UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA “APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN LA EMPRESA BITLOGIC S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO” EDELINA VIVIANA ARÉVALO HERRERA [email protected]INGENIERA EN: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA DR. WELLINGTON CELSO RÍOS VILLAFUERTE, MSC. [email protected]D.M. QUITO, SEPTIEMBRE 2014
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR …€¦ · Según Sir Michael Graig– Cooper ... 4. APLICACIÓN CASO PRÁCTICO DE LA METODOLOGÍA PROPUESTA PARA ... Formato FODA ...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN LA
EMPRESA BITLOGIC S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
Anexo DP 4-4 : Cumplimiento de obligaciones IESS. ................................................................... 173
Anexo EP 4-5: Patente. ................................................................................................................... 174
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
“APLICACIÓN DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN EN LA EMPRESA BITLOGIC S.A.
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
La Auditoría de Gestión, en la actualidad es un elemento vital para la Gerencia, que permite darles
conocer a los ejecutivos de una organización, que tan efectivamente resuelven los problemas
económicos, sociales y ecológicos a fin de que les conduzca exitosamente hacia el cumplimiento de
la misión y visión de la entidad. La gestión se asocia al logro de resultados bajo tres aspectos que
son: los medios utilizados para obtener los recursos, el logro de los objetivos y los procesos para
alcanzar esos logros.
Hay que considerar que uno de los objetivos principales proponer una Auditoria de Gestión es
evaluar si BITLOGIC S.A., está cumpliendo con el objetivo social para el cual fue creada e
identificar el valor que la misma aporta a la sociedad.
Se debe definir la correcta aplicación de auditoría de gestión y control interno que está dirigido al
adecuado entendimiento de cada uno de los procesos, en base al estudio de las fases de
conocimiento preliminar, planificación, ejecución y comunicación de resultados; contando con el
aporte y opiniones que debe difundir el auditor, una vez que ha finalizado la auditoria.
PALABRAS CLAVES:
BITLOGIC QUITO S.A.
AUDITORÍA DE GESTIÓN EMPRESARIAL
AUDITORÍA - CONTROL INTERNO
AUDITORÍA - METODOLOGÍA
MERCADEO – COMPUTADORES APPLE
ABSTRACT
The Management Audit is currently a vital element for Administration, which allows directors of anorganization to know how effectively economic, social and ecological problems are solved for thepurpose of fulfilling the mission and the visión of the company. The management is related toachievement of resulte, as well as the processes to get those goals.
It has to be considered that one the mam objectives of having a Management Audit is to assess ifBITLOGIC S.A., is complying with the social objective, for which, it was created and identify thevalué contributed to society.
It has to be defined the correct implementation of the Management Audit and internal control,which is addressed, to the right understanding of every process, based on the study ofphases ofpreliminary knowledge, planning, execution and communication of results; counting on opinionsand contributions, which will be communicated by the auditor, once audit has been done.
Nota: Nombre de accionistas con los aportes económicos de cada uno. Adaptado de: Escritura de la
constitución Empresa Bitlogic S.A.
De conformidad con el cuadro de Integración antes referido, el capital se encuentra suscrito y
pagado por los accionistas de la Compañía, en el cincuenta por ciento de parte de cada uno de ellos,
tal como consta en el certificado bancario que se agrega a este contrato constitutivo como
documento habilitante; quedando los mismos a cancelar el capital por pagar dentro del plazo de un
año a contarse desde la fecha de inscripción de este contrato constitutivo en el Registro Mercantil
correspondiente.
La empresa “Soluciones Computacionales Bitlogic S.A.”, ha cumplido a cabalidad con las
exigencias legales es así que, se encuentra debidamente inscrita en:
Servicio de Rentas Interna
Fecha de inscripción: 18 de julio1997
Fecha de inicio de actividades: 18 de junio1997
Registro Mercantil
Fecha de inscripción: 18 de junio del 1997 bajo documento No. 1464 del registro de nombramiento
tomo Nº. 128 Quito a 19de mayo del 2009. Dr. Raúl Gaybor Secaira, registro mercantil del canto
quito suplente.
Superintendencia de Compañías
Reserva del nombre: 3 de marzo de 1997
Fecha de inscripción: 28 de mayo de 1997
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1.1.1.3. Productos y Servicios
La empresa BITLOGIC S.A., en relación a productos se dedica a la comercialización
principalmente de equipos electrónicos partes y piezas, también se dedica a la comercialización de
suministros de oficina, a la venta al por mayor y menor de equipos de audio y video, en relación a
los servicios ofrece el desarrollo e instalación de redes de computación y comunicación de datos, el
desarrollo y comercialización de programas de computación en general.
1.1.1.4. Ámbito de acción.
En el ámbito de acción podemos conocer lugares donde la empresa distribuye y comercializa
productos y servicios a nivel regional o nacional y cuáles son sus más grandes consumidores.
La Empresa BITLOGIC S.A., comercializa y distribuye productos y servicios a nivel nacional entre
las ciudades que distribuye tienen a Manta, Esmeraldas, Loja, Cuenca, Ibarra y Galápagos, su
comercialización y distribución más fuerte y rentable es en la ciudad de Quito y Guayaquil, en
estas dos urbes tienen mayor reconocimiento de la marca, la empresa principal o matriz se
encuentra ubicada en la capital ecuatoriana; en la ciudad de Quito.
1.1.2. Direccionamiento Estratégico de la Empresa
El direccionamiento estratégico de la Empresa BITLOGIC S.A. se enfoca en brindar soluciones
computacionales de calidad, persiguiendo siempre satisfacer las necesidades del cliente.
1.1.2.1. Misión
La misión de la Empresa BITLOGIC S.A., se encuentra establecida de la siguiente manera.
(Bitlogic S.A., 2014)
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en
Soluciones Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así
llegar a un crecimiento conjunto que nos permita mejores oportunidades de
desarrollo a nivel empresarial y profesional.”
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1.1.2.2. Visión
La visión de la Empresa BITLOGIC S.A., se encuentra enunciada de la siguiente forma. (Bitlogic
S.A., 2014)
1.1.2.3. Valores corporativos
Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía, dadas
sus características competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y la expectativa de
los clientes y propietarios.
Actualmente la Empresa BITLOGIC S.A., aplica los siguientes valores corporativos:
Puntualidad
Honestidad
Responsabilidad
Compromiso
Respeto
Equidad.
1.1.2.4. Políticas institucionales.
Son lineamientos generales que ayudan a la toma de decisiones, establecen los límites para cada
decisión que pueda tomar el Gerente de la Empresa BITLOGIC S.A., Actualmente entre las
políticas que aplica BITLOGIC S.A., a manera general y las que se consideran de más relevancia
son:
El control de cartera
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales
en el Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías;
brindando servicio, venta y reparación de equipos informáticos y así
satisfacer las necesidades tecnológicas de nuestros clientes. Conseguir que
nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y que nuestra
empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
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Manejan una cartera vencida de 30 a 45 días máximo.
El control de ventas
Monto mínimo de ventas para ganar comisión del 10% en utilidades es de $30.000.
El control de inventarios.
Mantener una rotación de inventario mínimo de cinco.
Siempre tomando en cuenta el aporte y participación de sus empleados.
1.1.2.5. Objetivos institucionales.
Actualmente la Empresa BITLOGIC S.A., no cuenta con objetivos institucionales
previamente establecidos ni plasmados, que le permita contar con una guía de procedimientos a
seguir para ser cumplidos a corto plazo.
1.1.3. Estructura Organizacional de la empresa
La Empresa BITLOGIC S.A., actualmente cuenta con una estructura organizacional
previamente definida y se encuentra establecida sobre la base de un nivel jerárquico de tipo vertical
por departamentos.
1.1.3.1. Organigrama estructural
La Empresa BITLOGIC S.A., por el momento cuenta con un organigrama estructural establecido
de tipo departamental.
10
Figura 1-2: Organigrama estructural En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com
1.1.3.2. Organigrama Funcional
Actualmente la Empresa BITLOGIC S.A., sí cuenta con un organigrama funcional previamente
establecido de tipo departamental, con el fin de dar cumplimiento a las mismas.
Figura 1-3: Organigrama Funcional En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com
Gerencia General
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
Gerencia
Representante Legal de SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A.
Depto. Contabilidad
Responsable de los diferentes procesos contables, administrativos y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.
Depto. Ventas
Participan en el desarrollo de la política comercial de la empresa para aumentar las ventas, los márgenes netos y la cuota de mercado, y optimizar los resultados de las diferentes redes de distribución, al tiempo que cumplen con la imagen y la marca. Después de analizar y evaluar los mercados, los ejecutivos de ventas definen las tendencias estratégicas y determinan las medidas a tomar.
Depto. Técnico
Responsable de dar servicio directamente al cliente, siendo un soporte de garantia no solo para el cliente si no mas bien siendo un soporte esencial de la empresa.
Secretaria
Responsable de la atención a los clientes, presencial, telefónica, dirigir las necesidades del cliente al área correspondiente, facturación, soporte contable.
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1.1.3.3. Organigrama personal
Al momento la Empresa BITLOGIC S.A., sí cuenta con un organigrama posicional previamente
establecido.
Figura 1-4: Organigrama posicional En: manual de procedimientos en bitlogics.a.com
1 Gerente General
1 Jefe Depto. Contabilidad
1 Jefe de Bodega
1 Jefe Dpto. Ventas 1 Jefe Depto. Tecnico
1 Secretaria
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1.1.3.4. Funciones principales
Tabla 1-2: Principales funciones Gerente General
Cargo: Gerente
General
Jefe Inmediato: Propietarios
Responsable: Patricio Pilco Subordinados: Contador, Jefe de Ventas
Y Jefe técnico
FUNCIONES PRINCIPALES
Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa de acuerdo con el
Estatuto de la misma, las facultades otorgadas por los estatus y las leyes, las prácticas y
procedimientos que regulan el negocio
Representar judicial y legalmente a la Empresa ejerciendo las facultades generales y
específicas que le confiera los estatutos y la Ley.
Elevar para aprobación de la Junta de Accionistas los estados financieros, la memoria
anual de la Empresa, el Reglamento de Organización y Funciones y Cuadro de Asignación
de personal, a fin de obtener la aprobación para su difusión.
Aprobar el Manual de Organización y Funciones elaborado por la Gerencia de Desarrollo
Corporativo.
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
Tabla 1-3: Principales funciones del contador
Cargo: Contador
Jefe Inmediato: Gerente General
Responsable: Susana Pilco
Subordinados: N/A
FUNCIONES PRINCIPALES
Controlar el pago de patentes, impuestos, alquileres, servicios públicos, parqueos,
combustible, entre otros.
Preparación de estados financieros
Presentar informes, con los respectivos cuadros y gráficos para su análisis
Registro diario de operaciones financieras de la empresa.
Procesar las facturas de proveedores y notas de débito (inclusión en el sistema).
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
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Tabla 1-4: Principales funciones de la secretaria
Cargo: Secretaria Jefe Inmediato: Gerente General
Responsable: Susana Granda
Subordinados: N/A
FUNCIONES PRINCIPALES
Mantener orden y disciplina de todos los bienes a ella encomendada
Recepción y entrega de paquetes, documentos y equipos.
Realizar la facturación al cliente con la información proporcionada por la persona de
ventas, con el criterio de realizarlo de la mejor manera, cuidando detalles, tales como
nombres, dirección, RUC, teléfonos, detalle del producto vendido; entre otros.
Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicios de estos.
Prepararse y dominar los aplicativos que se maneja en la Empresa
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
Tabla 1-5: Principales funciones del jefe de ventas
Cargo: Jefe de Ventas Jefe
Inmediato: Gerente General
Responsable: Ing. Roger Castillo Subordinados: N/A
FUNCIONES PRINCIPALES
Coordinar con Gerencia, cartera de clientes, volúmenes de venta, servicio post venta,
condiciones a ofrecer y pactar con los posibles nuevos clientes.
Planificar y organizarse una cartera de clientes creciente para mantener información
referente a los productos y promociones que ofrecer la empresa.
Retroalimentar a la empresa con respecto a inquietudes de los clientes (requerimientos,
quejas, reclamos, agradecimientos, sugerencias, y otros de relevancia); actividades de la
competencia (introducción de nuevos productos, cambios de precio, bonificaciones, etc...).
Nota: Adaptado de: Manual de Procedimientos Bitlogic.
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CAPITULO 2.
2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL:
2.1. Auditoría
2.1.1. Concepto
La auditoría es una comprobación de la situación económica de la empresa y su consistencia se
realiza mediante la revisión y verificación de las cuentas anuales de los estados financieros y
documentos contables, bajo un marco normativo de información financiera. También permite un
control más legible de los movimientos administrativos, financieros y contables que dé un resultado
razonable; es decir, deben ser acordes con la realidad; además permite minimizar los riesgos
mediante una acertada planificación y ejecución en el uso de los recursos con que cuenta la
empresa.
2.1.2. Importancia
La auditoría es importante, porque a través de un examen sistemático de las actuaciones y
decisiones de la empresa, permite dar un dictamen de mejoramiento o sugerencias; con el objeto de
evaluar los riesgos y tomar acciones preventivas para minimizarlos; estas acciones son realizadas
en forma independiente a la organización. Con la auditoria se logra consolidar la confiabilidad de
los datos económicos registrados, procesados y presentados en los reportes de orden financiero y
contable.
Otro aspecto a considerar para la importancia de la auditoria, es el conocimiento de la situación real
de la empresa, en base a un proceso de evaluación y control del sistema que constituye una
organización empresarial, en la cual se pretende dar un correcto uso de los recursos humanos,
materiales, equipos y su distribución; mediante la auditoría se identifican a tiempo los errores
humanos, contables, financieros, y desviaciones de objetivos o funciones institucionales por
incumplimiento y retraso; y mediante este diagnóstico, se cuenta con los insumos necesarios para la
respectiva toma de decisiones que mejoren las condiciones indicadas.
2.1.3. Objetivos
El objetivo de la auditoría es dar un diagnóstico razonable cuando se refiere a estados financieros,
en cambio al tomar en cuenta la gestión, se evalúa el desempeño considerando como el activo más
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importante de la empresa al recurso humano, estas diferentes perspectivas de la auditoria se
respaldan con la evidencia de cumplimiento de los respectivos manuales, constituidos por normas y
procedimientos, que puede constituirse como un fundamento para establecer la calidad. Además
estas normas están basadas en lo dictaminado por entes de control, de tal manera que el
asesoramiento sea razonable; ante lo descrito; la auditoría trae consigo detectar falencias u errores y
asesorar las mejores alternativas para minimizarlos, con la finalidad de lograr los objetivos
planteados por la empresa.
2.1.4. Clasificación
La clasificación de la auditoria se concreta en auditorias financiera y no financiera. Las Auditorias
financieras son aquellas que se encargan de examinar la información financiera de una
organización para opinar sobre la razonabilidad de su contenido y sobre el cumplimiento de las
normas contables; con respecto a las auditorías no financieras, son las que evalúan el desempeño de
una organización, su comportamiento para verificar el cumplimiento de sus objetivos, así como las
estrategias corporativas, funcionales de negocio y globales.
Figura 2-1: Clasificación de la Auditoría Adaptado de: Benjamín Franklin.
2.1.4.1. Auditoria de Gestión
La auditoría de gestión consiste en un examen que evalúa a la compañía en forma global sin
dirigirse a un departamento en especial, se tiene previsto definir los aspectos globales de la
empresa, de tal manera que se pueda identificar la problemática que se avizore en esta. Para lo cual,
la auditoría de gestión se respalda en la definición de indicadores que permitan determinar el
desempeño de la empresa. La forma de establecer este desempeño es por medio de muestreo y se
dirige a todas las áreas. La auditoría al ser de tipo global se constituye en una herramienta para la
CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA
FINANCIERAS AUDITORIA FINANCIERA
NO FINANCIERAS
AUDITORIA DE GESTIÓN
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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alta dirección en la toma de decisiones, con una mejor apreciación y de mejor calidad, las
decisiones y acciones ejecutadas.
En la auditoria de gestión es conveniente aplicar las tres Eses: eficiencia, eficacia y economía.
Posteriormente se propone la aplicación de las cinco Eses, y con este estudio se pretende obtener
un mayor alcance enfocado a proporcionar la cantidad y calidad justa de los recursos (financieros,
humanos, materiales y tecnológicos), el uso y consumo de sus recursos, identificar en qué grado se
cumplieron las metas y objetivos, en qué forma se cumplieron las normas ético - profesionales y la
aplicación ecológica que deben seguir.
2.1.4.2. Auditoria Administrativa
La auditoría administrativa evalúa normas y procedimientos administrativos, estable el grado de
eficacia y eficiencia en la implementación de los sistemas administrativos, con el propósito de
precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora; también permite demostrar en
qué áreas se requiere un estudio más profundo y sobre todo, un análisis causa – efecto que concilie
de forma congruente los hechos con las ideas, hay que tener muy en cuenta que en la aplicación de
esta auditoria no se aplica medidores de gestión.
2.1.4.3. Auditoría Financiera
La auditoría financiera permite examinar, evaluar y determinar la parte financiera de la empresa
por medio de balances, estados de situación económica, estados de resultados; entre otros; examina
la información financiera con el fin de opinar sobre la razonabilidad de su contenido y el
cumplimiento de las norma contables en los estados financieros, a través de la utilización de
indicadores, evalúa de manera cuantitativa a una organización para medir sus recursos económicos,
amparados en los principios generalmente aceptados de la contabilidad.
2.2. Metodologías de Auditoría
Según institutos de control y orden, está definida la estructura metodológica de auditoría, la misma
que tiende a cumplir un orden cronológico de sus fases y todas se alinean en el mismo enfoque y
alcance para el tipo de auditoria que se quiera aplicar; la Auditoría es la búsqueda de la verdad, por
lo tanto, su método sistemático de análisis ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que
necesitan ser investigados. La auditoría realiza el examen y evaluación de los hechos empresariales
objetos de estudio, partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en
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unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los originó y así emitir
una opinión profesional.
2.2.1. Según Benjamín Franklin
Utiliza una metodología de análisis profundo, facilitando al auditor la identificación y
ordenamiento de la información, basándose en una aplicación de auditoria administrativa de forma
programática y sistemática, unificando criterios y delimitando la profundidad con que se con que se
aplicarán las técnicas de análisis administrativo y garantiza a su vez el manejo oportuno y objetivo
de los resultados, a través de las siguientes etapas:
Figura 2-2: Metodología Benjamín Franklin
Planeación.
Considerada como la primera fase de la auditoria administrativa donde inicia con un conocimiento
integral de la entidad, para establecer un plan de actividades y procedimientos que se deben
cumplir en todo el proceso de auditoría. Planear es la integración de los objetivos, instrumentos y
métodos en un esquema amplio, coherente y consistente; se refiere a los lineamientos generales que
norman su aplicación estableciendo factores prioritarios, medios y técnicas analíticas de síntesis
para conocer la gestión de una organización; iniciando con una investigación preliminar.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
PLANEACIÓN
Pensar y anticipar las acciones, lineamientos de carácter general,
objetivo, factores a revisar, fuentes de información, investigación
preliminar, preparación, diagnóstico preliminar.
INSTRUMENTACIÓN
Definición de aspectos, recopilación de información, técnicas de
recolección, medición, manejo de papeles de trabajo, supervisión.
EXAMEN
Análisis multinivel, Procedimiento, Adopción de una actitud
El día 22 de Agosto, siendo las 9:30 horas, se llevó a cabo la verificación y revisión de la
base legal que la Empresa BITLOGIC S.A., aplica.
El procedimiento de actualización de la base legal de empresa se encuentra actualizado.
Cada requisito que la empresa debe practicar para poder estar en normal funcionamiento lo
ha cumplido con cabalidad, como ente jurídico que es actualmente paga sus impuestos
puntualmente y en épocas de alta demanda siempre ponen como prioridad pagar primero
impuestos y estar al día.
Elaborado por: Auditor
Aprobado por: : Auditor Jefe
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II 12
1/3
ENTIDAD BITLOGICS.A
PERIODO 2013 - 2014
FECHA:22 DE AGOSTO 2014PROCEDIMIENTO: COMPRAS
DEPARTAMENTO:GERENCIA
JEFE DE ÁREA: ING. PATRICIO PILCO
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1. Los procedimientos no
cuentan con descripción y
conectores para entender el
flujo grama.
CRITERIO DEL AUDITOR:
Con relación al proceso de compras que tiene establecido la empresa, lo cumplen en su totalidad de acuerdo como lo que
conoce el empleado, pero este proceso si presenta deficiencias en la comunicación que da el flujo grama.
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II 13
2/3
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
FECHA: 22 DE AGOSTO 2014 PROCEDIMIENTO:DE VENTAS
DEPARTAMENTO: VENTAS
JEFE DE ÁREA:JULIO MONTALVO
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1. Los procedimientos no
cuentan con descripción y
conectores para entender el
flujograma.
CRITERIO DEL AUDITOR:
Con relación al proceso de ventas que se encuentra establecido se cumple en su totalidad no ha existido ningún inconveniente
para su ejecución, los encargados cuentan con el conocimiento suficiente para aplicarlo, su deficiencia se refleja en la
comunicación que brinda el flujo grama.
78
II 14
3/3
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 - 2014
FECHA: 22 DE AGOSTO 2014 PROCEDIMIENTO: DE SERVICIO TÉCNICO
DEPARTAMENTO: TÉCNICO
JEFE DE ÁREA:ALEJANDRO SUNTAXI
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR LA EMPRESA DEFICIENCIA
1
2
3
1. Orden y organización
2. Falta de capacitación
3. Antes de finalizar, hay
falta de comunicación al
cliente en cuanto a
reparaciones y garantías.
CRITERIO DEL AUDITOR:
Dentro del proceso de servicio técnico se presentan ciertas deficiencias para poder ejecutarlo en su totalidad, una de ellas es
por falta de orden, organización de los responsables, falta de capacitación y conocimiento en como cumplir el procedimiento
y una de sus deficiencias muy notables la falta de comunicación que existe con el cliente cuando se repara y se hace cumplir
la garantía la comunicación que se maneja no es correcta.
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II 15
1/3 23 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 1
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Suma total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 – 10 riesgo bajo
80
II 16
2/3 23 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 2
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿Sus reclamos y sugerencias han sido atendidos
oportunamente por el personal responsable?
X
0
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los servicios que
ofrece?
X
0
3 ¿Considera que los precios de los servicios están
acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa se
ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por BITLOGIC
S.A., es? X 7
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la empresa? X 10
TOTAL
47
Suma total de Evaluación = 47 = 6,71
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 -10 riesgo bajo
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II 17
3/3 23 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR TECNOMEGA
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 0
No trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
74
Suma total de Evaluación =74 = 7,4
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio
8 -10 riesgo bajo
82
II 18
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
COSTO PARA DETERMINAR EL MARGEN DE UTILIDAD BRUTA
2013 2014
TOTAL INGRESOS 3’880.000,00 3’100.000,00
TOTAL GASTOS 2’989.000,00 2’456.000,00
= COSTO 891.000,00 644.000,00
= MARGEN DE
UTILIDAD
23%
ANUAL
21%
SEMESTRAL
Se determina que el margen de utilidad en el año 2013 ha sido
del 23%, mientras que el margen de utilidad al semestre del
2014 es del 21%, esto no quiere decir que la meta de la
Empresa BITLOGIC S.A., de cumplir 6mm en ventas anuales
este año va por buen camino.
CALCULO DEL PRECIO DE VENTA
ARTICULO
PRECIO DE
COMPRA
ACTUAL
FORMULA PRECIO DE
VENTA
EQUIPOS APPLE 2000,00 PC + (PC * 8%) 2160
Como podemos observar la Empresa BITLOGIC S.A., establece el precio de ventas en
base al precio de compra, el valor bruto de la compra más el 8% adicional, en total nos
da el precio de ventas para la venta.
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II 19
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
MARCAS DE AUDITORIA A UTILIZAR
Ligado
Comparado
Observado
Indagado
Analizado
Sin respuesta
Confirmaciones, respuesta afirmativa
Confirmaciones, respuesta negativa
Comprobado √
Cálculos Σ
Inspeccionado
84
II 20
1/2
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa cuenta con una estructura organizacional previamente definida y se
encuentra establecida en base a un nivel jerárquico de tipo vertical por departamentos,
con respecto a la forma del organigrama existen ciertas falencias en su diseño ya que
deben cumplir ciertas normas de asesoramiento, líneas de autoridad, etc., en el diseño de
organigramas de la empresa.
Junta General de accionistas
Directorio
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
85
Gerencia
Representante Legal de SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A.
Depto. Contabilidad
Responsable de los diferentes procesos contables, administrativos y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.
Depto. Ventas
Participan en el desarrollo de la política comercial de la empresa para aumentar las ventas, los márgenes netos y la cuota de mercado, y optimizar los resultados de las diferentes redes de distribución, al tiempo que cumplen con la imagen y la marca. Después de analizar y evaluar los mercados, los ejecutivos de ventas definen las tendencias estratégicas y determinan las medidas a tomar.
Depto. Técnico
Responsable de dar servicio directamente al cliente, siendo un soporte de garantia no solo para el cliente si no mas bien siendo un soporte esencial de la empresa.
Secretaria
Responsable de la atención a los clientes, presencial, telefónica, dirigir las necesidades del cliente al área correspondiente, facturación, soporte contable.
II 21
2/2
ESTRUCTURA FUNCIONAL
La empresa con respecto al organigrama funcional no lo tienen muy bien definido, en
base a la forma de su estructura organizacional y las funciones que establece la empresa
se lo define de la forma en que se lo visualiza, naturalmente existe deficiencias en el
diseño del organigrama así como en la forma en que se encuentran definidas las
funciones de los funcionarios de la empresa.
86
II 22
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
DETERMINA LA ELABORACIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN:
VISIÓN:
La misión y visión de la empresa se encuentra bien establecida y bien definida por
parte de sus directivos.
CONOCIMIENTO DEL PERSONAL
SI NO CRITERIO DEL AUDITOR
Gerente √
Jefe ventas √ No conocen muy claramente
Jefe técnico √
Jefe de contabilidad √
Jefe de bodega √ No conocer muy claramente
Bodeguero √ Desconoce
Vendedor 1 √ Desconoce
Técnico √ Desconoce
Vendedor 2 √ Desconoce
Recepcionista √ Desconoce
Aux. Limpieza √ Desconoce
Mensajero √ Desconoce
Con respecto al conocimiento de la misión y visión de la empresa por parte del
personal, existe una gran deficiencia ya que más del 50% del personal desconoce su
existencia.
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en Soluciones
Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así llegar a un crecimiento
conjunto que nos permita mejores oportunidades de desarrollo a nivel empresarial y
profesional.”
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales en el
Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías; brindando servicio,
venta y reparación de equipos informáticos y así satisfacer las necesidades tecnológicas
de nuestros clientes. Conseguir que nuestros empleados sean reconocidos por sus
esfuerzos y que nuestra empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
87
II 23
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
EVALUACIÓN DEL RIESGO
FECHA: 23 AGOSTO DEL 2014
DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
ÁREA DE
IMPACTO EFECTO
VALORACIÓN ACCIONES
FUTURAS A M B
Falta de atención al cliente. Técnico Cliente inestable X
Capacitación al
personal
No ingresa puntualmente la
secretaria. Administrativo
Cliente molesto, mala
atención. X
Reunión del personal,
manifestando sus
derechos y deberes
No existe un manual de
procedimientos bien
definido.
Administrativo,
Ventas y
Técnico
Demora en el
cumplimiento de tareas
X
Determinar la razón
por la cual no se
preparó un manual
No aplican métodos de
evaluación de desempeño. Técnico Mala atención al cliente X
Definir métodos de
motivación personal
No conocen su perfil de
funciones. Ventas
Incumplimiento de
funciones X
Determinar la razón
por la cual desconocen
sus funciones.
No aplican indicadores de
gestión. Administrativo
Mal desempeño de la
organización X
Medir el cumplimiento
de los objetivos.
No aplican planes ni
presupuestos que aseguren
el uso adecuado de los
recursos
Ventas Mal uso de los recursos X
Definir presupuesto de
ventas para su
cumplimiento.
No hay capacitación
profesional
Ventas y
Técnico Mala atención al cliente X
Establecer
capacitaciones
No aplican programas de
reciclaje de equipos viejos Técnico
Desperdicio de equipos
y mala atención X
Definir programas de
reciclaje favorables
Perdida del cliente Técnico Cliente inconforme X
Definir las necesidades
del cliente
No aplican estadísticas de
precios comprar
oportunamente
Compras Mala selección de
proveedores X
Establecer estadísticas
de precios.
No existe seguro de
mercadería Bodega Organización en riesgo X
Asegurar la
mercadería
No hay un manual
estructural que defina bien
la estructura organizacional
y funcional
Administrativo Mala información de la
estructura real
X
Establecer la estructura
organiz., y funcional.
No conocen la misión y
visión que aplica la
empresa
Adm. Ventas
técnico.
No conocen las metas
de la empresa.
X
Reunión de directivos y
personal de apoyo.
88
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
II 24 1/1
ENTIDAD: BITLOGIC S.A.
ELABORADO POR: Viviana Arévalo FECHA: 25 de Agosto del 2014
REVISADO POR: Dr. Wellington Ríos FECHA:25 de Agosto del 2014
1.- MOTIVO DE LA AUDITORÍA:
Uno de los principales motivos es que nunca han realizado una auditoria de gestión, que les
permita a los gerentes contar con herramientas como guías de apoyo para solucionar los
problemas que se presentan en la gestión de la empresa.
2.- ALCANCE: La Auditoria de Gestión será aplica a la estructura administrativa de la empresa BITLOGIC
S.A., la misma que está compuesta por los siguientes departamentos: contabilidad, ventas y
técnico.
3.- OBJETIVOS:
GENERAL: Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspecto de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
ESPECIFICO:
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión a llevarse a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
Comunicar los resultados obtenidos a través de la ejecución de la Auditoria de Gestión.
4.- BASE LEGAL
El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la
Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión,
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de
gestión a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la
legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su
accionar a las entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones
de carácter público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el
cumplimiento de las funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su
89
competencia.
El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría
General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de
Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada
para practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la
utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría.
5.- RESULTADOS
Los resultados que se espera obtener con la aplicación de la auditoría de gestión a la Empresa
BITLOGIC S.A., son el informe competente y el informe ejecutivo.
6.- DURACIÓN DE LA AUDITORIA POR FASES
30 días laborales, distribuidos en las siguientes fases:
FASE I (4 días) desde el 15 de agostos del 2014
FASE II (7 días)
FASE III (16 días)
FASE IV (4 días) hasta el 15 de septiembre 2014
7.- RECURSOS NECESARIOS
HUMANO (Equipo de Trabajo):
Auditor: Viviana Arévalo
Jefe de Auditoria Dr. Wellington Ríos
FINANCIERO:
Viáticos y pasajes
Impresiones, copias.
MATERIALES:
5 Resmas de papel.
4 Carpetas
Esferos, lápices de color rojo.
EQUIPOS:
1 Laptop
Cámara de fotos.
8.- POSIBLES ÁREAS CRÍTICAS
Área técnica
Área compras
Área de bodega
Área de ventas
Área administrativa
90
La empresa concede y aplica normalmente sus funciones pero no cuenta con mediadores para
medir la gestión de los funcionarios y precise más.
9.- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN
Cronograma de planificación.
10.- FIRMAS Y FECHAS DE APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
F._______________________ F._____________________
JEFE DE AUDITORIA AUDITOR EN: 25 de agosto 2014 EN: 25 de agosto 2014
FASE I Visite las instalaciones de la Empresa BITLOGIC S.A., Entregue la carta al gerente y jefes dando aviso al inicio de la auditoría., Entreviste al gerente
general y sus principales jefes., Recoger información del personal activo de
la empresa y de un año atrás., Recoger información sobre contratos de adquisición de bienes y servicios., Investigue información sobre la base
legal que tiene la empresa.,
Investigue la estructura organizativa de la empresa., Investigue el volumen
de ventas actual y de un año atrás., Describa en la narrativa la fecha, hora,
departamento y responsable., Investigue que tipos de indicadores de gestión
aplica., Investigue que métodos de evaluación de desempeño aplica., Realice el informe de novedades de todos los procedimientos al jefe
superior.
FASE II
Realice el cuestionario de control interno Empresa BITLOGIC S.A.,
Realice el FODA, Realice la evaluación de contratos de adquisición de bienes y servicios., Realice la evaluación de cumplimiento de funciones de
las principales áreas., Revise y defina indicadores posibles a
aplicar.,Realice la evaluación de la aplicación de las 5Es por departamento.
Realice la evaluación de la aplicación de la base legal de la empresa.,
Realice la evaluación selectiva de procedimientos., Realice la evaluación de
la relación que existe entre la empresa, cliente y proveedor., Realice la
evaluación del riesgo., Realice el memorando de planificación.
FASE III
Profundice el análisis de las posibles áreas críticas e indicadores de gestión Elabore papeles de trabajo adicionales que evidencien
Elabore hojas de hallazgos
Elabore la convocatoria para la sesión
Elabora el acta de sesión
FASE IV
Defina la estructura del informe Elabore el informe borrador de auditoria y previa comunicación Elabore la comunicación de resultados especificando la causa y efecto Elabore informe definitivo y archivo de auditoria
92
FASE III EJECUCIÓN
III 01
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A. PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE III ALCANCE DEL 2013 AL 2014
Elaborado por: Viviana Arévalo
Fecha:26 de Agosto del
2014
Revisado por: Dr. Wellington Ríos
Fecha: 26 de Agosto del
2014
OBJETIVO: Ejecutar la auditoría elaborando papeles de trabajo como evidencia necesaria tanto en
cantidad como en calidad y así permitan desarrollar hallazgos.
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
1 Examine y evalué profundamente las posibles áreas
críticas con su respectiva marca de auditoria. III02 VA 26 – 08 – 2014
2 Examine, evidencie y establezca estrategias de la
falta de atención al cliente. III03 VA 31 – 08 – 2014
3 Examine y evidencie los procedimientos establecidos
por la empresa. III04-III08 VA 31 – 08 – 2014
4 Examine y evidencie si aplican métodos de
evaluación de desempeño. III09-III11 VA 31 – 08 – 2014
5 Evalué y analice los indicadores de gestión
propuestos. III12 VA 01 – 09 – 2014
6 Evidencie la no aplicación de planes y presupuestos
que aseguren el uso adecuado de los recursos. III09-III11 VA 01 – 09 – 2014
7 Evidencie la falta de capacitación del personal de
ventas y técnico. III09-III11 VA 01 – 09 – 2014
8 Evalué el riesgo de pérdida del cliente. III13-III15 VA 02 – 09 – 2014
10 Evidencie la inexistencia de seguros de mercadería de
la empresa. III16-III18 VA 02 – 09 – 2014
11 Evidencia y analice la estructura actual de la empresa. III19-III20 VA 03 – 09 – 2014
12 Evidencie la falta de conocimiento de la misión y
visión por parte del personal de la empresa. III21 VA 04 – 09 – 2014
3 Elabore hoja de hallazgos de cada deficiencia. III22-III31
VA 5 – 09 – 2014
4 Elabore la convocatoria para la sesión III32 VA 9 – 09 – 2014
5 Elabore el acta de la sesión III33 VA 10 – 09 – 2014
93
III 02
1/1
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
PERIODO DEL 2013 AL 2014
EVALUACIÓN DEL RIESGO
FECHA: 26 AGOSTO DEL 2014
DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO
ÁREA DE
IMPACTO EFECTO
VALORACIÓN MARCA
A M AUDITORIA
Falta de atención al cliente. Técnico
No conocen y demora
en el cumplimiento de
tareas
X
No existe un manual de
procedimientos y funciones
bien definido.
Administrativo,
Ventas y
Técnico
Cliente inestable
X
No aplican métodos de
evaluación de desempeño. Técnico Mala atención al cliente X
√
No aplican indicadores de
gestión. Administrativo
Mal desempeño de la
organización X
No aplican planes ni
presupuestos que aseguren
el uso adecuado de los
recursos
Ventas Mal uso de los recursos X √
No hay capacitación
profesional
Ventas y
Técnico Mala atención al cliente X √
Perdida del cliente Técnico Cliente inconforme X
No existe seguro de
mercadería Bodega Organización en riesgo X
No definen bien la
estructura organizacional y
funcional
Administrativo Mala información de la
estructura real
X
No conocen la misión y
visión que aplica la
empresa
Adm. Ventas
técnico.
No conocen las metas
de la empresa.
X
Dentro de las posibles áreas críticas tomaremos las de riesgo medio y riesgo alto para presentar la
documentación necesaria que sirva como evidencia para sustentar su evaluación y análisis.
En base a la encuesta realizada de las 5Es a los 3
departamentos se sustenta que no se aplican indicadores de
gestión, no existe capacitación profesional del personal, no
tienen una guía de manual de procedimientos que garantice su
cumplimiento y no se aplica métodos de evaluación de
desempeño.
103
III 12
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
INDICADORES DE GESTIÓN
NOMBRE FÓRMULA APLICACIÓ
N
REPRESENTACIÓ
N
Cumplimiento
en ventas
VTAS. TOTALES
VTAS. PRESUP.
3’100.000,00
3’500.000,00 89%
CRITERIO DEL AUDITOR: En base a las ventas presupuestadas se han cumplido
en un 89%, mientras que solo el 11% no se cumplió, se considera un riesgo bajo para la
empresa.
Cumplimiento
de
procedimientos
#PROCED. APLICA
#PROCED. ESTABLEC.
17
22 77%
CRITERIO DEL AUDITOR: En base a los procedimientos se cumplen en un 77%,
mientras que el 23% no se cumplen, esto se define como un riesgo medio para la
empresa.
Cumplimiento
en la atención de
requerimientos
#REQUERIM.SOLICIT.
TOTAL REQUERIM.
3
6 50%
CRITERIO DEL AUDITOR: El servicio técnico debe solucionar al día 6
requerimientos y solo cumple con el 50% y el otro 50% los clientes se quedan
inconformes con el servicio porque no cumplen con su garantía en servicio y el riesgo
directo con el cliente se define alto.
Oportunidad en
la atención a
requerimientos
T.PROM.SOLUC.REQ.
RQ
TIEMPO UTILIZADO
10min.
20min. 50%
CRITERIO DEL AUDITOR: En la oportunidad en la atención a requerimientos no
se cumple ya que se estima atender a cada cliente en 10minutos y se lo realiza en
20minutos, eso provoca no poder atender a todos los clientes programados en el día y
se estima un nivel de riesgo alto.
104
III 13 1/3
31 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 1
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Σ total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 – 10 riesgo bajo
105
III 14 2/3
31 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 2
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Σ total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 – 10 riesgo bajo
106
III 15 3/3
31 - 08 – 2014 EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
CLIENTES 3
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1
¿Sus reclamos y sugerencias han sido
atendidos oportunamente por el personal
responsable?
X
0 No siempre logran el
nivel de atención
oportuno
2 ¿Ha tenido retrasos en la entrega de los
servicios que ofrece?
X
0 Existe malestar por el
cliente en la entrega del
servicio que ofrecen.
3 ¿Considera que los precios de los servicios
están acordes al medio? X
10
4 ¿Considera usted que la empresa se encuentra
estratégicamente ubicada? X
10
5 ¿La política de crédito ofrecida por la empresa
se ajusta a sus necesidades? X
10
MALO BUENO EXCELENTE
6 ¿El servicio y la atención brindada por
BITLOGIC S.A., es? X 8
Se debe mejorar en la
atención con el cliente
7 ¿Cómo aprecia la imagen corporativa de la
empresa? X 10
TOTAL
48
Σ total de Evaluación = 48 = 6,86
No. De Observaciones 7
NIVEL DE RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 – 10 riesgo bajo
107
III 16
1/3 31 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR TECNOMEGA
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 10
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 0
No trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 10
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
80
Σ total de Evaluación =80 =8,00
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 -10 riesgo bajo
108
III 17
2/3 31 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR INTCOMEX
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 0
No trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 7
Lo realizan a veces,
no tiene mucho
conocimiento
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
74
Σ total de Evaluación =74 = 7,4
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 -10 riesgo bajo
109
III 18
3/3 31 - 08 - 2014
EMPRESA BITLOGIC S.A.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO DEL 2013 AL 2014
PROVEEDOR MEGANIERO
N° PREGUNTA SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIÓN
1 ¿La Empresa BITLOGIC S.A., cumple puntualmente
con la cancelación de facturas? X
10
2 ¿La empresa cumple con los acuerdos establecidos? X
10
3 ¿Los productos que usted entrega a la empresa
cuentan con permisos de distribuidor autorizado? X
10
4 ¿En el caso de requerir pedidos extras usted cuenta
con la capacidad de abastecimiento? X
10
5 ¿Se realizan las compras únicamente a base de
solicitudes firmadas por funcionarios autorizados? X 10
6
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas
de precios que permitan detectar los momentos
oportunos de compra?
X 7
Si trabajan con
estadísticas de
precios actualizados
7 ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los
proveedores? X 10
8 ¿Existe una política de seguro adecuada para la
mercadería en tránsito? X 0
No cuentan con
seguro la
mercadería
9 ¿Se preparan órdenes de compra para todas las
adquisiciones? X 9 Lo realizan la
mayoría de veces
10
¿Se usan técnicas que permitan determinar que las
adquisiciones presentan la mejor relación entre costo
y utilidad?
X
10
TOTAL
86
Σ total de Evaluación =86 = 8,6
No. De Observaciones 10
NIVEL DE
RIESGOS
1 - 4 riesgo alto
5 – 7 riesgo medio √
8 -10 riesgo bajo
110
ANÁLISIS DE RIESGO CLIENTE Y PROVEEDORES
DESCRIPCIÓN NIVEL DE RIESGO EVALUACIÓN
CLIENTE 1 MEDIO √
Se encuentra en un nivel de riesgo medio
debido a la mala atención que existe en el
servicio técnico.
CLIENTE 2 MEDIO √ Inconformidad del cliente al momento de
reclamar garantía en servicio técnico.
CLIENTE 3 MEDIO √
Se encuentra en un nivel de riesgo medio
debido a la no atención del servicio técnico
a tiempo.
PROVEEDOR
TECNOMEGA MEDIO √
Existe un nivel de riesgo medio en
proveedores debido a que no aplican
estadísticas de precios.
PROVEEDOR
INTCOMEX BAJO √
Su nivel de riesgo bajo se debe a que la
mercadería la empresa no tiene seguro
PROVEEDOR
MEGANIERO BAJO √
Su nivel de riesgo bajo se debe a que la
mercadería la empresa no tiene seguro.
En este análisis para tener más asertividad aplicamos a 3 clientes y 3 proveedores para
que nuestro análisis tenga más sustento en la evaluación del mismo.
111
III 19
1/2
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa cuenta con una estructura organizacional previamente definida y se
encuentra establecida en base a un nivel jerárquico de tipo vertical por departamentos,
con respecto a la forma del organigrama existen ciertas falencias en su diseño ya que
deben cumplir ciertas normas de asesoramiento, líneas de autoridad, etc., en el diseño de
organigramas de la empresa.
Junta General de accionistas
Directorio
Dpto. Contabilidad
Bodega
Dpto. Ventas Dpto. Técnico
Secretaría
112
Gerencia
Representante Legal de SOLUCIONES COMPUTACIONALES BITLOGIC S.A.
Depto. Contabilidad
Responsable de los diferentes procesos contables, administrativos y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.
Depto. Ventas
Participan en el desarrollo de la política comercial de la empresa para aumentar las ventas, los márgenes netos y la cuota de mercado, y optimizar los resultados de las diferentes redes de distribución, al tiempo que cumplen con la imagen y la marca. Después de analizar y evaluar los mercados, los ejecutivos de ventas definen las tendencias estratégicas y determinan las medidas a tomar.
Depto. Técnico
Responsable de dar servicio directamente al cliente, siendo un soporte de garantia no solo para el cliente si no mas bien siendo un soporte esencial de la empresa.
Secretaria
Responsable de la atención a los clientes, presencial, telefónica, dirigir las necesidades del cliente al área correspondiente, facturación, soporte contable.
III 20
2/2
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
ESTRUCTURA FUNCIONAL
La empresa con respecto al organigrama funcional no lo tienen muy bien definido, en
base a la forma de su estructura organizacional y las funciones que establece la empresa
se lo define de la forma en que se lo visualiza, naturalmente existe deficiencias en el
diseño del organigrama así como en la forma en que se encuentran definidas las
funciones de los funcionarios de la empresa.
113
III 21
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PERIODO 2013 AL 2014
EVALUACIÓN DE LA ELABORACIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN:
VISIÓN:
La misión y visión de la empresa se encuentra bien establecida y bien definida por
parte de sus directivos.
CONOCIMIENTO DEL PERSONAL
SI NO CRITERIO DEL AUDITOR
Gerente √
Jefe ventas √ No conocen muy claramente
Jefe técnico √
Jefe de contabilidad √
Jefe de bodega √ No conocer muy claramente
Bodeguero √ Desconoce
Vendedor 1 √ Desconoce
Técnico √ Desconoce
Vendedor 2 √ Desconoce
Recepcionista √ Desconoce
Aux. Limpieza √ Desconoce
Mensajero √ Desconoce
Con respecto al conocimiento de la misión y visión de la empresa por parte del
personal, existe una gran deficiencia ya que más del 50% del personal desconoce su
existencia.
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en Soluciones
Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así llegar a un crecimiento
conjunto que nos permita mejores oportunidades de desarrollo a nivel empresarial y
profesional.”
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales en el Ecuador,
llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías; brindando servicio, venta y
reparación de equipos informáticos y así satisfacer las necesidades tecnológicas de
nuestros clientes. Conseguir que nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y
que nuestra empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
114
III 22
1/10 ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: Falta de atención al cliente por parte del departamento técnico
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría Fecha: 05-09-14
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un programa de capacitación del personal del servicio
técnico.
- No se aplican políticas de reclutamiento, selección y capacitación de los
vendedores.
- No se aplican capacitaciones profesionales sobre mantenimiento eh instalación
de la mercadería que comercializa la empresa.
- No se establecen políticas de garantías bien definidas
2 CRITERIO
Según la instrucción emitida verbalmente por el Gerente General, se deben atender a
todos los clientes de acuerdo a la planificación de visitas diarias con el fin de
satisfacer sus necesidades del cliente.
3 CAUSA
El desconocimiento por parte del personal técnico no permite brindar una
atención de calidad y satisfactoria al cliente.
Falta de un manual de funciones.
Falta de una planificación diría de trabajo.
Congestión de la central telefónica por reclamos de los clientes.
Falta de capacitaciones técnicas que no facilitan lograr un acercamiento efectivo
con los clientes para posicionar la marca y lograr fidelización.
4 EFECTO
Mal Reclamos masivos de los clientes por su inconformidad en el servicio
recibido.
Ineficiencia en la atención efectuada.
Disminución de la fidelidad de los clientes por mala atención al cliente que
reclama garantías de servicio técnico.
5 CONCLUSIÓN
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal
aportando al desarrollo y crecimiento profesional.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Jefe técnico.
- Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal
de la empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
- Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al
usuario un tiempo justo de espera.
115
III 23
2/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: Falta de un Manual de procedimientos y funciones.
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría Fecha: 05-09-14
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- NO, existe manuales de procedimientos bien definidos, ni adecuados para su
aplicación, ni ningún control y revisión a tiempo.
2 CRITERIO
- las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de
procedimientos. El personal no realiza sus tareas y/o funciones de manera
adecuada y oportuna.
3 CAUSA
Debido a la falta de manuales de procedimientos hay demora en el cumplimiento
de tareas.
Falta de control y revisión en el desarrollo de las actividades de las áreas.
Ineficacia e ineficiencia en las actividades que desarrolla el personal.
Reclamos de clientes internos o externos.
Falta de compromiso del personal.
4 EFECTO
- Retraso en el cumplimiento de tareas.
- Riesgo del control interno es alto y el nivel de confianza es bajo.
- Incumplimiento de normas, leyes o reglamentos.
5 CONCLUSIÓN
La ausencia de manuales de procedimientos ha hecho que las actividades
realizadas sean inadecuadas.
Falta de control y revisión por parte de las jefaturas de áreas.
Quejas de clientes externos y externos por inconformidad en la información.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente general, Directivos.
Establecer procedimientos de control interno en el desarrollo de cada proceso
que se ejecuta en las áreas….
Elaborar una planificación para el levantamiento de los procedimientos actuales
existentes.
116
III 24
3/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No aplica métodos de evaluación de desempeño Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
La empresa no aplica métodos de evaluación de desempeño del personal de la
empresa, este proceso es muy importante ya que fortalece al desarrollo de la
empresa.
2 CRITERIO
La aplicación de métodos de evaluación de desempeño ayuda mucho a trabajar con el
tiempo perdido y el tiempo utilizado permitiendo fortalecer a la empresa y a la vez
atribuye a su desarrollo y crecimiento en el mercado, consiste un intercambio entre
evaluador y evaluado, done el primero le comunica al segundo los resultados de la
evaluación y su potencial futuro.
3 CAUSA
Deficiente orientación del personal hacia la obtención de los objetivos del área.
Supervisión confusa del personal por no existir un sistema que mida el avance de
las acciones y promueva la equidad
Falta de retroalimentación oportuna para disminuir errores.
Baja motivación del personal y esto deteriora su productividad en la empresa.
4 EFECTO
Los objetivos del área no se cumplen con eficiencia y eficacia, disminuyendo el
avance de las actividades productivas, provocando la existencia de tiempo muerto,
mala distribución de recursos y actitud negativa en su aplicación.
5 CONCLUSIÓN
BITLOGIC S.A., no aplica métodos de evaluación de desempeño y la evaluación de
los mimos, es de suma importancia para la empresa y estos permiten disminuir la
existencia tiempo muerto entre el personal que labora y las actividades que realiza,
tiene por objetivo hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del rendimiento
global del empleado.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Directivos.
Es recomendable aplicar métodos de evaluación de desempeño donde permitan
evaluar su rendimiento y cumplimiento del trabajo, responsabilidad, higiene y
seguridad, iniciativa, capacidad de dar soluciones y conocimiento del cargo.
117
III 25
4/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No aplica indicadores de gestión. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- Bitlogic no cuenta con medios, instrumentos o mecanismos para evaluar el
desempeño de la organización y ver en qué medida se están logrando los
objetivos propuestos.
- No cuenta con una medida gerencial que permita medir y cuantificar las metas,
objetivos y actividades de las unidades.
- No producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la
organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de
resultados.
- La empresa no detectan y ni prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
- Existe un riesgo de que no se aplica indicadores que con lleva a generar
alertas sobre la acción, puesto que existe un alto grado de liderazgo por parte
del gerente general.
2 CRITERIO
Estos indicadores de gestión sienten las bases para acciones a tomar en el presente y
en el futuro. Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede
controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
3 CAUSA
La alta gerencia tiene un bajo grado de conocimiento de indicadores de gestión; para
su aplicación de ellos, por ello los sistemas de medición es aportar a la empresa un
camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas.
4 EFECTO
Riesgo latente al no aplicar los indicadores de gestión y no se diagnóstica los
problemas para el cumplimientos las metas establecidas; es por ello que la alta
gerencia lleva de una manera desorganizada y muy pocas veces efectiva.
5 CONCLUSIÓN
BITLOGICS.A, no cuenta con indicadores de gestión por ello se puede establecer las
siguientes conclusiones:
- No cuenta con una visión clara de indicadores de gestión por la Gerencia
general; su conocimiento es bajo en la aplicación de indicadores de gestión.
- Existe un alto grado de complejidad de la administración.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Contador.
- Aplicar indicadores de gestión de cumplimiento; evaluación; eficiencia y eficacia
para el desempeño de sus metas establecidas.
118
III 26
5/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No aplican planes ni presupuestos que aseguren el uso adecuado de
los recursos. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN - No se elaboran planes y presupuestos que aseguren el uso adecuado de los
recursos que emplea la empresa para su funcionamiento.
2 CRITERIO - Los planes y presupuesto no se han implementado todavía en la empresa, por lo
cual desconocen con seguridad en que se emplean los recursos de la empresa.
3 CAUSA
- Debido a la falta de planes y presupuestos existe demora en el cumplimiento del
tiempo de servicio técnico.
- Desperdicio de actividades por incumplimiento en los procesos y procedimientos
- Ineficiencia en el diseño del proceso operativo a seguir.
4 EFECTO
Existencia de procesos sin valor alguno, lo único que ocasionan es desperdicio de
tiempo, mayor utilización de tiempo en el procesamiento y esto lleva a incumplir con
los plazos de entrega, alto número de horas extras del personal.
5 CONCLUSIÓN
La optimización de los recursos en la empresa, reduce el desperdicio de tiempo,
reduce la generación de procesos sin valor dentro del flujo normal del procedimiento
establecido en la empresa, reduce gastos excesivos por un bajo servicio,
6 RECOMENDACIÓN
Jefe de ventas, Jefe Técnico, Contador, Jefe de bodega.
- Es recomendable evaluar los procedimientos de la empresa y su cumplimiento en
la aplicación de los mismos, por medio de medidores de gestión con el fin de que
permitan dar un resultado razonable del uso de los recursos de la empresa.
119
III 27
6/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No hay capacitación profesional. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
El personal de la empresa Bitlogic carece de capacitación profesional, puesto que no
asisten a cursos de actualización, teniendo un bajo grado de conocimiento de sus
productos, atención al cliente entre otros.
2 CRITERIO
Las capacitaciones son muy importante para la empresa, puesto que su personal debe
estar bien capacitado no solo para las contrataciones si no todo el personal; esto es
para afinar las habilidades de toda la organización; puesto que es una inversión que
trae beneficios a la empresa y a la persona; así mejorando en la atención al cliente y
alcanzando la competitividad en el mercado nacional.
3 CAUSA
Desconocimiento de los beneficios que tiene la capacitación ya que es un procesos
que a través del cual se adquiere, actualiza y desarrollar conocimientos, habilidades
y actitudes para mejorar el desempeño de una función laboral de la empresa Bitlogic.
4 EFECTO
Se genera un mal servicio al cliente al no poseer una adecuada capacitación a su
personal, ya que un personal sin una dirección en una organización no genera
productividad.
5 CONCLUSIÓN
No poseen capacitación del personal lo cual trae serios problemas como no
reconocer en el personal las falencias de conocimientos y habilidades o a su vez la
falta de reforzamiento de sus actitudes que repercuten en el desempeño laboral.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Jefe de ventas, Jefe técnico, Contador y Jefe de bodega.
Se recomienda realizar capacitaciones por lo menos dos veces al mes a ciertas áreas
estratégicas; con ello logra mejorar a diversos unidades, además interrelacionándose
entre sí y dar un buen desempeño en su trabajo como ayudar a prevenir riesgos de
trabajo, produciendo actitudes más positivas, aumentando la rentabilidad de la
empresa a si mismo elevando la moral del personal, además ayuda a dar soluciones
a los problemas generados.
120
III 28
7/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: Perdida del cliente Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un programa de capacitación del personal del servicio
técnico.
- No se aplican políticas de reclutamiento, selección y capacitación de los
vendedores.
- No se aplican capacitaciones profesionales sobre mantenimiento eh instalación
de la mercadería que comercializa la empresa.
- No se establecen políticas de garantías bien definidas
2 CRITERIO
Estos programas de reclutamiento, selección y capacitación ayudan a fortalecer el
conocimiento del personal encargado de brindar el servicio técnico y del personal de
ventas, otorgándoles la capacidad de solucionar problemas del cliente y satisfacer sus
necesidades con ética profesional.
3 CAUSA
El departamento técnico tiene un bajo conocimiento informático y aplica
empíricamente el proceso y procedimiento que exige el fabricante para poder brindar
asistencia técnica garantizada.
4 EFECTO
- Mala atención al cliente que reclama garantías de servicio técnico.
- Inestabilidad del cliente en la empresa.
- Devolución del producto por insatisfacción del cliente.
5 CONCLUSIÓN
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal
aportando al desarrollo y crecimiento profesional.
6 RECOMENDACIÓN
Jefe de ventas y Jefe técnico.
- Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal
de la empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
- Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al
usuario un tiempo justo de espera.
121
III 29
8/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No existe seguro de mercadería. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- Bitlogic no cuenta con un seguro de mercadería, por ello es un alto riesgo en
caso de robo interno y externo de la empresa, donde se ocasionaría a la
disminución de capital invertido.
- La falta de un seguro de mercadería produciría perdidas en el inventario y por lo
tanto una nueva reposición del mismo queda como resultado en el aumento del
costo interno ya que el producto tendría que muchas veces mantener su valor
inicial.
2 CRITERIO
Los seguros de mercadería son de mucha importancia ya que protege, frente a las
pérdidas patrimoniales como de inventarios; pérdidas que pueda sufrir el asegurado
por la apropiación de mercancías, efectos, documentos, realizada, con abuso de
confianza, por los empleados y dependientes a su servicio.
3 CAUSA
La transferencia de mercadería, el manipuleo por parte del transportista unido a los
riesgos producidos por agentes exógenos o externos como robos, disturbios, abusos
de confianza de empleados. Podrá aumentar el riesgo por pérdida parcial o total del
inventario que muchas veces podría ser muy alto poniendo en peligro la liquidez
operativa de la empresa.
4 EFECTO
Podrá aumentar el riesgo por pérdida parcial o total del inventario que muchas veces
podría ser muy alto poniendo en peligro la liquidez operativa de la empresa.
5 CONCLUSIÓN
El seguro más que un costo adicional del producto en un valor agregado a las
operaciones de la empresa ya que disminuye el riesgo inherente que ocasionaría las
causas y efectos antes mencionados.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Contador.
Contratar un seguro para proteger la mercadería y que el cliente acepte o no este
valor o a su vez asuma el riesgo ocasionado por la pérdida en el momento de la
transferencia del inventario del producto.
122
III 30
9/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: No existe un manual estructural bien definido. Fecha: 05-09-14
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un manual estructural establecido técnicamente.
- La estructura organizacional, funcional y personal de la empresa no se encuentra
técnicamente diseñada.
2 CRITERIO
La Empresa BITLOGIC S.A., no ha establecido ni diseñado técnicamente su
estructura organizacional, funcional y personal, esto atribuye a no poder establecer un
sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar
juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
3 CAUSA
Los empleados no cumplen las actividades a cabalidad con un buen rendimiento
porque no hay un supervisor que delegue actividades y tome decisiones, provocando
descoordinación vertical y horizontal de la estructura organizacional.
4 EFECTO
- Desconocimiento de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
- Desconocimiento de la autoridad en cada área, determinando lo que cada
departamento debe hacer para alcanzar las metas.
- Desconocimiento sobre donde obtener la información necesaria para cada
actividad, cada empleado debe saber dónde conseguir la información y esta debe
ser facilitada.
5 CONCLUSIÓN
Existe una descoordinación de la estructura organizacional que impide designar
claramente autoridades para supervisar y que tomen decisiones a tiempo del manejo
de las actividades.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Directivos.
- Se recomienda diseñar técnicamente la estructura organizacional de la empresa,
- Dar a conocer como se establece la estructura organizacional de la empresa a los
empleados, fomentando el trabajo en conjunto de forma óptima para que
alcancen las metas fijadas por la empresa.
123
III 31
10/10
ENTIDAD BITLOGIC S.A.
TITULO DEL HALLAZGO: El personal activo no conoce la misión y visión de la empresa.
Detalle de los riesgos encontrados durante el examen de Auditoría Fecha: 05-09-14
Nº PARÁMETRO DETALLE
1 CONDICIÓN
- La empresa no cuenta con un manual de procedimientos y funciones bien
definido.
- No se ha establecido estrategias para el cumplimiento de objetivos.
- No cuenta con un mapa estratégico que permita el cumplimiento de la misión y
visión a través de objetivos y estrategias.
- No han formulado indicadores de gestión que permitan medir y cuantificar las
metas, objetivos y actividades.
- No cuenta con seguro de la mercadería en transito
2 CRITERIO
La Empresa BITLOGIC S.A., no ha implementado la Planificación Estratégica que
contribuya al crecimiento y fortalecimiento de la organización, tomando en cuenta
que es un proceso que permite formar la misión y visión, a través de un análisis de la
situación interna y externa de la empresa, establecer objetivos y crear estrategias para
cumplir los mismo, con el fin que la compañía se proyecte a largo plazo.
3 CAUSA
Desconocimiento por parte del personal y algunos directivos de la empresa sobre la
importancia de establecer una planificación estratégica y así fomentar la
comunicación disciplinaria.
4 EFECTO
- La misión y visión de la empresa no se cumple con cabalidad.
- No se cumplen con las funciones del personal en su 100%
- No hay prioridades el momento de la ejecución de procedimientos.
5 CONCLUSIÓN
BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente
definidas, capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
6 RECOMENDACIÓN
Gerente General, Directivos.
- Comunicar o dar a conocer el interés en cumplir la misión, visión, objetivo
principal, para que todos los funcionarios de la empresa alinean sus propósitos y
metas.
- Elaborar un plan estratégico para dar prioridad a los recursos humanos y
materiales de la empresa y generar el debido aseguramiento de las mismas
124
III 32
1/1
Fecha: 09 de Septiembre del 2014.
Señores: BITLOGIC S.A.
Presente.
Por medio del presente, se les convoca a la comunicación de los resultados parciales
previos al informe de auditoría, el 10 de septiembre del 2014, en la gerencia.
Esperando contar con su debida participación, nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
125
III 33
1/1
ACTA DE REUNIÓN
ACTA Nº 001
Fecha
Día Mes Año
10 09 2014
Motivo de
la reunión Comunicación de resultados preliminares
Hora: 9:00 am Lugar: Av. Orellana y Enrique Gangotena
INTEGRANTES Asistió
Nº Cargo Nombre Si No
1 Gerente General Ing. Patricio Pilco X 2 Contadora Ing. Susana Pilco
X
3 Jefe de Ventas Ing. Julio Montalvo
X 4 Jefe Técnico Ing. Alejandro Suntaxi
X
5 Jefe de Bodega Ing. Fernando Maldonado X 6 Recepcionista Renata Granda
X
Nº Orden del día Responsable
1 Incumplimiento en la atención en servicio técnico Ing. Alejandro Suntaxi
2 No aplica métodos de evaluación de desempeño Ing. Patricio Pilco
3 Incumplimiento en el perfil de funciones Renata Granda 4 Incumplimiento en el perfil de funciones Ing. Julio Montalvo 5 Incumplimiento en aplicar procedimientos Ing. Alejandro Suntaxi 6 Mal diseño de los procedimientos de la empresa Ing. Patricio Pilco
7 Capacitación de personal técnico y ventas Ing. Alejandro Suntaxi
8 No aplica indicadores de gestión Ing. Susana Pilco
9 No tiene seguro la mercadería de la empresa. Ing. Patricio Pilco
10 Desconocimiento de misión, visión y objetivos de la empresa. Ing. Patricio Pilco
Nº Conclusiones
1 BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidos y diseñados
técnicamente, capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
Responsable: Nombre Cargo: Firma:
Viviana Arévalo Auditor
Wellington Ríos Jefe de Auditoria
126
FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
IV 01
EMPRESA BITLOGIC S.A.
PROGRAMA DE AUDITORIA FASE IV
ALCANCE DEL 2013 AL 2014
Elaborado por: Viviana Arévalo Fecha:11 de septiembre del 2014
Revisado por: Dr. Wellintog Ríos Fecha: 11 de septiembre del 2014
OBJETIVO:
Conocer los resultados de auditoría a través de un informe final de auditoria y completar el archivo
permanente.
Nº PROCEDIMIENTOS REF P/T RESP. FECHA
1 Determine la estructura del informe de
auditoría. IV02 VA 11 – 09 – 2014
2 Elabore el informe borrador de
auditoria y la previa comunicación. IV03-IV04 VA 12 – 09 – 2014
3 Elabore la comunicación de resultados
especificando la causa y efecto. IV05 VA 14 – 09 – 2014
4 Elabore el informe definitivo y archivo
de papeles de trabajo IV06 VA 15 – 09 – 2014
127
IV 02
1/1
ESTRUCTURA DEL INFORME
INFORME DE AUDITORIA
CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVO DE AUDITORÍA
1.2 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
1.4 BASE LEGAL
CAPITULO II ENTIDAD AUDITADA
2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
2.2 MISIÓN
2.3 VISIÓN
2.4 SISTEMA
2.5 PRINCIPALES FUNCIONARIOS
CAPITULO III RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1 COMENTARIOS
3.2 CONCLUSIONES
3.3 RECOMENDACIONES
128
IV 03
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
INFORME PREVIO DE AUDITORÍA
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Evaluación de Gestión a la Empresa BITLOGIC S.A., da como uno de los principales motivos
es que nunca han realizado una auditoria de gestión, que les permita a los gerentes contar con
herramientas como guías de apoyo para solucionar los problemas que se presentan en la gestión de
la empresa.
1.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL:
Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspecto de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
ESPECIFICO:
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión a llevarse a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoria de Gestión será aplica a la estructura administrativa de la empresa
BITLOGIC S.A., la misma que está compuesta por los siguientes departamentos:
contabilidad, ventas y técnico.
Los resultados arrojados de la Auditoría de Gestión a la empresa BITLOGIC S.A., son:
- El informe competente
- El informe ejecutivo
Se describe los resultados de la Auditoría y la Auditora da a conocer sus recomendaciones:
1.4 BASE LEGAL
El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la
Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión,
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de gestión
129
a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la legalidad,
transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su accionar a las
entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter
público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el cumplimiento de las
funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su competencia.
El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría
General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de
Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada para
practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la
utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría.
CAPITULO II
ENTIDAD AUDITADA
2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL
La Empresa BITLOGIC S.A., actualmente cuenta con una estructura organizacional previamente
definida y se encuentra establecida sobre la base de un nivel jerárquico de tipo vertical por
departamentos.
2.2 MISIÓN
2.3 VISIÓN
“Nuestra misión es brindar a nuestros clientes un servicio de calidad en
Soluciones Integrales de tecnología de información en el Ecuador, para así
llegar a un crecimiento conjunto que nos permita mejores oportunidades de
desarrollo a nivel empresarial y profesional.”
“Nuestra visión, es ser líderes en el campo de Soluciones Computacionales
en el Ecuador, llegando a ser el mejor proveedor de servicios y asesorías;
brindando servicio, venta y reparación de equipos informáticos y así
satisfacer las necesidades tecnológicas de nuestros clientes. Conseguir que
nuestros empleados sean reconocidos por sus esfuerzos y que nuestra
empresa sea reconocida por sus logros a nivel Nacional.”
130
2.4 SISTEMA
La Empresa BITLOGIC S.A., maneja un sistema de tipo vertical en jerarquía, cumpliendo con
todos los parámetros que exige una compañía conformada por accionistas, tanto legalmente así
también como aporte a la sociedad.
2.5 PRINCIPALES FUNCIONARIOS (anexo Nº )
Gerente General ↔ anexo (REF. P/T I06)
Contadora↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe Técnico ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de ventas ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de bodega ↔ anexo (REF. P/T I06)
CAPITULO III
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 COMENTARIOS
Se realizó la Auditoria de Gestión a la empresa SOLUCIONES COMPUTACIONALES
BITLOGIC S.A., el 15 de agosto del 2014.
Los resultados que se exponen en el presente corresponden a la evaluación que se realizó
en el la empresa BITLOGIC S.A.
Falta de atención al cliente por parte del departamento técnico
Falta un manual de procedimientos y funciones.
No aplica métodos de evaluación de desempeño.
No aplica indicadores de gestión.
No aplican planes ni presupuestos que aseguren el uso adecuado de los recursos.
No hay capacitación profesional.
Perdida del Cliente
No existe seguro de mercadería
No existe un manual estructural bien definido
El personal activo no conoce la misión y visión de la empresa
Dentro de todas las actividades propuestas se realizaron de acuerdo a toda la información
proporcionada por el cliente, siguiendo cada uno de los procedimientos descritos en los
programas de trabajo de cada fase de auditoria.
En el transcurso de la ejecución se han cumplido con todos los programas de cada fase,
emitiendo conclusiones y recomendaciones y así lograr un mejor análisis en la utilización
131
de sus recursos, de acuerdo a las funciones encomendadas por los jefes de área y exigencia
de la empresa auditada.
1. Departamentos examinadas
Gerencia
Contabilidad
Ventas
Técnico
Bodega
3.2 CONCLUSIONES
BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidas,
capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
3.3 RECOMENDACIONES
Gerente General
Se recomienda conservar el buen nombre de la marca para aumentar su demanda,
aprovechando la llegada de la matriz APPLE al Ecuador para atraer más clientes y
reconocimiento de BITLOGIC S.A., a través de un plan estratégico con el fin de dar
prioridad a los recursos humanos y materiales.
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
Aceptado por: ………………………..
Fecha: 11 de septiembre del 2014
132
IV 04
1/1
Fecha: 12 de Septiembre del 2014.
Señores: BITLOGIC S.A.
Presente.
Por medio del presente, se les convoca a la comunicación de los resultados parciales
previos al informe de auditoría, el 12 de septiembre del 2014, en la gerencia.
Esperando contar con su debida participación, nos suscribimos de ustedes.
Atentamente,
M&V Asociados
Viviana Arévalo: CPA
133
IV 05
1/1
ACTA DE REUNIÓN
ACTA Nº 002
Fecha
Día Mes Año
14 09 2014
Motivo de
la reunión Comunicación de resultados
Hora: 9:00 am Lugar: Av. Orellana y Enrique Gangotena
INTEGRANTES Asistió
Nº Cargo Nombre Si No
1 Gerente General Ing. Patricio Pilco X 2 Contadora Ing. Susana Pilco
X
3 Jefe de Ventas Ing. Julio Montalvo
X 4 Jefe Técnico Ing. Alejandro Suntaxi
X
5 Jefe de Bodega Ing. Fernando Maldonado X 6 Recepcionista Renata Granda
X
Nº Orden del día Responsable
1 Incumplimiento en la atención en servicio técnico Ing. Alejandro Suntaxi
2 No aplica métodos de evaluación de desempeño Ing. Patricio Pilco
3 Incumplimiento en el perfil de funciones Renata Granda
4 Incumplimiento en el perfil de funciones Ing. Julio Montalvo
5 Incumplimiento en aplicar procedimientos Ing. Alejandro Suntaxi
6 Mal diseño de los procedimientos de la empresa Ing. Patricio Pilco
7 Capacitación de personal técnico y ventas Ing. Alejandro Suntaxi
8 No aplica indicadores de gestión Ing. Susana Pilco
9 No tiene seguro la mercadería de la empresa. Ing. Patricio Pilco
10 Desconocimiento de misión, visión y objetivos de la empresa. Ing. Patricio Pilco
Nº Causa
1
- El desconocimiento por parte del personal técnico no permite brindar una atención de calidad y
satisfactoria al cliente.
- Falta de un manual de funciones.
- Falta de una planificación diría de trabajo.
- Congestión de la central telefónica por reclamos de los clientes.
- Falta de capacitaciones técnicas que no facilitan lograr un acercamiento efectivo con los clientes para
134
posicionar la marca y lograr fidelización.
2
Debido a la falta de manuales de procedimientos hay demora en el cumplimiento de tareas.
Falta de control y revisión en el desarrollo de las actividades de las áreas.
Ineficacia e ineficiencia en las actividades que desarrolla el personal.
Reclamos de clientes internos o externos.
Falta de compromiso del personal.
3
Deficiente orientación del personal hacia la obtención de los objetivos del área.
Supervisión confusa del personal por no existir un sistema que mida el avance de las acciones y promueva
la equidad
Falta de retroalimentación oportuna para disminuir errores.
Baja motivación del personal y esto deteriora su productividad en la empresa.
4
La alta gerencia tiene un bajo grado de conocimiento de indicadores de gestión; para su aplicación de ellos,
por ello los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con
las metas establecidas.
5
- Debido a la falta de planes y presupuestos existe demora en el cumplimiento del tiempo de servicio
técnico.
- Desperdicio de actividades por incumplimiento en los procesos y procedimientos
- Ineficiencia en el diseño del proceso operativo a seguir.
6
Desconocimiento de los beneficios que tiene la capacitación ya que es un procesos que a través del cual se
adquiere, actualiza y desarrollar conocimientos, habilidades y actitudes para mejorar el desempeño de una
función laboral de la empresa Bitlogic.
7 El departamento técnico tiene un bajo conocimiento informático y aplica empíricamente el proceso y
procedimiento que exige el fabricante para poder brindar asistencia técnica garantizada.
8
La transferencia de mercadería, el manipuleo por parte del transportista unido a los riesgos producidos por
agentes exógenos o externos como robos, disturbios, abusos de confianza de empleados. Podrá aumentar el
riesgo por pérdida parcial o total del inventario que muchas veces podría ser muy alto poniendo en peligro la
liquidez operativa de la empresa.
9
Los empleados no cumplen las actividades a cabalidad con un buen rendimiento porque no hay un supervisor
que delegue actividades y tome decisiones, provocando descoordinación vertical y horizontal de la estructura
organizacional.
10 Desconocimiento por parte del personal y algunos directivos de la empresa sobre la importancia de establecer
una planificación estratégica y así fomentar la comunicación disciplinaria.
Nº Efecto
1
Mal Reclamos masivos de los clientes por su inconformidad en el servicio recibido.
Ineficiencia en la atención efectuada.
Disminución de la fidelidad de los clientes por mala atención al cliente que reclama garantías de
servicio técnico.
2 - Retraso en el cumplimiento de tareas.
135
- Riesgo del control interno es alto y el nivel de confianza es bajo.
- Incumplimiento de normas, leyes o reglamentos
3
Los objetivos del área no se cumplen con eficiencia y eficacia, disminuyendo el avance de las actividades
productivas, provocando la existencia de tiempo muerto, mala distribución de recursos y actitud negativa en su
aplicación.
4
Riesgo latente al no aplicar los indicadores de gestión y no se diagnóstica los problemas para el cumplimientos
las metas establecidas; es por ello que la alta gerencia lleva de una manera desorganizada y muy pocas veces
efectiva.
5
Existencia de procesos sin valor alguno, lo único que ocasionan es desperdicio de tiempo, mayor utilización de
tiempo en el procesamiento y esto lleva a incumplir con los plazos de entrega, alto número de horas extras del
personal.
6 Se genera un mal servicio al cliente al no poseer una adecuada capacitación a su personal, ya que un personal
sin una dirección en una organización no genera productividad.
7
- Mala atención al cliente que reclama garantías de servicio técnico.
- Inestabilidad del cliente en la empresa.
- Devolución del producto por insatisfacción del cliente.
8 Podrá aumentar el riesgo por pérdida parcial o total del inventario que muchas veces podría ser muy alto
poniendo en peligro la liquidez operativa de la empresa.
9
- Desconocimiento de los deberes, derechos y actividad de cada persona.
- Desconocimiento de la autoridad en cada área, determinando lo que cada departamento debe hacer para
alcanzar las metas.
- Desconocimiento sobre donde obtener la información necesaria para cada actividad, cada empleado debe
saber dónde conseguir la información y esta debe ser facilitada.
10
- La misión y visión de la empresa no se cumple con cabalidad.
- No se cumplen con las funciones del personal en su 100%
- No hay prioridades el momento de la ejecución de procedimientos.
Nº Conclusión
1 BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidas, capaces de contribuir
al logro de los objetivos de la empresa. Recomendación
1
Gerente General:
- Comunicar o dar a conocer el interés en cumplir la misión, visión, objetivo principal, para que todos los
funcionarios de la empresa alinean sus propósitos y metas.
- Elaborar un plan estratégico para dar prioridad a los recursos humanos y materiales de la empresa y
generar el debido aseguramiento de las mismas.
Responsable: Nombre Cargo: Firma:
Viviana Arévalo Auditor
Wellington Ríos Jefe de Auditoria
136
IV 06
1/1
EMPRESA BITLOGIC S.A.
INFORME DE AUDITORÍA
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1.1 MOTIVO DE LA AUDITORÍA
La Evaluación de Gestión a la Empresa BITLOGIC S.A., da como uno de los principales motivos
es que nunca han realizado una auditoria de gestión, que les permita a los gerentes contar con
herramientas como guías de apoyo para solucionar los problemas que se presentan en la gestión de
la empresa.
1.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL:
Evaluar la estructura y gestión administrativa de la empresa BITLOGIC S.A., en aspecto de
economía, eficiencia, eficacia, ética y ecología.
ESPECIFICO:
Conocer las características generales de la empresa BITLOGICS.A
Planificar la Auditoria de Gestión a llevarse a cabo en la empresa BITLOGICS.A
Ejecutar la Auditoria de Gestión
1.3 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Auditoria de Gestión será aplica a la estructura administrativa de la empresa
BITLOGIC S.A., la misma que está compuesta por los siguientes departamentos:
contabilidad, ventas y técnico.
Los resultados arrojados de la Auditoría de Gestión a la empresa BITLOGIC S.A., son:
- El informe competente
- El informe ejecutivo
Se describe los resultados de la Auditoría y la Auditora da a conocer sus recomendaciones:
1.5 BASE LEGAL
El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que la
Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversión,
utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; realizar auditorías de gestión
a las entidades y organismos del sector público y sus servidores; pronunciarse sobre la legalidad,
transparencia y eficiencia de los resultados de las instituciones, extendiendo su accionar a las
137
entidades de derecho privado, respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter
público de que dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el cumplimiento de las
funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su competencia.
El ordenamiento legal vigente, constituye el sustento jurídico mediante el cual la Contraloría
General del Estado desarrolla y cumple con los postulados constitucionales en calidad de
Organismo Técnico Superior de Control, como persona jurídica de derecho público, facultada para
practicar auditorías externas, en cualquiera de sus clases o modalidades, por sí o mediante la
utilización de los servicios de compañías privadas de auditoría.
1.7 PRINCIPALES FUNCIONARIOS (anexo Nº )
Gerente General ↔ anexo (REF. P/T I06)
Contadora ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe Técnico ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de ventas ↔ anexo (REF. P/T I06)
Jefe de bodega ↔ anexo (REF. P/T I06)
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 COMENTARIOS
Se realizó la Auditoria de Gestión a la empresa SOLUCIONES COMPUTACIONALES
del 15 de agosto del 2014.
Dentro de todas las actividades propuestas se realizaron de acuerdo a toda la información
proporcionada por el cliente, siguiendo cada uno de los procedimientos descritos en los
programas de trabajo de cada fase de auditoria.
En el transcurso de la ejecución se han cumplido con todos los programas de cada fase,
emitiendo conclusiones y recomendaciones y así lograr un mejor análisis en la utilización
de sus recursos, de acuerdo a las funciones encomendadas por los jefes de área y exigencia
de la empresa auditada.
Los resultados que se exponen en el presente corresponden a la evaluación que se realizó
en el la empresa BITLOGIC S.A.
2. Departamentos examinadas
Gerencia
Contabilidad
Ventas
Técnico
Bodega
138
3.2 CONCLUSIONES
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal aportando
al desarrollo y crecimiento profesional.
La ausencia de manuales de procedimientos ha hecho que las actividades realizadas sean
inadecuadas.
Falta de control y revisión por parte de las jefaturas de áreas.
Quejas de clientes externos y externos por inconformidad en la información.
BITLOGIC S.A., no aplica métodos de evaluación de desempeño y la evaluación de los
mimos, es de suma importancia para la empresa y estos permiten disminuir la existencia
tiempo muerto entre el personal que labora y las actividades que realiza, tiene por objetivo
hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del rendimiento global del empleado.
No cuenta con una visión clara de indicadores de gestión por la Gerencia general; su
conocimiento es bajo en la aplicación de indicadores de gestión.
Existe un alto grado de complejidad de la administración.
La optimización de los recursos en la empresa, reduce el desperdicio de tiempo, reduce la
generación de procesos sin valor dentro del flujo normal del procedimiento establecido en
la empresa, reduce gastos excesivos por un bajo servicio.
No poseen capacitación del personal lo cual trae serios problemas como no reconocer en el
personal las falencias de conocimientos y habilidades o a su vez la falta de reforzamiento
de sus actitudes que repercuten en el desempeño laboral.
La empresa BITLOGIC S.A., no aplica programas de capacitación del personal aportando
al desarrollo y crecimiento profesional.
El seguro más que un costo adicional del producto en un valor agregado a las operaciones
de la empresa ya que disminuye el riesgo inherente que ocasionaría las causas y efectos
antes mencionados.
Existe una descoordinación de la estructura organizacional que impide designar claramente
autoridades para supervisar y que tomen decisiones a tiempo del manejo de las actividades.
BITLOGIC S.A., no establece manuales de procesos y funciones previamente definidas,
capaces de contribuir al logro de los objetivos de la empresa.
3.3 RECOMENDACIONES
Gerente General, Jefe técnico.
Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal de la
empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al usuario un
tiempo justo de espera.
139
Gerente general, Directivos.
Establecer procedimientos de control interno en el desarrollo de cada proceso que se
ejecuta en las áreas….
Elaborar una planificación para el levantamiento de los procedimientos actuales existentes.
Gerente General, Directivos.
Es recomendable aplicar métodos de evaluación de desempeño donde permitan evaluar su
rendimiento y cumplimiento del trabajo, responsabilidad, higiene y seguridad, iniciativa,
capacidad de dar soluciones y conocimiento del cargo.
Gerente General, Contador.
Aplicar indicadores de gestión de cumplimiento; evaluación; eficiencia y eficacia para el
desempeño de sus metas establecidas.
Jefe de ventas, Jefe Técnico, Contador, Jefe de bodega.
Es recomendable evaluar los procedimientos de la empresa y su cumplimiento en la
aplicación de los mismos, por medio de medidores de gestión con el fin de que permitan
dar un resultado razonable del uso de los recursos de la empresa.
Gerente General, Jefe de ventas, Jefe técnico, Contador y Jefe de bodega.
Se recomienda realizar capacitaciones por lo menos dos veces al mes a ciertas áreas
estratégicas; con ello logra mejorar a diversos unidades, además interrelacionándose entre
sí y dar un buen desempeño en su trabajo como ayudar a prevenir riesgos de trabajo,
produciendo actitudes más positivas, aumentando la rentabilidad de la empresa a si mismo
elevando la moral del personal, además ayuda a dar soluciones a los problemas generados.
Jefe de ventas y Jefe técnico.
Realizar programas piloto de capacitación, integración y motivación del personal de la
empresa, pues el empleado a gusto aumenta su productividad.
Evaluar los procedimientos e implementar un mecanismo que garantice al usuario un
tiempo justo de espera.
Gerente General, Contador.
Contratar un seguro para proteger la mercadería y que el cliente acepte o no este valor o a
su vez asuma el riesgo ocasionado por la pérdida en el momento de la transferencia del
inventario del producto.
140
Gerente General, Directivos.
Se recomienda diseñar técnicamente la estructura organizacional de la empresa, definiendo