Tugas Individu Teori Org - Jawaban Soal

TUGAS INDIVIDUMATA KULIAH : TEORI ORGANISASIDOSEN PENGASUH : PROF DR. H. ARISMUNANDAR, M.Pd

KUMPULAN SOAL – JAWABAN( CIRI KHAS ORGANISASI, TEORI ORGANISASI, DEPARTEMENTALISASI, STRUKTUR

ORGANISASI )

OLEH :

RUSLAN LEO

STAMBUK : 2008.456.17.487

PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMENSEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI MAKASSAR

(STIEM BONGAYA)2008

UNIT 2 : CIRI KHAS ORGANISASI

A. MENJELASKAN

1. Diferensiasi Vertikal : merupakan pembedaan wewenang antara atasan dan bawahan dimana wewenang mengalir kebawah sampai pada level terendah.

2. Spesialisasi Horisontal: Disebut juga Departementalisasi

3. Rantai Komando : adalah rantai tanggung-jawab dimulai dari sebuah sasaran, kemudian melalui perorangan dan kelompok tertentu yang bertanggungjawab atas sasaran tersebut dan akhirnya samapi kepada jabatan tertinggi yang bertanggungjawab penuh atas keseluruhan aktivitas. Dari tingkat yang tertinggi, wewenang mengalir bertahap ke bawah sampai pada tingkat wewenang yang paling rendah.

4. Hirarki : adalah sekelompok orang yang diklasifikasi menurut wewenang, kekuasaan, atau pangkat mereka. Garis wewenang harus berjalan menurut peringkat dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah

5. Wewenang : adalah kekuasaan untuk memutuskan, memerintah, memberikan instruksi dan mendelegasikan tanggungjawab kepada orang lain atau hak untuk memerintah bawahan mengerjakan dan menyelesaikan sesuatu.

6. Hirarki wewenang : adalah tingakatan atau jenjang wewenang/kekuasaan yang harus berjalan menurut peringkat dari manajemen puncaksampai ketingkat yang paling rendah. Hirarki wewenang juga menggambarkan dengan jelas tentang siapa yang memberi perintah dan siapa yang menerima perintah. Hirarki wewenang kadang-kadang dinamakan juga rantai komando.

7. Rentang kendali : adalah jumlah karyawan yang dibawahi langsung yang akan dikelola secara efektif oleh seseorang manajer atau pemimpin dalam suatu perusahaan atau organisasi.

8. Koordinasi : adalah suatu kegiatan menyatupadukan bermacam-macam bagian dari organisasi sehingga bagaian-bagian tersebut dapat bekerja sama secara harmonis atau pembagian tugas dan tanggungjawab demi kelancaran dan kerapian pelaksanaan tugas.

9. Organisasi : adalah suatu pengaturan secara sistematis dari orang dan teknologi untuk mencapai tujuan tertentu.

Organisasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari masukan, proses, dan keluaran.

10. Tujuan : tujuan atau sasaran adalah suatu pernyataan mengenai hasil yang ingin dicapai dalam waktu tertentu oleh suatu perusahaan, organisasi, atau orang yang dibebani tanggungjawab untuk itu.

11. Pembagian Pekerjaan: adalah kegiatan memecah-mecah suatu menjadi beberapa pekerjaan yang lebih kecil yang pada akhirnya akan menjadikan setiap orang atau karyawan dalam suatu unit usaha menjadi sangat ahli dan terampil dalam suatu pekerjaan.

B. BENAR – SALAH

1. B Organisasi dapat dikatakan lengkap, apabila sudah mempunyai dua dimensi:

dimensi vertikal dan diferensiasi horisontal.

2. B Diferensiasi Vertikal, hirarki wewenang, dan rantai komando menunjukkan arti

yang sama, yakni urutan wewenang dalam organisasi.

3. B Spesialisasi horisontal menambah efisiensi dan efektivitas perusahaan.

4. S Seorang direktur perusahaan yang mempunyai banyak keahlian sebaiknya

merangkap sebanyak mungkin jabatan penting dalam perusahaannya.

5. B Departementalisasi sama artinya dengan pembagian pekerjaan

6. B Demi kelancaran perusahaan, maka struktur organisasi harus jarang diubah dan

harus dipertahankan terus sedapat mungkin.

7. B Bagan organisasi mempunyai lebih banyak kelemahan dari pada manfaatnya.

8. B Bagan organisasi dapat digunakan untuk menjelaskan hubungan manusiawi

diantara para karyawan.

9. S Pernyataan “dalam tahun ini kita harus menaikkan produksi sebesar mungkin”,

merupakan tujuan yang jelas, karena sudah memenuhi persyaratan menyusun tujuan.

10. B Pembagian pekerjaan dapat menimbulkan kebosanan bagi karyawan dan karena

itu mengurangi semangat kerjanya.

C. PILIHAN BERGANDA

1. Perusahaan yang sudah dewasa mengalami perkembangan yang lebih pesat lagi, sehingga perlu mengadakan perubahan. Dalam hal ini perusahaan sebaiknya

e. Menyusun kembali organisasi perusahaan, sesuai dengan kebutuhan.

2. Dengan mengadakan diferensiasi horisontal

e. Semua yg tersebut dari a sampai d. (dapat meningkatkan efisiensi kerja,

pekerjaan menjadi lebih mudah dan sederhana, dan karyawan menjadi lebih ahli)

3. Bentuk bagan organisasi yang paling sedikit menampilkan perbedaan kedudukan para karyawan dalam organisasi, adalah bentuk

C. Bagan Konsentris

4. Berikut ini ada beberapa perumusan tujuan. Pilihlah satu diantaranya yang menurut pendapat anda paling banyak memenuhi persyaratan !

b. Menaikkan jumlah produksi dengan 10.000 potong dalam enem bulan mendatang.

5. Perusahaan dapat melaksanakan pekerjaan besar dengan berhasil baik, jika perusahaan

e. Semuanya dari a sampai dengan d (mengadakan koordinasi, pembagian kerja, mempekerjakan banyak tenaga ahli, dan teknologi)

6. Pembagian pekerjaan diantara manajer produksi, Manajer Personalia, Manajer Pemasaran, dan Manajer Keuangan dinamakan

d. Spesialisasi

7. Pembedaan wewenang diantara direktur, manajer, dan supervisi dinamakan

c. Rantai Komando atau hirarki wewenang atau diferensiasi vertikal.

D. KASUS WARUNG PADANG

Syarifuddin adalah pemilik “warung Padang”. Syarifuddin mulai memikirkan susunan organisasi yang efisien degan menghendaki adanya pembagian kerja yang baik dan berdasarkan keahlian, hirarki wewenang, dan koordinasi yang baik.Dalam organisasi yang baru dibentuknya, Syarifuddin mempunyai beberapa bawahan langsung, yang mengurus :

a. Bagian Barb. Bagian Dapurc. Bagian meja makand. Akunting

Dari empat bagian tersebut masing-masing mempunyai satu sampai delapan orang bawahan yang langsung bertanggung jawab pada keempat bagian.Gambarkan bagan organisasi “warung Padang” yang baru dibentuk oleh Syarifuddin.

BAGAN ORGANISASI “WARUNG PADANG”

Direktur

Bagian Bar Bagian Dapur Akunting Bagian Meja Makan

Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan

UNIT 3 : TEORI ORGANISASI

A. MENJELASKAN

1. Sistem tertutup : adalah suatu sistem yang berdiri sendiri yang tidak dapat dipengaruhi oleh lingkungan sekitarnya.

2. Sistem terbuka (Open system) : adalah suatu sistem yang dapat dipengaruhi lingkungan di sekitarnya.Organisasi selalu berhubungan dengan lingkungan yang mempengaruhi organisasi dan menyebabkan organisasi harus selalu dirubah untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan.

3. Sentralisasi (centralization): Adalah pemusatan wewenang dan tanggungjawab pada puncak organisasi. Artinya semua keputusan diambil oleh pimpinan puncak.

4. Pembakuan (standardization) : adalah 5. Penurunan derajat manusia (dehumanisasi) : adalah merupakan akibat dari

pembagian pekerjaan yang semakin terperinci dan suatu pekerjaan dilakukan secara monoton sehingga membuat pekerja merasa bosan, jemu, dan tidak puas.

6. Perluasan pekerjaan (job enlargement) : adalah proses penambahan jumlah tugas suatu jabatan sehingga seorang pekerja akan melaksanakan jenis pekerjaan yang lebih banyak dengan tujuan untuk mengurangi kebosanan terhadap pekerjaannya.

7. Rotasi pekerjaan (job rotation) : adalah mengalihkan pekerja dari tugas yang satu kepada tugas yang lain. Tujuannya untuk mengurangi kebosanan dan prestasi kerjanya diharapkan akan meningkat.

8. Peran serta (participation): adalah memberi kesempatan kepada pekerja untuk ikut berperan dalam mengambil keputusan yang akan mempengaruhi mereka.

9. Birokrasi (bureaucracy) : adalah organisasi yg dicirikan oleh adanya hirarki kewenangan, tugas yg terperinci, peraturan dan prosedur,

spesialisasi fungsional dan keterkaitan yg lugas. Max Weber menamakan organisasi yang efisien dengan birokrasi.

10. Teori penerimaan (acceptancy theory) : teori penerimaan beranggapan bahwa wewenang berasal dari bawah, hal ini didasarkan bahwa wewenang atau kekuasaan pemimpin ditentukan oleh kesediaan bawahan untuk menerima dan mantaatinya dan bawahan hanya mengakui komunikasi dari atas sebagai sesuatu yg berwibawa dan mentaatinya jika : bawahan memahami komunikasinya, komunikasi tdk bertentangan dengan tujuan organisasi, sesuai dengan kepentingan bawahan, dan bawahan mentaati perintah tsb.

11. Sinergi (synergy) : adalah suatu falsafah yang berpandangan bahwa keseluruhan/kebersamaan akan menjadikan sesuatu dapat dicapai.

12. Keseimbangan dinamis (dynamic equilibrium): adalah suatu keadaan dimana terdapat variabel yang saling bertentangan dalam sebuah sistem, namun tidak menyebabkan rusaknya sistem tersebut (suasana/irama dapat senantiasa terjaga).

13. Ekuifinalitas (equifinality) : berarti bahwa beberapa sebab yang berbeda-beda dapat menyebabkan satu akibat yang sama.

B. MELENGKAPI1. Teori klasik mengemukakan lima prinsip sebagai pedoman menyusun organisasi yang

efisien, yaitu :1. Prinsip pembagian kerja2. Prinsip kesatuan komando3. Prinsip sentralisasi4. Prinsip wewenang dan tanggungjawab5. Prinsip rantai komando

2. Pembagian pekerjaan atau spesialisasi biasanya disertai beberapa metode penyederhanaan pekerjaan, yang antara lain berupa

1. Perluasan pekerjaan (job enlargement)2. Rotasi pekerjaan (job rotation)3. Peran serta/partisipasi (participation)

3. Pembagian pekerjaan dapat menyebabkan efisiensi kerja yang lebih tinggi, karena1. Para pekerja dapat mengerjakan tugas yg paling sesuai dengan keterampilan

dan keahliannya.2. Pekerja akan menjadi ahli dalam bidangnya

3. Para pekerja mempunyai kesempatan yang lebih banyak untuk menemukan cara yang lebih baik guna melakukan pekerjaan mereka.

4. Para pekerja tidak harus pindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dan dapat menghemat banyak Waktu.

4. Akibat yang membosankan dari pembagian pekerjaan dapat diatasi dengan1. Perluasan Pekerjaan2. Rotasi pekerjaan3. Peran serta atau partisipasi

5. Birokrasi dari segi positif berarti organisasi yang paling efisien yang dicirikan dengan 1. Adanya pembagian pekerjaan2. Adanya hirarki wewenang3. Adanya seperangkat aturan4. Bersifat impersonal

6. Dari segi negatif, birokrasi diartikan sebagai :1. Administrasi yang berbelit-belit2. Peraturan yang terlalu banyak dan kaku3. Prosedur yang menimbulkan frustasi4. Langkah yang terlalu banyak untuk memperoleh sesuatu5. Organisasi yang tidak efisien

7. Menurut Max Webber birokrasi sebagai organisasi yang paling efisien mempunyai empat ciri khas, yakni :

1. Adanya pembagian pekerjaan2. Adanya hirarki wewenang3. Adanya seperangkat aturan4. Bersifat impersonal

8. Dua sanggahan terhadap teori klasik menyangkut1. Wewenang atau kekuasan yang mengalir dari atas ke bawah2. Fakator-faktor lingkungan dapat diramalkan dengan pasti dan dapat

dikendalikan.9. Menurut teori penerimaan wewenang, bawahan hanya bersedia mematuhi perintah

atasan, jika1. bawahan memahami komunikasinya2. komunikasi tdk bertentangan dengan tujuan organisasi3. sesuai dengan kepentingan bawahan4. bawahan mentaati perintah tsb

10. Teori modern menyatakan bahwa dalam semua sistem terbuka terdapat empat ciri utama Yaitu :

1. Interaksi dengan lingkungan sekitarnya

2. Sinergi3. Keseimbangan yang dinamis4. Ekuifinalitas

KASUSA. KASUS SUMBER WEWENANG

Slamet dan Waluyo adalah dua orang supervisor perusahaan. Pada suatu hari mereka membahas soal sumber wewenang. Waluyo berkata pada Slamet ,”anda di sini mempunyai wewenang dan kekuasaan karena anda menjabat sebagai supervisor. Kedudukan anda sebagai atasan dalam hirarki perusahaan di sini, menyebabkan anda mempunyai wewenang atas bawahan anda.”Slamet kurang menyetujuinya dan berkata, “wewenang saya sebagai supervisor saya peroleh dari bawahan saya. Mereka bersedia mengerjakan apa saja yang saya perintahkan kepada mereka.”Pertanyaan :

Pendapat siapakah yang anda setujui? Mengapa? Jelaskan pendapat anda mengenai sumber wewenang .

Jawaban saya:Saya menyetujui pendapat dari Slamet yang didasarkan atas teori penerimaan

wewenang . Wewenang atau kekuasaan pemimpin ditentukan oleh kesediaan bawahan untuk menerima dan menaati perintah dari atasan.

B. KASUS BIROKRASISulaiman adalah kepala bagian Administrasi rumah sakit, dalam bekerja dia sangat teliti dan segala sesuatunya diatur dengan rapi, hingga dia sering mendapat pujian dari atasannya.Bila ada pasien yg ingin dirawat harus mengisi formulir lima macam yg harus ditandatangani oleh berbagai instansi dan hal ini terkadang menyebabkan keterlambatan perawatan pasien. Banyak pasien yg mengeluh atas administrasi yang terlalu berbelit-belit.Pada suatu waktu diangkatlah seorang asisten administrasi lulusan akademi administrasi negara dan mengusulkan perubahan formulir yang lebih sederhana kpd Sulaiman karena menganggap formulir lama terlalu birokratis. Formulir baru yang diusulkan kpd sulaiman

terdiri dari dua macam formulir saja, lebih sederhana, dapat menghemat waktu dan biaya, dan dapat mempercepat pelayanan pasien.Atas usulan format formulir baru, Sulaiman menolak dan menjawab, “Formulir itu sampai sekarang sudah berjalan baik dan tidak ada alasan untuk merubahnya.”Pertanyaan :1. Tunjukkan segi positif dari birokrasi dalam kasus tersebut2. Apakah ada segi negatifnya?3. Andaikata anda sebagai asistem baru dari sulaiman, apakah yg anda perbuat?

JelaskanJawaban : Segi positif dari birokrasi dalam kasus birokrasi adalah adanya pembagian

pekerjaan dan seperangkat peraturan yang ditentukan oleh organisasi berupa formulir yang sebanyak lima macam yang harus diisi oleh pasien yang ingin dirawat.

Segi negatifnya antara lain : - administrasi yg berbelit-belit - prosedur yang menimbulkan frustasi, dan - langkah yang terlalu banyak untuk memperoleh sesuatu

Dalam kasus diatas seorang pasien yg ingin dirawat harus mengisi formulir sebanyak lima macam dan harus ditandatangani semua oleh berbagai instansi sehingga dapat menimbulkan rasa frustasi pasien.

Andaikata saya sebagai asisten dari pak Sulaiman, maka saya akan mengusulkan perubahan format formulir yang lebih sederhana untuk memperpendek alur formulir agar dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya sehingga pelayanan terhadap pasien dilakukan dengan cepat.

C. KASUS RENTANG KENDALIUsamah adalah seorang supervisor pabrik, dia sedang memikirkan berapakah jumlah bawahan yang paling sesuai yang dapat diurusi secara efektif oleh seorang mandor, bawahannya. Apakah kendali itu terdiri dari 5 orang saja ataukah dapat diperbanyak sampai 12 orang atau lebih. Sebelum mengambil keputusan mengenai jumlah itu, Usamah mengadakan perbandingan dari segi untung –ruginya rentang kendali yg sempit dan yang luas. Pertimbangannya adalah : Kemampuan orang mengawasi bawahan adalah terbatas;supaya pengawasan

intensif, maka lebih baik rentang kendali yg sempit. Rentang kendali yg lebar memerlukan banyak waktu bagi atasan untuk mengadakan

pengawasan yang efektif.

Rentang kendali yg luas, mengharuskan atasan memberi kebebasan yg lebih besar kpd bawahan untuk mengambil inisiatif.

Pada umumnya pekerjaan bawahan bersifat rutin, sehingga tidak memerlukan pengawasan yang ketat; jadi atasan mudah mengurusi banyak bawahan.

Usamah belum dapat mengambil keputusan, karena menurut pendapatnya, keuntungan dan kerugian rentang kendali yang sempit dan yang lebar hampir seimbang. Maka ia bermaksud minta nasihat kepada atasannya.

Pertanyaan :Andai kata anda menjadi atasan Usamah, nasihat apakah yang anda berikan.

Jawaban saya : Saya akan megusulkan kepada Usamah agar menggunakan

UNIT 4 : DEPARTEMENTALISASI

A. BENAR – SALAH

1. B. Dalam menyusun pola organisasi, para perintis manajemen kurang

memperhatukan lingkungan sekitar organisasi itu.

2. B. Lingkungan di sekitar organisasi itu selalu berubah-ubah sehingga organisasi

menghadapi ketidak-pastian.

3. B Ketidak-pastian dapat berhubungan dengan keadaan sosial, ekonmo, dan

politik.

4. S Kemajuan teknologi mudah diramalkan dan karena itu tidak perlu diperhatikan

dalam menyusun pola organisasi.

5. S Keadaan pasar pun dapat diketahui dengan pasti, dan dapat dihadapi dengan

perencanaan yang baik, sehingga kita tidak perlu memperhatikannya pada waktu menyusun pola organisasi.

6. B Tingkat ketidak-pastian lingkungan sukar ditentukan, karena tidak ada cara

menentukannya.

7. B Tingkat ketidak-pastian yang tinggi berarti bahwa perubahan sangat tidak

menentu dan sukar diramalkan.

8. S Jika tingkat ketidak-pastian itu tinggi , pola organisasi yang paling cocok adalah

pola yang stabil, mantap, kaku, dan sukar dirubah.

9. S Perusahaan yang sering menghadapi persaingan baru, yang pasarnya selalu

berubah-ubah, dan sering menemukan teknologi baru, sebaiknya menggunakan

pola organisasi yang mekanis.

10. B Pola organisasi yang organis bersifat luwes atau fleksibel, dan mudah

mengadakan perubahan penyesuaian.

11. B Kantor urusan pajak menggunakan pola organisasi yang mekanistis, karena tidak

mengalami banyak perubahan dan ketidak-pastian lingkungan.

12. B KUD sebaiknya menggunakan pola organisasi yang organis, karena tingkat

ketidak-pastian ekonomis sangat tinggi.

13. S Di antara berbagai macam departementalisasi, yang paling baik adalah

departementalisasi fungsional.

14. B Departementalisasi produk lebih bersifat mekanistis jika dibandingkan dengan

departementalisasi fungsional.

15. B Pada umumnya rentang kendali yang sempit lebih efisien, karena atasan dapat

melakukan pengawasan intensif.

16. B Rentang kendali yang lebar memudahkan terciptanya organisasi yang organis,

karena atasan cenderung memberi kebebasan bertindak yang luas kepada

bawahan.

17. S Rentang kendali yang lebar adalah rentang kendali yang ideal dan selalu berhasil

baik.

18. B Dalam rantang kendali yang sempit atasan mudah mengadakan koordinasi,

karena jumlah bawahan sedikit.

19. S Dalam rentang kendali yang sempit, tingkat spesialisasi sangat tinggi.

20. B Rentang kendali yang sempit kadang-kadang diperlukan juga, jika manajemen

sering memerlukan komunikasi yang luas dengan setiap bawahan.

B. MENYEMPURNAKAN KALIMAT

1. Ketidak-pastian lingkunagn dapat ditimbulkan oleh beraneka macam sebab, antara lain : dampak ekonomis, sosial dan politik (1), Kemajuan teknologi (2), suplai sumber daya (3), dan kemantapan permintaan akan produk organisasi(4).

2. Jika tingkat ketidak-pastian rendah, pola organisasi sebaiknya bersifat stabil dan mantap (5), dan dapat diperhitungkan (6). Jika tingkat ketidak-pastian sedang,

sebaiknya organisasi bersifat stabil(7) dan tidak selalu sering berubah-ubah (8). Dan jika tingkat ketidak-pastian itu tinggi, sebaiknya organisasi bersifat luwes dan fleksibel (9) lancar (10), dan mudah menyusuaikan diri (11).

3. Pola organisasi yang luwes, lancar dan mudah menyesuaikan diri, dinamakan organisasi yang organis (12).

4. Pola organisasi yang kaku, keras, mantap dan birokratis dinamakan organisasi yang Mekanistis (13).

5. Dalam organisasi yang mekanistis, tugas para karyawan ditentukan secara sempit (14) dan tegas (15). Sehingga karyawan tidak mempunyai kebebasan untuk menyimpang sedikitpun.

6. Dalam organisasi yang organis tugas para karyawan ditentukan secara luas (16) dan umum (17). Sehingga mereka mempunyai kebebasan yang agak luas.

7. Dalam organisasi yang mekanistis, diutamakan pengendalian hirarkis (18), artinya pengendalian dari manajer puncak dan selanjutnya mengalir sampai pada tingkat yang paling bawah (19). Sedang dalam organisasi yang organis diutamakan pengendalian dari diri sendiri/para karyawan(20).

8. Dalam lingkungan dengan tingkat ketidak-pastian yang relatif rendah, pola organisasi yang cocok adalah pola yang mekanistis (21). Dalam lingkungan yang sangat tidak pasti dan tidak stabil, pola organisasi yang cocok adalah pola yang organis (22).

9. Kita mengenal beberapa macam departementalisasi. Diantaranya ada yg bersifat mekanistis, yakni departementalisasi fungsional (23), dan ada yang bersifat organis, yakni departementalisasi Produk (24).

10. Apabila perusahaan berkembang dan meluas ke beberapa daerah, kita dapat menggunakan departementalisasi geografis (25). Departementalisasi geografis pada umumnya lebih bersifat organis (26) dari pada bersifat Mekanistis (27).

11. Ada dua hal yang mempunyai peranan penting dalam rentang kendali, yakni Spesialisasi (28) dan Koordinasi (29). Para ahli manajemen modern berpendapat bahwa ukuran rentang kendali tergantung pada situasi spt : sifat pekerjaan, teknologi, kepemimpinan, dan kesatu-paduan kelompok (30).

C. MEMBERI DEFINISI/MENJELASKAN KONSEP.

1. Pola organisasi yang mekanistis adalah pola organisasi yang dicirikan dengan : tugas individu yg sempit dan tegas(tdak fleksibel), pengendaliannya hirarkis, dan arah

komunikasi yang vertkal. Pola organisasi yang mekanistis cocok diterapkan pada kondisi lingkungan yang relatif stabil dan pasti.

2. Pola organisasi yang organis adalah pola organisasi yg dicirikan dengan : tugas individu yg sangat fleksibel, pengendalian yang tidak hirarkis, dan sifat komunikasinya lateral. Pola organisasi ini cocok diterapkan pada kondisi lingkungan yang sangat tidak pasti dan tidak stabil atau kondisi lingkungan dengan tingakat ketidak-pastian yang relatif tinggi.

3. Departementalisasi adalah pembagian organisasi kedalam beberapa departemen atau bagian. Departementalisasi memungkinkan tugas-tugas yang rumit dapat dikerjakan , dan pekerja akan menjadi ahli.

4. Departementalisasi fungsional merupakan cara pengelompokkan pekerjaan secara rasional, mudah dan logis, mengikuti prinsip pembagian kerja/spesialisasi dan prinsip penghematan. Pola organisasinya bersifat mekanistis.

5. Departementalisasi produk merupakan cara pengelompokkan pekerjaan ke beberapa unit/departemen bagi tiap-tiap produk, wewenang diberikan kepada divisi yang bersangkutan.

6. Departementalisasi geografis dilakukan apabila perusahaan berkembang dan meluas kebeberapa wilayah, dimana seorang manajer dapat ditugaskan untuk mengurusi wilayah tertentu dan diberi tanggungjawab penuh terhadap kegiatan unit. Departementalisasi organisasi dapat menyebabkan kehilangan pengendalian dan koordinasi dari kantor pusat.

7. Departementalisasi pelanggan dimaksudkan untuk membagi-bagi organisasi ke dalam unit-unit yang masing-masing ditugaskan untuk melayani palanggan yang berbeda-beda yang pada akhirnya tujuan organisasi akan dapat dicapai.

8. Departementalisasi proses/teknologi bertujuan mengadakan penghematan, dengan cara mengelompokkan kegiatan disekitar proses atau jenis teknologi tertentu. Departementalisasi jenis ini mempunyai beberapa keuntungan : Jenis mesin dan tenaga yg serupa dikumpulkan jadi satu (1), departemen dipisah-pisahkan atas dasar pertimbangan teknis yg jelas sekali perbedaannya (2).

9. Rentang kendali yg sempit. Dalam rentang kendali yg sempit, jumlah bawahan langsung yg dapat diawasi sedikit sehingga tingkat koordinasi tinggi. Rentang kendali yg sempit diperlukan jika bawahan tidak mampu mengendalikan diri sendiri.

10. Rentang kendali lebar memudahkan terciptanya organisasi yang organis, yang memberi kebebasan bertindak yang agak luas kepada bawahan, karena sukarnya pengawasan.

D. KASUS.

Para supervisor di sebuah perusahaan motor sering mengeluh. Mereka mengeluh karena tidak mampu mengawasi secara efektif para bawahannya. Menurut para supervisor hal itu disebabkan karena :

1. Para bawahan tidak diseleksi secara seksama untuk menduduki posisi mereka sekarang ini. Beberapa bawahan ternyata memiliki ketrampilan dan keahlian yg tidak dimanfaatkan dalam pekerjaan mereka.

2. Para supervisor mempunyai bawahan yg terlalu banyak, sehingga menyulitkan pengawasan yg efektif. Bawahan mereka berjumlah dua puluh sampai dua puluh lima orang.

Pertanyaan :

1. Prinsip-prinsip organisasi manakah yg dilanggar oleh perusahaan ini.

2. Faktor-faktor apakah yg harus dipertimbangkan dalam menentukan jumlah bawahan yg dapat diawasi secara efektif oleh supervisor.

Jawaban :

1. Prinsip organisasi yg dilanggar oleh perusahaan motor adalah prinsip pembagian pekerjaan. Hal ini terlihat dari penempatan karyawan yg tidak sesuai dengan kompetensi.

2. Faktor-faktor yg harus dipertimbangkan agar pengawasan terhadap karyawan efektif yaitu :

1. Jumlah karyawan

2. Sifat pekerjaan

3. Kemampuan bawahan memahami pekerjaan .

4. Kemampuan bawahan dalam mengambil keputusan sendiri

UNIT 5 : STRUKTUR ORGANISASI

A. KASUS DESENTRALISASI

Mulai 1 April 1984 PD Pasar Jaya menerapkan sistem desentralisasi keuangan. Dengan sistem baru ini, ke lima cabang yg ada di lima wilayah kota berwenang mengurus keuangan pasar masing2 wilayahnya. Sebelumnya, pasar-pasar bertanggungjawab langsung ke PD Pasar Jaya Pusat.

Sistem ini merupakan suatu usaha perbaikan kedalam, yaitu tertib administrasi. Desentralisasi lebih efisiendaripada sistem yg dilaksanakan sebelumnya, karena cabang lebih mengetahui keadaan pasar di wilayahnya masing-masing.

Dengan wewenang yg baru ini cabang dapat mengevaluasi kegiatan pasar dan bahkan dapat menegur pasar yg tidak beres keuangannya. PD Pasar pusat agak repot dlm mengawasi semua pasar, sedang cabang lebih mudah.

Desentralisasi menambah tugas disamping wewenang cabang. Kerja lebih berat akan dihadapi staf keuangan cabang, kemungkinan kebocoran dana lebih besar, karena cabang ikut berperan dibidang keuangan. Namun, adanya inspektur pasar yg mengawasi keuangan pasar dapat mengurangi kemungkinan tersebut.Pertanyaan :

1. Bandingkan alasan-alasan yg mendukung dan menentang desentralisasi keuangan PD Pasar Jaya.

2. Dapatkah anda menyetujui desentralisasi keuangan PD pasar jaya ? Jelaskan Pendapat anda.

Jawaban.

1. Alasan-alasan yg mendukung desentralisasi : Wewenang dan Tanggung jawab berada pada cabang, Pengawasan lebih efektif, efisiensi, dan spesialisasi karyawan.

Alasan yang menentang desentralisasi adalah : Keahlian orang yg mengendalikan tindakan di cabang harus di utamakan, penambahan tugas dan tanggung jawab, kemungkinan terhadap penyelewengan harta perusahaan akan lebih besar , dan sifat organisasi.

2. Saya menyetujui desentralisasi pada PD Pasar Jaya. Alasannya adalah :Fungsi pengendalian akan efektifKontrol serta evaluasi yg efektifKinerja perusahaan akan meningkat karena ada target yg harus dicapai oleh masing-masing cabang.

B. KASUS SENTRALISASI

Petanyaan :1. Uraikan konsep Sentralisasi2. Kegiatan-kegiatan manakah yg dapat disentralisasikan ?3. Alasan-alasan yg digunakan untuk memperkuat dan membenarkan sentralisasi ?Jawaban :1. Konsep-konsep Sentralisasi meliputi : Siapakah yg berwenang mengambil

keputusan (1), Penjenjangan keputusan (2) dan kapan suatu keputusan dilimpahkan.2. Kegiatan yang dapat disentralisasikan dalam kasus Perusahaan Asuransi Jiwa adalah

semua fungsi administrasi yang dijalankan oleh enam departemen. Hal ini didasarkan pada sifat organisasi yg terdapat dalam kasus ini adalah Perusahaan Asuransi Jiwa.

3. Alasan-alasan yang digunakan untuk membenarkan sentralisasi meliputi :Sifat dari suatu organisasiUkuran organisasiStandarisasi kegiatan

C. KONSEP DAN PENGERTIAN

1. Koordinasi vertikal adalah koordinasi antara atasan dan bawahan yg dapat dilaksanakan dengan : Prinsip rantai komando, satu komando, dan rentang kendali.

2. Koordinasi lateral/kesamping adalah bentuk koordinasi yang dilakukan oleh departemen dengan departemen lainnya dan teknik yg dapat digunakan dalam koordinasi jenis ini meliputi : Pembebanan tanggung jawab, penghubung, penggabungan departemen, dan organisasi matriks.

3. Pelimpahan wewenang adalah proses seseorang memindahkan kewajiban melaksanakan pekerjaan tertentu dan mengambil keputusan tertentu pula.

4. Sentralisasi adalah pemusatan wewenang dan tanggung jawab pada puncak dan mengalir ke tingkat terendah organisasi atau dapat pula diartikan sebagai pemusatan

kegiatan tertentu pada satu lokasi yang diikuti dengan pembebanan tanggung jawab kepada seseorang.

5. Desentralisasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab secara otonom kepada unit-unit bawahannya.

6. Kontinum adalah suatu deretan yang batas-bagiannya tidak dapat dibagikan dengan jelas dari bagian yg berdekatan, kecuali dengan cara yg dibuat-buat. Atau campuran antara dua bentuk----sentralisasi dan desentralisasi.

7. Struktur lini/organisasi skalar adalah arus wewenang yang mengalir dari puncak organisasi sampai kepada dasar paling bawah organisasi.

8. Struktur lini dan staf adalah struktur yang terdiri dari fungsi lini dan staf dimana fungsi lini bertugas melaksanakan pekerjaan yg perlu untuk mencapai sasaran perusahaan sedangkan fungsi staf bertugas membantu secara tidak langsung manajer lini untuk melaksanakan tugas operasional secara tidak langsung guna mencapai sasaran perusahaan.

9. Staf adalah asisten pribadi manajer atau sarana pembantu departementalisasi yg tugasnya ditentukan oleh atasan dan memiliki wewenang secara khusus dengan melaksanakan tugas operasional secara tidak langsung guna mencapai tujuan perusahaan.

10. Struktur fungsional adalah struktur yang melaksanakan tugas sesuai dengan bidang fungsionalnya.

11. Struktur Panitia adalah struktur yang terdiri atas beberapa anggota organisasi yang diserahi tugas khusus yang berfungsi untuk mencari fakta dan menyusun konsep pemecahan persoalan.

12. Panitia tetap adalah kumpulan beberapa anggota organisasi yg tetap diserahi tugas yg sama dlm suatu organisasi dalam waktu tertentu. Panitia tetap bisa saja berganti anggotanya namun bentuk tugasnya tetap.

13. Panitia sementara adalah panitia yg dibentuk untuk maksud tertentu yg bersifat khusus untuk memecahkan persoalan jangka pendek dan akan bubar setelah tugasnya selesai.

14. Struktur gugus tugas adalah struktur yang terdiri dari departemen fungsional yg bertugas dan bertanggung jawab yg sifatnya sementara kepada pimpinan gugus tugas.

15. Struktur matriks adalah struktur yng menunjukkan gabungan antara perkaitan yang vertika dan horisontal dalam satu organisasi yg sama yg mana karyawan akan ditugaskan pada departemen fungsionalnya dan juga pada program atau proyek tertentu.

Menjawab pertanyaan :

1. Organisasi lini dikatakan sebagai struktur organisasi yang sederhana karena :

Struktur mudah dimengertiHirarki wewenang yang jelasSetiap orang hanya mempunyai satu atasanKeputusan dapat diambil secara cepat.

2. Suatu perusahaan yng bertambah besar biasanya merubah struktur lini menjadi struktur lini dan staf karena disebabkan bertambahnya jumlah aktivitas dan makin kompleksnya tugas yang harus dikerjakan sehingga dirasakan perlu mengangkat staf ahli yang mempunyai pengetahuan khusus guna mencapai tujuan perusahaan.

3. Pendapat saya :Struktur yang paling banyak digunakan adalah struktur lini. Struktur lini merupakan bentuk yg sederhana karena mudah dimengerti, adanya garis komando yg jelas, seseorang bertanggung jawab hanya kepada sastu orang atasan, dan proses pengambilan keputusan yg cepat.