain.
2. Data eksternal
Data eksternal adalah data hasil observasi orang lain. Data eksternal
di bagi menjadi dua, yaitu
10
(1) data eksternal primer yaitu data dalam bentuk ucapan lisan atau
tulisan dari pemiliknya sendiri.
(2) data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh bukan dari
orang lain yang melakukan observasi melainkan sesorang atau
sejumlah orang.
Dalam pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dapat dilakukan
dengan beberapa metode, yaitu (Burhanudin):
1. Pengamatan Langsung
Hal yang dilakukan yaitu melakukan pengamatan secara langsung
terhadap catatan-catatan yang ada. Dalam hal ini yang harus
diperhatikan yaitu diketahuinya tujuan dari suatu kepentingan yang
terkait dengan masalah yang ada didalam catatan tersebut. Dengan
kata lain harus ada kesesuaian antara tujuan pengumpulan data
dengan data yang dikumpulkan. Keuntungan dari metode ini yaitu
lebih akurat karena dikumpulkan oleh petugas yang mengetahui
tujuan dari proses pengumpulan tersebut. Namun kerugian dari
metode ini adalah adanya keterbatasan proses pencermatan, biaya
mahal dan menjadi tidak efektif apabila banyak permasalahan yang
akan diambil.
2. Wawancara
Kualitas data dari metode ini sangat tergantung pada kemampuan
pewawancara serta terwawancara. Subjektifitas antara pewawancara
dan terwawancara akan mempengaruhi kualitas serta validitas data
yang dikumpulkan. Keuntungan metode ini yaitu data yang
terkumpul akan lebih akurat dan pemelihan sumber data akan sesuai
dengan tujuan. Sedangkan kekurangannya yaitu memerlukan biaya
yang cukup banyak karena harus mengirimkan pewawancara untuk
beberapa obyek masalah serta subyektifitas serta kemampuan
pewawancara sangat mempengaruhi keakuratan data.
3. Perkiraan Koresponden
Koresponden diminta untuk memberikan informasi yang diperlukan.
Oleh karena itu koresponden tidak mempunyai kepentingan,
11
dimungkinkan kualitas data dapat terabaikan, sehingga
keakuratannya sulit dipertanggungjawabkan. Namun metode ini
mempunyai keuntungan yaitu murah dan dapat menjangkau dalam
skala yang luas.
4. Daftar Pertanyaan
Daftar pertanyaan diberikan kepada responden yang memiliki data-
data yang dimungkinkan terkait dengan tujuan manajemen suatu
organisasi. Metode ini dapat dilakukan dalam skala yang luas dan
cukup efektif untuk mendapatkan data-data yang cukup banyak dan
cepat.
2.2 Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan
keputusan (Pangestu, 2003). Informasi merupakan data yang memiliki arti penting
dalam pengambilan keputusan dan telah melalui proses pengolahan. Proses
pengolahan yang dilakukan merupakan pengumpulan data dimana proses ini
merupakan hal penting untuk tersedianya informasi yang berkualitas (Burhanudin).
Informasi menurut Laudon & Laudon (1998) adalah data yang telah diolah menjadi
bermakna dan berguna bagi manusia. Informasi menurut Hoffer, dkk (1995) adalah
data yang diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang
yang menggunakannya. Sedangkan menurut Davis (1999) adalah data yang diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimaannya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Bagi Ery informasi adalah
suatu yang memberikan makna dan dan manfaat sebagai bahan pengambilan
keputusan bagi para manajer. Agus Mulyanto menyatakan, informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Jogiyanto juga menyatakan, informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.
Dari definisi-definisi yang dikemukakan oleh para ahli tersebut, maka dapat
disimpulkan bahwa informasi adalah gabungan dari beberapa data yang telah diolah
12
atau diproses dengan cara tertentu, sehingga sesuai dengan kebutuhan penerima
informasi dan memiliki nilai manfaat bagi penerima informasi. Informasi
merupakan pengetahuan dari hasil pengolahan data-data yang berhubungan
menjadi sebuah kesimpulan. Nilai sebuah informasi sangat bergantung dari
pengetahuan yang dimiliki oleh pengguna. Dengan kata lain, Informasi merupakan
sekumpulan data yang berkaitan yang diolah dan diproses menjadi bentuk yang
mudah dipahami, disukai dan mudah diakses. Informasi harus mempunyai nilai,
memperkaya pengkajian, mengurangi ketidakpastian dan dapat digunakan sebagai
bahan untuk pengambilan keputusan. Data merupakan sumber informasi yang
menggambarkan suatu kejadian yang nyata. Beberapa data dapat dinyatakan
sebagai sebuah informasi jika dari sedikit data tersebut sudah dapat ditarik sebuah
kesimpulan.
2.2.1 Siklus Informasi
Data merupakan suatu fakta yang belum diolah dan belum dapat
memberikan informasi yang jelas, sehingga perlu untuk diolah lebih dahulu. Data
yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima
informasi tersebut kemudian menentukan keputusan berdasarkan informasi yang
telah diterimanya. Informasi memiliki sebuah siklus dimana data yang ditangkap
dianggap sebagai input, diproses kembali melalui sebuah model. Siklus ini
berlangsung secara terus-menerus. Konsep umpan balik informasi menjelaskan
perihal pencarian sasaran dan saling mempengaruhi antar bagian yang terlibat
dalam sistem. Keluaran dari satu bagian akan menjadi masukan untuk bagian yang
lain. Konsep umpan balik berkaitan dengan cara informasi digunakan untuk
keperluan pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi inti sistem sangat
membutuhkan umpan balik informasi. Hal ini berguna untuk menjaga agar sistem
mampu berjalan sesuan dengan rencana pencapaian sistem.
13
2.2.2 Kualitas Informasi
Informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya utama suatu organisasi
yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai
tujuan. Kualitas suatu informasi tergantung pada beberapa hal, yaitu :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat
juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
Komponen akurat meliputi :
(1) Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan
harus memiliki kelengkapan yang baik, karena akan mempengaruhi
dalam pengambilan keputusan.
(2) Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan
harus memliki kebenaran.
(3) Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki keamanan.
2. Tepat waktu
Informasi harus tepat waktu dikarenakan informasi yang terlambat
tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal.
3. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi
informasi untuk setiap orang berbeda.
Proses
Sumber
data Data
Input
Hasil
Penerimaan
Informasi
Tidakan
14
4. Ekonomis
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar
dibandingkan dengan biaya yang mendapatkannya dan sebagian
besar informasi tidak dapat ditaksi keuntungannya dengan satuan
nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
5. Efisien
Informasi ringkas, jelas dan sederhana namun memiliki makna yang
mendalam bagi penerima informasi.
6. Dapat Dipercaya
Informasi berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber
informasi telah teruji tingkat kejujurannya.
2.3 Sistem
Menurut Jerry Fith Gerald (Jogiyanto, 2000), sistem adalah suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Menurut Agus Mulyanto, Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen-
elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai suatu
kesatuan. Menurut Ery Rustiyanto, Sistem adalah sekumpulan unsur yang
berhubungan antara satu dengan yang lainnya sedemikian rupa berproses mencapai
tujuan tertentu, atau suatu tatanan dimana terjadi suatu kesatuan dari berbagai unsur
yang saling berkaitan secara teratur menuju pencapaian unsur dalam batas
lingkungan tertentu. Jogiyanto memberikan definisi sistem dengan dua pendekatan,
yaitu dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan
prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang
mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat
didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari berbagai faktor yang berhubungan
atau diperkirakan berhubungan, serta satu sama yang lain saling mempengaruhi,
yang kesemuanya dengan sadar dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Secara lebih sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan
15
atau himpunan dari unsure, komponen atau variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.
Berdasarkan definisi terhadap sistem yang dikemukakan oleh para pakar
diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen atau
komponen yang saling berinteraksi, saling bekerja sama satu dengan yang lain
untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Dengan kata lain sistem
dapat diartikan sebagai sebuah kumpulan elemen atau komponen yang saling
berhubungan dan bekerja sama serta memiliki masukan (input) dan keluaran.
Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem,
yaitu sistem yang mendekatkan pada prosedur dan elemennya. Prosedur
didefinisikan sebagai sebuah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan yang
mengerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Gerald.J,1991). Penganut
pendekatan elemen adalah Davis (1985) yang mendefinisikan sistem sebagai
bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai
beberapa sasaran atau maksud. Sedangkan Lucas (1989) mendefinisikan sistem
sebagai suatu komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling
tergantung, satu sama lain dan terpadu.Sebuah sistem mempunyai tujuan atau
sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Begitu juga Robert G.
Murdick (1993), mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama mencapai suatu tujuan yang sama.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan sebuah kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu (Gerald. J. 1991)
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem,
penghubung, masukan, pengeluaran, pengolahan dan sasaran atau tujuan.
Komponen Sistem
Batasan Sistem
Lingkungan Luar Sistem
16
Penghubung Sistem
Masukan Sistem
Pengeluaran Sistem
Pengolahan Sistem
Sasaran Sistem
2.4 Sistem Informasi
Menurut Sutabri, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan
strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan. Bodnar dan Hopwood (1993) dalam buku
Accounting Information System edisi kelima, mendefinisikan sistem informasi
sebagai kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk
mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Menurut
Turban, McLean, dan Waterbe (1990) dalam buku Information Technology for
Management Making Connection for Strategies Advantages, mendefinisikan sistem
informasi sebagai sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi
satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu sasaran.
17
Komponen-komponen tersebut adalah :
1. Blok Masukan (Input Block)
Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-
metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu
3. Blok keluaran (Output Block)
Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan
informasi yang berkualitas.
4. Blok teknologi (Technology Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan. Blok teknologi merupakan komponen bantu yang
memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem
5. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya,
tersimpan di perangkat keras computer dan perangkat lunak untuk
memanpulasinya.
6. Blok Kendali (Controls Block)
Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang
berfungsi mencegah dan menangani kesalahan/kegagalan sistem
Sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut:
1. Hardware
Merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem
informasi modern memiliki perangkat keras seperti, computer, printer
dan teknologi jaringan komputer
18
2. Software
Merupakan bagian lunak sistem informasi. Sistem informasi modern
memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer
melaksanakan tugas yang harus dilakukannya.
3. Data
Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut untuk menghasilkan informasi. Contoh, dokumen bukti-bukti
transaksi, nota, kuintasi dan sebagainya.
4. Prosedur
Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-
proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku-buku
penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau
buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program
computer.
5. Manusia
Merupakan bagian utama dalam sistem informasi dan yang terlibat
dalam komponen manusia antara lain :
a. Clerical personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan
data dan melakukan inquiry = operator)
b. First lever manager, untuk mengelola pemrosesan data
didukung dengan perencanaan, penjadwalan, indentifikasi
situasi out of control dan pengembilan keputusan level
menengah kebawan
c. Management, untuk pembuatan laporan berkas, permintaan