1 TAJUK/NAMA INOVASI Intelligence Publication Tracking System (I-TRACK). NAMA KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI Jabatan Perangkaan Malaysia PENGENALAN Jabatan Perangkaan Malaysia sedang dalam pembangunan gudang data statistik iaitu Statistics Data Warehouse (StatsDW). StatsDW ini berfungsi untuk menyimpan data-data mikro dan aggregat Jabatan dalam satu storan yang berpusat dan berintegrasi. Oleh itu, penerbitan merupakan salah satu sumber rujukan utama bagi penyediaan input pembangunan StatsDW ini. Sebagai sumber rujukan utama, penerbitan ini akan digunakan dalam tempoh yang lama oleh seseorang pegawai. Tempoh peminjaman yang lama, keperluan dan permintaan yang tinggi dikalangan pegawai serta kaedah merekod peminjaman dan pemulangan secara manual, telah menimbulkan beberapa isu. Antara isu kritikal yang dikenal pasti ialah, risiko kehilangan penerbitan, pegawai dari unit Pangkalan Data Penerbitan (PDP) mengambil masa yang agak lama untuk mengesan penerbitan yang dipinjam dan ini memberi kesan kepada rutin kerja serta menyebabkan kelewatan dalam menyediakan input data bagi pembangunan StatsDW. Bagi mengatasi masalah ini, Bahagian Koordinasi Data (BKD) telah menubuhkan kumpulan inovasi iaitu Kumpulan Idea’s. Pada Jun 2015, Idea's telah membangunkan I-TRACK iaitu Intelligence Publication Tracking System yang merupakan satu sistem perekodan dan pengesanan penerbitan yang dipinjam di BKD.
13
Embed
NAMA KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI Jabatan Perangkaan …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/...tracking-system-i-track.pdf · Tracking System yang merupakan satu sistem perekodan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
TAJUK/NAMA INOVASI Intelligence Publication Tracking System (I-TRACK).
NAMA KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI
Jabatan Perangkaan Malaysia PENGENALAN Jabatan Perangkaan Malaysia sedang dalam pembangunan gudang data
statistik iaitu Statistics Data Warehouse (StatsDW). StatsDW ini berfungsi
untuk menyimpan data-data mikro dan aggregat Jabatan dalam satu storan
yang berpusat dan berintegrasi. Oleh itu, penerbitan merupakan salah satu
sumber rujukan utama bagi penyediaan input pembangunan StatsDW ini.
Sebagai sumber rujukan utama, penerbitan ini akan digunakan dalam
tempoh yang lama oleh seseorang pegawai. Tempoh peminjaman yang
lama, keperluan dan permintaan yang tinggi dikalangan pegawai serta
kaedah merekod peminjaman dan pemulangan secara manual, telah
menimbulkan beberapa isu. Antara isu kritikal yang dikenal pasti ialah,
risiko kehilangan penerbitan, pegawai dari unit Pangkalan Data Penerbitan
(PDP) mengambil masa yang agak lama untuk mengesan penerbitan yang
dipinjam dan ini memberi kesan kepada rutin kerja serta menyebabkan
kelewatan dalam menyediakan input data bagi pembangunan StatsDW.
Bagi mengatasi masalah ini, Bahagian Koordinasi Data (BKD) telah
menubuhkan kumpulan inovasi iaitu Kumpulan Idea’s. Pada Jun 2015,
Idea's telah membangunkan I-TRACK iaitu Intelligence Publication Tracking System yang merupakan satu sistem perekodan dan
pengesanan penerbitan yang dipinjam di BKD.
2
LAPORAN INOVASI
1) TUJUAN PROJEK INOVASI
Projek ini dijalankan bagi mengatasi masalah kelewatan mengesan
penerbitan jabatan yang dipinjam di BKD dan risiko kehilangan
penerbitan yang di terdapat di BKD. Empat fungsi utama I-TRACK
adalah:
i. Mengesan penerbitan yang dipinjam di BKD.
ii. Merekod aktiviti peminjaman dan pemulangan penerbitan
melalui kaedah berkomputer.
iii. Mengenal pasti bilangan rekod terkini serta lokasi penerbitan
yang disimpan di BKD.
iv. Menyediakan laporan penerbitan yang masih belum
dipulangkan.
2) PROSES PELAKSANAAN INOVASI
Sistem ini telah dibangunkan secara dalaman oleh pegawai BKD
dengan menggunakan Microsoft Access.
3) PROSES SEBELUM DAN SELEPAS
Sebelum sistem I-TRACK dibangunkan, kesukaran mengesan
penerbitan menjadi salah satu punca masalah dalam proses
penyediaan input data untuk pembangunan Statistics Data
Warehouse (StatsDW). Antara punca kesukaran mengesan
3
penerbitan di BKD adalah:
i. Maklumat peminjaman penerbitan tidak direkodkan.
ii. Rak penyimpanan penerbitan diakses tanpa pengetahuan
pegawai bertanggungjawab.
iii. Rekod penerbitan tidak sama dengan bilangan sebenar
penerbitan di rak.
iv. Peminjam meminjamkan penerbitan kepada pegawai lain
tanpa pengetahuan pegawai bertanggungjawab.
Proses peminjaman dan pemulangan secara manual yang
dipraktikkan di BKD tidak dapat mengatasi masalah kesukaran
mengesan penerbitan. Ini disebabkan oleh beberapa faktor iaitu:
i. Penerbitan yang bersifat mudah alih.
ii. Peminjam tersalah letak penerbitan.
iii. Peminjam tidak memulangkan penerbitan setelah selesai
digunakan.
iv. Susunan penerbitan di rak tidak bersistematik.
v. Ruang penyimpanan yang terhad.
vi. Pengurusan peminjaman dan pemulangan penerbitan yang
kurang efektif.
4
Berikut adalah proses peminjaman dan pemulangan di BKD:
Sekiranya penerbitan yang ingin dipinjam tidak dijumpai, proses
pencarian dan mengesan penerbitan oleh pegawai
bertangunggjawab akan mengambil masa yang lama iaitu sehingga
mencapai tempoh 2,040 minit.
PEMINJAMAN
Permohonan melalui telefon/emel dan bersemuka
Semakan Rekod Penyimpanan Penerbitan
Carian Penerbitan di rak penerbitan
Merekod maklumat peminjaman & pemulangan penerbitan
PEMULANGAN
Penerbitan dipulangkan
Kemaskini rekod peminjaman
Simpan semula penerbitan di rak
5
Selepas sistem I-TRACK dibangunkan, tempoh pencarian
penerbitan telah berkurang kepada 360 minit, manakala Tahap
Kepuasan Pelanggan telah meningkat daripada 17.4% kepada
90.3%.
Faedah yang diperoleh daripada sistem ini adalah:
i. Sistem dapat menjana data senarai penerbitan yang tepat.
ii. Sistem dapat mengesan senarai peminjam dengan tepat.
iii. Membangunkan pengimbas barkod dalam peminjaman, dan
pemulangan penerbitan.
iv. Proses peminjaman dan pemulangan menjadi lebih cepat.
v. Memudahkan tugas unit PDP.
vi. Data mudah dicapai oleh Pegawai Unit PDP.
vii. Prosedur peminjaman dan pemulangan yang lebih ringkas.
viii. Penjimatan tenaga kerja dan masa.
ix. Rekod penerbitan dalam sistem sama dengan jumlah
penerbitan sebenar di rak.
x. Dapat mengesan peminjam yang lewat atau tidak
memulangkan penerbitan.
4) Elemen penurunan kuasa (jika ada)
Tiada
6
5) Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/ jabatan/agensi/Negara :
Melalui sistem ini, proses peminjaman dan pemulangan penerbitan
menjadi lebih sistematik dan efisyen. Perekodan melalui kaedah
berkomputer dapat menjimatkan masa dan laporan dapat dijana
dengan mudah. Ini sekaligus membantu keperluan pembangunan
StatsDW.
Elemen Inovatif/Kreativiti
Berdasarkan kepuasan pelanggan yang telah dijalankan, proses
pencarian penerbitan berjaya dikurangkan dalam tempoh masa 360
minit berbanding sebelum ini sebanyak 2,040 minit. Penyediaan
penerbitan dapat dibekalkan secara terus kepada anggota dengan
kadar segera.
Elemen Keberkesanan
Penjimatan masa mencari penerbitan berjaya dilakukan dan
sekaligus dapat menepati garis piawaian piagam pelanggan jabatan
iaitu membekalkan permintaan dalam tempoh kurang dari 7 hari
bekerja.
Elemen Signifikan
Berdasarkan indeks kepuasan pelanggan, BKD telah mencapai
indeks skor penilaian dengan cemerlang iaitu sebanyak 90.2
terhadap carian penerbitan menggunakan I-TRACK.
7
Elemen Relevan
I-TRACK membantu melancarkan kerja-kerja penyediaan
permintaan data ekonomi dan sosial di BKD untuk dibekalkan
kepada pengguna data Jabatan.
6) Pengiktirafan diterima
Naib Johan Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK)
Peringkat Jabatan Perangkaan Malaysia 2016 (Kategori
Pengurusan)
8
7) Gambar-gambar berkaitan:
i. Log masuk ke I-TRACK
ii. Paparan Utama
iii. Modul Anggota BKD
9
iv. Senarai Anggota BKD
v. Modul Daftar Penerbitan
vi. Modul Carian Penerbitan
10
vii. Modul Pinjaman Penerbitan
viii. Contoh Pas Keselamatan
ix. Contoh Barcode Penerbitan
11
x. Modul Pulang Penerbitan
xi. Modul Laporan
xii. Contoh Laporan
12
xiii. Contoh Laporan Eksport Ke Excel
xiv. Modul Semakan
13
8) Implikasi Kewangan Projek ini berjaya menjimatkan kos pembangunan sistem sebanyak
RM16,000 kerana tidak menggunakan khidmat luar. I-TRACK dibangunkan
secara dalaman menggunakan kepakaran yang terdapat pada anggota
Idea's sendiri.
PENUTUP
Sistem I-TRACK banyak memberikan faedah di dalam organisasi seperti
meningkatkan kualiti mutu kerja. Pegawai di BKD juga menunjukkan sikap
positif sentiasa menyokong serta bersedia melakukan perubahan cara
kerja. Sistem juga banyak membantu menjimatkan masa dalam mengesan
penerbitan dan kos operasi di unit PDP. Seterusnya, secara tidak langsung
ia telah meningkatkan produktiviti kerja dan kepuasan pelanggan.
Disediakan oleh
:
Nama Pegawai/Unit Terlibat : SITI EISYAH BINTI ZAINAL Tel. : 03 - 8885 7735 Emel : [email protected]