Ufficio collaborativo 2015

SMART WORKINGLeveraging the technology to change the mindset

Giuseppe Cardinale CiccottiDir. Esercizio InfrastruttureDCOD INAIL

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Do more with less

Better work life balance

Have the superpowers

Utilizzo più device• Email

• Internal apps

• Productivity/

collaboration

• Personal/social

• RT Communication

Applicazioni legacy

e moderne• Line of business

• Software as a service

• Personal vs. business

• App store

Smart

WorkAccedo a tutti i tipi

di dato• Dati strutturati

• Documenti

• Foto

• Mapper (geo-loc)

Da qualsiasi

sorgente dati• Data warehouse

• SaaS – Corp cloud

• Personal cloud

• RSS feeds

What superpowers?

The Smart Work program pillars

ESC Mobile Cloud UC

risparmi per dipendente pari a 1.381 Euro/anno per un valoreassoluto a livello di sistema paese superiore ai 2,9 miliardi di Euro/anno

eliminare gli ostacoli alla comunicazione e alla collaborazione,velocizzando i processi e incrementando l'efficienza

Why Unified Communications ?

The Unified Communications project

• Diffusione e integrazione degli strumenti di Unified Communications all’interno dell’Istituto con l’utilizzo della piattaforma Microsoft Lync.

• Distribuzione massiva di smartphone e device mobili

• Integrazione con la VDC

• Progressiva dismissione delle piattaforme in sovrapposizione nell’ottica della riduzione dei costi.

• UC come abilitatore nell’adozione di nuovi modelli di lavoro («smartworking»)

The plan

UC leverage on the exsisting assets and de facto standards

The Business CaseBenefici a. Diminuzione TCO per dismissione apparati/sistemi/prodotti duplicati

b. Aumento produttività dei dipendenti (come da studio NETICS)

c. Riduzione dei costi dei viaggi e conseguenze sull’ambiente

d. Miglioramento dei canali di accesso e delle relazioni col pubblico (interazioni via Skype)

e. Più efficienti i processi interni1. Helpdesk

2. Telelavoro

3. Formazione

4. Integrazione con applicazioni interne (es. INPS Informa, Ask the Expert, Contact Center)

5. Fruizione servizi in mobilità (ispettori, medici, …)

Less spending exstimated: 5.1M€ in 3 yrs.Item Anno 1 Anno 2 Anno 3

Dettaglio Deployment servizi base di Lync per tutti e inzio programma di adozione (IM/Presence/AV P2P)

Estensione servizi Audio/Video/Web Conference e VOIP Multipunto (per 5000 utenti)

Estensione dei servizi Lync a tutti gli utenti e rimozione completa infrastruttura telefonica e VDC

Costi Licenze Software

500K€ 500K€ 500K€

Costi Servizi 330K€ 530 K€ 1130 K€

Risparmi quantificabili

120K € costi SPC 600 K€ costi SPC1400 k€ costi telefonici e spese viaggio (20% studio Netics)

1320 k€ costi SPC3000 k€ costi telefonici e spese viaggio (20% studio Netics)2500 k€ rimozione apparati VDC e VOIP

ROI*** +760 K€ -920 k€ - 5140 k€

Risparmi stimati dallo studio Netics

690 K€/anno (50% delle stime Netics sull’aumento della produttività per 1.000 utenti)

3500 K€ /anno (50% di risparmi ottenibili da studio Netics** per 5.000 utenti)

7600 K€ /anno (50% di risparmi ottenibili da studio Netics** per 11.000 utenti)

The 1° year project plan

Collaboration + UC available

Lync + voice on pdl and mobile

Blue print defined for UC

Blue print partially implemented

* Collaboration platform needs to be available

Budget definition

In search of the blueprints

The state of the art

Conservative set up

Towards more agile set up

Work in progress office

Esoteric devices testing

Future steps big achievements

Redesign the spaces

Measuring the advance

STATISTICHE LYNC (SYSTEM USAGE)QUANTITÀ RELATIVE AL VI BIMESTRE 2014

RegistrationAccesso utenti unici 23.064

Peer-to-peerSessioni totali Peer-to-peer 356.947Sessioni di audio-video conferenza 7.289Totale minuti audio-video conferenza 8.828

ConferenceTotale conferenze 2.262Totale conferenze audio/video 197Totale minuti conferenze audio/video 9.564

Thank you

Giuseppe Cardinale CiccottiCTO – INAIL DCOD Email [email protected] Linkedin giuseppeciccotti