8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
1/46
Kementerian Kewangan
Malaysia
TATACARA HAPUSKIRABIL. 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSANASET ALIH KERAJAAN (TPA)
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
2/46
BAB FKEHILANGAN DAN HAPUS
KIRA
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
3/46
Objektif Hapus KiraObjektif Hapus KiraHapus kira aset kerajaan bertujuan;Hapus kira aset kerajaan bertujuan;
e.e. Mengawal kerugian yang ditanggung olehMengawal kerugian yang ditanggung olehKerajaan akibat kehilangan aset;Kerajaan akibat kehilangan aset;
f.f. Menyelaraskan rekod aset;Menyelaraskan rekod aset;
g.g. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawabMeningkatkan kesedaran dan tanggungjawab
terhadap kepentingan keselamatan asetterhadap kepentingan keselamatan asetkerajaan; dankerajaan; dan
h.h. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertibMembolehkan tindakan surcaj atau tatatertib
dikenakan ke atas kecuaian pegawai.dikenakan ke atas kecuaian pegawai.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
4/46
TAFSIRAN KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaianpegawai awam.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
5/46
TAFSIRAN HAPUS KIRA
Hapus kira ialah proses untuk
membatalkan rekod aset yang hilang.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
6/46
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai Pengawal ialah:
Ketua Setiausaha Kementerian atauKetua Pengarah Jabatan
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
7/46
TAFSIRAN KETUA JABATAN
Ketua Jabatan termasuk:
ketua sesuatu cawangan, daerah,daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
8/46
KUASA MELULUS HAPUS KIRA
Dua (2) peringkat:
(a) Perbendaharaan
(b) Pegawai Pengawal
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
9/46
KUASA MELULUS PERINGKATPERBENDAHARAAN
Nilai perolehan asal satu asetmelebihi RM50,000 ataukeseluruhannya melebihi RM500,000.
Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawahtanpa mengira nilai perolehan asal:
Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assista
(PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.
Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awatanpa mengira nilai perolehan asal.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
10/46
KUASA MELULUS PERINGKATPEGAWAI PENGAWAL
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihiRM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidakmelebihi RM500,000 dan tidak melibatkanperalatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan
(h) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-a
hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soalkecurian, penipuan atau kecuaian tidakmelibatkan pegawai awam.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
11/46
URUS SETIA KEHILANGANURUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA
nit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawabagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
TU
GAS
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilangMelalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan
Daftar Inventori Kew. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripadaKetua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polikepada Pegawai Pengawal.
(b) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengmenggunakan contoh format Kew. PA-29.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
12/46
URUS SETIA KEHILANGANURUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA
T
UG
AS
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan sydaripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohona
hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada KuasaMelulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awadikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripadaJawatankuasa Penyiasat.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
13/46
URUS SETIA KEHILANGANURUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA
T
UG
AS
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untukkemaskini rekod daftar aset.
(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada KuaMelulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusanhapus kira.
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surtatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertidan memaklumkan kepada Perbendaharaan.
(n)Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan TindakSurcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidaklewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus SetiPihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
14/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
1. Melaporkan Kehilangan
Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepad
Ketua Jabatan dengan serta merta.
Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawake atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yamengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktukehilangan diketahui.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
15/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal Kew. PA-28
Ketua Jabatan hendaklah menyediakan LaporanAwal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
16/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal Kew. PA-28
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlakuhendaklah dengan segera dalam tempoh 2 haribekerja menghantar Laporan Awal dan salinanLaporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di manakehilangan aset berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
17/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal Kew. PA-28
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantkepada Ketua Setiausaha Kementerian,Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
18/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segeradalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(i) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu danbukan daripada bahagian/unit yang sama;
(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawaiyang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebihkanan sebagai Pengerusi.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
19/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
3.Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar MalaysPegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawaidari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibadengan kehilangan itu di negara berkenaansebagai Jawatankuasa Penyiasat.
4 Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa4 Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
20/46
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa4.Tugas Dan Tanggungjawab JawatankuasaPenyiasatPenyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.
3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi
mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
21/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
awatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus SetiaKehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulandari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibatdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Penga
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
22/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumsokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar
Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal daInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dandokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polibelum diperolehi.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
23/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hassiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untu
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yanghilang dengan surcaj atau tatatertib ataukedua-duanya sekali, atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yanghilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
24/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal bolehmengarahkan siasatan semula.
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh JawatankuasaPenyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untukmenjalankan siasatan.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
25/46
PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
Laporan Akhir yang lengkap dengan syor
dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklahdikemukakan untuk pertimbangan dankelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bdari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
26/46
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
27/46
Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan danHapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
28/46
Proses Kerja Hapus KiraProses Kerja Hapus Kira
Langkah 1-Langkah 1-
Pegawai melaporkan kehilangan denganPegawai melaporkan kehilangan dengan
sertamerta kepada Ketuasertamerta kepada Ketua Jabatan;Jabatan;
Langkah 2 -Langkah 2 -
Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaanKetua Jabatan/pegawai yang berkenaan
melaporkan segera kehilangan kepadamelaporkan segera kehilangan kepada
Polis dalam tempoh 24 jam dari waktuPolis dalam tempoh 24 jam dari waktukehilangan diketahui;kehilangan diketahui;
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
29/46
Proses kerjaProses kerja
Langkah 3 -Langkah 3 - Ketua JabatanKetua Jabatan sediakansediakan
LaporanLaporan Awal KEW-PA 28Awal KEW-PA 28
dandan kemukakankemukakan
kepada Pegawaikepada Pegawai Pengawal danPengawal danPerbendaharaan;Perbendaharaan;
Langkah 4 -Langkah 4 - Pegawai Pengawal melantikPegawai Pengawal melantik
Jawatankuasa PenyiasatJawatankuasa Penyiasat
dengandengan menggunakan Formatmenggunakan Format
KEW-PAKEW-PA 2929
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
30/46
Proses kerjaProses kerja
Langkah 5Langkah 5 -- Jawatankuasa PenyiasatJawatankuasa Penyiasat
menjalankan siasatanmenjalankan siasatan
menggunakanmenggunakan
FormatFormat KEW-PA 30;KEW-PA 30; Langkah 6Langkah 6 -- J/Kuasa PenyiasatJ/Kuasa Penyiasat
mengemukan Laporanmengemukan Laporan
Akhir kepada UrusAkhir kepada Urus
SetiaSetia
dalam tempoh 2dalam tempoh 2
bulan daribulan dari
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
31/46
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
32/46
Proses KerjaProses Kerja
Langkah 10Langkah 10 -- Pegawai PengawalPegawai Pengawalmenelitimeneliti LaporanLaporan
Akhir.;Akhir.;
Langkah 11Langkah 11 -- Berpuashati atau tidakBerpuashati atau tidak
berpuas hatiberpuas hatidengan hasildengan hasil siasatan, jikasiasatan, jika
tidaktidak kembalikankembalikan
kepada Uruskepada Urus Setia atauSetia atau
bolehboleh
mengarahkan siasatanmengarahkan siasatan
semula atau melantiksemula atau melantik
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
33/46
Proses KerjaProses Kerja
Langah 12Langah 12 -- Pegawai PengawalPegawai Pengawal
hendaklah :-hendaklah :-
a.a. Memberi syor dan ulasan;Memberi syor dan ulasan;
dandanb.b. Meluluskan hapuskira jika:-Meluluskan hapuskira jika:-
- RM500,000c.c. Tidak melibatkan kecurian,Tidak melibatkan kecurian,
penipuan atau kecuaianpenipuan atau kecuaian
pegawaipegawai awam.awam.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
34/46
Proses KerjaProses Kerja
Langkah 13 Kemukakan keLangkah 13 Kemukakan ke
Perbendaharaan jika:Perbendaharaan jika:
aa.. Nilai perolehan asal >RM50,000Nilai perolehan asal >RM50,000
setiapsatusetiapsatu atauatau >RM500,000>RM500,000keseluruhan aset.keseluruhan aset.
b.b. Jenis Aset peralatan Elektronik,Jenis Aset peralatan Elektronik,
KomunikasiKomunikasi dan ICT tanpa mengira nilaidan ICT tanpa mengira nilai
perolehan asal.perolehan asal.
c.c. Semua kehilangan yang melibatkanSemua kehilangan yang melibatkan
kecurian,kecurian, penipuan atau kecuaianpenipuan atau kecuaian
pegawai awam tanpapegawai awam tanpa mengira nilaimengira nilai
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
35/46
Proses KerjaProses Kerja
Langkah 14Langkah 14
Perbendaharaan membuat pertimbanganPerbendaharaan membuat pertimbangan
dan keputusan dengan mengambil kiradan keputusan dengan mengambil kira
perkara-perkara berikut:-perkara-perkara berikut:- Permohonan lengkap dan mengikutPermohonan lengkap dan mengikut
peraturan yang teratur;peraturan yang teratur;
Berpuashati siasatan oleh JawatankuasaBerpuashati siasatan oleh JawatankuasaPenyiasat terhadap kes kehilangan ini;Penyiasat terhadap kes kehilangan ini;
Ulasan dan syor oleh Pegawai Pengawal.Ulasan dan syor oleh Pegawai Pengawal.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
36/46
Proses KerjaProses Kerja
Langkah 15Langkah 15
Jika mendapati kes memerlukanJika mendapati kes memerlukan
keterangan lanjut, permohonanketerangan lanjut, permohonan
dikembalikan kepada Pegawaidikembalikan kepada Pegawai
Pengawal.Pengawal.
Setelah tindakan diambil kemukakanSetelah tindakan diambil kemukakan
dengan kadar yang segera kepadadengan kadar yang segera kepada
Perbendaharaan.Perbendaharaan.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
37/46
Proses KerjaProses Kerja
Langkah 16 -Langkah 16 - PerbendaharaanPerbendaharaan
memaklumkan keputusan kepada Pegawaimemaklumkan keputusan kepada Pegawai
Pengawal:-Pengawal:-
-- Kelulusan Hapus Kira aset yang hilang;Kelulusan Hapus Kira aset yang hilang;-- Pegawai bertanggungjawab ke atasPegawai bertanggungjawab ke atas
kehilangankehilangan dikenakan surcaj ataudikenakan surcaj atau
tatatertib;tatatertib;
-- Kelulusan aset di hapus kira dan tidakKelulusan aset di hapus kira dan tidak
dikenakan apa-apa tindakan kepadadikenakan apa-apa tindakan kepada
pegawaipegawai bertanggungjawab.bertanggungjawab.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
38/46
Proses kerjaProses kerja
Langkah 17Langkah 17
Kementerian/Jabatan melaksanakan keputusanKementerian/Jabatan melaksanakan keputusan
dengan tindakan berikut:-dengan tindakan berikut:-
a.a. Catatkan kelulusan Hapus kira dalam DaftarCatatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar
HartaHarta Modal/InventoriModal/Inventori
b.b. Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih KerajaanSediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan
KEW.PA-KEW.PA- 3131
c.c.
Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklahSyor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah
dibawa kedibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalamPihak Berkuasa Tatatertib dalam
tempoh 3 bulan daritempoh 3 bulan dari tarikh Surat Kelulusantarikh Surat Kelulusan
Perbendaharaan.Perbendaharaan.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
39/46
Proses KerjaProses Kerja
Langkah 18Langkah 18 Kementerian/Jabatan hendaklah:-Kementerian/Jabatan hendaklah:-
a.a. Mengemukakan Sijil Hapus kiraMengemukakan Sijil Hapus kira
kepadakepada Perbendaharaan dalamPerbendaharaan dalamtempoh 1 bulantempoh 1 bulan dari tarikhdari tarikhkelulusan; dankelulusan; dan
b.b. Memaklumkan kedudukanMemaklumkan kedudukan
tindakantindakan surcaj atausurcaj atautatatertib yang disyorkan olehtatatertib yang disyorkan olehPerbendaharaan.Perbendaharaan.
** Kes tidak ditutup sehingga keputusanKes tidak ditutup sehingga keputusan
surcaj/tatatertib dibuat.surcaj/tatatertib dibuat.
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
40/46
Masa terlibat dlm kes Hapus kiraMasa terlibat dlm kes Hapus kira
Laporan PolisLaporan Polis
Laporan AwalLaporan Awal
Perlantikan J/KuasaPerlantikan J/Kuasa
PenyiasatPenyiasat
24 jam kehilangan24 jam kehilangandiketahuidiketahui
2 hari berkerja2 hari berkerjamengemukakanmengemukakanLaporan AwalLaporan Awal
2 minggu Laporan2 minggu LaporanAwalAwalditandatanganiditandatangani
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
41/46
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
42/46
Masa terlibatMasa terlibat
SyorSyor
sucaj/tatatertib disucaj/tatatertib di
bawa ke PBTbawa ke PBT
Keputusan PBTKeputusan PBT
syorsyor
surcaj/tatatertibsurcaj/tatatertib
3 bulan dari tarikh3 bulan dari tarikh
kelulusankelulusan
PerbendaharaanPerbendaharaan
9 bulan dari tarikh9 bulan dari tarikhkelulusankelulusan
perbendaharaanperbendaharaan
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
43/46
Isu dan MasalahIsu dan Masalah
Kehilangan lewatKehilangan lewat
dilaporkandilaporkan
Tindakan hapuskiraTindakan hapuskira
kurang diambilkurang diambil
perhatian oleh Jabatanperhatian oleh Jabatan Tempoh masaTempoh masa
penyediaan Laporanpenyediaan Laporan
Awal lewatAwal lewat
JawatankuasaJawatankuasa
Penyiasat kurangPenyiasat kurang
perhatian dalamperhatian dalam
menjalankan siasatanmenjalankan siasatan
dan laporan Akhirdan laporan Akhirlewat dikemukakanlewat dikemukakan
kepada Urusetiakepada Urusetia
Ulasan dan SyorUlasan dan Syor
bukan dari Pegawaibukan dari PegawaiPengawalPengawal
Syor surcaj/tatatertibSyor surcaj/tatatertib
oleh Perbendaharaanoleh Perbendaharaan
lewat diambil tindakanlewat diambil tindakan
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
44/46
SOAL JAWAB
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
45/46
PENJELASAN PEKELILING
SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)
PERBENDAHARAAN MALAYSIATingkat 4, Blok Selatan
Kompleks Kementerian Kewangan
Presint 2,62592 PUTRAJAYA.No. Telefon : 88823000
sambungan 4080,3686,3705,3699
8/14/2019 Tatacara Hapus Kira
46/46
SEKIANTERIMA KASIH