Trabajo final

Elaborado por:

Miguel Ángel Ruiz BarreraBibiana Paola Moreno Castillo

María Constanza Caro Hernández Nidya Elizabeth Rivera Álvarez

Edy Ruth Vallejo Santamaría

ARCHIVO DECEVAL S.A

Estudiante: Bibiana Paola Moreno Castillo

Funcionario entrevistado: Paola OlarteArchivo DECEVAL S:A

Teléfono: 3765460 Bogotá D.C

DECEVAL S.A

Que software administra?

Cuenta con un software comercial, llamado GestionDoc.

Que funciones maneja?

Esta herramienta permite radicar, visualizar la imagen previamente digitalizada del documento, en su respectivo radicado, permite controlar y acceder a la información por medio de la pestaña consultas, esto con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control.

Que características tiene?

• Tecnología WEB y XML• Alto grado tecnológico• Automatiza la gestión de las comunicaciones.• Permite el diseño de formatos y filtros, integrándose a las necesidades del cliente.• Rápida instalación, pues es una herramienta parametrizable.• Altos estándares de calidad• Modelo cero papel

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

• Controla y automatiza los procesos (recepción, producción, radicación, aprobación, distribución, gestión y entrega)• Permite el seguimiento y gestión a cada uno de los documentos.• Acceso a la información en tiempo real.• Control de seguridad según el perfil del usuario.• Ahorro en cotos ya que disminuye el uso de papel, Modelo cero papel.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Para garantizar la seguridad e integridad de la información cuentan con herramientas de control, inventarios, bases de datos, para acceder a la información se debe realizar la consulta a través del sistema GestionDoc, con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control; para algunos casos específicos es indispensable contar con autorización del productor de la información, dada la confidencialidad del contenido.

Archivo Central de la Biblioteca Departamental

“Jorge Garcés Borrero”

Estudiante: Edy Ruth Vallejo Santamaría

Funcionaria entrevistada: Clara Inés ValenciaCoordinadora del Archivo Central.

Teléfono: 620-0448 Cali –Valle

Archivo Central de la Biblioteca Departamental “Jorge Garcés Borrero”

Que funciones maneja?

Maneja todas las funciones de Ventanilla Única, por ejemplo la radicación de correspondencia y el despacho a Procesos.

Que características

tiene?

Es un facilitador de los procesos del archivo. Muy eficiente y fácil de usar. En el tenemos:Base de datos de Proveedores y EmpleadosBase de datos de los entes directivos departamentales(Información gubernamental relacionada con Telemática/ Cultura y Turismo etc.)

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

Desde el año 2009 contamos con las TRD aprobadas. El implementar el PGD ha sido la materialización del orden y la organización en el proceso de recibo y despacho de correspondencia, así como de la recuperación de toda la información contenida en este archivo. Hemos podido determinar procesos de eliminación de documentos y dejar procesos obsoletos como el «empastar» expedientes. La implementación nos dirige al camino de la modernización y la excelencia aunque aún falta mucho por hacer.

Como se maneja el tema de seguridad, alteridad,

conservación y privacidad?

El dueño del proceso es quien debe solicitar los documentos al archivo central.La documentación sólo se puede consultar dentro de las instalaciones, de ser necesarias copias un funcionario autorizado del archivo es quien realiza este proceso y registra el número de copias tomadas.Cuando el expediente es solicitado para extraerlo del archivo a otra dependencia, se diligencia un formato de préstamo que especifica quien es el responsable de la custodia hasta la devolución.

ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Estudiante: María Constanza Caro Hernández

Funcionario entrevistado: Wilson Moreno Archivo de gestión. Facultad de ciencias Humanas

Teléfono: 3165000 Bogotá D.C

ARCHIVO SATÉLITE FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Que funciones maneja?

Como no hay software las funciones que se realizan son manuales, se realiza un inventario de los fondos documentales bajo su custodia de acuerdo con la naturaleza de los mismos y el registros de transferencia.

Que características

tiene?

No hay relacionadas con el software pero en el archivo el trabajo es manual y las características principales son: • Clasificación según la tabla de retención documental• Restauración de la documentación • Organización• Conservación • Resguardo de la documentación• Trasferencia de la documentación al archivo central

Ventajas para la empresa después

de su implementación?

El archivo tiene ventajas inferiores si se compara con uno un archivo que cuente con un programa de gestión documental, ya que por ser manual su consulta es restringida y para tener acceso a la información se requiere de un permiso ya que la información no se encuentra automática o en la red hace que en cuanto a presupuesto se eleve y las ventajas sean mínimas a diferencia de las entidades que ya tienen implementado un programa de gestión documental.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Una vez recibida la documentación es custodiada por el personal del archivo, no se puede alterar ya que son documentos originales donde no se puede reproducción totalmente la documentación a menos que sea requerida legalmente, para su conservación se da en carpetas y cajas, en cuanto al tema de privacidad esta bajo el control ya que no es posible acceder a la información sin la debida autorización del secretario académico y las universidad cuenta con un grupo especializado en gestiones de emergencia y mensualmente se realiza la fumigación para evitar daños biológicos.

ARCHIVO FONDO NACIONAL DE REGALIAS

Estudiante: Miguel Ángel Ruiz Barrera

Funcionarias entrevistadas: Lorena Gómez – Yesica Serna. Técnicas de Archivo

Teléfono: 3815000 Bogotá D.C

FONDO NACIONAL DE REGALIAS

Que funciones maneja?

Este software permite radicación digitalización, gestión de documentos, traslado de documentos, archivo y prestamos, consultasen línea ,expedientes virtuales y TRD

Que características

tiene?

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix, Windows), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC),  logrando así obtener

independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.

Ventajas para la empresa después de su implementación?

•Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Entidad/ Funcionario. • Aumenta el valor de la información de la Entidad • Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de •información. • Incrementa la calidad de servicio y la productividad. •Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos. • Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos. • De fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible. • Esta compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos •tipos de organización sin mayor problema.

Como se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y

privacidad?

Esto se maneja por medio del sistema ORFEO, ya que para el ingreso a este se necesita tener un usuario registrado, con esto se puede llevar un control de las acciones que realizan los funcionarios sobre la documentación y el tramite o proceso que realizan en la gestión de estos.