TATA SURAT MENYURAT OLEH: SRI SULASTRI, M.Pd 1
Jan 19, 2016
TATA SURAT MENYURAT
OLEH: SRI SULASTRI, M.Pd
1
SURAT
Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- pemberitahuan
- pernyataan
- perintah
- permintaan / permohonan
- laporan
2
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran
atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
3
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga
4
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
5
Bagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
4. Alamat surat 5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka 7. Isi surat 8. Kalimat penutup 9. Salam penutup
10. Tanda tangan 11. Nama pengirim
6
1
………. …………..3
..............
………..
………..4
………..5
………………………………….6
………………………………….7
………………………………….8
………………..9
………………10
……………....11
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup
7
Penulisan bagian-bagian surat
1. Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas :
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. lambang atau logo
8
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Nama instansi jangan disingkat, misal-
nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan
dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat.2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
tetapi Jalan.
9
3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.
5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.
10
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
SEKOLAH MENENGAH ATAS
SMA BOPKRI 2 YOGYAKARTAJalan Jenderal Sudirman 87 Telepon 513433, 540789 Yogyakarta 55223
Website: www. smabopkri2yogya.com
11
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan
diawali huruf kapital.
Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas.
12
Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 110/U/DS/2014 atau
No.: 110/U/DS/2014
Nomor : 210/i.13.I/U/SMA/2014
13
Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau
Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
Contoh : Lampiran: Satu berkas atau
Lamp.: Satu berkas
14
Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh :
- Hal: Permohonan tenaga pengajar
15
3. Tanggal surat
Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.
Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.
16
Untuk surat dinas tidak dicantumkan
nama kota karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat.
Contoh :
20 Mei 2014
21 Mei 2014
17
4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :
1. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan,
dan tahun surat ).
2. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).
18
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :
Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan
(pemilik nama).
19
Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.
20
Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.
21
Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan. Drs. Bapak Bejo
Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.
22
Contoh :
Yth. Drs. Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Pattimura Raya 17
Jakarta
23
5. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan).
Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).
Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).
24
Contoh ungkapan salam pembuka :- Salam sejahtera,- Saudara….- Saudara… yang terhormat,- Ibu… yang terhormat,- Bapak… yang terhormat,- Salam perjuangan,- Merdeka,
25
Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan
Wassalam ditulis dengan huruf kapital.2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.
Contoh : - Hormat saya,- Salam takzim,- Hormat kami,
26
6. Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu :
a. Paragraf pembuka Paragraf pembuka mengantarkan isi
surat yang akan diberitahukan, misalnya : pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, atau permintaan.
27
Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara
bahwa….
2)Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan
dengan itu,….
28
b. Paragraf Isi
Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.
Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Contoh :
Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
29
c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
30
Contoh :
1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.
31
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.
32
Penulisan nama pengirim :
1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
33
Contoh : Hormat kami,
Drs. Doni Damari Kepala
atauHormat kami, Kepala,
Drs. Doni Damari NIP. 130678991
34
Contoh surat
SURAT KE instansi.docx
35
PROPOSAL REVISI FINAL.ppt
36