EXPOSICIN UNIDAD II
Tcnicas de anlisis de procesosEl anlisis de procesos tiene como
objetivo: Facilitar la distribucin de la planta aprovechando el
espacio disponible en forma Optima, lo cual a su vez optimizada la
operacin de la planta mejorando los tiempos y movimientos de los
hombres y de los instrumentos. Para representar y analizar el
proceso productivo existen varios mtodos, algunos son muy
sencillos, como el diagrama de bloques y hay otros muy completos,
como el curso grama analtico. Cualquier proceso productivo, por el
complicado que sea, puede ser representado por medio de un diagrama
para su anlisis.Los diagramas de flujo, de bloques y los
iconogramas, son tiles para evaluaciones de nuevas instalaciones:
el cursograma analtico y los diagramas de recorrido e hilos, son ms
apropiados para hacer estudios de distribuciones o
redistribuciones, y no para representar los procesos, es decir, se
utilizan ms en estudios de ampliacin de capacidad o de elaboracin
de nuevos productos en plantas ya existentes, en tanto que el
diagrama sinptico slo es un auxiliar para representar procesos muy
complejos.Diagrama de bloques. Diagrama sinpticoEste diagrama slo
utiliza los smbolos internacionales de operacin transporte, es
decir, es un diagrama sintetizado de un proceso. Se utiliza para
representar procesos complejos que puedan tener decenas o aun
cientos de actividades. El diagrama mostrar de manera rpida y clara
las principales actividades, omitiendo mostrar las demoras,
almacenamiento e inspecciones Si el proceso que se est analizando
es muy sencillo, no ms de 30 operaciones, es mejor utilizar un
diagrama de flujo normal que intentar sintetizarlo.
IconogramaIcono significa imagen, por lo que un iconograma es la
representacin de un proceso por medio de imgenes estilizadas de
todos los componentes de un proceso, lo cual incluye hombres,
mquinas y medios de transporte de materiales. Es una herramienta
til para representar procesos, sobre todo si quien va a leer el
estudio de evaluacin se le dificulta el entendimiento de la
simbologa internacional. Pueden agregarse tantos detalles del
proceso a un iconograma como se juzgue convenienteCursograma
analticoEl cursograma analtico es un diagrama que muestra la
trayectoria de un producto o procedimiento sealando todos los
hechos sujetos a examen mediante el smbolo que corresponda.
El cursograma analtico es de gran utilidad cuando se requiere
tener mayor detalle visual de las actividades que se llevan a cabo
en un proceso, por ello ahora se definen las seis actividades
fundamentales que se pueden desarrollar en un proceso:OperacinPara
cambiar
InspeccinPara verificar
DemoraPara esperar
TransportePara mover
AlmacenajePara proteger
Actividad CombinadaPara actividades simultneas
Operacin.- Significa que se efecta un cambio o transformacin en
algn componente del producto, ya sea por medios fsicos, mecnicos o
qumicos, o la combinacin de cualquiera de los tres. Inspeccin.- Es
la accin de controlar que se efectu correctamente una operacin, un
transporte o verificar la calidad del producto. Demora.- Se
presenta generalmente cuando existen cuellos de botella en el
proceso y hay que esperar turno para efectuar la actividad
correspondiente. En otras ocasiones, el propio proceso exige una
demora. Transporte.- Es la accin de movilizar de un sitio a otro
algn elemento en determinada operacin o hacia algn punto de
almacenamiento o demora. Almacenamiento.- Tanto de materia prima,
de producto en proceso o de producto terminado. Actividad
Combinada.- Ocurre cuando se efectan simultneamente dos de las
acciones mencionadas.
El diagrama debe contener la siguiente informacin:1. El nombre
del producto, material o equipo representando, con el nmero del
dibujo o nmero de clave.2. El trabajo o proceso que se realice,
indicando claramente el punto de partida y de trmino y si el mtodo
es el utilizado o el proyectado.3. El lugar en que se efecta la
operacin (departamento, estacin, etc.).4. El nmero de referencia
del diagrama de la hoja, y el nmero de hojas.5. El nombre del
observador y, en caso oportuno, el de la persona que aprueba el
diagrama.6. La fecha del estudio.7. La descripcin de los smbolos
empleados.8. Un resumen de las distancias, tiempo y, si se juzga
conveniente, costo de la mano de obra y de los materiales, para
poder comparar los mtodos antiguos con los nuevos.
Procedimientos operativosQu es el Outsourcing?Es incrementar el
valor o servicio de la misin de la empresa a travs del uso de
estrategias, procesos, recursos y tecnologas de terceros
especializados.Motivos Organizacionales1.Obtener experiencias,
skills (Habilidades) y tecnologa que de otra manera no es posible
conseguir porque solo nos especializamos en determinadas
actividades. Por ejemplo podemos desarrollar nuestro propio ERP
(Software integrado) o encargarlo a un tercero especialista que lo
hace y lo implementa para ms de 100 empresas.2.Incrementar la
flexibilidad al encontrar cambios en las condiciones del negocio
como incremento inesperado de la demanda o necesidad de tecnologas
especificas. Por ejemplo cuando hay demanda estacionaria de
servicios podemos apoyarnos en terceros.3.Mejora el Manejo y
Control: Puedo comparar mis costos por actividades con el que
ofrece el mercado de Outsourcings. Si mi costo es mucho mayor que
el Outsourcing, en el sector y en la industria en que me ubico,
debo de considerar este motivo para implementar un
Outsourcing.Ventajas del OutsourcingLa compaa contratante, o
comprador, se beneficiar de una relacin de Outsourcing ya que
lograr en trminos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que
tena internamente con "Costos Inferiores" en la mayora de los
casos, en virtud de la economa de escala que obtienen las compaas
contratadas.En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente
por definir la funcionalidad de las diferentes reas de su
organizacin, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de
decisiones de tipo tecnolgico, manejo de proyecto, Implementacin,
administracin y operacin de la infraestructura.Se pueden mencionar
los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing:1.
Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y equipo
se reduce.1. Permite a la empresa responder con rapidez a los
cambios del entorno.1. Incremento en los puntos fuertes de la
empresa.1. Ayuda a construir un valor compartido.1. Ayuda a
redefinir la empresa.1. Construye una larga ventaja competitiva
sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la
organizacin1. Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de
tecnologa que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de
la informacin para las decisiones crticas.1. Permite a la empresa
poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de entrenar
personal de la organizacin para manejarla.1. Permite disponer de
servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones
competitivas.1. Aplicacin de talento y los recursos de la
organizacin a las reas claves.1. Ayuda a enfrentar cambios en las
condiciones de los negocios.1. Aumento de la flexibilidad de la
organizacin y disminucin de sus costos fijos.
Desventajas del OutsourcingComo en todo proceso existen aspectos
negativos que forman parte integral del mismo. El Outsourcing no
queda exento de esta realidad.Se pueden mencionar las siguientes
desventajas del Outsourcing:1. Estancamiento en lo referente a la
innovacin por parte del suplidor externo.1. La empresa pierde
contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen oportunidades para
innovar los productos y procesos.1. Al suplidor externo aprender y
tener conocimiento del producto en cuestin existe la posibilidad de
que los use para empezar una industria propia y se convierta de
suplidor en competidor.1. El costo ahorrado con el uso de
Outsourcing puede que no sea el esperado.1. Las tarifas incrementan
la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a
representar una ventaja competitiva para la empresa.1. Alto costo
en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte
satisfactorio.1. Reduccin de beneficios1. Prdida de control sobre
la produccin.Outsourcing o SubcontratacinLa mayora de las empresas
estn utilizando externalizar servicios en terceros. Actividades
como la seguridad, la alimentacin, servicios computacionales, son
las ms conocidas. Este procedimiento se conoce con el nombre de
Sub-contratacin y que se confunde con otra tcnica parecida, el
Outsourcing.El Outsourcing se define como la externalizacin de los
medios para concentrarse en los fines estratgicos. Pudiendo ser los
medios, los servicios, la produccin y el rea comercial.En la
subcontratacin comparecen tres partes, la empresa contratante, la
empresa de servicios y los trabajadores y la relacin es solamente
de carcter comercial, donde la organizacin transforma costos fijos
en variables. En sntesis se buscan costos y riesgos menores al
subcontratar.Mientras que en el Outsourcing existen solo dos
partes, la empresa contratante y la solucin al problema,
constituido por una empresa asesora que entrega valor, y desde ah
participar en los beneficios. Las relaciones con la empresa cliente
se establecen en trminos de alianza estratgica. Se enfoca la gestin
en el resultado comprometido. La relacin contractual con los
colaboradores es formalizada en trminos de trabajo profesional y la
definicin del modus-operandis y el control administrativo lo
realiza la empresa de Outsourcing.Descripcin de procedimiento para
un incorporar un OutsourcingEl procedimiento siguiente es para
incorporar un Outsourcing en una organizacin de manera que mejore
el valor del negocio.1.Identificar la Misin externa del
Negocio2.Identificar la Definicin de los Negocios de la
Organizacin3.Identificar los principales procesos.4.Identificar los
costos y el valor que aportan cada uno de los procesos.5.Comparar
esos costos con la Industria, el sector y los servicios que ofrecen
Outsourcings. Hacer a la vez un anlisis cualitativo y estratgico de
la conveniencia de un Outsourcing.6.Evaluar los errores y
magnitudes de estos en los que pueda daar el valor de una empresa:
Una empresa de Outsourcing se incorpora muchas veces a la cadena de
valor de nuestro negocio o al BackOffice que la soporta. El
Outsourcing puede aportar mucho valor pero naturalmente puede
cometer errores y debe estar especificado en los contratos como se
asumen ellos.7.Generar un Requerimiento de Propuesta de Outsourcing
con todas las especificaciones del servicio de Outsourcing,
expectativas de performance y solicitar el background de cada
proveedor donde mencione sus fortalezas y la fecha en la que deben
ser enviadas como mximo todas las propuestas. Lo ms importante es
que en este documento quede claro, que es lo que el proveedor debe
hacer y los alcances de lo que debe hacer.7.1.Las caractersticas
especificas del servicio.7.2.La situacin actual: Volmenes actuales
de transacciones y otros parmetros.7.3.Analizar las repercusiones
de los cambios en el entorno y de los parmetros
actuales.7.4.Informacin Financiera de los proveedores y lista de
referencias.8.Identificar en el mercado los principales
Outsourcings en dicha actividad.9.Circularizar el Requerimiento de
Propuesta de Outsourcing10.Evaluar los puntos a favor de cada
Outsourcing.11.Evaluar riesgos de cada Outsourcing:11.1.Que cambie
la situacin del Proveedor de Outsourcing causando problemas a la
relacin. Por ejemplo que el proveedor tenga dificultades
financieras.11.2.Que la informacin disponible sobre la trayectoria
del Outsourcing este sesgada en favor de solamente las experiencias
exitosas.11.3.Que la empresa terciarice actividades que son crticas
para su funcionamiento. El riesgo puede ser mitigado con una
cuidadosa seleccin del proveedor adecuado y el continuo monitoreo
de las actividades del Outsourcing.11.4.Que informacin confidencial
de nuestra empresa trascienda indebidamente.reas de las empresas
que pueden pasar a OutsourcingEn lo que se ha convertido una
tendencia de crecimiento, muchas organizaciones estn tomando la
decisin estratgica de poner parte de sus funciones en las manos de
especialistas, permitindoles concentrarse en lo que mejor saben
hacer maximizar el rendimiento minimizando los costos.El proceso de
Outsourcing no slo se aplica a los sistemas de produccin, sino que
abarca la mayora de las reas de la empresa. A continuacin se
muestran los tipos ms comunes.1. Outsourcing de los sistemas
financieros.1. Outsourcing de los sistemas contables.1. Outsourcing
las actividades de Mercadotecnia.1. Outsourcing en el rea de
Recursos Humanos.1. Outsourcing de los sistemas administrativos.1.
Outsourcing de actividades secundarias.Aqu es preciso definir que
una actividad secundaria es aquella que no forma parte de las
habilidades principales de la compaa. Dentro de este tipo de
actividades estn la vigilancia fsica de la empresa, la limpieza de
la misma, el abastecimiento de papelera y documentacin, el manejo
de eventos y conferencias, la administracin de comedores, entre
otras.1. Outsourcing de la produccin.1. Outsourcing delsistema de
transporte.1. Outsourcing de las actividades del departamento de
ventas y distribucin.1. Outsourcing del proceso de
abastecimiento.Se puede observar que el Outsourcing puede ser total
o parcial.1. Outsourcing total: Implica la transferencia de
equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades
administrativas al contratista.1. Outsourcing parcial: Solamente se
transfieren algunos de los elementos anteriores.Simulacin
logsticaLa simulacin es una herramienta de fundamentacin matemtica
que permite crear modelos virtuales de un sistema real, con el
propsito de estudiar su comportamiento sin alterar su entorno,
realizar cambios con mnimo riesgo (se trabaja sobre un software, no
con pruebas en la realidad fsica), y obtener conclusiones que
pueden ser llevadas a la prctica con un alto grado de precisin.
Cmo Funciona?
La implementacin de la simulacin requiere cuatro etapas:
Relevamiento, anlisis y modeladoSe revisa el proceso logstico, se
entiende la lgica de la operacin y se documentan detalladamente
todos los pasos/ actividades e interrelaciones a travs de un modelo
conceptual. Modelar es desarrollar una descripcin lo ms exacta
posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en l.
Parametrizacin y adaptacin del software de simulacinLa informacin
del modelo conceptual es indexada en un software que simula
virtualmente el proceso logstico real por un periodo de tiempo
determinado (ver recuadro: Qu software elegir?). El software
permite visualizar los distintos componentes del modelo conceptual
en la pantalla: bloques (eventos/actividades que reciben, generan,
procesan y/o emiten informacin en forma autnoma o interactiva),
conectores (que con significado nico para el bloque, representan
medios de acceso y salida natural de informacin al/del mismo),
lneas de conexin (muestran el flujo de informacin), y pantalla de
dilogo (por bloque; permite la interactividad del sistema con el
usuario, tanto para ingreso de valores como de condiciones de
operacin), detalla el especialista. Validacin del modelo de
simulacin Constituye una prueba de representatividad del modelo
conceptual a travs del software. Se efecta mediante el desarrollo
de pruebas piloto o a travs del anlisis de datos histricos. De esta
manera, el resultado obtenido debera ser compatible con la
realidad. Anlisis de resultadosEl modelo conceptual se somete a
diferentes condiciones operativas y se proponen distintas
estrategias de despliegue de recursos, midiendo su desempeo de
manera objetiva y obteniendo conclusiones.Los beneficios
fundamentales de la simulacin en logstica se pueden sintetizar en
tres:Permite predecir el comportamiento de los sistemas
logstico/productivos bajo diversas situaciones reales o previsibles
y anmalas. Desde la Simulacin, se pueden contemplar todos estos
escenarios, proyectando como va a ser la operacin frente a estas
situaciones.