MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E. ACTA DE REUNIÓN 006 FEBRERO 10 DE 2012 COMITÉ DE ADQUISICIONES Revisó: SJHG/Calidad Aprobó: FYCP/Gerencia 05-03-2008 Versión 1 Página 1 de 19 Tipo de Reunión COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS Acta No. Fecha Hora de Inicio 03:00 P.M. Hora Finalización 04:00 P.M. del 2012/03/13 016 Día Mes Año 12 03 2012 Lugar OFICINA DE ADQUISICIONES, SUMINISTROS E INVENTARIOS PARTICIPANTES Sra. MARIA MARGARITA ARIZA ARANDA Encargada adquisiciones y suministros Sra. LETICIA DUARTE SERRANO Encargada de Recursos Físicos Sra. MARIA ELIZABET RONCANCIO P. Encargada de Presupuesto INVITADOS Sr. JOSE ELIBERTO MENDOZA Encargado Oficina Farmacia Dr. CARLOS MARIO ARENAS Coordinador médico Dr. JORGE LUIS ALVAREZ AGUDELO Asesor Jurídico Externo Sr EVER SANCHEZ FIGUEROA Asesor contable 1. Comprobación del quórum y presentación del orden del día. 2. Apertura de propuestas presentadas 3. Verificación de Requisitos Habilitantes 4. Presentación, evaluación y calificación de las propuestas recibidas para el proceso de selección cuyo objeto es: “SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS PARA EL SERVICIO FARMACEUTICO INCLUIDOS LOS MEDICAMENTOS CONTROLADOS, QUE GARANTICEN EL SUMINISTRO OPORTUNO A USUARIOS AFILIADOS Y BENEFICIARIOS DE LOS DIFERENTES REGÍMENES DE SEGURIDAD SOCIAL Y ENFERMOS DE HANSEN DE NUESTRA ESE PARA EL RESTO DE LA VIGENCIA 2012 Y/O HASTA AGOTAR LOS RECURSOS” ORDEN DEL DÍA DESARROLLO DE LA REUNIÓN
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MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL SANATORIO DE CONTRATACIÓN E.S.E.
ACTA DE REUNIÓN 006 FEBRERO 10 DE 2012 COMITÉ DE ADQUISICIONES
Revisó: SJHG/Calidad Aprobó: FYCP/Gerencia
05-03-2008 Versión 1
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Tipo de Reunión COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS Acta No.
Fecha Hora de Inicio
03:00 P.M.
Hora Finalización
04:00 P.M. del 2012/03/13 016 Día Mes Año
12 03 2012
Lugar OFICINA DE ADQUISICIONES, SUMINISTROS E INVENTARIOS
PARTICIPANTES
Sra. MARIA MARGARITA ARIZA ARANDA Encargada adquisiciones y suministros
Sra. LETICIA DUARTE SERRANO Encargada de Recursos Físicos Sra. MARIA ELIZABET RONCANCIO P. Encargada de Presupuesto
INVITADOS
Sr. JOSE ELIBERTO MENDOZA Encargado Oficina Farmacia Dr. CARLOS MARIO ARENAS Coordinador médico Dr. JORGE LUIS ALVAREZ AGUDELO Asesor Jurídico Externo
Sr EVER SANCHEZ FIGUEROA Asesor contable
1. Comprobación del quórum y presentación del orden del día.
2. Apertura de propuestas presentadas
3. Verificación de Requisitos Habilitantes
4. Presentación, evaluación y calificación de las propuestas recibidas para el proceso de selección cuyo objeto es: “SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS PARA EL SERVICIO FARMACEUTICO INCLUIDOS LOS MEDICAMENTOS CONTROLADOS, QUE GARANTICEN EL SUMINISTRO OPORTUNO A USUARIOS AFILIADOS Y BENEFICIARIOS DE LOS DIFERENTES REGÍMENES DE SEGURIDAD SOCIAL Y ENFERMOS DE HANSEN DE NUESTRA ESE PARA EL RESTO DE LA VIGENCIA 2012 Y/O HASTA AGOTAR LOS RECURSOS”
ORDEN DEL DÍA
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
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1. Comprobación del quórum y presentación del orden del día.
Se declara hábil la sesión en razón a que se encuentran tres integrantes del Comité de Adquisiciones, estableciéndose que existe quórum; una vez presentado el orden del día es aprobado por los asistentes.
2. Apertura de propuestas presentadas
El comité de adquisiciones y suministros de la entidad procede a dar lectura de la relación de propuestas presentadas encontrándose lo siguiente:
Se recibieron 4 ofertas presentadas por las firmas: COHOSAN, EL PORTAL, REPREFARCOS y DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS.
Una vez revisados los términos de referencia correspondientes, y el acta de entrega de ofertas, se determina que las cuatro propuestas presentadas se entregaron en el término y forma establecida para el efecto por lo cual serán objeto de evaluación.
Acto seguido se procede a dar apertura a las ofertas presentadas.
3. Verificación de requisitos habilitantes.
Previo al procedimiento de verificación de requisitos habilitantes El comité procede a realizar la verificación de los requisitos
enunciados en los términos de referencia así: REQUISITOS DE ORDEN JURIDICO
REQUISITO Y/ O DOCUMENTO
PROPONENTES
COHOSAN EL PORTAL DIAGNOSTIMEDICOS &
DROGAS PREFARCOS
CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA CUMPLE NO
CUMPLE NO
APLICA CUMPLE NO
CUMPLE NO
APLICA
CARTA DE PRESENTACION X X
X
X
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL X X
X X
FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANÍA DEL PROPONENTE O REPRESENTANTE LEGAL X X
X
X
CERTIFICADO VIGENTE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS PERSONA NATURAL Y JURIDICA X X
X
X
CERTIFICADO VIGENTE ANTECEDENTES FISCALES-CGR- X X
X
X
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REGISTRO UNICO TRIBUTARIO - NIT X X
X X
CERTIFICADO DE BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA O REGISTRO EXPEDIDO POR EL INVIMA X X
X
X
CERTIFICACION DE PAZ Y SALVO CON LAS OBLIGACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES SI A ELLO HUBIERE LUGAR X X
X
X
INSCRIPCIÓN ANTE LA SECRETARÍA DE SALUD DEPARTAMENTAL X X
X X
REGISTRO UNICO DE PROPONENTES X
X
X X
REQUISITOS DEL ORDEN FINANCIERO
REQUISITO Y/ O DOCUMENTO
PROPONENTES
COHOSAN EL PORTAL DIAGNOSTIMEDICOS & DROGAS PREFARCOS
CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA
Índice de liquidez X X
X X
Índice de Endeudamiento X X
X X
Patrimonio X X
X X
DOCUMENTOS DEL ORDEN TECNICO
REQUISITO Y/O DOCUMENTO
COHOSAN EL PORTAL DIAGNOSTIMEDICOS & DROGAS PREFARCOS
CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES CUMPLE
NO CUMPLE
OBSERVACIONES CUMPLE NO
CUMPLE OBSERVACIONES CUMPLE
NO CUMPLE
OBSERVACIONES
Experiencia Específica
X
Anexa certificación de contratos así: dos Contratos celebrados con la E.S.E Hospital SAN JOSE de San Andres (Santander), por valor de $246.011.359, cuyo objeto es el Suministro de medicamentos, con fechas de inicio 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2010 (por $106.030.432) y del 1 de enero de 2011 a 31 de diciembre de 2011 ($139.980.927).
X
Anexa copia de certificación de contratos de Suministro con CAPECROM territorial Santander, cuyo objeto es el Suministro periódico o continuo de productos farmacéuticos, medicamentos esenciales, en denominación genérica y comercial que se encuentran contemplados en el POSs de alto costo y no POS para los usuarios de caprecom territorial Santander, de fecha de ejecución 2011/07/26 al 2011/11/30 por valor de $200.000,oo.
X
Anexa copia de contratos números CS015 de 2011/09/01 al 2011/12/31, suscrito con EMSSAR LTDA, cuyo objeto es suministro de medicamentos, por valor $94.750.000, y 012-2011 de 2011/02/03 al 2011/12/31, suscrito con Batallón de ASPC No. 30 Guasimales, (Cúcuta N de S) cuyo objeto es adquisición de medicamentos y productos farmacéuticos, por valor $52.000.000
X
Certificaciones de la ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO, contrato 0083-2010, de fecha 2010/02/26 al 2010/12/02, cuyo objeto es adquisición de medicamentos, por valor $116.890.947.
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4. Presentación, evaluación y calificación de las propuestas recibidas.
El comité de adquisiciones y suministros, realizó la revisión económica de las propuestas presentadas por
PROPONENTE IDENTIFICACION OBSERVACIONES
COOPERATIVA DE HOSPITALES Y ORGANISMOS
DE SALUD DE SANTANDER – COHOSAN
NIT: 804.009.200-4
Representada legalmente por MARIA
PATRICIA GOMEZ RUEDA identificada con
la cédula de ciudadanía No. 37.885.282.
BERTHA MONSALVE DE GARCIA C.C: 28.422.388 Con establecimiento de comercio:
SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL.
DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS LTDA NIT: 804.014.583-1 Representada legalmente por JAIRO
PEDRAZA ESTUPIÑAN identificado con la
cédula de ciudadanía No. 91.271.163.
CIRO MORENO BAYONA C.C.# 91.203.251 Con establecimiento de comercio:
REPREFARCOS.
Para realizar la evaluación y comparación de ofertad se tiene en cuenta lo dispuesto en los términos de referencia establecidos para el efecto, los que precisan lo siguiente:
Las propuestas serán calificadas sobre 100 puntos determinados así:
PRECIO
CRITERIO MEDICO
TOTAL
80
20
100
1.1 Precio (80 puntos): La propuesta será presentada por precios fijos unitarios, es decir por unidad de producto, teniendo en cuenta que los medicamentos se solicitarán por la entidad al contratista de conformidad con las necesidades de los mismos.
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El proponente deberá tener en cuenta para determinar el valor total de su oferta económica, los gastos y costos en que incurrirá en la ejecución y legalización del contrato. Se asignara 80 puntos a la propuesta cuyo valor corregido sea el más bajo, así mismo, las demás ofertas se calificarán proporcionalmente al valor ofertado, en orden descendente mediante la aplicación de una regla de tres inversa. Las ofertas que no oferten algún o algunos medicamentos o presenten más de una marca o laboratorio por producto, obtendrán cero (00) puntos factor PRECIO, en el medicamento correspondiente. 1.2 Criterio Medico (20 puntos): El comité invitará al coordinador médico de la entidad, al regente de farmacia y encargado de la farmacia quienes analizarán las marcas y/o laboratorios de cada uno de los medicamentos, según los siguientes parámetros: Calificaran cada medicamento incluido en el anexo 2 de manera comparativa entre las ofertas presentadas, teniendo en cuenta los siguientes criterios: a) Marca o laboratorio más reconocido b) Marca más favorable de acuerdo a la experiencia de su utilización en la institución Esta comparación se realizará de acuerdo al siguiente cuadro:
ORDEN DE EVALUACION PUNTAJE ASIGNADO
Marca o laboratorio en primer lugar 20 puntos
Marca o laboratorio en segundo lugar 15 puntos
Marca o laboratorio en tercer lugar 10 puntos
Marca o laboratorio en cuarto lugar 05 puntos
Las ofertas que no oferten algún o algunos medicamentos o presenten más de una marca o laboratorio por producto obtendrán cero (00) puntos factor CRITERIO MEDICO, en el medicamento correspondiente. 12.3. SUMATORIA DE PUNTAJES Teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral 11 PROPUESTAS PARCIALES de los presentes términos de referencia, en lo concerniente a la posibilidad de adjudicar hasta a 3 proponentes, la compra de medicamentos objeto del presente proceso, estos se seleccionaran de conformidad a lo siguiente:
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a) Se realizará la sumatoria de los puntajes obtenidos en el factor PRECIO de cada uno de los productos ofertados por cada propuesta, este resultado se divide en el número de productos relacionados en el anexo 2 de los presentes términos de referencia, así el proponente no haya ofertado la totalidad de productos, obteniendo de esta forma, el puntaje total de la oferta en el factor PRECIO. b) Se realizará la sumatoria de los puntajes obtenidos en el factor CRITERIO MEDICO de cada uno de los productos ofertados por cada propuesta, este resultado se divide en el número de productos relacionados en el anexo 2 de los presentes términos de referencia, así el proponente no haya ofertado la totalidad de productos, obteniendo de esta forma, el puntaje total de la oferta en el factor CRITERIO MEDICO. c) Se realizará la sumatoria de los puntajes totales obtenidos una vez realizado el procedimiento anterior, y se determinarán hasta las tres (3) ofertas que obtengan los mayores puntajes a quienes se adjudicaran las compras de los medicamentos teniendo en cuenta el máximo puntaje total de cada producto.”
Una vez lo anterior se realizo el siguiente procedimiento:
a) Se realizarán las aproximaciones al entero siguiente, así: cuando el decimal sea inferior a 5 se aproximará al entero anterior, y cuando el decimal sea igual o mayor a cinco se aproximará al entero siguiente.
b) Se procedió a evaluar el factor PRECIO, ITEM por ITEM de las cuatro ofertas presentadas, según lo dispuesto en el
numeral 12.1 de los términos de referencia, arrojando una matriz anexa al presente informe.
c) Acto seguido se procedió a evaluar el factor CRITERIO MEDICO determinado por el Coordinador médico y el Encargado de Farmacia de la entidad, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 12.2 de los términos de
referencia, arrojando una matriz anexa al presente informe.
d) Acto seguido se procedió a realizar la sumatoria de totales de que habla el numeral 12.3 de los términos de referencia arrojando el siguiente resultado:
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SUMATORIA DE PUNTAJES
PROPONENTE PUNTAJE PRECIO
PUNTAJE CRITERIO
PUNTAJE TOTAL
PUNTAJE TOTAL DE LA OFERTA (% #
PRODUCTOS- 290)
ORDEN DE ELEGIBILIDAD
COHOSAN 8.658,94 2.100,00 10.758,94 37,10 1
DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS LTDA. 7.012,87 1.620,00 8.632,87 29,77 2
BERTHA MONSALVE DE GARCIA Y/O SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL 5.985,18 1.445,00 7.430,18 25,62 3
Por lo anterior, y de conformidad con lo dispuesto en el literal ( c ) del numeral 12.3 SUMATORIA DE PUNTAJES de los términos de referencia, las tres (3) propuestas que obtuvieron los mayores puntajes, y por ende, a quienes se recomienda la adjudicación de
la compra de los medicamentos objeto del presente proceso son las siguientes:
PROPONENTE PUNTAJE TOTAL DE LA OFERTA (% # PRODUCTOS- 290) ORDEN DE
ELEGIBILIDAD
COHOSAN 37,10 1
DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS LTDA. 29,77 2
BERTHA MONSALVE DE GARCIA Y/O SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL 25,62 3
e) De los 290 productos objeto del presente proceso, no se recomendó la compra de cuatro (4) productos a saber:
PRODUCTO OBSERVACION
MORFINA X 10 mg No fue cotizada por ninguno de los proponentes
SALBUTAMOL SULFATO SOLUCION MICRO X 15 ML FRASCO No fue cotizada por ninguno de los proponentes
TALIDOMIDA (INMUNOPRIN) No se requiere ya que el Ministerio la suministra gratuitamente
TAMIFLU X 75 mg (oseltamivir) No fue cotizada por ninguno de los proponentes
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f) La recomendación de compra de los medicamentos se realizó por ITEM, es decir por medicamento,
determinándose la recomendación de compra al proponente que obtuvo mayor puntaje total (factor precio + factor criterio medico) de los tres proponentes que ocuparon los 3 primeros lugares en la sumatoria de puntajes
totales, así:
PROPONENTE NUMERO DE PRODUCTOS PROPUESTOS PARA SU COMPRA
COHOSAN 111 productos
DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS LTDA. 95 productos
BERTHA MONSALVE DE GARCIA Y/O SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL 80 productos
g) Teniendo en cuenta que la adjudicación de la compra de los medicamentos objeto del presente proceso de contratación se realizará por precio fijo unitario y de conformidad con la necesidad y solicitud de la entidad, para
determinar el valor a adjudicar a cada proponente se tiene en cuenta la proyección de compra de los medicamentos realizada por el área de farmacia de la entidad para lo faltante de la vigencia 2012 basada en la
rotación histórica de medicamentos, la cual se encuentra en la matriz anexa al presente documento, la que proyectó el siguiente resultado:
PROPONENTE
VALOR PROPUESTO A CONTRATAR
BERTHA MONSALVE DE GARCIA Y/O NEGOCIOS EL PORTAL $37.900.000.oo
DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS LTDA $32.500.000.oo
COHOSAN $24.600.000.oo
TOTAL $95.000.000
h) Proponer la compra al proponente COHOSAN de los siguientes productos:
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ITEM DESCRIPCION DEL PRODUCTO UNIDAD
MARCA PRECIO CONTRATADO
1 Acetaminofen x 500 mg Tableta GENFAR 17,00
2 Acetato de aluminio - sobre 2.2g Sobre WINTROP 147,00
76 Terbutalina 1% gotas para nebulizar- TERBUROP Frasco ROPSOHN 1.200,00
77 Tiamina x 300 Mg - Tab. Tableta LAPROFF 33,00
78 Tinidazol x 500 Mg Tableta BIOQUIFAR 37,00
79 Vacuna Antitetánica 0.5 ml Ampolla DELTA 4.858,00
80 Vitamina E x400 mg caps Aquasol Cápsula PROCAPS 212,00
Conclusión: El comité de adquisiciones y suministros, sugiere a la Gerencia distribuir la compra entre los proponentes BERTHA
MONSALVE DE GARCIA Y/O NEGOCIOS EL PORTAL, DIAGNOSTIMEDICOS Y DROGAS LTDA”, “COHOSAN”, de acuerdo a los productos que obtuvieron el mayor puntaje una vez realizada la evaluación de cada uno de los ítems cotizados en las propuestas, los cuales están relacionados en el cuadro anterior.
FIRMAS ORIGINAL FIRMADO
MARIA MARGARITA ARIZA A. LETICIA DUARTE SERRANO MARIA ELIZABET RONCANCIO
E. Adquisiciones y Suministros Encargada Recursos Físicos Encargado de Presupuesto
EVER SANCHEZ FIGUEROA JOSE ELIBERTO MENDOZA CARLOS MARIO ARENAS DURAN