TAKLIMAT SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH OLEH OLEH WAKIL PENGURUSAN WAKIL PENGURUSAN 15 15 Februari Februari 2012 2012 Bilik Bilik Seminar 3 Seminar 3 Bilik Bilik Seminar 3 Seminar 3 www.utm.my Inspiring Creative & Innovative Minds 1
30
Embed
TAKLIMAT - Universiti Teknologi Malaysiaportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/wp_2012.pdf · 1) Mendokumenkan proses kerja, carta aliran tugas dan dokumen- d k
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
TAKLIMAT
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
• ISO - Badan bersekutu menggabungkan organisasi dariseluruh dunia. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 danseluruh dunia. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 danberibu pejabat di Geneva Switzerland.
ISO 9000 S t t d d b t li t k• ISO 9000 - Satu standard bertulis yang menetapkandan menerangkan elemen asas yang perlu ada dalamsistem kualiti bagi memastikan perkhidmatanyang diberikan oleh sesebuah organisasi dapatmemenuhi kehendak pelanggan dan diiktiraf diperingkat antarabangsa.peringkat antarabangsa.
• Kualiti dalam ISO boleh ditakrifkan sebagai keseluruhangciri-ciri dan sifat-sifat produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan dantersirat mengikut kehendak pelanggan.tersirat mengikut kehendak pelanggan.
• Piawai ISO diperlukan untuk menghasilkan keseragamand k t k l d khid t l bihdan kesetaraan keluaran dan perkhidmatan yang lebihcekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.
Sistem Pengurusan Kualiti ISO memberi penekanan terhadap:
Pencegahan dan b kan mengatasi masalah setelah ia berlak• Pencegahan dan bukan mengatasi masalah setelah ia berlaku; • Kajian semula yang berterusan ke atas proses-proses yangkritikal dan membuat tindakan pembetulan;
• Mewujudkan cara bekerja yang konsisten dan menepati prinsipbetul pertama kali dan setiap kali;
• Perlaksanaan tugas berdasarkan kepada prosedur yangPerlaksanaan tugas berdasarkan kepada prosedur yangdidokumenkan;
• Dan mementingkan penyimpanan rekod kualiti untuk membuktikan tindakan yang telah dilaksanakanmembuktikan tindakan yang telah dilaksanakan.
8 PRINSIP ISO 9001:2008● Fokus pada pelanggan (customer focus)● Kepemimpinan (leadership)● Penglibatan staf (involvement of people)● Pendekatan proses (process approach)● Pendekatan sistem untuk pengelolaan (system approach to
management)P b hb ik b t ( ti l i t)● Penambahbaikan berterusan (continual improvement)
● Membuat keputusan berdasarkan fakta (factual approach to decision making)decision making)
● Hubungan yang saling menguntungkan dengan pembekal (mutually benefical supplier relationships)
Pensijilan baru MS ISO 9001:2008 telah diperolehi bagi PSZ JB dan PSZ ICKL dengan nombor sijil AR1405 berkuatkuasa 9 SeptemberPSZ ICKL dengan nombor sijil AR1405 berkuatkuasa 9 September 2010 sehingga 29 Mei 2013 (3 tahun). Sijil dikeluarkan kepada kedua-dua kampus secara berasingan. Kali ini SIRIM juga memberikan pensijilan tambahan iaitu IQNet dimana sijil ini adalah pengiktirafan oleh International Certification Network. Sijil IQNet telah diterimapakai di hampir 38 negara yang menjadi ahlinya. Rujuk Sijil MS ISO 9001:2008
HASIL SURVEILLANCE AUDIT29 – 30 JUN 201129 – 30 JUN 2011
● Juruaudit : Pn Siti Rahmah binti Ahmad dari SIRIM Bhd● Juruaudit : Pn. Siti Rahmah binti Ahmad dari SIRIM Bhd.● Tiada NCR dan OFI dijatuhkan. ● Namun Juruaudit memberikan "verbal reporting" untukp g
menambahbaik sistem kualiti PSZ.● Juruaudit juga mencadangkan PSZ meneruskan langkah
pembaharuan berterusan ke tahap yang lebih tinggipembaharuan berterusan ke tahap yang lebih tinggi.
PROGRAM KUALITI YANG TELAH DILAKSANAKANDILAKSANAKAN
Audit KeselamatanPada 24 Februari 2011 PSZ menerima kunjungan panel auditkeselamatan pada jam 2.30 petang dimana PSZ menjalani AuditKeselamatan sebagai satu usaha penambahbaikan persekitaran.
Mesyuarat Semakan Pengurusan
Mesyuarat Semakan Pengurusan PSZ telah diadakan 2 kali diperingkatMesyuarat Semakan Pengurusan PSZ telah diadakan 2 kali diperingkatpengurusan PSZ dan dihadiri oleh Ketua Pustakawan, Timbalan KetuaPustakawan, Ketua Bahagian dan juga wakil dari Jabatan lain di UTM iaitu Pejabat Hartabina, CICT dan juga pejabat Bendahari UTM.j , j g p j
Jabatan Perancangan dan Pembangunan dan Jabatan Perkhidmatantelah mengadakan 1 kali mesyuarat tiap satu. Mesyuarat SemakanPengurusan di peringkat Jabatan dihadiri oleh semua Pustakawan
■ Prosedur Audit Dalam - P(AD)/PSZ/82.2■ Prosedur Kawalan Dokumen dan Data - P(KDD)/PSZ/42.3■ Prosedur Kawalan Rekod P(RK)/PSZ/42 4■ Prosedur Kawalan Rekod - P(RK)/PSZ/42.4■ Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan - P(SP)/PSZ/56■ Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan -
P(PTMK)/PSZ/83P(PTMK)/PSZ/83 ■ Prosedur Tindakan Pembetulan - P(TPB)/PSZ/85■ Prosedur Tindakan Pencegahan - P(TPC)/PSZ/85■ Prosedur Outsourcing Perpustakaan – P(OS)/PSZ/4.1
BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGANBAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGANProsedur Latihan P(L)/PSZ/62■ Prosedur Latihan - P(L)/PSZ/62
■ Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan - AKT(P)/PSZ/74P d P B AKT(PB)/PSZ/63
BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASIBAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI
■ Prosedur Penyenggaraan Bangunan – AKT(PB)/PSZ/63
■ Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ -AKT(PMMP)/PSZ/63 P d P d M b ik lih P k k■ Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran - AKT(PMPP)/PSZ/63
BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMATBAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT■ Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan -■ Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
■ Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR – AKT(IR)/PSZ/75.3
PROSEDUR
BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSIBAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI■ Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - AKT(PUB)/PSZ/75 1■ Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan AKT(PUB)/PSZ/75.1■ Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - AKT(PIB)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku - AKT(PEN)/PSZ/75.1
P d P jilid B h P t k AKT(PBP)/PSZ/75 5■ Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - AKT(PBP)/PSZ/75.5 ■ Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media -
AKT(PPP)/PSZ/63
BAHAGIAN SOKONGAN PENYELIDIKANBAHAGIAN SOKONGAN PENYELIDIKAN■ Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Pangkalan Data -■ Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Pangkalan Data
AKT(PD)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian Maklumat
BAHAGIAN PSZ (CAWANGAN ICKL)BAHAGIAN PSZ (CAWANGAN ICKL)Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan AKT(PIBKL)/PSZ/75 1■ Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - AKT(PIBKL)/PSZ/75.1
■ Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - AKT(PUBKL)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan -
AKT(MPKL)/PSZ/72 3AKT(MPKL)/PSZ/72.3 ■ Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL dpd PSZ KL
kpd PSZ Skudai & Institusi Luar) - AKT(SPPDKL)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ KL
dpd PSZ Skudai & Institusi Luar) - AKT(SPPLKL)/PSZ/75.1■ Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan - AKT(PENKL)/PSZ/72.3 ■ Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan Bagi Perpustakaan Cawangan
SPACE - AKT(BSPACE)/PSZ/75.3 ■ Prosedur Mengurus Pembelian Buku Bagi Perpustakaan Cawangan
- Berita Semasa Program Kualiti PSZ- Pencapaian Objektif Kualiti BahagianPencapaian Objektif Kualiti Bahagian- Manual, Prosedur Kerja dan Arahan Kerja- Perancangan Strategik Terkini
L A dit D l & Obj ktif K liti- Laporan – Audit Dalam & Objektif Kualiti
● Memahami maksud pensijilan ISO 9001:2008.● Memahami kenapa pensijilan tersebut perlu di PSZ● Memahami kenapa pensijilan tersebut perlu di PSZ.● Memahami Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan skop
pensijilan.p j● Menyokong aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan gerakan
PERANAN STAFJika anda terlibat dengan prosedur kualiti ISO 9001:2008
1) Mendokumenkan proses kerja, carta aliran tugas dan dokumen-d k b k it d t jik t k d l kdokumen yang berkaitan dengan tugas jika termasuk dalam skoppensijilan.
2) Rujuk dan gunakan prosedur kualiti yang terkini.3) Laksanakan langkah langkah tersebut sebagaimana yang telah3) Laksanakan langkah-langkah tersebut sebagaimana yang telah
diprosedurkan.4) Simpan rekod-rekod yang berkaitan untuk diaudit. 5) Menunjukkan rekod-rekod kualiti kepada pegawai audit apabila5) Menunjukkan rekod rekod kualiti kepada pegawai audit apabila
diminta. 6) Menyumbang idea untuk proses penambahbaikan berterusan.
PERANAN STAF● Memberi komitmen dan bersama-sama sebagai satu pasukan
dalam memastikan perkhidmatan kepada pelanggan PSZ ditahap yang baik dan sentiasa berusaha untuk menambahbaikyang baik dan sentiasa berusaha untuk menambahbaik.