Melalukan Surat Menyurat

Melalukan Surat Menyurat

surat adalah setiap kertas yang

ditulis/tercetak dengan tujuan digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan pernyataan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, jawaban, permintaan, perintah, laporan, pemikiran, pendapat, sanggahan, bantahan, dan lain sebagainya.

Pengertian Surat

Tujuan Surat1. Menyampaikan pesan atau informasi

secara tertulis;2. Menyampaikan maksud dan tujuan

sesuai isi hati penulis;3. Menghemat waktu, biaya dan tenaga

dalam menyampaikan.

Tujuan dan Fungsi Surat

Sebagai alat komunikasi tertulis sebagai fungsi utama; Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misal surat

perjanjian; Sabagai alat pengingat atau berpikir, misal surat yang

diarsipkan; Sebagai pedoman untuk bertindak, misal surat keputusan; Sebagai duta atau wakil organisasi; Sebagai dokumen historis dari suatu kegiatan; Sebagai jaminan keamanan, misalnya surat keterangan

jalan; Sumber data atau informasi; Barometer kemajuan kantor.

Fungsi Surat

Berdasarkan Isi dan Sifatnya1. Surat Pribadi2. Surat Resmi3. Surat Niaga4. Surat Sosial5. Surat Dinas

Jenis-Jenis Surat

Berdasarkan Wujudnya1. Kartu Pos2. Warkat Pos3. Surat Bersampul4. Memorandum atau Memo5. Faksimile6. E-mail (Surat Elektronik) Berdasarkan Jumlah Penerimanya1. Surat Biasa2. Surat Edaran3. Pengumuman

Berdasarkan Keamanan Isinya1. Surat Sangat Rahasia2. Surat Rahasia3. Surat Konfidensial4. Surat Biasa

Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

1. Surat Sangat Segera2. Surat Segera3. Surat Biasa

Berdasarkan Dinas Pos

1. Surat Kilat Khusus2. Surat Kilat3. Surat Biasa4. Surat Tercatat5. Surat Berharga

Jenis- Jenis Kertas:1. Kertas HVS (Houturij Schriffpaper),2. Kertas tipis/doorslagh3. Onionskin paper4. Kertas stensil/stencilsheet Ukuran Kertas1. Kertas folio, berukuran 215x330 mm /

215x297 mm2. Kertas kuarto, berukuran 204x254 mm3. Kertas sikmo, berukuran 204x165 mm4. Kertas oktavo, berukuran 204x127 mm5. Kertas memo, berukuran 204x127 mm

Teknik Melipat Surat

Sampul surat niaga (commersial) Sampul keamanan (security) Sampul rekat silang tutup (open-end) Sampul berjendela (windows envelope) Sampul dua jendela (double windows) Sampul lapisan sisi (side seams) Sampul dokumen (work docket) Sampul katalog (cataloque) Sampul berkancing dan bertali (button and

string)

Sampul Surat

1. Kepala surat 8. Isi Surat2. Nomor surat 9. Salam

Penutup3. Tanggal surat 10. Nama

Perusahaan4. Lampiran surat 11. Nama Jelas5. Hal atau perihal surat 12. NIP6. Alamat surat 13.

Tembusan Surat7. Salam pembuka 14. Inisial

Bagian-Bagian Surat

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk Lurus (Block Style) Surat Bentuk Setengah Lurus (Semi Block

Style) Bentuk Menggantung (Hanging Paragraf) Bentuk Lekuk (Idented Style) Bentuk Resmi Indonesia Lama Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk-Bentuk Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam

menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut.1. Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-

belit2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah

lazim dipakai3. Tempatkan tanda baca dengan tepat4. Gunakan ejaan yang benar5. Gunakan singkatan yang umum dipakai

Bahasa Surat

1. Sederhana2. Ringkas3. Jelas4. Sopan5. Menarik

Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa

yang:

TERIMA KASIH!!!