TAJUK / NAMA INOVASI SUKSEL Smart Appointment (SSA) NAMA KEMENTERIAN / JABATAN / AGENSI Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor / Bahagian Teknologi Maklumat PENGENALAN Latar belakang ringkas perkhidmatan Permohonan temujanji YB Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor (SUK) oleh pegawai-pegawai di Jabatan Kerajaan, agensi luar dan orang awam diterima melalui kaedah panggilan telefon, emel / surat dan secara walk-in direkodkan secara manual. Purata aktiviti yang direkod di dalam Jadual Harian Rasmi adalah sebanyak 71 pertemuan bagi setiap bulan. Pengurusan dan perekodan temujanji secara manual ini tidak dapat memenuhi keperluan pihak Pengurusan Tertinggi berikutan rekod permohonan yang tidak sistematik, capaian kepada kalendar Outlook yang terhad, proses penetapan temujanji mengambil masa yang lama dan seterusnya melewatkan pemakluman status permohonan kepada pemohon. Proses pengurusan temujanji sedia ada ini mengundang kepada keciciran maklumat dan ketidakpuasan kepada pemohon. LAPORAN INOVASI Tujuan Projek Inovasi Membangunkan sistem bersepadu yang dapat menguruskan permohonan temujanji Pegawai Tertinggi SUK secara berpusat, mudah, cepat dan dapat diuruskan dengan lancar dan sistematik diperlukan bagi mengatasi isu dalam pengurusan temujanji sedia ada. Rasional Pemilihan Tajuk i. Selaras dengan Teras ke-4, Pelan Strategik Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor 2013-2017:Memperkasakan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Awam Bagi Memberikan Perkhidmatan Terbaik, BTM mendukung matlamat ini dengan membangunkan SUKSEL Smart Appointment. ii. Selaras dengan cadangan YB Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor di dalam Mesyuarat Pengurusan Pegawai-Pegawai Kanan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor (MPPPKPSUKS) Bil. 3/2016 untuk menyediakan sistem permohonan temujanji dengan YB Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor dibuat secara atas talian. Proses Pelaksanaan Inovasi Dilaksanakan secara Knowledge Transfer Proses sebelum dan selepas Sebelum projek: i. Rekod permohonan yang tidak sistematik ii. Capaian kepada kalendar Outlook yang terhad iii. Proses penetapan temujanji mengambil masa yang lama
5
Embed
TAJUK / NAMA INOVASI NAMA KEMENTERIAN / JABATAN / …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2409-suksel-smart-appointment.pdf · Selaras dengan cadangan YB Setiausaha Kerajaan Negeri
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
PermohonantemujanjiYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangor(SUK)oleh pegawai-pegawai di Jabatan Kerajaan, agensi luar dan orangawam diterimamelalui kaedah panggilan telefon, emel / surat dansecarawalk-indirekodkansecaramanual.Purataaktivitiyangdirekoddi dalam Jadual Harian Rasmi adalah sebanyak 71 pertemuan bagisetiapbulan.Pengurusandanperekodan temujanji secaramanual ini tidak dapatmemenuhi keperluan pihak Pengurusan Tertinggi berikutan rekodpermohonanyangtidaksistematik,capaiankepadakalendarOutlookyangterhad,prosespenetapantemujanjimengambilmasayanglamadanseterusnyamelewatkanpemaklumanstatuspermohonankepadapemohon. Proses pengurusan temujanji sedia ada ini mengundangkepadakeciciranmaklumatdanketidakpuasankepadapemohon.
LAPORANINOVASITujuanProjekInovasi Membangunkan sistem bersepadu yang dapat menguruskan
permohonan temujanji Pegawai Tertinggi SUK secara berpusat,mudah, cepat dan dapat diuruskan dengan lancar dan sistematikdiperlukanbagimengatasiisudalampengurusantemujanjisediaada.
RasionalPemilihanTajuk
i. SelarasdenganTeraske-4,PelanStrategikPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor2013-2017:MemperkasakanSistemPenyampaianPerkhidmatanAwamBagiMemberikanPerkhidmatanTerbaik,BTMmendukungmatlamatinidenganmembangunkanSUKSELSmartAppointment.
ii. SelarasdengancadanganYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangordidalamMesyuaratPengurusanPegawai-PegawaiKananPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor(MPPPKPSUKS)Bil.3/2016untukmenyediakansistempermohonantemujanjidenganYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangordibuatsecaraatastalian.
PENUTUP PembangunanSUKSELSmartAppointmentsecaraatastalianinidapatmeringkaskanproseskerja,mempercepatkan tempoh masa dalam pengurusan temujanji disamping memberi kemudahanuntuk pemohonmenyemak danmenerimamaklumbalas secara terus. Secara tidak langsung iadapat meningkatkan keberkesanan penyampaian Perhidmatan Awam Negeri Selangor dalammemperkukuhtadbirurusNegeriSelangorkearahpembangunanSmartSelangoryangpeduli.