TURIMAN SUANDI JABATAN PEMAJUAN PROFESIONAL & PENDIDIKAN LANJUTAN
TURIMAN SUANDIJABATAN PEMAJUAN PROFESIONAL &
PENDIDIKAN LANJUTAN
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 2
Pelajar dapat meningkatkan pengetahuan mengenai asas & teori penyeliaan personel, peranan penyelia personel, komunikasi, motivasi, kepemimpinan, pembangunan staf & latihan, keselamatan & kesihatan pekerja dan penilaian prestasi
HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir kursus ini pelajar dapat:
Menerangkan konsep & prinsip penyeliaan personel
Menghuraikan peranan penyelia personel Menghuraikan elemen komunikasi, motivasi,
kepemimpinan, pembangunan staf & latihan, keselamatan & kesihatan pekerja, &penilaian prestasi
Mempamerkan kemahiran dalam mengendalikan penyeliaan personel yang berkesan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 3
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 4
Setiap pelajar perlu: Komited dalam mempamerkan
kemampuan & potensinya untuk mendapat gred yang terbaik & pendedahan maksimum untuk menjadi seorang penyelia personel yang cemerlang
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 5
TUGASAN 30% Menyempurnakan satu kertas kerja
berdasarkan mana-mana aspek daripada unit dalam modul
menggunakan kertas A4 langkau 2 baris panjang artikel 20 muka surat.
Tugasan hendaklah dihantar terus kepada IDEAL selewat-lewatnya dua minggu sebelum peperiksaan akhir.
UJIAN 70% Menduduki UJIAN PERTENGAHAN semester yang
akan ditentukan oleh pihak IDEAL tarikh dan waktunya (30%)
Menduduki PEPERIKSAAN AKHIR semester yang akan ditentukan oleh pihak IDEAL tarikh dan waktunya (40%)
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 6
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 7
PENYELIAAN PERSONEL
UNIT 1Konsep Penyeliaan Personel
UNIT 2Fungsi Penyelia Personel
UNIT 3Komunikasi Dalam Organisasi
UNIT 4Keperluan & Motivasi Pekerja
UNIT 5Kepimpinan & Stail Pengurusan
UNIT 6Latihan & Pembangunan
UNIT 7Pengurusan Konflik & Tekanan
UNIT 8Penilaian Prestasi
Pekerja
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 8
PERTEMUAN BERSEMUKA PERTAMA
UNIT 1-4 KEDUA
UNIT 5-8
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 9
UNIT 1KONSEP PENYELIAAN PERSONEL Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan teori berkaitan dengan pentadbiran, pengurusan dan penyeliaan.
Menerangkan hubungan antara pentadbiran, pengurusan dan penyeliaan.
Teori Pentadbiran & Organisasi Fungsi, membuat keputusan, proses
percantuman, perhubungan manusia, teori X, teori Y, teori Z, sistem, dan pengurusan dengan objektif
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 10
TEORI FUNGSI Penulis: Gulick, Urwick Asas: Pembahagian kerja Prinsip/Garispanduan:
Kecekapan maksimum datang dari pengkhususan pegawai
Susunan kakitangan mengikut hiraki authoriti
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 11
TEORI MEMBUAT KEPUTUSAN Penulis: Griffiths; Tannebaum; Basil Asas: Membuat keputusan berkesan Prinsip/Garispanduan:
Struktur & fungsi organisasi ditentukan oleh kedudukan
Kewibawaan organisasi bergantung kepada mutu keputusan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 12
TEORI PROSES SOSIAL Penulis: Homans; Scott; Getzels; Guba;
Thelen Asas: Organisasi sebagai satu sistem sosial Prinsip/Garispanduan:
Peranan & personaliti Tanggapan & hubungan antara
kakitangan Konflik peranan Organisasi formal & tidak formal
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 13
TEORI PROSES PERCANTUMAN Penulis: Bakke; Argyris; Simon Asas: Konflik keperluan individu &
organisasi Prinsip/Garispanduan:
Kepuasan individu & organisasi Proses sosialisasi & personalisasi
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 14
TEORI PERHUBUNGAN MANUSIA Penulis: Taylor; Maslow; Lewin;
White; Hensey Asas: Kepuasan kerja; komunikasi Prinsip/Garispanduan:
Penggembelingan sumber manusia Keperluan pekerja untuk kepuasan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 15
TEORI SISTEM Penulis: Beckett; Nadler; Likert;
Simon Asas: Entiti yang kolektif Prinsip/Garispanduan:
Pergantungan antara subsistem Kecekapan & keberkesanan sistem
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 16
TEORI X Penulis: McGregor Asas: Authoritarianisma Prinsip/Garispanduan:
Arahan & kawalan Manusia malas bekerja
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 17
TEORI Y Penulis: McGregor Asas: Dorongan Prinsip/Garispanduan:
Manusia bukan malas tetapi tidak ada matlamat
Perlukan bimbingan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 18
TEORI Z Penulis: Urwick Asas: Pekerja sebagai pengeluar &
pengguna Prinsip/Garispanduan:
Memberi tumpuan kepada kepimpinan, morale pekerja
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 19
TEORI PENGURUSAN DENGAN OBJEKTIF Penulis: Drucker; Wilkstrom;
Levinson; Hensey Asas: Misi/Visi/Objektif Prinsip/Garispanduan:
Perancangan yang bersepadu melibatkan keseluruhan kakitangan
Prinsip demokrasi diamalkan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 20
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 21
Penerapan budaya kualiti dalam pekerjaan Asas kualiti & faktor pengaruhi kualiti Membentuk budaya kecemerlangan Membentuk pasukan kerja berprestasi tinggi Anjakan paradigma Pembentukan pasukan kerja ke arah
peningkatan kualiti Pasukan kerja yang berfungsi
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 22
UNIT 2FUNGSI PENYELIA PERSONEL Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan fungsi utama penyelia. Menerangkan delegasi autoriti yang
boleh dibuat oleh penyelia.
What is Management?Management . . . is the process of working
with and through others to achieve organizational objectives in a changing
environment. Central to this process is the effective and efficient use of limited resources.
Kreitner, 2000
What is Supervision?Supervision . . . Is the process of getting
things accomplished with and through people by guiding and motivating their efforts toward
common objectives.
Haiman & Hilgert, 1982
What is Administration?Administration . . . Is a
collective term used to describe persons at upper levels of management with overall
responsibility for an organization.
What is Leadership?Leadership . . . is the process of inspiring, influencing, and guiding others to participate in a common effort.
Kreitner, 2000
Leadership . . . is the ability one possesses to influence the opinions, attitudes, and behavior of others.
Haimann & Hilgert (1977)
How are these terms similar?
All are process oriented
All involve relationships between
people
All involve a common outcome
How do these terms differ?
Supervision focuses on tasks.
Management focuses on goals.
Leadership focuses on processes.
► Supervision (motivation/coercive
power)
► Management (authority power)
► Leadership (influence power)
Functions of Management Planning
Decision Making
Organizing
Staffing
Communicating
Motivating
Leading
Controlling
Functions of ManagementFunctions of ManagementPlanningPlanning Determine a future course of actionDetermine a future course of action
Decision MakingDecision Making How to make operating decisionsHow to make operating decisions
OrganizingOrganizing Divide tasks and responsibilitiesDivide tasks and responsibilities
StaffingStaffing Select and train employeesSelect and train employees
CommunicatingCommunicating Send and receive messagesSend and receive messages
MotivatingMotivating Influence others to high achievementInfluence others to high achievement
LeadingLeading Inspire others toward group goalsInspire others toward group goals
ControllingControlling Take steps to accomplish goalsTake steps to accomplish goals
Relative Mix of Functions by Management Level
Top Exec.
MiddleMgt.
Supervisor
0% 100%Percent Time and Effort
Plan
ning
Orga
nizin
gSt
affing
Dire
ctin
g
Cont
rollin
g
Discussion Questions Can a person be a manager
without being a leader?
Can a person be a leader without being a manager?
What’s the difference between a leader and a manager? Manager
Assigned responsibility Delegated authority
Leader May not have responsibility or authority Influences behavior of others w/o coercion
Difference is CONTROL vs. INFLUENCE
Leadership Styles Autocratic
Everything revolves around leader
Decision-maker Take Charge Locus of Control in
leader
Participatory Invites others to
share in decisions Encourages others
to accept responsibility
Delegates control w/o abdicating responsibility
5 fungsi utama Merancang
membuat ramalan & perancangan meneliti masa depan & membentuk rangka
tindakan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 36
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 37
Menyusun membentuk struktur, bahan & sumber
manusia yang akan terlibat dalam sebarang aktiviti organisasi
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 38
Mengarah menyenggara aktiviti dalam kalangan personel
Menyelaras mengumpul, menyatu & mewujudkan harmoni
segala aktiviti & usaha personel Mengawal
Membuat keputusan tindakan yang perlu diambil apabila berlaku sesuatu krisis/permasalahan
Koontz et al (1980) Mengenalpasti peluang-peluang. Membentuk objektif. Membentuk premis. Menentukan tindakan alternatif. Menilai tindakan alternatif. Memilih tindakan. Membentuk perancangan sokongan. Membentuk belanjawan.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 39
Soalan Bagaimana untuk memastikan
bahawa seseorang penyelia akan berfungsi dengan baik dalam tugas penyeliaannya?
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 40
UNIT 3KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan proses komunikasi yang perlu dilalui oleh penyelia.
Membincangkan kaedah pengucapan awam yang berkesan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 41
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 42
Proses komunikasi Halangan dalam komunikasi Saluran komunikasi Pengucapan awam
Komponen utama Proses komunikasi sender
(orang yang menghantar mesej); message
(perkara yang disampaikan); channel
(saluran yang digunakan); receiver
(orang yang menerima mesej); & feedback
(maklumbalas).04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 43
Halangan dalam Komunikasi. perception
(tanggapan); stereotyping
(menganggap semua orang begitu); halo effect
(berdasarkan kepada satu bukti);
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 44
projection (semua orang pasti setuju); perceptual
defense (mengelak sesuatu yang bercanggah); self-serving bias
(merasakan diri sendiri saja betul; orang lain salah);
semantic net (hanya guna perkataan yang kita tahu); dan
semantic blocks (pilihan perkataan).
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 45
Saluran Komunikasi komunikasi menegak; bawah ke atas; melintang; tahap yang sama; ke bawah & atas ke bawah.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 46
Keperluan mesyuarat Mesyuarat diperlukan bila
isu melibatkan pelbagai pilihan untuk tindakan;
sesuatu perkara tidak begitu mudah untuk diterangkan kepada orang lain;
seseorang tidak dapat melakukan tugas tanpa bekerjasama dengan orang lain; &
kecekapan bergantung kepada penyelarasan & interaksi berterusan oleh beberapa orang.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 47
Keseimbangan Tugas & Penyenggaraan Penyelia berperanan:
mencetuskan idea tentang prosedur kerja; mencari & memberi maklumat atau
pandangan orang lain; & merumuskan apa yang telah berlaku dalam mesyuarat.
memastikan orang lain dapat bercakap; memastikan yang mendengar berpeluang meneliti apa yang mereka dengar; &
menyelesaikanketidaksetujuan/perbezaan.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 48
Effective Workplace Relationships How do you build workplace
relationships? Behaviors that support or
undermine these relationships Assessing your relationships
Investigating Emotions & Emotional Intelligence Social and multiple intelligences Assessing your multiple
intelligences Improving work relationships
through emotional intelligence
Building Better Relationships withOurselves & Others Perception, world view, emotional
intelligence—and you Self-awareness, self-esteem & self-
concept Work styles
Relationship Building Managing assumptions in order to
build trusting relationships Consciously building trust at work Developing & showing a positive
attitude Eliminate the “attitude virus”
Expressing Needs within Relationships Influencing others Performing an interpersonal needs
inventory The shape and sound of
assertiveness Completing an influential SWOT
(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Profile
Relational Communication Identifying your communication style:
how you relate most often Sharpening verbal and nonverbal
behaviors and skills Applying direct and indirect messages
for more flexible communication Using feedback and questioning skills to
better understand others
Relational Listening Listening barriers and their impact on
effective workplace relationships A listening improvement map Improving listening by asking good
questions Applying active and reflective listening
skills Best practices for giving or seeking
feedback
Addressing Relational Change and Conflict Selecting your conflict-resolution
style Resolving conflicts assertively with
the relationship in mind Developing and practicing a
conflict resolution plan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 57
UNIT 4KEPERLUAN & MOTIVASI PEKERJA
Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan keperluan dan motivasi pekerja.
Menerangkan pendekatan untuk membentuk pasukan kerja yang bermotivasi.
BERHIJRAH MENUJU KECEMERLANGAN
Bersama menyumbang dan mendapat faedah sebagai satu pasukan
trustworthy (amanah) reach out (tabligh) truthfulness (siddiq) excellence (fatanah)
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 58
Allah memandang tinggi kepada orang yang berilmu, beramal dengannya & menyampaikannya kepada orang lain
Salah satu yang bantu kita diakhirat
ILMU
Kalau kita tak tahu mana nak pergi, Kita tidak akan sesat Tak kesahlah arah mana kita nak
pergi Kejayaan dunia & akhirat
MATLAMAT
Biar orang lain senang, jangan kita susah
Carilah kehebatan orang lain Jangan sangka buruk Jangan cari keburukan & kelemahan Jangan sebarkan keburukan
Jika kita nak hebat, kita bantu orang lain hebat
SIKAP
Kita adalah apa yang kita fikirkan
VISUALISASI
Semua orang Allah jadikn berbakat & berpotensi tinggi Cari emas pada diri & orang lain
POTENSI
Bentuk imej kejayaan diri, keluarga & masyarakat
IMEJ
Rumahku syurgaku
FAMILI
Setiap malam berilah kemaafan kepada orang lain
KEMAAFAN
Jika tidak dipecahkan ruyung manakan dapat sagunya
KESUNGGUHAN
Sama bantu membantu Kenal & dikenali Perkongsian pintar untuk sama
untung
JARINGAN
Setiap kita ada kemahiran Kemahiran boleh dipelajari &
diajarkan
KEMAHIRAN
RUMUSAN Kenal diri & pencipta Hargai bakat & potensi Bersedia untuk berubah Bentuk sikap positif Tentukan arah & impian Kemahiran menyelesai masalah Kebahagian rumahtangga Banyakkan memberi Tangga kerjaya & kejayaan Mencipta peluang
PENYELIA PERLU ELAKKAN Membentuk prasangka buruk dalam diri. Mencari keburukan orang lain. Menceritakan keburukan orang lain. Tidak mengakui kehebatan orang lain. Tidak mengakui kelemahan diri. Tidak bersedia memaafkan orang lain. Tidak bersyukur.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 71
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 72
KEKUATAN, KELEMAHAN & POTENSI
kekuatan diri . . . . . kelemahan diri . . . . . potensi diri (bakat terpendam). . . . Senaraikan tiga kejayaan besar yang
telah anda capai . . . . .
Kalau tinggi untung jadi bintang
Kalau rendah masih jadi intan
JUMPA DI PERTEMUAN KEDUA
UNIT 5KEPIMPINAN & STAIL PENYELIAAN Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan perbezaan antara pengurus dan pemimpin
Menerangkan jenis-jenis kepemimpinan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 74
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 75
Pengurus/Penyelia vs Pemimpin Jenis kepemimpinan
Unsur kepemimpinan Mengeluarkan tenaga positif Ketrampilan pemimpin Personal
(Pencapaian, keyakinan, komitmen) Sosial
(pengaruh, kesedaran politik, empathy)
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 76
Kognitif (pemikiran strategik, pencarian
maklumat, pemikiran konseptual yang kuat)
Membuat keputusan yang sukar Penggerak perubahan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 77
Pemimpin transformasional Lebih daripada hanya pengurusan Dapat menimbulkan semangat
orang lain Tidak hanya mengarah tetapi
memberikan inspirasi Merangsang intelektual dan emosi
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 78
Menunjukkan kekuatan kepercayaan dalam wawasan
Menyeronokkan orang lain Mewujudkan perhubungan mantap
dengan orang lain
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 79
Soalan
Mengapa penyelia perlu memainkan kedua-dua peranan sebagai pengurus dan pemimpin?
Bagaimana peranan kepemimpinan yang dimainkan oleh pengurusan atasan dalam organisasi anda bekerja?
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 80
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 81
UNIT 6LATIHAN DAN PEMBANGUNAN Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan peranan yang perlu dimainkan oleh seorang jurulatih
Menerangkan pengurusan program latihan yang cekap dan berkesan
Peranan jurulatih Jurulatih Fasilitator Penganjur Jururunding Perintis
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 82
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 83
Pengurusan Program latihan Persediaan Pembentukan objektif Perancangan sesi latihan Pemantauan & penilaian
Soalan Mengapa latihan itu penting dalam
sesebuah organisasi? Bagaimana program latihan boleh
diurus dengan cekap dan berkesan?
Apakah peranan jurulatih?
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 84
UNIT 7PENGURUSAN KONFLIK & TEKANAN Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan punca-punca stres atau tekanan
Menerangkan teknik menangani stres
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 85
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 86
Punca-punca Tekanan Tanda-tanda Tekanan (Stress) Menangani Stres?
FAKTA TENTANG TEKANAN Stres tidak sama untuk semua
orang. Stres tidak semestinya tidak baik. Stres berada di mana-mana, tetapi
anda boleh melakukan sesuatu terhadapnya.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 87
Cara menangani stres tidak sama untuk semua orang.
Tidak ada symptom, tidak bermakna tidak ada stres.
Simptom kecil atau besar, kedua-duanya memerlukan perhatian.
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 88
Soalan Mengapa tekanan boleh berlaku? Bagaimana tekanan boleh di urus? Bagaimana pula dengan krisis? Apa hubungan antara tekanan
dengan krisis?
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 89
HARD-NOSED Views negotiation as where there
is only one winner unreasonable offers take information as a weapon against
us Bull-headed & unyielding
Solution Find out about the negotiator you're facing Anticipate unreasonable offers Remember your best alternative Give a little information & see whether
they reciprocate Offer different negotiation optiond & ask
which one they prefer Be willing to walk away
Lack of Trust Wondering just how much can you
really trust the person You've heard unsettling rumours Proceed by slowly building a bridge Need to be a little more cautious
Solutions Be polite & sincere Emphasize that agreement will be based
on the reliability of the information Ask them to provide documentation to
support the data they present Design the agreement to stipulate
fulfilment of the agreed upon terms Use enforcement mechanisms
Don't Know Anything About Them
Negotiator’s dilemma Don't know anything about them, or
their goals and objectives
Solution Don't be afraid to take the first crucial
step, but be wise A constructive dialogue can now be
initiated Build up the trust levels as the bridge
expands
Spoilers
Often occurs in multi-party negotiations
At least one party-pooper who's out to sabotage the negotiations
May oppose the deal passively
Solution Be prepared for these spoilers Explain 'why' this change will benefit them Illuminate their gains Explain that they may actually profit from
the proposed venture Offer them roles Assure them that they will be active and
productive members in a partnership
UNIT 8PENILAIAN PRESTASI KERJA Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:
Menerangkan tentang kepentingan penilaian prestasi dalam organisasi.
Menerangkan kaedah penilaian prestasi yang boleh digunakan dalam penyeliaan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 99
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 100
Tujuan Mengenalpasti keperluan kelayakan untuk sesuatu
kemasukan Mempastikan kerja tepat mengikut spesifikasi Mengekalkan keseimbangan atau ke samarataan
antara semua pekerjaan
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 101
Mempastikan gaji setimpal dengan pekerjaan
Menyediakan mekanisma untuk membantu pentadbiran bahagian penggajian
Mempastikan keseimbangan dengan sistem penggajian di luar
ciri penilaian Validiti
mengukur apa yang patut diukur Objektiviti
bersikap lebih objektif Penglibatan
bersama, bukan untuk/kepada Feasibiliti
kos berkesan dan praktikal Reliabiliti
Konsisten04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 102
Soalan Mengapa penilaian prestasi perlu
dilakukan? Apa kebaikan dan keburukan
penilaian prestasi? Bagaimana cara menilai prestasi
dengan berkesan?
04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 103
Kalau tinggi untung jadi bintang
Kalau rendah masih jadi intan