Bab 3 Sistem Fail & Surat-Menyurat

8/2/2019 Bab 3 Sistem Fail & Surat-Menyurat

1/36

BAB 3

PENGURUSAN SISTEM

FAIL DAN SURAT

MENYURAT

Disediakan oleh : Keegen Anak Emba

Norlizam Bt Shebli

Ivy Splendour Anak Eror

Junai Anak Jamet


2/36

2

Pengenalan

Pengurusan pentadbiran sesebuah

persatuan supaya lebih kemas,lancar dan sistematik


3/36

3

3 Aspek Pengurusan Persatuan

Sistem Fail &Surat-Menyurat

Sistem Fail Surat Rasmi e-mel


4/36

4

1. Sistem Fail

Satu proses penyimpanan segala rekod

dan maklumat yang berkaitan denganpersatuan.

Catatan berkaitan aktiviti persatuan

tersebut


5/36

5

1.1 Tujuan Sistem Fail

Memudahkan sesuatu rekod dicari tanpamembuang masa

Memastikan maklumat dan rekod tidakhilang

Membolehkan maklumat dan rekod mudah

disediakan dan disimpan


6/36

6

2. Surat Rasmi

Perhubungan secara bertulis

Satu saluran perhubungan antara

persatuan atau organisasi secara rasmi

Surat yang mengikut prosedur dan formatyang betul


7/36

7

2.1 Tujuan Surat Rasmi

Untuk panggilan mesyuarat

Untuk perhubungan/ pemberitahuan

perkara

Untuk surat memohon mengadakanlawatan

Untuk surat memanggil penceramah


8/36

8

2.2 Faedah

Boleh dibaca berulang-ulang

Boleh disimpan dalam fail

Boleh dirujuk

Sebagai rekod


9/36

9

3. e-mel

Komunikasi secara rasmi melalui mediaelektronik

Dilayari melalui internet/internetwork Digunakan secara meluas

Penghantaran segala maklumat dengan cepat

dan murah Maklumat boleh dicetak dan disimpan dalam fail


10/36

10

PENGELASANSISTEM FAIL

PENGURUSANPEJABAT

PENGELASAN SISTEM FAIL

SISTEM FAIL

SURAT-MENYURATINSTITUT AMINUDDIN BAKI,KPM


11/36

11

CONTOH:TAHAP PERTAMA(TAJUK UTAMA)

01 Asrama02 Audit03 Hal-ehwal Murid04 Kemudahan Infrastruktur

05 Kewangan dan Akaun06 Kokurikulum07 Kurikulum08 Pentadbiran Am Sekolah09 Perhubungan Masyarakat

10 Perjawatan Perkhidmatan Kakitangan

PENYUSUNAN FAIL

TAHAP KEDUA(SUBTAJUK)

TAHAP KETIGA(PERKARA)

TAHAPPERTAMA(TAJUK UTAMA)


12/36

12

PENYUSUNAN SISTEM FAIL

TAHAP KEDUA( SUBTAJUK):

CONTOHNYA SUBTAJUK: KOKURIKULUM

06/01 Hari Ucapan

06/02 Kelab, Sukan, dan Kebajikan Sekolah

06/03 Keceriaan Sekolah06/04 Koperasi Sekolah

06/05 Majalah Sekolah

06/06 Pameran dan Pertandingan

06/07 Pelbagai

06/08 Persatuan Berasaskan Akademik06/09 Persatuan Berasaskan Hobi/Minat

06/10 Sukan dan Permainan

06/11 SLAD

06/12 Unit Pakaian Seragam


13/36

13

PENYUSUNAN FAILTAHAP KETIGA(Perkara)Contohnya : Subtajuk kokurikulum,

06/12/01 Bridge

06/12/02 Pandu Puteri06/12/03 Persatuan Bulan Sabit Merah06/12/04 Pengakap06/12/05 Puteri Islam06/12/06 Kadet Bomba

06/12/07 Kadet Polis06/12/08 Kadet Tentera Bersatu06/12/09 Kadet Remaja Sekolah06/12/10 St. John Ambulans


14/36

14

BILANGAN SURAT

Dicatat mengikut nombor urutanberpandukan tarikh sesuatu surat ditulis.

Bil. Surat yang dicatat dalam kurungan ( )Contoh : 06/12/14( )


15/36

15

Nama sekolah: SK Pendidikan Khas(P), Kota Samarahan

BIL

PERKARAUTAMA

PECAHANUTAMA

PECAHANKECIL

PERKARA DANTAJUK FAIL

KOD FAIL BARU

Ruj. Kami:

KOD FAIL ASAL

5 JPS (W ) / (KK) /05 01-Sukan

02-Permainan

03-Kelab &

Persatuan

04-Unit Pakaian

Seragam

01-Sukan Sekolah

02-Sukan MSSD

01-Bola Sepak

02-Bola Netbal

03-Badminton

01 -Kelab Keceriaan

02-Kelab Komputer

03-Kelab Pengguna

04-Kelab Kebudayaan

01-Pengakap

02-Persatuan Bulan

Sabit Merah

03-Unit Pakaian

JPS (W) SKPK(KK) 05/01/01( )

JPS (W) SKPK(KK) 05/01/01( )

JPS (W) SKPK(KK) 05/01/01( )

JPS (W) SKPK(KK) 05/01/01( ) JPS(W) SKPK(KK) 05/01/01( )

JPS (W) SKPK(KK) 05/01/01( )

JPS (W) SKPK(KK) 05/01/01( )

JPS (W) SKPK(KK) 05/03/02/( )

JPS (W) SKPK(KK)05/03/03/( )

JPS (W) SKPK(KK)05/03/04/( )

AS1398/05/01/01( )

AS1398/05/01/01( )

AS1398/05/01/01( )

AS1398/05/01/01( )

AS1398/05/01/

AS1398/05/01/01( )AS1398/05/01/01( )

AS1398/05/03/02/( )

AS1398/05/03/03/( )

AS1398/05/03/04/( )


16/36

16

Perkara Lain Mengenai

Sistem FailSampul kecil

Satu fail sementara dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui.Jika fail asalnya ditemui fail

Fail sementara/tidak aktif

Kertas MinitSetiap fail disediakan kertas minit.Kertas fail ini dikepil dalam helaian hadapan fail.

Penutupan FailFail ditutup apabila kandungan surat adalah 100 kandungan.


17/36

17

SEKOLAH KEBANGSAAN PENDIDIKAN KHAS(P)

JALAN DATO MOHD. MUSA,

94300 KOTA SAMARAHAN

Dicetak pada muka

surat pertama Contoh:

Logo, nama, &

Alamat sekolah/persatuan


18/36

18

Ruj Tuan:Ruj Kami:

AS.1398/06/12/09

Tarikh : 26 FEBRUARI2007

26 Februari 2007

Nombor rujukan fail sendiri(rujukan kami)

Nombor tujukan pengirim

(rujukan tuan) ditulis jikakita menjawab surat

Tidak perlu catat hb

Bulan ditulis menggunakansemua huruf besar atauhuruf besar pada hurufpertama

NomborRujukan

Tarikh


19/36

19

Tidak perlu tulis perkataankepada

Ditaip di tepi sebelah kiri tanpa

menggunakan indensi (u.p.: ..) bermaksud untuk

tindakan pegawai yangberkenaan

Surat keluar dari persatuan(sekolah) kepada agensi luarperlu tulis Melalui GuruBesar/Pengetua

- Surat ditandatangani oleh

penasihat persatuan

Jika Guru Besat tandatangansurat perkataan Melalui tidak

perlu ditulis Ditulis di bawah alamat

AlamatPenerima

Melalui


20/36

20

Contoh:1 Contoh:2Pegawai PendidikanPejabat Pelajaran Gabungan Serian

Jalan Dato Mohd MusaSamarahan(u.p.: Bahagian Teknologi Sumber)

Melalui:Guru Besar

SK Pendidikan Khas (P)

Kota Samarahan

Tuan,

Yang menjalankan tugas,

(IVY SPLENDOUR)PengerusiPersatuan Bahasa Melayu

Pegawai PendidikanPejabat Pelajaran Gabungan Serian

Jalan Dato Mohd MusaSamarahan(u.p.: Bahagian Teknologi Sumber)

Tuan,

Saya yang menurut perintah,

(LILY THEN)Guru BesarSK Pendidikan Khas (P)


21/36

21

Perkataan penghormatan(Tuan/Puan, Ybhg. Dato)

Jarak antara alamat denganpembukaan surat (4 jarak)

Ditulis di bawah mengadap(Jarak 2 barisan)

PERKARA tidak perlu ditulis

Garis bawah tajuk Huruf besar pada huruf

pertama setiap perkataan

Mengadap/

Pembukaan Surat

Tajuk Surat


22/36

22

Contoh:Alamat penerima

Tuan,

Memohon Peralatan Komputer

Dengan segala hormatnya, .


23/36

23

Jarak pembuka surat dengan tajuk (2 barisan)

Tulis ayat yang mudah dan mudah difahami (elakkanmenggunakan ayat panjang & berbunga-bunga)

Perenggan 1 : Tidak perlu tulis nombor

Tulis dari tepi kiri surat

Perenggan 2,3,4 perlu ditulis nombor

Jarak antara perenggan (2 barisan)

Peringkat Pecahan perenggan:

Guna nombor dan mula dari perenggan 2

2.1, 2.2, 2.3

Huruf abjad (a, b, c)

Huruf Roman (i, ii, iii)

Pembukaan & Kandungan Surat


24/36

24

Permohonan Membuat Lawatan Ke Taman Buaya Jong

Dengan segala hormatnya,

..

2. Objektif lawatan ini adalah

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2.1 yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy

2.2 zzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzzz

3. Diharap tuan dapat mempertimbangkan permohonanini..

..

Sekian terima kasih.


25/36

25

Jarak (4 barisan) dibawah cogan kata

Nama Pengirim(dalam kurungan &huruf besar

Gelaran Jawatan(Huruf besar padahuruf pertama)

Tidak perlu indensi

Semua huruf besar

Baris seterusnya, Yang

menjalankan tugas Jarak 2 baris

Tidak perlu indensi

Cogan Kata

Tandatangan, Nama& Jawatan


26/36

26

Sekian terima kasih

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Yang menjalankan tugas,

__________________

(IVY SPLENDOUR)

Pengerusi

Persatuan Bahasa Melayu

SK Pendidikan Khas (P) Kota Samarahan


27/36

27

Ditaip denganperkataan s.k.

Tidak perlumenggunakan

indensi

Salinan surat lebihdari satu, nomborurutan 1,2,3 tidak

perlu ditulis.

Bahagian bawah sudut kirisurat

Nama ringkas penulis (Hurufbesar) dan di ikuti namaringkas jurutaip (huruf kecil)

Salinan

Kependekan (initial)

Nama Penulis

Jurutaip


28/36

28

__________________

(IVY SPLENDOUR)

PengerusiPersatuan Bahasa Melayu

SK Pendidikan Khas (P) Kota Samarahan

s.k. Fail sekolah


29/36

Komunikasi Rasmi Melalui Media

Elektronik

Internet telah mencetuskan satu revolusi duniakomputer dan dunia komunikasi.

Sebelum internet diperkenalkan, komunikasidilaksanakan dengan menggunakan telegram,telefon, radio, surat dan bersemuka.

Penggunaan internet dalam komunikasi elektronikmempunyai kelebihan yang tersendiri berbandingkomunikasi seperti telegram, telefon, dan radio.

Internet mempunyai kemampuan penyiaran keseluruh dunia tanpa batasan dan sempadan.

Internet merupakan sebuah infrastruktur informasiglobal.


30/36

Perkembangan internet yang paling ketaraialah penggunaan mel elektronik atau lebih

dikenali e-mel

Pada masa ini, e-mel mengganti tempat alatkomunikasi yang lama seperti telefon, faks,telegram dan radio secara beransur-ansur

Pada awalnya, e-mel digunakan olehtentera untuk berkomunikasi dan berkongsimaklumat antara satu sama lain

E-mel


31/36

Kelebihan penggunaan e-mel

berbanding komunikasi lama

E-mel sangat mudah digunakan berbandingmedium komunikasi yang lain

E-mel juga tidak perlu respons spontan sepertitelefon

Si penerima e-mel boleh melakukan tugas-tugasbiasa tanpa diganggu oleh e-mel

Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan. E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima

Bentuk komunikasi yang jelas dan mengurangkanbeberapa halangan komunikasi


32/36

Alamat E-mel

E-mel yang dihantar kepada penerima adalahberdasarkan nama pengguna dalam suatudomain bagi suatu institusi yang spesifik

Alamat internet boleh dibahagikan kepada

bentuk hos.subdomain.domain Nama hos bukan suatu kemestian untuk

dimasukkan Bagi mengirim e-mel kepada penerima, alamate- mel berfungsi seperti alamat surat menyurat

Contoh alamat e-mel:1. [email protected]

2. [email protected]. [email protected]


33/36

Apakah yang dimaksudkan denganHos, Domain dan Subdomain ?

Hos bermaksud nama spesifik bagi suatumesin domain yang lebih besar atau subdomain. Contoh Hos: Khngo, bill dan ken

Domain dan subdomain bermaksud kaedahbagi menyusun alamat internet. Contoh Domain:Com (Bagi kegunaan

komersil )

Subdomain bermaksud pembahagian yanglebih khusus. Contoh Subdomain: mmu.edu,

havard.edu


34/36

Anda boleh mengirim beberapa salinan e-mel kepada satupenerima sahaja atau satu salinan e-mel kepada beberapapenerima.Contoh cara-cara mengirim e-mel:

Dalam kotak TO: [email protected], [email protected]( Sekiranya ingin mengirim kepada beberapa penerima

e-mel sila letakkan tanda ( , atau ; ) di antara alamat-alamat e-mel tersebut Alamat e-mel tambahan juga perlu dimasukkan dalam

kotak Ce:

Bagaimanakah cara-caramenggunakan

E-mel ?
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


35/36

Melancarkan perisian e-mel, jika terdapat e-melbaharu, ia akan memaklumkan kepada anda

Pilih e-mel yang hendak dibaca dan baca e-meldalam peti e-mel

Balas kepada penghantar atau kirim mesej kepadaorang lain

Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.

Karang e-mel baharu ( ini tindakan yang pertamaanda boleh lakukan )

Kirim e-mel

Hapuskan e-mel lama

Tamat perisian e-mel


36/36

TERIMA KASIH

Bab 3 Sistem Fail & Surat-Menyurat

Documents