TEORI AUDIT MUTU INTERNAL Oleh: Tim Pengembang SPMI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu Februari 2016 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
TEORI AUDIT MUTU INTERNALOleh:Tim Pengembang SPMI
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan
Direktorat Penjaminan MutuFebruari 2016
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
• Definisi Audit :
Audit Mutu adalah pengujian sistematik dan mandiriuntuk menetapkan apakah kegiatan mutu danhasilnya sesuai dengan standar /prosedur/peraturan institusi yang telah ditetapkan dan diterapkan secara efektif untuk mencapai tujuan institusi.
2
AUDIT MUTU INTERNAL merupakan bagian dari siklus SPMI
Audit Mutu
PDCA ============ C
PPEPP ============ E
POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Check/Evaluasi
MONITORING
EVALUASI DIRI
AUDIT MUTU INTERNAL
• AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaianmelainkan pencocokan KESESUAIAN antarapelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan/program
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Audit dirancang untuk salah satu atau lebihtujuan-tujuan berikut
1. Untuk menentukan kesesuaian atau ketaksesuaian unsur-unsursistem mutu dengan syarat-syarat yang ditetapkan.
2. Untuk menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuanmutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu.
4. Untuk memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
1. Untuk mengevaluasi secara awal pemasok dimanaakan dibuat hubungan kontrak
2. Untuk memverifikasi bahwa sistem mutuorganisasinya sendiri memenuhi persyaratan yangditetapkan dan sedang diimplementasikan.
3. Untuk memverifikasi bahwa sistem mutu organisasipemasok memenuhi persyaratan yang ditetapkandan sedang diimplementasikan.
4. Untuk memverifikasi sistem mutu organisasinyasendiri terhadap standar sistem mutu tertentu.
Audit dilakukan karena satu atau lebihalasan berikut :
AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL
Audit internal: audit yang dilakukan untukmenentukan tingkat kesesuaian terhadapstandar mutu organisasi sendiri ( standar Internal)
Audit eksternal: audit yang dilakukan untukmenentukan tingkat kesesuaian terhadapstandar eksternal
9
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
Klien (Client): organisasi/perorangan yangmempunyai hak untuk mengatur atau hakkontrak untuk meminta audit
Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligussebagai klien.
Auditor: orang yang memiliki kemampuanuntuk melakukan audit
11
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjukuntuk mengelola audit dan memimpinpelaksanaan audit dengan dibantu beberapaauditor
Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakansebagai referensi
Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaanyang disusun berdasar hasil audit dokumenuntuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.
Temuan Audit (Audit Findings): hasil darievaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.
13
Tujuan Audit Mutu
1. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian daripersyaratan sistem manajemen mutu danperaturan yang berlaku
2. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemenmutu
3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistemmanajemen mutu
4. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistemmanajemen mutu
14
Prinsip Dasar Audit
1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan
yang objektif3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasi
sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif
saat membuat kesimpulan audit5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasional dalam
menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya
15
Klasifikasi Temuan Audit:
• Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapatdiselesaikan dengan cepat dan mudah.
• Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaianyang memiliki dampak terbatas terhadapsistem mutu.
• Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaianyang memiliki dampak luas terhadap sistemmutu.
16
Lingkup (cakupan) audit
Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:
1. Dokumen sistem mutu2. Organisasi3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen4. Sumber daya, meliputi:
a. Sumber daya manusiab. Infrastruktur
5. Proses dan pengendaliannya6. Evaluasi dan perbaikan
17
Kesimpulan Audit
Kesimpulan audit adalah rangkuman atau Hasil gabungan dari proses audit yang dibuatoleh tim audit, berdasarkan pertimbangantujuan audit dan semua temuan audit
19
Secara umum, pemahaman teori audit diperlukan untuk
1. merencanakan program audit internal denganmembuat jadwal dan daftar pengecekan audit.
2. menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.
3. melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya.
20
Ringkasan
1. Tujuan utama Audit mutu ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit
2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu secara periodik akan menjadikan institusi berkualitas.
3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami