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TutorialDeclaração de Família Web

Núcleo de Relações Institucionais

Tutorial

Declaração de Família Web Versão 1

Núcleo de Relações Institucionais

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O que é a Declaração de Família?

A Declaração de Família é um importante documento para a concessão de

benefícios previdenciários e para a elaboração das projeções atuariais de

gastos com previdência.

Atualmente as declarações de família são feitas em formulário de papel e

anexadas ao prontuário do servidor o que dificulta controle e gestão por parte

da Unidade de Recursos Humanos e da entidade previdenciária do município.

Frente a essa dificuldade e a relevância dos dados contidos nessas

declarações foi desenvolvida ferramenta na web, com o objetivo de facilitar sua

captação e atualização, além de melhorar a qualidade da base de dados

utilizada pelo IPREM.

A implantação do sistema contribuirá na agilidade da instrução de processos

para a concessão do benefício, além de possibilitar ao Instituto significativa

melhoria na projeção de estudos atuariais, pois permite o acompanhamento fiel

da base de dados de dependentes dos segurado do Regime Próprio de

Previdência Social.

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Rápido e prático

O Declaração de Família Web foi desenvolvido visando a agilidade e a

praticidade do usuário. O sistema de fácil interatividade possui apenas dois

ambientes com interfaces simples que permitem acessar de qualquer terminal,

tablet ou celular. Com toda a documentação do servidor e de seus

dependentes em mãos é possível fazer a declaração de seu maior bem em

poucos minutos.

Segurança nas informações

O sistema é administrado pela equipe técnica do Iprem, sendo ela a

responsável pelo conteúdo das informações, assim como, pelo zelo do

documento. No momento em que é solicitado o documento para à análise do

processo, o benefício será concedido mais rapidamente, uma vez que o Iprem

terá acesso direto às informações e a certeza de que os dados estão bem

armazenados com toda a segurança.

Online e conforto

O sistema anterior será totalmente substituído do papel para a internet, em

uma plataforma diferente e moderna. O usuário terá acesso a qualquer hora do

dia em qualquer lugar. O Declaração de Família Web tem acesso contínuo para

que o servidor possa alterar os dados no momento em que achar conveniente,

sem ter que se deslocar para as Unidades de RH ou ao Iprem.

DECLARAÇÃO DE FAMÍLIA WEB

Esse tutorial vai orientar o usuário

forma rápida e segura. Em poucos minutos você vai entregar o documento ao

Iprem com apenas um “click”.

BEM VINDO AO

DECLARAÇÃO DE FAMÍLIA WEB

Esse tutorial vai orientar o usuário como declarar seu bem mais precioso

forma rápida e segura. Em poucos minutos você vai entregar o documento ao

Iprem com apenas um “click”.

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DECLARAÇÃO DE FAMÍLIA WEB

seu bem mais precioso, de

forma rápida e segura. Em poucos minutos você vai entregar o documento ao

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1. Passo a passo para realizar a Declaração de Família através da Web

Antes de iniciar a orientação para o cadastro dos dependentes é importante o

usuário se ater as regras do Declaração de Família Web. Ao preencher os

tipos de dependentes, existem restrições que impossibilita a continuidade da

gravação dos dados.

Regras de classificação de grupos:

Leia o quadro abaixo para identificar as classes de cada tipo de beneficiários.

A partir da classificação acima, o usuário deverá se ater as regras do sistema,

sendo:

1. Para filho, enteado e irmãos solteiros se forem inválidos, o sistema não

restringe o preenchimento dos dados.

2. Para filho, enteado e irmão solteiro, o sistema não permitirá gravar os

dados, caso o dependente tenha idade acima de 21 anos.

3. Para tutelados, o sistema não permite gravar dados dos dependentes

com idade superior a 18 anos.

4. O sistema só permitirá gravar os dados se o dependente possuir um

número de CPF.

5. Caso seja cadastrado algum dependente da primeira classe, não será

permitido cadastrar qualquer dependente da segunda e quarta classe.

6. Caso seja cadastrado algum dependente do segundo grupo não será

permitido cadastrar qualquer dependente da primeira, terceira e quarta classe.

7. Caso seja cadastrado algum dependente da terceira classe não será

permitido cadastrar qualquer do segundo grupo e quarta classe.

8. Caso seja cadastrado algum dependente do quarta classe não será

permitido cadastrar qualquer da primeira, segunda e terceira classe.

Primeira classe: Cônjuge, Companheiro, Filho, Filha.

Segundo classe: Pai, Mãe.

Terceira classe: Enteado, Enteada, Tutelado.

Quarta classe: Irmão, Irmã.

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.Observações gerais:

1. O Declaração de Família Web possui um banco de dados com informações

fornecidas pelos sistemas de recursos humanos de cada local de trabalho.

Portanto, o sistema só permitirá o acesso com o CPF cadastrado nesta unidade.

Caso o usuário digite um CPF divergente do banco de dados, o sistema exibirá

uma mensagem de erro de cadastro, não permitindo fazer o 1º acesso. Se isto

ocorrer, deve-se entrar em contato com a unidade de recursos humanos do local

de trabalho do servidor para verificar o cadastro.

2. De acordo com a lei municipal 8989/79 a declaração de família não é compulsória

ao aposentado.

3. Compete ao Instituto de Previdência Municipal de São Paulo (Iprem) zelar pelas

informações prestadas no Declaração de Família Web, de acordo com a Lei

Federal 15.527, inciso III do art. 6º.

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1. Login

Para iniciar o processo de preenchimento da declaração de família do servidor

público, o usuário deverá acessar o endereço eletrônico abaixo para fazer o

Login inicial.

https://www.declaracaofamilia.iprem.prefeitura.sp.gov.br/

O quadro abaixo será exibido:

Após abrir a página, o usuário deverá inserir o CPF do servidor, digitar a senha

provisória (últimos 4 dígitos do CPF do servidor) e inserir o código de

segurança, conforme ilustração abaixo:

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Por questões de segurança o usuário deverá trocar a senha após o 1° acesso.

Ao executar os passos conforme etapa anterior, automaticamente a mensagem

para solicitação de troca de senha será exibida. Digitar a senha atual (4 últimos

dígitos do CPF), inserir a nova senha e confirmá-la, inserir o e-mail e confirmar

e após, clicar em “Trocar”, conforme ilustração abaixo:

Caso o usuário queira solicitar uma nova senha, preencha os dados como a

data de nascimento, CPF, primeiro nome da mãe, e-mail e confirmação de e-

mail e clique no campo “Enviar senha”, conforme ilustração abaixo. A nova

senha será encaminhada para o e-mail cadastrado:

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2. Entrando no ambiente de preenchimento

Após a execução da etapa de acesso, o usuário será encaminhado para um

único ambiente, conforme ilustração abaixo. Nesta fase, será necessário o

preenchimento de todos os campos obrigatórios para que o sistema grave os

dados com sucesso. O preenchimento está dividido em três etapas:

preenchimento do cadastro do servidor, do dependente e outras informações.

O Declaração de Família Web permite gravar os dados e futuramente, em um

novo acesso, completar as informações restantes. Por exemplo: caso inclua os

dados do servidor, o usuário poderá gravá-los e posteriormente, acessar o

sistema sem que os dados inseridos sejam perdidos. O sistema armazena em

seu banco de dados todas as informações que foram gravadas e o usuário

poderá acessar a qualquer momento.

O sistema também possui acesso de RETIFICAÇÃO. Caso o usuário queira

fazer alguma alteração, ele poderá acessar novamente com a mesma senha

enviá-la novamente. Para o Declaração de Família Web, prevalecerá sempre,

as informações da última declaração enviada.

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3. Preenchimento dos dados do servidor

Nessa primeira parte, o usuário deverá preencher os campos com os dados

pessoais do servidor, conforme ilustração abaixo:

Observe que no campo “Empresa” constará o órgão de trabalho atual do

servidor ou o último em que o aposentado atuou. Esta opção já vem

preenchida pelo sistema junto com outros campos pré-determinados como

CPF, RF, NOME, DATA DE NASCIMENTO, SEXO, NOME DA MÃE. O campo

de informações a ser inserido após “empresa” é o RF, registro funcional do

servidor cadastrado quando inicia o cargo público na Prefeitura. Após o

preenchimento de todos os outros campos, o usuário deve clicar em “Gravar

dados do servidor”, conforme ilustração abaixo.

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Após clicar em “gravar dados do servidor”, a confirmação “Dados dos servidor gravado com sucesso” será exibida:

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4. Cadastro de Dependente

O usuário deve preencher o 2º quadro solicitado: dados dos dependentes.

Lembre-se que para preenchimento dessas informações deverá ser respeitado

as regras da Declaração de Família Web, conforme explicação das páginas 5

e 6. Os campos devem ser preenchidos conforme a ilustração abaixo:

Servidor sem dependentes

Para os usuários que não tiverem dependentes o modo de preenchimento é

muito mais simples. Basta clicar no campo em branco ao lado de “não possuo

dependentes” e em “Gravar dados do Dependente”, conforme ilustração

abaixo:

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Inclusão de dependentes inválidos

Para a gravação dos dependentes, o usuário deverá preencher todos os

campos, sendo possível cadastrar mais de um, conforme orientação no início

deste tutorial. Se o dependente for invalido por determinação médica, deve-se

clicar no campo ao lado da palavra “Inválido”. Lembre-se que, selecionando

esta opção, o sistema permitirá cadastrar dependentes maiores de 21 anos.

Basta o usuário acionar a opção, preencher os dados restantes e clicar em

“gravar dados do dependente”, conforme orientação apresentada abaixo.

Dependentes menores de 21 anos

Para cadastrar dependentes menores de 21 anos, o usuário deverá,

primeiramente, selecionar a opção ”Tipo de dependente”, conforme regras

das páginas 5 e 6 deste tutorial. Caso o dependente tenha idade acima de 21

anos, ao gravar os dados, será exibida a mensagem “dependente deve ter no

máximo 20 anos, 11 meses e 29 dias, conforme ilustração abaixo”.

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O sistema solicita dados básicos para a declaração de dependentes: Tipo de

dependente, nome do dependente, CPF, nome da mãe, estado civil e sexo.

Preenchido todos esses campos de forma conforme regras estabelecidas, o

usuário deverá clicar em “gravar dados do dependente”, conforme ilustração

abaixo:

A mensagem exibida após a gravação dos dados dos dependentes será

“dados do dependente gravados com sucesso”, conforme ilustração

abaixo:

Caso o usuário queira cadastrar outro dependente, basta proceder da mesma

forma, conforme explicação anterior. Quando um nome for cadastrado, este

deverá aparecer na parte inferior do quadro, conforme ilustração abaixo:

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5. Outras Informações

Na última etapa do preenchimento, o usuário poderá adicionar as informações

que achar necessárias. Basta preencher no campo indicado e clicar em “gravar

outras informações”, conforme ilustração abaixo:

6. Enviar Declaração

O usuário, após o preenchimento obrigatório de todos os campos, deverá

enviar o documento a base de dados do Iprem. Basta clicar no ícone ao lado

de “Declaro, sob as penas da lei que as informações aqui prestadas são

verdadeiras”, em seguida Pressione o botão “Enviar declaração”. A mensagem

“Declaração enviada com sucesso” exibida.

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Ilustração de “mensagem enviada com sucesso”:

7. Retificação

O usuário poderá efetuar a retificação dos dados após o envio da declaração. A

mensagem “Deseja fazer uma retificadora” será exibida, permitindo ao usuário

fazer alterações nas informações gravadas anteriormente. O processo de

preenchimento para a retificação de informações são os mesmos apresentados

neste tutorial.

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8. Imprimindo o protocolo

Após o envio da declaração, o sistema também permite a impressão do

protocolo, conforme ilustração abaixo. Para imprimir o documento de

comprovação, o usuário deverá clicar em “imprimir último protocolo”.

Após clicar em “Imprimir o último protocolo” o documento será exibido, conforme modelo abaixo:

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9. Usuário interno (uso exclusivo)

Este módulo é de uso exclusivo dos setores Recursos Humanos que terão

acesso aos documentos enviados pelos usuários, relatórios, histórico, entre

outras funções.

10. Acesso ao sistema

Passo 1. O usuário interno deverá acessar o endereço eletrônico abaixo para

acessar a página interna:

www......

O tela será exibida conforme ilustração abaixo:

Passo 2. O servidor deverá solicitar a autorização para acessar o sistema,

enviando um e-mail para o endereço eletrônico abaixo, com nome, RF e

unidade de trabalho:

[email protected]

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Passo 3. O servidor do setor de RH deverá efetuar o seu cadastro para

acessar o sistema interno. Essa etapa exige o preenchimento dos seguintes

dados:

• RF(REGISTRO FUNCIONAL)

• EMPRESA (UNIDADE ONDE TRABALHA)

• CPF

• NOME

• DATA DE NASCIMENTO

• NOME DA MÃE

• SEXO

Após o preenchimento dos dados, clicar em “Salvar”. O sistema vai direcionar

diretamente aos campos de acesso, conforme ilustração abaixo.

Observe na faixa horizontal de cor verde as opções de acesso. Inicialmente

será disponibilizado somente os campos “Cadastro “ e “ Relatório” para as

unidades de RH.

11. Relatórios

Os relatórios podem ser facilmente gerados clicando no campo “Relatório” na

faixa verde superior. O quadro será exibido conforme ilustração abaixo:

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O usuário interno deverá preencher os seguintes campos solicitados:

• Entidade (unidade de trabalho onde o usuário atua)

• Declaradas (Gera o relatório de Declarações Efetuadas)

• Não declaradas (Gera relatório de servidores que não fizeram a

declaração de família)

• Data inicial/ Data fim (período em que deseja gerar o relatório)

• Ano da Declaração (gerar relatório das declarações no ano que desejar)

• Considerar exceções (gera relatórios incluindo exceções definidas pelo

sistema).

Ao preencher os campos por completo, o usuário deverá pressionar o campo “gerar relatórios”. O sistema vai exibir o seguinte arquivo:

Quando um servidor solicitar a liberação da senha de acesso, o usuário interno

deverá encaminha o pedido ao endereço eletrônico abaixo, enviando RF,

unidade de trabalho e CPF do servidor.

[email protected]