INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL REGION CAPITAL ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”. Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Informática Autores
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
REGION CAPITAL
ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON
RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA
EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.
Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la
Especialidad de Informática
Autores
Galindo Wendy
Toro Javier
Caracas, Junio de 2011
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
REGION CAPITAL
ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON
RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA
EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.
Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la
Especialidad de Informática
Autores
Galindo Wendy
Toro Javier
Caracas, Junio de 2011
II
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
REGION CAPITAL
ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON
RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA
EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.
Por: Wendy Galindo y Javier Toro.
Trabajo Especial de Grado para optar al título de Técnico Superior en
INFORMÁTICA Aprobado, en nombre del Instituto Universitario de
Tecnología de Administracion Industrial (IUTA), por el siguiente Jurado, en la
ciudad de Caracas a los _____ días del mes de Julio de 2011.
_________________ _________________
Nombre: Nombre:
C.I.: C.I.:
_________________
Nombre:
C.I.:
III
DEDICATORIA
En primer lugar a Dios por haberme dado la oportunidad de existir, por
ayudarme y protegerme en cada uno de los momentos de mi vida y en este
particularmente, en uno de mis logros que he alcanzado.
A mi madre por apoyarme y orientarme en mi vida en general, por
entenderme, por darme fortaleza para mejorar mis debilidades, por entender
mis tristezas y alegrías, por ser mi madre.
A mi Tutora Bulisu Albo por orientarme siempre durante el desarrollo
de este trabajo especial de grado.
Javier Toro
IV
INDICE
DEDICATORIA
CAPITULO I Problema de Investigación
1.1 Plantemiento del Problema de la Investigación
1.2 Objetivo de la Investigación
1.2.1 Objetivo General de la Investigación
1.2.2 Objetivos Especificos de la Investigación
1.3 Justificación de la Investigación
1.4 Alcance y Delimitación
1.4.1 Alcance
1.4.2 Delimitación
CAPITULO II Marco Teórico de la Investigación
2.1 Contexto donde se realizo la Investigación
2.2 Antecedentes de la Investigación
2.3 Bases Teóricas de la Investigación
2.3.1 Sistemas de Información
2.3.2 Diagramas de Flujo
2.3.3 Tipos de Diagramas de Flujo
2.3.4 Base de Datos
2.3.5 Tipo de Base de Datos
2.3.5.1 Según la Variabilidad de los Datos Almacenados
2.3.5.2 Según el Contenido
2.3.6 Modelo Entidad – Relació
2.3.7 Cardenalidad de las Relaiones
V
2.3.8 Atributo
2.3.9 Identificador
2.3.10 Estructura de una Base de Datos
2.3.11 Normalizacion de Base de Datos
2.3.12 Dependencia
2.3.13 Formas Normales
2.3.14 Léxico y Programación
2.3.15 Compilación
2.3.16 Microsoft Visual Basic 6.0
2.3.17 Contabilidad
2.3.18 Inventario
2.3.19 Tipos de Inventarios
2.3.20 Metodos de Evaluación de Inventarios
2.3.21 Control
2.3.22 Importancia del Control
2.3.23 Control Interno de Inventario
2.3.24 Objetivo del Control Interno de Inventario
2.3.25 Importancia del Control Interno de Inventario
2.4 Base Legales
2.5 Definión de Términos Básicos
CAPITULO III Metodología de la Invesztigación
3.1 Modalidad de la Investigación
3.2 Nivel de la Investigación
3.3 Población y Muestra
3.4 Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos
3.5 Técnica y Herramienta de Procesamiento de Análisis de Datos
VI
CAPITULO IV Resultadps de la Investigación
4.1 Análisis y Presentaciíon de Resultados
4.2 Aplicación de la Metodología Utilizada
4.2.1 Fases de Análisis
4.2.2 Definición de Requerimientos de Información
4.2.3 Modelo de la Propuesta
4.2.4 Diseño de la Base de Datos
4.2.5 Carta Estructurada
4.2.6 Manual de Usuario
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
FUENTES CONSULTADAS
VII
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA
Un sistema de control de inventarios diseñado especialmente para las
necesidades de la empresa debe constituir un factor esencial en las políticas
de producción y venta, pues permite garantizar el adecuado suministro de
recursos manejados en la institución para disponer la totalidad de la
producción empresarial. Según Render, (2004). Establece que “El buen
control de inventario es crucial en la organización” (P.78)
Toda Institución pública o privada donde se manejen grandes
cantidades de productos y materiales, de acuerdo al ramo en que se
desenvuelve debe tener como meta clara que los inventarios son
herramientas que controlan la entrada y salida de los productos disponibles
la cual permite mantener un conocimiento exacto de existencia.
En este sentido Keith, (1980). Señala que: “El inventario es una
variable significativa que se debe observar y controlar, específicamente en
los procesos de producción, lo cual ocasiona un costo muy elevado cuando
no se dispone del material adecuado en un lugar preciso, momento oportuno
y en la cantidad necesaria. (p.53)”.
Dentro del contexto latinoamericano, la mayoría de las empresas
buscan principalmente el incremento de su productividad y la prestación de
un servicio de óptima calidad, el cual es posible solo con una buena
administración y combinación de los Recursos Materiales, Humanos y
Financieros, aunado a los sistemas automatizados; los cuales contribuyen a
brindar respuestas reales y oportunas.
8
Considerando que el uso de la tecnología contribuye en gran medida en
la capacidad para la captura, almacenamiento, de información, se puede
decir que en los procesos de control de inventarios es necesario la aplicación
de sistemas automatizados capaces de proporcionar un mayor grado de
efectividad en el manejo de datos así como la reducción de tiempo y costos
de operación. Esto debido a que el nuevo estilo de dirección de la economía
de las empresas presupone el perfeccionamiento organizacional y ha creado
las bases para que las organizaciones desarrollen de forma organizada todas
las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestión económica,
eficiente y eficaz sobre sus productos.
En este sentido el entorno en que se desenvuelven hoy las empresas
de productos comestibles, se caracteriza por una mayor necesidad de mejora
continua y flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios, requiriéndose
de un esfuerzo de creatividad e innovación.
La ciencia y la tecnología avanza diariamente a pasos agigantados,
proporcionando a la sociedad un gran número de herramientas que le
ayudan a realizar de forma rápida, simple y efectiva actividades de la vida
diaria tanto laboral como personal. La informática a unido muchas de las
técnicas, procesos y máquinas que el hombre ha desarrollado a lo largo de la
historia para apoyar y potenciar su capacidad de memoria, de pensamiento y
de comunicación mediante el uso de ordenadores o computadoras, con el fin
de procesar y transmitir información y datos utilizando redes de conexión
entre organizaciones y personas a nivel mundial para garantizar un eficaz
funcionamiento y obtener un mejor desempeño en todas las áreas de los
distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos entre otros.
Si bien en Venezuela encontramos organizaciones que van a la par
con estas tecnologías hay otras que van quedando obsoletas ya que,
realizan procesos de forma manual cuando pueden ser ejecutados por
9
sistemas automatizados, Según Loyola, (1995), señala que "un Sistema
Automatizado es la automatización de un sistema donde se trasfieren tareas
de producción, realizadas manualmente por operadores humanos a un
conjunto de elementos tecnológicos". (p.40) o por el contrario poseen
sistemas muy primitivos y limitados que dificultan el buen desempeño de las
actividades ejecutadas.
Como es el caso de la empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”
que se dedica a la comercialización de productos de natación, esta empresa
posee un sistema de control de inventario que se lleva de manera manual, al
momento de ingresar mercancía esta es anotada en un libro de Excel donde
se registra nombre precio y cantidad, cuando se genera una venta se registra
en un cuaderno sin tomar en cuenta el libro de Excel donde está registrada
toda la mercancía.
De esta manera no se tiene un control de la mercancía existente
porque nunca esta actualizada la cantidad de mercancía restante en stock,
por ejemplo si su producto mas vendido no tiene un control en la cantidad
restante en stock en cualquier momento cuando haya una gran demanda del
mismo no se podrá hacer nada sino esperar a que el proveedor envié un
nuevo pedido trayéndole perdidas a la empresa ya que esa mercancía
debería estar en stock, esto no debería ser así ya que si es su producto mas
vendido este tiene que tener un control exacto, tiene que tener un Stock
mínimo para que así alerte al departamento de compras y agilice un rápido
pedido de mercancía, su sistema manual le fue útil en sus comienzos pero
hoy en día posee un stock demasiado alto de esta manera el sistema de
control de inventario manual es completamente ineficiente porque no permite
tener un control exacto de la mercancía en stock, tampoco se puede saber
cual es la mercancía que mas se vende ni cual es la que se necesita pedir al
proveedor para abastecer la mercancía en stock.
10
Esto trae como consecuencia la pérdida de mercancía, un descontrol
y manejo inadecuado en la entrada y salida de mercancía. De continuar esta
situación el departamento de inventario será siempre un punto débil de la
empresa y no podrá ejecutar sus actividades de manera coordinada
haciendo el proceso de entrada y salida lento y tedioso, Por lo tanto es
indispensable establecer un sistema automatizado de control de inventario
que permita establecer el manejo adecuado de entrada y salida de
mercancía para así mantener un equilibrio dentro de la empresa
Partiendo de lo antes expuesto se establecen las siguientes interrogantes
de la investigación:
- ¿Cómo seria el sistema automatizado de control de inventario de la
empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”?
- ¿Cual sería el impacto que tendría un sistema automatizado de control de
inventario dentro de la empresa?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
- Elaborar un Sistema de Control de Inventario con reconocimiento óptico
de caracteres (O.C.R) para la empresa “Proatlethic`s Production 2021
C.A.”. Ubicada en el complejo deportivo de las Naciones Unidas”,
Caracas.
Objetivos Específicos
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- Detectar las fallas y debilidades del proceso en el departamento de
inventario en la empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”.
- Establecer Requerimientos de información para la Elaboración del
Sistema.
- Diseñar Base de datos con campos correspondientes al sistema de
control de inventario
- Programar el sistema de control de inventario para la empresa
“Proatlethic`s Production 2021 C.A.”.
- Asegurar la perfecta puesta en marcha del sistema de control de
inventario
JUSTIFICACIÓN
El mundo empresarial se hace cada vez más competitivo dentro de su
ramo y constantemente adoptan cambios tanto administrativos como
tecnológicos que cubran sus necesidades a fin de garantizar el logro de sus
metas, debido a esto es necesario que las organizaciones que ofrecen
servicios de distribución y venta sean más confiables a la hora de realizar
sus operaciones, ya que de esto depende los altos niveles de disponibilidad;
esto se logra manteniendo una buena administración y un buen control sobre
el manejo de su información.
Una empresa que se dedica a las ventas debería apoyarse en un
sistema de información que genere datos precisos para ayudar a la toma de
decisiones y la resolución de problemas de forma oportuna e inteligente. Las
tecnologías informáticas están estrechamente relacionadas a los procesos
administrativos dentro de las organizaciones, ya que gracias a estas la
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computación ha tenido grandes avances en el desarrollo de software que
permiten llevar acabo procesos manuales de una forma automatizada
reduciendo altos costos y retrasos en los proceso.
Por esta razón la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., se
ve en la necesidad de realizar cambios en la forma de realizar el proceso que
se lleva a cabo para el control de inventario, ya que este proceso es
realizado de manera manual arrojando como resultado un control inexacto de
la mercancía existente en su depósito .
Debido a esto es necesario implantar un sistema automatizado de
inventario que facilite la entrada, salida y almacenamiento de datos que
describan las características de los productos y así obtener un reporte
inmediato y exacto de la mercancía con la que cuenta la empresa y poder
realizar las compras necesarias para abastecer el depósito, este reporte
proporcionara información referente a la mercancía existente disponible para
las ventas, el análisis de esta información permitirá conocer el estado
económico real de la empresa y los elementos involucrados que son
necesarios para el crecimiento de ésta.
Su mayor beneficio radica en la posibilidad de mantener un orden en
cuanto a la solicitud y registro de los productos que se distribuyen en el local,
evitando la compra de material de poca demanda y surtiendo de forma
oportuna con la mercancía más vendida cumpliendo con las necesidades de
los clientes.
Al implementar el sistema se estima que la empresa tenga una mejora
al momento de consultar la existencia de algún producto. La función de este
sistema será la de ser una herramienta para agilizar todos los procesos
relacionados con la inclusión, exclusión, consulta y modificación de
productos.
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Permitirá reconocer de forma rápida y confiable toda la información
que requiere el usuario sobre la existencia de mercancía, productos más
vendidos para requerir el abastecimiento por parte de los proveedores. De
manera que el principal objetivo en la elaboración del proyecto en cuestión
es la de la optimización en general del sistema de inventario que se utiliza en
la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., que siendo manual tiende
a tener fallas por lo largo y complejo, debido a que la introducción de los
productos puede ser muy repetitiva y redundante esperamos que con la
implementación del nuevo sistema estos problemas sean minimizados en un
cierto porcentaje.
ALCANCE Y DELIMITACIÓN
Alcance
Dadas las observaciones realizadas, se puede inferir que gracias a la
implantación del proyecto de control de inventario, los vendedores se verán
beneficiados mediante el uso de un inventario adecuado, proporcionándoles
así las condiciones óptimas a la hora de realizar sus despachos, influyendo
positivamente en el logro de un buen rendimiento a la hora de verificar
cualquier articulo o producto de ventas.
Delimitación
El estudio será realizado en el departamento de control de inventario
de la empresa “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.” en el complejo
deportivo parque naciones unidas ubicado en la Av. Páez El Paraíso-
Caracas durante el período Enero – Junio de 2011.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
Contexto donde se realizó la investigación.
PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., nace de la idea de un negocio
que brindara a la comunidad soluciones de servicios de venta de artículos
confección de uniformes deportivos.
Dicha empresa comienza labores un 1 de febrero de 1996, junto a sus
dueños Marco. A Cardier y Jaime .A Duran, en aquel momento la empresa
solo contaba con ellos como colaboradores del negocio los cuales se
turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco el negocio fue
creciendo y se vio la necesidad de integrando jóvenes brindándoles una
oportunidad de trabajo.
Días tras PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A. sigue actualizándose
en vías de mejorar y poder ofrecer un mejor servicio a sus clientes y estos se
sientan satisfechos, por lo que en estos momentos se ha ampliado el local y
el tipo de mercancía.
PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., ubicado en la Av. José Antonio
Páez del Paraíso, más allá de ser una empresa de servicios, la misma
también es un apoyo a la comunidad ya que les da la oportunidad a personas
a tener una oportunidad de trabajo y tomar experiencia que es tan importante
en el desarrollo personal.
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Misión
PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., tiene como misión satisfacer la
demanda de productos para la industria, el comercio y público en general a
través de la distribución de productos de las marcas líderes en el mercado,
siguiendo el protocolo de nuestro servicio personalizado a clientes y de igual
manera fomentando el desarrollo integral de nuestros empleados. En una
búsqueda constante de nuevos productos así como la elección de
proveedores con los precios más competitivos que nos permitirá satisfacer
las necesidades más exigentes a nuestros clientes ofreciendo la mejor
alternativa de compra en cuanto a calidad y precio.
Visión
Ser un proveedor con solidez en el mercado, que brinde los elementos
principales como honestidad y confiabilidad respaldando a nuestros clientes
en todas las necesidades del ramo deportivo, siempre en una constante
evolución y actualización de todas nuestras áreas. Ser rentables abriendo la
oportunidad de negocio dentro de un marco de beneficio mutuo con nuestros
proveedores y clientes a través del profesionalismo, respeto y capacitación.
Apegados a nuestras filosofías de organización estableciendo estándares de
productividad y calidad afianzando nuestro compromiso con el desarrollo
económico y social como líderes en la comercialización deportiva.
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Organigrama
Fuente: Elaboración Propia
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Gerente General
Director Ejecutivo
Asistente
Gerente Comercial Gerente Administrativo
CajeroEncargado del Depósito
Vendedora
Antecedentes de la Investigación
Las bases teóricas constituyen la información en la que la investigación se
sustenta, definición de términos básicos y los antecedentes de la investigación.
Una vez planteado el tema de estudio y conocida su relevancia se procede a
sustentar teóricamente la presente investigación. Para el desarrollo de este
proyecto se consultaron diferentes trabajos de grado que sirvieron de apoyo para
su complementación, para lo cual tomamos en consideración los siguientes
trabajos de grado similares a este estudio de investigación:
Autor: Delgado Liseth y Loviza Jessica
Fecha: (2009)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios
(CAPROFUIT-FRP)
Nombre: “Optimización del Sistema de Control de Inventario para la Proveeduría
de la Caja de ahorro de los profesores del Instituto Universitario de Tecnología Dr.
Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP)”
Objetivo General: “Diseño de un sistema de control de inventario para la
proveeduría de la caja da ahorro de los profesores del Instituto Universitario de
Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP).
Vinculación: El propósito de la investigación tuvo como objetivo optimizar el
sistema de control de inventario con el cual se manejaba la proveeduría, ésta
presentaba un alto flujo dentro del mismo y hubo la necesidad de llevar un control
sobre la venta y compra de mercancía para conocer la realidad de lo que se
procesaba en contabilidad. Es por esta razón que el trabajo se toma como
antecedente ya que nos proporciona de una manera clara y precisa como abordar
el tema de inventarios dentro de una organización, para así tener un análisis de
resultados y determinar las diferentes fortalezas y debilidades que tiene el sistema
compra venta de la empresa Proatlethic’s Production 2021 C.A.
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Autor: Gonzáles, Jessica y Martínez Rosangela
Fecha: (2007)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Industrial Rodolfo Loero
Arismendi (IUTIRLA) El paraíso.
Nombre: “Diseño de un Sistema Automatizado de compras, ventas y control de
inventarios de productos derivados del plástico para la empresa SASTOQUE C.A.”
Objetivo: “Diseñar un sistema automatizado de compras, ventas y control de
inventarios de productos derivados del plástico para la empresa inversiones
Sastoque C.A.”, basándose en una metodología de proyecto factible e
investigación de campo trayendo como conclusión “con el desarrollo del sistema
automatizado la empresa logró obtener un beneficio y un gran cambio que mejoró
de forma efectiva las funciones operativas, de logística, de trabajo y económico”.
Autor: Rabat T y Franco, M
Fecha: (2008)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios
(CAPROFUIT-FRP)
Nombre: “Elaboración del control de inventario de mercancías para la compañía
MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda”
Objetivo General: “Diseño de un sistema de control de inventario para la
compañía MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda”.
Vinculación: Esta fue una investigación de campo, a nivel explicativa, y así se
detectó carencia en el control de inventarios. Proponiendo así un control de los
mismos mediante una codificación de datos. Así los accionistas se mantendrán
informados de todas las observaciones que genera la compañía, de este modo se
obtendrá un mejor funcionamiento con respecto a sus inventarios, y eliminaría la
pérdida de tiempo que se toma la búsqueda de los mismos.
Esta investigación nos facilita el trabajo en la codificación de la mercancía que va
entrar dentro del inventario de la empresa ya que utilizan una codificación de 10
números“0000000000”esto nos deja claro que hay que pensar que el inventario de
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la empresa está en constante crecimiento con la asignación de un formato de
codificación de diez números los campos de la base de datos del sistema de
control de inventario siempre tendrán espacio disponible para agregar mercancía
al mismo.
Autor: Bustamante Yuri y Finol Elsis
Fecha: (2010)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Venezuela
Nombre: “Evaluación del sistema de control interno de inventario en la cadena de
tiendas Supermart”
Objetivo General: “Diseño de un sistema de control interno de inventario en la
cadena de tiendas Supermart”.
Vinculación: El propósito que tuvo esta investigación fue de una evaluación de
cómo la empresa Supermat llevaba su control interno con respecto a sus
inventarios, la misma fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo. Esta
investigación nos proporciona datos muy útiles para evaluar a la empresa
Proatlethic’s Production 2021 C.A. y así ver las debilidades y fortalezas que tienes
su sistema de inventario actual.
Autor: Gonzáles, Eduardo
Fecha: (2007)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”
Nombre: Propuesta de Automatización del Sistema de Facturación e Inventario de
“Impresiones Barría”
Objetivo: Analizar los productos que se venden en el local que no tienen
verificación, para así llevar el control de la mercancía.
Vinculación: Generalmente, con la automatización y el mejoramiento del
inventario de mercancía se organizara y mejorara el funcionamiento, rendimiento y
productividad de los insumos de la empresa. Esta tesis aporto ideas en la
21
elaboración de los objetivos, tanto específicos como generales, debido a que el
desarrollo de la investigación es sumamente parecido.
Autor: Luis Pernia, Joselyn Gutiérrez
Año: Julio 2008
Institución: Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial
“IUTA” Región Capital.
Nombre: Sistema Automatizado de Facturación y control de Materiales en el
empresa Inversiones Prisma C.A.
Objetivo del Trabajo: El objetivo es implementar un sistema de información
automatizado que facilite el registro y el control de la mercancía vendida y la
mercancía recibida, por la empresa Inversiones Prisma C.A. el mismo permitirá a
los gerentes generar los reportes requeridos por los usuarios, además almacenar
información rápida y segura, como también facilitara el acceso a la información,
por ende hacer que los empleados tengan un mejor desenvolvimiento.
Vinculación: El trabajo especial de Grado se vincula con este antecedente ya que
se busca implantar un sistema automatizado el cual garantiza agilidad en las
operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa Inversiones
Soles C.A. así como la seguridad en el control de entrada y salida de la
mercancía, por otra parte genera una mayor productividad en el personal que
labora, y por ende ayuda alcanzar a plenitud los objetivos de la empresa, además
de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la misma.
Autor: Quevedo Cecilia.
Año: Julio 2009
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero
Arismendi”.
Nombre del Trabajo: Diseño de un sistema automatizado para el registro y
control de inventario de productos existentes en la empresa sistema de
diagnostico universal de Venezuela, C.A.
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Objetivo del Trabajo: Diseñar un sistema automatizado para el registro y el
control de inventario de la empresa sistema de diagnostico universal de Venezuela
que facilite la distribución de material en los bancos de sangre, laboratorios
clínicos y médicos quirúrgicos, el mismo permitirá a los administradores a d
generar los reportes requeridos por el usuario de forma rápida y segura.
Vinculación: El trabajo especial de grado se vincula con este antecedente ya que
se implementara un sistema automatizado en el que se garantiza la agilidad en las
operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa sistema de
diagnostico universal Venezuela C.A., así como la seguridad en el control de
inventario de la mercancía y generar mayor productividad en el personal que
labora.
Bases Teóricas
Para la realización de la investigación, se tomaron en consideración distintas
definiciones que sirven como soporte para el desarrollo de éste estudio.
Sistemas de Información
Un sistema de información es el conjunto organizado de datos, personas
actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales informáticos y de
comunicación que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.
Todo ese conjunto de elementos procesa los datos y la información (incluyendo
procesos manuales y automáticos) para distribuirla de la manera más adecuada
posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
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La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada de datos,
mantener los archivos de datos en relación con la organización y producir
información a través de informes y otras salidas.
Los sistemas de información gerencial permiten un mayor grado de control
centralizado porque los altos cargos pueden recibir información de de
departamentos dispersos a tiempo, para decidir cuál es la acción apropiada.
La definición de sistemas de información, va orientada en el criterio fundamental
del desarrollo de esta investigación. Una de las definiciones más conocidas y
aceptadas es según:
Gordon, D. (1979) el cual conceptualiza un sistema de información
como “un sistema hombre - máquina integrado que provee
información para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia
y toma de decisiones en una organización.”(130).
La siguiente investigación será desarrollada cumpliendo con las fases del ciclo de
vida de los sistemas que plantea MEDSI.
FASE 1
Definición del proyecto
Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de información y
estimar los costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que las unidades
interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto. Si se decide
realizarlo se elabora el plan del proyecto. Dentro de esta fase encontramos los
siguientes pasos:
24
Estudio Preliminar del proyecto
Este estudio muestra de manera general si se justifica o no desarrollar un sistema
de información para satisfacer las necesidades de las unidades interesadas. Para
ello, el gerente realiza las siguientes actividades:
Reconocer el problema
Implica efectuar las acciones necesarias para reconocer que existe un problema.
Las tareas que este debe realizar en esta actividad son:
Recopila y analizar aquellos elementos que indiquen la necesidad de un
nuevo sistema.
Realizar reuniones preliminares con el personal de las unidades
involucradas para definir la necesidad de un cambio.
Formular el problema
Esta actividad busca diagnosticar, de modo muy general, el sistema actual, si es
que existe, tratando de responder entre otras cosas, las siguientes interrogantes:
Dentro De un sistema de control de inventario la contabilidad es un factor
importante ya que mediante esta podemos llevar nuestro sistema a un rendimiento
máximo por ello definimos la contabilidad según el autor Brito.
Contabilidad Según BRITO (2007)Se define por inventario al registro documental
de bienes o pertenencias de una persona o comunidad, en la gestión de una
entidad el inventario lleva control sobre el conjunto de los bienes propios y
disponibles de la misma, considerados como activos. Los bienes de dicha entidad
que son objeto de inventario son las existencias que están destinadas
internamente al proceso productivo. (p.135).
Los inventarios deberán ser presentados en el Balance General dentro del grupo
de activo circulante siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se
produzca la venta no sea superior a un año
Inventario Según Catátcora (1998) Indica que los inventarios
representan las partidas del activo que son generadores de ingresos
para varios tipos de empresas, entre los cuales se encuentran las
que tienen una actividad de transformación y los que se dedican a la
compra y venta o comercialización. Los inventarios en el caso de las
empresas comercializadoras, se pueden definir como los artículos
que se encuentran disponibles para la venta y en caso de una
compañía manufacturera, los productos terminados, en proceso,
materia prima y suministros que se vayan a incorporar en la
producción. (p. 148).
El inventario es muy importante porque permite ganar tiempo ya que ni la
producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del
producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no
tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.
70
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente se irá con la competencia, esto hace que la empresa no sólo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en
el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Tipos de Inventario
Para las empresas comerciales que presentan actividades de compra y venta de
mercancías, así como las manufactureras, por su carácter comercial tienen en su
haber distintos tipos de inventarios; discriminados a razón de su valor monetario y
de su normativa procedimental. Por ello el autor POCH (2000) afirma que existe
la siguiente clasificación:
Inventario periódico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas
pequeñas y medianas y tienen dos características:
• Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es
indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.
• Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se
utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se
esté utilizando.
El registro de las transacciones, junto con la toma de inventario físico y su
correspondiente investigación, permitirá la elaboración del importantísimo estado
físico denominado estado de ganancias y pérdidas o estado de resultado.
El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario sólo se calculan al final
del período contable, cuando se toma un inventario físico.
Inventario Continuo o Perpetuo:
71
La mercancía que entra se registra a la cuenta del inventario directamente, en este
método de inventario se lleva un registro de forma que muestre a cada momento
cuál es la existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien las compras y las
ventas de productos se registran según vayan ocurriendo las transacciones o
movimientos que maneje la empresa.
Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de
artículos vendidos (p44).
Métodos de Evaluación de Inventarios
Para realizar un estudio completo acerca de los inventarios, se desarrollará a
continuación aspectos relativos a los métodos que lo hacen posible:
Método promedio móvil de CATACORA (1997) “existen diferentes métodos para
valorar los inventarios, debido a los distintos sistemas de contabilidad en las
organizaciones como: promedio ponderado y promedio móvil” (p110).
Método promedio ponderado, de acuerdo con CATACORA (1997)”la valuación de
los inventarios bajo el método de promedio ponderado, se aplica dividiendo el
costo total del inventario inicial más las compras entre el total de las unidades”. (p
100)
En este método supone que todos los artículos que están disponibles para la
venta durante el periodo, se pueden presentar mediante un costo de
promedio ponderado.
Método de promedio móvil de acuerdo con CATACORA (1997)”afirma que se
utiliza, cuando se tiene un sistema contable o método de contabilización continua,
y consiste en efectuar un cálculo cada vez que se tiene una entrada o salida de
productos y/o mercancía”. (p. 183)
72
El costo de los inventarios aplica sobre la base del último costo promedio
calculado, razón por la cual recibe el nombre de promedio móvil.
Definición de Control
Existen varias definiciones de control entre las cuales se pueden mencionar la de
CHIAVENATO (2001) quien señala que el control es una función administrativa:
“es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la
acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso
esencialmente regulador” (p. 349).
Podemos decir qué el sistema de control interno son los procesos que debe llevar
a cabo toda organización tanto administrativa como contable para lograr la
eficiencia administrativa operativa.
Importancia del Control
El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la
conducción de la organización, como en el control e información de la
operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e
información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los
recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma
eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y
registro oportuno, en los sistemas respectivos.
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en
la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las
irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y
manejos empresariales.
73
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia.
Control Interno de Inventario
Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes,
descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar
personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos,
recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El
sistema de control interno de inventario de mercancías debe proporcionar un
método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por ella y
que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia.
Objetivos del Control Interno de Inventario
Al respecto Cepeda (1997) el control interno de inventario tiene como
objetivo fundamental establecer las acciones, políticas, los métodos
procedimientos y mecanismo de prevención, control, evaluación del
stock en la empresa así como, del mejoramiento continuo del
almacén que le permita la autoprotección necesaria para garantizar
una función administrativa transparente, eficiente, cumpliendo con la
constitución, leyes y normas que regulan la coordinación de
actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y
una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del
estado(p.24).
74
Visto de este modo el sistema de control interno es un concepto universal que se
aplica en distintamente en todas las empresas, donde los gerentes de la misma
requieren de un mejor proactivo aseguramiento del desarrollo de control y en
especial de la detención de problemas potenciales que pueda presentar la
organización. Es de gran importancia destacar que el control interno no importa
que tan bien haya sido diseñado y operado, porque solamente puede dar un
seguridad razonable a la gerencia de una empresa sobre el logro de sus objetivos
y metas programadas, donde su eficiencia y eficacia en muchas oportunidades se
ven afectadas por limitaciones inherentes al mismo control utilizado por la
empresa.
Importancia del control interno del inventario
Es de vital importancia ya que constituye la base o soporte sobre el cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza
determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas
en los estados financieros son confiables.
Este no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras
reflejada en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia
operacional en los procesos contables, se orienta a prevenir y a detectar
irregularidades.
Todo sistema de control debe llevar un registro lógico de datos esto se hace
mediante el uso de base de datos que:
Según autores Kendall K. y Kendall J. (1997)se define como “las
bases de datos no son simplemente un conjunto de archivos. En vez
de ello una base de datos es una fuente central de datos pensada
para que sea compartida por muchos usuarios con una diversidad de
aplicaciones. “
75
Bases Legales
Venezuela cuenta con una serie de leyes, decretos y normas que rigen el
funcionamiento de las instituciones como de los ciudadanos, en este proyecto se
toman en cuenta la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley
Especial contra Delitos Informáticos y la Ley sobre Derecho de autor.
LA CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUALA
PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 36.859 de fecha 29 DE
DICIEMBRE DE 1999
TÍTULO III
De los Derechos Humanos y Garantías, Y de los Deberes
Capítulo VI
De los Derechos Culturales y Educativos
Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología el
conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información
necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico,
social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el
fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes
y creara el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El
sector privado deberá aportar recursos para los mismos. El estado garantizara el
cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de
investigación científica, humanística y tecnológica. L ley determinara los modos y
medios para dar cumplimiento a esta garantía.
LA LEY DE DELITOS INFORMATICOS DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA, PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 37.313 DEL30 DE
OCTUBRE DE 2001
76
Señala en los siguientes artículos:
Título I
Disposiciones Generales
ARTICULO 1:
Objeto de la Ley La presente Ley tiene por objeto la protección integral de los
sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y
sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualesquiera de sus
componentes, o de los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías, en los
términos previstos en esta Ley.
ARTICULO 6:
Acceso Indebido Toda persona que sin la debida autorización o excediendo la que
hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice
tecnologías de información, será penado con prisión de uno a cinco años y multa
de diez a cincuenta unidades tributarias.
ARTICULO 7:
Sabotaje o Daño a Sistemas Todo aquel que con intención destruya, dañe,
modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un
sistema que utilice tecnologías de información o cualesquiera de los componentes
que lo conforman, será penado con prisión de cuatro a ocho años y multa de
cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias.
ARTICULO 9:
Acceso Indebido o Sabotaje a Sistemas Protegidos Las penas previstas en los
artículos anteriores se aumentarán entre una tercera parte y la mitad, cuando los
hechos allí previstos o sus efectos recaigan sobre cualesquiera de los
componentes de un sistema que utilice tecnologías de información protegido por
77
medidas de seguridad, que esté destinado a funciones públicas o que contenga
información personal o patrimonial de personas naturales o jurídicas.
ARTICULO 12:
Falsificación de Documentos Quien, a través de cualquier medio, cree, modifique o
elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice
tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o
incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de
tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.
Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún
tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad.
El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para
otro.
ARTICULO 13:
Hurto Quien a través del uso de tecnologías de información, acceda, intercepte,
interfiera, manipule o use de cualquier forma un sistema o medio de comunicación
para apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carácter
patrimonial sustrayéndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho
económico para sí o para otro, será sancionado con prisión de dos a seis años y
multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias.
Los artículos mencionados anterior mente hablan sobre los derechos que se
tienen que aplicar en la informática ya que toda empresa que preste con estos
servicios debe cumplir cabalidad.
LEY DE DERECHOS DE AUTOR DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 39.321 DEL 27 DE
OCTUBRE DE 2001
78
SECCIÓN PRIMERA
De los Derechos Morales y Patrimoniales
Artículo 18:
Corresponde exclusivamente al autor la facultad de resolver sobre la divulgación
total o parcial de la obra y, en su caso, acerca del modo de hacer dicha
divulgación, de manera que nadie puede dar a conocer sin el consentimiento de su
autor el contenido esencial o la descripción de la obra, antes de que aquél lo haya
hecho o la misma se haya divulgado. La constitución del usufructo sobre el
derecho de autor, por acto entre vivos o por testamento, implica la autorización al
usufructuario para divulgar la obra. No obstante, si no existe una disposición
testamentaria específica acerca de la obra y ésta queda comprendida en una
cuota usufructuaria, se requiere el consentimiento de los derechohabientes del
autor para divulgarla.
Artículo 19:
En caso de que una determinada obra sea publicada o divulgada por persona
distinta a su autor, éste tiene el derecho de ser reconocido como tal, determinando
que la obra lleve las indicaciones correspondientes.
Artículo 20:
El autor tiene, incluso frente al adquirente del objeto material de la obra, el
derecho de prohibir toda modificación de la misma que pueda poner en peligro su
decoro o reputación. El autor de obras de arquitectura no puede oponerse a las
modificaciones que se hicieran necesarias durante la construcción o con
posterioridad a ella. Pero si la obra reviste carácter artístico, el autor tendrá
preferencia para el estudio y realización de las mismas. En cualquier caso, si las
modificaciones de la obra arquitectónica se realizaren sin el consentimiento del
autor, éste podrá repudiar la paternidad de la obra modificada y quedará vedado al
propietario invocar para el futuro el nombre del autor del proyecto original.
79
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
Fidias G. Arias (2006) Dice que “La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos
de investigación, las técnicas y los instrumentos que serán utilizados para llevas a
cabo la indagación. Es el “como” se realizara el estudio para responder el
problema planteado”. (P.110).
El tipo de investigación en la cual se basa el presente trabajo especial de grado
es la “Investigación de Campo” la cual se define de la siguiente manera:
Diseño y Modalidad de la Investigación
Según Fidias G. Arias (2006) el diseño de investigación “Es la estrategia general
que adopta el investigador para responder el problema planteado. En atención al
diseño, la investigación se clasifica en documental, de campo y experimental” (p
26).
El diseño de investigación empleado en la presente investigación fue de campo y
de modalidad, proyecto factible, Fidias G. Arias Define el diseño de campo de la
siguiente manera:
80
La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad desde donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigados obtienes la información pero no altera las condiciones establecidas, de allí su carácter de investigación no experimental (p ,31)
Se utilizo este diseño de investigación puesto que se realizo la respectiva
observación de los hechos desde el lugar donde están ocurriendo los mismos y
recolectar los datos relacionados con la problemática actual de la empresa en este
caso la Empresa Proatlethics Producción C.A.
La presente investigación es de modalidad, proyecto factible. Al respecto, la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL 2005) define a la
modalidad, proyecto factible de la siguiente forma:
“Propuesta de acción para resolver un problema practico o satisfacer una
necesidad. Es Indispensable que dicha propuesta se acompañe de una
investigación que demuestre factibilidad o posibilidad de realización” (P. 134)
Esta investigación es de modalidad proyecto factible por la sencilla razón de que
se realizo una propuesta para ensamblar un sistema automatizado de control de
inventario que realice todas las funciones del sistema actual que es de forma
manual y, para que por medio del sistema automatizado se pueda solucionar la
problemática existente en dicha empresa.
Tipo de Nivel de la Investigación
Para Fidias G. Arias (2006)”...El nivel de investigación se refiere al grado de
profundidad con que se aborda un fenómeno u objeto de estudio” (P.23).
El nivel de investigación empleado en la presente investigación fue descriptivo. Al
respecto Fidias G. Arias define a la investigación descriptiva de la siguiente
manera:
81
La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho,
fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel
intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere (P 24).
Fue Empleado el nivel de investigación Descriptivo puesto que se esta
estableciendo en la presente investigación la forma como se comporta el sistema
actual de la empresa y la situación actual de la misma.
Población y Muestra.
Población
Para Fidias G. Arias (2006) “… La población, o en términos mas precisos
población objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con características
comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación.
Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio” (P. 84).
Cuando se habla de población se refiere al conjunto de unidades o fuente de
datos, que es preciso reducir a proporciones manejables para poder explorar.
Cada uno de estos datos o unidades no son mas que cada uno de los elementos
de información que se recogen durante el desarrollo de una investigación y sobre
la base de los cuales, convenientemente sintetizados, podrían extraerse
conclusiones de relevancia al problema inicial planteado.
La población Objeto de estudio de esta investigación estuvo conformada por
veinte (20) personas, que son aquellas personas relacionadas tanto directas como
indirectamente con el sistema de control de inventario actual de dicha empresa.
Como la población es menor a 100 se tomara el 100 % de la misma.
Tipo N° Personas Porcentaje
82
Empleados 12 60%
Clientes 8 40%
Muestra
Morales (citado por Fidias G. Arias, 2066) dice que “la muestra es un subconjunto
representativo de un universo o población” (P.110)
La muestra tomada en esta investigación es el total de la población, es decir es de
Veinte (20) personas, entre clientes y personal que laboral en dicha empresa,
debido a que son personas que realizan labores directas o indirectas con el tema
trabado y con el fin de agilizar el proceso de recolección de información.
Tipo de Muestreo
El tipo de muestreo de esta investigación es no probabilístico. Fidias G
Arias (2006) lo define como:
“Es un procedimiento de selección en el que se desconoce la probabilidad que
tienen los elementos de la población para integrar la muestra” (P 85).
Dentro del tipo de muestreo no probabilístico fue abordado el muestreo intencional
y opinatico. Según Fidias G Arias (2006) se define:
“En este caso los elementos son escogidos con base en criterios o juicios
preestablecidos por el investigador” (P.85).
El tipo de muestreo no probabilístico antes mencionado fue seleccionado en base
a que se dedujo que la muestra debía ser integrada por las personas que se
encargan tanto directa como indirectamente del sistema de control de inventario
actual de la empresa
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
83
Según Fidias G Arias (2006) Define a las técnicas de recolección de datos “Son
las distintas formas o maneras de obtener la información. Son ejemplos de
técnicas; la observación directa, la encuesta es sus modalidades oral o escrita
(cuestionario), la entrevista, el análisis documental, análisis de contenido, etc.” (P.
111).
El mismo autor define los instrumentos de recolección de datos como: “Son los
medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información.
Ejemplo: Fichas, formatos de cuestionarios, guía de entrevista, listas de cotejo,
escalas de actitudes u opinión, grabador, cámara fotográfica o de video, etc.”
(p.111).
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos que se aplicaron en esta
investigación fueron la entrevista, la observación directa y el cuestionario: al
respecto, Fidias G Arias (2006) define la entrevista y el cuestionario de la siguiente
manera:
“La entrevista, mas que un simple interrogatorio, es una técnica basada en un
dialogo o conservación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado
acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador
pueda obtener la información requerida”. (P. 73).
“El cuestionario es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita
mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas.
Se le denomina cuestionario administrativo porque deber ser llenado por el
encuestado, sin intervención del encuestador “(P.74).
La entrevista realizada en la empresa fue de una forma directa con las personas
que trabajan en los departamentos de caja y contabilidad de la misma, es decir, a
medida que se realizaban los cuestionarios, se iba haciendo preguntas adicionales
relacionadas, tanto de la operatividad como del funcionamiento del sistema,
además la observación directa permitió conocer desde el mismo lugar el problema
y los hechos con el sistema actual.
84
Es importante destacar la necesidad de exigir a los trabajadores responder el
cuestionario con la mayo sinceridad posible, con el fin de obtener resultados
óptimos.
El cuestionario se llevo a cabo con la finalidad de confirmas la información
proporcionada en el entrevista realizada, en relación a las diversas fallas
presentadas.
Es fundamental recalcar que el objetivo principal de esta herramienta, es
suministrar los argumentos necesarios para realizar los estudios solicitados por la
gerencia.
Técnicas de procesamiento y análisis de datos.
Según Fidias G Arias (2006) las técnicas de procesamiento de datos: “Son las
distintas operaciones a las que serán sometidos los datos que se obtengan
clasificación, registro, tabulación y codificación si fuere el caso”. (P.111)
Lo expresado anteriormente por Fidias G. Arias indica que, una vez realizados los
cuestionarios, se debe clasificar y analizar las respuestas proporcionadas por los
usuarios, donde se refleja la necesidad de implantar un sistema automatizado para
el control de inventario.
Al tener clasificada la información, se procedió a la aplicación de las técnicas de
procesamiento y análisis de datos para luego proceder a la elaboración de los
gráficos ilustrativos. Dentro de estas se encuentran el registro, la clasificación y la
tabulación. Al respecto, Fernando C (2001) las define de la siguiente manera:
“El registro es la técnica mediante la cual se indica la frecuencia con que ocurre un
hecho o fenómeno” (P.71).
“La clasificación es la técnica que consiste en la distribución de los datos
obtenidos en grupos, tomando en cuenta su tipología, bien sea de manera
cualitativa o cuantitativa. (P. 71).
85
“La codificación es la técnica que consiste en categorizar los datos obtenidos,
dicha categorización consiste, comúnmente en transformar dichos datos en
símbolos numéricos” (P. 71)
“La tabulación es la técnica que consiste en el recuento de los datos a fin de
determinar el número de casos que se corresponden con las distintas categorías”
(P.71).
CAPITULO IV
DESARROLLO DE LA INVESTIGACION
Presentación y análisis de los resultados.
Gráficas y análisis de Datos
Esta Herramienta se utilizó para medir el rendimiento del sistema de trabajo
actual de la empresa y así obtener de una manera clara los resultados de las
encuestas realizadas a las personas que integran los departamentos de caja e
inventario, y a un cierto número de clientes.
La técnica del procesamiento y análisis de datos aplicada en esta investigación fue
tabulación. Al respecto, Fernando Castro (2001) define la tabulación de la
siguiente manera:
“La tabulación es la técnica que consiste en el recuento de los datos a fin de
determinar el numero de casos que se corresponden con las distintas categorías”
(P, 71).
La fuente toma del cuestionario permitió dar a conocer las fallas y necesidades
que presenta la tienda deportiva “Proatlethic’s Production C.A.”, el mismo fue
elaborado y aplicado por Javier Toro a un grupo comprendido de veinte (20)
personas de los cuales un sesenta por ciento (60%) son los empleados de la
86
empresa (12 personas) y el 40 por ciento restante (40%) que son los clientes (8
personas).
Entre las preguntas que se plantearon en el cuestionario se encuentran:
1) ¿Considera Usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el
control de inventario en la empresa es el más óptimo?
2) ¿Considera Usted que el tiempo de respuesta al realizar el inventario en
existencia es rápido y eficaz?
3) ¿Considera Usted que un sistema automatizado mejorará el tiempo de
respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de
productos?
4) ¿Considera usted que es necesario cambiar el sistema actual?
5) ¿Cree usted que el sistema es completo?
6) ¿Considera usted que la implementación de nuevos equipos tecnológicos
solventara los inconvenientes del proceso actual?
7) ¿Considera usted que el sistema propuesto perjudicaría a la empresa?
8) ¿Se sentiría beneficiado por la implantación del nuevo sistema?
9) Estima usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la
elaboración del inventario en el sistema propuesto
10)¿Considera usted necesario que el sistema posea un control de seguridad
para los datos almacenados?
11)¿Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles fallas en el
sistema actual?
12)¿Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa?
13)Estaría usted de acuerdo con que el sistema este constituido por pantallas
amigables de fácil comprensión para la introducción de datos
14)¿Considera usted que deben realizarse cursos de capacitación para el
manejo del software al personal de la empresa’
15)¿Cree usted que la implementación del nuevo sistema ayudaría a la
seguridad del inventario de la empresa’
87
A continuación en las siguientes páginas se presenta el análisis de las
preguntas antes mencionadas.
1) ¿Considera usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el
control de inventario en la empresa es el más óptimo?
Tabla #1
Fuente: Elaboración
Propia
Grafico # 1
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
88
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 4 20%
NO 16 80%
Total 20 100%
4%
16%
El ochenta por ciento (80%) de la población encuestada cree que el
sistema que actualmente se emplea genera fallas a la empresa, debido a
que piensa que el mismo no esta acorde con los requerimientos de la
misma, mientras que un veinte por ciento (20%) cree que el sistema actual
esta operando bien puesto que dijeron que el sistema esta acorde con los
requerimientos de la empresa.
2) ¿Considera usted que en el sistema actual el tiempo de respuesta al
realizar el inventario en existencia es rápido y eficaz?
Tabla #2
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 2
Fuente: Elaboración Propia
89
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 2 10%
NO 18 90%
Total 20 100%
10%
Análisis
A través de este ítem se quiso determinar la rapidez al realizar una consulta
de inventario en existencia, el 90 % de los encuestados respondieron NO
demostrando que el sistema posee retrasos al realizar la solicitud de
mercancía en existencia.
3) ¿Considera Usted que un sistema automatizado mejorara el tiempo de
respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de
productor?
Tabla # 3
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 3
Fuente: Elaboración Propia
90
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Análisis
En el gráfico anterior la muestra encuestada expresa, que un sistema
automatizado permitirá el control de la información procesada en forma
efectiva evitando la pérdida de tiempo, control y buena administración de
los recursos. Es Importante resaltar la simplificación de los procedimientos y
el nivel de seguridad que ofrece un sistema automatizado para el proceso
de información por lo cual es necesaria la implementación del mismo.
4) ¿Considera que es necesario cambiar el sistema actual?
Tabla # 4
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 4
91
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
Claramente en el grafico anterior se puede notar una inconformidad con el
sistema actual de control ya que un cien por ciento (100%) de la población
encuestada no se siente cómoda trabajando con el sistema actual de
control de inventarios debido a que los tiempos de respuesta y
procesamiento de datos son demasiado lentos.
5) ¿Considera usted, que el sistema actual es completo?
Tabla # 5
Fuente: Elaboración Propia
92
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 18 90%
NO 2 10%
Total 20 100%
Grafico # 5
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 90 por ciento de la población considera que el sistema actual debería
almacenar más información por ejemplo la de los proveedores ya que
actualmente no es posible realizar un reporte general de los proveedores
que posee la empresa, mientras que un dos por ciento de la población
considera que el sistema actual es completo y cumple con los
requerimientos de la empresa.
6) ¿Considera Usted que la implementación de nuevos equipos tecnológicos
solventará los inconvenientes del proceso actual?
Tabla # 6
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 6
93
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Leyenda
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
Los miembros de la empresa consideraron necesario la adquisición de nuevos
equipos para optimizar el funcionamiento del nuevo sistema. Sienten que los
equipos tecnológicos solventaran todos los inconvenientes del sistema manual ya
que con los equipos tendrán mayor eficiencia en su trabajo trayendo consigo la
mejor organización de los recursos. La implantación de un nuevo sistema
automatizado es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificación de
pasos realizados en los procesos de información y al poco material que requiere a
la hora de imprimir un documento
7) ¿Considera usted que el sistema propuesto perjudicara a la empresa?
Tabla #7
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 7
94
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 1 5%
NO 19 95%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 95 % de la población esta de acuerdo con que el sistema propuesto
traerá beneficios operacionales a la empresa mientras que el 5 por ciento
esta en desacuerdo ya que opina que la adaptación del sistema actual al
sistema propuesto podría perjudicar a la empresa.
8) ¿Estima Usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la
elaboración del inventario en el sistema propuesto?
Tabla # 8
Fuente: Elaboración Propia
95
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Grafico # 8
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
La población entrevistada a respondido a la siguiente pregunta
afirmativamente obteniendo así un 100% de aprobación esto se debe a que
la automatización de los pasos para el control de inventario en el sistema
propuesto agrada a la directiva de la empresa.
9) ¿Considera usted necesario que el sistema posea un control de
seguridad para los datos almacenados?
Tabla # 9
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 9
96
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
La muestra encuestada acepto el ítem anterior en su totalidad arrojando un
resultado del 100%. De acuerdo a esto los empleados destacaron la
necesidad de implementar un control de acceso a los datos del sistema, ya
que así se mantendría la seguridad de los datos almacenados y no podría
ser modificado por personas ajenas a la empresa.
10) ¿Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles las
posibles fallas en el sistema actual?
Tabla # 10
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 10
97
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 100% de la población encuestada ha respondido afirmativamente ya que
todos concuerdan que con un sistema automatizado el margen de error se
reduce significativamente trayendo así beneficios operacionales a la
empresa.
11) ¿Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa?
Tabla # 11
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 11
98
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 18 90%
NO 2 10%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 90% de la población cree que con la implementación de un nuevo
sistema de control de inventarios se protegería la integridad de la
mercancía en stock trayendo así mayo productividad dentro de este
departamento, mientras que el 10 % restante cree que no beneficiaria a la
empresa porque piensa que el sistema actual esta en optimas condiciones.
12) ¿Estaría usted de acuerdo con que el diseño del sistema este constituido
por pantallas amigables de fácil comprensión para la introducción de datos?
Tabla # 12
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 12
99
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El resultados obtenido a la pregunta anterior fue del 100%, en la gráfica se
ha de notar que los empleados prefieren un sistema rápido y preciso que
permita hacer modificaciones con pocos y sencillos pasos.
13) ¿Considera usted que deben realizarse cursos de capacitación para el
manejo del software al personal de la empresa?
Tabla # 13
Fuente: Elaboración Propia
100
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Grafico # 13
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El grafico anterior muestra que el personal que labora en la empresa desea
obtener adiestramiento ya que se enfrentarían a un método diferente donde
se utilizaran nuevas herramientas.
14) ¿Considera usted que la implementación del nuevo sistema ayudaría a la
seguridad del inventario de la empresa?
Tabla # 14
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 14
101
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El grafico anterior muestra que todo el personal de la empresa esta de
acuerdo con que el sistema propuesto ayudara con la seguridad del
inventario debido a que se tendrá un control exacto del mismo evitando así
cualquier extravió o hurto que pudiese ocurrir en el departamento de
inventario.
Metodología Aplicada para el desarrollo del sistema.
La metodología utilizada para el desarrollo del sistema de la presente
investigación fue la Metodología de Desarrollo de sistema de Información
(MEDSI), la misma fue definida en el capitulo II, A continuación, se presenta
la explicación del desarrollo del sistema utilizando las fases de dicha
metodología.
Fase I Definición del Proyecto
102
Se determino la factibilidad de desarrollo un nuevo sistema de información
para la empresa Proatlethics Production C.A., estimando costos, tiempos y
recursos requeridos de tal manera que cumpla con la necesidades
expuestas por los futuros usuarios, para que así las partes interesadas
decidan o no si han de emprender el proyecto, ya que los procesos
administrativos se han estado llevando de forma manual, esto genera
lentitud e inseguridad.
Estudio de Factibilidad
Abarca tres aspectos.
A) Factibilidad Técnica: Es posible desarrollar el sistema propuesto con la
tecnología actual con la que dispone la empresa Proatlethics Production
C.A., cualquier otra tecnología adquirida adicionalmente deberá ser por
medio de la empresa.
B) Factibilidad Económica. El sistema automatizado traerá beneficios
para la empresa, tales como: seguridad a la hora de llevar el registro y
control de los productos que disminuyen así como reducción de tiempo
al realizar los tramites administrativos el costo que genera el desarrollo
del sistema significa que el mismo sea puesto en marcha, ya que la
empresa cuenta con los recursos adecuados para cubrir dichos gastos
sin que el presupuesto asignado sea afectado.
C) Factibilidad Psicosocial: Se aprobó la implantación de un sistema
automatizado de acuerdo con las necesidades del personal que labora
en la empresa Proatlethics Production C.A., quienes pedían a la
empresa medida en la agilidad y seguridad de los procesos, aunque en
algunas determinadas ocasiones existía resistencia al cambio
tecnológico por parte del personal aunque la misma sea diminuta.
103
Fase 2 Análisis de Contexto
Se recopilo información con la ayuda de los usuarios del sistema actual llegando a
la conclusión de que este no cuenta con ninguna tecnología para el registro y
control de los productos que se distribuyen ya que se manejan varios formatos en
libros de Microsoft Excel en los cuales se registran todos los datos relacionados
con los productos que comercializa la empresa, se hizo un estudio formal de todo
el sistema actual con la finalidad de conocer las debilidades presentadas a la hora
de su uso.
104
Diagrama de Contexto Sistema ActualNivel 0
Clientes Contabilidad
0
Control de Inventario para la empresa PROATLETHC´S PRODUCTION 2021 C.A.
Caja
Datos Personales
Factura Inventario
Factura de Compra
Datos del Cliente y CompraCopia de Factura
Diccionario de Datos Sistema Actual Nivel 0
106
107
108
109
Nivel 1 Sistema Actual
Sistema Actual nivel 1
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
Fase III Definición de los requerimientos
Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las funciones,
restricciones y atributos que el nuevo sistema automatizado deber realizar para ello se
especifico en conjunto con los usuarios del nuevo sistema, las salidas, las entradas y las
estructuras de datos necesarios, tanto las actuales como las futuras para la elaboración
del sistema.
No se determinaron restricciones ya que económicamente la empresa cuenta con los
recursos monetarios propios, además existen equipos de computación en las
instalaciones. Esta empresa cumple con las normas y leyes establecidas, tanto externa
como interna para desarrollar cualquier tipo de sistema.
Con la automatización de un sistema de inventario, existirán muchas mejoras con
respecto a la calidad del manejo de información, ya que se obtendrá un mejor control de
los procesos realizados en la compañía. Este sistema representa un gran cambio para la
compañía, ya que seria fácil de operar, además permitirá se modificado por otro usuario,
debido a que el sistema posee un nivel de seguridad de acceso para cada uno de los
usuarios.
122
Diagrama de Contexto Sistema PropuestoNivel 0
Diccionario de Datos Nivel 0 Sistema Propuesto
Sistema Propuesto Nivel o
124
125
126
127
128
Nivel 1 Sistema Propuesto
Diccionario de Datos Nivel 1 Sistema Propuesto
Sistema Propuesto nivel 1
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 6)
144
145
146
147
148
149
Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 13)
150
151
152
.
153
154
Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 9)
156
157
158
159
Fase IV Diseño Preliminar
En esta fase se elaboro un diseño preliminar del sistema automatizado de inventario de los
equipos de la empresa Proatlethics Production que satisface los requerimientos, restricciones y
atributos establecidos, Además se elaboraron prototipos del sistema en donde se muestran los
procedimientos realizados en dicha empresa.
El sistema indicara mensajes que informen a los usuarios si hay errores en el mismo o si esta
pasando algo irregular, por ejemplo al ingresar un producto y la información no esta completa,
mostrara un mensaje de error.
160
Diseño Físico Base de Datos
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Nombre N Texto 20 Nombre del cliente
Empresa N Texto 20 Nombre de Empresa en que labora el cliente
Teléfono N Texto 20 Teléfono del cliente
Dirección N Texto 50 Dirección de domicilio de cliente
Cedula S Numero Entero Cedula del cliente
161
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Fecha N Fecha Fecha Fecha de Venta
Vendido_a N Texto 20 Nombre de Cliente
Articulo S Texto 20 Descripción de Articulo
Cantidad N Numero Entero Cantidad de Articulo Vendido
Valor_Unitario N Numero Entero Costo Unitario de Producto
Valor N Numero Entero Costo de proveedor del producto
Utilidad N Numero Entero Utilidad Ganada por venta
162
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Id S Autonumérico Entero Id Crédito
Código N Numero Entero Código de Crédito
Cliente N Texto 20 Nombre de Cliente
Producto N Texto 20 Nombre de Producto
Cantidad N Numero Entero Cantidad de Producto
Deuda N Numero Entero Total de mercancía vendida
Fecha_de_Pago N Fecha Fecha Fecha tope pago de crédito
Utilidad N Numero Numero Ganancia de venta.
163
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Id S Autonumérico Entero Id Mercancía
Fecha N Texto 15 Fecha de entrada de mercancía a stock
Producto N Fecha 20 Nombre de producto entrante
Cantidad_ Anterior N Numero Entero Cantidad en stock
Cantidad_Entrante N Numero Entero Cantidad entrante de mercancía
Cantidad_Total N Numero Entero Total de mercancía
164
Nombre del Campo Campo
Clave
Tipo de Dato Tamaño Descripción
Id S Numero Entero Id Ingresos
Nombre N Texto 25 Nombre de Articulo
Marca N Texto 25 Marca de Articulo
Talla N Texto 25 Talla de articulo
Precio_de_Venta N Numero Entero Precio de venta al publico
Precio_de_Compra N Numero Entero Precio de proveedor
Cantidad N Numero Entero Cantidad entrante de articulo
StockMínimo N Numero Entero Stock Mínimo de articulo
165
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Producto N Texto 25 Nombre de producto
Cantidad_Total N Numero Entero Cantidad de Producto
Stock Mínimo N Numero Entero Stock mínimo de producto
Proveedor N Texto 25 Proveedor de producto
166
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Representante N Texto 25 Nombre de representante de proveedor
Empresa N Texto 25 Nombre de empresa
Teléfono N Texto 25 Teléfono de contacto
Dirección N Texto 25 Dirección de proveedor
Rif S Texto 25 Rif de proveedor
Email N Texto 25 Email de Proveedor
167
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Índice N Número Entero Índice de usuario
Usuario S Texto 25 Nombre de usuario
Permiso1 N Número Entero
Permiso2 N Número Entero
Permiso3 N Número Entero
Permiso4 N Número Entero
Permiso5 N Número Entero
Permiso6 N Número Entero
Permiso7 N Número Entero
Permiso8 N Número Entero
Permiso9 N Número Entero
Permiso10 N Número Entero
Permiso11 N Número Entero
Permiso12 N Número Entero
Contraseña N Texto 25 Contraseña usuario
168
Fase V Diseño del sistema
Se diseña el sistema siguiendo los pasos de diseño de entrada y salida de datos, determinando
medios de comunicación (monitos, teclado, impresora, unidad central) describiendo la labor que
debe realizar el computador ante cada comando que utilice el usuario.
Se diseña una serie de pantallas tales como acceso al sistema, entrada, salida, modificación,
consultas y reportes.
Se realizo un diseño lógico de la base de datos, tomando en cuenta entidades y atributos y las
relaciones existentes entre cada una de ellas, también se diseño el sistema físico, el cual describe
la estructura lógica de los datos, almacenamiento y métodos de acceso.
Se elaboro prueba a las plantillas y a la base de datos, a fin de comprobar el buen funcionamiento
del sistema de inventario a emplearse en el almacén de la empresa Proatlethics Production C.A.
169
Pantalla Principal
Nuevo Producto Entradas Venta Registros de EntradaInventario PagosRegistro de VentasCreditoModficar - Eliminar
Nuevo Articulo
Guardar Articulo
Imprimir Listado
Imprimir Inventario
Imprimir Ficha
Eliminar Articulo
Cancelar Edicion
Actualizar
Cancelar
Eliminar
Salir
Modificar Existente
Buscar
Aplicar
Leer desde Barcode
Imprimir Codigo de
Barras
Agregar
Salir
Vender
Salir
Crear Informe
Cancelar
Modificar
Eliminar
Salir
Vender
Salir
Generar Informe
Modificar Existentes
Generar Informe
Volver
Buscar Ventas
Cancelar
Generar Informe
Volver
CONCLUSIÓN
La Empresa Proatlethics Production C.A. situada en la Av. Páez del Paraíso
Complejo Deportivo Parque Naciones Unidas, en ella se hizo un estudio de las
actividades que se realizan en el almacén, logrando con el mismo conocer que
dichas actividades se ejecutaban de forma manual. Por ello, se planteo un
proyecto que permitió elaborar un Sistema Automatizado de Control de Inventario
en dicha empresa. El sistema fue propuesto como una manera de solventar los
errores que se presentaban son su uso, asimismo, se planteo el objetivo general y
los objetivos específicos, siento esto cumplidos en su totalidad.
Con la implantación de un sistema automatizado se ofreció al usuario
agilidad en el desarrollo de las actividades, seguridad y confianza, ya que solo
tendrían acceso al sistema personas autorizadas para el manejo de la información.
Cabe destacar que el desarrollo de este proyecto cumple con las exigencias,
requerimientos y necesidades del usuario.
Para el desarrollo de este proyecto, se tomo como metodología para la
investigación, la “Metodología Estructurada de Sistemas de Información MEDSI”,
la cual permitió el desarrollo de las aplicaciones informáticas en forma
estructurada, en donde se aplicaron las fases para llevar a cabo el desarrollo del
proyecto.
El sistema en su fase funcional facilito el proceso, y trajo como beneficio
para la empresa, rapidez al momento de verificar los datos y de emitir reportes de
los productos y servicios no aplicados. Además se realizo un estudio sobre los
aspectos a incluir en el sistema conociendo los procesos que lo constituyen, con el
objetivo de lograr mayor eficiencia en su registro.
Asimismo, se logro la creación de una estructura de base de datos que
resumió los indicadores necesarios para lograr el control de los mismos.
171
Finalizando los requerimientos para el desarrollo del proyecto, se llego a la
conclusión que con la implantación del nuevo sistema se logro automatizar y
disminuir los procesos manuales. Es importante destacar que los conocimientos y
la experiencia adquirida durante el desarrollo de la carrera fueron puestos en
práctica al momento de realizar el Análisis, Diseño y Desarrollo del Sistema
Automatizado De Control de Inventario para la empresa Proatlethics Production
C.A.
172
RECOMENDACIONES
Con el propósito de que el Sistema Automatizado de Control de Inventario pueda
llevar a cabo las funciones para los cuales fue proyectado y sobre todo para que
en el futuro pueda permanecer en funcionamiento, se hacen las siguientes
recomendaciones.
a. Estar actualizado con los avances a nivel tecnológico, y en la manera
posible irlos adaptando al sistema automatizado.
b. Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor
funcionamiento del mismo.
c. Mantenimiento constante al sistema como a la base de datos.
d. Tomar en cuenta las ideas que el usuario pueda aportar, a fin de estudiarlas
y si esta en lo posible implantarlas.
e. Informar al Departamento que le compete las posibles fallas o mejoras del
sistema.
f. Generar un modulo de respaldo de la información obtenida por el sistema
cada cierto tiempo y deber ser posible tener una copia de seguridad
g. Es importante señalar que el desempeño del sistema va a depender en
gran medida del equipo utilizado, es por ello la recomendación de
mantenimientos a los equipos que tienen instalado en sistema.