UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo Portada FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS Y NEGOCIOS Tesis de grado previa a la obtención del título de INGENIERA DE EMPRESAS ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS Y PROPUESTA DEL MODELO ADMINISTRATIVO - OPERATIVO, SANTO DOMINGO 2013. Estudiante: LISSETTE ESTEFANÍA JÁCOME BAZURTO Director de Tesis: ING. JACINTO VERA INTRIAGO Santo Domingo – Ecuador Mayo, 2015
152
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Portada FACULTAD …
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo
Portada
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
Tesis de grado previa a la obtención del título de
INGENIERA DE EMPRESAS
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS Y
PROPUESTA DEL MODELO ADMINISTRATIVO - OPERATIVO, SANTO
DOMINGO 2013.
Estudiante:
LISSETTE ESTEFANÍA JÁCOME BAZURTO
Director de Tesis:
ING. JACINTO VERA INTRIAGO
Santo Domingo – Ecuador
Mayo, 2015
ii
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS Y
PROPUESTA DEL MODELO ADMINISTRATIVO - OPERATIVO, SANTO
DOMINGO 2013.
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal
Ing. Jacinto Vera Intriago
DIRECTOR DE TESIS ________________________________
APROBADO
Ing. Patricio Analuisa MBA.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________________
Ing. Oscar Espinoza MBA.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
Ing. Diana Diez
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
Santo Domingo…………de……………..de 2015.
iii
Hoja de responsabilidad del autor
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad del autor.
_________________________________
Jácome Bazurto Lissette Estefanía
C.I. 1724130354
Autor: JÁCOME BAZURTO LISSETTE ESTEFANÍA
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL.
Título de Tesis: ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS
PÚBLICAS Y PROPUESTA DEL MODELO
ADMINISTRATIVO - OPERATIVO, SANTO
DOMINGO 2013.
Fecha: MAYO, 2015
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo……de………………………del 2015
Ingeniero
Patricio Analuisa
COORDINADOR DE LA CARRERA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS Y
NEGOCIOS
Estimado Ingeniero:
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la
señorita: JÁCOME BAZURTO LISSETTE ESTEFANÍA, cuyo tema es: “ANÁLISIS
DE LA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL
DEL MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS Y PROPUESTA
DEL MODELO ADMINISTRATIVO - OPERATIVO, SANTO DOMINGO 2013” ha
sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su
respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes.
Atentamente.
Ing. Jacinto Vera Intriago
DIRECTOR DE TESIS
v
AGRADECIMIENTO
A cada uno de los maestros con los que compartí conocimientos por su gran apoyo y
motivación para la culminación de mis estudios profesionales; en especial al Ing. Jacinto
Vera por su apoyo brindado en este trabajo de investigación.
A la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Publicas en especial al
Ing. Mario Maldonado por perimir el desarrollo de la investigación en esta institución.
A Roberto Villafuerte y a mi hermana por su apoyo incondicional en esos momentos
difíciles de la vida universitaria.
Y en especial quiero agradecer a mis padres Víctor y María por ser el pilar fundamental
en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica, como de la vida, por su
incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo. Todo este trabajo ha
sido posible gracias a ellos.
¡Gracias a todos ustedes!
vi
DEDICATORIA
A Dios, Por haberme permitido llegar hasta este punto y dado salud y sabiduría para
lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A mis padres Víctor y María, por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos,
sus valores, por la motivación constante, por los ejemplos de perseverancia y constancia
que los caracterizan y que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir
adelante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su amor
infinito.
A mis hermanos Daniel y María Belén por ser el ejemplo de hermanos mayores y de los
cuales aprendí aciertos en la vida universitaria; a mi abuelita Elina, a mi tíos Basco y
Olegario y a todos aquellos que participaron directa o indirectamente en la elaboración
de esta tesis y de todos mis años de estudio.
A mis sobrinos, Salvatore y Stefano, para que vean en mí un ejemplo a seguir.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada…………… ................................................................................................................ i
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ........................................ ii
Hoja de responsabilidad del autor ........................................................................................ iii
Informe del director de tesis ................................................................................................. iv
Agradecimiento…. ................................................................................................................ v
Dedicatoria……….. ............................................................................................................. vi
Índice de contenidos ............................................................................................................ vii
Índice de cuadros… .............................................................................................................. xi
Índice de gráficos… ............................................................................................................ xii
Índice de imágenes ............................................................................................................. xiii
Índice de anexos… ............................................................................................................. xiv
Ficha 1 MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA – EFECTO
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Ficha No: 01 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Administración – Dirección Nombre: Ing. Mario Maldonado.
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
Realizar el control y evaluación del cumplimiento de políticas, normas, directrices en la jurisdicción e informar periódicamente a las máximas autoridades del MTOP
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Falta de
desconcentración del área
económica financiera.
Dirección Provincial del
Ministerio de Transporte y Obras
Públicas de Santo Domingo de los
Tsáchilas sin recursos económicos
para trámites internos.
Imposibilidad de atender
los requerimientos
elementales propios de las
áreas administrativa y
operativa.
Desconcentración del área económica
financiera.
2
Insuficiente personal
para las diversas áreas
administrativas y técnicas
de la Dirección
Provincial del MTOP SD
Área administrativa y técnica de la
Dirección Provincial con
limitantes para desempeñar un
trabajo eficiente.
Retraso en gestiones,
informes y procesos de
fiscalización.
Contratación de personal administrativo y
técnico de acuerdo a las necesidades y
justificativos de cada área de la
Dirección Provincial.
3
Estructuración
administrativa de las
áreas que se mantiene
vigente es caduca.
Procesos administrativos lentos y
no específicos para un titular.
Gestión de la Dirección
Provincial no efectiva por
no tener específicas las
funciones de cada
componente humano.
Aprobación de propuesta del nuevo
MODELO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA PARA LA
DIRECCIÓN PROVINCIAL DE SANTO
DOMINGO.
Se propone el
MODELO DE
GESTIÓN donde se
detalle el MANUAL
DE FUNCIONES Y
ORGÁNICO
FUNCIONAL
4
Falta de Maquinarias,
vehículos, equipos,
herramientas e insumos.
Personal con alto índice
de enfermedades y en
edad de jubilación o
condiciones para
desahucio.
Aproximadamente el 60% del
Personal operativo del
campamento sin actividad.
Recursos del Estado sin
ser devengados.
Personal potencialmente
habilitado para trabajar
sin ser aprovechados; con
baja autoestima por falta
de desempeño de
funciones diarias.
Potenciar al recurso humano existente para
el desempeño de funciones alternas que se
requieren en el área administrativa.
Crear partidas económicas para personas
que deben tramitar su jubilación o
desahucio.
Gestionar la adquisición de maquinaria
vehículos, equipos, herramientas e insumos.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
46
Cuadro N° 12
Ficha 2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA – EFECTO
Ficha No: 02 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Talento Humano. Nombre: Lic. Flor Camacho
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
Coordinar y supervisar el control de la asistencia del personal, coordinación con responsables de las áreas sobre su necesidad de personal.
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Pertenecer administrativamente a otra
provincia que no ha contratado
suficiente recurso humano
Insuficiente personal en algunos
departamentos en área
administrativa y operativa.
Retrasos en el despacho
y ejecución de trabajos.
Identificar las verdaderas
necesidades, e iniciar el proceso
de contratación
2
Fondos insuficientes para la
liquidación de personal de edad
avanzada.
Personal en edad avanzada
Deficiencia en el
rendimiento del recurso
humano.
Creación de necesidad de
presupuesto para liquidar el
personal
3 No se planifican programas de
capacitación institucional.
Deficiente actualización y
capacitación del recurso humano
en el área técnica.
Personal desactualizado
en sus áreas de
competencias
Ejecutar planes de capacitación,
prever presupuesto para su
aplicación
4
Fondos insuficientes para la
liquidación de personal por
enfermedad.
Personas enfermas que no se
pueden acoger al desahucio por
falta de designación de recursos
económicos por la institución
Desocupación de
personal por no poder
cumplir con sus
obligaciones por
enfermedad.
Creación de presupuesto para
liquidar el personal
5
No se cuenta con los equipos,
maquinarias, insumos, repuestos,
herramientas, vehículos y sistemas
suficientes para el desarrollo de
actividades.
Personal capacitado y habilitado
no puede trabajar eficientemente
por falta de medios.
Desocupación de
personal y no se puede
trabajar eficientemente.
Gestión para implementar
adquirir maquinaria y equipos
6
No se cuenta con transporte para
trámites institucionales (RR.HH,
Bienestar Social, Servicios
Institucionales).
Imposibilidad de movilidad para
casos problema – conflicto
(enfermos, accidentados, etc)
Poca eficiencia en
atención al personal.
Movilización con
autogestión.
Proveer de 1 vehículo
permanente para las áreas
indicadas
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
47
Cuadro N° 13
Ficha 3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA – EFECTO
Ficha No: 03 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Jurídico. Nombre: Abg. Marienela Segura
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Posesión de dominio.
Pasividad frente a la
problemática
Problemas de legislación de
propiedades del MTOP
PROVINCIAL.
Conflictos y procesos legales,
juicios de prescripción Trámites legales ágiles.
2
Falta de
desconcentración en esta
área
Trámites de expropiación de las
zonas de afectación
Lentitud y malestar
ciudadano.
Desconcentrar y transferir la
potestad.
3 Falta de la legislación del
inmueble.
Invasiones a los inmuebles del
Ministerio
Conflictos internos al ser los
propios trabajadores los
invasores
Someter a resolución de
autoridad competente.
4 Base legal actual
Base legal que impide adquisiciones
mínimas de equipo técnico como
cámaras fotográficas, computadoras,
GPS, entre otros.
Dirección Provincial de Santo
Domingo de los Tsáchilas sin
equipo mínimo de trabajo.
Modificación de base legal para
desconcentración de funciones.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
48
Cuadro N° 14
Ficha 4 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 04 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Finanzas Nombre: Eco. Holguer Cárdenas
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
Controlar la ejecución presupuestaria, realizar reformas al presupuesto, emitir certificaciones presupuestarias, controlar las pólizas de garantías, emitir informes
económicos a la máxima autoridad, aprobar cur devengados.
N° CAUSAS PROBLEMAS EFECTOS SOLUCIONES O
RECOMENDACIONES OBSERVACIONES
1
No se dispone de una
Coordinación Financiera en Santo
Domingo.
Dependencia económica –
financiera de la Dirección
Provincial de Manabí.
Retraso total de la gestión
técnico – administrativa de la
gestión Dirección Provincial
de Santo Domingo.
Creación e implementación
del Área financiera en la
Dirección de Santo Domingo.
Independencia financiera y
económica.
Ubicación de recursos
económicos.
3
No se dispone de una
Coordinación Financiera en Santo
Domingo y dependencia
económica de otra provincia.
Retraso en la adquisición de
repuestos.
Equipo, maquinarias y
vehículos paralizado en taller
por falta de provisión de
repuestos en forma oportuna
Implementación del Área
financiera en la Dirección de
Santo Domingo y ubicación
de recursos.
4
No se dispone de una
Coordinación Financiera en Santo
Domingo y dependencia
económica de otra provincia.
Falta de atención en la dotación de
Bienes y servicios para el trabajo de
la Dirección Provincial de Santo
Domingo
Limitaciones para la atención
oportuna a las comunidades,
limitación para
implementación de oficinas,
para las adquisiciones de
materiales e insumos
necesarios en la gestión
administrativa y operativa.
Implementación del Área
financiera en la Dirección de
Santo Domingo y ubicación
de recursos.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
49
Cuadro N° 15
Ficha 5 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 05 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Mantenimiento de Equipo Caminero Nombre: Sr. Francisco Olivo
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
Realizar le mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y equipos pertenecientes a MTOP de Santo Domingo de los Tsáchilas.
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1 Equipo caminero con
vida útil terminada
Equipo caminero obsoleto Reparaciones costosas
Reposición del equipo caminero
2
Varios años de uso Herramientas manuales en
mal estado
Demora en las
reparaciones y obliga a
contratar servicios externos,
más costosos y no confiables.
Adquisición de nuevas herramientas
3 Vida útil terminada Herramientas de diagnóstico
en mal estado
Demora en determinar fallas Adquirir nuevas herramientas
4 Falta de recursos Falta de repuestos en stock de
bodega
Demora en las reparaciones Ubicar recursos económicos
periódicamente
5 Vida útil terminada Instalaciones eléctricas
obsoletas
Demora en las reparaciones Reponer instalación eléctrica
6
Vida útil terminada.
Fuera de línea de
fábrica
Oficinas obsoletas y
desubicadas
Dificulta labores
administrativas y técnicas
Nuevas edificaciones
7 Vida útil terminada Falta equipos y mobiliario de
oficinas
Dificulta labores
administrativas y técnicas
Adquirir nuevos equipos y
mobiliario
8 Vida útil terminada Equipo de soldadura obsoleto Demora en reparaciones Adquirir nuevos equipos
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
50
Cuadro N° 16
Ficha 6
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 06 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Coordinación Técnica. Nombre: Ing. Carlos Vera
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área: Control técnico de actividades tanto en construcción, mantenimiento vial, estudios, equipo
caminero, coordinación de actividades con todas las unidades del MTOP.
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Equipo caminero obsoleto, considerable
porcentaje de trabajadores con edad
avanzada y enfermos, todas las vías de
la Red Estatal Contratadas
Recurso Humano sin
ocupación
Baja imagen del MTOP,
trabajadores desmotivados
Proceder a la liquidación de trabajadores
bajo la modalidad del desahucio, firmar
convenios con gobiernos seccionales para
generar ocupación
2 Equipo antiguo, no se ha renovado
desde el año 1992 Equipo Obsoleto
Fuertes inversiones requeridas
para su reparación a
ocasionado que pasen al desuso
Establecer convenios estratégicos de
cooperación con gobiernos seccionales,
adquiriendo maquinaria nueva,
complementado con el equipo rescatable
que se tiene actualmente
3
No haber procedido de manera oportuna
a remates de equipo, maquinaria y
bienes
Bodega con equipos y
piezas y partes en proceso
de obsolescencia.
Para los custodios es una gran
responsabilidad cuidar bienes
obsoletos, presencia de equipos
en destrucción por el ambiente
severo que existe
Emprender un proceso urgente de remates
de equipo, maquinaria y bienes que se
encuentran en desuso.
4
Limitaciones del marco jurídico para un
ágil proceso de adquisición de equipo
indispensable para las actividades de
oficina y campo (computadoras,
cámaras fotográficas, GPS, etc.)
Insuficiente equipo y
servicio tecnológico, por
limitaciones marco
jurídico en procesos de
adquisición del Ministerio
Tardanza en la elaboración de
información utilizando las
herramientas tecnológicas
implementadas por el MTOP,
limitaciones para la elaboración
de informes debido a la falta de
equipo básico
Las Autoridades deben autorizar la
implementación de equipo y servicio
tecnológico con sus respectivos fondos,
acorde a las necesidades de cada dirección
5
Al momento de realizar las
cuantificaciones para la contratación de
un proyecto, establecer las prioridades
que requieren la Direcciones para el
buen desempaño de la fiscalización
Falta de vehículos
livianos para fiscalización
Limitado control de las obras
que fiscaliza el MTOP por falta
de una logística adecuada.
Incluir en los contratos los fondos
necesarios para adquirir vehículos o dotar
de los existentes en Administración
Central
51
2/2
6
El laboratorio de suelos en años
anteriores por disposición superior fue
llevado donde existía obras
contratadas, de igual manera los
técnicos en esta rama; para el control
de los materiales a utilizarse en los
proyectos y trabajos que se ejecutan
en esta Dirección es necesario la
implementación.
Falta de laboratorio de suelos
En la actualidad únicamente
la constructora ejecuta los
ensayos de materiales, esto
sucede en las obras
fiscalizadas por el MTOP
Para el correcto control de calidad de las
obras que se desarrollan en esta
Dirección, implementar de manera
urgente el laboratorio de suelos, con su
equipo necesario para realizar ensayos
de granulometría, densidades de campo
y hormigones, además de su personal
técnico: un Ing. de Suelos, dos
laboratoristas y una camioneta 4x4
7
La limitación de recursos económicos
a imposibilitado mejorar los espacios
de trabajo en el taller de mecánica,
oficina, adquirir las herramientas
necesarias como también tener un
stock de repuestos y lubricantes.
Infraestructura para realizar
labores de mantenimiento
mecánico
Espacios inadecuados para
el mantenimiento mecánico,
retraso en reparaciones por
falta de equipamiento,
repuestos, lubricantes filtros
Asignación económica para remodelar y
adecentar la infraestructura de labores
de mantenimiento mecánico por un
valor de USD 40.000, como también
para adquirir loe repuestos y lubricantes
8
Esta dependencia financiera impide
dar agilidad a los procesos de
adquisición de bienes y servicios.
Dependencia administrativa y
financiera de la Dirección
Provincial de Pichincha para
adquisiciones
Retrasa significativamente
todas las actividades que
desarrolla la Dirección
Hace poco se posesionó el nuevo
contador y pagador, sin embargo se
requiere capacitarles en los
procedimientos y manejo de
herramientas financieras y luego
gestionar las asignaciones consideradas
en el POA Agosto-Diciembre 2015
9
La falta de recursos económicos y la
dependencia financiera son la causa
que limita la reparación del edificio del
MTOP en función de las necesidades
reales, que permitan atender al público
en oficinas dignas y cómodas.
Infraestructura física deficiente para
operar (1500 m2 de edificación, esta
viejo, se ha rehabilitado 250 m2, se
necesita 250 para poder dar cabida y
operar de mejor manera
presupuesto aproximado $ 40.000).
La presencia de un edificio
con espacios e instalaciones
inadecuadas ha
desmejorado la imagen del
MTOP Provincial
Emprender la reparación y
remodelación de una parte del segundo
piso es prioritario, espacio que será
destinado a las dependencias que se han
creado útilmente y las que se vayan
implementando posteriormente.
10
Propietarios legítimos de los terrenos
del área minera reclamaron su
posesión.
Instalaciones de
Mina “Pichincha”
Dejarán de operar en 1 año
Por convenio firmado entre
propietarios del área minera y
autoridades TMOP.
TMOP no podrá explotar,
producir ni tener acceso a
materiales pétreos para
mantenimiento vial
Adquirir una propiedad calificada como
área minera para la obtención de
materiales pétreos.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
52
Cuadro N° 17
Ficha 7
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 07 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Construcciones. Nombre: Ing. Carlos Vera
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Inexistencia de Recurso
Humano para este tipo de
trabajo.
Insuficiencia en personal de apoyo
para control de calidad de obras
No hay un adecuado control
de calidad de obras por parte
del MTOP
Contratar personal técnico o
capacitar personal existente.
2
No se cuenta con equipo
y personal de laboratorio
en la provincia.
Falta equipo completo para
laboratorio de suelos.
Falta de control de calidad
efectuado por MTOP.
Implementación de personal y
equipo de laboratorio.
3
No existe equipo
informático en este
Departamento
No se puede sistematizar la
información y dar seguimiento
adecuado a las obras.
Imposibilidad de un trabajo
eficiente
Dotación de equipo informático
y de reproducción para el
Departamento.
4
No se ha dispuesto la
asignación de una
secretaria
Limitada eficiencia administrativa por
falta de una secretaria
Dificultad en la fase operativa
y administrativa del
Departamento.
Designación de una secretaria.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
53
Cuadro N° 18
Ficha 8
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 08 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Conservación Vial. Nombre: Ing. Gabriel Rodríguez
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
La limitación de recursos económicos a
imposibilitado mejorar los espacios de
trabajo en el taller de mecánica, oficina,
adquirir las herramientas necesarias
como también tener un stock de
repuestos y lubricantes
Mala Infraestructura para realizar
labores de mantenimiento
mecánico
Espacios inadecuados para el
mantenimiento mecánico,
retraso en reparaciones por
falta de equipamiento,
repuestos, lubricantes filtros.
Asignación económica para remodelar
y adecentar la infraestructura de
labores de mantenimiento mecánico
por un valor de USD 40.000, como
también para adquirir loe repuestos y
lubricantes.
2 Propietarios legítimos de los terrenos
del área minera reclamaron su posesión.
Instalaciones de
Mina “Pichincha”
Dejarán de operar en 1 año
Por convenio firmado entre
propietarios del área minera y
autoridades TMOP
TMOP no podrá explotar,
producir ni tener acceso a
materiales pétreos para
mantenimiento vial
Adquirir una propiedad calificada
como área minera para la obtención
de materiales pétreos.
3
Al momento de realizar las
cuantificaciones para la contratación de
un proyecto, establecer las prioridades
que requieren la Direcciones para el buen
desempaño de la fiscalización
Falta de vehículos livianos para
fiscalización
Limitado control de las obras
que fiscaliza el MTOP por
falta de una logística
adecuada.
Incluir en los contratos los fondos
necesarios para adquirir vehículos o
dotar de los existentes en
Administración Central
4 Equipo antiguo, no se ha renovado
desde el año 1992 Equipo Obsoleto
Fuertes inversiones
requeridas para su reparación
a ocasionado que pasen al
desuso
Establecer convenios estratégicos de
cooperación con gobiernos
seccionales, adquiriendo maquinaria
nueva, complementado con el equipo
rescatable que se tiene actualmente.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
54
Cuadro N° 19
Ficha 9
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 09 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Estudios. Nombre: Ing. Pablo Trujillo
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
El laboratorio de suelos en años
anteriores por disposición
superior fue llevado donde
existía obras contratadas, de
igual manera los técnicos en
esta rama; para el control de los
materiales a utilizarse en los
proyectos y trabajos que se
ejecutan en esta Dirección es
necesario la implementación
Falta de laboratorio de
suelos
En la actualidad únicamente la
constructora ejecuta los
ensayos de materiales, esto
sucede en las obras
fiscalizadas por el MTOP
Para el correcto control de calidad de
las obras que se desarrollan en esta
Dirección , implementar de manera
urgente el laboratorio de suelos, con su
equipo necesario para realizar ensayos
de granulometría, densidades de campo
y hormigones, además de su personal
técnico: un Ing. de Suelos, dos
laboratoristas y una camioneta 4x4
2
Limitaciones del marco jurídico
para un ágil proceso de
adquisición de equipo
indispensable para las
actividades de oficina y campo
(computadoras, cámaras
fotográficas, GPS, etc.)
Insuficiente equipo y
servicio tecnológico, por
limitaciones marco jurídico
en procesos de adquisición
del Ministerio
Tardanza en la elaboración de
información utilizando las
herramientas tecnológicas
implementadas por el MTOP,
limitaciones para la
elaboración de informes
debido a la falta de equipo
básico
Las Autoridades deben autorizar la
implementación de equipo y servicio
tecnológico con sus respectivos
fondos, acorde a las necesidades de
cada dirección
3
No haber procedido de manera
oportuna a remates de equipo,
maquinaria y bienes
Bodega con equipos y piezas
y partes en proceso de
obsolescencia.
Para los custodios es una gran
responsabilidad cuidar bienes
obsoletos, imagen deplorable
de bodegas y campamentos
por la presencia de equipos en
destrucción por el ambiente
severo que existe
Emprender un proceso urgente de
remates de equipo, maquinaria y bienes
que se encuentran en desuso.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
55
Cuadro N° 20
Ficha 10
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 10 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Inspección de Obras. Nombre: Vicente Linzan
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Vehículo asignado
recorriendo con fallas
mecánicas.
Dificultades de movilización a los
proyectos y comunidades.
Pérdida de tiempo que afecta a
los proyectos y comunidades
beneficiarias.
Adquisición de vehículo doble
cabina.
2
Área minera con
problemas por concesión
y por propietarios de la
mina.
Planta de trituración sin producción.
Desabastecimiento de material
pétreo y agregados necesarios
para el mantenimiento vial.
Gestionar área minera para
MTOP de la Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
56
Cuadro N° 21
Ficha 11
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 11 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Servicios Institucionales. Nombre: Ing. Luis Peralta
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área: Plan operativo anual, Plan anual de adquisiciones, Plan de administración y mantenimiento
de bienes; Informes: de adquisición de bienes, de ejecución de obras y prestación de servicios, del manejo de compras públicas, de control de combustibles, de
administración y saneamiento de bodega, de ejecución y evaluación del plan de administración y mantenimiento de bienes, de servicios generales.
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o
recomendaciones Observaciones
1 Concentración administrativa en
Pichincha
Lentitud en proceso de adquisición,
administración y mantenimiento de
bienes muebles e inmuebles
Atrasos en entrega de obras
e incumplimiento de metas
Desconcentración de
Manabí
Personal administrativo
contratado recientemente
2
Falta de agilidad por parte de
administración central en entrega
de documentos requeridos
Atraso en proceso de
desconcentración
Desocupación de personal
contratado en áreas
administrativa
Entregar documentación
requerida
Personal administrativo
contratado recientemente
3
vida útil completa, de bienes
muebles y equipo liviano y
pesado
Bodega saturada de bienes obsoletos Eleva los costos por
mantenimiento
Ejecutar propuesta de
chatarrización
maquinaria adquirida en
el año inventario de
bienes
4 Infraestructura física deteriorada
del edificio lince
Inadecuados lugares de trabajo en
servicios administrativos y técnicos Accidentes laborales
Readecuación de
edificación
Fotos y detalle de
requerimiento
5 Falta de inmobiliario de oficina
y equipo informático
Retraso en proceso de servicios
administrativo
Eficiencia en procesos
administrativo y técnico
Equipar oficinas para la
administración técnica y
operativa
Detalle de requerimientos
por fechas
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
57
Cuadro N° 22
Ficha 12
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 12 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Tecnológicos. Nombre: Ing. Carlos Córdova
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1 No se cuenta con un
titular de esta área. No existe plan operativo informático.
Equipos dañados, trabajo de
personal administrativo de las
diversas áreas no eficiente por
falta de medios.
Asignar un titular para el área de
servicios tecnológicos.
2
No se cuenta con un
plan de capacitación
informático.
Personal de dependencias
administrativas y operativas sin
conocimientos actualizados sobre
informática.
Limitaciones para un trabajo
eficiente del área
administrativa.
Desarrollar un plan de
capacitación y actualización
informática.
3
No se lleva a cabo el
monitoreo de la base de
datos de la institución
por falta de medios y
recursos informáticos
No se tiene acceso oportuno y
eficiente a la información que se
genera en la institución.
Presentación de informes a
coordinadores y autoridades,
retrasados.
Establecer un programa que
facilite el acceso y la
sistematización de la
información.
4 Falta de implementación
de equipos y servicios.
No se cuenta con servicio eficiente de
internet y correo, en todas las áreas de
la Dirección Provincial.
Gestión Administrativa de la
Dirección Provincial sin
servicio eficiente de internet y
correo.
Implementar servicio de internet
con suficiente capacidad y
velocidad.
5
No se cuenta con la
persona que de
mantenimiento a los
equipos informáticos.
Los pocos equipos informáticos no
tienen mantenimiento, colapsan por
ataque de virus y por su tiempo de
vida útil. Tampoco se dispone de
copiadora.
Equipos colapsados o con
fallas que no permiten trabajar
eficazmente
Designar y contratar una persona
que de mantenimiento a los
equipos informáticos y capacite
a los funcionarios
administrativos.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
58
Cuadro N° 23
Ficha 13
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 13 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Comunicación. Nombre: Lic. Isabel Intriago
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1 No se tiene titular del
área de comunicación.
Provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas desinformada de proyectos
que lleva adelante el MTOP y de la
importancia de los mismos.
Trabajos de la Dirección
Provincial y del MTOP pasan
desapercibidos para la
provincia y país.
Contratar un titular del área de
comunicación.
2
No se ha sistematizado
los datos de medios de
información local.
No se cuenta con una base de datos
de medios a los cuales invitar para
socializar la inauguración de obras.
Dificultades para convocar a
los medios, para que difundan
la inauguración de obras.
Elaborar un listado de medios y
periodistas que apoyen procesos
de socialización de trabajos del
MTOP
3 No se tiene titular del
área de comunicación
No se cuenta con programa de
mejoramiento de imagen institucional
Dirección Provincial del
MTOP sin el reconocimiento
ciudadano por el trabajo
ejecutado.
Desarrollar un programa de
mejoramiento de imagen
institucional
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
59
Cuadro N° 24
Ficha 14
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
MATRIZ DE PROBLEMA CON RELACIÓN CAUSA - EFECTO
Ficha No: 14 Fecha: 01/11/2014
Área o Departamento: Bodega. Nombre: Sr. Edgar Tapia
Descripción de las funciones o responsabilidad del departamento o área:
N° Causas Problemas Efectos Soluciones o recomendaciones Observaciones
1
Galpones obsoletos que se
encuentran en la vía pública
donde es actualmente la bodega y
no hay seguridad apropiada.
No se cuenta con espacio para
establecer una bodega Funcional.
No contar con espacios adecuados
para desarrollar actividades de
bodega.
Construcción de una bodega
funcional de acuerdo a
especificaciones técnicas.
2
No se cuenta con dotación de
equipos y servicios de
comunicación
No se tiene ningún sistema de
comunicación (telefónico, Internet,
radios, entre otros)
Personal de bodega incomunicado,
sin poder desarrollar trabajo
eficiente.
Dotar a bodega de equipos de
comunicación.
3 No se cuenta con dotación de
equipos.
No se cuenta con suficiente apoyo de
equipo informático (Computadoras,
impresoras, copiadora, escáner)
No se puede presentar informes
oportunamente y no se puede
sistematizar la información de
bodega.
Dotar a bodega de equipos de
computación
4 No se cuenta con vehículo para
movilizar al personal.
No se cuenta con movilización para
trámites como visitas a los diferentes
frentes de trabajo, DINSE, entrega de
informes, comunicados, movilizar
materiales, devolución de materiales
por fallas, entre otros.
La movilización para trámites es
tardía (en transportes públicos); no
se pueden cubrir todos los trámites
diarios.
Dotar a bodega de una camioneta
para gestiones.
5 Instalaciones inservibles, peligro
de cortocircuitos e incendios.
No se dispone de energía eléctrica en
instalaciones.
Espacios internos de bodega sin
iluminación ni alternativas para
conectar equipos.
Realizar nuevas instalaciones de
las redes eléctricas de bodega
6
No se ha aplicado ningún
programa de capacitación técnica
al personal de bodega
Falta de capacitación técnica a las
personas que laboran en bodega.
Personal de bodega sin
actualización de conocimientos
informáticos
Programar cursos de
actualización informáticos y
administrativos.
7
Pilas radiactivas sin protección
técnica o recomendaciones para
su movilización o depósito final
Presencia de dos pilas radiactivas que
contaminan y ponen en riesgo al
personal.
Contaminación radiactiva presente
para todo el personal de bodega y
mantenimiento vial
Disponer de un lugar adecuado
para la disposición final de estos
materiales.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
60
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
PROPUESTA DEL MODELO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PARA
LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS
DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
4.1. Antecedentes
Para la Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas de Santo Domingo de los
Tsáchilas el principal factor, tanto para el ámbito administrativo y operativo es el recurso
humano, las personas constituyen el principal activo de la institución ya que participan y
hacen posible darle vida a la misma. Todos los componentes humanos de una institución
son importantes, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen; sin
embargo muchas veces es el más descuidado por la falta de motivación, capacitación y
control; lo que trae como consecuencia un nivel ineficiente en el desempeño de las
funciones.
Las personas aportan a las instituciones o empresas; habilidades, conocimientos, actitudes,
comportamientos, percepciones, sean directores, empleados de oficina, obreros o técnicos,
las personas desempeñan papeles muy diferentes dentro de la institución, es por esta razón
que el talento humano es considerado un recurso muy importante en la institución, ya que
de él depende el crecimiento y desarrollo de la misma.
En la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, se estableció la Dirección Dirección
Provincial de Transporte y Obras Públicas, la misma que se encuentra funcionando con
esta jerarquía por el lapso de cinco años aproximadamente; cuya Misión es: “Promover el
desarrollo económico y social de la región a través del desarrollo de la infraestructura y
servicios de transporte, coordinando y fiscalizando los programas de inversión, los
convenios del Ministerio con los distintos organismos regionales involucrados apoyando
las acciones tendientes al cuidado del medio ambiente y participación ciudadana”.
61
Otro enfoque del presente modelo tiene el propósito de “disponer una estructura
institucional más eficiente, que facilite los procesos de coordinación, planificación, gestión
territorial y orientación de la inversión pública para garantizar el desarrollo de la Gestión
desconcentrada del Transporte y la Infraestructura”, a parte de la consolidación de un
“Sistema de Planificación Regional de la Movilidad”, que sea altamente participativo.
Uno de los principales retos que tiene la Dirección Provincial de Transporte y Obras
Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas en el ámbito administrativo y operativo, es
presentar ante su organismo rector, una propuesta técnica que permita evidenciar cómo
será EL MODELO DE GESTIÓN; para lo cual se apoya en el ACUERDO No.- 036, en el
cual consta EL ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS, del Ministerio de Transporte y Obras Públicas; el mismo que consta
publicado en el Registro Oficial No.- 116, del miércoles 8 de abril del 2009.
Por otro lado también se hace referencia la orientación seguida a LA NORMA TÉCNICA
DE DISEÑO DE REGLAMENTOS O ESTATUTOS ORGÁNICOS DE GESTIÓN
ORGANIZACIONAL POR PROCESOS, dada por la Secretaría Nacional Técnica de
Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público. (SENRES), con
soporte jurídico en la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de
Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público (LOSCCA).
4.2. Delimitación.
Si bien la presente propuesta de MODELO DE GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN
PROVINCIAL DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS DE SANTO DOMINGO DE
LOS TSÁCHILAS, está ambientada para esta provincia; de acuerdo a las referencias
técnicas citadas, al recurso humano existente y al desarrollo dado tanto para la elaboración
del Orgánico Funcional como para el Manual de Funciones; esta propuesta podría ser
adoptada y aplicada por otras provincias, si así se lo considera pertinente.
62
4.3. Objetivo general
Mejorar la gestión administrativa a base de un MODELO DE GESTIÓN con énfasis en el
mejoramiento de las unidades que comprenden la GESTIÓN DE RECURSOS y de las
unidades de PROCESOS AGREGADORES DE VALOR, de la Dirección Provincial de
Transporte y Obras Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas.
4.3.1. Objetivos específicos
Elaborar el Orgánico Funcional de la Dirección Provincial de Transporte y Obras
Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Elaborar un Manual de Funciones para la Dirección Provincial de Transporte y Obras
Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas, apoyado en las recomendaciones técnicas
del ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS.
Citar todo el soporte jurídico y técnico que ha sido necesario para poder estructurar la
presente propuesta.
4.4. Justificación
El presente trabajo reviste importancia porque analiza cada uno de los componentes
necesarios para desarrollar eficientemente el trabajo de las diversas unidades que
comprenden la GESTIÓN DE RECURSOS y de las unidades de PROCESOS
AGREGADORES DE VALOR, los mismos que serán apoyados en su funcionalidad ya
que contarán con dos componentes fundamentales para el buen direccionamiento operativo
como son: Orgánico Funcional y Manual de Funciones.
El desarrollo del proyecto se justifica desde el punto de vista técnico porque existe el
diagnóstico investigativo con los lineamientos necesarios para elaborar la propuesta. El
63
presente informe será una herramienta administrativa que permita la toma de decisiones
oportunas y a la vez establezca mecanismos de medición y correctivos para la optimización
total de cada uno de los componentes humanos.
4.5. Soporte jurídico
Se procede a citar textualmente parte del ACUERDO No.- 036, en el cual consta EL
ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS,
del Ministerio de Transporte y Obras Públicas; el mismo que consta publicado en el
Registro Oficial No.- 116, del miércoles 8 de abril del 2009; y dentro del artículo No.- 6
Estructura Básica Alineada; consta la misión: “La Estructura Orgánica Institucional está
alineada con la misión y se sustenta en la filosofía y enfoque de productos y servicios,
asegurando su ordenamiento orgánico y está integrada por los siguientes procesos:
Procesos Gobernantes.
Procesos Agregadores de Valor.
Procesos Habilitantes.
Unidades Desconcentrados y
Procesos Especiales”.
Dentro de las Unidades Desconcentrados, se encuentra el literal:
4.6. Dirección Provincial de Transporte y Obras públicas.
4.6.1. Proceso Gobernante.
4.6.1.1. Gerenciamiento de la infraestructura y gestión del transporte provincial.
a. Misión.- Promover el desarrollo económico y social de la región a través del desarrollo
de la infraestructura y servicios de transporte, coordinando y fiscalizando los programas de
inversión, los convenios del Ministerio con los distintos organismos regionales
64
involucrados apoyando las acciones tendientes al cuidado del medio ambiente y
participación ciudadana.
Responsable: Director Provincial
b. Atribuciones y Responsabilidades.
1. Representar al Ministro en su Provincia.
2. Presidir dirigir y coordinar el Comité Provincial Institucional.
3. Representar a la institución por delegación del Ministerio de Transporte y Obras
Públicas ante las entidades y organismos del Estado, en la respectiva región en función
de la estrategia de desconcentración de conformidad con la ley.
4. Administrar la gestión de la infraestructura y la gestión del transporte provincial.
5. Realizar el control y evaluación del cumplimiento de políticas, normas, directrices en
su jurisdicción e informar periódicamente a las máximas autoridades del MTOP.
6. Realizar el control del estado de avance de las obras en la provincia e informar a las
máximas autoridades.
7. participar en actividades de coordinación con los representantes de las entidades
provinciales, para garantizar el cumplimiento de las políticas institucionales, de los
objetivos y prioridades definidos en los programas que se encuentran bajo su
responsabilidad en el marco del Plan Nacional de Desarrollo.
8. Dirigir y participar en las reuniones de consulta, reuniones técnicas o negociaciones
con autoridades provinciales para resolver temas inherentes a la gestión del transporte.
9. Formular y ejecutar concertadamente con las direcciones provinciales del Ministerio de
Transporte y Obras Públicas, el Plan Provincial de Transporte e Infraestructura, de
conformidad con los lineamientos metodológicos de SENPLADES y de la
Subsecretaría de Planificación del MTOP.
10. Coordinar la elaboración de la proforma presupuestaria y el trámite de reformas al
presupuesto aprobado, conforme a las disposiciones de las Leyes Orgánica de
Administración Financiera y Control y de Presupuestos del Sector Público.
11. Elaborar los pliegos y condiciones para concursos y/o licitaciones, así como también
intervenir en los procesos licitatorios, para el otorgamiento de contratos, que se
65
efectúen con motivo de las acciones vinculadas al área de su competencia de
conformidad con la ley.
12. Gestionar la oportuna movilización de recursos económicos y financieros de acuerdo a
las partidas presupuestarias.
13. Verificar periódicamente los avances y resultados de los planes programas y proyectos
que se ejecuten en la provincia.
14. Coordinar el seguimiento y evaluación de las actividades que se ejecutan en su
jurisdicción.
15. Supervisar y controlar los procesos de control de obras en el ámbito provincial.
16. Conducir y ejecutar coordinadamente con los órganos competentes la prevención y
control de riesgos y daños en la infraestructura del transporte.
17. Coordinar con las Direcciones de Comunicación Social, la difusión de las obras y
eventos periodísticos (conferencias de prensa, recorridos de obras, cobertura de
campo).
4.6.2. Procesos agregadores de valor
4.6.2.1. Gestión de infraestructura provincial.
4.6.2.1.1. Estudios
a. Productos y Servicios.
1. Informes de estudios y diseño de proyectos por administración directa.
2. Informes técnicos de apoyo a instituciones públicas y entidades seccionales.
3. Informes de estudios de infraestructura del transporte.
4. informes de control de calidad de materiales de ejecución de contratos de construcción
y mantenimiento.
5. informe de supervisión de contratos de estudios para proyectos de infraestructura.
6. Informes de estudios de puentes y obras menores.
7. manuales de procedimiento de la unidad.
66
4.6.2.1.2. Construcciones
a.- Productos y Servicios:
1. Informe de avance de proyectos de transporte.
2. Informe de supervisión de contratos de construcción.
3. Informe de supervisión de fiscalizaciones contratadas.
4. Informe ejecutivo contratado.
5. Informe técnico para terminación de contratos en forma unilateral y de mutuo acuerdo.
6. Informe y elaboración de actas de recepción provisional, definitivas y liquidaciones y
otras.
7. Manuales de procedimientos de la unidad.
4.6.2.1.3. Conservación
a. Productos y servicios.
1. Plan Operativo Anual de la Subsecretaría y del Proceso.
2. Informe de cumplimiento de la ejecución del Plan Operativo Anual.
3. Plan Anual de Mantenimiento y Conservación.
4. Plan Anual de Inversiones.
5. Informe del avance del Plan Anual de Inversiones.
6. Inventarios de puentes.
7. Inventario de la infraestructura del transporte.
8. Informes de supervisión y fiscalización de contratos.
9. Informe del avance y aprobación de planillas de trabajo y reajuste de precios.
10. Planillas de trabajo y reajuste de precios.
11. Informe de cumplimiento de cronogramas de contratos de conservación
(mantenimiento y rehabilitación).
12. Informe de avance de proyectos de contratos de mantenimiento.
13. Informes de trabajo de conservación por administración directa.
14. Informes de riesgos y vulnerabilidad de la infraestructura.
67
15. Informes de asistencia técnica y asesoramiento a gobiernos seccionales y otras
instituciones.
16. Informes de administración y evaluación de convenios.
17. Planillas de asociaciones de conservación.
18. Informe de administración y mantenimiento de maquinaria pesada y vehículos livianos.
19. Certificados de operación regular y especial.
20. Informe técnico de estado actual de infraestructura de transporte.
21. Informe ejecutivo fotografiado de obras en ejecución.
22. Presupuestos de evaluación y memorias técnicas.
23. Manuales de procedimientos de la unidad.
4.6.2.2. Gestión del transporte provincial:
4.6.2.2.1. Transporte Terrestre y Ferroviario:
a. Productos y Servicios:
1. Estudios y Proyectos de transporte terrestre, tránsito y seguridad vial provincial.
2. Planes, programas y proyectos que mejoran la circulación vehicular Provincial en
coordinación con los Gobiernos seccionales.
3. Informes de coordinación con autoridades respecto al control de calidad de los
servicios de transporte, condiciones técnicas y seguridad de vehículos y el impacto
ambiental de la operación del transporte, de conformidad con las normas técnicas
ambientales.
4. Informe de coordinación con los organismos correspondientes la ejecución de planes,
programas y proyectos encaminados a reducir los índices de accidentabilidad en su
jurisdicción.
5. Informes de control de pesos y dimensiones.
6. Emisión de certificados de operación regular y especial.
7. Manuales de procedimiento de la unidad.
68
4.6.3. Procesos habilitantes:
4.6.3.1. De asesoría
4.6.3.1.1. Asesoría Jurídica
a.- Productos y Servicios:
1. Plan operativo anual del proceso
2. Informes de análisis de la documentación Precontractual.
3. Expedientes de procesos para Juzgados de Caminos.
4. Informes de revisión de la documentación habilitante de los contratos.
5. Informes sobre la terminación unilateral de contratos.
6. Criterios y pronunciamientos legales
7. Informes legales y Jurídicos
8. Informes de Patrocinio judicial y constitucional.
9. Manuales de Procedimientos de la Unidad.
4.6.3.2. De apoyo
4.6.3.2.1. Recursos Humanos
a.- Productos y Servicios:
1. Plan operativo anual del proceso
2. Informes de ejecución del Plan Operativo Anual.
3. Inventario de recursos humanos por régimen laboral.
4. Informes periódicos de control de asistencia.
5. Informes semestrales de evaluación del desempeño.
6. Programa de evaluación al desempeño del personal.
7. Calendario anual de vacaciones.
8. Acciones de personal de vacaciones.
9. Informes trimestrales de evaluación de calendario de vacaciones.
69
10. Acciones de personal de: sanciones, subrogaciones, licencias.
11. Informes técnicos de sanciones, subrogaciones, licencias.
12. Control de expedientes del personal.
13. Informes trimestrales del control de expedientes del personal.
14. Informes de visitas domiciliarias y hospitalarias.
15. Programas de Bienestar Social, Seguridad e Higiene Industrial.
16. Programa de Protección Laboral.
17. Informe de ejecución del Plan de Bienestar Social y Programas de Seguridad e Higiene
Industrial y Protección Laboral.
18. Informes de Supervivencia y reubicación de personal.
19. Plan Anual de Capacitación.
20. Informes técnicos de capacitación.
21. Informes trimestrales de la ejecución y evaluación del Plan Anual de Capacitación.
22. Registro de proveedores calificados de capacitación.
23. Programa de Medicina Preventiva (médico y odontológico).
24. Informes de ejecución y evaluación del Programa de Medicina Preventiva (médico y
odontológico).
25. Informes mensuales de novedades de personal.
26. Manual de procedimientos de la unidad.
4.6.3.2.2. Servicios Institucionales:
a.- Productos y servicios:
1. Plan Operativo Anual del Proceso.
2. Plan Anual de Adquisiciones.
3. Informes para la adquisición de bienes ejecución de obras y prestación de servicios.
4. Plan de Administración y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles.
5. Informes del manejo del portal de compras públicas.
6. Informes de control de combustibles.
7. Informes de ejecución y evaluación del Plan de Administración y Mantenimiento de
Bienes.
8. Informes de administración de bodegas.
70
9. Inventario de bienes de existencia y larga duración.
10. Informes de administración de servicios generales.
11. Informes de administración de archivo, información y documentación interna y
externa.
12. Informe de administración de bienes patrimoniales y bodegas provincial, efectuando su
control y supervisando su estado de conservación y mantenimiento.
13. Informes de supervisión de servicios de mantenimiento y reparación de las
instalaciones, equipos y vehículos, así como administrar los servicios de seguridad,
limpieza, transportes y otros de la provincia.
14. Informes de coordinación y control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos de la
provincia.
15. Informe de administración y saneamiento de bodegas provincial.
16. Informes de ejecución del Plan de Administración, Mantenimiento y Seguridad de
Bienes Inmuebles y Vehículos Provincial.
17. Informes de cumplimiento de los servicios contratados en la provincia.
18. Inventario de los bienes muebles e inmuebles provincial.
19. Informes consolidados de verificación de bienes muebles e inmuebles.
20. Informes del cumplimiento de servicios contratados.
21. Manuales de procedimientos de la unidad.
b. Financiero.
Productos y servicios:
1. Plan Operativo Anual del Proceso.
2. Programa Operativo Anual.
3. Informe de control y registro contable y presupuestario.
4. Balances de comprobación.
5. Informe de flujo de efectivo.
6. Estado de ejecución presupuestaria.
7. Informes de declaración del IVA.
8. Informes de recuperación del IVA.
9. Procedimientos de control interno.
71
10. Informes periódicos de ejecución presupuestaria.
11. Informes de disponibilidad efectiva.
12. Ajustes presupuestarios.
13. Declaraciones de impuestos.
14. Informe de estado de inversiones.
15. Informes de administración de recursos financieros líquidos.
16. Registros contables.
17. Manuales de procedimientos de la unidad.
c. Gestión Tecnológica.
a.- Productos y servicios:
1. Plan Operativo Informático.
2. Informe trimestral de control y seguimiento del Plan Operativo Informático.
3. Plan de Capacitación Informática en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos
Provincial.
4. Informe de evaluación trimestral de capacitación informática.
5. Inventarios de software y hardware.
6. Informes de soporte técnico.
7. Informes de implementación de herramientas de optimización.
8. Informes de monitoreo de base de datos.
9. Informes de actividades y proyectos de desarrollos de sistemas de información
destinadas al Plan Operativo Informático.
10. Informes de administración de servicios de internet, correo y web.
11. Soluciones informáticas de hardware, software y comunicaciones.
12. Manual de procedimientos de la unidad.
4.7. Propuesta de reglamento orgánico funcional de la Dirección Provincial de
Transporte y Obras Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas
4.7.1. Estructura Orgánica
EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS DE
72
SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS para su dirección, administración y control, se
propone la siguiente estructura orgánica:
A. PROCESOS GUBERNAMENTALES
A1. DIRECTOR
A1.1 Unidad Provincial de Asesoría Jurídica.
A1.2 Unidad Provincial de Planificación.
A1.3 Secretaría General - Archivo.
B. PROCESO ADJETIVO DE APOYO Y ASESORAMIENTO
B1. COORDINACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES
B1.1. Secretaría
B1.2. Servicios Generales
B1.2.1. Guardianía
B1.2.2. Conserjería.
B1.2.3. Chofer.
B1.3. Mantenimiento Mecánico.
B1.3.1. Jefe de Talleres
B1.3.1.1. Electricidad y suelda
B1.3.1.2. Mecánica.
B1.4. Compras Públicas.
B1.5. Proveeduría.
B1.6. Área de Sistemas y Mantenimiento.
B2. UNIDAD PROVINCIAL FINANCIERA
B2.1. Secretaría
B2.2. Contabilidad.
B2.3. Tesorería.
B2.4. Bodega.
B2.5. Control de Bienes.
73
B3. UNIDAD PROVINCIAL DE TALENTO HUMANO.
B3.1. Secretaría.
B3.2. Bienestar Social.
B3.2.1. Trabajadora Social.
B3.2.2. Médico.
B3.2.3. Odontólogo.
B3.3. Unidad de Capacitación.
B4. COORDINACIÓN TÉCNICA.
B4.1. Secretaría.
B4.2. Estudios.
B4.2.1. Geotecnia
B4.2.1.1. Laboratorio
B4.2.2. Diseño Vial.
B4.2.2.1. Topografía
B4.3. Construcción.
B4.3.1. Supervisor de Construcciones.
B4.3.2. Fiscalización.
B4.3.2.1. Inspector de Obras
B4.3.2.2. Secretaria.
B4.4. Conservación Vial.
B4.4.1. Proyectos y Convenios.
B4.4.2. Asociaciones Viales.
C. PROCESOS SUSTANTIVOS
C.1. COORDINACIÓN DE TRANSPORTE.
C1.1. Secretaría.
C1.2. Gestión Vial.
C1.3. Movilidad.
74
Gráfico Nº 9
Estructura orgánica
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Lissette Jácome, 2014
75
4.7.2. Manual de Funciones
A. PROCESOS GOBERNANTES
A1. DIRECTOR
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Ministerio de Transporte y Obras
Públicas.
Funciones:
1. Representar al Ministro en su Provincia.
2. Presidir dirigir y coordinar el Comité Provincial Institucional.
3. Representar a la institución por delegación del Ministerio de Transporte y Obras
Públicas ante las entidades y organismos del Estado, en la respectiva región en función
de la estrategia de desconcentración de conformidad con la ley.
4. Administrar la gestión de la infraestructura y la gestión del transporte provincial.
5. Realizar el control y evaluación del cumplimiento de políticas, normas, directrices en
su jurisdicción e informar periódicamente a las máximas autoridades del MTOP.
6. Realizar el control del estado de avance de las obras en la provincia e informar a las
máximas autoridades.
7. Participar en actividades de coordinación con los representantes de las entidades
provinciales, para garantizar el cumplimiento de las políticas institucionales, de los
objetivos y prioridades definidos en los programas que se encuentran bajo su
responsabilidad en el marco del Plan Nacional de Desarrollo.
8. Dirigir y participar en las reuniones de consulta, reuniones técnicas o negociaciones
con autoridades provinciales para resolver temas inherentes a la gestión del transporte.
9. Formular y ejecutar concertadamente con las direcciones provinciales del Ministerio de
Transporte y Obras Públicas, el Plan Provincial de Transporte e Infraestructura, de
conformidad con los lineamientos metodológicos de SENPLADES y de la
Subsecretaría de Planificación del MTOP.
76
10. Coordinar la elaboración de la proforma presupuestaria y el trámite de reformas al
presupuesto aprobado, conforme a las disposiciones de las Leyes Orgánica de
Administración Financiera y Control y de Presupuestos del Sector Público.
11. Elaborar los pliegos y condiciones para concursos y/o licitaciones, así como también
intervenir en los procesos licitatorios, para el otorgamiento de contratos, que se
efectúen con motivo de las acciones vinculadas al área de su competencia de
conformidad con la ley.
12. Gestionar la oportuna movilización de recursos económicos y financieros de acuerdo a
las partidas presupuestarias.
13. Verificar periódicamente los avances y resultados de los planes programas y proyectos
que se ejecuten en la provincia.
14. Coordinar el seguimiento y evaluación de las actividades que se ejecutan en su
jurisdicción.
15. Supervisar y controlar los procesos de control de obras en el ámbito provincial.
16. Conducir y ejecutar coordinadamente con los órganos competentes la prevención y
control de riesgos y daños en la infraestructura del transporte.
17. Coordinar con las Direcciones de Comunicación Social, la difusión de las obras y
eventos periodísticos (conferencias de prensa, recorridos de obras, cobertura de
campo).
A1.1 Unidad Provincial de Asesoría Jurídica
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Elaborar el Plan operativo anual del proceso.
2. Patrocinar a la institución con todos los asuntos de carácter legal, relacionados con los
aspectos civiles, laborales, contractuales, etc.
3. Elaborar y revisar convenios, contratos, minutas a celebrarse con la institución e
informar sobre las incidencias que éstos representan.
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4. Presentar Informes de análisis de la documentación precontractual.
5. Examinar y dictaminar sobre el valor legal de las garantías y finanzas presentadas a la
institución, llevar su control e informar su videncia y vencimiento.
6. Gestionar la recuperación, por la vía judicial, de las obligaciones vencidas a favor de la
institución.
7. Mantener actualizada la recopilación de leyes, normas y más disposiciones legales de
interés para la institución.
8. Organizar archivo de expedientes de procesos para Juzgados de Caminos.
9. Presentar informes de revisión de la documentación habilitante de los contratos.
10. Presentar informes sobre la terminación unilateral de contratos.
11. Asesorar y participar en el estudio, análisis y negociación de los contratos colectivos y
pliegos de peticiones presentados por los trabajadores de la institución.
12. Exponer criterios y pronunciamientos legales.
13. Elaborar informes legales y Jurídicos.
14. Informar mensualmente al Director Provincial del MTOP, sobre el cumplimiento de
sus actividades.
15. Elaborar informes de Patrocinio judicial y constitucional.
16. Diseñar manuales de Procedimientos de la Unidad.
A1.2 Unidad Provincial de Planificación.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Elaborar y mantener actualizados los planes, programas y provectos de desarrollo, a
corto, mediano y largo plazo, de acuerdo a los objetivos metas de la Dirección
Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
2. Centralizar la información estadística de la institución y proporcionarla oficialmente a
los organismos que la soliciten.
3. Colaborar en la preparación del presupuesto anual.
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4. Revisar y mantener actualizada la proyección financiera de la institución a corto,
mediano y largo plazo.
5. Revisar y mantener actualizados los estudios realizados por la Dirección Técnica.
6. Evaluar el cumplimiento de los programas y presupuestos de obras y su implicación en
el desenvolvimiento del sistema.
7. Elaborar informes periódicos de Gestión de la Institución.
8. Informar mensualmente al Director Provincial del Ministerio de Transporte y Obras
Públicas sobre el cumplimiento de sus actividades.
A1.3 Secretaría General - Archivo.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones y conferir copias certificadas de las
mismas, con autorización del Director Provincial.
2. Entregar las bases para los concursos de ofertas y precios; recibir las propuestas
presentadas y tramitarlas.
3. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones,
debidamente legalizadas.
4. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia de la institución, de acuerdo al
reglamento establecido para el efecto.
5. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
6. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la institución.
7. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
8. Colaborar con las Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y Obras
Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
9. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
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10. Informar mensualmente al Director sobre el cumplimiento de sus actividades.
11. Organizar un archivo de cada una de las coordinaciones de la Dirección Provincial de
Transporte y Obras Públicas.
12. Mantener un flujo eficiente de información con las coordinaciones de la Dirección
Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
B. PROCESOS DE ADJETIVO DE APOYO Y ASESORAMIENTO
B1. COORDINACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Plan Operativo Anual del Proceso.
2. Plan Anual de Adquisiciones.
3. Informes para la adquisición de bienes ejecución de obras y prestación de servicios.
4. Plan de Administración y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles.
5. Informes del manejo del portal de compras públicas.
6. Informes de control de combustibles.
7. Informes de ejecución y evaluación del Plan de Administración y Mantenimiento de
Bienes.
8. Informes de administración de bodegas.
9. Inventario de bienes de existencia y larga duración.
10. Informes de administración de servicios generales.
11. Informes de administración de archivo, información y documentación interna y
externa.
12. Informe de administración de bienes patrimoniales y bodegas provincial, efectuando
su control y supervisando su estado de conservación y mantenimiento.
13. Informes de supervisión de servicios de mantenimiento y reparación de las
instalaciones, equipos y vehículos, así como administrar los servicios de seguridad,
limpieza, transportes y otros de la provincia.
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14. Informes de coordinación y control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos de
la provincia.
15. Informe de administración y saneamiento de bodega.
16. Informes de ejecución del Plan de Administración, Mantenimiento y Seguridad de
Bienes Inmuebles y Vehículos.
17. Informes de cumplimiento de los servicios contratados en la provincia.
18. Inventario de los bienes muebles e inmuebles provincial.
19. Informes consolidados de verificación de bienes muebles e inmuebles.
20. Manuales de procedimientos de la unidad.
B1.1. Secretaría
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Institucionales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones y conferir copias certificadas de las
mismas, con autorización del Coordinador de Servicios Institucionales.
2. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones,
debidamente legalizadas.
3. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia y oficios de la Coordinación de
Servicios Institucionales, de acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
4. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
5. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la Unidad de Coordinación
de Servicios Institucionales.
6. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
7. Colaborar con las otras Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y
Obras Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
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9. Informar mensualmente al Coordinador de Servicios Institucionales sobre el
cumplimiento de sus actividades.
10. Mantener un flujo eficiente de información con las otras coordinaciones de la
Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
B1.2. Servicios Generales
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Institucionales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Administrar y controlar los servicios de guardianía, conserjería y reproducción de
documentos.
2. Administrar los servicios de mantenimiento de edificios, sistemas de comunicación,
mobiliario, equipo de oficina y más instalaciones generales.
3. Administrar los contratos de seguros de bienes y servicios.
4. Administrar y custodiar los suministros menores de oficina.
5. Administrar y controlar los servicios de comisariato.
6. Tramitar las comisiones de servicio y controlar la liquidación de las mismas.
7. Tramitar pasaportes y pasajes requeridos para las comisiones de servicio de
funcionarios y trabajadores de la Empresa.
8. Informar mensualmente al Director sobre el cumplimiento de las funciones asignadas.
B1.2.1. Guardianía.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Generales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
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Funciones:
1. Cuidar las oficinas, enseres y dependencias que posee la Dirección Provincial del
MTOP.
2. Cuidar de las instalaciones, materiales, herramientas, máquinas y otros bajo su
responsabilidad, de acuerdo al horario establecido.
3. Arreglo y limpieza de su espacio de trabajo.
4. Informar a su jefe inmediato de cualquier novedad detectada, y
5. Cumplir con las demás actividades propias de su función.
B1.2.2. Conserjería.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Generales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Limpieza y mantenimiento de las oficinas, enseres y dependencias que posee la
Dirección Provincial del MTOP.
2. Cuidar de las instalaciones, materiales, herramientas, máquinas y otros bajo su
responsabilidad, de acuerdo al horario establecido.
3. Arreglo y limpieza de su espacio de trabajo.
4. Informar a su jefe inmediato de cualquier novedad detectada, y
5. Cumplir con las demás actividades propias de su función.
B1.2.3 Chofer
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
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Funciones:
1. Conducción del vehículo o vehículos que posee la Dirección Provincial del MTOP, dar
mantenimiento periódico para su utilización eficaz.
2. Conducir el vehículo asignado a su cargo y responsabilizarse de su buen
funcionamiento y mantenimiento.
3. Guardar el vehículo en el sitio de estacionamiento indicado, luego de concluir la
jornada de trabajo, evitando la utilización en asuntos particulares, y
Cumplir con las demás actividades propias de su especialización.
B1.3. Mantenimiento Mecánico.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Institucionales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Mantener actualizado el registro de los vehículos y maquinaria de propiedad de la
institución.
2. Elaborar y ejecutar los programas de operación y mantenimiento de los vehículos y
equipos.
3. Autorizar y comprobar la provisión de combustible, lubricantes, repuestos, reparación
y mantenimiento de los vehículos y equipos de la institución, legalizar la
documentación respectiva y solicitar su pago.
4. Realizar los trabajos de mecánica en los talleres de la institución.
5. Responder, conjuntamente con los conductores para la buena conservación de los
vehículos y equipos.
6. Supervisar el buen uso de los vehículos y equipos; cumplir y hacer cumplir lo dispuesto
en el reglamento respectivo.
7. Obtener de las autoridades de tránsito las matrículas y revisiones de los vehículos y
equipos de la institución y permisos de circulación.
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8. Efectuar los trámites pertinentes ante las autoridades correspondientes compañías
aseguradoras, en caso de accidentes de tránsito.
9. Solicitar la contratación del Seguro para vehículos la renovación de las pólizas
existentes.
10. Coordinar con las unidades de la institución y talleres, los trabajos de mantenimiento y
reparación de los vehículos.
11. Informar mensualmente al Director sobre el cumplimiento de las funciones asignadas.
B1.3.1. Jefe de Talleres
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Mantenimiento
Mecánico de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
Funciones:
1. Coordinar el mantenimiento preventivo, lubricación periódica y reparaciones de la
maquinaria y vehículos, en el nivel correspondiente.
2. Responsabilizarse de la reparación de la maquinaria y vehículos con prontitud,
economía y efectividad.
3. Solicitar oportunamente los repuestos necesarios para las reparaciones.
4. Controlar y reparar las instalaciones eléctricas de las maquinarias y vehículos.
5. Efectuar en las maquinarias y vehículos reparados, las pruebas necesarias para
comprobar el buen funcionamiento o efectuar rectificaciones si fuera el caso, previo
envío a las áreas de trabajo.
6. Cumplir las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.
B1.3.1.1. Electricidad y suelda.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Jefe de Talleres de la Dirección
Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
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Funciones:
1. Responsabilizarse de la reparación y mantenimiento eléctrico de la maquinaria y
vehículos con prontitud, economía y efectividad.
2. Solicitar oportunamente los repuestos necesarios para las reparaciones.
3. Efectuar en las maquinarias y vehículos reparados, las pruebas necesarias para
comprobar el buen funcionamiento o efectuar rectificaciones si fuera el caso, previo
envío a las áreas de trabajo.
4. Revisar periódicamente el motor de arranque, relay, dínamo y alternador en la
maquinaria y vehículos.
5. Detectar y ejecutar reparaciones de suelda en equipos, vehículos e instalaciones.
6. Cumplir las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.
B1.3.1.2. Mecánica.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Jefe de Talleres de la Dirección
Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
Funciones:
1. Reparar la maquinaria, vehículos y equipos de acuerdo a sus desperfectos.
2. Realizar los trabajos de mecánica en los talleres de la institución.
3. Responder, conjuntamente con los conductores para la buena conservación de los
vehículos y equipos.
4. Coordinar con las unidades de la institución los trabajos de mantenimiento y reparación
de los vehículos.
5. Informar mensualmente al jefe inmediato sobre el cumplimiento de las funciones
asignadas.
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B1.4. Compras Públicas.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Institucionales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Mantener actualizados los registros de proveedores.
2. Solicitar cotizaciones y efectuar el análisis de las mismas.
3. Realizar las adquisiciones con sujeción a lo dispuesto en el Reglamento de
Adquisiciones vigente.
4. Elaborar las órdenes de compra en base a las cotizaciones aprobadas y hacerlas
legalizar.
5. Realizar los trámites de compra de todas las adquisiciones autorizadas por la
institución.
6. Coordinar las adquisiciones con las unidades solicitantes, cuando el caso lo requiera.
7. Solicitar oportunamente la cancelación de los compromisos inherentes a los trámites de
adquisiciones de bienes.
8. Participar en la recepción de los artículos y realizar los trámites de reclamo ante las
compañías y/o proveedores, cuando sea del caso.
9. Asegurar que todos los bienes, materiales y suministros adquiridos sean entregados en
bodega o en los proyectos, en la cantidad, condición, especificaciones y oportunidad
solicitada.
10. Mantener un archivo actualizado de la documentación de la unidad.
11. Colaborar en la elaboración del plan anual de adquisiciones.
12. Informar mensualmente al Coordinador de Finanzas, sobre el cumplimiento de las
funciones asignadas.
13. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector público.
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B1.5. Proveeduría.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Institucionales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Abastecimiento de víveres y preparación de la comida para el personal que labora en el
área.
2. Abastecer oportunamente de víveres a la proveeduría.
3. Preparar los alimentos higiénicamente, en forma variada.
4. Servir en las mejores, en la hora determinada.
5. Cumplir con las demás actividades propias de su especialidad.
B1.6. Área de Sistemas y Mantenimiento.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Servicios
Institucionales de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Plan Operativo Informático.
2. Informe trimestral de control y seguimiento del Plan Operativo Informático.
3. Plan de Capacitación Informática en coordinación con la Coordinación de Recursos
Humanos.
4. Informe de evaluación trimestral de capacitación informática.
5. Inventarios de software y hardware.
6. Informes de soporte técnico.
7. Informes de implementación de herramientas de optimización.
8. Informes de monitoreo de base de datos.
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9. Informes de actividades y proyectos de desarrollo de sistemas de información
destinadas al Plan Operativo Informático.
10. Informes de administración de servicios de internet, correo y web.
11. Soluciones informáticas de hardware, software y comunicaciones.
12. Manual de procedimientos de la unidad.
13. Efectuar las pruebas de los sistemas y programas desarrollados.
14. Mantener actualizados los sistemas y programas de acuerdo a las necesidades de la
institución.
15. Operar los equipos de computación.
16. Dar asistencia a las demás áreas de la institución en el desarrollo de nuevos sistemas y
programas.
17. Dar mantenimiento a los terminales y equipos.
B2. UNIDAD PROVINCIAL FINANCIERA
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Plan Operativo Anual del Proceso.
2. Planificar, organizar, coordinar y controlar la gestión económica - financiera de la
institución.
3. Coordinar la ejecución de los planes y programas a corto, mediano y largo plazo, de
acuerdo a las políticas establecidas y a los recursos obtenidos.
4. Informe de control y registro contable y presupuestario.
5. Preparar en coordinación con las diferentes áreas, la proforma presupuestaria anual y
sus reformas y ejecutar el control, liquidación y evaluación presupuestaria.
6. Procurar la obtención de los recursos financieros y materiales requeridos para la
ejecución de obras y programas operativos.
7. Velar por la correcta, eficiente, económica y oportuna utilización de los recursos
financieros y materiales.
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8. Asesorar al Director Provincial del MTOP y demás unidades administrativas, sobre
aspectos económicos y financieros.
9. Informar mensualmente al Director Provincial del MTOP sobre el cumplimiento de las
funciones asignadas.
10. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector público.
11. Balances de comprobación.
12. Informe de flujo de efectivo.
13. Estado de ejecución presupuestaria.
14. Informes de declaración del IVA.
15. Informes de recuperación del IVA.
16. Procedimientos de control interno.
17. Informes periódicos de ejecución presupuestaria.
18. Informes de disponibilidad efectiva.
19. Administrar y controlar el manejo de efectivo y valores.
20. Ajustes presupuestarios.
21. Declaraciones de impuestos.
22. Informe de estado de inversiones.
23. Informes de administración de recursos financieros líquidos.
24. Registros contables.
25. Manuales de procedimientos de la unidad.
B2.1. Secretaría
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Financiero de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones y conferir copias certificadas de las
mismas, con autorización del Coordinador de Finanzas.
2. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones,
debidamente legalizadas.
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3. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia y oficios de la Coordinación
Financiera, de acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
4. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
5. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la Unidad de Coordinación
Financiera.
6. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
7. Colaborar con las otras Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y
Obras Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
9. Informar mensualmente al Coordinador Financiero sobre el cumplimiento de sus
actividades.
10. Mantener un flujo eficiente de información de las otras coordinaciones de la Dirección
Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
B2.2. Contabilidad - Presupuesto.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Financiero de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la institución, con sus respectivos
registros, de acuerdo con el Sistema Uniforme de Cuentas, políticas, normas técnicas y
principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. Elaborar y presentar los balances de comprobación y general.
3. Efectuar el control interno de todas las transacciones y operaciones de la institución,
determinando la propiedad, legalidad y veracidad de las obras ejecutadas por la
institución, la sea por administración directa o por contrato.
4. Organizar, custodiar y mantener actualizado el archivo de la documentación
sustentatoria de los registros contables.
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5. Controlar y coordinar la liquidación oportuna de contratos.
6. Suministrar la información contable requerida por las diferentes áreas.
7. Coordinar sus actividades con las demás unidades operativas.
8. Informar mensualmente al Coordinador de Finanzas sobre el cumplimiento de las
funciones asignadas.
9. Elaborar, en coordinación con las demás áreas de la institución, la proforma
presupuestaria anual.
10. Informar la disponibilidad presupuestaria a nivel de partida.
11. Elaborar informes semestrales sobre la ejecución presupuestaria.
12. Efectuar la liquidación y evaluación presupuestaria.
13. Registrar la reforma presupuestaria aprobada.
14. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes en el sector público.
B2.3. Tesorería.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Financiero de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Revisar y controlar la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la
documentación de respaldo, previo a los pagos.
2. Efectuar los pagos autorizados y realizar las retenciones legales correspondientes.
3. Controlar la veracidad, conformidad y legalidad de los valores ingresados a la
institución, con los informes de recaudación, depósitos bancarios y demás
documentación de soporte.
4. Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantías, pólizas, etc.
de la institución.
5. Remitir oportunamente a Contabilidad, la documentación referente a ingresos y
egresos.
6. Informar oportunamente sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en
custodia.
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7. Realizar los pagos en forma oportuna a efectos de no perjudicar los intereses de la
institución.
8. Controlar y responder por los valores retenidos en la fuente por concepto de impuesto a
la renta.
9. Mantener actualizados los registros de caja, bancos documentos a su cargo.
10. Presentar el informe diario de disponibilidades al Coordinador de Finanzas y Director
Provincial del MTOP.
11. Cumplir con los reglamentos normas vigentes para el sector público.
B2.4. Bodega.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Financiero de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Recibir los bienes adquiridos, comprobando la cantidad y especificaciones técnicas
establecidas, con la participación del área solicitante, si fuere del caso.
2. Identificar, codificar, almacenar y custodiar los materiales, equipos, herramientas y
suministros ingresados a bodega, de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
3. Llevar registros actualizados de las existencias, únicamente en cantidades.
4. Entregar los materiales, equipos, herramientas, etc., en base a solicitudes autorizadas.
5. Controlar los niveles máximos y mínimos de las existencias de materiales.
6. Solicitar la adquisición de materiales, equipos, herramientas, etc. en base al formulario
"Solicitudes de Bodega" o cuando las existencias lleguen a su nivel mínimo.
7. Participar en el Plan Anual de Adquisiciones.
8. Solicitar al Coordinador de Finanzas la baja, remate, etc. de los materiales, equipos,
herramientas, etc. destruidos, inservibles o que ya no se usaren en la institución y que
se encontraren bajo su responsabilidad.
9. Intervenir en el levantamiento de los inventarios físicos de las existencias de bodega y
de los bienes de inventario y de control.
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10. Preparar y remitir a Contabilidad, al final de cada semestre, los saldos de las
existencias en bodegas, en base a los registros de kardex.
11. Mantener actualizado el registro de tenencias de los bienes de inventario y de control.
12. Tramitar y registrar la transferencia de los materiales solicitados por otras bodegas.
13. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector público.
14. Informar mensualmente al Coordinador de Finanzas, sobre el cumplimiento de sus
actividades.
B2.5. Control de Bienes.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Financiero de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Realizar inventarios físicos de los bienes e instalaciones de propiedad de la institución.
2. Aplicar la codificación de bienes establecidos para el sector público.
3. Realizar el control del movimiento y mantener actualizados los inventarios y registros
de la institución.
4. Efectuar el avalúo de los bienes e instalaciones de la institución, de acuerdo a las
normas e instructivos establecidos.
5. Aplicar los índices de revalorización aprobados, a los bienes e instalaciones de la
institución.
6. Mantener registros actualizados de la tenencia de los bienes de inventario.
7. Efectuar conciliaciones de los bienes e instalaciones con los registros contables.
8. Realizar los trámites para la baja o disposición de los bienes, de acuerdo a los
reglamentos vigentes.
9. Administrar los contratos de seguros de los bienes e instalaciones de la institución.
10. Determinar en coordinación con la Bodega los niveles de máximos y mínimos de los
bienes para stock.
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11. Efectuar inventarios físicos de las existencias de las bodegas, bienes de la institución.
12. Participar en la entrega - recepción de bienes de bodega.
13. Las demás que le sean asignadas por el Coordinador de Finanzas.
B3. UNIDAD PROVINCIAL DE TALENTO HUMANO.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Plan operativo anual del proceso.
2. Informes de ejecución del Plan Operativo Anual.
3. Inventario de recursos humanos por régimen laboral.
4. Informes periódicos de control de asistencia.
5. Administrar y mantener actualizado el sistema de clasificación y valoración de puestos.
6. Informes semestrales de evaluación del desempeño.
7. Programa de evaluación al desempeño del personal.
8. Calendario anual de vacaciones.
9. Acciones de personal de vacaciones.
10. Informes trimestrales de evaluación de calendario de vacaciones.
11. Acciones de personal de: sanciones, subrogaciones, licencias.
12. Informes técnicos de sanciones, subrogaciones y licencias.
13. Control de expedientes del personal.
14. Informes trimestrales del control de expedientes del personal.
15. Informes de visitas domiciliarias y hospitalarias.
16. Programas de Bienestar Social, Seguridad e Higiene Industrial.
17. Programa de Protección Laboral.
18. Informe de ejecución del Plan de Bienestar Social y Programas de Seguridad e Higiene
Industrial y Protección Laboral.
19. Informes de Supervivencia y reubicación de personal.
20. Plan Anual de Capacitación.
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21. Informes técnicos de capacitación.
22. Informes trimestrales de la ejecución y evaluación del Plan Anual de Capacitación.
23. Registro de proveedores calificados de capacitación.
24. Programa de Medicina Preventiva (médico y odontológico).
25. Informes de ejecución y evaluación del Programa de Medicina Preventiva (médico y
odontológico).
26. Informes mensuales de novedades de personal.
27. Manual de procedimientos de la unidad.
B3.1. Secretaría.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Recursos
Humanos de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones y conferir copias certificadas de las
mismas, con autorización del Coordinador de Recursos Humanos.
2. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones,
debidamente legalizadas.
3. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia y oficios de la Coordinación de
Recursos Humanos, de acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
4. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
5. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la Unidad de Coordinación
de Recursos Humanos.
6. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
7. Colaborar con las otras Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y
Obras Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
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9. Informar mensualmente al Coordinador de Recursos Humanos sobre el cumplimiento
de sus actividades.
10. Mantener un flujo eficiente de información de las otras coordinaciones de la Dirección
Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
B3.2. Bienestar Social.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Recursos
Humanos de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Programa anual de Bienestar Social y programa de seguridad e higiene industrial.
2. Informe de ejecución de programa.
3. Informes periódicos de visitas domiciliarias y hospitalarias.
4. Programa de medicina preventiva y curativa.
5. Jubilaciones, cesantías, montepío y auxilio de funerales.
6. Gestiones ante el IESS.
7. Informes de supervivencia.
8. Seguros contra accidentes de trabajo y enfermedad.
B3.2.1. Trabajadora Social.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Bienestar Social
de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Programa anual de Bienestar Social y programa de seguridad e higiene industrial.
2. Informe de ejecución de programa.
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3. Informes periódicos de visitas domiciliarias y hospitalarias.
4. Programa de medicina preventiva y curativa.
5. Jubilaciones, cesantías, montepío y auxilio de funerales.
6. Gestiones ante el IESS, internas y externas con otras instituciones sobre accidentes de
trabajo y más.
7. Informes de supervivencia a jubilados.
8. Seguros contra accidentes de trabajo y enfermedad.
9. Acciones de vacaciones.
10. Notificar a la Dirección Central el caso de fallecimientos.
11. Coordinar trabajo integral con el trabajador y sus familiares.
B3.2.2. Médico.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Bienestar Social
de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Atender consultas médicas del personal y labores especializadas.
2. Diagnosticar las enfermedades y prescribir los tratamientos adecuados.
3. Solicitar los exámenes de laboratorio para interpretar las enfermedades de los
pacientes.
4. Hacer labores de cirugía menor.
5. Registrar en historias clínicas de sus pacientes, diagnósticos y medicación asignada.
6. Efectuar programas de medicina preventiva.
7. Coordinar y supervisar campañas sanitarias.
8. Programar y ejecutar periódicamente conferencias médico – educativas.
9. Supervisar labores de enfermería.
10. Conferir las órdenes de traslado a los dispensarios del IESS en caso de enfermedades
específicas.
11. Extender certificados médicos.
12. Presentar informes sobre sus acciones desarrolladas al jefe de Bienestar Social.
13. Cumplir con las demás actividades asignadas por el superior inmediato.
98
B3.2.3. Odontólogo.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Bienestar Social
de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Atender consultas odontológicas en general a Trabajadores, Empleados, Familiares y
jubilados.
2. Atención preventiva mediante profilaxis a Trabajadores, Empleados, Familiares y
jubilados.
3. Llevar adelante programas de educación para la salud oral.
B3.3. Unidad de Capacitación.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Recursos
Humanos de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Estructurar el plan anual de capacitación para el personal administrativo y operativo.
2. Elaborar el diagnóstico técnico de las necesidades de capacitación del personal en base
de las normas ISO 9001.
3. Coordinar el establecimiento de convenios de capacitación con instituciones
especializadas como el SECAP.
4. Gestionar becas y cursos de especialidad dentro o fuera del país para personal
administrativo u operativo.
5. Promover el apoyo económico institucional para el personal becario a fin de ayudar en
la logística para los viajes.
99
B4. COORDINACIÓN TÉCNICA.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividadesrelacionadas con
estudios, diseños, construcción, fiscalización, operación y mantenimiento.
2. Elaborar programas, proyectos, diseños, especificaciones técnicas y presupuestos
requeridos para la ejecución de proyectos y construcción de las obras.
3. Preparar las bases y especificaciones técnicas para la adquisicion de equipos,
materiales y contratación de estudios y obras; y participar en el analisis de las ofertas
presentadas.
4. Elaborar el proyecto de presupuesto del área y ejecutar el presupuestoanual.
5. Aprobar los estudios, proyectos, diseños, etc., elaborados por la institución, contratistas
y terceros.
6. Aprobar las planillas de pago presentadas por los contratistas.
7. Intervenir en la negociación de compra-venta de vehículos, maquinaria y equipos.
8. Velar por la correcta utilización de los materiales, maquinaria, equipos, etc., empleados
en la construcción vial, a fin de garantizar su integridad y duración.
9. Informar a la Dirección Provincial sobre el cumplimiento de las funciones asignadas.
B4.1. Secretaría.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Técnico de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones y conferir copias certificadas de las
mismas, con autorización del Coordinador Técnico.
100
2. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones,
debidamente legalizadas.
3. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia y oficios de la Coordinación
Técnica, de acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
4. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
5. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la Unidad de Coordinación
Técnica.
6. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
7. Colaborar con las otras Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y
Obras Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
9. Informar mensualmente al Coordinador Técnico sobre el cumplimiento de sus
actividades.
10. Mantener un flujo eficiente de información de las otras coordinaciones de la Dirección
Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
B4.2. Estudios.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Técnico de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Informes de estudios y diseño de proyectos por administración directa.
2. Elaborar los estudios, diseños, especificaciones técnicas, presupuestos, listas de
materiales, cronograma de ejecucion de las obras a construirse en base a los programas
y presupuestos aprobados.
3. Revisar los estudios, diseños, especificaciones técnicas, etc., de las obras presentadas
por los conatratistas y terceros.
101
4. Determinar los requerimientos de equipos y materiales a utilizarse en las diferentes
obras que se ejecuten por administración directa o por contrato.
5. Establecer las pruebas de calidad, resistencia y funcionamiento de las obras construidas
por administración directa, por contrato o por terceros y participar en la recepción
provisional y definitiva de las mismas.
6. Mantener actualizados los costos referenciales de equipos, materiales, mano de obra,
etc., a utilizarse en la determinación de precios unitarios.
7. Realizar el análisis de los problemas técnicos que afectan el normal desarrollo de los
proyectos y presentar las soluciones pertinentes.
8. Informar mensualmente al Coordinador Técnico sobre el avance y estado de los
trabajos.
9. Informes técnicos de apoyo a instituciones públicas y entidades seccionales.
10. Informes de estudios de infraestructura del transporte.
11. Informes de control de calidad de materiales de ejecución de contratos de construcción
y mantenimiento.
12. informe de supervisión de contratos de estudios para proyectos de infraestructura.
13. Informes de estudios de puentes y obras menores.
14. Manuales de procedimiento de la unidad.
B4.2.1. Geotecnia
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Estudios de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Supervisar los estudios viales en la especialidad de geotecnia que se realicen en su zona
(Consultoras para El MTOP).
2. Programar, organizar y dirigir los trabajos que se asignen al personal de laboratorio.
3. Ejecutar estudios de suelos para el diseño de cimentación de pavimentos y puentes que
estén localizados en la zona y que le sean solicitados por el Coordinador de Estudios.
102
4. Controlar la calidad de los materiales a usarse en las diferentes fases constructivas,
conjuntamente con los fiscalizadores de construcción y de Mantenimiento Vial.
5. Presentar informes mensuales o cuando se lo requiera.
6. Coordinar actividades con las demás unidades administrativas de la provincia.
7. Cumplir con las demás actividades asignadas por el Coordinador de Estudios.
B4.2.1.1. Laboratorio
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el titular de Geotecnia de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Realizar ensayos sobre muestras remoldeadas o inalteradas de: compresión simple,
triaxiales, consolidación, pruebas de carga directa.
2. Llevar un registro de los ensayos que se hacen en el laboratorio.
3. Calcular y presentar el informe de resultados.
4. Presentar al supervisor de geotecnia informes semanales o cuando lo sean requeridos.
5. Realizar ensayos de muestras de suelos.
6. Realizar muestreo de suelos y materiales en carreteras y minas o canteras.
7. Realizar ensayos sobre la calificación de los asfaltos.
8. Ejecutar diseños de mezclas asfálticas y de hormigón.
9. Ejecutar ensayos sobre pesos específicos de suelos agregados (grueso, fino), peso
unitario, contenido orgánico, abrasión, sulfatos y peladura.
B4.2.2. Diseño Vial.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Estudios de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
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1. Preparar los planes, diseños, especificaciones técnicas, presupuestos y listas de
materiales de las obras viales a ejecutarse por la institución.
2. Determinar los requerimientos de mano de obra, equipos, materiales y servicios a
utilizarse en la ejecución de las diferentes obras viales.
3. Analizar los estudios, diseños y especificaciones técnicas presentadas por contratistas y
terceros.
4. Elaborar y mantener actualizados los planos y diagramas del sistema y la información
estadística correspondiente.
5. Estudiar los planos entregados por los proveedores de equipos y preparar los diseños,
diagramas, planos, especificaciones técnicas, cronograma de ejecución y presupuestos
de construcción correspondientes.
6. Informar mensualmente al Coordinador Técnico sobre el cumplimiento de las
funciones asignadas.
B4.2.2.1. Topografía.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el titular de Diseño Vial de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Efectuar levantamientos topográficos.
2. Realizar todos los rubros de campo relativos a un proyecto vial que tienen relación con
los actos topográficos.
3. Colaborar en dibujos de planos topográficos.
4. Cumplir con las demás actividades designadas por el superior.
B4.3. Construcción.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Técnico de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
104
Funciones:
1. Informe de avance de proyectos de transporte.
2. Elaborar los programas y cronogramas de construcción y construir las obras
programadas de conformidad con los diseños, especificaciones técnicas, presupuestos,
normas de construccion y plazos determinados.
3. Informe de supervisión de contratos de construcción.
4. Informe de supervisión de fiscalizaciones contratadas.
5. Informe ejecutivo contratado.
6. Informe técnico para terminación de contratos en forma unilateral y de mutuo acuerdo.
7. Informe y elaboración de actas de recepción provisional, definitivas y liquidaciones y
otras.
8. Manuales de procedimientos de la unidad.
B4.3.1. Supervisor de Construcciones.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Construcción de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Presentar al Director Provincial el informe anual e informes especiales con el análisis
de la situación económica, financiera y administrativa de la institución y las
observaciones y sugerencias correspondientes.
2. Verificar la constitución de garantías y velar porque se mantengan actualizadas.
3. Comprobar la aplicación de las disposiciones legales, estatutarias contractuales, así
como de los manuales, reglamentos, normas y procedimientos expedidos por el
Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
4. Las demás acciones que le confiere la Ley.
5. Elaborar los programas y cronogramas de construcción de obras y ejecutarlos una vez
aprobados.
105
6. Solicitar oportunamente la entrega de equipos, materiales y accesorios a utilizarse en la
construcción de las obras, informar sobre la utilización de los mismos y efectuar el
reingreso a bodega de los excedentes y materiales sobrantes.
7. Velar por la construcción de las obras programadas de conformidad con los diseños,
especificaciones técnicas, presupuestos, normas de construccion y plazos
determinados.
8. Determinar en el sitio de trabajo las rectificaciones, cambios o modificaciones a los
diseños originales e informar el particular, por escrito, al Coordinador Técnico.
9. Realizar con la unidad correspondiente las pruebas de calidad, resistencia y
funcionamiento de las obras construidas.
10. Apoyar eficientemente la liquidación de las obras construidas.
11. Informar semanalmente al Coordinador Técnico sobre el avance y estado de los
trabajos.
B4.3.2. Fiscalización.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Construcción de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Elaborar, hasta el 30 de noviembre de cada año y someter a la aprobación del Director
Provincial, el Plan Anual de trabajo del siguiente año.
2. Verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales estatutarias,
contractuales y reglamentarias, así como de los planes, políticas, normas y
procedimientos establecidos.
3. Establecer si los ingresos, egresos y gastos de obras han sido correctamente
determinados y contabilizados.
4. Presentar oportunamente a los organismos directivos los resultados de las auditorías y
exámenes especiales realizados en las obras.
5. Revisar los proyectos aprobados, previa a su entrega a los contratistas.
106
6. Fiscalizar la Construcción de las obras que se ejecutan por administración directa y por
contrato; y velar porque se realicen de acuerdo a los diseños, planos, especificaciones
técnicas, normas y plazos previstos e informar sobre el avance de las mismas.
7. Determinar conjuntamente con los contratistas, en el sitio de trabajo, los cambios o
modificaciones a los diseños originales e informar el particular, por escrito, al
Coordinador Técnico.
8. Controlar que los equipos, maquinarias y materiales entregados a los grupos de
construcción y a los contratistas se utilicen correctamente.
9. Revisar las planillas de pago presentadas por los contratistas y recomendar las acciones
pertinentes.
10. Participar en la recepción provisional y definitiva de las obras construidas por contrato
y de terceros.
11. Informar mensualmente al Coordinador Técnico sobre la ejecución y avance de los
trabajos.
B4.3.2.1. Inspección de Obras.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Fiscalizador de la Dirección
Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Inspeccionar y supervisar los trabajos ejecutados en las vías.
2. Inspeccionar y supervisar los trabajos programados por el jefe de área.
3. Controlar tarjetas de actividades y asistencias.
4. Colaborar en la elaboración de informes mensuales, quincenales y semanales de
actividades.
5. Efectuar el resumen de costos de equipos y personal a jornal.
6. Cumplir con las demás actividades asignadas.
107
B4.3.2.2. Secretaria.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Inspector de Obras de la Dirección
Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar los oficios y documentación, confiriendo copias certificadas de las mismas,
con autorización del Fiscalizador.
2. Mantener bajo su responsabilidad y custodia los documentos, debidamente legalizados.
3. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia y oficios de la Fiscalización, de
acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
4. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
5. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la Unidad de Fiscalización.
6. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
7. Colaborar con las Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y Obras
Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
9. Informar mensualmente al Fiscalizador sobre el cumplimiento de sus actividades.
10. Mantener un flujo eficiente de información con las coordinaciones de la Dirección
Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
B4.4. Conservación Vial.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador Técnico de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Plan Operativo Anual de la Subsecretaría y del Proceso.
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2. Informe de cumplimiento de la ejecución del Plan Operativo Anual.
3. Plan Anual de Mantenimiento y Conservación.
4. Plan Anual de Inversiones.
5. Informe del avance del Plan Anual de Inversiones.
6. Inventarios de puentes.
7. Inventario de la infraestructura del transporte.
8. Informes de supervisión y fiscalización de contratos.
9. Informe del avance y aprobación de planillas de trabajo y reajuste de precios.
10. Planillas de trabajo y reajuste de precios.
11. Informe de cumplimiento de cronogramas de contratos de conservación
(mantenimiento y rehabilitación).
12. Informe de avance de proyectos de contratos de mantenimiento.
13. Informes de trabajo de conservación por administración directa.
14. Informes de riesgos y vulnerabilidad de la infraestructura.
15. Informes de asistencia técnica y asesoramiento a gobiernos seccionales y otras
instituciones.
16. Informes de administración y evaluación de convenios.
17. Planillas de asociaciones de conservación.
18. Informe de administración y mantenimiento de maquinaria pesada y vehículos livianos.
19. Certificados de operación regular y especial.
20. Informe técnico de estado actual de infraestructura de transporte.
21. Informe ejecutivo fotografiado de obras en ejecución.
22. Presupuestos de evaluación y memorias técnicas.
23. Manuales de procedimientos de la unidad.
B4.4.1. Proyectos y Convenios.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el titular de Conservación Vial de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
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1. Coordinar con organismos provinciales para determinar acciones tendientes a
establecer necesidades de apoyo en materia vial.
2. Inventariar las vías que de acuerdo a prioridades deban ser objeto de convenios.
3. Elaborar cantidades de obra y presupuesto para poner en consideración de las
autoridades.
4. Elaborar los convenios participativos para la ejecución de obras con las entidades
provinciales.
5. Controlar la ejecución de las obras que hayan sido objeto de convenio.
B4.4.2. Asociaciones Viales.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el titular de Conservación Vial de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Inventariar las vías que requieren ser mantenidas mediante acuerdos con Asociaciones
de Conservación Vial.
2. Colaborar en la conformación de asociaciones de conservación vial.
3. Analizar la documentación pertinente para emitir las resoluciones para la personalidad
jurídica de las asociaciones de conservación vial.
4. Elaborar los montos y necesidades para la contratación de asociaciones viales.
5. Fiscalizar actividades ejecutadas por asociaciones viales.
C. PROCESOS SUSTANTIVOS
C.1. COORDINACIÓN DE TRANSPORTE.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Director Provincial del Ministerio
de Transporte y Obras Públicas.
110
Funciones:
1. Estudios y Proyectos de transporte terrestre, tránsito y seguridad vial provincial.
2. Planes, programas y proyectos que mejoran la circulación vehicular Provincial en
coordinación con los Gobiernos seccionales.
3. Informes de coordinación con autoridades respecto al control de calidad de los
servicios de transporte, condiciones técnicas y seguridad de vehículos y el impacto
ambiental de la operación del transporte, de conformidad con las normas técnicas
ambientales.
4. Informe de coordinación con los organismos correspondientes la ejecución de planes,
programas y proyectos encaminados a reducir los índices de accidentabilidad en su
jurisdicción.
5. Informes de control de pesos y dimensiones.
6. Emisión de certificados de operación regular y especial.
7. Manuales de procedimiento de la unidad.
C1.1. Secretaría.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Transporte de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones y conferir copias certificadas de las
mismas, con autorización del Coordinador de Transporte.
2. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones,
debidamente legalizadas.
3. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia y oficios de la Coordinación de
Transporte, de acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
4. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y
confidencial.
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5. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la Unidad de Coordinación
de Transporte.
6. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las
novedades encontradas.
7. Colaborar con las otras Coordinaciones de la Dirección Provincial de Transporte y
Obras Públicas, en las sesiones de trabajo y en la elaboración de actas y resoluciones.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
9. Informar mensualmente al Coordinador de Transporte sobre el cumplimiento de sus
actividades.
10. Mantener un flujo eficiente de información con las otras coordinaciones de la
Dirección Provincial de Transporte y Obras Públicas y con el Director Provincial.
C1.2. Gestión Vial.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Transporte de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Programar estudios y proyectos de transporte, tránsito y seguridad vial provincial.
2. Establecer planes y programas de proyectos que mejoran la circulación vehicular
provincial en coordinación con los gobiernos seccionales.
3. Elaborar informes de coordinación con autoridades respecto del control de calidad de
los servicios de transporte, condiciones técnicas y seguridad de vehículos y el impacto
ambiental de la operación del transporte de acuerdo a normas técnicas ambientales
existentes.
4. Elaborar informes del control de pesos y dimensiones.
112
C1.3. Movilidad.
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Coordinador de Transporte de la
Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
Funciones:
1. Elaborar el plan provincial de movilidad multimodal en coordinación con las entidades
públicas y privadas.
2. Proponer políticas y estrategias para la implementación del plan provincial de
movilidad multimodal.
3. Elaborar programas y proyectos que aseguren un adecuado nivel de servicio de
movilidad de personas y carga dentro de la provincia con visión de integración.
4. Coordinar con las dependencias administrativas competentes en materia de seguridad
vial y señalización para generar un manual de aplicación.
5. Participar en la elaboración del programa plurianual de inversión pública del sector.
113
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
La Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Santo
Domingo de los Tsáchilas debe adoptar políticas de a favor de sus funcionarios en
donde se incluya principalmente llevar adelante propuestas de incentivo y capacitación
constante para que el personal mejore la calidad de su gestión.
La Dirección Provincial del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Santo
Domingo de los Tsáchilas no cuenta con un Manual de Funciones que esté habilitado y
se esté ejecutando, siendo una de las razones por las cuales la fase de administración ha
tenido falencias, limitando la interacción e importancia a esta herramienta
administrativa muy necesaria hoy en día.
Es preciso estructurar a la institución dentro del ámbito administrativo técnico, para
que los objetivos y metas que se planteen sean accesibles en el tiempo y espacio en que
se hayan estipulado, dentro del contexto de una adecuada planificación.
La institución objeto de estudio no sigue una cadena de mando claramente definido en
las fases operativas, ya que no ha formulado su organigrama estructural adecuado que
responda a las necesidades puntuales de esta organización.
A través de la aplicación de las diversas técnicas de medición estadística, se ha podido
efectuar un análisis del manejo administrativo - operativo de la Dirección Provincial
del Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas e
identificar las principales falencias en este ámbito de estudio.
114
Una vez aplicado los diversos instrumentos se ha podido definir las consideraciones
técnicas y estrategias necesarias para estructurar la propuesta de mejoramiento de la
administración y del modelo operativo de la Dirección Provincial del Ministerio de
Transporte y Obras Públicas de Santo Domingo de los Tsáchilas, tal como consta en el
último capítulo de este informe.
5.2. Recomendaciones
Capacitar e incentivar de forma periódica al personal de la institución, se debe
considerar permanentemente la importancia del factor humano en el desarrollo de la
misma, ya que este factor permite potenciar a la misma para que trabaje su sistema
operativo de manera eficiente.
Comprometer a los funcionarios de la institución con la misión, visión y objetivos, los
mismos que serán realizables y direccionen el trabajo del recurso humano
administrativo y operativo en forma eficiente.
Establecer el organigrama estructural, definiendo las responsabilidades, sanciones y
obligaciones que cada puesto implica, de forma clara y precisa, asumiendo
preferiblemente un escenario de motivación hacia los trabajadores.
Implementar el manual de funciones propuesto, el cual representa una guía de acción
para los empleados y administradores, toda vez que ya se cuenta con un manual pero
que no se ha aplicado en forma integral y tampoco ha sido sujeto de evaluación
Implementar un sistema contable actualizado con el fin de conocer técnicamente los
resultados y la posición financiera de la institución, tener un control del inventario de
activos y materiales, optimizar los recursos humanos y financieros.
115
Aplicar el modelo administrativo propuesto, con la finalidad de optimizar los recursos,
incrementar la eficiencia y un crecimiento empresarial; prestando un servicio al cliente,
eficiente y de calidad.
La institución objeto de estudio hasta el momento no han implementado un lineamiento
técnico en su administración, que bien podría tener como base la normatividad que
direcciona las ISO 9001. No obstante al ser un proceso complejo de capacitación y
evaluación permanente, es necesario pensar en reunir primero todos los factores de
aplicación y de seguimiento que son necesarios para poder efectuar la migración del
sistema administrativo tradicional a un formato técnico de excelencia.
116
BIBLIOGRAFÍA
Libros
1. ALBERS, Henry, (2008), “Principios de Organización y Dirección” 4ta. Edición,
México, Mc. Graw Hill.
2. ANDRADE, E.; López S. (2010) Evaluación Administrativa. Editorial Lucero, Lima